Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.
Microsoft Word

        Microsoft Word โปรแกรมประมวลผลคํา (Word Processing) ระบบภาษาไทย – ภาษาอังกฤษ ที่
ทํางานบนระบบปฏิบั...
2                                                                                     บุญเลิศ อรุณพิบูลย


จอภาพโปรแกรม
 ...
3




        ตัวเลือกของ Word 2000

Toolbar

        แถบเครื่องมือ สวนควบคุมการทํางานทีแบงเปนหมวดหมู โดยใชปุมเครื่อ...
4                                                                                 บุญเลิศ อรุณพิบูลย




                ...
5


Scroll Bar

       แถบเลื่อนใชเลือนดูเนื้อหา ซึ่งไมสามารถแสดงไดพอบนจอภาพ มีทั้งแถบเลือนแนวตั้ง และแนวนอน
          ...
6                                                                                บุญเลิศ อรุณพิบูลย




                 ...
7



                                                          มาตรฐานของงานพิมพ

          การสรางเอกสารงานพิมพดวยโปร...
8                                                                                          บุญเลิศ อรุณพิบูลย


การตั้งชื...
9




       คุณสมบัติของเอกสาร แบงเปนหมวดไดดังนี้
       •   Automatically updated properties
               ขอมูลที่...
10                                                                                            บุญเลิศ อรุณพิบูลย


หนวยว...
11




       •   การเวนบรรทัดใหมากกวาปกติเพื่อใหเกิดความสบายตา เชนรายงานการประชุมตางๆ สามารถใช
           คําสั่ง ...
12                                                                                        บุญเลิศ อรุณพิบูลย


การยกเลิกร...
13


                o    AutoCorrect                                  ควบคุมแกไขการพิมพ
                o    AutoFormat...
14                                                                                  บุญเลิศ อรุณพิบูลย



แปลศัพท
      ...
15


             o   Title Case
                 เปลี่ยนตัวอักษรตัวแรกของคํา ใหเปนตัวพิมพใหญ
             o   Toggle ...
16                                                                                      บุญเลิศ อรุณพิบูลย


การตรวจสอบเอ...
17



•   อัฒภาคหรือจุดครึ่ง (;)
    o ใชแยกประโยคเปรียบเทียบ คันระหวางประโยคเพื่อแสดงความตอเนื่องของประโยค แบงคํา
   ...
18                                                                                       บุญเลิศ อรุณพิบูลย



การจัดยอห...
19




ตัวอยางงานพิมพแบบยอหนาบรรทัดแรก และกั้นหลัง

หมายเหตุ
         การกําหนดระยะกั้นหลังสามารถใชคําสั่ง Format, Pa...
20                                                                                    บุญเลิศ อรุณพิบูลย



หนากระดาษ
  ...
21


การจัดแนวกระดาษ
         โดยปกติเมื่อกําหนดหนากระดาษเปนแนวตั้ง หรือแนวนอน เอกสารทุกหนาก็จะมีแนวกระดาษแบบ
เดียวกันท...
22                                                                                      บุญเลิศ อรุณพิบูลย


            ...
23


        วิธที่ 3 เปนการสั่งพิมพแบบกําหนดรายละเอียดเพิ่มเติม ไดแก จํานวนชุด, หนาที่จะพิมพ, สิ่งที่
           ี
...
24                                                                                 บุญเลิศ อรุณพิบูลย



                ...
25


การนําภาพจากแหลงอื่นๆ มาใชงาน
       •   นําตัวชีตําแหนงไปวางไว ณ ตําแหนงทีตองการวางรูปภาพ
                   ้...
26                                                                                           บุญเลิศ อรุณพิบูลย



เลื่อน...
27



                                Text Wrapping การจัดวางภาพกับขอความ




                                Format Pict...
28                                                                                          บุญเลิศ อรุณพิบูลย


อักษรศิล...
29



                                                                        ตาราง (Table)
           ตารางจะเปนสวนประก...
30                                                                                       บุญเลิศ อรุณพิบูลย


ตัวเลขลําดั...
Microsoft Word
Microsoft Word
Microsoft Word
Microsoft Word
Microsoft Word
Microsoft Word
Microsoft Word
Microsoft Word
Microsoft Word
Microsoft Word
Microsoft Word
Microsoft Word
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Microsoft Word

6,333 views

Published on

คู่มือการใช้งาน Microsoft Word

Published in: Education, Technology, Business
  • Be the first to comment

Microsoft Word

  1. 1. Microsoft Word Microsoft Word โปรแกรมประมวลผลคํา (Word Processing) ระบบภาษาไทย – ภาษาอังกฤษ ที่ ทํางานบนระบบปฏิบัติการวินโดว (Microsoft Windows) มีความสามารถตางๆ เกี่ยวกับการพิมพและ ประมวลผลคํา ตั้งแตการพิมพบันทึกอยางงาย จนถึงสื่อสิงพิมพประเภทแผนพับ โปสเตอร หรือหนังสือพิมพ ่ ขนาดเล็ก หากลองเปดคอมพิวเตอรเกือบ 100% ก็จะพบวามีการติดตั้งโปรแกรมลักษณะนี้ทั้งสิ้น การทํางาน ของโปรแกรม เปนไปในลักษณะที่เห็นผลทันทีขณะที่พมพงาน (WYSIWYG: What you see is what you ิ get) การเรียกใชงานโปรแกรม คลิกปุม Start เลือก Program คลิกรายการ Microsoft Word นอกจากนี้ยังสามารถใชคําสั่ง Start, New Office Document เพื่อเปดจอภาพควบคุม การทํางานกับชุดโปรแกรม Microsoft Office และเลือกรูปแบบการสรางงานทั้งเอกสารใหม (New Document) หรือการสรางจากแมแบบ (Template)
  2. 2. 2 บุญเลิศ อรุณพิบูลย จอภาพโปรแกรม Title Bar Menu Bar Toolbar Ruler Cursor Mouse Pointer (I-Beam) Scroll Bar Drawing Toolbar Status Bar Title Bar แถบชื่อเรื่อง เปนสวนแรกของหนาตางโปรแกรม แสดงชื่อไฟลเอกสารที่กาลังสราง หรือแกไข ํ Menu Bar แถบเมนูคําสั่ง สวนแสดงรายการคําสั่งๆ ในการใชงานโปรแกรม คําสั่งทียังเลือกไมได ่ คําสั่งที่มตัวเลือกยอย ี คลิกเพื่อแสดงคําสั่งทั้งหมด ปกติเมนูของ Word จะแสดงเฉพาะคําสั่งที่ใชงานบอยๆ ซึ่งสามารถยกเลิกการซอนคําสั่ง และให แสดงแบบเต็มโดยเลือกจากเมนูคําสั่ง Tools, Customized… คลิกบัตรรายการ Options ตัวเลือกของ Word XP
  3. 3. 3 ตัวเลือกของ Word 2000 Toolbar แถบเครื่องมือ สวนควบคุมการทํางานทีแบงเปนหมวดหมู โดยใชปุมเครื่องมือตางๆ ่ การเปดใชงาน หรือปดแถบ เครื่องมือ ใชคําสั่ง View, Toolbars โดยแถบเครื่องมือ ที่มีเครื่องหมาย นําหนา แสดงวากําหนดใหแสดงผล บนจอภาพ แถบเครื่องมืออาจจะเรียงตอกันในแนวเดียวทําใหไมสามารถแสดงปุมเครื่องมือไดครบทุกปุมสามารถ  แกไขไดโดยนําเมาสชทสัญลักษณ ี้ ี่ ของแถบเครื่องมือทีตองการยายตําแหนง ่ แลวลากไปปลอย ณ ตําแหนงทีตองการ ่ ลากแลวนําไปปลอย การยายตําแหนงปุมเครื่องมือ หรือลบปุมเครื่องมือออกจากแถบเครื่องมือ ใชการกด <Alt> คางไว แลวลากเมาสสลับตําแหนง หรือดึงปุมออก และคืนสภาพกลับ หรือปรับแตงปุมเครื่องมือดวยคําสั่ง Tools, Customized… จากบัตรรายการ Toolbar และบัตรรายการ Command
  4. 4. 4 บุญเลิศ อรุณพิบูลย กด <Alt> แลวลากปุมที่ ไมตองการออกจากแถบ เลือกคําสั่งที่ตองการ แลว  ลากไปวางในแถบเครื่องมือ จะปรากฏเปนปุมเครื่องมือ ของคําสั่งนั้นๆ เพิ่มขึ้นมา การปรับแตงแถบเครื่องมือ • ปุม New… เพื่อสราง แถบเครื่องมือชุดใหม • ปุม Rename… เพื่อ เปลี่ยนชื่อแถบเครื่องมือ • ปุม Delete เพื่อลบแถบ เครื่องมือ • ปุม Reset เพื่อคืนสภาพ แถบเครื่องมือกลับสูคา  ติดตั้ง Ruler แถบไมบรรทัด แสดงขอบเขตสําหรับการพิมพ การจัดระยะกั้น (Tab) มีทงแถบไมบรรทัดในแนวนอน ั้ และแนวตั้ง เรียกใชงานไดจากคําสั่ง View, Ruler แถบไมบรรทัด
  5. 5. 5 Scroll Bar แถบเลื่อนใชเลือนดูเนื้อหา ซึ่งไมสามารถแสดงไดพอบนจอภาพ มีทั้งแถบเลือนแนวตั้ง และแนวนอน ่ ่ Status Bar แถบสถานะ แสดงรายละเอียดตางๆ ขณะทํางาน เชน เลขหนา, เลขบรรทัด, จํานวนหนาเอกสาร, โหมดการทํางาน และโหมดการใชปมตางๆ ุ ควบคุมการสราง Selection การปดโปรแกรม วิธีที่ 1 • คลิกปุมปด (Close Button) ของหนาตางโปรแกรม Close Button วิธีที่ 2 • เลือกเมนู File, Exit วิธีที่ 3 • กดปุมฟงกชัน A$ รูปแบบการแสดงผลจอภาพ การทํางานดานเอกสารบนจอภาพของ Word มีโหมดการทํางานหลายลักษณะ โดยควบคุมจากเมนู คําสั่ง View ดังนี้ • Normal สภาวะการพิมพปกติ มีขนาดพื้นที่พิมพงานกวาง แตไมแสดงภาพจากการ วาดดวยเครื่องมือวาดภาพ (Drawing Tools) • Web Layout หมดการพิมพในการออกแบบหนาเว็บ • Print Layout โหมดการทํางานเสมือนจริง แสดงขอบกระดาษทั้งสีดาน รูปภาพ รูปวาด ่ แนะนําใหเลือกโหมดนี้ในการสรางเอกสาร • Outline สภาวะการพิมพแบบโครงราง เหมาะตอการปรับแตงรูปแบบเอกสารอยาง รวดเร็ว เทคนิคการเลื่อนดูเนื้อหาดวยแปนพิมพ • <HOME> ตนบรรทัด • <END> ทายบรรทัด • <Ctrl><Home> ไปตนเอกสาร • <Ctrl><End> ไปทายเอกสาร • <Ctrl><ลูกศรขวา/ซาย> เลื่อนตามทิศทางครั้งละ 1 คํา • <Ctrl><ลูกศรขึ้น/ลง> เลื่อนขึ้นลงทีละ 1 ยอหนา • <Shift><F5> เลื่อนไปตําแหนงการแกไขครังลาสุด ้ • <F5> ระบุตําแหนง
  6. 6. 6 บุญเลิศ อรุณพิบูลย เลือกรายการ Page พิมพเลขหนาแลวกดปุม <Enter> สราง Bookmark หรือ Comment เพื่อควบคุมการเลื่อนดูขอมูล ดวยคําสั่ง Insert, Bookmark… หรือ Insert, Comment… เทคนิคการเลือกขอมูล • ดับเบิลคลิกที่ตวอักษร ั เลือกเปนคํา • Triple Click เลือกทั้ง Paragraph • คลิกหนาบรรทัด เลือกทั้งบรรทัด • <Alt><Drag & Drag> เลือกแบบคอลัมน • ชวงที่ 1 + <Shift><Click> ยอ/ขยายชวง • ชวงที่ 1 + <Ctrl><Drag & Drop> เลือกเปนชวงๆ • <Shift><Ctrl><Home/End> เลือก ณ ตําแหนง Cursor จนสุดขอมูลดานบน/ลาง
  7. 7. 7 มาตรฐานของงานพิมพ การสรางเอกสารงานพิมพดวยโปรแกรมประมวลผลคํา (Word Processor) และซอฟตแวรอื่นๆ ใน ลักษณะเดียวกัน เปนหัวใจของการทํางานในยุคสังคมเทคโนโลยีสารสนเทศไปเสียแลว แตทวาปญหาที่ ตามมาของการสรางเอกสารเหลานี้ ก็คือ “มาตรฐาน” และ “คุณภาพ” ของงานพิมพ หลายๆ งานพิมพทสราง ี่ แลว เมื่อนํามาปรับแกไข จะพบวารูปแบบการจัดหนากระดาษถูกเปลี่ยนแปลง จนบางครั้งอยูในสภาพ “เละ” บางเอกสารก็จาเปนตองทําสารบัญ แตเมื่อปรับปรุงเพิ่มเติมแกไข ก็จะตองมาปรับปรุงแกไขสารบัญ หรือดัชนี ํ คํา อันเปนภาระมาก แมกระทั่งบางครั้งผูพิมพหรือผูสรางเอกสาร ก็จําไมไดวากอนหนานี้ใชฟอนตอะไร  ตัวอักษรขนาดเทาใด ในการทําหัวขอ หรือหัวเรื่อง ปญหาดังกลาว เกิดจากการทีผูใชงานโปรแกรมประมวลผล ่ คํา ยังไมทราบฟงกชันการทํางานในการสรางเอกสารที่เปนคุณภาพ และไมไดสราง “มาตรฐาน” การสรางงาน พิมพในสํานักงาน โปรแกรมประมวลผลคําตางๆ ไมวาจะเปน Microsoft Word, OfficeTLE, Pladao Office ตางก็มี ฟงกชันชวยในการสรางเอกสาร งานพิมพทกรูปแบบใหมีคณภาพ ซึ่งเปนเรื่องที่ไมนาเชื่อวาผูใชจํานวนมาก ุ ุ  ไมทราบฟงกชนดังกลาว ทําใหเอกสารงานพิมพออกมาในสภาพที่เรียกวา “เละ” และทําใหเกิดความยุงยากใน ั การปรับปรุงแกไขเปนอยางยิ่ง ดังนั้นเอกสารเลมนี้จึงไมไดมุงเนนการสอน “ใชงานโปรแกรมประมวลผลคํา” แตจะมุงไปที่ปญหาที่ผใชมักจะพบ และวิธการแกไขใหตรงผลมากทีสุด ทั้งนี้ผูเขียนขอยกตัวอยางการใชงาน  ู ี ่ จากโปรแกรม Microsoft Word 2000/XP มาประกอบการนําเสนอ ตัวอยางปญหาของงานพิมพที่พบกันบอยๆ รูปแสดงปญหาเกี่ยวกับแบบอักษรภาษาอังกฤษ และภาษาไทย ไมเปนไปในระบบเดียวกัน รูปแสดงปญหาเกิดจากการใชเครื่องหมายวรรคตอนผิด (คําที่มีเสนใตสีเขียว) รูปแสดงการพิมพแบบยอหนาลอย จะสูญเสียการจัดรูปแบบทันที ที่มีการเปลี่ยนขนาดกระดาษ หรือขอบกระดาษ
  8. 8. 8 บุญเลิศ อรุณพิบูลย การตั้งชื่อแฟมเอกสารที่ตองแลกเปลี่ยนกันและมีการปรับปรุงรวมกัน จากปญหาเรื่องการแลกเปลี่ยนไฟลเอกสาร ควรจะมีระบบการเรียกชื่อไฟลทเขาใจงาย สามารถ ี่ มองเห็นความแตกตางของชื่อไฟล และสามารถแยกรุนของไฟลอยางชัดเจน ทั้งนี้ โดยใชหลักการตั้งชื่อดังนี้ • ใหใชตัวอักษรภาษาอังกฤษ และตัวเลข โดยไมมีเครื่องหมายวรรคตอนใดๆ ยกเวนแต . และ - เทานั้น (ไมใช space และ unserscore “_” เพราะจะสรางปญหาเมื่อเปนสวนหนึ่งของ URL) • ระบุวันที่ไวขางหนา ดวยรูปแบบ yyyymmdd • สมมุตวาชื่องานคือ voip-proposal ในการรางเอกสารเปนครั้งแรก ชื่อไฟลก็จะเปน ิ 20031216-voip-proposal.doc ในกรณีทในวันนั้น มีการแกไขและทบทวนออกมาอีก 2- ี่ version ใหตั้งชื่อใหมดังนี้ 20031216-voip-proposal-1.doc 20031216-voip-proposal-2.doc และหากวาอีกสองวันตอมา มีการแกไขและปรับปรุงกันตอ ก็อาจตั้งชื่อใหมเปนไฟลตั้งตนวา 20031218-voip-proposal.doc • ในบางครั้ง มีการแจกไฟลใหไปแกไขพรอมกันหลายๆคน และอาจจะตองนําไฟลที่แกไขนั้นมา รวมกันใหมกรณีนี้ ขอใหผที่อยูในทีมงานใสชื่อยอของตัวเองตอทาย version ถัดไป ทั้งนีทุกคน ู ้ อาจจะใชเลข version ใหมที่เปนเลขเดียวกันได ตัวอยางเชน ในการประชุม ไดแจกแฟมขอมูล 20031218-voip-proposal-3.doc ใหผเกี่ยวของไปแกไข เวลาสงไฟลที่แกไขแลวกลับมาใหผู ู ประสานงาน อาจจะเปนไฟลที่มีชื่อดังตอไปนี้สงกลับมาใหทีมเลขานุการ 20031218-voip-proposal-4-boonlert.doc (ปรับปรุงโดย boonlert) + 20031218-voip-proposal-4-somchai.doc (ปรับปรุงโดย somchai) + 20031218-voip-proposal-4-pranee.doc (ปรับปรุงโดย pranee) ขอกําหนดการสงเอกสารอิเล็กทรอนิกสผานเครือขายอินเทอรเน็ต • เอกสารทุกชิ้นจะตองสรางเปนเอกสารอิเล็กทรอนิกสที่มีมาตรฐานและรูปแบบที่ถูกตอง • เอกสารอิเล็กทรอนิกสในชุด Microsoft Office กอนสงเขาสูเครือขายอินเทอรเน็ตผานบริการ ไปรษณียอิเล็กทรอนิกส (E-Mail) จะตองบีบอัดไฟลในรูปแบบ Zip File ดวยโปรแกรม Winzip หรือแปลงเปน PDF Format กอนเสมอ • ชื่อไฟลจะตองกําหนดตามหลักเกณฑการกําหนดชื่อไฟล การกําหนดคุณสมบัติของเอกสาร คุณสมบัติของเอกสาร (Document Properties) นับเปนหัวใจหลักของการระบบสืบคน และระบบ อางอิงเอกสาร ทั้งนี้หลายๆ หนวยงาน หลายองคกรใหความสําคัญกับการกําหนดคุณสมบัติเอกสารเปนอยาง สูง คุณสมบัตของเอกสาร จะมีขอมูลคลายๆ กับระบบสืบคนดวยบัตรรายการในหองสมุดนั่นเอง โดยมีชื่อ ิ เฉพาะในวงการ ICT วา Meta Data เชน ชื่อผูสรางเอกสาร (Author) หนวยงาน (Company, Organization, Publisher) หรือวันที่/เวลาสราง และแกไขเอกสาร เปนตน เอกสารทีสรางดวยซอฟตแวรชุด Microsoft Office กําหนดคุณสมบัติของเอกสารไดจากเมนูคําสั่ง ่ File, Properties… หรือ แฟม, คุณสมบัต… โดยผูสรางเอกสารสามารถกําหนดรายละเอียดตางๆ ของ ิ  เอกสารไดตามรายการที่ปรากฏ เพื่อใหโปรแกรมรูจักเมื่อมีการใชคําสั่งคนหา หมายเหตุ คุณสมบัติเกี่ยวกับวันที่สรางเอกสาร โดยปกติโปรแกรมทุกโปรแกรมจะมีการบันทึกโดยอัตโนมัติ จาก ระบบวันที่ของระบบ ดังนั้นคอมพิวเตอรทุกเครื่องในหนวยงาน จะตองตรวจสอบและปรับแกไขวันที่ระบบให ตรงกับความเปนจริงดวยเสมอ โดยเลือกจากคําสั่ง Start, Settings, Control Panel, Date/Time
  9. 9. 9 คุณสมบัติของเอกสาร แบงเปนหมวดไดดังนี้ • Automatically updated properties ขอมูลที่ถูกสรางและปรับปรุงโดยอัตโนมัติ เชน วันทีสราง/ปรับปรุงแกไขเอกสาร, จํานวน ่ หนา จํานวนบรรทัด จํานวนคํา เปนตน คุณสมบัตินจะบันทึกโดยอัตโนมัติเมื่อมีการบันทึก ี้ ไฟล (Save) และแสดงผลจากบัตรรายการ General, Statistics, Contents • Preset properties ขอมูลมาตรฐานที่โปรแกรมเตรียมไวให เชน ชื่อผูสราง, หนวยงาน, หมวด, คําสําคัญ ซึ่ง  ผูใชสามารถปรับแกไขได จากบัตรรายการ Summary • Custom properties ขอมูลคุณสมบัติของไฟลที่ผสราง หรือผูใชงาน กําหนดไดอิสระ รวมทั้งสามารถระบุประเภท ู ของขอมูล เชน ตัวอักษร (Text), วันที่ (Date), ตัวเลข (Number) และคาใชหรือไมใช (Yes/No) กําหนดจากบัตรรายการ Custom • Document library properties คุณสมบัติที่กําหนดจากไฟลแมแบบ หรือไฟลตนแบบ (Template) ปรากฏในบัตรรายการ Custom เฉพาะเมื่อมีการสรางไฟลจากแมแบบ การคนคืนเอกสาร การคนคืนเอกสาร สามารถกระทําไดโดยเลือกคําสั่ง File, Search… ซึ่งจะปรากฏหนาตางควบคุม การคนคืน ดังนี้ เลือกรายการทีตองการคนจาก Property ระบุรูปแบบการคนคืน ่ โดย Includes หมายถึง รายการทีระบุเปนสวนหนึ่งของขอมูล ่ หรือ is (exactly) หมายถึง รายการที่ระบุ จะตองตรงกับขอมูล จากนั้นปอนรายการที่ตองการคน ในบรรทัด Value: คลิกปุม Add เพิ่มเงื่อนไขการคนลงในคําสั่งคนคน สามารถกําหนดเงื่อนไขได มากกวา 1 เงื่อนไข และใชตัวเชื่อม And หรือ Or เพื่อเพิ่ม ประสิทธิภาพการคนคน แลวคลิกปุม Search และรอผลการคนคืน
  10. 10. 10 บุญเลิศ อรุณพิบูลย หนวยวัด (Measurement Units) การทํางานเอกสารยอมเกี่ยวของกับหนวยวัด เชน ระยะกั้นหนานับจากขอบกระดาษเขามากี่หนวย ซึ่ง หลายๆ ทานคงจะคุนเคยกับหนวยวัดในมาตรา “นิ้ว” แตโดยคาติดตั้งโปรแกรม Word จะแสดงหนวยวัดใน มาตรา “เซนติเมตร” อยางไรก็ตามผูใชสามารถปรับเปลียนแกไขหนวยวัดไดเอง ดังนี้ ่ • คลิกเลือกเมนูคําสั่ง Tools, Options… • คลิกเลือกบัตรรายการ General ปรากฏผลดังนี้ • เปลี่ยนหนวยวัดจากรายการ Measurement units: เครื่องพิมพ (Printer) งานพิมพตางๆ เมื่อนําไปเปดกับคอมพิวเตอรอื่นๆ จะพบวารูปแบบพารากราฟจะเปลี่ยนไป เชน การตัดคํา การขึ้นบรรทัดใหม สาเหตุหลักก็มาจากคากําหนดเกี่ยวกระดาษของเครื่องพิมพ (Printer) แตละ เครื่องมีคาแตกตางกัน เชน ระยะขอบของเครืองพิมพแบบหัวเข็ม ก็จะมีคาไมตรงกับคากําหนดจากเครื่องพิมพ ่ เลเซอร เปนตน ดังนั้นหากสามารถทราบวาเครื่องพิมพทใชจริง เปนยีหอใด รุนใด ก็ควรติดตั้งไดรฟเวอรของ ี่ ่ เครื่องพิมพนั้นๆ ในระบบดวย (โดยไมตองมีเครื่องพิมพนั้นๆ เชื่อมตออยูจริง) พรอมทั้งกําหนดใหเครื่องพิมพ นั้นเปนคาติดตังเริ่มตน (Default Printer) ้ หลักการพิมพงาน • การพิมพเนื้อหา ใหพิมพไปเรือยๆ ไมตองกดปุม <Enter> เมื่อถึงจุดสิ้นสุดบรรทัด เพราะ ่ โปรแกรมจะตัดคําขึ้นบรรทัดใหมใหอัตโนมัติ • กดปุม <Enter> เมื่อจบหัวเรื่อง, พารากราฟ หรือขึ้นบรรทัดใหม (บรรทัดวาง) • การขึ้นบรรทัดใหม โดยใหเปนขอความในพารากราฟเดิม ใหกดปุม <Shift><Enter> • การยอหนา ใชปุม <Tab> (หรือคําสั่ง TAB หรือคําสั่งจัดยอหนา) และระยะกระโดดของ TAB สามารถปรับเปลี่ยนได • การยอหนาในตาราง หรือโหมดพิเศษ ใหใชปม <Ctrl><Tab> ุ • ไมควรเคาะชองวางระหวางคํามากกวา 1 ชอง • งานพิมพบน Word จะมีสัญลักษณบางอยางทีไมแสดงผลในสภาพปกติ เรียกวา “Nonprinting ่ Character” เชน เครื่องหมายจบพารากราฟ (paragraph mark) เครื่องหมายขึ้นบรรทัดใหม (Line-Break Character) ซึ่งสามารถควบคุมใหแสดงหรือไมตองแสดงโดยใชปุม Show/Hide สัญลักษณการกดปุม <Enter> สัญลักษณการกดปุม <Tab> สัญลักษณการกดปุม <Shift><Enter> • กําหนดฟอนตมาตรฐานของสํานักงาน เชน ใชฟอนต Tahoma ขนาด 10 point ดวยคําสั่ง Format, Font… แลวกําหนดคาฟอนตจากรายการ Latin text font และ Complex scripts ให ตรงกัน จากนั้นคลิกปุม Default เพื่อกําหนดใหเปนคาติดตั้งตลอดไป
  11. 11. 11 • การเวนบรรทัดใหมากกวาปกติเพื่อใหเกิดความสบายตา เชนรายงานการประชุมตางๆ สามารถใช คําสั่ง คือ Format, Paragraph, Line spacing พิมพสัญลักษณพิเศษ (Symbol) สัญลักษณทางคณิตศาสตร วิทยาศาสตร และเครื่องหมายตาง ๆ สามารถพิมพไดในเอกสารของ Word โดยใช Font ที่ MS-Windows สรางเตรียมไวให • เลื่อนตัวชี้ตาแหนงใหอยู ณ ตําแหนงทีตองการพิมพสญลักษณ ํ ่ ั • เลือกคําสั่ง Insert, Symbol... ปรากฏ Dialog Box ดังนี้ • เลือกแบบตัวอักษร (Font) ไดแก Font ชื่อ Wingdings หรือ Symbol • คลิกเมาสในชองสัญลักษณที่ตองการ แลวเลือกปุม Insert หรือเลือกบัตรรายการ  Special Character สําหรับใสเครื่องหมาย/ตัวอักษรพิเศษบางตัว เชน © ® §
  12. 12. 12 บุญเลิศ อรุณพิบูลย การยกเลิกรูปแบบที่มีการจัดไวกอนแลว • เลือกขอมูลแลวเลือกคําสั่ง Edit, Clear, Format หมายเหตุ การคัดลอกขอความจากเว็บไซต หรือแหลงอื่นๆ แลวนํามาวางแบบไมเอารูปแบบ ใหเลือกคําสั่ง Edit, Paste Special จากนั้นเลือกตัวเลือก Unformatted Text AutoText AutoText คือการบันทึกคําหรือกลุมคํา หรือกลุมเนื้อหาทีชวยบอย เปนคําสันๆ เชน กําหนดใหคําวา ่ ้ NECTEC แทนคําวา National Electronics and Computer Technology Center โดยพิมพคําดังกลาวใน เอกสาร จากนันเลือกคํา แลวเลือกเมนูคําสั่ง Insert, AutoText, New ปรากฏกรอบทํางานดังนี้ ้ ปอนคําทีตองการ ควรเปนคําสันๆ แลวคลิกปุม OK ตอไปเมื่อตองการใชงานคําวา National ่ ้  Electronics and Computer Technology Center ก็ทําไดโดยพิมพคําวา NECTEC แลวกดปุมฟงกชัน <F3> กรณีที่สราง AutoText ไวหลายคํา อาจจะสั่งพิมพไดโดยเลือกคําสั่ง File, Print แลวเลือกรายการ Print What: เปน AutoText Entries AutoCorrect & AutoFormat ความสามารถตรวจสอบแกไขขอมูล และจัดแตงขอมูลอัตโนมัติ ควบคุมไดจากเมนูคําสั่ง Tools, AutoCorrect Options…
  13. 13. 13 o AutoCorrect ควบคุมแกไขการพิมพ o AutoFormat as you type, AutoFormat ควบคุมการจัดรูปแบบอัตโนมัติ o AutoText สรางคําชวยพิมพ และใช <F3> ใน การควบคุม เชน แทนคําวา “Microsoft Word” ดวยตัวอักษร M ตามดวย <F3> o Smart Tags ตัวชวยในการวิเคราะหขอมูล ตรวจคําสะกด และไวยากรณ โปรแกรม Word มีฟงกชันตรวจ สอบคําสะกดและไวยากรณขณะที่พิมพขอมูลใหโดยอัตโนมัติ หรือ  เลือกจากคําสั่ง Tools, Spelling and Grammar… โดยจะแสดงผลเปนเสนใตสีแดงและสีเขียว เมื่อขอมูลนั้น พิมพผิด หรือไมปรากฏในพจนานุกรมของระบบ ดังนี้ แสดงภาพการตรวจสอบคําสะกด ตรงคําที่มีเสนใตสีแดง แสดงภาพการตรวจสอบไวยากรณ ตําแหนงที่มีเสนใตสีเขียว การแกไขคําสะกด สามารถกระทําไดโดยนําเมาสไปชีที่คําที่โปรแกรมขีดเสนใตสแดง แลวคลิกปุม ้ ี ขวาของเมาส โปรแกรมจะแสดงเมนูคําทีถูกตอง ดังนี้ ่ • ถาปรากฏคําทีถูกตองในรายการ ใหนําเมาสมาชี้ทคําที่ถูกตอง แลวคลิก โปรแกรมจะแกไขคําให ่ ี่ อัตโนมัติ • ถาคําที่โปรแกรมตรวจสอบเปนคําทีถูกตอง ่ แสดงวาคํานั้นไมมีในพจนานุกรม สามารถเลือก ปฏิบัติไดดังนี้ o เลือกคําสั่ง Ignore All เพื่อละเวนการตรวจสอบ o เลือกคําสั่ง Add เพื่อเพิ่มคํานั้นลงในพจนานุกรม • สําหรับการแกไขคําทีผิดไวยากรณ ่ ซึ่งมักจะเปนคําทีมชองวางหรือใชเครื่องหมายวรรคตอน ่ ี ผิดพลาด ก็สามารถปฏิบัติไดโดย o นําเมาสมาชี้ ณ ตําแหนงที่ตองการแกไข o กดปุมขวาของเมาส แลวเลือกคําสั่งทีถูกตอง หรือแกไขดวยตนเอง ่
  14. 14. 14 บุญเลิศ อรุณพิบูลย แปลศัพท การแปลศัพท ใชคําสั่ง Tools, Language, Translate… Thesaurus การหาคําทีมีความหมายพองกัน จะใชการเลือกคําแลวเลือกคําสั่ง Tools, Language, Thesaurus… ่ รูปแบบการแสดงผลขอความภาษาอังกฤษ งานพิมพภาษาอังกฤษ มักจะเกิดขอผิดพลาด หรือความเปลี่ยนแปลงภายหลังไดโดยเฉพาะในเรื่อง ตัวอักษรแบบตัวพิมพใหญ และตัวพิมพเล็ก Word ไดเตรียมคําสั่งจัดการขอความภาษาอังกฤษ ที่เรียกวา Change Case มาให ดังนี้ • ระบายแถบสีใหกับขอมูล เลือกคําสั่ง Format, Change Case ปรากฏ Dialog Box ดังนี้ คียลดคือ ั <Shift><F3> • เลือกรายการทีตองการ ่ o Sentence Case จัดขอความตามรูปแบบที่พิมพ o Lowercase เปลี่ยนขอความใหเปนตัวพิมพเล็ก o Uppercase เปลี่ยนขอความใหเปนตัวพิมพใหญ
  15. 15. 15 o Title Case เปลี่ยนตัวอักษรตัวแรกของคํา ใหเปนตัวพิมพใหญ o Toggle Case สลับตัวพิมพเล็ก เปนตัวพิมพใหญ และตัวพิมพใหญ เปน ตัวพิมพเล็ก ระบบตรวจทานการแกไข (Review) การแกไขเอกสารหลายๆ ครั้ง ควรทําระบบตรวจทานการแกไข โดย • บันทึกไฟลที่ตองการแกไขเปนไฟลใหม เชน มีไฟลตนฉบับชื่อ word1.doc ควรบันทึกเปนไฟล  ใหม ชื่อ word1-v1.doc สําหรับการแกไขครังที่ 1 ้ • เปดไฟล word1-v1.doc แลวเขาสูระบบการแกไขดวยคําสัง Tools, Track Changes… ่ • ปรากฏแถบเครืองมือ ดังนี้ ่ • แกไขเอกสาร ซึ่งจะพบวาสวนที่มีการแกไข จะแสดงดวยสีแดง มีการขีดเสนใต หรือมีการหมาย เหตุดวย Comment รูปแสดงตัวอยางการตรวจสอบดวย Office XP • กําหนดรูปแบบการแสดงผลการแกไขโดยคลิกปุม Show จากแถบเครื่องมือ แลวเลือก คําสั่ง Options • บันทึกไฟล
  16. 16. 16 บุญเลิศ อรุณพิบูลย การตรวจสอบเอกสาร เมื่อมีการแกไขเอกสาร และตองการเปรียบเทียบกับเอกสารตนฉบับ สามารถกระทําไดโดย • เปดไฟลเอกสารที่มีการแกไข • เลือกคําสั่ง Tools, Compare and Merge Document… • เลือกไฟลเอกสารตนฉบับ • โปรแกรมจะตรวจสอบ และแสดงผลการตรวจสอบ • คลิกปุมยอมรับ หรือไมยอมรับการแกไข จากแถบเครื่องมือ ขอแนะนําเกี่ยวกับใชเครื่องหมายวรรคตอนในการพิมพเอกสาร การพิมพงาน ไมวาจะเปนโปรแกรมใดก็ตาม มักจะสรางปญหาใหกับผูพมพไดประการหนึ่งก็คือ การ ิ ตัดคํา เนื่องจากโปรแกรมไมมความสามารถในการจําแนก และแยกแยะคําไดอยางสมบูรณ โดยเฉพาะเมื่อมี ี การใชเครื่องหมายวรรคตอนผสมกับขอความ ดังนั้นเพื่อชวยใหโปรแกรมแสดงผล และตัดคําไดอยางสมบูรณ ควรทราบหลักการใชเครื่องหมายวรรคตอน ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้ • เครื่องหมายวรรคตอนในหนังสือโบราณของไทย o ฟองมัน ๏ ใชเมื่อขึ้นตนบทยอย o โคมูตร ๛ ใชเมื่อเติมทายเมื่อจบเรื่อง • ชองวาง – ควรเคาะชองวางเพียง 1 ชองเทานัน ้ • นขลิขิตหรือวงเล็บ ( ) o ใชครอมคํา หรือขอความที่ขยายใจความ หรืออฺธิบายความของคํา หรือขอความขางหนา – ควรเวนวรรค 1 ครั้งกอนเปดวงเล็บ และเวนวรรค 1 ครั้งหลังปดวงเล็บ ขอความภายใน วงเล็บควรติดกับเครื่องหมายวงเล็บเปด และเครื่องหมายวงเล็บปด เชน มาตรฐานสิ่งพิมพของ ISO (International Organization for Standardization) • อัญประกาศหรือเครื่องหมายคําพูด (“ก”) o ใชกํากับขอความทียกมาจากที่อื่น หรือกํากับคําพูด – ควรเวนวรรค 1 ครั้ง กอนเปด ่ เครื่องหมายคําพูดและเวนวรรค 1 ครั้ง หลังปดเครื่องหมายคําพูด ขอความภายใน เครื่องหมายคําพูด ควรติดกับเครื่องหมายคําพูดเปด และเครื่องหมายคําพูดปด เชน ขอความในเวนิสวานิชทีวา “อันวาความกรุณาปราณี จะมีใครบังคับก็หาไม” ่ • อัญประกาศใน หรืออัญประกาศเดี่ยว (‘d’) o ใชกรณีที่มีเครืองหมายอัญประกาศอยูแลว หรือเปนขอความที่ซอนขอความ – ควรเวนวรรค ่ 1 ครั้ง กอนเปดเครื่องหมายดและเวนวรรค 1 ครั้ง หลังปดเครื่องหมาย ขอความภายใน เครื่องหมาย ควรติดกับเครื่องหมายเปด และเครื่องหมายปด เชน “ฉันไดยินเขารองวา ‘ชวยดวย’ หลายครั้ง” • ยัตติภังค หรือเครื่องหมายขีด (-) o ใชแยกคําใหหางกัน แตแสดงถึงความเปนคําเดียวกัน หรือเนื้อหาเดียวกัน – ควรเวนวรรค  หนาและหลัง เชน 12.00 – 14.00 น. • ไมยมก (ๆ) o ใชเขียนแทนคําซ้ํา – ควรอยูติดกับขอความ หลังเครื่องหมายไมยมก เวนวรรค 1 ครั้ง เชน  เมื่อจบการแขงขัน ตางก็รองวามาดําชนะๆ เสียงกระหึมมาก ่ • จุลภาคหรือจุดลูกน้ํา (,) o ใชคั่นคํา ขอความ บอกเวนวรรคตอนในประโยคเดียวกัน – ติดกับขอความขางหนา และเวน วรรค 1 ชองหลังเครื่องหมาย เชน เทคนิคการพิมพงาน, การจัดหนากระดาษ, การใชวรรคตอน และอื่นๆ เปนหัวขอที่ควรศึกษา o ใชกับจํานวนเลข เพื่อคั่นหลักทีละ 3 หลัก – ติดกับตัวเลขหนา และไมตองเวนวรรคหลัง เครื่องหมาย เชน 10,000 200,000 15,000,000
  17. 17. 17 • อัฒภาคหรือจุดครึ่ง (;) o ใชแยกประโยคเปรียบเทียบ คันระหวางประโยคเพื่อแสดงความตอเนื่องของประโยค แบงคํา ่ ขอความ หรือกลุมตัวเลขที่มีเครื่องหมายจุลภาคออกเปนสวนเปนตอนใหเห็นชัดเจนขึ้น หรือ ใชคั่นคําในรายการที่มจํานวนมากๆ เพื่อแยกเปนกลุมๆ – ติดกับขอความขางหนา และเวน ี วรรค 1 ชองหลังเครื่องหมาย เชน กรมวิชาการ, กรมอาชีวศึกษา ในกระทรวงศึกษาธิการ; กรมวิชาการเกษตร ในกระทรวง เกษตรและสหกรณ • ทวิภาค หรือจุดคู (:) o ใชบอกความหมายแทนคํา – ควรอยูติดกับขอความ หลังเครื่องหมายควรเวนวรรค 1 ครั้ง  เชน กฤษณา: กฤษณาสอนนอง แบบเรียนกวีนิพนธ o ใชแสดงมาตราสวน อัตราสวน สัดสวน – ควรอยูติดกับขอความ ไมตองเวนวรรคหลัง เครื่องหมาย เชน มาตราสวน 1:1000 อัตราสวน 1:2 • ไปยาลนอย (ฯ) o ใชละคําที่รจักกันดีแลว หรือคํายาว – อยูติดกับขอความ หลังเครื่องหมายเวนวรรค เชน ู โปรดเกลาฯ อานวา โปรดเกลาโปรดกระหมอม ยกเวนใช ฯพณฯ ไมตองเวนวรรคหลังเครื่องหมายตัวแรก • ไปยาลใหญ (ฯลฯ) o ใชละคํา หรือขอความสวนใหญที่นํามาอธิบายรวมกัน – เวนวรรคหนาและหลัง การใชงาน เชน ในน้ํามีปลาชอน ปลาดุก ปลาหมอ ฯลฯ และในสวนก็มทุเรียน มังคุด ฯลฯ ี • มหัพภาค หรือจุด (.) o ใชบอกการจบประโยค หรือจบความ กํากับหัวขอ กํากับอักษรยอ – อยูติดกับขอความ หลัง เครื่องหมายเวนวรรค เชน ขอ 1. ภาษาไทยคือภาษาทีมีลักษณะอยางไร ่ ก. ภาษาคําโดด ข. ภาษาที่มีเสียงควบกล้ํา • วิสัชภาค (:-) o ใชกํากับหลังคํา “ดังนี” , “ดังตอไปนี้” โดยรายการที่ตอทายใหขึ้นบรรทัดใหม – ใหพิมพ ้ ติดตอกับขอความขางหนา เชน คณะกรรมการประกอบดวยผูแทนหนวยงานดังตอไปนี้:-  กรมวิชาการ กรมสามัญศึกษา กรมอาชีวศึกษา
  18. 18. 18 บุญเลิศ อรุณพิบูลย การจัดยอหนาดวยแถบไมบรรทัด ถาคุณตองพิมพงานโดยยอหนาบรรทัดแรกของแตละพารากราฟ ดวยการกดปุม <Tab> ทุกครั้ง ถา คุณจบการพิมพระยะกั้นหลังดวยการกดปุม <Enter> แสดงวาคุณยังใชความสามารถในการพิมพของ Microsoft Word ไมเต็มประสิทธิภาพ และกอปญหาในการจัดแตง หรือการตัดคํา ปญหาเหลานี้แกไขไดงาย ดวยแถบไมบรรทัด (Ruler Line) แถบไมบรรทัดของโปรแกรมตางๆ จะมีปุมควบคุมการตั้งยอหนา ระยะกั้นซาย และระยะกั้นหลัง ซึ่ง ชวยอํานวยความสะดวกในการหนาเอกสาร หากโปรแกรมใดไมมีแถบไมบรรทัด สามารถเปดใชงานไดจาก คําสั่ง View, Show Ruler ปุมควบคุมกั้นหนาบรรทัดแรก ปุมควบคุมระยะกั้นหลัง ปุมควบคุมกั้นหนาบรรทัดที่ 2 เปนตนไป การพิมพเอกสารที่มีการยอหนาบรรทัดแรกของแตละพารากราฟ กระทําไดโดยนําเมาสไปชีที่ปุม ้ ควบคุมกั้นหนาบรรทัดแรก แลวกดปุมเมาสคางไว ลากเมาส เพื่อเลื่อนปุมควบคุมกั้นหนาบรรทัดแรกไปปลอย  ณ ระยะที่ตองการ เชน 0.5 นิ้ว หมายเหตุ หนวยของไมบรรทัด สามารถปรับเปลียนไดโดยเลือกคําสั่ง Tools, Options ่ จากนั้นคลิกที่ บัตรรายการ General เปลี่ยนคาหนวยไมบรรทัดจากรายการ Measurement units: ตัวอยางงานพิมพแบบยอหนาบรรทัดแรก หมายเหตุ การกําหนดยอหนาแบบบรรทัดแรก สามารถใชคําสั่ง Format, Paragraph… และ กําหนดคาจากรายการ
  19. 19. 19 ตัวอยางงานพิมพแบบยอหนาบรรทัดแรก และกั้นหลัง หมายเหตุ การกําหนดระยะกั้นหลังสามารถใชคําสั่ง Format, Paragraph… และกําหนดคาจาก รายการ ตัวอยางงานพิมพแบบกําหนดระยะกั้นหนา หมายเหตุ การกําหนดระยะกั้นหนาสามารถใชคําสั่ง Format, Paragraph… และกําหนดคาจาก รายการ ตัวอยางงานพิมพแบบยอหนาลอย (Hanging) หมายเหตุ การกําหนดยอหนาลอยสามารถใชคาสั่ง Format, ํ Paragraph… และกําหนดคาจาก รายการ
  20. 20. 20 บุญเลิศ อรุณพิบูลย หนากระดาษ กระดาษที่ใชพมพงานมีหลายขนาด และการสรางเอกสารงานพิมพก็มีรูปแบบ ขอกําหนดหลากหลาย ิ แบบ แตละแบบก็มีลักษณะการวางเนื้อความ ขอกําหนดเกี่ยวกับระยะขอบกระดาษ แนวการพิมพ ทีแตกตาง ่ กันออกไป ดังนั้นกอนเริ่มพิมพงานใด ๆ ควรกําหนดคาติดตังเกี่ยวกับกระดาษดวยคําสั่ง File, Page Setup… ้ รูปแสดงรายการกําหนดคาติดตั้งกระดาษ เทคนิคการจัดหนากระดาษ • การสรางเอกสารแบบพิมพหนา, หลังในแผนเดียวกัน จะตองกําหนดคา Mirror margins จาก บัตรรายการ Margins ของคําสั่ง File, Page Setup… • กําหนดหัวกระดาษ, ทายกระดาษ และเลขหนาแตกตางกันระหวางหนาแรก, หนาคู และหนาคี่ ใหเลือกรายการ Difference odd and even และ Difference first page จากบัตรรายการ Layout ของคําสั่ง File, Page Setup… การจัดทําเอกสารตํารา สํานักพิมพตางๆ จะใชคากําหนดดังตาราง ประเภทสิ่งพิมพ ชื่อเรียก ขนาดหนังสือ พื้นทีพิมพ ่ (กวาง x ยาว :ซม.) (กวาง x ยาว :ซม.) เอกสารประกอบการสัมมนา ISO A4 20.5 x 29 16 x 23.5 ตําราออกแบบ ตําราวาดภาพ ตําราทั่วไป วารสารวิชาการ แปดหนายก 19 x 26 14.5 x 21 คูมือคอมพิวเตอร แปดหนายกพิเศษ 19 x 24 13.5 x 19 หนังสืออานทั่วไป ISO A5 14.5 x 21 11 x 17 ตําราตางประเทศ เรื่องสั้น หนังสืออานประกอบ สิบหกหนายก 13 x 18.5 10 x 14 หมายเหตุ แปดหนายก หมายถึง การพิมพที่ใชกระดาษขนาด 31 x 43 นิ้ว พิมพดานละ 4 หนา 2 ดานรวม 8 หนา หนา 1, 4, 5, 8 อยูดานหนึ่ง หนา 2, 3, 6, 7 อยูอีกดานหนึ่ง
  21. 21. 21 การจัดแนวกระดาษ โดยปกติเมื่อกําหนดหนากระดาษเปนแนวตั้ง หรือแนวนอน เอกสารทุกหนาก็จะมีแนวกระดาษแบบ เดียวกันทั้งหมด แตในการทํางานจริงจะพบวาเอกสารแตละหนาจะมีการจัดแนวกระดาษแตกตาง หรือ ผสมผสานกันไป เชน หนาที่ 1 – 5 อาจจะจัดแนวเปนแนวตั้ง แตพอขึ้นหนาที่ 6 - 8 เนื้อหาที่นําเสนอเปน รายการหลายคอลัมน จําเปนตองนําเสนอในแนวนอน และกลับมาเปนแนวตั้งอีกครั้งในหนาที่ 9 เปนตนไป ถา เปนการสรางเอกสารแบบเดิม มักจะใชวิธีการแยกไฟลเปน 2 ไฟล ซึ่งไมสะดวกตอการใชงานและแกไข Microsoft Word ไดเตรียมความสามารถที่เรียกวา “ตอน” หรือ Section เพื่อควบคุมการจัดแนวหนากระดาษ รวมถึงลักษณะของหัวกระดาษ ทายกระดาษ เลขหนาใหแตกตางออกไปได รูปแสดงสัญลักษณ “ตอน” หรือ Section บน Status Bar ดวยคําวา Sec • การจัดแนวหนากระดาษ ขณะสรางเอกสารใหม ใหขึ้นตอนใหม ดวยคําสั่ง แทรก, ตัวแบง, หนา ถัดไป หรือ Insert, Break, Next Page ทั้งนี้จะตองระวังไมใหขนหนาใหมโดยการพิมพ ึ้ หรือการกดปุม <Enter>  ตอนที่ 1 ตอนที่ 2 • กําหนดลักษณะของหนากระดาษดวยคําสั่ง File, Page Setup…
  22. 22. 22 บุญเลิศ อรุณพิบูลย เตรียมเอกสารเพื่อสั่งพิมพ เมื่อจัดเตรียม ตกแตง เอกสารเสร็จแลว ขั้นตอนตอไปก็คือ การพิมพเอกสารที่ไดจัดเตรียม ออกทาง เครื่องพิมพ เพื่อลงในกระดาษ แผนใส โดยวิธีในการสั่งพิมพเอกสาร มีดวยกัน 3 วิธี ไดแก วิธที่ 1 เหมาะกับการสั่งพิมพเอกสารครั้งแรก หรือตองการตรวจสอบลักษณะเอกสารกอนสั่งพิมพจริง ี เลือกคําสั่ง File, Print Preview หรือคลิกเมาสที่ไอคอน • ตรวจสอบลักษณะการวางหนากระดาษ ลักษณะขอความ และความถูกตองของเอกสาร • คลิกเมาสที่ไอคอนตอไปนี้ เพื่อทํางานตามตองการ ปดหนาตาง Preview สั่งพิมพเอกสารทั้งหมด กรณีที่เอกสารเกินหนาไป ไมกี่บรรทัดสามารถคลิก ที่ไอคอนนี้ เพื่อชวยจัด ใหเอกสารทั้งหมดมาอยู รวมกันในหนาเดียวกัน โดยโปรแกรมจะปรับ ขนาดตัวอักษร ระยะ ระหวาง บรรทัดใหโดย อัตโนมัติ วิธที่ 2 เหมาะสําหรับงานเอกสารที่เคยผานคําสั่ง File, Print Preview เพื่อตรวจสอบเอกสารมาแลว ี หรือใชกับการสังพิมพเอกสารแบบเรงดวน เพราะผลจากการสั่งพิมพวิธีนี้ จะไดเอกสารทั้งหมดออกมา ไม ่ สามารถกําหนดหนาที่ตองการได การสั่งพิมพแบบนี้ ใหคลิกเมาสที่ไอคอน
  23. 23. 23 วิธที่ 3 เปนการสั่งพิมพแบบกําหนดรายละเอียดเพิ่มเติม ไดแก จํานวนชุด, หนาที่จะพิมพ, สิ่งที่ ี ตองการพิมพ รวมถึงความเขม หรือความคมชัดของเอกสาร โดยเลือกคําสั่ง File, Print จะปรากฏ Dialog Box ดังนี้ รายละเอียดของขอกําหนดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการพิมพ Print What : เลือกสิ่งที่ตองการสั่งพิมพ รายการจะเปลี่ยนไปตามลักษณะการใชงาน เอกสาร เชน อาจจะมี Comment, Reviews เปนตน Copies : จํานวนชุดทีตองการสั่งพิมพ ่ Page Range : ชวงในการสั่งพิมพ ไดแก - All สั่งพิมพทุกหนาของเอกสาร - Current Page สั่งพิมพเฉพาะหนาที่ Cursor อยู - Pages สั่งพิมพหนาทีระบุ โดยสามารถระบุไดดังนี้ ่ หนาที่ 1 - 5 ใหระบุ 1-5 หนา 1, 3 และ 8 ใหระบุ 1,3, 8 หนา 1, 3 และ 8 - 10 ใหระบุ 1,3, 8-10
  24. 24. 24 บุญเลิศ อรุณพิบูลย ตกแตงเอกสารดวยกราฟก เอกสารใดๆ ก็ตามถามีรูปภาพประกอบดวย จะดึงดูดความสนใจผูอาน ผูพบเห็นไดมากกวาเอกสารที่  มีแตขอความลวนๆ Word ไดเตรียมรูปภาพ และคําสั่งนําเขารูปภาพจากโปรแกรมอื่น เพื่อนํามาใชประกอบ เอกสาร การนําเขารูปภาพ • นําตัวชีตําแหนงไปวางไว ณ ตําแหนงทีตองการวางรูปภาพ ้ ่ • เลือกคําสั่ง Insert, Picture • เลือกลักษณะของภาพที่นํามาใชงาน • Clip Art… ภาพสําเร็จของ Microsoft Office • From File… ไฟลภาพจากแหลงอื่นๆ การเลือกภาพจาก Clip Art • นําตัวชีตําแหนงไปวางไว ณ ตําแหนงทีตองการวางรูปภาพ ้ ่ • เลือกคําสั่ง Insert, Picture, Clip Art… • เมื่อเลือกรายการ Clip Art จะปรากฏกรอบทํางาน ดังนี้ • พิมพคําคน (Keyword) เพื่อคนหาภาพ ในรายการ Search text: แลวกดปุม E • โปรแกรมจะคนภาพ และแสดงผล ดังนี้ • คลิกเลือกภาพที่ตองการ แลวลากมาปลอยบนหนาเอกสาร
  25. 25. 25 การนําภาพจากแหลงอื่นๆ มาใชงาน • นําตัวชีตําแหนงไปวางไว ณ ตําแหนงทีตองการวางรูปภาพ ้ ่ • เลือกคําสั่ง Insert, Picture, From File… ปรากฏกรอบโตตอบ ดังนี้ • เลือกไดรฟ และโฟลเดอรภาพจากรายการ Look in : • เลือกรูปภาพทีตองการ ่ • กดปุม Insert เมื่อตองการภาพที่เลือกไว จัดการเกี่ยวกับรูปภาพ เลือกรูปภาพ • ชี้เมาสไปยังรูปที่ตองการ แลวคลิกเมาส 1 ครัง จะปรากฏจุดรอบรูปภาพ เรียกวา Handle ้ • การยกเลิกการเลือกรูป ใหคลิกเมาส นอกรูปภาพ HANDLE รูปภาพปกติ รูปภาพที่ถูกเลือก ลบรูปภาพ • เลือกรูปภาพ • กดปุม = ยอ - ขยายรูปภาพ • เลือกรูปภาพ • ชี้เมาสไปที่จด Handle ใด ๆ ุ • Drag เมาสใหไดรูปตามขนาดที่ตองการ
  26. 26. 26 บุญเลิศ อรุณพิบูลย เลื่อนตําแหนง • เลือกรูปภาพ • ชี้เมาสไปบนภาพ • Drag เมาสใหไดตําแหนงที่ตองการ ปุมเครื่องมือจัดการรูปภาพ ถานําเมาสไปคลิกที่ภาพใดๆ จะพบวามีแถบเครื่องมือ1 ชุด คือ แถบเครื่องมือ Picture โดยมีปุมสําคัญ คือ Insert Picture นําภาพอื่นมาใสเพิ่มในเอกสาร Image Control ควบคุมลักษณะของภาพ ไดแก สีตามภาพ (Automatic), สีโทนขาวดํา, สีขาวดํา และสีออนแบบลายน้า ํ ชุดควบคุมเกี่ยวกับความเขม ความสวาง ความคมชัดของภาพ Crop Picture ใชในการตัดภาพ วิธีการใชไดแก o คลิกทีภาพที่ตองการตัด ่  o คลิกปุมเครื่องมือ Crop Picture o เมาสจะเปลียนรูปรางเปนสัญลักษณ ่ o นําเมาสไปชีที่ Handle ณ ตําแหนงทีตองการตัดภาพ เชน หากตองการตัดภาพ ้ ่ ดานขวา ก็นําเมาสไปชีที่ Handle ดานขวาของภาพดวย ้ o กดเมาสคางไว แลวลากเมาสเขาไปในภาพ จะพบวาภาพสวนนั้นจะหายไป  o การคืนสภาพของภาพ ใหลากเมาสกลับออกมา Rotate Left หมุนภาพ Line Style ใสเสนลักษณะตางๆ รอบภาพ Compress Picture ปรับคุณภาพของภาพ เมื่อคลิกจะปรากฏตัวเลือกดังนี้
  27. 27. 27 Text Wrapping การจัดวางภาพกับขอความ Format Picture/Object เปดบัตรสั่งงาน Set transparent color กําหนดพื้นภาพโปรงใส Reset Picture คืนสภาพของภาพกลับสูคาเดิม  สรางภาพกราฟก นอกจากนําภาพมาตกแตงเอกสารแลว ยังสามารถสรางงานกราฟกแบบงายๆ ไดดวยตนเอง โดย โปรแกรมไดเตรียมปุมเครื่องมือเกี่ยวกับภาพกราฟกพื้นฐานไวในแถบเครื่องมือ Drawing ซึ่งมักจะแสดงไว ดานลางของหนาตางโปรแกรม เทคนิค • ดับเบิลคลิกเครืองมือ เพื่อวาดหลายๆ ครั้ง ่ ตอเนื่อง หยุดดวยการกดปุม <Esc>  • กด <Shfit> ขณะวาด เพื่อกําหนดใหเปนเสน เรียบ, สี่เหลียมจัตุรส หรือวงกลม ่ ั • กด <Ctrl> ขณะวาด เพื่อกําหนดใหจุดเริมตน ่ ของภาพ เปนจุดศูนยกลาง • เลือกวัตถุหลายๆ ชิ้นไดดวยปุม <Shift> หรือ  <Ctrl> • คําสั่งควบคุมตางๆ อยูในปุม Draw • แตละปุมมีคําสังยอยภายใน  ่
  28. 28. 28 บุญเลิศ อรุณพิบูลย อักษรศิลป • คลิกปุม ปรากฏตัวเลือกอักษรศิลป • พิมพขอความ • ปรับแตงแกไขใหคลิกเลือกปรากฏตัวเลือกดังนี้ กราฟ การสรางกราฟมีไดหลายวิธี เชน การคัดลอกกราฟจาก Microsoft Excel, การสรางกราฟจากคําสั่ง Insert, Picture, Chart… ซึ่งจะปรากฏจอภาพปอนขอมูลกราฟ และตัวอยางกราฟ รวมทั้งเมนูคําสั่ง Chart บนแถบคําสั่ง Datasheet สําหรับปอน ขอมูลเพื่อสรางกราฟ คลิกขวาที่แถว หรือ คอลัมน เพื่อปอนคําสั่ง ควบคุมตารางขอมูล
  29. 29. 29 ตาราง (Table) ตารางจะเปนสวนประกอบทีสาคัญอีกสวนหนึงของเอกสาร Word ไดเตรียมคําสั่งสรางตารางไวพรอม ่ ํ ่ สําหรับผูใช โดยมีวิธีการสรางตาราง ดังนี้  • คลิกที่ไอคอนสรางตาราง (Insert Table) หรือเรียกใชคําสั่ง Table, Insert Table… ปรากฏ Dialog Box กําหนดขนาดตาราง • กําหนดขนาดตารางที่ตองการ • ปรากฏตารางจอภาพ สวนประกอบของตาราง • แถวในแนวตั้ง เรียกวา Column • แถวในแนวนอน เรียกวา Row • ชองในตาราง เรียกวา Cell • Cursor ใน Cell เรียกวา Cell Pointer การพิมพขอมูลในตาราง • การพิมพขอมูลใน Cell โดยใชตําแหนงแท็ป ใหกดปุม <Ctrl><Tab> • การกดปุม <Enter> ใน Cell ใด จะเปนการเพิมจํานวนบรรทัดใหกับ Cell ่ การเลือกแถว • Mouse Pointer อยูหนาแถวทีตองการ (สังเกตเปนรูปลูกศรเฉียงขวา) ่ • คลิกเมาส หรือ Drag เมาส เพื่อเลือกแถวตามที่ตองการ การเลือกคอลัมน • Mouse Pointer อยูเหนือคอลัมนที่ตองการ (สังเกตเปนรูปลูกศรชีลงสีดํา) ้ • คลิกเมาส หรือ Drag เมาส เพื่อเลือกคอลัมนตามที่ตองการ การเลือก Cell • Mouse Pointer ชี้ใน Cell ที่ตองการ (ชิดขอบซายของ Cell สังเกตไดวา Mouse Pointer  เปลี่ยนรูปรางเปนลูกศรเฉียงขวาสีดํา) • คลิกหรือ Drag เมาส เพื่อเลือก Cell ตามทีตองการ ่  การลบแถว, คอลัมน, ตาราง • เลือกแถว (หรือคอลัมน) ทีตองการลบ ่  • เลือกคําสั่ง Table, Delete… การแทรกแถว, คอลัมน, ตาราง • Cell Pointer อยูในแถวที่ตองการแทรก • เลือกคําสั่ง Table, Insert…
  30. 30. 30 บุญเลิศ อรุณพิบูลย ตัวเลขลําดับอัตโนมัติ ลําดับที่ ชื่อ นามสกุล กณพ ทองดี วิใจ ยินดี เติมลําดับดวยการเลือกเซลล แลวคลิก การจัดเรียงขอมูลในตาราง เลือกคอลัมนทตองการจัดเรียง แลวเลือกคําสั่ง Table, Sort… ี่ คํานวณในตาราง ขอมูล 1 ขอมูล 2 รวม หนวยงาน 1 50000 800000 หนวยงาน 2 65000 344342 รวม คลิกในเซลล เลือกคําสั่ง Formula… ปอนสูตรคํานวณ หรือ เลือกฟงกชันคํานวณและรูปแบบการแสดงผล ฟงกชันคํานวณ • ABS(x) หาคาสัมบูรณ • AVERAGE( ) หาคาเฉลี่ย • COUNT( ) นับจํานวนขอมูล • INT(x) หาคาจํานวนเต็ม • MIN( ) หาคานอยทีสุด่ • MAX( ) หาคามากทีสุด ่ • MOD(x,y) หาเศษจากผลหาร • PRODUCT( ) หาคาผลคูณ • ROUND(x,y) การปดเศษ • SUM( ) หาผลรวม

×