Definición de un Modelo de Gestión Documental para la BNE. Ana Carrillo Pozas

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Presentada en "Cita en la BNE. Definición de un Modelo de Gestión Documental para la BNE". 16 de noviembre 2011. Biblioteca Nacional de España

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Definición de un Modelo de Gestión Documental para la BNE. Ana Carrillo Pozas

  1. 1. DEFINICIÓN DE UN MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LA BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑAANA CARRILLO POZAS – Jefe de Servicio de Coordinación IntranetCiclo Una Cita en la BNE / Salón de actos de la BNE / 16 noviembre 2011 BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  2. 2. ÍNDICE La BNE hoy: situación de partida Razones para la definición de un Modelo de Gestión Documental en la BNE Objetivos del Sistema de Gestión Documental Cómo abordamos el análisis Resultados de la investigación preliminar: fortalezas y debilidades Definición del Modelo estratégico de Gestión Documental Esquema de responsabilidades Factores críticos de éxitoGestión documental en la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  3. 3. LA BNE HOY: FINES Y FUNCIONES Real Decreto 1638/2009, de 30 de octubre, por el que se aprueba el Estatuto de la Biblioteca Nacional de España. Art. 2. Fines y funciones.Gestión documental en la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  4. 4. LA BNE HOY: ALGUNAS CIFRAS 300 2 8 5 28 11.644 años de Salas de Depósitos en Millones de Nuevos carnés sedes consulta en historia Recoletos piezas Recoletos 27 1 1 6 1.985 Torres Consultas Servicios vía Sede-e en Alcalá modulares en web bibliográficas Alcalá vía webFuente: Memoria 2010 yelaboración propia 3.384 392.639 2.424.981 353.663 861 Entradas Usuarios web Visitas Préstamos en Registro físico sala usuarios Expedientes de 1.840 2 18 1.012 contratación Salidas 551 ordenadores 1.378 TB empleados Áreas o Departamentos 256 almacanamiento correo-e 46 65 Expedientes de Patrimonio, Ventanilla única escáneres adquisiciones Servicios BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA y tanteo
  5. 5. ALGUNOS HITOS RELACIONADOS CON LA PRODUCCIÓN DOCUMENTALGestión documental en la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  6. 6. MOTIVACIONES INTERNAS Compromiso y liderazgo de la Dirección Plan Estratégico 2012‐2014 (estrategias 1.6, 2.4 y 3.7) EXTERNAS Marco Reglamentario (Ley 11/2007 y derivadas; Ley 37/2007 y RD 1495/2011) Nuevo paradigma de la AAPP: oGov + OpenData Revolución digital: comunicaciones Oficina verdeGestión documental en la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  7. 7. OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Objetivo general Definir un conjunto de políticas, procedimientos y  prácticas relacionadas con la gestión de toda la  información conservada en la BNE como evidencia y  conocimiento de las actividades que lleva a cabo  (UNE ISO 15489) Objetivos específicos Objetivo estratégico de la BNE Alineación con Intranet y mejora procesos de      trabajo Preservación del conocimiento corporativo Normalización Sostenibilidad  Transparencia Cumplimiento de la legislación Gestión documental en la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  8. 8. CÓMO ABORDAMOS EL ANÁLISISGestión documental en la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  9. 9. CRONOGRAMA Análisis y  Modelo de  Mapa  Definición  diagnóstico  Gestión  de Procesos estratégica de la situación Documental Plan de  Implantación Implantación marzo – dic. 2011 junio – julio 2011 enero – feb. 2012 dic. 11 – en. 12 Gestión del CambioGestión documental en la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  10. 10. RESULTADOS DE LA SITUACIÓN ANÁLISIS DE LA INVESTIGACIÓN PRELIMINAR Fortalezas DebilidadesGestión documental en la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  11. 11. DEFINICIÓN DEL MODELO ESTRATÉGICO DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LA BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  12. 12. ESQUEMA DE RESPONSABILIDADESGestión documental en la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  13. 13. ELEMENTOS CLAVE PARA EL ÉXITO DEL PROYECTO Sólida definición del Sistema y del Proyecto. Fuerte implicación de la Dirección. Alineación  de los objetivos del SGD con la  Intranet y  con la eficiencia de los procesos de trabajo. Avanzar desde un modelo general hacia las soluciones  particulares. Colaboración entre la parte funcional, archivo y ámbito  tecnológico (equipo mixto). Gestión del cambio planificada.Gestión documental en la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  14. 14. Créditos de imágenes First cars and trains across Sydney Harbour Bridge, March 1932 / Sam Hood. Galería de State Library  New South Wales Collection. http://www.flickr.com/photos/statelibraryofnsw/2877652119/ Cristóbal Colón en La Habana, 1920. Galería de la Biblioteca Nacional de España.  http://www.flickr.com/photos/bibliotecabne/6233364709/in/set‐72157627743869149 Los depósitos de la BNE obra del herrero Bernardo Asins y Serralta. Galería de la Biblioteca Nacional  de España. http://www.flickr.com/photos/bibliotecabne/5537329267/in/set‐72157625974860397 y http://www.flickr.com/photos/bibliotecabne/5537909444/in/set‐72157625974860397 Caja registradora (anverso). Galería de la Biblioteca Nacional de España.  http://www.flickr.com/photos/bibliotecabne/5706693526/in/set‐72157626100574238 Revista Contemporáneos. Galería de la Biblioteca Nacional de España.  http://www.flickr.com/photos/bibliotecabne/6233886802/in/set‐72157627743869149Gestión documental en la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  15. 15. Bibliografía Biblioteca Nacional de España REAL DECRETO 1638/2009, de 30 de octubre, por el que se aprueba el Estatuto de la Biblioteca  Nacional de España. http://www.bne.es/es/LaBNE/Docs/estatutoBNE2009.pdf BNE. Memoria 2010.  http://www.bne.es/es/LaBNE/MemoriaPlan/MemoriasBN/docs/Memoria2010_Web.pdf BNE. Plan estratégico 2012‐2014.  http://www.bne.es/es/LaBNE/MemoriaPlan/PlanEstrategico/docs/PlanEstrategico12‐14.pdf La BNE en cifras 2010.  http://www.bne.es/es/NavegacionRecursiva/Cabecera/Prensa/Docs/BNE_en_cifras_2010.pdf Archivo BNE. http://www.bne.es/es/Colecciones/Archivo/ArchivoBNE/index.html Marco Reglamentario Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.  http://www.boe.es/aeboe/consultas/bases_datos/act.php?id=BOE‐A‐2007‐12352 RD 1671/2009, de 16 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente  la Ley 11/2007.  http://www.boe.es/aeboe/consultas/bases_datos/doc.php?id=BOE‐A‐2009‐18358 RD 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la  Administración Electrónica. http://www.boe.es/aeboe/consultas/bases_datos/doc.php?id=BOE‐A‐ 2010‐1330Gestión documental en la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  16. 16. Bibliografía RD 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito  de la Administración Electrónica. http://www.boe.es/aeboe/consultas/bases_datos/doc.php?id=BOE‐ A‐2010‐1331 Normas Técnicas de Interoperabilidad.  http://administracionelectronica.gob.es/?_nfpb=true&_pageLabel=P60215901274203521811&langPae= es Gobierno abierto y Reutilización de la Información del sector público Sociedad de Gobierno Abierto. http://www.opengovpartnership.org/ Declaración sobre Gobierno Abierto. http://www.opengovpartnership.org/declaraci%C3%B3n‐sobre‐ gobierno‐abierto Proyecto Aporta. http://www.aporta.es/web/guest/index Ley 37/2007, de 16 de noviembre, sobre reutilización de la información del sector público.  http://www.aporta.es/web/guest/index RD 1495/2011, de 24 de octubre, por el que se desarrolla la Ley 37/2007.  http://www.boe.es/boe/dias/2011/11/08/pdfs/BOE‐A‐2011‐17560.pdf Portal Datos.gov.es. Reutiliza la información pública. http://www.datos.gob.es/datos/Gestión documental en la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  17. 17. Bibliografía Normalización en Gestión Documental UNE‐ISO 15489‐1 (2006). Información y documentación. Gestión de documentos. UNE‐ISO 23081 (Parte 1, 2008; Parte 2, 2011). Información y documentación. Procesos de gestión de  documentos. Metadatos para la gestión de documentos. UNE‐ISO/TR 26122 IN. Información y documentación. Análisis de los procesos de trabajo para la  gestión de documentos. Definición del Modelo de Gestión documental para la BNE Modelo para la Gestión Documental de la Biblioteca Nacional de España. 8 de julio de 2011.  [documento interno]Gestión documental en la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  18. 18. Ana Carrillo Pozas Jefe de Servicio de Coordinación de IntranetDirección de Biblioteca Digital y Sistemas de Información ana.carrillo@bne.es Pº de Recoletos 20 -22 28071 Madrid España T +34 915 807 800 www.bne.es BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA

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