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Nuevo buscador de documentos de la BNE: presentación del proyecto de migración de documentos de un CMS a un ECM. Ana Carrillo Pozas

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Presentada en el Consejo de Dirección el 19 de noviembre de 2014.

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Nuevo buscador de documentos de la BNE: presentación del proyecto de migración de documentos de un CMS a un ECM. Ana Carrillo Pozas

  1. 1. Nuevo Buscador de Documentos de la BNE Intranet – Sistema de Gestión Documental Presentación del Proyecto de Migración de Documentos de un CMS a un ECM Consejo de Dirección, 19 de noviembre de 2014 Ana Carrillo Pozas 1
  2. 2. 2 • Búsqueda de documentos corporativos: nuevo servicio en la Intranet BNE.Proyecto • Solventar los problemas de acceso y recuperación de información que ha presentado hasta ahora la Intranet Corporativa. Objetivo
  3. 3. Punto de partida: Encuesta de satisfacción de usuarios de la Intranet 3 98% satisfacción global ¿Cómo calificarías la satisfacción global de la Intranet? 64% insatisfacción buscador Fuente: “Informe de resultados de la Encuesta de satisfacción de uso de la Intranet BNE”. Abril 2014
  4. 4. Definición del proyecto  Se realizan pruebas para mejorar el rendimiento del buscador del CMS pero no dan resultados óptimos.  Se decide realizar una migración de los documentos del CMS (OpenCMS) al ECM (Alfresco) para que sean gestionados por el sistema de gestión documental. 4
  5. 5. Piezas El proyecto hace confluir una serie de trabajos que se vienen realizando desde 2011:  Modelo estratégico de GD (2011)  Mapa de Procesos (2012)  Implantación del SGD (2013) 5 Sistema de Gestión Documental Mapa de Procesos Catalogación documentos + migración CMS a ECM
  6. 6. Fases del proyecto junio – noviembre 2014 6 1. Análisis de la información en el CMS Identificación del volumen: 3.700 documentos 1 GB Mapeo de estructura de contenidos de Intranet con Mapa de Procesos Identificación de nuevos procesos, subprocesos y series documentales 2. Asignación de metadatos a los documentos del CMS Ampliación del modelo de datos de Alfresco: definición del Esquema de Metadatos de Documento-e Descripción de nuevas series e identificación de unidades productoras y tipos documentales en el Mapa de Procesos Asignación de metadatos en los documentos (OpenCMS) 3. Diseño Diseño y creación del sitio de publicación en Alfresco Diseño de campos de búsqueda e indexación en Alfresco 4. Migración al ECM Extracción del CMS de todos los documentos y sus propiedades Migración de documentos a sus series en el sitio de publicación de Alfresco Sustitución en el CMS de fichero por URI de Alfresco.
  7. 7. Resultados Antes  Documentos e información desestructurada.  Documentos e información sólo contextualizados por la estructura de contenidos de la Intranet (=> inconsistente).  Documentos sin control de versiones.  Documentos sin autoría.  Buscador por palabras clave. Ahora  Documentos e información estructurada y contextualizada según el Mapa de Procesos (= esquema de clasificación).  Documentos con control de versiones.  Identificación de unidades productoras.  Identificación de tipos documentales.  Buscador por palabras clave y por campos de “autoridades” del Mapa de Procesos.  Colaboración en la creación de documentos. 7
  8. 8. Acceso al buscador 8
  9. 9. 9 Buscador de documentos y campos de búsqueda
  10. 10. 10 Visualización del documento y sus propiedades
  11. 11. 11 Esquema documental = Mapa de Procesos
  12. 12. Beneficios  El Buscador de documentos es un componente clave para una mayor eficiencia y productividad de la institución.  El Mapa de Procesos es el esquema documental que proporciona normalización de nombres de actividades y estructuras de documentos.  El Sistema de Gestión Documental permite un control total de los documentos por parte de usuarios productores y gestores.  Acceso a la información y documentos de manera estable y organizada. 12
  13. 13. Servicio de Intranet 13 Intranet, Gestión Documental y Mapa de Procesos Biblioteca Nacional de España Ana Carrillo Pozas

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