Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Microsoft Word

5,355 views

Published on

งานพิมพ์คุณภาพด้วย Microsoft Word

Published in: Education, Technology, Business
  • Be the first to comment

Microsoft Word

  1. 1. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 1 มาตรฐานของงานพิมพ การสรางเอกสารงานพิมพดวยโปรแกรมประมวลผลคํา (Word Processor) และซอฟตแวร  อื่นๆ ในลักษณะเดียวกัน เปนหัวใจของการทํางานในยุคสังคมเทคโนโลยีสารสนเทศไปเสียแลว แต ทวาปญหาที่ตามมาของการสรางเอกสารเหลานี้ ก็คือ “มาตรฐาน” และ “คุณภาพ” ของงานพิมพ หลายๆ งานพิมพที่สรางแลว เมื่อนํามาปรับแกไข จะพบวารูปแบบการจัดหนากระดาษถูก เปลี่ยนแปลง จนบางครั้งอยูในสภาพ “เละ” บางเอกสารก็จําเปนตองทําสารบัญ แตเมื่อปรับปรุง  เพิ่มเติมแกไข ก็จะตองมาปรับปรุงแกไขสารบัญ หรือดัชนีคํา อันเปนภาระมาก แมกระทั่งบางครั้งผู พิมพหรือผูสรางเอกสาร ก็จาไมไดวากอนหนานี้ใชฟอนตอะไร ตัวอักษรขนาดเทาใด ในการทํา ํ หัวขอ หรือหัวเรื่อง ปญหาดังกลาว เกิดจากการที่ผูใชงานโปรแกรมประมวลผลคํา ยังไมทราบ ฟงกชนการทํางานในการสรางเอกสารที่เปนคุณภาพ และไมไดสราง “มาตรฐาน” การสรางงาน ั พิมพในสํานักงาน ตัวอยางปญหาของงานพิมพที่พบกันบอยๆ รูปแสดงปญหาเกี่ยวกับแบบอักษรภาษาอังกฤษ และภาษาไทย ไมเปนไปในระบบเดียวกัน รูปแสดงปญหาเกิดจากการใชเครื่องหมายวรรคตอนผิด (คําที่มีเสนใตสีเขียว) เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพท่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย ี
  2. 2. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 2 รูปแสดงการเปลี่ยนขนาดกระดาษ หรือขอบกระดาษที่สงผลใหการจัดหนาเอกสารผิดพลาด หนากระดาษ กระดาษที่ใชพิมพงานมีหลายขนาด และการสรางเอกสารงานพิมพกมรูปแบบ ขอกําหนด ็ี หลากหลายแบบ แตละแบบก็มีลักษณะการวางเนื้อความ ขอกําหนดเกียวกับระยะขอบกระดาษ ่ แนวการพิมพ ที่แตกตางกันออกไป ดังนั้นกอนเริ่มพิมพงานใดๆ ควรกําหนดคาติดตั้งเกียวกับ ่ กระดาษดวยคําสั่ง File, Page Setup… รูปแสดงรายการกําหนดคาติดตั้งกระดาษ หมายเหตุ กําหนดหัวกระดาษ, ทายกระดาษ และเลขหนาแตกตางกันระหวางหนาแรก, หนาคู และ หนาคี่ ใหเลือกรายการ Difference odd and even และ Difference first page จากบัตรรายการ Layout ของคําสั่ง File, Page Setup… เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพท่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย ี
  3. 3. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 3 การจัดแนวกระดาษ โดยปกติเมื่อกําหนดหนากระดาษเปนแนวตั้ง หรือแนวนอน เอกสารทุกหนาก็จะมีแนว กระดาษแบบเดียวกันทั้งหมด แตในการทํางานจริงจะพบวาเอกสารแตละหนาจะมีการจัดแนว กระดาษแตกตาง หรือผสมผสานกันไป เชน หนาที่ 1 – 5 อาจจะจัดแนวเปนแนวตั้ง แตพอขึ้นหนาที่ 6 - 8 เนื้อหาที่นําเสนอเปนรายการหลายคอลัมน จําเปนตองนําเสนอในแนวนอน และกลับมาเปน แนวตั้งอีกครั้งในหนาที่ 9 เปนตนไป ถาเปนการสรางเอกสารแบบเดิม มักจะใชวธีการแยกไฟลเปน ิ 2 ไฟล ซึ่งไมสะดวกตอการใชงานและแกไข Microsoft Word ไดเตรียมความสามารถที่เรียกวา “ตอน” หรือ Section เพื่อควบคุมการจัดแนวหนากระดาษ รวมถึงลักษณะของหัวกระดาษ ทาย กระดาษ เลขหนาใหแตกตางออกไปได รูปแสดงสัญลักษณ “ตอน” หรือ Section บน Status Bar ดวยคําวา Sec การจัดแนวหนากระดาษ ขณะสรางเอกสารใหม ใหขึ้นตอนใหม ดวยคําสั่ง แทรก, ตัวแบง, หนาถัดไป หรือ Insert, Break, Next Page ทั้งนี้จะตองระวังไมใหขนหนาใหมโดยการพิมพ หรือ ึ้ การกดปุม E ตอนที่ 1 ตอนที่ 2 จากนั้นกําหนดลักษณะของหนากระดาษดวยคําสั่ง File, Page Setup… เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพท่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย ี
  4. 4. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 4 หลักการพิมพงาน การควบคุมเอกสารตั้งแตขั้นตอนการสรางเอกสาร ก็มีสวนสําคัญตอการจัดทําระบบสืบคน เอกสารไดเชนกัน • กําหนดฟอนตมาตรฐานของสํานักงาน เชนใชฟอนต AngsanaNEW ขนาด 16 point ดวยคําสั่ง Format, Font… แลวกําหนดคาฟอนตจากรายการ Latin text font และ Complex scripts ใหตรงกัน จากนั้นคลิกปุม Default เพื่อกําหนดใหเปนคาติดตั้ง  ตลอดไป • การพิมพเนื้อหา ใหพิมพไปเรื่อยๆ ไมตองกดปุม E เมื่อถึงจุดสิ้นสุดบรรทัด เพราะ โปรแกรมจะตัดคําขึ้นบรรทัดใหมใหอัตโนมัติ กดปุม E เมื่อจบหัวเรื่อง พารากราฟ หรือขึ้นบรรทัดใหม (บรรทัดวาง) • การขึ้นบรรทัดใหม โดยใหเปนขอความในพารากราฟเดิม ใหกดปุม SE • การยอหนา ใชปุม T (หรือคําสั่ง TAB หรือคําสั่งจัดยอหนา) และระยะกระโดดของ • TAB สามารถปรับเปลี่ยนได การยอหนาในตาราง หรือโหมดพิเศษ ใหใชปุม CT • ไมควรเคาะชองวางระหวางคํามากกวา 1 ชอง • เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพท่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย ี
  5. 5. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 5 • งานพิมพบน Word จะมีสัญลักษณบางอยางที่ไมแสดงผลในสภาพปกติ เรียกวา “Nonprinting Character” เชน เครืองหมายจบพารากราฟ (paragraph mark) ่ เครื่องหมายขึนบรรทัดใหม (Line-Break Character) ซึ่งสามารถควบคุมใหแสดง ้ หรือไมตองแสดงโดยใชปุม Show/Hide • สัญลักษณการกดปุม <Enter> สัญลักษณการกดปุม <Tab> สัญลักษณการกดปุม <Shift><Enter> • ฟอนตบางฟอนตไมแสดงอักขระ แตจะแสดงเปนรูปภาพ เรียกวา ฟอนตสญลักษณ ซึ่ง ั ไดแกฟอนต Wingdings, Webding, Symbol เรียกใชงานดวยคําสั่ง Insert, Symbol… • การเวนบรรทัดใหมากกวาปกติเพื่อใหเกิดความสบายตา เชนรายงานการประชุมตางๆ สามารถใชคําสั่ง คือ Format, Paragraph, Line spacing คําที่มักพิมพผิด/ศัพทบัญญัติ คําที่มักพิมพผิด คําถูก คําศัพท ศัพทบัญญัติ ซอฟทแวร ซอฟตแวร World Wide Web เวิลดไวดเว็บ เว็ป, เวป, เวบ เว็บ Browser เบราวเซอร อินเตอรเน็ต, อินเทอรเน็ท อินเทอรเน็ต Cursor ตัวชี้ตําแหนง คลิ๊ก คลิก Globalization โลกาภิวัตน กราฟฟก กราฟก Video วีดิทัศน อางอิงจาก ราชบัณฑิตยสถาน http://www.royin.go.th/ เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพท่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย ี
  6. 6. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 6 เครื่องหมายวรรคตอน ปญหาสําคัญสําหรับผูพิมพงานเอกสารดวยโปรแกรมประมวลผลคําทุกโปรแกรมก็คือ การ ตัดคําภาษาไทย เนื่องจากภาษาไทยมีคําลักษณะเฉพาะหลากหลายรูปแบบ รวมทั้งเครื่องหมายวรรค ตอน ทําใหโปรแกรมตัดคําผิดพลาดไดงาย สําหรับการใชเครื่องหมายวรรคตอนตางๆ ควรยึด หลักเกณฑตอไปนี้ เพื่อชวยใหระบบตัดคําไดอยางถูกตอง สวยงาม • เครื่องหมายวรรคตอนในหนังสือโบราณของไทย o ฟองมัน ๏ ใชเมื่อขึ้นตนบทยอย o โคมูตร ๛ ใชเมื่อเติมทายเมื่อจบเรื่อง • ชองวาง – ควรเคาะชองวางเพียง 1 ชองเทานั้น • นขลิขิตหรือวงเล็บ ( ) o ใชครอมคํา หรือขอความที่ขยายใจความ หรืออฺธิบายความของคํา หรือขอความขางหนา – ควรเวนวรรค 1 ครั้งกอนเปดวงเล็บ และเวนวรรค 1 ครั้งหลังปดวงเล็บ ขอความภายในวงเล็บ ควรติดกับเครื่องหมายวงเล็บเปด และเครื่องหมายวงเล็บปด เชน มาตรฐานสิ่งพิมพของ ISO (International Organization for Standardization) • อัญประกาศหรือเครื่องหมายคําพูด (“ก”) o ใชกํากับขอความที่ยกมาจากที่อื่น หรือกํากับคําพูด – ควรเวนวรรค 1 ครั้ง กอนเปด เครื่องหมายคําพูดและเวนวรรค 1 ครั้ง หลังปดเครื่องหมายคําพูด ขอความภายในเครื่องหมาย คําพูด ควรติดกับเครื่องหมายคําพูดเปด และเครื่องหมายคําพูดปด เชน ขอความในเวนิสวานิชที่วา “อันวาความกรุณาปราณี จะมีใครบังคับก็หาไม” • อัญประกาศใน หรืออัญประกาศเดี่ยว (‘d’) o ใชกรณีที่มีเครื่องหมายอัญประกาศอยูแลว หรือเปนขอความที่ซอนขอความ – ควรเวนวรรค 1 ครั้ง กอนเปดเครื่องหมายดและเวนวรรค 1 ครั้ง หลังปดเครื่องหมาย ขอความภายใน เครื่องหมาย ควรติดกับเครื่องหมายเปด และเครื่องหมายปด เชน “ฉันไดยินเขารองวา ‘ชวยดวย’ หลายครั้ง” • ยัตติภังค หรือเครื่องหมายขีด (-) o ใชแยกคําใหหางกัน แตแสดงถึงความเปนคําเดียวกัน หรือเนื้อหาเดียวกัน – ควรเวนวรรคหนา และหลัง เชน 12.00 – 14.00 น. • ไมยมก (ๆ) o ใชเขียนแทนคําซ้ํา – ควรอยูติดกับขอความ หลังเครื่องหมายไมยมก เวนวรรค 1 ครั้ง เชน เมื่อจบการแขงขัน ตางก็รองวามาดําชนะๆ เสียงกระหึ่มมาก เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพท่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย ี
  7. 7. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 7 • จุลภาคหรือจุดลูกน้ํา (,) o ใชคั่นคํา ขอความ บอกเวนวรรคตอนในประโยคเดียวกัน – ติดกับขอความขางหนา และเวน วรรค 1 ชองหลังเครื่องหมาย เชน เทคนิคการพิมพงาน, การจัดหนากระดาษ, การใชวรรคตอน และอื่นๆ เปนหัวขอที่ควรศึกษา o ใชกับจํานวนเลข เพื่อคั่นหลักทีละ 3 หลัก – ติดกับตัวเลขหนา และไมตองเวนวรรคหลัง เครื่องหมาย เชน 10,000 200,000 15,000,000 • อัฒภาคหรือจุดครึ่ง (;) o ใชแยกประโยคเปรียบเทียบ คั่นระหวางประโยคเพื่อแสดงความตอเนื่องของประโยค แบงคํา ขอความ หรือกลุมตัวเลขที่มีเครื่องหมายจุลภาคออกเปนสวนเปนตอนใหเห็นชัดเจนขึ้น หรือ ใชคั่นคําในรายการที่มีจํานวนมากๆ เพื่อแยกเปนกลุมๆ – ติดกับขอความขางหนา และเวน วรรค 1 ชองหลังเครื่องหมาย เชน กรมวิชาการ, กรมอาชีวศึกษา ในกระทรวงศึกษาธิการ; กรมวิชาการเกษตร ในกระทรวง เกษตรและสหกรณ • ทวิภาค หรือจุดคู (:) o ใชบอกความหมายแทนคํา – ควรอยูติดกับขอความ หลังเครื่องหมายควรเวนวรรค 1 ครั้ง เชน กฤษณา: กฤษณาสอนนอง แบบเรียนกวีนิพนธ o ใชแสดงมาตราสวน อัตราสวน สัดสวน – ควรอยูติดกับขอความ ไมตองเวนวรรคหลัง เครื่องหมาย เชน มาตราสวน 1:1000 • ไปยาลนอย (ฯ) o ใชละคําที่รูจักกันดีแลว หรือคํายาว – อยูติดกับขอความ หลังเครื่องหมายเวนวรรค เชน โปรดเกลาฯ อานวา โปรดเกลาโปรดกระหมอม ยกเวนใช ฯพณฯ ไมตองเวนวรรคหลังเครื่องหมายตัวแรก • ไปยาลใหญ (ฯลฯ) o ใชละคํา หรือขอความสวนใหญที่นํามาอธิบายรวมกัน – เวนวรรคหนาและหลัง การใชงาน เชน ในน้ํามีปลาชอน ปลาดุก ปลาหมอ ฯลฯ และในสวนก็มีทุเรียน มังคุด ฯลฯ • มหัพภาค หรือจุด (.) o ใชบอกการจบประโยค หรือจบความ กํากับหัวขอ กํากับอักษรยอ – อยูติดกับขอความ หลัง เครื่องหมายเวนวรรค เชน ขอ 1. ภาษาไทยคือภาษาที่มีลักษณะอยางไร ก. ภาษาคําโดด ข. ภาษาที่มีเสียงควบกล้ํา เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพท่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย ี
  8. 8. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 8 • วิสัชภาค (:-) o ใชกํากับหลังคํา “ดังนี้” , “ดังตอไปนี้” โดยรายการที่ตอทายใหขึ้นบรรทัดใหม – ใหพิมพ ติดตอกับขอความขางหนา เชน คณะกรรมการประกอบดวยผูแทนหนวยงานดังตอไปนี้:- กรมวิชาการ กรมสามัญศึกษา กรมอาชีวศึกษา การตั้งชื่อแฟมเอกสารที่ตองแลกเปลี่ยนกันและมีการปรับปรุงรวมกัน จากปญหาเรื่องการแลกเปลียนไฟลเอกสาร ควรจะมีระบบการเรียกชื่อไฟลที่เขาใจงาย ่ สามารถมองเห็นความแตกตางของชื่อไฟล และสามารถแยกรุนของไฟลอยางชัดเจน ทั้งนี้ โดยใช หลักการตั้งชื่อดังนี้ • ใหใชตัวอักษรภาษาอังกฤษ และตัวเลข โดยไมมเี ครื่องหมายวรรคตอนใดๆ ยกเวนแต . และ - เทานั้น (ไมใช space และ unserscore “_” เพราะจะสรางปญหาเมื่อเปนสวนหนึ่ง ของ URL) • ระบุวันทีไวขางหนา ดวยรูปแบบ yyyymmdd ่ • สมมุติวาชื่องานคือ voip-proposal ในการรางเอกสารเปนครั้งแรก ชื่อไฟลกจะเปน ็ 20031216-voip-proposal.doc ในกรณีทในวันนัน มีการแกไขและทบทวนออกมา ี่ ้ อีก 2-version ใหตั้งชื่อใหมดังนี้ 20031216-voip-proposal-1.doc 20031216-voip-proposal-2.doc และหากวาอีกสองวันตอมา มีการแกไขและปรับปรุงกันตอ ก็อาจตั้งชือใหมเป ่ นไฟลตั้งตนวา 20031218-voip-proposal.doc • ในบางครั้ง มีการแจกไฟลใหไปแกไขพรอมกันหลายๆคน และอาจจะตองนําไฟลที่แก ไขนั้นมารวมกันใหม กรณีนี้ ขอใหผูที่อยูในทีมงานใสชื่อยอของตัวเองตอทาย version ถัดไป ทั้งนี้ทุกคนอาจจะใชเลข version ใหมที่เปนเลขเดียวกันได ตัวอยางเชน ในการ ประชุม ไดแจกแฟมขอมูล 20031218-voip-proposal-3.doc ใหผูเกียวของไปแกไข ่ เวลาสงไฟลที่แกไขแลวกลับมาใหผูประสานงาน อาจจะเปนไฟลที่มีช่อดังตอไปนีสงก ื ้ ลับมาใหทีมเลขานุการ 20031218-voip-proposal-4-boonlert.doc (ปรับปรุงโดย boonlert) + 20031218-voip-proposal-4-somchai.doc (ปรับปรุงโดย somchai) เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพท่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย ี
  9. 9. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 9 การจัดยอหนาดวยแถบไมบรรทัด ถาคุณตองพิมพงานโดยยอหนาบรรทัดแรกของแตละพารากราฟ ดวยการกดปุม <Tab> ทุก ครั้ง ถาคุณจบการพิมพระยะกั้นหลังดวยการกดปุม <Enter> แสดงวาคุณยังใชความสามารถในการ พิมพของ Microsoft Word ไมเต็มประสิทธิภาพ และกอปญหาในการจัดแตง หรือการตัดคํา ปญหา เหลานี้แกไขไดงายดวยแถบไมบรรทัด (Ruler Line) แถบไมบรรทัดของโปรแกรมตางๆ จะมีปมควบคุมการตั้งยอหนา ระยะกันซาย และระยะ ุ ้ กั้นหลัง ซึ่งชวยอํานวยความสะดวกในการหนาเอกสาร หากโปรแกรมใดไมมแถบไมบรรทัด ี สามารถเปดใชงานไดจากคําสั่ง View, Show Ruler ปุมควบคุมกั้นหนาบรรทัดแรก ปุมควบคุมระยะกั้นหลัง ปุมควบคุมกั้นหนาบรรทัดที่ 2 เปนตนไป การพิมพเอกสารที่มีการยอหนาบรรทัดแรกของแตละพารากราฟ กระทําไดโดยนําเมาสไป ชี้ที่ปุมควบคุมกั้นหนาบรรทัดแรก แลวกดปุมเมาสคางไว ลากเมาส เพื่อเลื่อนปุมควบคุมกั้นหนา บรรทัดแรกไปปลอย ณ ระยะที่ตองการ เชน 0.5 นิ้ว หนวยของไมบรรทัด สามารถปรับเปลี่ยนไดโดยเลือกคําสั่ง Tools, Options จากนันคลิกที่ ้ บัตรรายการ General เปลี่ยนคาหนวยไมบรรทัดจากรายการ Measurement units: ตัวอยางงานพิมพแบบยอหนาบรรทัดแรก เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพท่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย ี
  10. 10. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 10 การกําหนดยอหนาแบบบรรทัดแรก สามารถใชคําสั่ง Format, Paragraph… และ กําหนดคาจากรายการ ตัวอยางงานพิมพแบบยอหนาบรรทัดแรก และกั้นหลัง การกําหนดระยะกันหลังสามารถใชคําสั่ง Format, Paragraph… และกําหนดคาจาก ้ รายการ ตัวอยางงานพิมพแบบกําหนดระยะกั้นหนา การกําหนดระยะกันหนาสามารถใชคําสั่ง Format, Paragraph… และกําหนดคาจาก ้ รายการ ตัวอยางงานพิมพแบบยอหนาลอย (Hanging) เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพท่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย ี
  11. 11. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 11 การกําหนดยอหนาลอยสามารถใชคําสั่ง Format, Paragraph… และกําหนดคาจากรายการ คุณสมบัติของเอกสาร คุณสมบัติของเอกสาร (Document Properties) นับเปนหัวใจหลักของการระบบสืบคน และ ระบบอางอิงเอกสาร ทั้งนีหลายๆ หนวยงาน หลายองคกรใหความสําคัญกับการกําหนดคุณสมบัติ ้ เอกสารเปนอยางสูง คุณสมบัติของเอกสาร จะมีขอมูลคลายๆ กับระบบสืบคนดวยบัตรรายการใน หองสมุดนั่นเอง โดยมีช่อเฉพาะในวงการ ICT วา Metadata เชน ชื่อผูสรางเอกสาร (Author) ื หนวยงาน (Company, Organization, Publisher) หรือวันที่/เวลาสราง และแกไขเอกสาร เปนตน เอกสารที่สรางดวยซอฟตแวรชุด Microsoft Office กําหนดคุณสมบัติของเอกสารไดจาก เมนูคําสั่ง File, Properties… หรือ แฟม, คุณสมบัต… โดยผูสรางเอกสารสามารถกําหนด ิ รายละเอียดตางๆ ของเอกสารไดตามรายการที่ปรากฏ เพื่อใหโปรแกรมรูจักเมื่อมีการใชคาสั่งคนหา ํ หมายเหตุ คุณสมบัติเกี่ยวกับวันที่สรางเอกสาร โดยปกติโปรแกรมทุกโปรแกรมจะมีการบันทึกโดย อัตโนมัติ จากระบบวันที่ของระบบ ดังนั้นคอมพิวเตอรทุกเครื่องในหนวยงาน จะตองตรวจสอบ และปรับแกไขวันที่ระบบใหตรงกับความเปนจริงดวยเสมอ โดยเลือกจากคําสั่ง Start, Settings, Control Panel, Date/Time เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพท่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย ี
  12. 12. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 12 คุณสมบัติของเอกสาร แบงเปนหมวดไดดงนี้ ั • Automatically updated properties ขอมูลที่ถูกสรางและปรับปรุงโดยอัตโนมัติ เชน วันที่สราง/ปรับปรุงแกไขเอกสาร จํานวนหนา จํานวนบรรทัด จํานวนคํา เปนตน คุณสมบัตินี้จะบันทึกโดยอัตโนมัติ เมื่อมีการบันทึกไฟล (Save) และแสดงผลจากบัตรรายการ General, Statistics, Contents • Preset properties ขอมูลมาตรฐานที่โปรแกรมเตรียมไวให เชน ชื่อผูสราง, หนวยงาน, หมวด, คํา สําคัญ ซึ่งผูใชสามารถปรับแกไขได จากบัตรรายการ Summary • Custom properties ขอมูลคุณสมบัติของไฟลที่ผูสราง หรือผูใชงาน กําหนดไดอิสระ รวมทั้งสามารถ ระบุประเภทของขอมูล เชน ตัวอักษร (Text), วันที่ (Date), ตัวเลข (Number) และ คาใชหรือไมใช (Yes/No) กําหนดจากบัตรรายการ Custom • Document library properties คุณสมบัติที่กําหนดจากไฟลแมแบบ หรือไฟลตนแบบ (Template) ปรากฏใน บัตรรายการ Custom เฉพาะเมื่อมีการสรางไฟลจากแมแบบ การคนคืนเอกสาร การคนคืนเอกสาร สามารถกระทําไดโดยเลือกคําสั่ง File, Search… ซึ่งจะปรากฏหนาตาง ควบคุมการคนคืน ดังนี้ เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพท่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย ี
  13. 13. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 13 เลือกรายการทีตองการคนจาก Property ระบุรูปแบบการคนคืน โดย Includes หมายถึง ่ รายการที่ระบุเปนสวนหนึ่งของขอมูล หรือ is (exactly) หมายถึง รายการที่ระบุ จะตองตรงกับ ขอมูล จากนั้นปอนรายการทีตองการคน ในบรรทัด Value: คลิกปุม Add เพิ่มเงื่อนไขการคนลงใน ่ คําสั่งคนคน สามารถกําหนดเงื่อนไขไดมากกวา 1 เงื่อนไข และใชตวเชื่อม And หรือ Or เพื่อเพิ่ม ั ประสิทธิภาพการคนคน แลวคลิกปุม Search และรอผลการคนคืน ดังนี้ ตนแบบเอกสารงานพิมพ (Template File) ตนแบบเอกสาร หรือ Document Template เปนไฟลเอกสารลักษณะพิเศษ ใชเก็บคาเริ่มตน ตลอดจนรูปแบบที่กําหนดเฉพาะ เพื่อใหสามารถเรียกใชงานในครังตอไปไดสะดวก และรวดเร็ว ้ มักนํามาใชกับงานที่ตองทําเปนประจํา เชน ตนแบบของจดหมาย ตนแบบของบันทึก โดยผูใชไม จําเปนตองมากําหนดคาเกียวกับหนากระดาษ แบบอักษร ลักษณะตัวอักษร ซ้ําทุกๆ ครั้งเมื่อตองการ ่ ใชงาน การสรางตนแบบเอกสารมีสวนเพิ่มเติมที่สําคัญคือ Style หรือลักษณะทีใชในการพิมพ ่ ดังนั้นหลักการสรางตนแบบเอกสารจึงอยูที่การวิเคราะหความตองการออกมากอน ดังนี้ • ลักษณะของหนาเอกสาร (หนากระดาษ) • ลักษณะของหัวกระดาษ, ทายกระดาษ และองคประกอบอื่นๆ ที่จําเปน • ลักษณะของการจัดพารากราฟ • ลักษณะของขอความรูปแบบตาง เชน หัวเรื่องใหญ, หัวเรื่องยอย, คําอธิบายตาราง, คําอธิบายรูปภาพ, ขอความปกติ เพื่อใหมองเห็นภาพการสรางตนแบบเอกสารไดชัดเจน จึงขอแนะนําแบบฝกปฏิบัติ ดังนี้ ตองการสรางตนแบบเอกสารของ STKS โดยกําหนดใหใชกระดาษ A4 แนวตั้ง ขอบซายเทากับ 1.5 นิ้ว ขอบขอบขวา, บน และขอบลางเทากับ 1 นิ้ว มีหวกระดาษเปนชื่อศูนยฯ อยูดานซาย เลขหนาอยู ั  ดานขวา และสวนทายกระดาษใหแสดงชื่อไฟลพรอมไดเร็กทรอรี่ เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพท่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย ี
  14. 14. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 14 สําหรับลักษณะของขอความและการจัดพารากราฟ กําหนดไวดังนี้ • ขอความสวนหัวเรื่องลําดับที่ 1 เปนฟอนต AngsanaNEW ขนาด 20pt. สีดําตัวหนา จัด กึ่งกลางหนากระดาษ • ขอความสวนหัวเรื่องลําดับที่ 2 เปนฟอนต AngsanaNEW ขนาด 18pt. สีดําตัวหนา จัด ชิดซาย • ขอความสวนหัวเรื่องลําดับที่ 3 เปนฟอนต AngsanaNEW ขนาด 16pt. สีดําตัวหนาและ เอียง จัดชิดซาย ยอหนาเขามา 0.5 นิ้ว • ขอความปกติ กํากับดวย (Body) เปนฟอนต AngsanaNEW ขนาด 16pt. สีดํา จัดชิด ขอบซาย/ขวา ยอหนาบรรทัดแรกเขามา 0.5 นิ้ว 1. เปดโปรแกรม Microsoft Word สรางเอกสารวาง 2. จัดเก็บไฟล (Save) ตั้งชื่อวา “template-v1” 3. กําหนดลักษณะของหนากระดาษตามขอกําหนด คือกระดาษ A4 แนวตั้ง ขอบซายเทากับ 1.5 นิ้ว ขอบขอบขวา, บน และขอบลางเทากับ 1 นิ้ว ดวยคําสั่ง File, Page Setup… 4. เปดการทํางานสวนหัวกระดาษ และทายกระดาษ โดยเลือกรายการ View, Header and Footer พิมพชื่อหนวยงานที่ขอบซายของสวนหัวกระดาษ กดปุม <Tab> เลื่อนเคอรเซอรไปชิดขอบ ขวา แลวเลือกคําสั่ง Insert, Page Number… เพื่อใสเลขหนาไวที่ขอบบนขวาของหนากระดาษ 5. เลื่อนจอภาพลงมาคลิกในสวนทายกระดาษ เพื่อใสชื่อไฟลพรอมไดเร็กทรอรี่ของไฟลดวย คําสั่ง Insert, Field… แลวเลือกรายการ Categories เปน Document Information เลือกรายการ Field names: เปน FileName จากนั้นคลิกเลือกรายการ Add path to filename ดังตัวอยาง คลิก ปุม Ok เพื่อยืนยันการใสชื่อไฟลและพาธ เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพท่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย ี
  15. 15. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 15 6. กลับสูการทํางานโหมดปกติ โดยคลิกเลือกคําสั่ง View, Header and Footer ซ้ําอีกครั้ง 7. สรางลักษณะของขอความรูปแบบตางๆ โดยเลือกเมนูคําสั่ง Format, Styles and Formatting… ปรากฏกรอบทํางานดังนี้ 8. คลิกเลือกรูปแบบที่ชื่อ Heading 1 คลิกปุมขวาของเมาส แลวเลือก Modify 9. ปรากฏกรอบทํางาน ดังนี้ 10. คลิกปุม Format แลวเลือกรายการ Font ตั้งคาแบบอักษร แลวคลิกปุม Ok เพือยืนยันการ จัดรูปแบบอักษร 11. คลิกปุม Format แลวเลือกรายการ Paragraph เพื่อจัดกึ่งกลางหนากระดาษ โดยเลือกจากรายการ Alignment เปน Centered คลิกปุม Ok เพือยืนยันการจัดรูปแบบหนากระดาษ 12. ทําซ้ํากับรายการชื่อ Heading 2, Heading 3 และ Normal ตามคาดังนี้ 13. บันทึกไฟลในชื่อเดิมดวยคําสั่ง File, Save 14. สรางตนแบบเอกสารดวยคําสั่ง File, Save as… เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพท่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย ี
  16. 16. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 16 15. กําหนดรายการ “Save as type” เปน “Document Template (*.dot)” โดยไฟลที่ได จะถูกเก็บไวที่ C:Documents and SettingsBoonlert1Application DataMicrosoftTemplates สําหรับ Windows 2000 (ชื่อ Boonlert1 เปนชื่อบัญชีผูใช จะเปลี่ยนตามระบบคอมพิวเตอร นั้นๆ) การแกไขไฟลตนแบบเอกสาร ไฟลตนแบบเอกสารก็มีลักษณะคลายกับไฟลเอกสาร เพียงแตมีสวนขยายเปน .dot และ  โดยปกติจะเก็บไวที่โฟลเดอรเฉพาะ ดังนั้นเมื่อตองการแกไขหรือปรับเปลี่ยนก็ใชคาสั่ง File, ํ Open… แลวเลือกไฟลจากโฟลเดอรดังกลาวมาแกไขตามปกติ โดยในหนาตางเปดไฟลจะตอง เปลี่ยนรายการ “Files of type:” เปน “Document Templates (*.dot)” หรือเปดไฟลตนแบบเอกสาร ตนฉบับซึ่งบันทึกดวยสวนขยาย .doc แลวบันทึกเปนแมแบบ  ซ้ําอีกครั้งก็ได การใชงานตนแบบเอกสาร การเรียกใชงานไฟลตนแบบเอกสาร ทําไดโดยเรียกเมนูคําสั่ง File, New… ซึ่งจะปรากฏ หนาตางทํางานใหเลือกใชแมแบบตามที่ตองการ  โปรแกรมจะแสดงหนาตางทํางานดังภาพบน คลิกเลือกรายการ General Templates… จาก หมวด New from Template ปรากฏหนาตางเลือกแมแบบเอกสาร เพื่อใหเลือกใชงานดังนี้ เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพท่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย ี
  17. 17. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 17 การพิมพดวยตนแบบเอกสาร เมื่อสรางไฟลตนแบบเอกสาร และมีการเรียกใชงาน โปรแกรมจะกําหนดลักษณะ หนากระดาษ ใหโดยอัตโนมัติ แตการพิมพขอความจะใชปุม Style มาควบคุม ดังนี้ กรณีที่มีขอความเดิมอยูแลว • คลิกในบรรทัดที่ตองการปรับแตง • เลือกลักษณะขอความที่ตองการจาก ตัวเลือก Style กรณีพิมพขอความใหม • เลือกลักษณะขอความที่ตองการจาก ตัวเลือก Style • พิมพขอความที่ตองการ เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพท่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย ี
  18. 18. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 18 การโอนยาย Style การปรับแตงเอกสารเดิม จะมีปญหาคอนขางมาก วิธีการที่งายและสะดวก รวดเร็วคือ การ โอนยาย Style จากเอกสารตนแบบไปใสในเอกสารเดิม แลวจัดแตงดวย Style อีกครั้ง • เปดไฟลเอกสารที่ตองการจัดแตง  • เลือกคําสั่ง Tools, Template and Add-Ins… • คลิกปุม Organizer… • ปรากฏจอภาพควบคุมสไตล โดยสวนดานซายมือ แสดงสไตลของเอกสารปจจุบัน ดานขวามือแสดงสไตลของเอกสารเริ่มตน (Normal Template) คลิกปุม Close File ดานขวามือ เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพท่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย ี
  19. 19. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 19 • คลิกปุม Open File… แลวเลือกไฟลที่มีการสรางสไตลไวแลว อาจจะเปนไฟลเอกสาร (.doc) หรือไฟลแมแบบ (.dot) ก็ได • ปรากฏสไตลของเอกสารที่เลือกในกรอบดานขวามือ คลิกเลือกสไตลที่ตองการโอน แลวคลิกปุม Copy เพื่อสงสไตลที่เลือกไปยังเอกสารดานซายมือ • คลิกปุม Yes to All เพื่อยืนยันการคัดลอกสไตลใหม ไปแทนที่สไตลเดิม • ปดหนาตาง Organizer แลวกลับไปตกแตงเอกสารดวยปุม Style ตอไป การสรางสารบัญจาก Style จุดเดนของการทํางานดวยแมแบบ และสไตล ก็คือการทําสารบัญ ซึ่งมีวิธีการดังนี้ • พิมพเอกสารดวยสไตล • เลื่อนเคอรเซอรไปบรรทัดสุดทายของหนาสุดทาย หรือหนาแรกของเอกสาร • ขึ้นหนาใหมแบบตอนใหม (Section) เพื่อทําสารบัญ ดวยคําสั่ง Insert, Break, Next Page… • เลือกคําสั่ง Insert, Reference, Index and Tables… คลิกเลือกบัตรรายการ Table of Contents เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพท่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย ี
  20. 20. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 20 • คลิกปุม Options… • จากกรอบทํางานขางตน ใหปอนเลข 1, 2 หรือ 3 กํากับสไตลที่ตองการนํามาใช  ประกอบการทําสารบัญ แลวคลิกปุม OK เพื่อยืนยันการสรางสารบัญ จะปรากฏ สารบัญโดยอัตโนมัติ การปรับปรุงสารบัญ • คลิกขวาในพืนที่สารบัญเดิม แลวเลือกคําสั่ง Updated Fields… ้ คําอธิบายภาพ หรือตาราง คําอธิบายภาพ หรือตาราง ก็เปนสวนหนึ่งที่ประสบปญหามากสําหรับการสรางเอกสาร เนื่องจากภาพ หรือตาราง อาจจะมีการปรับเปลี่ยน แกไข เพิ่มเติม ลบทิ้งอยูตลอด มีผลใหตวเลข ั กํากับภาพ หรือตารางเปลี่ยนแปลง การแกไขปญหานี้ กระทําไดโดยใชคําสั่ง Insert, Reference, Caption… ในการเติมคําอธิบายภาพ หรือตาราง แทนการพิมพลงไปตามปกติ ซึ่งจะปรากฏหนาตาง ควบคุมดังนี้ เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพท่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย ี
  21. 21. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 21 สามารถกําหนดคําอธิบายไดเอง โดยคลิกปุม New Label… แลวปอนคําอธิบายที่ตองการ ลงไป เมื่อคลิกปุม Ok โปรแกรมจะเติมคําอธิบายภาพ หรือตารางใหโดยอัตโนมัติ สารบัญภาพ หรือสารบัญตาราง เมื่อสรางคําอธิบายภาพ หรือตารางดวยความสามารถ Caption แลวก็สามารถนํารายการ ดังกลาว มาทําเปนสารบัญไดโดยเลือกคําสั่ง Insert, Reference, Index and Tables… เลือก บัตรรายการ Table of Figures • เลือกรูปแบบ Caption จากรายการ Caption label: • แลวคลิกปุม OK เพื่อสรางสารบัญ • การปรับปรุงสารบัญก็ทําไดโดยคลิกขวาในบัญชีสารบัญ แลวเลือกคําสัง Update ่ Fields เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพท่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย ี

×