Sistema de Gestión de Calidad Interarchivos

Servicio Nacional de Aprendizaje

Sistema de Gestión de la Calidad

INTERARCHIVOS LTDA

INTEGRANTES

NELLY YURANNY ROJAS GAMBOA
NURY FABIOLA ORIGUA ORTIZ

CENTRO AGROECOLOGICO Y EMPRESARIAL

FEBRERO 22 de 2010

Regional Cundinamarca Fecha:
Centro Agroecológico y Empresarial
Sistema de Página 2de
Gestión de la 20
Calidad

CONTENIDO

INTRODUCCION
1. OBJETIVOS
1.1 OBJETIVO GENERAL
1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS
2. DESARROLLO DEL PROYECTO
2.1 NOMBRE DE LA EMPRESA
2.2 SECTOR ECONOMICO
2.3 LOGOTIPO
2.4 ESTRUCTURA ORGANICA
2.5 DESCRIPCION GENERICA DE LA EMPRESA
2.5.1 MISION Y VISION
2.5.2 PLAN DE TRABAJO Y ACTIVIDADES
3. DESCRIPCION DEL PROCESO DE ADMINISTRACION DE
PERSONAL.
3.1 DESCRIPCION PUESTO DE TRABAJO
3.2 CONVOCATORIA DE PERSONAL
3.3 PROVISION
3.4 SELECCIÓN DE PERSONAL
3.5 ENTREVISTAS DE PERSONAL
3.6 CONTRATACION DE PERSONAL
3.7 EVALUACION DE PERSONAL
CONCLUSIONES
BIBLIOGRAFIA
DIRECCION BLOGG DEL PROYECTO

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INTRODUCCION

La organización de los archivos debe ser el punto de partida para lograr la
eficiencia y modernización administrativa, ya que los documentos
producidos por las entidades en desarrollo de sus actividades, no son
solamente el testimonio de su existencia, sino la referencia para la toma
de decisiones. El archivo no es simplemente un montón de papeles
acumulados indiscriminadamente si se tiene en cuenta además, que la
finalidad de los archivos es controlar la documentación y dar la
información a los usuarios en forma adecuada y oportuna, para lo cual se
hace necesario organizar los documentos atendiendo a los principios
rectores de la archivística moderna.

Los documentos son el instrumento natural para conducir y coordinar las
actividades cotidianas de las organizaciones, al aumentar la producción
de documentos, los volúmenes se van haciendo inmanejables y la toma
de decisiones se hace más difícil, debido a la imposibilidad de tener la
información en el lugar y en el momento oportuno. Es por esto que se
crea el proyecto empresarial de organización de fondos acumulados a
cargo de INTERARCHIVOS LTDA.

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1. OBJETIVOS

3.7OBJETIVO GENERAL:

• Organizar el fondo documental acumulado con base en los
principios archivístico, normas de gestión de calidad, tablas de
retención documental (TRD), y legislación vigente.

1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS:

• preservar los documentos teniendo en cuenta las condiciones del
depósito, muebles, y normas técnicas.

• Aplicar las nuevas tecnologías en la preservación y conservación
documental en los procesos de recuperación de la información, de
acuerdo con las políticas de la organización.

•

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2. DESARROLLO DEL PROYECTO

2.1. NOMBRE DE LA EMPRESA: INTERARCHIVO LTDA

2.2. LOGOTIPO

2.3 SECTOR ECONOMICO DE LA EMPRESA

Sector terciario o sector servicios

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2.4 ESTRUCTURA ORGANICA

GERENTE GENERAL

SUBGERENTE

GERENCIA GERENCIA GERENCIA
ADMINISTRATIVA OPERATIVA COMERCIAL

PUBLICIDAD
COORDINADOR
RECURSOS DE ARCHIVO
HUMANOS

AUXILIARES DE VENTA DE
TESORERIA ARCHIVO SERVICIOS.

DIGITALIZADORES

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2.5 MISION Y VISION

MISIÓN

INTERARARCHIVO LTDA Es una empresa constituida con el fin de
brindar capacitación, asesoría para la adecuada gestión documental de
una empresa, la organización de fondos acumulados y la conservación de
sus documentos desde su producción hasta su destino final.

VISIÓN

INTERARCHIVO LTDA Será una empresa líder en conocimientos
archivísticos, mediante sus estrategias y metodologías de capacitación,
con las tendencias y cambios tecnológicos impactando positivamente la
productividad, la competitividad de acuerdo a las necesidades de
nuestros usuarios.

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2.6 PLAN DE TRABAJO Y ACTIVIDADES

INTERARCHIVOS LTDA comprenderá el siguiente plan de trabajo
Y actividades:

1. Limpieza de la documentación.
2. Inventario general.
3. Clasificación de la documentación.
4. Ordenación de la documentación.
5. Valoración documental.
6. Selección documental.
7. Descripción documental.
8. Inventario especifico.
9. Foliación documental.
10. Rotulación de las unidades de conservación.
11. Ubicación topográfica de documentos.
12 Identificación de la estantería donde se ubicará la documentación.
13. Elaboración de manual de archivo para consulta, préstamo,
y custodia de la documentación.
14. Digitalización de las series documentales.

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3. DESCRIPCION DEL PROCESO DE ADMINISTRACION DE
PERSONAL
3.7DESCRIPCION DEL PUESTO DE TRABAJO

MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE REQUISITOS

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Denominación: Auxiliar de archivo

Código: 00-550

Dependencia:
Administración Documental

Jefe Jefe de archivo
Inmediato:

Propósito Estratégico:

Resguardar documentos, expedientes y demás información de interés para
la organización., actividades de recepción, archivo y custodia de
documentos, en una unidad de archivo, a fin de mantener información
organizada a disposición de la organización.

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IDENTIFICACION FUNCIONES ESPECIFICAS

• Identificar las carpetas donde va a ser archivado el material.
• Recibir el material para archivar.
• Suministrar expedientes y/o documentos a las diferentes unidades,
según la normativa vigente.
• Archivar en los expedientes y/o carpetas correspondientes los
documentos recibidos.
• Ubicar las carpetas nuevas en sus respectivos archivadores.
• Retirar e incorporar en los archivos, expedientes y/o carpetas con
documentos.
• Llevar el control de préstamos de expedientes y/o documentos.
• Preparar los índices y rótulos de identificación del contenido de las
carpetas.
• Entregar la lista de asuntos nuevos al archivista para la actualización
del Thesauro en términos claves.
• Recibir el material desincorporado del archivo activo y de otras
dependencias de la dirección o coordinación.
• Desincorporar de acuerdo con las normas establecidas, documentos
y expedientes activos y los incorpora al archivo de inactivos.
• Proporcionar información del material archivado, según las normas
establecidas.
• Cumplir con las normas y procedimientos en materia de seguridad
integral, establecidos por la organización.
• Mantener en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier
anomalía.
• Elaborar informes periódicos de las actividades realizadas.

INTERARCHIVOS LTDA
NECESITA
AUXILIARES DE ARCHIVO DE 18 A 30 AÑOS DE EDAD,
COMPETENCIAS LABORALES REQUERIDAS
MINIMO SEIS MESES DE EXPERIENCIA.
LLEVAR HOJAS DE VIDA COMPETENCIA
A LA CRA 8 Nº 7-09 LOS DIAS
21,22 Y 23 DE SEPTIEMBRE
CONDUCTAS ASOCIADAS
HORARIO: 8:00 AM – 2:00 PM PARA MAYOR
INFORMACIÒN COMUNICARSE AL TELEFONO
Mínimo 23 25 – 310 8576453
867 3 CompetenciasHOJA DE VIDA

Responsabilidad
Toma de decisiones

-Maneja en forma indirecta un grado de confidencialidad medio.
-Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso, siendo su
responsabilidad directa. Regional Cundinamarca Fecha:
- Sistema de
participa en la toma de decisiones basadas en procedimientos y/o
Página 11de
experiencias anteriores para la ejecución normal del trabajo.
Gestión de la
Calidad
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3.5 ENTREVISTA DE PERSONAL

El tipo de entrevista que realizaremos la empresa INTERARCHIVOS
LTDA será mixta ya que permite profundizar en las características
especificas del candidato. Por ello, permite una mayor libertad y
flexibilidad en la obtención de información.

Se realizara con anticipación la preparación de las preguntas y se
tendrán en cuenta las que obtengan mayor valoración, se distinguirá al
candidato, luego vendrán las preguntas que se han realizado con
anticipación hacia el candidato, después se le dará a conocer al candidato
lo que podría llegar ser su puesto de trabajo y quizás las labores que este
deberá realizar y por último se le agradecerá por su sinceridad y por
haber optado por ir a dicha empresa y se le dirá que lo estaremos
llamando para darle una respuesta.
PRICIPALES ASPECTOS A EVALUAR

ELEMENTOS DE JUICIO PONDERACION 100%

PRESENTACION PERSONAL 7%

HABILIDADES DE A FAVOR 10%

EXPERIENCIA LABORAL 13%

PUNTUALIDAD 5%

EMPATIA 5%

OBJETIVOS PROFESIONALES 15%

INICIATIVA 10%

TOMA DE DECISIONES 15%

CONOCIMIENTOS 15%

PRESICION Y CLARIDAD 10%

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FORMATO DE ENTREVISTA
CARGO: AUXILIAR DE ARCHIVO

EMPRESA:

OBJETIVO: Obtener información sobre el postulante determinando si si
puede ser parte del proceso de ingreso y los pasos restantes.

ENTREVISTADORES: NELLY YURANNY ROJAS GAMBOA
NURY FABIOLA ORIGUA ORTIZ

DATOS DEL CANDIDATO:
APELLIDOS:
NOMBRES:
EDAD:
PERSONALIDAD

1. Defínase usted mismo.

2. ¿Cuáles son sus objetivos a corto, medio y largo plazo?

3. ¿Qué méritos o puntos fuertes le pueden proporcionar ventajas
respecto a otros candidatos?

4. ¿Qué aficiones tiene para sus ratos de ocio? ¿En que los ocupa?

5. ¿Qué otras aficiones no ha podido desarrollar y aspira a hacerlo en el
futuro?

6. ¿Cuáles son sus mejores cualidades? Describa tres principales

7. Si tiene que tomar una decisión ¿es impulsivo o reflexivo?

8. ¿Cuáles han sido los logros que ha conseguido en sus anteriores
puestos de trabajo?

FORMACION
9. ¿Qué estudios realizó y porque los eligió?

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10. ¿Repetiría su elección de estudios si volviera a empezar?

MOTIVOS DE SOLICITUD
11. ¿Qué piensa que puede usted aportar a nuestra empresa?

12. ¿Por qué le gustaría pertenecer a nuestra empresa?

13. ¿En qué piensa que puede usted mejorar trabajando con nosotros?

COMPORTAMIENTO EN EL TRABAJO
14. Cómo le gustaría trabajar: ¿sólo? ¿en equipo?

15. ¿Prefiere formar grupo con personas con los que previamente tiene
amistad?

3.8 CONTRATACION DE PERSONAL

En nuestro proyecto formativo aplicaremos el contrato a término fijo que
tendrá una duración de un año para el cargo de auxiliar de archivo. Este
contrato costa de once clausulas a cumplir por parte del empleador y del
empleado contratado. Hace mención al valor de la remuneración de la
empresa para el empleado. Se formalizara por escrito de la siguiente
manera:

CONTRATO INDIVIDUAL DE TRABAJO
A TERMINO FIJO INFERIOR A UN AÑO

Entre ________________ y _______________ personas mayores y vecinas
de esta ciudad, identificadas como aparece al pie de nuestras correspondientes
firmas, quienes para los efectos legales se denominan EL EMPLEADOR, la
primera, y EL TRABAJADOR, la segunda, acuerdan celebrar el presente
Contrato Individual de Trabajo a Término Fijo, por un tiempo de
____________ (indicarse el lapso, que debe siempre ser inferior a 12 meses),
regido por las siguientes cláusulas:

PRIMERA: El empleador contrata los servicios profesionales, del trabajador
para desempeñar los oficios de ____________ (determinar el cargo, indicando
las labores a que se obliga el empleado), a partir del ___________ (establecer

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día, mes y año), en un horario de ___________ a ____________, labor que
desarrollará en __________ (dirección donde se ubica el cargo contratado) de
la ciudad de ___________, departamento de ___________, devengado un
salario de ________ pesos ($_______) mensuales, pagaderos en
_____________ (lugar), el día ____________ de cada mes (o por quincenas,
el día ______________ y el día ______________ respectivamente).

SEGUNDA: Son obligaciones especiales del trabajador:
a. Colocar al servicio del empleador toda su capacidad normal de trabajo, de
manera exclusiva, en el desempeño de las funciones propias del cargo
contratado y en las labores conexas y complementarias del mismo, en
consideración con las órdenes e instrucciones que le imparta al empleador o
sus representantes.
b. No prestar directa ni indirectamente servicios laborales a otros
empleadores, ni trabajar por cuenta propia en el mismo oficio, durante la
vigencia del presente contrato;
c. Laborar la jornada ordinaria en los turnos y dentro del horario señalado en
este contrato, pudiendo el empleador efectuar ajustes o cambios de horario
cuando lo estime conveniente.
d. Las demás consagradas en el artículo 58 del Código Sustantivo del Trabajo.

TERCERA: como contraprestación por su labor, el Empleador pagará al
Trabajador el salario estipulado, el cual deberá cancelar en la fecha y el lugar
indicado, quedando establecido que en dicho pago se halla incluida la
remuneración correspondiente a los descansos dominicales y festivos de que
tratan los artículos 172 a 178 del Código Sustantivo del Trabajo.

CUARTA: El trabajo suplementario o en horas extras, así como todo trabajo en
domingo o festivo en los que deba concederse descanso, será remunerado
conforme a la Ley, al igual que los respectivos recargos nocturnos.
Es de advertir que dicho trabajo debe ser autorizado por el empleador o sus
representantes, para efecto de su reconocimiento y pago.

QUINTA: Son justas causas para dar por terminado unilateralmente el
presente contrato, por cualquiera de las partes, las expresadas en los artículos
62 y 63 del Código Sustantivo del Trabajo, en concordancia con las
modificaciones introducidas por el artículo 7º. del decreto 2351 de 1965.

SEXTA: Aunque el lugar de trabajo es el indicado en este contrato, las partes
pueden acordar que el mismo se presta en sitio diferente, siempre que las
condiciones laborales del trabajador no sufran desmemoria o se disminuya su
remuneración o le cause perjuicio. De todos modos, corren por cuenta del
empleador los gastos que ocasione dicho traslado.

SEPTIMA: El trabajador desde ahora acepta los cambios de oficio que decida el
empleador, siempre que sus condiciones laborales se mantengan, se respeten

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sus derechos y no le causen perjuicios.

OCTAVA: Podrán las partes convenir, expresa o tácitamente, repartir las horas
de la jornada ordinaria en la forma permitida por el artículo 164 del Código
Sustantivo del Trabajo, teniendo en cuenta que las secciones de descanso
entre las jornadas de trabajo no se computan dentro de la misma, conforme lo
prescribe el artículo 167 del mismo código.

NOVENA: Acuerdan las partes fijar como período de prueba los primeros
_______ días (tiempo que no es superior a la quinta parte del término del
contrato, ni exceder de dos meses). En el caso de existir prórroga o un nuevo
contrato entre las partes, se entiende que tampoco existirá nuevo período de
prueba.
Durante este lapso puede el empleador y/o trabajador darlo por terminado
unilateralmente.
Vencido el término de duración del contrato, sin que las partes lo hayan dado
por terminado, se torna indefinido, siempre que subsistan las causas que lo
originaron y la materia del trabajo.
Con todo, el trabajador podrá dar por terminado unilateralmente este
contrato, comunicando por escrito su decisión al empleador, con antelación no
inferior a treinta (30) días.
En caso de no producirse tal aviso, o de hacerlo en un término inferior al
establecido, deberá el trabajador a favor del empleador, a título de
indemnización, el equivalente a treinta (30) días de salario o proporcional al
tiempo que falte, suma deducible de sus prestaciones sociales.

DECIMA: El presente contrato reemplaza y deja sin efecto cualquier otro
contrato verbal o escrito, que se hubiera celebrado entre las partes con
anterioridad.

UNDECIMA: Cualquier modificación al presente contrato debe efectuarse por
escrito y anotarse a continuación de su texto.

Para constancia se firma por las partes intervinientes, en la ciudad de
___________, departamento de _________, a los __________ días del mes
____________ del año ______________.

EL EMPLEADOR

C.C. No. __________ De _________________

EL TRABAJADOR ________________ ________

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C.C. No. _______ ______de _______________

.

3.7 EVALUACION DE DESMPEÑO PARA AUXILIAR DE ARCHIVO
EMPRESA: INTERARCHIVO LTDA

Para evaluar el desempeño de nuestros auxiliares de archivo
implementaremos una prueba en la cual se medirán resultados de
acuerdo a los conceptos de la evaluación:

De 1-3 deficiente
De 4-6 Aceptable
De 7 – 10 excelente

Se tendrán en cuenta los puntajes más bajos para realizar un plan de
mejora y luego de este plan se desarrollara una nueva evaluación más
avanzada para determinar si se está cumpliendo o no el plan de mejora y
determinar si se puede continuar o definitivamente esa persona no está
dando resultados óptimos para la empresa.

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Habilidades
Concepto Calificación Comentarios
Iniciativa
Creatividad
Adaptabilidad (temas,
grupos, funciones)
Potencialidad – Capacidad
de Aprendizaje
Carisma
Compromiso hacia el
equipo
Manejo de conflictos
Manejo y optimización del
grupo
Coordinación
Toma de decisiones

Resumen de la Evaluación

Concepto Calificación
Desempeño
Actitud
Habilidades

Describa las principales fortalezas

Describa las oportunidades de mejora detectadas

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CONCLUSIONES

• Los fondos documentales acumulados exigen implementar
estrategias y herramientas administrativas que permitan su
organización, las cuales deben involucrar a todos los miembros de
la organización, especialmente a los directivos para conseguir el
aval y tener el respaldo estratégico fundamental para el desarrollo
de una propuesta de este alcance.

• En la planificación de un fondo documental acumulado debe
involucrarse una administración encargada de garantizar que el
archivo tenga una infraestructura física, administrativa y
organizacional que corresponda con las necesidades de la
organización y del mismo archivo.

• Se debe propender por involucrar y sensibilizar a todos los
funcionarios sobre la importancia del archivo para la organización,
además de ser un instrumento para la administración, donde se
encuentra el testimonio de las actuaciones administrativas,
productivas y económicas indispensable para la toma de
decisiones, es la memoria de la entidad, en los cuales se registran
todas sus operaciones.

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BIBLIOGRAFIA

BLOGG PROYECTO

http//wwwinterarchivosltda.blogspot.com

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