Basic presentation skills

1,009 views

Published on

0 Comments
2 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
1,009
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
2
Actions
Shares
0
Downloads
42
Comments
0
Likes
2
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Basic presentation skills

  1. 1. Presentation Skills for Managers 1
  2. 2. Daftar Isi1. Developing Great CONTENT2. Preparing Great DESIGN3. Conducting Great DELIVERY 2
  3. 3. Tiga Elemen Presentasi yang Baik Isi Great Desain Presentation Penyampaian 3
  4. 4. Developing Great CONTENT 4
  5. 5. Langkah-langkah Penyiapan Content Mengkonversi Menganalisa Mengumpulkan Data Anda Audience anda Data & Informasi menjadi yang Relevan Outline 5
  6. 6. Menganalisa Audience Anda• Kebutuhan• Tingkat atau Level Pengetahuan• Attitude – bagaimana perasaan mereka mengenai topik tersebut?• Informasi Demografis – termasuk di dalamnya adalah usia, jenis kelamin, kultur, dan bahasa dari anggota audience 6
  7. 7. Mengumpulkan Data & Informasi yang Relevan• Sebelum anda mulai riset anda untuk mengumpulkan informasi yang relevan, terdapat tiga pertanyaan yang harus dipertimbangkan : 1. Apa yang ingin dicapai oleh audience? 2. Apa yang mungkin telah mereka ketahui mengenai topik saya? 3. Apa tujuan dari presentasi ini? 7
  8. 8. Mengkonversi Informasi Anda menjadi Outline• Terdapat tiga langkah dalam mebuat outline : 1. Tentukan outline style 2. Kelompokkan data dan informasi yang telah dikumpulkan 3. Atur ke dalam format outline 8
  9. 9. Outline Style Kronologis Kronologis Perlihatkan kejadian seperti apa yang terjadi Naratif Naratif Bawa audience pada perjalanan melalui alur presentasi yang bersifat naratifPermasalahan/Permasalahan/ Nyatakan permasalahan, penyebabnya, dan Solusi Solusi kemudian solusi-nya, dan kesimpulanSebab/AkibatSebab/Akibat Nyatakan penyebabnya dan terangkan akibatnya 9
  10. 10. Outline Style Topical Topical Bagi topik utama menjadi beberapa subtopik Pertanyaan Pertanyaan Gunakan pertanyaan seperti apa, siapa, di Jurnalistik Jurnalistik mana, kapan, mengapa, dan bagaimana untuk memaparkan presentasi 10
  11. 11. Format Outline Pengenalan Format Isi Outline Kesimpulan 11
  12. 12. Format Outline• Pengenalan • Harus menyertakan agenda dan penjelasan mengenai sasaran dan tujuan dari presentasi anda. • Dapat berisi gambaran (overview) situasi saat ini, atau kronologi tahapan – dan dimana letak topik presentasi dalam tahapan tersebut • Gunakan strategi yang untuk mendapatkan perhatian melalui : quote yang powerful, pertanyaan, humor, image kreatif, anekdot, atau sharing emosi. 12
  13. 13. Format Outline• Isi • Kronologis • Naratif • Permasalahan/Solusi • Sebab/Akibat • Topical • Pernyataan Jurnalistik 13
  14. 14. Format Outline• Kesimpulan • Ringkaslah point-point utama dari presentasi anda • Berikan penutupan dan tinggalkan kesan • Dapat berisi rekomendasi atau langkah berikutnya yang harus diambil 14
  15. 15. Building Great DESIGN 15
  16. 16. Desain PresentasiAturan Utama dalam Membuat Text Bullet: • Gunakan satu konsep untuk setiap slide • Gunakan kalimat kunci dan kata kunci • Gunakan poin bullet anda dalam struktur yang konsisten • Gunakan huruf kapital dengan baik – gunakan huruf besar hanya pada huruf pertama dari kata yang pertama 16
  17. 17. Tiga Kunci Desain yang Baik 1. Layout Desain Slide 2. Konsistensi Presentasi 3. Warna yang Baik 17
  18. 18. Layout1. Layout • Perhatikan layout anda sebagai kerangka dari presentasi anda …. Seperti kerangka yang mendukung badan kita, layout anda harus mendukung pesan anda dan memberikan struktur dalam presentasi anda. 18
  19. 19. Konsistensi2. Konsistensi • Anda harus konsisten dalam mendesain elemen-elemen sebagai berikut: • Penempatan teks dan gambar • Jenis huruf dan ukurannya • Latar belakang • Style dan tata letak • Tampilan Grafik 19
  20. 20. Warna3. Warna • Gunakan warna kontras agar mudah untuk dibaca (seperti teks warna hitam dengan latar belakang putih atau teks warna putih dengan latar belakang biru) • Warna harus serasi – mereka harus memiliki tingkat keharmonisan yang tinggi • Menghindari kesan tidak bersih; sebaiknya menggunakan tidak lebih dari empat jenis warna 20
  21. 21. Huruf yang Konsisten• Dua golongan huruf yang sering digunakan adalah huruf serif dan sans serif• Huruf Serif memiliki sedikit hiasan sebagai perpanjangan dari cara penulisan setiap huruf (seperti: Times New Roman, Book Antiqua, Bookman Olds Style, Garamond). Sedangkan sans serif tidak; mereka lurus dan bersih (seperti: Arial, Verdana, Helvetica)• Huruf Sans serif merupakan font terbaik yang cocok untuk presentasi elektronik 21
  22. 22. Tips untuk Merencanakan Slide yang Baik• Gunakan slide secara hemat. Hindari penggunaan berlebih dari slide yang tidak diperlukan.• Membuat slide bergambar. Grafik, flowchart, dan lain-lain, semuanya memberikan arti yang lebih mendalam bagi yang melihatnya dibanding dengan kata-kata.• Membuat teks dan angka yang mudah dibaca. Ukuran huruf minimal di-set 20 point untuk setiap bagian.• Membuat gambar dan diagram yang mudah untuk dilihat. 22
  23. 23. Pedoman Desain Hindari iniYang ini lebih baik 23
  24. 24. Chart dan Grafik yang Efektif 24
  25. 25. Hinsari slide yang seperti ini…… 25
  26. 26. Conducting Great DELIVERY 26
  27. 27. Penyampaian Presentasi AndaSuaraPenggunaanBahasa Penyampaian yang baikGerak gerikBahasa Tubuh 27
  28. 28. Atur Suara Anda• Coba untuk bersuara natural, sehingga ritme dan nada anda sesuai dengan pesan yang ingin anda sampaikan• Mengembangkan tiga hal penting dalam suara: • Volume • Intonasi • Pacing 28
  29. 29. Atur Suara Anda Berbicara cukup keras untuk menjangkau Volume seluruh anggota audience; namun juga tidak terlalu keras untuk mereka yang lebih dekat dengan anda. Hindari berbicara secara monoton. Berikan Intonasi lebih banyak perasaaan dalam suara anda dan buatlah menjadi lebih hidup dengan mengubah intonasi anda. 29
  30. 30. Atur Suara Anda • Pacing adalah irama atau kecepatan suara Pacing kita • Untuk kebanyakan dari kita, hal ini adalah biasa – kecuali jika kita gugup atau terlalu bersemangat. • Lakukan latihan, dan anda dapat menggambarkan bagaimana suara yang natural dan sesuai untuk point-point yang anda buat. 30
  31. 31. Penggunaan Bahasa• Ketika anda berbicara, sampaikan dengan percaya diri dan perlihatkan ketertarikan pada apa yang anda sampaikan. Berbicaralah dengan perasaan. perasaan• Gunakan kalimat yang singkat dan kata-kata yang pendek dan sederhana.• Berbicara dengan pelan-pelan dan jelas sehingga setiap audience anda dapat memahami setiap kata.• Berikan banyak ilustrasi dan kisah atau contoh nyata untuk lebih memperjelas konsep-konsep yang tengah Anda sampaikan 31
  32. 32. Gerak-gerik• Jika mungkin, “work the room and work the audience” audience• Bergerak secukupnya dan dengan tujuan – jangan mudah bergerak karena anda gugup• Gerak-gerik anda harus natural dan mendukung kata- kata anda serta isi dari presentasi anda.• Jangan bergerak secara konstan. Berhentilah sejenak sebagai variasi. Tetap berdiri untuk memperlihatkan point-point yang penting. 32
  33. 33. Bahasa Tubuh• Berdiri dengan tegak, tapi tidak kaku. Anda harus menyebarkan energi.• Santailah, casual tapi tidak terkesan malas• Gunakan tangan, lengan dan sikap anda. Biarkan tubuh anda bereaksi terhadap apa yang anda rasakan.• Buatlah kontak mata yang baik – aturannya adalah kontak mata selama empat sampai lima detik per orang 33
  34. 34. Bahasa Tubuh• Jangan meletakkan tangan anda dalam saku celana• Jangan meletakkan tangan dengan “terikat” di belakang punggung anda.• Jangan meletakkan tangan anda secara menyilang• Jangan meremas-remas tangan anda dengan gugup 34
  35. 35. Sebelum anda presentasi• Berlatihlah – sebanyak-banyaknya. Berlatihlah didepan, sebanyak-banyaknya di depan teman, atau keluarga. Hitunglah waktu untuk setiap sesi presentasi anda dan buatlah jadwal.• Ingatlah dua menit pertama presentasi anda, sehingga anda dapat melewati waktu dengan mudah apabila suasana menjadi lebih aktif. 35
  36. 36. Satu jam sebelum presentasi• Berfikirlah secara positif: visualisasikan perasaan anda sendiri dengan tenang terhadap audience• Gunakan penegasan (seperti, “Saya dapat melakukannya. Saya telah bersiap-siap. Hal ini akan berjalan dengan baik”)• Yakinkan bahwa seluruh peralatan telah bekerja dengan baik• Ingatlah bahwa orang-orang yang menjadi audience anda adalah manusia juga, seperti anda. Mereka ingin anda sukses ! 36
  37. 37. Ketika anda memasuki ruangan:• Fokus pada gerak-gerik anda yang mengalir dan percaya diri, jangan terlalu pelan atau terlalu cepat• Carilah beberapa wajah yang bersahabat di antara audience anda, untuk menenangkan anda.• Tersenyumlah. Perlihatkan bahwa anda ingin berada di sana• Jadilah diri anda sendiri 37
  38. 38. Bagaimana Mengatasi Situasi yang SulitPermasalahan :• Know-it-alls – Peserta yang merasa lebih ahli dari anda.Solusi :• Jangan melawannya. Libatkan orang tersebut dalam presentasi anda.• Mereka mungkin memiliki beberapa informasi yang baik untuk ikut berkontribusi.• Biarkan mereka berpartisipasi dan membagi pemikiran mereka. Hal ini tidak hanya akan memperlihatkan rasa percaya diri Anda, tetapi juga membantu semua peserta untuk mendapatkan lebih banyak dari presentasi anda. 38
  39. 39. Bagaimana Mengatasi Situasi yang SulitPermasalahan :• Peserta tidak siap – sehingga mereka tidak menyiapkan diri untuk presentasi sesuai dengan yang anda minta.Solusi :• Fleksibel. Lakukan sesuatu di luar agenda anda untuk memberikan waktu kepada kelompok untuk menyadarinya dan menyesuaikan diri dengan cepat .• Tetap pikirkan tujuan secara keseluruhan presentasi anda.• Jangan memaksakan agenda anda; modifikasilah untuk mencapai tujuan anda. 39
  40. 40. Bagaimana Mengatasi Situasi yang SulitPermasalahan :• Setelah istirahat makan siang – waktu paling sulit untuk membuat setiap peserta terjaga dan tidak ngantukSolusi :• Jika anda benar-benar ingin mendapatkan setiap orang bersemangat kembali, berikan sejumlah ice-breaker atau energizers• Jika memungkinkan, aturlah agar latihan kasus/diskusi kelompok dilakukan tepat setelah makan siang 40
  41. 41. Bagaimana Mengatasi Situasi yang SulitPermasalahan :• Pembicara non-stop – peserta yang selalu mengobrol selama presentasi.Solusi :• Gunakan beberapa saat untuk berbagi dan memberikan poin-poin perhatian mengenai apa yang baru saja anda sampaikan.• Hal ini biasanya membuat pembicara tersebut merasa lebih terlibat dan ingin tetap berpartisipasi dengan anda dibanding melanjutkan obrolannya 41
  42. 42. Merencanakan Pertanyaan• Antisipasi pertanyaan yang mungkin timbul• Dengarkan apa yang dikatakan penanya dengan baik• Ulangi atau ungkapkan lagi pertanyaannya• Jawablah dengan jelas dan singkat• Lanjutkan dengan pertanyaan berikutnya 42
  43. 43. Menghadapi Kekacauan• Anda temukan bahwa waktu telah habis. Sampaikan presentasi Anda hanya pada poin-point penting yang esensial.• Kerusakan peralatan slide. Anda mengetahuinya dan katakan, slide “Pertunjukan harus tetap jalan”. Minta maaflah kepada audience, dan kemudian gunakan peralatan pendukung lainnya yang tersedia, seperti papan flipchart atau whiteboard. Bagi sebagian orang, papan flipchart tak jarang justru bisa menjadi media paling powerful untuk menyampaikan pesan. 43
  44. 44. Menghadapi Kekacauan• Anda mengatakan lelucon yang gagal. Ouch! Angkatlah bahu anda dan minta maaf: “Maafkan saya. Saya mendapatkan lelucon tadi dari jalanan”. And just go ahead.• Anda gugup dan bingung serta kehilangan arah dimana anda berada. Gambarkan dari mana anda berasal pada slide dan catatan. Jika Anda bisa, jujurlah: “Otak saya telah menyimpang. Siapa yang dapat membawa saya kembali sehingga saya berada di jalur yang benar lagi?” 44
  45. 45. Selesai 45
  46. 46. Bacaan Lanjutan yang direkomendasikan1. Jennifer Rotondo and Mike Rotondo, Presentation Skills for Managers, McGraw Hill2. David A. Whetten and Kim S. Cameron, Developing Management Skills, Harpers Collins Publisher 46

×