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Ressources electroniques

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Gestion des ressources électroniques aux Archives & Bibliothèques de l'ULB. Présentation dans le cadre de la "Journée des bibliothécaires" (BIBforum2013 - Bibliothèques fédérales) http://bibforum2013.drupalgardens.com/

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Ressources electroniques

  1. 1. Ressources électroniques traitement et consultation Journée des bibliothécaires – 19/09/2013 – Archives & Bibliothèques de l’ULB 19/09/2013 florence.robert@ulb.ac.be 1
  2. 2. 19/09/2013 florence.robert@ulb.ac.be 2 Aperçu de la présentation Ressources électroniques • Quelques chiffres • Traitement des ressources électroniques  Activation  Catalogage semi-automatisé  Gestion des problèmes d’accès • Consultation des ressources électroniques  Outil de découverte (Cible+)  Linking (Vlink)  Accès à distance (EZ-Proxy)  Prêt inter-bibliothèques en ligne (PIBel)  E-books : Etat des collections, Etude, Perspectives (Christophe Algoet)
  3. 3. 19/09/2013 florence.robert@ulb.ac.be 3 Quelques chiffres • Près de 21.000 périodiques électroniques • Plus de 57.000 e-books • De plus en plus d’offres pour des e-books isolés • Passage au tout électronique pour de plus en plus d’éditeurs • En 10 ans, augmentation de 80% des dépenses en documentation électronique • En 12 ans, multiplication par 3 du nombre de périodiques à l’ULB (contrats « Big deals »)
  4. 4. 19/09/2013 florence.robert@ulb.ac.be 4 En pratique Le passage à l’e-only a des répercussions sur toute la chaîne de travail • Développement des collections (Big deals, prix des titres isolés) • Acquisitions • Activation des titres • Catalogage • Vérification des accès électroniques • Intégration des outils de mise à disposition (EZ-Proxy, Vlink, etc.) • Evaluation des ressources • Promotion et formation Afin de continuer à proposer une offre documentaire et des services efficaces qui répondent aux besoins des utilisateurs, il est nécessaire de revoir et optimiser la gestion de cette masse de documentation électronique, à tous les niveaux de la chaîne documentaire.
  5. 5. 19/09/2013 florence.robert@ulb.ac.be 5 Activation des accès Activation des accès électroniques aux A&B • Centralisation des contacts : adresse e-mail unique • Redirection en interne vers les différentes bibliothèques • Chaque bibliothèque gère l’activation des titres qui lui sont propres • L’activation des ressources pluridisciplinaires est centralisée • L’activation peut se faire via Swets ou via l’éditeur
  6. 6. 19/09/2013 florence.robert@ulb.ac.be 6 Procédure d’activation Suggestion d’une ressource électronique Commission facultaire transmission des données d’activation par Swets Mail ou Site éditeur : compte admin + IP + config ULB Signature Licence Vérification Accès Transfert de l’info au dép. Catalogue Re- vérification de l’accès et catalogage Titre disponible dans Cible+ facultatif
  7. 7. 19/09/2013 florence.robert@ulb.ac.be 7 Catalogage semi-automatisé des ressources électroniques Catalogage automatisé des périodiques et livres électroniques : • Fichier tabulé récupéré chez l’éditeur au format : ISSN – Titre – URL – date début – date fin (périodique) ISBN – Titre – URL (livre) • Chargement automatisé à partir de catalogues distants (script adapté pour chaque éditeur et mis à jour à chaque chargement) • Traitement manuel pour certaines listes : - ajout de codes – champ 653 de la notice - vérification des accès • Pour les e-books : chargement des notices OCLC si proposées par l’éditeur
  8. 8. 19/09/2013 florence.robert@ulb.ac.be 8 Gestion des accès Gestion des problèmes d’accès et suivi • Chaque bibliothèque assure le suivi auprès des éditeurs pour les titres qui lui sont propres • Gestion centralisée pour les problèmes d’accès liés à des bouquets ou titres pluridisciplinaires • Suivi manuel complexe car chaque cas peut durer plusieurs semaines
  9. 9. 19/09/2013 florence.robert@ulb.ac.be 9 Gestion des accès Accès coupé • Notification par utilisateur ou lors de vérifications • Re-vérification de l’étendue de la coupure d’accès (totale ou partielle) Contact • Swets (si abonnement via Swets) • Editeur (si achat direct) • Description du problème : étendue de la coupure, durée, et toute autre info pertinente Réponse • Demande de licence, paiement, etc. • Demande adresses IP • Plus d’information sur la nature de la coupure (accès EZ-Proxy, accès à d’autres titres, etc.) Détails • Renvoi des renseignements demandés • Nouveaux tests avant réponse Résolution • Plages IPs corrigées • Confirmation licence, paiement, etc. • Confirmation accès
  10. 10. 19/09/2013 florence.robert@ulb.ac.be 10 Gestion des problèmes d’accès Méthode actuelle • Suivi de chaque problème d’accès via e-mails et organisation du suivi par fichiers Excel personnels. Solution alternative - ERM • Centralisation des informations • Utilisation par tous les départements concernés • Données à jour • Système de rappel pour les suivis • Gestion des licences • Statistiques
  11. 11. 19/09/2013 florence.robert@ulb.ac.be 11 ERM Electronic Resources Management tool – promesses : • Centralisation des données fournisseur / éditeur (personnes de contact, coordonnées, etc.) • Vue globale de tous les problèmes en cours • Suivi centralisé : plusieurs départements peuvent intervenir et mettre à jour les infos dans l’ERM • Un système d’alarmes permet de relancer plus facilement les éditeurs et assurer un suivi plus efficace • Centralisation des licences (fichiers scannés) et de leurs infos structurées (accès via Proxy, accès multi-campus, durée du contrat, etc.). Permet de retrouver plus facilement l’info • Récupération automatique de certaines statistiques d’usage ; stockage des fichiers ; génération automatique de rapports
  12. 12. 19/09/2013 florence.robert@ulb.ac.be 12 Accès aux ressources électroniques • Toutes les ressources électroniques achetées par les Bibliothèques sont disponibles via Cible+, ainsi que certaines ressources et sites web disponibles gratuitement (sélectionnés par les bibliothécaires). • Types de ressources électroniques cataloguées • Bases de données • Périodiques électroniques • E-books • Sites web • Catalogues de bibliothèques • Productions propres (iconothèque, digithèque, etc.) • Accès via : • Outil de découverte (Summon, de Serials Solutions/ProQuest) : Cible+ • Site web • Webs thématiques http://www.bib.ulb.ac.be/fr/bibliotheque-electronique/index.html
  13. 13. 19/09/2013 florence.robert@ulb.ac.be 13 Outil de découverte : Cible+ Objectifs : • Centraliser en un point de recherche unique la totalité des ressources des A&B : ressources cataloguées, Dépôt institutionnel, Iconothèque, Digithèque, base de données d’archives, etc. • Proposer aux utilisateurs une interface de recherche simple « Google like », mais performante, intégrée dans le portail des bibliothèques. Outil choisi par les Archives & Bibliothèques de l’ULB : • Serials Solutions – Summon
  14. 14. 19/09/2013 florence.robert@ulb.ac.be 14 Outil de découverte : Cible+ Cible+ permet de : • trouver, via une seule interface, articles, livres, revues, ebooks, thèses, mémoires, etc... • accéder directement aux textes en ligne • voir la disponibilité du document à la bibliothèque • commander des ouvrages conservés dans les réserves • renouveler les emprunts… (via « mon dossier ») • créer un fil RSS pour les nouveautés liées à une recherche Cible+ affiche les résultats correspondant aux clés de recherche trouvées dans les références bibliographiques (titre, auteur, résumé, etc.), mais également dans le texte intégral de certains documents.
  15. 15. 19/09/2013 florence.robert@ulb.ac.be 15 Outil de découverte : Cible+
  16. 16. 19/09/2013 florence.robert@ulb.ac.be 16 Outil de découverte : Cible+
  17. 17. 19/09/2013 florence.robert@ulb.ac.be 17 Linking (Vlink) • Les Bibliothèques disposent d’un système de linking, Vlink, développé par la Vrije Universiteit Brussel (VUB). • Le système de linking permet, à partir d’une notice bibliographique dans un catalogue ou une base de données, d’afficher une interface contenant un ensemble de liens en rapport avec cette notice. • Les bases de données acquises par les Archives & Bibliothèques doivent être configurées pour afficher le bouton Vlink
  18. 18. 19/09/2013 florence.robert@ulb.ac.be 18 Linking (Vlink)
  19. 19. 19/09/2013 florence.robert@ulb.ac.be 19 Linking (Vlink)
  20. 20. 19/09/2013 florence.robert@ulb.ac.be 20 Accès hors-campus : EZ-Proxy Qui ? • Etudiants de l’ULB • Membres du personnel ayant un mandat actif à l’ULB • Personnel de l’hôpital académique Erasme Quoi ? • Accès par défaut à toutes les ressources électroniques cataloguées • Adresse IP du serveur EZ-Proxy bloquée par les éditeur interdisant ce type d’accès, Comment ? • Via le site web des A&B • Via MonULB (portail des étudiants de l’ULB)
  21. 21. 19/09/2013 florence.robert@ulb.ac.be 21 PIBel (Prêt Inter-Bibliothèques en ligne) • Service payant de demandes de prêts à distance • Réservé aux étudiants devant préparer un travail de fin d’études ainsi qu’aux chercheurs et professeurs • Interface de suivi des demandes en cours • Possibilité d'échanger avec le département du PIB des informations relatives à ces demandes. • Environ 10.000 demandes / an (entrantes & sortantes)
  22. 22. 19/09/2013 florence.robert@ulb.ac.be 22 Question ? Merci ! Pour toute question à venir : florence.robert@ulb.ac.be

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