Conservación en la Biblioteca Nacional de España: problemática y planes de futuro

Departamento de Preservación y Conservación de Fondos

Conservación en la Biblioteca Nacional de España:
Problemática y planes de futuro
(…o la difícil normalización de lo diverso)

Arsenio Sánchez Hernampérez
XXIII Asamblea General de ABINIA / Jornada del 12 de septiembre de 2012

Índice
 La Biblioteca Nacional de España vista desde la conservación
 Los condicionantes
 El establecimiento de un programa marco
 El plan de preservación de la BNE.
 Objetivos estratégicos

BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA

1. La Biblioteca Nacional de España vista desde la conservación

LA BNE es la institución bibliotecaria superior del estado y cabecera del
sistema bibliotecario español. Por ello, es el centro responsable de la
identificación, preservación, conservación y difusión del patrimonio
documental español

El fondo es el más rico del país, con cerca de 28 millones de libros y
documentos



Sede de Recoletos (1896) Sede de Alcalá Meco (1990)

• 8 millones de piezas •20 millones de piezas

• 20.000 m2. de depósito •60.000 m2 de depósito

• Fondo manuscritos raros e incunables. •Depósito Legal.

• Fondo bellas artes. •Hemeroteca histórica.

• Fondo cartografía. •Fondo general.

• Fondo partituras y registros sonoros y audiovisuales.

• Fondo general.

• Publicaciones periódicas.

• Archivo histórico.



Origen del fondo de la Biblioteca Nacional

• Fondo inicial  Colecciones reales y fondos procedentes de las bibliotecas
incautadas en la Guerra de Sucesión

• Fondo de depósito legal  Nuevos impresos

• Donativos, compras, permutas e incautaciones  Fondos de especial
relevancia



¿Qué funciones debe ejercer una Biblioteca Nacional?

• Conservación y difusión del patrimonio documental
• Formación de la colección bibliográfica nacional
• Garantizar el acceso a la información y al documento
• Coordinación y el fomento de la normativa técnica



Los grandes desafíos:

• Afrontar la preservación del PBE
• Dar a conocer el PBE empleando diversos cauces de difusión
• Integrarlo en un conjunto global superior –Europa- sin
renunciar a las señas de identidad de su propia cultura
• La avalancha digital
• El cambio hacia nuevas formas de comunicación
• Cooperación con otras instituciones y organismos

Los peligros:

• Colonialismo cultural
• Dependencia tecnológica
• Pérdida de liderazgo
• Soberbia



Desde los años 90, la BNE ha realizado un gran esfuerzo:

• Integración en el escenario cultural del estado español
• Modernización de sus infraestructuras
• Generar recursos de acceso a su inmenso patrimonio
• Crecimiento de forma ordenada
• Adaptación e innovación tecnológica

Tareas pendientes

• Ejercer el liderazgo
• Construir e integrar una conservación sostenible


2. Condicionantes

La política de conservación en la BNE está condicionada por:

• Heterogeneidad del fondo
• Diferentes categorías documentales
• Volumen y fragilidad del fondo
• Diferentes espacios de almacenamiento
• Dificultades de personal
• Escasa presencia social
• Escaso arraigo de la conservación documental


2. Condicionantes

1º. Heterogeneidad del fondo

(No es posible desarrollar aplicar métodologías generales)

• Diversidad de formatos

• Diferentes sensibilidades al deterioro

• Diferentes necesidades de mantenimiento

 Las políticas no pueden ser normalizadas, es necesario priorizar y
establecer grupos de atención prioritaria o especializada.


2. Condicionantes

2º. Diferentes categorías documentales

(No es posible desarrollar políticas generales)

• Colecciones de alta trascendencia

• Fondos de importancia relativa o nula

 Las políticas deben ser divergentes, aunque basadas en una misma
perspectiva: la retención a largo plazo y el acceso a las colecciones.


2. Condicionantes

3º. Volumen del fondo

(No es posible atender a todos los documentos)

• 28.000.000 de objetos

• Más de 300 km de estanterías.

• Crecimiento es de, aproximadamente, 1.000.000 de documentos al año

• El volumen de problemas históricos es inmenso

• Son necesarias inversiones multimillonarias para la conservación


2. Condicionantes

4º. Diferentes espacios de almacenamiento

• Desde el siglo XVIII, la BNE ha conocido 4 sedes diferentes

• Las dos sedes actuales son muy diferentes en cuanto a la organización de
los espacios, infraestructuras técnicas y mobiliario

• Las necesidades en Recoletos son trascendentales e irresolubles

• Alcalá funciona correctamente, aunque con problemas ambientales

 Diferentes espacios implican diferentes posibilidades de conservación


2. Condicionantes

5º. Dificultades de personal

• Personal de la AGE deficitario

• Personal de conservación insuficiente

• Dificultades de comunicación

• Falta de permanencia

 Sin plantillas permanentes, bien formadas y motivadas, es imposible el
desarrollo de políticas estables


2. Condicionantes

6º. Escasa presencia social

• Problemas de base en la educación

• Escasa implantación en la sociedad

• Acceso

• Difusión


2. Condicionantes

7º Escaso arraigo de las políticas de conservación documental

• Las necesidades de conservación no suelen ser vistas como algo
necesario, sino como exceso de celo, ocultismo y un patrimonialismo mal
entendido.

• Raramente se admiten las recomendaciones del departamento de
preservación cuando afectan a objetivos estratégicos de la Biblioteca
Nacional.

 Es necesario desarrollar una labor constante de concienciación.


3. El establecimiento de un programa marco

Para el establecimiento de la política de conservación en la BNE es necesario:

• El establecimiento de los objetivos

• Delimitación de los campos de actuación

• Determinación de las actuaciones prioritarias

• Revisión de los métodos tradicionales

• Creación de los recursos necesarios


3. El establecimiento de un programa marco

Funciones del DPyCF

•Controlar el riesgo de pérdida de información mediante la aplicación de medidas
preventivas y curativas

•Facilitar la difusión y acceso a las colecciones

•Formar a profesionales y usuarios sobre buenas prácticas en la manipulación, uso y
reproducción de las colecciones.

•Supervisar que los flujos de trabajo de los distintos servicios garantizan las condiciones
óptimas de conservación.

•Evaluar el estado de conservación de la colección para el diagnóstico de riesgos y su
prevención y corrección.

•Certificar el estado de conservación de colecciones y documentos que deben ser
trasladados, manipulados o utilizados en cualquier situación que pueda implicar riesgo


FACTORES INTERNOS FACTORES EXTERNOS
FORTALEZAS OPORTUNIDADES
 Personal altamente cualificado  Necesidad de nuevos planteamientos
FAVORABLES

 Colecciones bien identificadas  Mejores sistemas de comunicación
FACTORES

 Medios tecnológicos avanzados  Facilidades para trabajos en red
 Capacidad de diagnosis  Perspectivas de planes cooperativos
 Instalaciones adecuadas  Avances tecnológicos
 Garantía de estabilidad profesional  Buenas posibilidades de mercado
 Capacidad de diagnosis  Posibilidad de convertirse en centro de referencia
 Buenas posibilidades de proyección externa

DEBILIDADES AMENAZAS
 Situación de crisis y contención presupuestaria
 Escasez de recursos técnicos y humanos
FACTORES DESFAVORABLES

 Escasez de personal cualificado
 Necesidades de mantenimiento de fondos y
 Baja tasa de reposición de personal
espacios
 Necesidades de formación  Limitaciones organizativas
 Deficiencias en el currículo educativo
 Limitaciones organizativas
 Escasa proyección externa
 Restricciones presupuestarias
 Incremento excesivo de la demanda
 Gestión compleja
 Espacios muy sensibles
 Fragilidad de materiales
 Dificultades para afrontar el reto de la digitalización
 Rápida obsolescencia de formatos
 Variables medioambientales desfavorables
 Carencia de planes de actuación
 Dificultades para la planificación preventiva
 Rutinas viciadas y falta de protocolos de buenas
prácticas

Cuadro 2. Departamento de Preservación y Conservación de Fondos
Análisis DAFO (Debilidades - Amenazas - Fortalezas - Oportunidades)


3. El establecimiento de un programa marco: Las metas

•Garantizar la conservación, integridad y mantenimiento de las colecciones de la
Biblioteca Nacional

•Facilitar el acceso a los contenidos, incrementar el número y variedad de los usuarios y
mejorar la calidad de los servicios ofrecidos

•Desarrollar los flujos de trabajos necesarios para facilitar la comunicación transversal

•Mejorar la calidad de las instalaciones, prácticas y actitudes para reducir el deterioro de
los fondos.

•Convertir a la Biblioteca Nacional de España en el centro de referencia nacional para la
conservación de materiales bibliotecarios y documentales

•Normalizar los métodos de conservación como parte integrante de los procesos
bibliotecarios

•Identificar problemas y dificultades con el fin de prevenir soluciones.

•Evaluar resultados y recuperar información para la programación del siguiente Plan de
preservación de acceso.


4. El plan de preservación de la BNE. Objetivos estratégicos

Objetivo estratégico 1: Establecimiento de Planes de Conservación por Fases.

 Línea estratégica 1.1: Identificación de los elementos responsables de la
destrucción en las salas de depósito de las sedes de Recoletos y Alcalá.
 Línea estratégica 1.2: Estudio de las necesidades de las colecciones de
documentos no textuales. Colecciones audiovisuales.
 Línea estratégica 1.3: Identificación de los principales conjuntos a
conservar en las sedes de Recoletos y Alcalá.
 Línea estratégica 1.4: Fijación de las líneas básicas de las políticas de
conservación.



Objetivo estratégico 2: Asegurar la creación de un medio ambiente sano para
la conservación de las colecciones documentales de la Biblioteca Nacional.

Línea estratégica 2.1: Evaluación de equipos para el control climático en las
salas de depósito de las sedes de Recoletos y de Alcalá de Henares.
Línea estratégica 2.2: Mejora de la calidad del aire de las salas de los
depósitos de Recoletos y de Alcalá de Henares.
Línea estratégica 2.3. Creación de depósitos de seguridad para la
conservación de originales de cámara y activos digitales.
Línea estratégica 2.4: Programa de eliminación de mobiliario en mal estado o
inadecuado.
Línea estratégica 2.5: Reubicación de ejemplares mal colocados por falta de
espacio.
Línea estratégica 2.6: Elaboración de los Manuales de Prevención de
Desastres de la Biblioteca Nacional para las sedes de Recoletos y de Alcalá
de Henares.



Objetivo estratégico 3: Asegurar la conservación física de las colecciones

 Línea estratégica 3.1: Conservación Inmediata de Colecciones: limpieza.
 Línea estratégica 3.2. Creación de un servicio de mantenimiento en depósitos
y de reparaciones menores.
 Línea estratégica 3.3: Desarrollo de programas específicos de conservación.
 Línea estratégica 3.4: Desarrollo del plan de contenedores de preservación.



Objetivo estratégico 4: Incrementar el peso de las actividades de preservación
en el desarrollo de las actividades bibliotecarias internas.

• Línea estratégica 4.1: Desarrollo de los campos 583 y 585 para la
descripción del estado físico del ejemplar.
• Línea estratégica 4.2: Definición y creación de los flujos de trabajo
para la racionalización de los trámites, procesos administrativos y
gestión de documentos del Departamento de Preservación y
Conservación con el resto de unidades del la BNE.
• Línea estratégica 4.3: Sensibilización acerca de los problemas de
preservación.



Objetivo estratégico 5: Identificar el grado de protección de los documentos
para determinar su nivel de acceso.

• Línea estratégica 5.1: Constitución de un equipo interdepartamental
que establezca las pautas para determinar el grado de protección de
los ejemplares.
• Línea estratégica 5.2: Establecimiento de los niveles de protección.
• Línea estratégica 5.3: Establecimiento de las medidas de acceso y
salvaguardia según el de protección de cada documento.
• Línea estratégica 5.4: Identificación de ejemplares según el grado de
protección.
• Línea estratégica 5.5: Establecimiento de medidas de control para
préstamos a exposiciones.
• Línea estratégica 5.6: Establecimiento de medidas de acceso de
acuerdo con los niveles de protección.


Los niveles de protección y qué implican

Nivel 6: Documento emblemático. Son aquellos documentos que, sea cual sea su estado de
conservación, antigüedad, o grado de demanda, caracterizan a la BNE. No deben pasar
de un número muy limitados de documentos (el máximo aconsejable no debería ser
mayor de 25), y su carácter de emblemático deberá ser aprobado por el Patronato.

Nivel 5: Documento restringido. Ejemplar único, impreso o manuscrito en mal estado de
conservación

Nivel 4: Documento reservados. Ejemplar único, en buen estado de conservación y ejemplar
múltiple en mal estado de conservación

Nivel 3: Documento característico. Ejemplar múltiple, impreso, en buen estado de conservación
que conserva una característica destacable como, por ejemplo, encuadernación
histórica o relevante

Nivel 2. Documento controlado. Todos los ejemplares editados con anterioridad a 1959 y
ejemplares únicos impresos en buen estado de conservación

Nivel 1. Documento accesible. Todos las obras posteriores a 1959 exceptuando documentos de
especial valor, como libros de artista o clasificados en las categorías 6 a 3. Ejemplares
múltiples, al menos dos de ellos se encuentran en buen estado de conservación.



Objetivo estratégico 6: Establecimiento de los protocolos de actuación para la
digitalización sistemática de las colecciones.

• Línea estratégica 6.1: Definición de las prioridades de digitalización
• Línea estratégica 6.2: Establecimiento de los protocolos de actuación
en los procesos de digitalización
• Línea estratégica 6.3: Definición de los flujos de trabajo en los
procesos de digitalización
• Línea estratégica 6.3: Definición de los protocolos de acceso y uso a
los activos digitales
• Las líneas estratégicas 6.2, 6.3 y 6.4 deben desarrollarse de acuerdo
con las pautas recibidas de la Dirección de la Biblioteca Digital.


2.4. Objetivos estratégicos a medio y largo plazo

 Línea estratégica A: Cooperación con las Bibliotecas Públicas del
Estado mediante la creación de Grupos de Trabajo.
 Línea estratégica B: Creación un grupo de trabajo en red de ámbito
Ibérico con las Bibliotecas Regionales y la Biblioteca Nacional de
Portugal.
 Línea estratégica C: Creación de un grupo de trabajo sobre
preservación en ABINIA.
 Línea estratégica D: Formación de profesionales españoles y
extranjeros en materia de preservación y conservación.
 Línea estratégica E: Consolidación de la participación de la Biblioteca
Nacional en diferentes proyectos internacionales –Programa PAC,
ECPA, LIBER, etcétera.
 Línea estratégica F: Desarrollo de los textos sobre conservación,
restauración y encuadernación en la página Web y en Intranet.
 Línea estratégica G: Investigación de técnicas y materiales de
conservación en colaboración con otras instituciones científicas.

Conclusiones

• El desarrollo bibliotecario de cada país y el papel que el estado otorga a
sus instituciones culturales es el elemento de base para el desarrollo de
planes de preservación a escala nacional. Un sistema infrautilizado o
infravalorado sólo puede cumplir misiones de bajo nivel.

• La preservación es misión fundamental de las bibliotecas patrimoniales
al garantizar la pervivencia de la memoria histórica, su difusión y
acceso.

• La integración de las actividades de preservación en el contexto
bibliotecario es la vía para su correcto desarrollo.

• El trabajo debe ser planificado mediante un plan estratégico que
asegure su continuidad.


Arsenio Sánchez Hernampérez
Departamento de Preservación y Conservación de Fondos
arsenio.sanchez@bne.es

Pº de Recoletos 20 -22
28071 Madrid
España
T +34 915 807 846

www.bne.es


Conservación en la Biblioteca Nacional de España: problemática y planes de futuro

Recomendados

Recomendados

Más contenido relacionado

La actualidad más candente

La actualidad más candente (20)

Destacado

Destacado (8)

Similar a Conservación en la Biblioteca Nacional de España: problemática y planes de futuro

Similar a Conservación en la Biblioteca Nacional de España: problemática y planes de futuro (20)

Más de Biblioteca Nacional de España

Más de Biblioteca Nacional de España (20)

Último

Último (20)

Conservación en la Biblioteca Nacional de España: problemática y planes de futuro