การบริหารจัดการเอกสารจดหมายเหตุ (ดิจิทัล)

1. การบริหารจัดการ
เอกสารจดหมายเหตุ (ดิจิทัล)
บุญเลิศ อรุณพิบูลย์
รองผู้อานวยการฝ่ ายบริการความรู้ทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี
สานักงานพัฒนาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีแห่งชาติ
http://www.thailibrary.in.th, http://stks.or.th
http://facebook.com/boonlert.aroonpiboon
boonlert@nstda.or.th

2. จดหมายเหตุ - Archive
• A collection of historical
documents or records
providing information about
a place, institution, or
group of people.
• Repository holding
documents or other
material, usually those of
historical and/or rare value.
http://en.wikipedia.org/wiki/Archive

3. จดหมายเหตุ - Archive
• The documentary by-product of human activity
maintained for their long-term value.
http://www.ica.org

4. เอกสารจดหมายเหตุ
สานักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ
“ข ้อมูลทุกรูปแบบที่หน่วยงานผลิตขึ้นใช ้ในการปฏิบัติงาน
แต่สิ้นกระแสการปฏิบัติงานแล ้ว และได ้รับการประเมินว่ามีคุณค่า
ในฐานะเป็นข ้อมูลชั้นต ้นที่แสดงถึงการดาเนินงานและพัฒนาการของ
หน่วยงานนั้นๆ ซึ่งมีความสาคัญต่อประวัติศาสตร์ของประเทศ ทั้งนี้หมาย
รวมถึงเอกสารส่วนบุคคลที่รับมอบจากบุคคลสาคัญหรือทายาทด ้วย”
เอกสารจดหมายเหตุ ถือเป็นหลักฐานชั้นต ้นสาหรับใช ้เป็น
หลักฐานอ ้างอิงทางประวัติศาสตร์ด ้านการบริหารงานของหน่วยงานของ
รัฐ และเป็นมรดกทางวัฒนธรรมของชาติที่บรรจุความทรงจา และ
พัฒนาการทุกๆ ด ้านของบ ้านเมือง

5. เอกสารจดหมายเหตุ
พระราชบัญญัติจดหมายเหตุแห่งชาติ พ.ศ. ๒๕๕๖
เอกสารที่สิ้นกระแสการใช ้งานและได ้รับการประเมินคุณค่าควรแก่
การเก็บรักษาและอนุรักษ์ไว ้เพื่อเป็นมรดกทางวัฒนธรรมด ้าน
ประวัติศาสตร์ของชาติ และเพื่อประโยชน์ในการศึกษา การ
ค ้นคว ้า หรือการวิจัย ซึ่งกรมศิลปากรได ้จัดทาทะเบียนไว ้เป็น
เอกสารจดหมายเหตุ

6. เอกสารจดหมายเหตุ
ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด ้วยงานสารบรรณ
• ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด ้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526
• ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด ้วยงานสารบรรณ ฉบับที่ 2
พ.ศ.2548
• หนังสือที่เกี่ยวกับประวัติศาสตร์ ขนบธรรมเนียมจารีตประเพณี
สถิติ หลักฐาน หรือเรื่องที่ต ้องใช ้สาหรับศึกษาค ้นคว ้า หรือ
หนังสืออื่นในลักษณะเดียวกัน ให ้เก็บไว ้เป็นหลักฐาน ทาง
ราชการตลอดไปหรือตามที่กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรม
ศิลปากร กาหนด
• ทุกปีปฏิทินให ้ส่วนราชการจัดส่งหนังสือที่มีอายุครบ ๒๐ ปี นับ
จากวันที่ได ้จัดทาขึ้นที่เก็บไว ้ณ ส่วนราชการใด พร ้อมทั้งบัญชีส่ง
มอบหนังสือครบ ๒๐ ปี ให ้กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรม
ศิลปากร ภายในวันที่ ๓๑ มกราคม ของปีถัดไป

7. จดหมายเหตุ

8. เอกสารจดหมายเหตุ
พระราชบัญญัติข ้อมูลข่าวสารของราชการ พ.ศ.2540
หมวด ๔ เอกสารประวัติศาสตร์
มาตรา ๒๖ ข ้อมูลข่าวสารของราชการที่หน่วยงานของรัฐไม่ประสงค์จะเก็บรักษาหรือมีอายุครบ
กาหนดตามวรรคสองนับแต่วันที่เสร็จสิ้นการจัดให ้มีข ้อมูลข่าวสารนั้น ให ้หน่วยงานของรัฐส่ง
มอบให ้แก่หอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากรหรือหน่วยงานอื่นของรัฐตามที่กาหนดในพระ
ราชกฤษฎีกา เพื่อคัดเลือกไว ้ให ้ประชาชนได ้ศึกษาค ้นคว ้า
กาหนดเวลาต ้องส่งข ้อมูลข่าวสารของราชการตามวรรคหนึ่งให ้แยกประเภท ดังนี้
(๑) ข ้อมูลข่าวสารของราชการตามมาตรา ๑๔ เมื่อครบเจ็ดสิบห ้าปี
(๒) ข ้อมูลข่าวสารของราชการตามมาตรา ๑๕ เมื่อครบยี่สิบปี
กาหนดเวลาตามวรรคสอง อาจขยายออกไปได ้ในกรณีดังต่อไปนี้
(๓) หน่วยงานของรัฐยังจาเป็นต ้องเก็บรักษาข ้อมูลข่าวสารของราชการไว ้เองเพื่อประโยชน์ใน
การใช ้สอย โดยต ้องจัดเก็บและจัดให ้ประชาชนได ้ศึกษาค ้นคว ้าตามที่จะตกลงกับหอจดหมาย
เหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร
(๔) หน่วยงานของรัฐเห็นว่า ข ้อมูลข่าวสารนั้นยังไม่ควรเปิดเผย โดยมีคาสั่งขยายเวลากากับไว ้
เป็นการเฉพาะราย คาสั่งการขยายเวลานั้นให ้กาหนดระยะเวลาไว ้ด ้วย แต่จะกาหนดเกินคราว
ละห ้าปีไม่ได ้
การตรวจสอบหรือทบทวนมิให ้มีการขยายเวลาไม่เปิดเผยจนเกินความจาเป็น ให ้เป็นไปตาม
หลักเกณฑ์และวิธีการที่กาหนดในกฎกระทรวง
บทบัญญัติตามมาตรานี้ มิให ้ใช ้บังคับกับข ้อมูลข่าวสารของราชการตามที่คณะรัฐมนตรีออก
ระเบียบกาหนดให ้หน่วยงานของรัฐหรือเจ ้าหน้าที่ของรัฐจะต ้องทาลายหรืออาจทาลายได ้โดย
ไม่ต ้องเก็บรักษา

9. ข ้อมูลข่าวสารของราชการ
• สิ่งที่สื่อความหมายให ้รู้เรื่องราวข ้อเท็จจริง ข ้อมูล หรือสิ่งใดๆ ไม่
ว่าการสื่อความหมายนั้นจะทาได ้โดยสภาพของสิ่งนั้นเองหรือโดย
ผ่านวิธีการใดๆ และไม่ว่าจะได ้จัดทาไว ้ในรูปของเอกสาร แฟ้ม
รายงาน หนังสือ แผนผัง แผนที่ ภาพวาด ภาพถ่าย ฟิล์ม การ
บันทึกภาพหรือเสียง การบันทึกโดยเครื่องคอมพิวเตอร์ หรือวิธีอื่น
ใดที่ทาให ้สิ่งที่บันทึกไว ้ปรากฏได ้
• ที่อยู่ในความครอบครองหรือควบคุมดูแลของหน่วยงานของรัฐ ไม่
ว่าจะเป็นข ้อมูลข่าวสารเกี่ยวกับการดาเนินงานของรัฐหรือข ้อมูล
ข่าวสารเกี่ยวกับเอกชน

10. ประเภทของเอกสารจดหมายเหตุ
• เอกสารจดหมายเหตุประเภท
ลายลักษณ์อักษร
(Textual Archives)
• เอกสารโสตทัศนจดหมายเหตุ
(Audio–Visual Archives)
• เอกสารจดหมายเหตุประเภท
แผนที่ แผนผัง
(Cartographic Archives)
• เอกสารจดหมายเหตุประเภท
วัสดุคอมพิวเตอร์
(Machine - Readable
Archives)
• เอกสารจดหมายเหตุตาม
พรบ. ข ้อมูลข่าวสารของ
ราชการ
• เอกสารจดหมายเหตุตาม
ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี
ว่าด ้วยงานสารบรรณ
• เอกสารจดหมายเหตุส่วน
บุคคล

11. เอกสารจดหมายเหตุประเภทลายลักษณ์อักษร
• เอกสารที่สื่อความหมายเนื้อหาด ้วยลายลักษณ์อักษร ไม่ว่าจะเป็น
ตัวเขียน หรือตัวพิมพ์
• เอกสารโต ้ตอบ
• เอกสารประชุม
• แผนงาน
• โครงการ
• รายงาน
• บทความ
• ฯลฯ

12. เอกสารโสตทัศนจดหมายเหตุ
• เอกสารที่สื่อความหมายด ้วยภาพหรือเสียง
• ภาพถ่าย
• ฟิล์มเนกาตีฟ
• สไลด์
• โปสเตอร์
• ปฏิทิน
• บัตรอวยพร
• แถบบันทึกเสียง
• แถบบันทึกภาพ
• ฟิล์มภาพยนตร์
• ฯลฯ

13. เอกสารจดหมายเหตุประเภทแผนที่ แผนผัง
• แผนที่
• แผนผัง
• แบบแปลน
• พิมพ์เขียว
• ฯลฯ

14. เอกสารจดหมายเหตุประเภทวัสดุคอมพิวเตอร์
• เอกสารที่บันทึกข ้อมูลและค ้นหาข ้อมูลที่บันทึกไว ้นั้นด ้วยเครื่อง
คอมพิวเตอร์
• ดิสก์เกตท์
• ซีดี
• วีซีดี
• ดีวีดี
• ฯลฯ

15. รูปแบบของเอกสารจดหมายเหตุ ... ณ วันนี้
Traditional Format
• สิ่งพิมพ์
• ภาพถ่าย
• แผนที่
• วัตถุต่างๆ
Born-Digital Format
• เอกสารที่สร ้างด ้วยโปรแกรม
คอมพิวเตอร์
• Microsoft Office
• Adobe PhotoShop
• เอกสารที่ส่งออก (Export)
หรือแปลง (Convert) จาก
ต ้นฉบับดิจิทัล
• PDF
• ภาพถ่ายจากกล ้องถ่ายภาพ
ดิจิทัล
• สื่อมัลติมีเดีย

16. รูปแบบของระบบจดหมายเหตุ ... ณ วันนี้
Personal Digital Archive
• บุคคล
• หน่วยงาน
• เน้นนาเสนอ
• เก็บรายละเอียด
• บันทึก “ปูม” ประจาวัน
Digital Archive
• คลังจัดเก็บตามระบบ
• ระบบปิด
• ระบบเปิด
• ระบบบริหาร
• นาเข ้าข ้อมูลจาก Personal
Digital Archive
• จัดหมวดหมู่
• ลับ
• เผยแพร่สาธารณะ
• เผยแพร่
• สืบค ้น
• Visualization
• Timeline

17. แนวคิดใหม่ของการบริหารจัดการ “จดหมายเหตุ”
• ไม่ต ้องรอเวลา ... 25 ปี 30 ปี
• เอกสารวันนี้ สามารถประเมินคุณค่าการเป็นจดหมายเหตุ ได ้ทันที
• ดาเนินการบริหารจัดการ “เอกสารที่ประเมินคุณค่า” แล ้ว
ค ้นหารวบรวมเอกสาร
ประเมินเอกสาร
ดาเนินการแปลงดิจิทัล
ให ้ข ้อมูล นาเข ้าระบบ
สร ้างเอกสาร
ประเมินเอกสาร
ให ้ข ้อมูล นาเข ้าระบบ

18. ลักษณะเฉพาะของเอกสารจดหมายเหตุ
จัดแสดง และอธิบายแบบ “กลุ่ม หรือภาพรวม” ไม่ใช่รายชิ้น
Hall of Frame

19. http://www.oaep.go.th/50YearsOAEP/Main50Years.html

21. Personal Digital Archive
• Social Media/Social Networking
• Facebook
• Blog
• Wiki
• Timeline

22. Facebook

23. กระบวนการ
บริหาร
จัดการ
ระบบ /
สถานที่
เอกสาร
จดหมาย
เหตุ

24. เอกสารจดหมายเหตุของท่าน ??????
• ประเด็นพิจารณา
• รูปแบบที่ต ้องการดาเนินการ
• เป้าหมาย
• กฎหมาย/กฎระเบียบที่
เกี่ยวข ้อง
• งบประมาณ
• ทีมงาน
• ความรู้ความสามารถด ้าน
เทคนิคคอมพิวเตอร์
• การประเมินจากคุณค่า
ของเอกสาร
• ด ้านกฎหมาย
• ด ้านการบริหาร
• ด ้านการเงิน
• ด ้านวิชาการ

25. Raw Data : Storage & Backup System
Digital
Archives
Management
System
Document
Management
System
Digital Library /
IR – Institutional
Repository /
Digital Repository
/ Research
Repository / KM
ระบบปิด ระบบเปิด
Data Exchange & Interoperability ?
ระบบเอกสารดิจิทัลต่างๆ Machine
Readable

26. Raw Data : Storage & Backup System
Digital
Archives
Management
System
Document
Management
System
Digital Library /
IR – Institutional
Repository /
Digital Repository
/ Research
Repository / KM
ระบบปิด ระบบเปิด
Data Exchange & Interoperability ?
ระบบเอกสารดิจิทัลต่างๆ
Z39.5
OAI-PMH
XML Services

27. Raw Data : Storage & Backup System
Digital
Archives
Management
System
Document
Management
System
Digital Library /
IR – Institutional
Repository /
Digital Repository
/ Research
Repository / KM
ระบบปิด ระบบเปิด
Data Exchange & Interoperability ?
ระบบเอกสารดิจิทัลต่างๆ
Word
PDF
PDF/A
ฝังฟอนต์
Word
ฝังฟอนต์
JPG
High Quality
Z39.5
OAI-PMH
XML Services

28. Raw Data : Storage & Backup System
Digital
Archives
Management
System
Document
Management
System
Digital Library /
IR – Institutional
Repository /
Digital Repository
/ Research
Repository / KM
ระบบปิด ระบบเปิด
Data Exchange & Interoperability ?
ระบบเอกสารดิจิทัลต่างๆ
Word
PDF
PDF/A
ฝังฟอนต์
Word
ฝังฟอนต์
JPG
High Quality
Z39.5
OAI-PMH
XML Services

29. Metadata for Digital Collections
Library Museum Archive eLearning
Data Structure MARC, DC CDWA EDA, ISAD(g) DC
Data Content AACR2, RDA CCO DACS LOM
Data Format XML XML XML XML
Data Exchange Z39.5, OAI OAI OAI OAI

30. Software
เฉพาะ
• ICA AtoM
• Archivon
• Collectives
อื่นๆ
• Joomla
• Wordpress
• Dokuwiki
• MediaWiki
• DSpace
• Omeka
• Drupal

31. กระบวนการบริหารจัดการ
• ประเภทของทรัพยากร นิยาม
ลักษณะเฉพาะ ฟอร์แมต
• การได ้มา ลิขสิทธิ์
• กระบวนการดาเนินการ
• ความยั่งยืน
• การเผยแพร่
ประเด็นที่ควรใส่ใจ
• สื่อดิจิทัลไม่ได ้กาหนด
มาตรฐานร่วมกัน
• การทางานซ้าซ ้อน เสียเวลา
• ระบบคลังดิจิทัล ไม่รองรับ
มาตรฐาน
• การละเมิดลิขสิทธิ์
• Software, Content, Font,
Image

32. การสแกนเอกสารด ้วย Scanner
• เลือกเครื่องสแกนเนอร์ให ้เหมาะสมกับประเภทของเอกสาร
• สวมใส่ถุงมือขณะดาเนินการ
• กาหนดค่า Config ของ
เครื่องสแกนเนอร์ให ้อยู่
ในระดับสูง
• Resolution มากกว่า 300 dpi
• โหมดสี CMYK/RBG/Grey
• บันทึกในฟอร์แมต
• TIFF
• Best Quality JPG
• PNG
• เก็บข ้อมูลไว ้หลายสาเนา

33. การสแกนเอกสารด ้วย Scanner

34. การสแกนเอกสารด ้วย Scanner
กระบวนการสแกน

35. การสแกนเอกสารด ้วย Scanner
กระบวนการตัดขอบ/หมุน

36. การสแกนเอกสารด ้วย Scanner
กระบวนการ Retouch + เอกสาร PDF ต ้นฉบับ

37. การสแกนเอกสารด ้วย Scanner
กระบวนการเอกสาร PDF เผยแพร่

38. การบริหารจัดการ Born-Digital Media
• เอกสารจาก Microsoft Office
สร ้างเอกสารแบบ Style
กาหนด Metadata
บันทึกเอกสารแบบฝังฟอนต์
ส่งออกเป็น PDF/A

39. การบริหารจัดการ Born-Digital Media
• ภาพถ่ายดิจิทัล
ตั้งค่าวัน/เวลาของกล ้องถ่ายภาพดิจิทัล
ถ่ายภาพด ้วยค่า Config ในระดับสูง
นาภาพมาบันทึก IPTC, XMP Metadata

40. EXIF, IPTC, XMP

41. แนวทางการดาเนินการจดหมายเหตุ
• แนวทางที่ 1
• ดาเนินการในรูปแบบหอเกียรติยศ
• การจัดแสดง + สื่อดิจิทัล
• แนวทางที่ 2
• ดาเนินการจัดทาสิ่งพิมพ์จดหมายเหตุหน่วยงาน หรือเหตุการณ์สาคัญๆ
• เพิ่มการนาเสนอในรูปแบบ eBook, ePub
• แนวทางที่ 3
• ดาเนินการจัดทาจดหมายเหตุดิจิทัลหน่วยงาน หรือเหตุการณ์สาคัญ
• ใช ้เครื่องมือในกลุ่ม Blog โดยให ้ความสาคัญกับ “วัน/เวลาที่ของเหตุการณ์”
• นากระบวนการของจดหมายเหตุตาม “พรบ./ระเบียบที่เกี่ยวข ้องมาผสมผสาน”
• แนวทางที่ 4
• ดาเนินการทุกรูปแบบ โดยกาหนดกรอบ ขอบเขตเรื่อง และระยะเวลา
ดาเนินการเป็นระยะ