ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี                                                                              ...
ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี                                                                             2...
ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี                                                                              ...
ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี                                                                             4...
ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี                                                                          5


...
ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี                                                                              ...
ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี                                                                           7

...
ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี                                                                       8




 ...
ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี                                                                            9
...
ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี                                                                              ...
ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี                                                                  11




     ...
ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี                                                                            12...
ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี                                                                     13




  ...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

PDF with MS Office

3,424 views

Published on

การสร้างเอกสาร PDF ด้วย Acrobat Professional บน Microsoft Office

Published in: Education, Technology
0 Comments
2 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
3,424
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
26
Actions
Shares
0
Downloads
60
Comments
0
Likes
2
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

PDF with MS Office

  1. 1. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 1 การแปลง PDF ดวย Microsoft Office รูปแบบเอกสารที่ทุกคนใชกันคงหลีกไมพนเอกสารที่สรางขึ้นมาจากโปรแกรม Microsoft Office ไม วาจะเปน Word, Excel, Power Point เพราะไมโครซอฟตไดพัฒนาโปรแกรมใหงายตอผูใชงาน แตการจะแปลง เอกสารไมโครซอฟตออฟฟศใหเปน PDF ไดนั้นในโปแกรมไมโครซอฟตออฟฟศไมสามารถที่จะแปลง จะตองมีการติดตั้งโปรแกรมเพิ่มเติมเพื่อใหสามารถแปลงเอกสารใหเปน PDF ได โดยโปแกรมมีใหเลือก มากมายแตที่แนะนําจะเปนการใชโปรแกรม Adobe Acrobat Professional ซึ่งจะมีฟงกชันในการจัดการ มากมายซึ่งจะอธิบายในหัวขอตอไป เอกสาร PDF ในปจจุบันไดมีใชกันอยางแพรหลายมาก ไมวา จะเปนการเผยแพรบนเว็บไซต สื่อสิ่งพิมพตางๆ หรือประกาศตางๆ แม กระทั้งการสแกนรูปก็สามารถใชรูปแบบเอกสาร PDF ได ทําไมจึงมี การใชเอกสารประเภท PDF เปนสวนใหญ เนื่องจากเอกสาร PDF นั้น จะไมเปลี่ยนรูปแบบของหนาเอกสาร ไมวาจะไปเปดที่เครื่องไหนใน โลกก็ตามนอกจากในการแปลงเอกสารไมไดเพิ่มฟอนตที่ใชเขาไปก็จะ ทําใหไมสามารถแสดงฟอนตนั้นได ไมเหมือนเอกสารประเภทอื่นที่ไป เปดเครื่องอื่นจะเลื่อนหนาของเอกสารเองตองมาจัดใหมใหเสียเวลา จึง ทําใหเอกสาร PDF เปนที่นิยมในการเผยแพรมากกวาการใชเอกสาร ประเภทอื่นๆ การติดตั้ง Adobe Acrobat 6.0 Professional ในการติดตั้งโปรแกรม Adobe Acrobat 6.0 Professional นั้น ดับเบิลคลิกที่ไอคอน Setup จะตองเสียคาใชจายในการซื้อโปแกรมมาติดตั้ง เนื่องจากโปรแกรมนี้ ไมมีใหใชกันฟรีๆ หรือทดลองใช แตถาองคกรนั้นมีความจําเปนที่ จะตองใชเอกสาร PDF ก็คุมกับการลงทุน เพราะโปรแกรมนี้มีฟงกชั่น มากมาย สําหรับการปรับแตงเอกสาร PDF ใหดูนาสนใจมากยิ่งขึ้น หลังจากที่ทานไดเสียเงินซื้อมาแลวนั้น ก็ตองติดตั้งโปรแกรมกอนถึงจะ สามารถใชงานไดโดยมีวิธีงาย ๆ ดังนี้ บุญเลิศ อรุณพิบูลย, บุญเกียรติ เจตจํานงนุช
  2. 2. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 2 โปรแกรมจะเช็ค Windows วาสามารถติดตั้งไดหรือไม กด Next เพื่อเริ่มติดตั้งโปรแกรม คลิก Next > เลือกภาษาที่ใชติดตังโปรแกรม ้ ถายอมรับเงือนไขการใชโปรแกรม คลิก Accept > ่ กรอกรายละเอียดพรอมทั้งรหัสในการเขาใชโปรแกรม บุญเลิศ อรุณพิบูลย, บุญเกียรติ เจตจํานงนุช
  3. 3. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 3 เลือกประเภทการติดตั้ง โปรแกรมนี้เก็บไฟลที่ไหน เขาสูการติดตั้ง เริ่มการติดตั้ง เวลาที่เหลือในการติดตั้ง ติดตั้งเสร็จสมบูรณ หลังจากติดตั้งโปรแกรมเสร็จเรียบรอยแลว เครื่องของทานจะมีการ จําลอง Printer ให ซึ่งโปรแกรมนี้จะสรางเครื่องพิมพมาใหใชในการแปลง เอกสารเปน PDF โดยมีชื่อวา Adobe PDF จะอยูในControl Panel, Printers and Faxes บุญเลิศ อรุณพิบูลย, บุญเกียรติ เจตจํานงนุช
  4. 4. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 4 ในการแปลงเอกสาร PDF นั้นควรจะตองมีการปรับแตงคาตางๆ เพื่อใหเอกสารที่แปลงออกมาแลว นั้นถูกตองตามวัตถุประสงคของงานชุดนั้น ไมวาจะเปนงานที่ตองใชแสดงบนเว็บไซต หรืองานที่ตองสงโรง พิมพเพื่อพิมพงานออกวาจําหนายก็จะมีรูปแบบการแปลงที่แตกตางกัน ซึ่งคา Distiller นั้นมีใหเราเลือกใชได แตก็สามารถที่จะแตงเองไดเหมือนกัน โดยการเปดโปรแกรมไมโครซอฟตออฟฟศขึ้นมากอน ใหเขาไปที่ Start, Program, Microsoft Office, Microsoft Office Word จะไดหนาตางดังนี้ จากนั้นใหคลิกที่ File, Print… เพื่อเขาไปเลือก Printer ที่โปรแกรม Adobe Acrobat Professional ได สรางขึ้นมาก เมื่อคลิกแลวจะมีหนาตางใหเลือกเครื่อง Printer เนื่องจากตอนนี้เราตองการที่จะแปลงไฟลเอกสาร ไมโครซอฟตใหเปน PDF ไฟลเพราะฉะนั้นจะตองเลือกเครื่อง Printer ที่ชื่อวา Adobe PDF บุญเลิศ อรุณพิบูลย, บุญเกียรติ เจตจํานงนุช
  5. 5. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 5 เมื่อคลิกเลือกแลวให คลิกที่ปม ุ เพื่อที่จะไปแกไขคาบางอยาง ซึ่งเมื่อคลิกแลวจะมี หนาตาง Adobe PDF Document Properties โดยจะมีบัตรรายการทั้งหมด 3 บัตรรายการ • Layout จะเปนบัตรรายการที่กําหนดเอกสารวาจะใหพิมพออกมาแนวตั้ง-แนวนอน • Paper/Quality จะเปนบัตรรายการที่กําหนดคุณสมบัติ วาจะใชสีหรือขวาดํา • Adobe PDF Settings จะเปนบัตรรายการที่กําหนดคาตางๆ ของเอกสาร PDF ไมวาจะเปน คุณภาพงานพิมพเมื่อแปลงออกมาแลวหรือการปองกันการนําเอกสารไปปรับแกไข ซึ่งสามารถ กําหนด Security ได บุญเลิศ อรุณพิบูลย, บุญเกียรติ เจตจํานงนุช
  6. 6. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 6 Adobe PDF Page Size เปนรายการที่สามารถจะปรับเปลี่ยน ขนาดของเอกสารใหไปขนาดอื่นได ไมวาจะเปน A1, A2, A3, A4 หรือ สามารถที่จะกําหนดขนาดไดเอง โดยคลิกที่ จะมี หนาตางมาให Adobe PDF Conversion Settings เปนรายการที่ตองการเปลี่ยนรูปแบบเอกสารใหเหมาะสมกับงาน เอกสารชุดนั้น โดยในชองรายการ Default Settings มีรูปแบบใหเลือกดังนี้ High Quality สําหรับเอกสารนี้ เปนความคิดสําหรับสรางเอกสาร PDF เพื่อความหลากหลาย ของผูใช ประกอบไปดวยการพิมพงานเพื่อตรวจสอบที่อุปกรณ output แบบตั้งโตะ ตัวอยางเชน เครื่องอิงคเจ็ทสี และเลเซอรพริ้นเตอร คุณสามารถที่จะใชเอกสารนี้ เพื่อสรางไฟล PDF ที่เขากัน ได จาก InDesign และ GoLive สีจะไมถูกแปลงถาเลือกใช preset นี้ PDFX1a สําหรับเอกสารออกแบบไวสําหรับงาน output คุณภาพสูง รูปแบบนี้จะสรางไฟล ที่ จะตองทําตามขอจํากัด PDF/X-1a นั้นหมายถึง ฟอนตทุกฟอนตที่ใชในเอกสาร จะตองมีการฝง มาในไฟล , สีจะตองเปน CMYK หรือสี spot และจะตองระบุขอบเขตของหนา PDFX3 ออกแบบไวสําหรับงาน output คุณภาพสูง รูปแบบนี้จะสรางไฟล ที่จะตองทําตาม ขอจํากัด PDF/X-3 ทั้ง PDF/X-1a, PDF/X-3 เปนมาตรฐานสําหรับการแลกเปลี่ยนขอมูล กราฟก จะมีสวนที่แตกตางกันก็คือ PDF/X-3 จะรองรับระบบการจัดการสี Press Quality สําหรับรูปแบบนี้ เหมาะสําหรับเอกสาร PDF ที่ตองจะนําไป output เพื่องานแยก สีความละเอียดสูง , เพื่องานพิมพดิจิตอล หรือเพื่อใชตั้งแตเริ่มตนจนจบในขั้นตอนของงาน เตรียมพิมพ รูปแบบนี้จะสรางไฟล PDF 1.4 ซึ่งจะยังคงคา transparency ไว (สามารถที่จะแกไข ขอมูลในไฟล PDF ได) ซึ่งจะมีความแตกตางกันกับ preset ของ PDF/X ซึ่งจะบรรจุขอกําหนด ของการ flatten transparency ไว (ไมสามารถแกไขขอมูลในไฟล PDF ได) สําหรับสีจะถูก เปลี่ยนเปนสี CMYK หรือสี spot Smallest File Size สําหรับเอกสาร PDF ที่ตองการแจกจายในระบบอิเล็กทรอนิกส , ประกาศบน อินเตอรเน็ท และแสดงผลบนหนาจอคอมพิวเตอร ไฟลจะมีขนาดเล็ก จะชวยประหยัด และ ความเร็วในแสดงผล เมื่อมีการ upload และ download ความละเอียดของภาพไมพอสําหรับงาน output ความละเอียดสูง สีทั้งหมดจะถูกเปลี่ยนเปน sRGB Standard คุณภาพของเอกสารจะ เหมือนกับตนฉบับ บุญเลิศ อรุณพิบูลย, บุญเกียรติ เจตจํานงนุช
  7. 7. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 7 หากรูปแบบที่กําหนดมาใหไมตองกับวัตถุประสงคของงานหรือตองการความละเอียดมากกวานี้ ก็ยัง สามารถที่จะปรับคาตางๆ ไดเองตามความเหมาะสมของเอกสารชุดนั้นได เพียงแคคลิกที่ แตกอน คลิก Edit ใหเลือกรายการใดรายการหนึ่งที่คิดวาใกลเคียงกับงานที่ตองการ (หรือรายการใดก็ได) กอนคลิก Edit นะครับ เมื่อคลิกแลวจะมี บัตรรายการใหเลือกอีก 6 บัตรรายการซึ่งประกอบไปดวย General เปนบัตรรายการที่ปรับแตคาของเอกสาร วาควรมีขนาดเอกสารเทาไร สามารถที่จะเปด กับโปรแกรม Acrobat ตั้งแต Version เทาไร Images เปนบัตรรายการที่กําหนดคุณสมบัติของรูปภาพที่อยูในเอกสารวาเมื่อแปลงแลวจะมี คุณลักษณะอยางไรบาง ชัดมาก หรือชัดนอย บุญเลิศ อรุณพิบูลย, บุญเกียรติ เจตจํานงนุช
  8. 8. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 8 Fonts เปนบัตรรายการสําหรับเพิ่มฟอนตกอนที่จะแปลงเอกสารเนื่องจากโปรแกรมนี้อาจจะไมมี ฟอนตที่ตนฉบับไดทํามา จึงตองเพิ่มฟอนตกอนที่จะแปลงเอกสาร ไมอยางนั้นรูปแบบของฟอนตจะเปลี่ยนไป Color เปนบัตรรายการสําหรับกําหนดคุณภาพของสีที่จะใชวาตองการใหมีคณภาพอยางไร ุ บุญเลิศ อรุณพิบูลย, บุญเกียรติ เจตจํานงนุช
  9. 9. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 9 Advanced เปนบัตรรายการที่ตองการปรับแตงขั้นสูงขึ้นมาอีกขั้น PDF/X เปนบัตรรายการที่จะปรับคาตางๆ ใหอยูในมาตรฐานไฟล PDF/X บุญเลิศ อรุณพิบูลย, บุญเกียรติ เจตจํานงนุช
  10. 10. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 10 Adobe PDF Security เปนรายการที่ไวสําหรับปองกันเอกสารชุดนี้ใหเผยแพรไดแคไหน เชน สั่งพิมพ เอกสารชุดนี้ไดไหม ถาไดสามารถที่จะพิมพที่ความละเอียดเทาไร หรือ ใหคัดลอกเอกสารชุดได เปนตน ซึ่ง รายละเอียดจะอธิบายในหัวขอ การปองกันเอกสาร PDF ดวย Adobe Acrobat Professional 6.0 ตอไป การแปลงเอกสาร PDF ในการแปลงเอกสารใหเปนเอกสาร PDF นั้นเมื่อติดตั้ง ไอคอนที่เพิ่มเติม โปรแกรม Adobe Acrobat Professional 6.0 แลว โปรแกรมนี้จะฝงเมนู ไวกับ เมนูของ Microsoft Office ดวย ซึ่งจะมีเมนูเพิ่มชื่อวา Adobe PDF , Acrobat Comments และยังเพิ่ม ไอคอนใหกับไมโครซอฟตออฟฟศ ดวย และในการแปลงเอกสารนั้นสามารถที่จะทําไดทั้ง 2 เมนูได เหมือนกัน แตก็มีอีกวิธีหนึ่งที่จะสามารถแปลงไดโดยเขาไปที่เมนู File, Print… ซึ่งจะขอแบงเปน 2 วิธีในการแปลงเอกสารนี้ วิธีที่ 1 เตรียมไฟลเอกสารที่ตองการแปลงมาแลวเปดเอกสารนั้นไม เมนูลัดในการเขาไปที่ วาจะเปน Word, Excel, Power Point ก็ได แลวเขาไปที่เมนู File, Print.. Printer ใหกดปุม Cp ที่คียบอรด พรอมๆ กันจะ เปนการเขาไปที่หนาตางเพื่อ เลือกเครื่องพิมพไดสะดวก ขึ้น แลวเลือกเครื่องพิมพ เปน Adobe PDF และหากตองการปรับแตคาบางอยางใหคลิกที่ Properties แต ถาไมตองการใหคลิก OK บุญเลิศ อรุณพิบูลย, บุญเกียรติ เจตจํานงนุช
  11. 11. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 11 เมื่อปรับคาตางๆ เสร็จแลวใหคลิก OK ระบุไฟลที่จะแปลงตองการเก็บไวที่ไหนและไสชื่อไฟล เมื่อเสร็จแลวใหคลิก Save โปรแกรม Acrobat จะแปลงเอกสารจาก Word เปน PDF สวนเวลาในการแปลงจะมากนอยขึ้นอยูกับไฟลวามีขนาดใหญ หรือเปลา เทานี้ก็เปนเสร็จดวยวิธที่ 1 แลวเดี่ยวมาดูวาสองวิธีแตกตางการอยางไร ี เมื่อโปรแกรมทํางานจะมีไอ คอนเครื่องพิมพข้นที่มุมซาย ึ ดานลาง บุญเลิศ อรุณพิบูลย, บุญเกียรติ เจตจํานงนุช
  12. 12. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 12 วิธีที่ 2 ใหเตรียมเอกสารเหมือนขั้นตอนเมื่อกี้ แตวิธีนี้จะเปนการ คลิกที่รูปไอคอน บน แปลงโดยใช ไอคอน หรือใชเมนู ซึ่งผลลัพธจะเหมือนกัน เขาไปที่เมนู เมนูบาร Adobe PDF, Convert to Adobe PDF ในเมนูน้ีสามารถที่จะปรับแตคา ตางๆ ไดเหมือนกับที่เขาเมนู File, Print.. เมื่อคลิกแลวโปรแกรมถามวาในการจะแปลงไฟลนั้นจะตองเซฟไฟลกอน ใหคลิก Yes ระบุวาจะเซฟไฟลไวที่ไหน เมื่อระบุไดแลวใหคลิก Save โปรแกรมจะแปลงเอกสารใหโดยอัติโนมัติ บุญเลิศ อรุณพิบูลย, บุญเกียรติ เจตจํานงนุช
  13. 13. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 13 วิธีนี้โปรแกรมจะโหลดรูปภาพตางๆ เขาไปเก็บไวกอนแลวจึงแปลงเอกสารทั้งหมดอีกที แตผลลัพธ ที่ไดจะเหมือนกัน แตสิ่งที่ไมเหมือนคือขนาดของไฟลที่ใหญกวาวิธีแรก บุญเลิศ อรุณพิบูลย, บุญเกียรติ เจตจํานงนุช

×