Microsoft Word

5,330 views

Published on

งานพิมพ์คุณภาพด้วย Microsoft Word

Published in: Education, Technology, Business
0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
5,330
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
27
Actions
Shares
0
Downloads
153
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Microsoft Word

  1. 1. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 1 มาตรฐานของงานพิมพ การสรางเอกสารงานพิมพดวยโปรแกรมประมวลผลคํา (Word Processor) และซอฟตแวร  อื่นๆ ในลักษณะเดียวกัน เปนหัวใจของการทํางานในยุคสังคมเทคโนโลยีสารสนเทศไปเสียแลว แต ทวาปญหาที่ตามมาของการสรางเอกสารเหลานี้ ก็คือ “มาตรฐาน” และ “คุณภาพ” ของงานพิมพ หลายๆ งานพิมพที่สรางแลว เมื่อนํามาปรับแกไข จะพบวารูปแบบการจัดหนากระดาษถูก เปลี่ยนแปลง จนบางครั้งอยูในสภาพ “เละ” บางเอกสารก็จําเปนตองทําสารบัญ แตเมื่อปรับปรุง  เพิ่มเติมแกไข ก็จะตองมาปรับปรุงแกไขสารบัญ หรือดัชนีคํา อันเปนภาระมาก แมกระทั่งบางครั้งผู พิมพหรือผูสรางเอกสาร ก็จาไมไดวากอนหนานี้ใชฟอนตอะไร ตัวอักษรขนาดเทาใด ในการทํา ํ หัวขอ หรือหัวเรื่อง ปญหาดังกลาว เกิดจากการที่ผูใชงานโปรแกรมประมวลผลคํา ยังไมทราบ ฟงกชนการทํางานในการสรางเอกสารที่เปนคุณภาพ และไมไดสราง “มาตรฐาน” การสรางงาน ั พิมพในสํานักงาน ตัวอยางปญหาของงานพิมพที่พบกันบอยๆ รูปแสดงปญหาเกี่ยวกับแบบอักษรภาษาอังกฤษ และภาษาไทย ไมเปนไปในระบบเดียวกัน รูปแสดงปญหาเกิดจากการใชเครื่องหมายวรรคตอนผิด (คําที่มีเสนใตสีเขียว) เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพท่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย ี
  2. 2. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 2 รูปแสดงการเปลี่ยนขนาดกระดาษ หรือขอบกระดาษที่สงผลใหการจัดหนาเอกสารผิดพลาด หนากระดาษ กระดาษที่ใชพิมพงานมีหลายขนาด และการสรางเอกสารงานพิมพกมรูปแบบ ขอกําหนด ็ี หลากหลายแบบ แตละแบบก็มีลักษณะการวางเนื้อความ ขอกําหนดเกียวกับระยะขอบกระดาษ ่ แนวการพิมพ ที่แตกตางกันออกไป ดังนั้นกอนเริ่มพิมพงานใดๆ ควรกําหนดคาติดตั้งเกียวกับ ่ กระดาษดวยคําสั่ง File, Page Setup… รูปแสดงรายการกําหนดคาติดตั้งกระดาษ หมายเหตุ กําหนดหัวกระดาษ, ทายกระดาษ และเลขหนาแตกตางกันระหวางหนาแรก, หนาคู และ หนาคี่ ใหเลือกรายการ Difference odd and even และ Difference first page จากบัตรรายการ Layout ของคําสั่ง File, Page Setup… เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพท่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย ี
  3. 3. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 3 การจัดแนวกระดาษ โดยปกติเมื่อกําหนดหนากระดาษเปนแนวตั้ง หรือแนวนอน เอกสารทุกหนาก็จะมีแนว กระดาษแบบเดียวกันทั้งหมด แตในการทํางานจริงจะพบวาเอกสารแตละหนาจะมีการจัดแนว กระดาษแตกตาง หรือผสมผสานกันไป เชน หนาที่ 1 – 5 อาจจะจัดแนวเปนแนวตั้ง แตพอขึ้นหนาที่ 6 - 8 เนื้อหาที่นําเสนอเปนรายการหลายคอลัมน จําเปนตองนําเสนอในแนวนอน และกลับมาเปน แนวตั้งอีกครั้งในหนาที่ 9 เปนตนไป ถาเปนการสรางเอกสารแบบเดิม มักจะใชวธีการแยกไฟลเปน ิ 2 ไฟล ซึ่งไมสะดวกตอการใชงานและแกไข Microsoft Word ไดเตรียมความสามารถที่เรียกวา “ตอน” หรือ Section เพื่อควบคุมการจัดแนวหนากระดาษ รวมถึงลักษณะของหัวกระดาษ ทาย กระดาษ เลขหนาใหแตกตางออกไปได รูปแสดงสัญลักษณ “ตอน” หรือ Section บน Status Bar ดวยคําวา Sec การจัดแนวหนากระดาษ ขณะสรางเอกสารใหม ใหขึ้นตอนใหม ดวยคําสั่ง แทรก, ตัวแบง, หนาถัดไป หรือ Insert, Break, Next Page ทั้งนี้จะตองระวังไมใหขนหนาใหมโดยการพิมพ หรือ ึ้ การกดปุม E ตอนที่ 1 ตอนที่ 2 จากนั้นกําหนดลักษณะของหนากระดาษดวยคําสั่ง File, Page Setup… เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพท่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย ี
  4. 4. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 4 หลักการพิมพงาน การควบคุมเอกสารตั้งแตขั้นตอนการสรางเอกสาร ก็มีสวนสําคัญตอการจัดทําระบบสืบคน เอกสารไดเชนกัน • กําหนดฟอนตมาตรฐานของสํานักงาน เชนใชฟอนต AngsanaNEW ขนาด 16 point ดวยคําสั่ง Format, Font… แลวกําหนดคาฟอนตจากรายการ Latin text font และ Complex scripts ใหตรงกัน จากนั้นคลิกปุม Default เพื่อกําหนดใหเปนคาติดตั้ง  ตลอดไป • การพิมพเนื้อหา ใหพิมพไปเรื่อยๆ ไมตองกดปุม E เมื่อถึงจุดสิ้นสุดบรรทัด เพราะ โปรแกรมจะตัดคําขึ้นบรรทัดใหมใหอัตโนมัติ กดปุม E เมื่อจบหัวเรื่อง พารากราฟ หรือขึ้นบรรทัดใหม (บรรทัดวาง) • การขึ้นบรรทัดใหม โดยใหเปนขอความในพารากราฟเดิม ใหกดปุม SE • การยอหนา ใชปุม T (หรือคําสั่ง TAB หรือคําสั่งจัดยอหนา) และระยะกระโดดของ • TAB สามารถปรับเปลี่ยนได การยอหนาในตาราง หรือโหมดพิเศษ ใหใชปุม CT • ไมควรเคาะชองวางระหวางคํามากกวา 1 ชอง • เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพท่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย ี
  5. 5. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 5 • งานพิมพบน Word จะมีสัญลักษณบางอยางที่ไมแสดงผลในสภาพปกติ เรียกวา “Nonprinting Character” เชน เครืองหมายจบพารากราฟ (paragraph mark) ่ เครื่องหมายขึนบรรทัดใหม (Line-Break Character) ซึ่งสามารถควบคุมใหแสดง ้ หรือไมตองแสดงโดยใชปุม Show/Hide • สัญลักษณการกดปุม <Enter> สัญลักษณการกดปุม <Tab> สัญลักษณการกดปุม <Shift><Enter> • ฟอนตบางฟอนตไมแสดงอักขระ แตจะแสดงเปนรูปภาพ เรียกวา ฟอนตสญลักษณ ซึ่ง ั ไดแกฟอนต Wingdings, Webding, Symbol เรียกใชงานดวยคําสั่ง Insert, Symbol… • การเวนบรรทัดใหมากกวาปกติเพื่อใหเกิดความสบายตา เชนรายงานการประชุมตางๆ สามารถใชคําสั่ง คือ Format, Paragraph, Line spacing คําที่มักพิมพผิด/ศัพทบัญญัติ คําที่มักพิมพผิด คําถูก คําศัพท ศัพทบัญญัติ ซอฟทแวร ซอฟตแวร World Wide Web เวิลดไวดเว็บ เว็ป, เวป, เวบ เว็บ Browser เบราวเซอร อินเตอรเน็ต, อินเทอรเน็ท อินเทอรเน็ต Cursor ตัวชี้ตําแหนง คลิ๊ก คลิก Globalization โลกาภิวัตน กราฟฟก กราฟก Video วีดิทัศน อางอิงจาก ราชบัณฑิตยสถาน http://www.royin.go.th/ เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพท่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย ี
  6. 6. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 6 เครื่องหมายวรรคตอน ปญหาสําคัญสําหรับผูพิมพงานเอกสารดวยโปรแกรมประมวลผลคําทุกโปรแกรมก็คือ การ ตัดคําภาษาไทย เนื่องจากภาษาไทยมีคําลักษณะเฉพาะหลากหลายรูปแบบ รวมทั้งเครื่องหมายวรรค ตอน ทําใหโปรแกรมตัดคําผิดพลาดไดงาย สําหรับการใชเครื่องหมายวรรคตอนตางๆ ควรยึด หลักเกณฑตอไปนี้ เพื่อชวยใหระบบตัดคําไดอยางถูกตอง สวยงาม • เครื่องหมายวรรคตอนในหนังสือโบราณของไทย o ฟองมัน ๏ ใชเมื่อขึ้นตนบทยอย o โคมูตร ๛ ใชเมื่อเติมทายเมื่อจบเรื่อง • ชองวาง – ควรเคาะชองวางเพียง 1 ชองเทานั้น • นขลิขิตหรือวงเล็บ ( ) o ใชครอมคํา หรือขอความที่ขยายใจความ หรืออฺธิบายความของคํา หรือขอความขางหนา – ควรเวนวรรค 1 ครั้งกอนเปดวงเล็บ และเวนวรรค 1 ครั้งหลังปดวงเล็บ ขอความภายในวงเล็บ ควรติดกับเครื่องหมายวงเล็บเปด และเครื่องหมายวงเล็บปด เชน มาตรฐานสิ่งพิมพของ ISO (International Organization for Standardization) • อัญประกาศหรือเครื่องหมายคําพูด (“ก”) o ใชกํากับขอความที่ยกมาจากที่อื่น หรือกํากับคําพูด – ควรเวนวรรค 1 ครั้ง กอนเปด เครื่องหมายคําพูดและเวนวรรค 1 ครั้ง หลังปดเครื่องหมายคําพูด ขอความภายในเครื่องหมาย คําพูด ควรติดกับเครื่องหมายคําพูดเปด และเครื่องหมายคําพูดปด เชน ขอความในเวนิสวานิชที่วา “อันวาความกรุณาปราณี จะมีใครบังคับก็หาไม” • อัญประกาศใน หรืออัญประกาศเดี่ยว (‘d’) o ใชกรณีที่มีเครื่องหมายอัญประกาศอยูแลว หรือเปนขอความที่ซอนขอความ – ควรเวนวรรค 1 ครั้ง กอนเปดเครื่องหมายดและเวนวรรค 1 ครั้ง หลังปดเครื่องหมาย ขอความภายใน เครื่องหมาย ควรติดกับเครื่องหมายเปด และเครื่องหมายปด เชน “ฉันไดยินเขารองวา ‘ชวยดวย’ หลายครั้ง” • ยัตติภังค หรือเครื่องหมายขีด (-) o ใชแยกคําใหหางกัน แตแสดงถึงความเปนคําเดียวกัน หรือเนื้อหาเดียวกัน – ควรเวนวรรคหนา และหลัง เชน 12.00 – 14.00 น. • ไมยมก (ๆ) o ใชเขียนแทนคําซ้ํา – ควรอยูติดกับขอความ หลังเครื่องหมายไมยมก เวนวรรค 1 ครั้ง เชน เมื่อจบการแขงขัน ตางก็รองวามาดําชนะๆ เสียงกระหึ่มมาก เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพท่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย ี
  7. 7. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 7 • จุลภาคหรือจุดลูกน้ํา (,) o ใชคั่นคํา ขอความ บอกเวนวรรคตอนในประโยคเดียวกัน – ติดกับขอความขางหนา และเวน วรรค 1 ชองหลังเครื่องหมาย เชน เทคนิคการพิมพงาน, การจัดหนากระดาษ, การใชวรรคตอน และอื่นๆ เปนหัวขอที่ควรศึกษา o ใชกับจํานวนเลข เพื่อคั่นหลักทีละ 3 หลัก – ติดกับตัวเลขหนา และไมตองเวนวรรคหลัง เครื่องหมาย เชน 10,000 200,000 15,000,000 • อัฒภาคหรือจุดครึ่ง (;) o ใชแยกประโยคเปรียบเทียบ คั่นระหวางประโยคเพื่อแสดงความตอเนื่องของประโยค แบงคํา ขอความ หรือกลุมตัวเลขที่มีเครื่องหมายจุลภาคออกเปนสวนเปนตอนใหเห็นชัดเจนขึ้น หรือ ใชคั่นคําในรายการที่มีจํานวนมากๆ เพื่อแยกเปนกลุมๆ – ติดกับขอความขางหนา และเวน วรรค 1 ชองหลังเครื่องหมาย เชน กรมวิชาการ, กรมอาชีวศึกษา ในกระทรวงศึกษาธิการ; กรมวิชาการเกษตร ในกระทรวง เกษตรและสหกรณ • ทวิภาค หรือจุดคู (:) o ใชบอกความหมายแทนคํา – ควรอยูติดกับขอความ หลังเครื่องหมายควรเวนวรรค 1 ครั้ง เชน กฤษณา: กฤษณาสอนนอง แบบเรียนกวีนิพนธ o ใชแสดงมาตราสวน อัตราสวน สัดสวน – ควรอยูติดกับขอความ ไมตองเวนวรรคหลัง เครื่องหมาย เชน มาตราสวน 1:1000 • ไปยาลนอย (ฯ) o ใชละคําที่รูจักกันดีแลว หรือคํายาว – อยูติดกับขอความ หลังเครื่องหมายเวนวรรค เชน โปรดเกลาฯ อานวา โปรดเกลาโปรดกระหมอม ยกเวนใช ฯพณฯ ไมตองเวนวรรคหลังเครื่องหมายตัวแรก • ไปยาลใหญ (ฯลฯ) o ใชละคํา หรือขอความสวนใหญที่นํามาอธิบายรวมกัน – เวนวรรคหนาและหลัง การใชงาน เชน ในน้ํามีปลาชอน ปลาดุก ปลาหมอ ฯลฯ และในสวนก็มีทุเรียน มังคุด ฯลฯ • มหัพภาค หรือจุด (.) o ใชบอกการจบประโยค หรือจบความ กํากับหัวขอ กํากับอักษรยอ – อยูติดกับขอความ หลัง เครื่องหมายเวนวรรค เชน ขอ 1. ภาษาไทยคือภาษาที่มีลักษณะอยางไร ก. ภาษาคําโดด ข. ภาษาที่มีเสียงควบกล้ํา เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพท่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย ี
  8. 8. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 8 • วิสัชภาค (:-) o ใชกํากับหลังคํา “ดังนี้” , “ดังตอไปนี้” โดยรายการที่ตอทายใหขึ้นบรรทัดใหม – ใหพิมพ ติดตอกับขอความขางหนา เชน คณะกรรมการประกอบดวยผูแทนหนวยงานดังตอไปนี้:- กรมวิชาการ กรมสามัญศึกษา กรมอาชีวศึกษา การตั้งชื่อแฟมเอกสารที่ตองแลกเปลี่ยนกันและมีการปรับปรุงรวมกัน จากปญหาเรื่องการแลกเปลียนไฟลเอกสาร ควรจะมีระบบการเรียกชื่อไฟลที่เขาใจงาย ่ สามารถมองเห็นความแตกตางของชื่อไฟล และสามารถแยกรุนของไฟลอยางชัดเจน ทั้งนี้ โดยใช หลักการตั้งชื่อดังนี้ • ใหใชตัวอักษรภาษาอังกฤษ และตัวเลข โดยไมมเี ครื่องหมายวรรคตอนใดๆ ยกเวนแต . และ - เทานั้น (ไมใช space และ unserscore “_” เพราะจะสรางปญหาเมื่อเปนสวนหนึ่ง ของ URL) • ระบุวันทีไวขางหนา ดวยรูปแบบ yyyymmdd ่ • สมมุติวาชื่องานคือ voip-proposal ในการรางเอกสารเปนครั้งแรก ชื่อไฟลกจะเปน ็ 20031216-voip-proposal.doc ในกรณีทในวันนัน มีการแกไขและทบทวนออกมา ี่ ้ อีก 2-version ใหตั้งชื่อใหมดังนี้ 20031216-voip-proposal-1.doc 20031216-voip-proposal-2.doc และหากวาอีกสองวันตอมา มีการแกไขและปรับปรุงกันตอ ก็อาจตั้งชือใหมเป ่ นไฟลตั้งตนวา 20031218-voip-proposal.doc • ในบางครั้ง มีการแจกไฟลใหไปแกไขพรอมกันหลายๆคน และอาจจะตองนําไฟลที่แก ไขนั้นมารวมกันใหม กรณีนี้ ขอใหผูที่อยูในทีมงานใสชื่อยอของตัวเองตอทาย version ถัดไป ทั้งนี้ทุกคนอาจจะใชเลข version ใหมที่เปนเลขเดียวกันได ตัวอยางเชน ในการ ประชุม ไดแจกแฟมขอมูล 20031218-voip-proposal-3.doc ใหผูเกียวของไปแกไข ่ เวลาสงไฟลที่แกไขแลวกลับมาใหผูประสานงาน อาจจะเปนไฟลที่มีช่อดังตอไปนีสงก ื ้ ลับมาใหทีมเลขานุการ 20031218-voip-proposal-4-boonlert.doc (ปรับปรุงโดย boonlert) + 20031218-voip-proposal-4-somchai.doc (ปรับปรุงโดย somchai) เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพท่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย ี
  9. 9. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 9 การจัดยอหนาดวยแถบไมบรรทัด ถาคุณตองพิมพงานโดยยอหนาบรรทัดแรกของแตละพารากราฟ ดวยการกดปุม <Tab> ทุก ครั้ง ถาคุณจบการพิมพระยะกั้นหลังดวยการกดปุม <Enter> แสดงวาคุณยังใชความสามารถในการ พิมพของ Microsoft Word ไมเต็มประสิทธิภาพ และกอปญหาในการจัดแตง หรือการตัดคํา ปญหา เหลานี้แกไขไดงายดวยแถบไมบรรทัด (Ruler Line) แถบไมบรรทัดของโปรแกรมตางๆ จะมีปมควบคุมการตั้งยอหนา ระยะกันซาย และระยะ ุ ้ กั้นหลัง ซึ่งชวยอํานวยความสะดวกในการหนาเอกสาร หากโปรแกรมใดไมมแถบไมบรรทัด ี สามารถเปดใชงานไดจากคําสั่ง View, Show Ruler ปุมควบคุมกั้นหนาบรรทัดแรก ปุมควบคุมระยะกั้นหลัง ปุมควบคุมกั้นหนาบรรทัดที่ 2 เปนตนไป การพิมพเอกสารที่มีการยอหนาบรรทัดแรกของแตละพารากราฟ กระทําไดโดยนําเมาสไป ชี้ที่ปุมควบคุมกั้นหนาบรรทัดแรก แลวกดปุมเมาสคางไว ลากเมาส เพื่อเลื่อนปุมควบคุมกั้นหนา บรรทัดแรกไปปลอย ณ ระยะที่ตองการ เชน 0.5 นิ้ว หนวยของไมบรรทัด สามารถปรับเปลี่ยนไดโดยเลือกคําสั่ง Tools, Options จากนันคลิกที่ ้ บัตรรายการ General เปลี่ยนคาหนวยไมบรรทัดจากรายการ Measurement units: ตัวอยางงานพิมพแบบยอหนาบรรทัดแรก เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพท่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย ี
  10. 10. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 10 การกําหนดยอหนาแบบบรรทัดแรก สามารถใชคําสั่ง Format, Paragraph… และ กําหนดคาจากรายการ ตัวอยางงานพิมพแบบยอหนาบรรทัดแรก และกั้นหลัง การกําหนดระยะกันหลังสามารถใชคําสั่ง Format, Paragraph… และกําหนดคาจาก ้ รายการ ตัวอยางงานพิมพแบบกําหนดระยะกั้นหนา การกําหนดระยะกันหนาสามารถใชคําสั่ง Format, Paragraph… และกําหนดคาจาก ้ รายการ ตัวอยางงานพิมพแบบยอหนาลอย (Hanging) เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพท่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย ี
  11. 11. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 11 การกําหนดยอหนาลอยสามารถใชคําสั่ง Format, Paragraph… และกําหนดคาจากรายการ คุณสมบัติของเอกสาร คุณสมบัติของเอกสาร (Document Properties) นับเปนหัวใจหลักของการระบบสืบคน และ ระบบอางอิงเอกสาร ทั้งนีหลายๆ หนวยงาน หลายองคกรใหความสําคัญกับการกําหนดคุณสมบัติ ้ เอกสารเปนอยางสูง คุณสมบัติของเอกสาร จะมีขอมูลคลายๆ กับระบบสืบคนดวยบัตรรายการใน หองสมุดนั่นเอง โดยมีช่อเฉพาะในวงการ ICT วา Metadata เชน ชื่อผูสรางเอกสาร (Author) ื หนวยงาน (Company, Organization, Publisher) หรือวันที่/เวลาสราง และแกไขเอกสาร เปนตน เอกสารที่สรางดวยซอฟตแวรชุด Microsoft Office กําหนดคุณสมบัติของเอกสารไดจาก เมนูคําสั่ง File, Properties… หรือ แฟม, คุณสมบัต… โดยผูสรางเอกสารสามารถกําหนด ิ รายละเอียดตางๆ ของเอกสารไดตามรายการที่ปรากฏ เพื่อใหโปรแกรมรูจักเมื่อมีการใชคาสั่งคนหา ํ หมายเหตุ คุณสมบัติเกี่ยวกับวันที่สรางเอกสาร โดยปกติโปรแกรมทุกโปรแกรมจะมีการบันทึกโดย อัตโนมัติ จากระบบวันที่ของระบบ ดังนั้นคอมพิวเตอรทุกเครื่องในหนวยงาน จะตองตรวจสอบ และปรับแกไขวันที่ระบบใหตรงกับความเปนจริงดวยเสมอ โดยเลือกจากคําสั่ง Start, Settings, Control Panel, Date/Time เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพท่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย ี
  12. 12. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 12 คุณสมบัติของเอกสาร แบงเปนหมวดไดดงนี้ ั • Automatically updated properties ขอมูลที่ถูกสรางและปรับปรุงโดยอัตโนมัติ เชน วันที่สราง/ปรับปรุงแกไขเอกสาร จํานวนหนา จํานวนบรรทัด จํานวนคํา เปนตน คุณสมบัตินี้จะบันทึกโดยอัตโนมัติ เมื่อมีการบันทึกไฟล (Save) และแสดงผลจากบัตรรายการ General, Statistics, Contents • Preset properties ขอมูลมาตรฐานที่โปรแกรมเตรียมไวให เชน ชื่อผูสราง, หนวยงาน, หมวด, คํา สําคัญ ซึ่งผูใชสามารถปรับแกไขได จากบัตรรายการ Summary • Custom properties ขอมูลคุณสมบัติของไฟลที่ผูสราง หรือผูใชงาน กําหนดไดอิสระ รวมทั้งสามารถ ระบุประเภทของขอมูล เชน ตัวอักษร (Text), วันที่ (Date), ตัวเลข (Number) และ คาใชหรือไมใช (Yes/No) กําหนดจากบัตรรายการ Custom • Document library properties คุณสมบัติที่กําหนดจากไฟลแมแบบ หรือไฟลตนแบบ (Template) ปรากฏใน บัตรรายการ Custom เฉพาะเมื่อมีการสรางไฟลจากแมแบบ การคนคืนเอกสาร การคนคืนเอกสาร สามารถกระทําไดโดยเลือกคําสั่ง File, Search… ซึ่งจะปรากฏหนาตาง ควบคุมการคนคืน ดังนี้ เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพท่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย ี
  13. 13. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 13 เลือกรายการทีตองการคนจาก Property ระบุรูปแบบการคนคืน โดย Includes หมายถึง ่ รายการที่ระบุเปนสวนหนึ่งของขอมูล หรือ is (exactly) หมายถึง รายการที่ระบุ จะตองตรงกับ ขอมูล จากนั้นปอนรายการทีตองการคน ในบรรทัด Value: คลิกปุม Add เพิ่มเงื่อนไขการคนลงใน ่ คําสั่งคนคน สามารถกําหนดเงื่อนไขไดมากกวา 1 เงื่อนไข และใชตวเชื่อม And หรือ Or เพื่อเพิ่ม ั ประสิทธิภาพการคนคน แลวคลิกปุม Search และรอผลการคนคืน ดังนี้ ตนแบบเอกสารงานพิมพ (Template File) ตนแบบเอกสาร หรือ Document Template เปนไฟลเอกสารลักษณะพิเศษ ใชเก็บคาเริ่มตน ตลอดจนรูปแบบที่กําหนดเฉพาะ เพื่อใหสามารถเรียกใชงานในครังตอไปไดสะดวก และรวดเร็ว ้ มักนํามาใชกับงานที่ตองทําเปนประจํา เชน ตนแบบของจดหมาย ตนแบบของบันทึก โดยผูใชไม จําเปนตองมากําหนดคาเกียวกับหนากระดาษ แบบอักษร ลักษณะตัวอักษร ซ้ําทุกๆ ครั้งเมื่อตองการ ่ ใชงาน การสรางตนแบบเอกสารมีสวนเพิ่มเติมที่สําคัญคือ Style หรือลักษณะทีใชในการพิมพ ่ ดังนั้นหลักการสรางตนแบบเอกสารจึงอยูที่การวิเคราะหความตองการออกมากอน ดังนี้ • ลักษณะของหนาเอกสาร (หนากระดาษ) • ลักษณะของหัวกระดาษ, ทายกระดาษ และองคประกอบอื่นๆ ที่จําเปน • ลักษณะของการจัดพารากราฟ • ลักษณะของขอความรูปแบบตาง เชน หัวเรื่องใหญ, หัวเรื่องยอย, คําอธิบายตาราง, คําอธิบายรูปภาพ, ขอความปกติ เพื่อใหมองเห็นภาพการสรางตนแบบเอกสารไดชัดเจน จึงขอแนะนําแบบฝกปฏิบัติ ดังนี้ ตองการสรางตนแบบเอกสารของ STKS โดยกําหนดใหใชกระดาษ A4 แนวตั้ง ขอบซายเทากับ 1.5 นิ้ว ขอบขอบขวา, บน และขอบลางเทากับ 1 นิ้ว มีหวกระดาษเปนชื่อศูนยฯ อยูดานซาย เลขหนาอยู ั  ดานขวา และสวนทายกระดาษใหแสดงชื่อไฟลพรอมไดเร็กทรอรี่ เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพท่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย ี
  14. 14. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 14 สําหรับลักษณะของขอความและการจัดพารากราฟ กําหนดไวดังนี้ • ขอความสวนหัวเรื่องลําดับที่ 1 เปนฟอนต AngsanaNEW ขนาด 20pt. สีดําตัวหนา จัด กึ่งกลางหนากระดาษ • ขอความสวนหัวเรื่องลําดับที่ 2 เปนฟอนต AngsanaNEW ขนาด 18pt. สีดําตัวหนา จัด ชิดซาย • ขอความสวนหัวเรื่องลําดับที่ 3 เปนฟอนต AngsanaNEW ขนาด 16pt. สีดําตัวหนาและ เอียง จัดชิดซาย ยอหนาเขามา 0.5 นิ้ว • ขอความปกติ กํากับดวย (Body) เปนฟอนต AngsanaNEW ขนาด 16pt. สีดํา จัดชิด ขอบซาย/ขวา ยอหนาบรรทัดแรกเขามา 0.5 นิ้ว 1. เปดโปรแกรม Microsoft Word สรางเอกสารวาง 2. จัดเก็บไฟล (Save) ตั้งชื่อวา “template-v1” 3. กําหนดลักษณะของหนากระดาษตามขอกําหนด คือกระดาษ A4 แนวตั้ง ขอบซายเทากับ 1.5 นิ้ว ขอบขอบขวา, บน และขอบลางเทากับ 1 นิ้ว ดวยคําสั่ง File, Page Setup… 4. เปดการทํางานสวนหัวกระดาษ และทายกระดาษ โดยเลือกรายการ View, Header and Footer พิมพชื่อหนวยงานที่ขอบซายของสวนหัวกระดาษ กดปุม <Tab> เลื่อนเคอรเซอรไปชิดขอบ ขวา แลวเลือกคําสั่ง Insert, Page Number… เพื่อใสเลขหนาไวที่ขอบบนขวาของหนากระดาษ 5. เลื่อนจอภาพลงมาคลิกในสวนทายกระดาษ เพื่อใสชื่อไฟลพรอมไดเร็กทรอรี่ของไฟลดวย คําสั่ง Insert, Field… แลวเลือกรายการ Categories เปน Document Information เลือกรายการ Field names: เปน FileName จากนั้นคลิกเลือกรายการ Add path to filename ดังตัวอยาง คลิก ปุม Ok เพื่อยืนยันการใสชื่อไฟลและพาธ เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพท่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย ี
  15. 15. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 15 6. กลับสูการทํางานโหมดปกติ โดยคลิกเลือกคําสั่ง View, Header and Footer ซ้ําอีกครั้ง 7. สรางลักษณะของขอความรูปแบบตางๆ โดยเลือกเมนูคําสั่ง Format, Styles and Formatting… ปรากฏกรอบทํางานดังนี้ 8. คลิกเลือกรูปแบบที่ชื่อ Heading 1 คลิกปุมขวาของเมาส แลวเลือก Modify 9. ปรากฏกรอบทํางาน ดังนี้ 10. คลิกปุม Format แลวเลือกรายการ Font ตั้งคาแบบอักษร แลวคลิกปุม Ok เพือยืนยันการ จัดรูปแบบอักษร 11. คลิกปุม Format แลวเลือกรายการ Paragraph เพื่อจัดกึ่งกลางหนากระดาษ โดยเลือกจากรายการ Alignment เปน Centered คลิกปุม Ok เพือยืนยันการจัดรูปแบบหนากระดาษ 12. ทําซ้ํากับรายการชื่อ Heading 2, Heading 3 และ Normal ตามคาดังนี้ 13. บันทึกไฟลในชื่อเดิมดวยคําสั่ง File, Save 14. สรางตนแบบเอกสารดวยคําสั่ง File, Save as… เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพท่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย ี
  16. 16. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 16 15. กําหนดรายการ “Save as type” เปน “Document Template (*.dot)” โดยไฟลที่ได จะถูกเก็บไวที่ C:Documents and SettingsBoonlert1Application DataMicrosoftTemplates สําหรับ Windows 2000 (ชื่อ Boonlert1 เปนชื่อบัญชีผูใช จะเปลี่ยนตามระบบคอมพิวเตอร นั้นๆ) การแกไขไฟลตนแบบเอกสาร ไฟลตนแบบเอกสารก็มีลักษณะคลายกับไฟลเอกสาร เพียงแตมีสวนขยายเปน .dot และ  โดยปกติจะเก็บไวที่โฟลเดอรเฉพาะ ดังนั้นเมื่อตองการแกไขหรือปรับเปลี่ยนก็ใชคาสั่ง File, ํ Open… แลวเลือกไฟลจากโฟลเดอรดังกลาวมาแกไขตามปกติ โดยในหนาตางเปดไฟลจะตอง เปลี่ยนรายการ “Files of type:” เปน “Document Templates (*.dot)” หรือเปดไฟลตนแบบเอกสาร ตนฉบับซึ่งบันทึกดวยสวนขยาย .doc แลวบันทึกเปนแมแบบ  ซ้ําอีกครั้งก็ได การใชงานตนแบบเอกสาร การเรียกใชงานไฟลตนแบบเอกสาร ทําไดโดยเรียกเมนูคําสั่ง File, New… ซึ่งจะปรากฏ หนาตางทํางานใหเลือกใชแมแบบตามที่ตองการ  โปรแกรมจะแสดงหนาตางทํางานดังภาพบน คลิกเลือกรายการ General Templates… จาก หมวด New from Template ปรากฏหนาตางเลือกแมแบบเอกสาร เพื่อใหเลือกใชงานดังนี้ เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพท่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย ี
  17. 17. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 17 การพิมพดวยตนแบบเอกสาร เมื่อสรางไฟลตนแบบเอกสาร และมีการเรียกใชงาน โปรแกรมจะกําหนดลักษณะ หนากระดาษ ใหโดยอัตโนมัติ แตการพิมพขอความจะใชปุม Style มาควบคุม ดังนี้ กรณีที่มีขอความเดิมอยูแลว • คลิกในบรรทัดที่ตองการปรับแตง • เลือกลักษณะขอความที่ตองการจาก ตัวเลือก Style กรณีพิมพขอความใหม • เลือกลักษณะขอความที่ตองการจาก ตัวเลือก Style • พิมพขอความที่ตองการ เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพท่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย ี
  18. 18. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 18 การโอนยาย Style การปรับแตงเอกสารเดิม จะมีปญหาคอนขางมาก วิธีการที่งายและสะดวก รวดเร็วคือ การ โอนยาย Style จากเอกสารตนแบบไปใสในเอกสารเดิม แลวจัดแตงดวย Style อีกครั้ง • เปดไฟลเอกสารที่ตองการจัดแตง  • เลือกคําสั่ง Tools, Template and Add-Ins… • คลิกปุม Organizer… • ปรากฏจอภาพควบคุมสไตล โดยสวนดานซายมือ แสดงสไตลของเอกสารปจจุบัน ดานขวามือแสดงสไตลของเอกสารเริ่มตน (Normal Template) คลิกปุม Close File ดานขวามือ เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพท่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย ี
  19. 19. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 19 • คลิกปุม Open File… แลวเลือกไฟลที่มีการสรางสไตลไวแลว อาจจะเปนไฟลเอกสาร (.doc) หรือไฟลแมแบบ (.dot) ก็ได • ปรากฏสไตลของเอกสารที่เลือกในกรอบดานขวามือ คลิกเลือกสไตลที่ตองการโอน แลวคลิกปุม Copy เพื่อสงสไตลที่เลือกไปยังเอกสารดานซายมือ • คลิกปุม Yes to All เพื่อยืนยันการคัดลอกสไตลใหม ไปแทนที่สไตลเดิม • ปดหนาตาง Organizer แลวกลับไปตกแตงเอกสารดวยปุม Style ตอไป การสรางสารบัญจาก Style จุดเดนของการทํางานดวยแมแบบ และสไตล ก็คือการทําสารบัญ ซึ่งมีวิธีการดังนี้ • พิมพเอกสารดวยสไตล • เลื่อนเคอรเซอรไปบรรทัดสุดทายของหนาสุดทาย หรือหนาแรกของเอกสาร • ขึ้นหนาใหมแบบตอนใหม (Section) เพื่อทําสารบัญ ดวยคําสั่ง Insert, Break, Next Page… • เลือกคําสั่ง Insert, Reference, Index and Tables… คลิกเลือกบัตรรายการ Table of Contents เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพท่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย ี
  20. 20. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 20 • คลิกปุม Options… • จากกรอบทํางานขางตน ใหปอนเลข 1, 2 หรือ 3 กํากับสไตลที่ตองการนํามาใช  ประกอบการทําสารบัญ แลวคลิกปุม OK เพื่อยืนยันการสรางสารบัญ จะปรากฏ สารบัญโดยอัตโนมัติ การปรับปรุงสารบัญ • คลิกขวาในพืนที่สารบัญเดิม แลวเลือกคําสั่ง Updated Fields… ้ คําอธิบายภาพ หรือตาราง คําอธิบายภาพ หรือตาราง ก็เปนสวนหนึ่งที่ประสบปญหามากสําหรับการสรางเอกสาร เนื่องจากภาพ หรือตาราง อาจจะมีการปรับเปลี่ยน แกไข เพิ่มเติม ลบทิ้งอยูตลอด มีผลใหตวเลข ั กํากับภาพ หรือตารางเปลี่ยนแปลง การแกไขปญหานี้ กระทําไดโดยใชคําสั่ง Insert, Reference, Caption… ในการเติมคําอธิบายภาพ หรือตาราง แทนการพิมพลงไปตามปกติ ซึ่งจะปรากฏหนาตาง ควบคุมดังนี้ เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพท่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย ี
  21. 21. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 21 สามารถกําหนดคําอธิบายไดเอง โดยคลิกปุม New Label… แลวปอนคําอธิบายที่ตองการ ลงไป เมื่อคลิกปุม Ok โปรแกรมจะเติมคําอธิบายภาพ หรือตารางใหโดยอัตโนมัติ สารบัญภาพ หรือสารบัญตาราง เมื่อสรางคําอธิบายภาพ หรือตารางดวยความสามารถ Caption แลวก็สามารถนํารายการ ดังกลาว มาทําเปนสารบัญไดโดยเลือกคําสั่ง Insert, Reference, Index and Tables… เลือก บัตรรายการ Table of Figures • เลือกรูปแบบ Caption จากรายการ Caption label: • แลวคลิกปุม OK เพื่อสรางสารบัญ • การปรับปรุงสารบัญก็ทําไดโดยคลิกขวาในบัญชีสารบัญ แลวเลือกคําสัง Update ่ Fields เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพท่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย ี

×