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Espacios de colaboración para la gestión documental. Intranet de la BNE. Ana Carrillo Pozas

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Presentación del estado actual y su evolución realizada el 22 de septiembre de 2014 en el Consejo de Dirección de la Biblioteca.

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Espacios de colaboración para la gestión documental. Intranet de la BNE. Ana Carrillo Pozas

  1. 1. Espacios de colaboración para la gestión documental Intranet de la BNE Presentación de estado actual y evolución Consejo de Dirección, 22 de septiembre de 2014 Ana Carrillo Pozas 1
  2. 2. Intranet BNE: espacios de colaboración  La Intranet de la Biblioteca provee a los empleados de servicios de gestión documental desde mayo de 2013 y se ofrecen a través de espacios de colaboración.  Estos servicios están soportados por la herramienta Alfresco Share, si bien, se han desarrollado funcionalidades propias en la línea de sentar las bases de una Gobernanza de la Información de la BNE.  Alfresco se ha integrado en la Intranet de la BNE, soportada por el gestor de contenidos OpenCMS. 2
  3. 3. 3 Los espacios de colaboración son un medio. El fin último es garantizar la adecuada gestión de los documentos que generan o reúnen diariamente las diferentes unidades de la Institución en el ejercicio de sus funciones.
  4. 4. LÍNEAS DE TRABAJO Mayo 2013 – julio 2014 4  Desarrollos evolutivos para Gobernanza de Información  Formación a usuarios y gestión del cambio
  5. 5. Estructura del Sistema de Gestión Documental BNE 5 Alfresco v.4.2.c Community Edition Desarrollo propio de funcionalidades v.3.0.1 Mapa de Procesos Esquema de metadatos para documento-e BNE
  6. 6. Desarrollos evolutivos definidos por BNE 6 Mapa de Procesos Proveer a la gestión documental de un marco de Gobernanza de Información Vinculación de espacios de colaboración (sites) con procesos del Mapa Modelo de datos 2 nuevos procesos 13 nuevos subprocesos 134 nuevas series documentales 47 subprocesos/series modificados Bibliotecas de Documentos controladas Esquema de metadatos de documento BNE en consonancia con ENI
  7. 7. Vinculación de espacios de colaboración con el Mapa de procesos BNE 7 Subproceso: Normalización de procesos técnicos Proceso: Proceso técnico de fondos MAPA DE PROCESOS ESPACIOS DE COLABORACIÓN (Alfresco) Grupo de Trabajo de Normalización Biblioteca de Documentos del Grupo Series:
  8. 8. Modelo de datos El modelo de datos de Alfresco ha sido extendido para dar cabida a los nuevos metadatos requeridos: Tipo documental Proceso Subproceso Serie Denominación ENI Unidad productora Condiciones de acceso Condiciones de reutilización Grupos de trabajo 8
  9. 9. Esquema de metadatos del documento 9 Metadato Fuente Título del documento Fichero Nombre del fichero Fichero Descripción Usuario Tipo MIME Alfresco Autor Fichero Tamaño Alfresco Creador Fichero Fecha de creación Alfresco Modificador Alfresco Fecha de modificación Alfresco Tipo documental Mapa de Procesos BNE Proceso Mapa de Procesos BNE Subproceso Mapa de Procesos BNE Serie Mapa de Procesos BNE Denominación ENI Mapa de Procesos + Alfresco (Desarrollo propio) Unidades productoras Mapa de Procesos BNE Condiciones de acceso Mapa de Procesos BNE Condiciones de reutilización Mapa de Procesos BNE Grupos de trabajo Alfresco (site) Definidos por BNE
  10. 10. Formación a usuarios y Gestión del Cambio Formación Inicial Periódica Avanzada Gestión del Cambio Integración de Alfresco en la Intranet BNE 1 sesión con la organización del grupo, para formarles en los nuevos procedimientos colaborativos sesiones semanales y temáticas: flujos de trabajo, versionado de documentos, etc 1 sesión avanzada incluida en el Plan de Formación de la BNE 2014 Más información en: Integración de una solución de gestión documental colaborativa en la Intranet, un caso de éxito, Blog de la BNE, 31 oct. 2013
  11. 11. RESULTADOS 11
  12. 12. Nº de espacios de colaboración para gestión documental 12 4 8 21 0 5 10 15 20 25 mayo-13 diciembre-13 julio-14 Nº espacios
  13. 13. Nº de empleados miembros de espacios de colaboración 13 28 82 174 0 20 40 60 80 100 120 140 160 180 200 mayo-13 diciembre-13 julio-14 Nº miembros
  14. 14. Porcentaje de empleados usuarios de espacios de colaboración 14 41,62% Miembros de espacios de colaboración Nº de efectivos en la BNE: 418 Fuente: Área RRHH (16/09/2014)
  15. 15. Procesos con espacios de colaboración asociados 15 2 2 4 5 2 3 1 1 Nº espacios de colaboración
  16. 16. Espacios de colaboración existentes 16
  17. 17. Tipología de espacios de colaboración 17  Para funcionamiento de los Grupos de Trabajo.  GT de Plan Estratégico.  GT del Plan RISP.  GT de Conservadores Web.  GT de Depósito Legal Electrónico.  GT de Normalización.  GT de Circulación.  etc  Para la gestión de los procesos.  Gestión de la información, los documentos y el conocimiento.  Procesos técnicos de seriadas.  Comunicación interna.  etc
  18. 18. Crecimiento del repositorio 18 Nº documentos: 1.840 Tamaño (MB): 1.500 MB
  19. 19. Documentos críticos que se están elaborando en estos espacios 19  Plan Estratégico 2015-2018.  Plan RISP.  Política de comunicación interna.  Borrador del RD de DLe.  Diversos procedimientos de catalogación, circulación...  ……
  20. 20. Sentando las bases del futuro Archivo digital de la BNE 20 El esquema documental resultante es el mapa de procesos de la BNE.
  21. 21. PRÓXIMOS PASOS 21
  22. 22. Migración de documentos… 22 De OpenCMS… Sistema de Gestión de Contenidos de Intranet …a Alfresco Sistema de Gestión Documental BNE Análisis y descripción de 3.700 documentos
  23. 23. CONTINUARÁ…….. 23 ANA CARRILLO POZAS
  24. 24. Ana Carrillo Pozas 24 Jefe de Servicio de Intranet Responsable del Sistema de Gestión Documental y del Mapa de Procesos Biblioteca Nacional de España @anacarrillop

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