Como Organizar Un Evento

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Es el perfil que debe tener un Organizador de Eventos Integral.
En esta presentación apunta a los culturales.

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Como Organizar Un Evento

  1. 1. Y llegó el Centenario del Jardín no???
  2. 2. ¿Qué es un Evento??? Un Suceso Único e Irrepetible
  3. 3. Pero no basta esa definición… <ul><li>Es un hecho Único e Irrepetible. </li></ul><ul><li>Qué como acontecimiento. </li></ul><ul><li>Reúne a un cierto número de personas. </li></ul><ul><li>En un lugar y fecha determinado. </li></ul><ul><li>Con el fin de cumplir… </li></ul>
  4. 4. Un objetivo: <ul><li>Social </li></ul><ul><li>Cultural </li></ul><ul><li>Empresarial </li></ul>
  5. 5. Nuestro objetivo: <ul><li>Organizar el </li></ul><ul><li>Centenerario </li></ul><ul><li>Del Jardín Nº 0-001 </li></ul><ul><li>“ Merceditas de San Martín” </li></ul>
  6. 6. El Evento necesita: <ul><li>Organización. </li></ul><ul><li>Coordinación. </li></ul><ul><li>Conocimiento profesional. </li></ul><ul><li>Capacidad ejecutiva. </li></ul><ul><li>Capacidad creativa. </li></ul><ul><li>Investigación y planificación </li></ul>
  7. 7. El Centenario de una institución es: <ul><li>Un evento. </li></ul><ul><li>Es la conmemoración de un día concreto. </li></ul><ul><li>Es una manera de vivir el tiempo. </li></ul><ul><li>Y ésta es la razón por la que los actos se van a organizar en equipo y con el debido TIEMPO . </li></ul>
  8. 8. Por esto necesitamos: <ul><li>Experiencia y Formación. </li></ul><ul><li>Conducción y Coordinación. </li></ul><ul><li>Creatividad. </li></ul><ul><li>Comunicación. </li></ul><ul><li>Responsabilidad. </li></ul><ul><li>Organización. </li></ul><ul><li>Autodominio. </li></ul>
  9. 9. Experiencia y Formación <ul><li>Estar capacitados en la organización de eventos. </li></ul><ul><li>Informarse sobre la realidad de la institución desde su creación hasta nuestros días. </li></ul><ul><li>Nutrirse de otras disciplinas, entre ellas: Comunicación, Ceremonial y protocolo, Organización . </li></ul><ul><li>Tener experiencia de los servicios involucrados: catering, ambientación, animación, recreación. </li></ul><ul><li>Contar con conocimientos informáticos . </li></ul>
  10. 10. Conducción y Coordinación: <ul><li>Tener capacidad de mando y poder de coordinación. </li></ul><ul><li>Saber seleccionar a los responsables de las comisiones por sus capacidades. </li></ul><ul><li>Conducir la tarea individual y grupal de los integrantes del EQUIPO hacia el objetivo fijado. </li></ul><ul><li>Respetar y ser respetado por todos sus miembros. </li></ul><ul><li>Escuchar y hacerse escuchar cuando sea necesario. </li></ul><ul><li>Motivar al equipo para un mayor rendimiento. </li></ul>
  11. 11. Creatividad: <ul><li>Ser creativo, innovar en cada momento. </li></ul><ul><li>Liberarse de los “pre-juicios” y comprender que el único límite de la creatividad es la posibilidad de ejecución y el cumplimiento del objetivo. </li></ul><ul><li>Ser original, impulsar un sello propio. </li></ul><ul><li>Ser autocríticos con las ideas. </li></ul><ul><li>Tener habilidad para aprender y compartir propuestas generadas por el grupo de trabajo. </li></ul>
  12. 12. Comunicación: <ul><li>Ser un buen intérprete comunicativo de las necesidades, asistentes al evento y equipo de trabajo. </li></ul><ul><li>Ser un buen comunicador eficaz de ideas e instrucciones. </li></ul><ul><li>Ser capaz de leer entre líneas. </li></ul><ul><li>Ser capaz de vincular a las personas. </li></ul><ul><li>Ser capaz de crear ambiente y muy buenos canales de COMUNICACIÓN . </li></ul><ul><li>Trabajar con y para la percepción sensorial. </li></ul><ul><li>Un EVENTO es un HECHO VIVENCIAL . </li></ul>
  13. 13. Responsabilidad: <ul><li>Ser exigente y selectivo en los servicios y personal a utilizar en el evento. </li></ul><ul><li>Ser capaz de representar a su equipo en sus ideas y trabajo. </li></ul><ul><li>Ser metódico, pragmático, detallista, flexible y organizado. </li></ul><ul><li>Cumplir con los objetivos y plazos determinados en tiempo y en forma. </li></ul><ul><li>Ser transparente y sincero en su accionar. </li></ul><ul><li>Estar siempre disponible ante cualquier eventualidad. </li></ul><ul><li>Atender los problemas que le competen , sin derivar. </li></ul>
  14. 14. Organización: <ul><li>Ser capaz de establecer objetivos primarios y secundarios y plazos. </li></ul><ul><li>Ser capaz de realizar un organigrama de tareas. </li></ul><ul><li>Ser capaz de evaluar responsables para cada área o tarea. </li></ul><ul><li>Ser capaz de coordinar tiempos de ejecución de las actividades. </li></ul><ul><li>Ser capaz de ordenar la tarea propia y del equipo. </li></ul>
  15. 15. Autodominio: <ul><li>Ser capaz de mantener el control ante la adversidad. </li></ul><ul><li>Ser capaz de de mantener el control ante conflictos personales y profesionales. </li></ul><ul><li>No personalizar los problemas laborales. </li></ul><ul><li>Mantener siempre una actitud optimista. </li></ul><ul><li>Apuntar siempre hacia el mismo objetivo, sin desviarse. </li></ul><ul><li>Soportar situaciones de estrés. </li></ul><ul><li>Adaptarse a niveles de exigencia física, así como trabajar contra reloj. </li></ul>
  16. 16. Y ahora como sigue… <ul><li>INVESTIGANDO : Utilizando todas las fuentes desde la creación del Jardín hasta nuestros días. </li></ul><ul><li>CREACIÓN DEL OBJETIVO : A través de una lluvia de ideas, definimos el objetivo sobre el cual trabajaremos en EQUIPO . </li></ul><ul><li>PLANIFICANDO : La planificación tiene tres etapas de tareas, pre evento, durante el evento y post evento. </li></ul><ul><li>EJECUTANDO : Las tareas planificadas con credibilidad, confianza, integridad, respeto, flexibilidad, compromiso, calidez en el trato. </li></ul>
  17. 17. Otros puntos a tener en cuenta <ul><li>Las Áreas o Sectores Estratégicos : son los que se consideran significativos para el logro de los objetivos generales propuestos. </li></ul><ul><li>Las Prioridades sirven para otorgar una mayor cantidad de recursos para resolución de una necesidad y asignarle importancia al plan. </li></ul><ul><li>La Política es la Ideología , filosofía y espíritu que enmarca la acción; en ellas están implícitos acciones, valores, modalidades. </li></ul><ul><li>El Programa de Acción , es el conjunto de actividades articuladas a través de la formulación de: </li></ul>
  18. 18. <ul><li>Metas. </li></ul><ul><li>Objetivos. </li></ul><ul><li>Organigramas de tareas. </li></ul><ul><li>Organigrama de trabajos. </li></ul><ul><li>Todo con el fin de alcanzar en un plazo determinado y con los medios necesarios para tal fin. </li></ul>Solo a modo de ejemplo planificar es:
  19. 19. Planificar significa: <ul><li>Tener en cuenta tres momentos del EVENTO . </li></ul><ul><li>Tareas Pre Evento. </li></ul><ul><li>Tareas Durante el Evento. </li></ul><ul><li>Tareas Pos Evento. </li></ul><ul><li>Es solo un pequeño ejemplo: </li></ul>
  20. 20. Tareas Pre Evento Redacta y envía a los medios. Mandar anuncio de prensa a loa medios. Incluye lista completa de todos los medios. Utilizar los medios de difusión. Por correo normal o e-mail. Enviar invitaciones por correo y/o….. Busca calidad de impresión y costos. Diseño e impresión de invitaciones. A cargo de la comisión pertinente. Antes del 1 de julio del 2009. Definir logo e imagen gráfica. COMUNICACIÓN Establecer tiempos. COMENTARIOS PLAZOS TAREAS
  21. 21. Todas juntas podemos!!! <ul><li>Con una actitud positiva!!! </li></ul><ul><li>Con mucho entusiasmo!!! </li></ul><ul><li>Con el deseo de lograr la excelencia!!! </li></ul><ul><li>Con un verdadero sentido de colaboración!!! </li></ul>
  22. 22. No lo duden… <ul><li>En </li></ul><ul><li>Equipo lo… </li></ul><ul><li>LOGRAREMOS </li></ul>
  23. 23. <ul><li>www.blogkis.oie.org </li></ul>

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