Gestion de proyectos

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Gestion de proyectos

  1. 1. Aplicativos para la gestión integral de proyectos gestió Septiembre 2011 Santiago de Compostela Introducción Introducció  Un proyecto es un esfuerzo planificado, temporal y único, realizado para crear productos o servicios únicos que agreguen valor o provoquen un cambio beneficioso.2 Introducción Introducció  Definición Gestión de Proyectos Definició Gestió • Gestión de Proyectos es el proceso por el cual se Gestió planifica, dirige y controla el desarrollo de un proyecto con un costo mínimo y dentro de un período mí perí de tiempo especifico.  Software de Gestión de Proyectos ≠ Sistema de Gestió Gestión de Proyectos Gestió • La Gestión de Proyectos es un proceso, el software es Gestió un soporte de dicho proceso3 1
  2. 2. Necesidad  La gestión de un proyecto implica información de gestió informació diversas funciones organizativas: • Comercial (especificaciones de servicio/producción) servicio/producció • Producción / I+D (fases, tareas, estados, camino Producció crítico, cadena crítica, informes de proyecto, informes crí crí técnicos de producto/servicio, …) • Recursos Humanos (cargas de trabajo, agendas) • Compras (solicitudes de compra, pedidos, estado de las compras) • Logística (control de entradas y salidas así como Logí así consumo de materiales, control de reservas de equipamientos) • Administración (facturación, control de cobros y Administració (facturació pagos, ingresos y gastos - rentabilidad)4 Funciones Típicas Tí  BD Entidades  BD Comercial  Agenda  Workflows  Cuadro de Indicadores  Plantillas de Documentos  Cronogramas (PERT, Gantt, Burn Down) Gantt, Down)5 Especificaciones  Herramientas de Planificació n Planificació  Herramientas de Gestió n Documental y de la Gestió • Agenda Informació Informació n • Definició Definición de Calendarios • Control de documentos • Cronogramas • Generació Generación de documentos a través travé de plantillas • Asignaciones de recursos • Gestió Gestión del Conocimiento • Fases/tareas Fases/tareas y  Herramientas de Worklfows relaciones/restricciones relaciones/restricciones entre fases/tareas • Generació Generación de Workflows de  Herramientas de Gestió n Comercial (compras y Gestió diversos tipos (documentos, e-e- ventas) mails, tareas, incidencias, …)  Herramientas de Análisis de Datos Aná • Compras del proyecto • Ventas del proyecto • Indicadores  Herramientas de aseguramiento y mejora de la  Herramientas de Control de Ejecució n Ejecució calidad • Control de estados general, por • Incidencias (quejas, no fases, por actividades, … conformidades, ..)  Herramientas de Control de Costes • Evaluació Evaluación de la Satisfacción de Satisfacció • Enlace con contabilidad anal í tica analí clientes  Herramientas de Comunicació n Interna y Externa Comunicació • Planes de Control de Calidad • Reuniones • Sugerencias de mejora • e-mail  Otros requisitos a considerar en funció n de las funció • Chat necesidades: • Mensajerí instantá Mensajerí a instantánea • Integració Integración / sincronización con sincronizació • Vo- Vo-Ip otras aplicaciones  Herramientas de Asignació n de Recursos Asignació • Multiidioma • Control de reservas y asignaciones • Multidivisa de Equipamientos / Locales • Multialmacé Multialmacén • Almacenes del proyecto • Control de Lotes - Trazabilidad6 2
  3. 3. Especificaciones Básicas Bá  La información para la gestión de un proyecto debe informació gestió ser: • Relevante • Veraz • Actualizada • Fácilmente accesible • Fácilmente analizable7 Métricas, Indicadores, Análisis de Datos de Aná Proyectos Fuente: PabloStraub http://thatpmgame.com http://thatpmgame.com /8 Proceso de Selección y Decisión Selecció Decisió Identificación de Necesidades y Expectativas Definición de Especificaciones Funcionales Definición de RFP Solicitud de Definición de Propuestas Criterios y Baremos de Selección Valoración de Propuestas Decisión de9 Compra / Alquiler 3
  4. 4. Ejemplo – Tabla de Valoración de Software de Valoració Gestión Gestió Valoración Alternativas ERP Empresa XXXX Factor de Desviación Criterio Ponderación Proveedor A Proveedor B Proveedor C Proveedor D Estándar Precio Mantenimiento Software 11% 4 1 2 3 1,29 Precio Implantación 10% 3 2 4 3 0,82 Precio Licencias 10% 2 1 3 4 1,29 Facilidad de Manejo 10% 4 4 2 1 1,50 Flexibilidad para implantar futuros cambios 10% 4 3 2 3 0,82 Agilidad de respuesta a cambios 10% 4 3 2 1 1,29 Garantía y compromiso de satisfacción 6% 4 3 4 1 1,41 Conocimiento y experiencia en el sector 6% 3 1 4 1 1,50 Plazo de ejecución 5% 4 3 2 1 1,29 Garantía de sostenibilidad 5% 4 2 4 2 1,15 Autonomia en adaptaciones sencillas 5% 4 1 3 1 1,50 Propiedad del código fuente 4% 4 1 3 1 1,50 Prestigio del Soporte de Programación 4% 3 4 2 1 1,29 Exigencias y precio del hardware 2% 3 1 4 1 1,50 Asesoramiento en la gestión de hosting o housing 1% 3 3 3 3 0,00 Prestigio de la Empresa de desarrollo 1% 2 3 4 1 1,29 Total ponderado 352 220 277 196 Total sin ponderar 55 36 48 28 Promedio 3,44 2,25 3,00 1,75 Minimo 2 1 2 1 Máximo 4 4 4 4 Desviación Estándar 0,73 1,13 0,89 1,0610 Gráfico de Valoración Alternativas Grá Valoració Valoración Alternativas Software de Gestión 400 350 Valoración Ponderada 300 250 200 150 100 50 0 A B C D or or or or ed ed ed ed ove ove ove ove Pr Pr Pr Pr11 Los mitos del Open Source  Qué es y qué no es Open Source Qué qué Microsoft Project No Open Workbench Código Abierto Primavera Projet Planner eGroupWare Si dotProject Velneo ganttproject Si No Listado de Herramientas en: Gratuito http://www.navegapolis.net/content/blogcategory/90/87/10/0/12 4
  5. 5. Los mitos del Open Source  Ventajas  Inconvenientes • En software “os” maduro, os” • Las versiones gratuitas pueden conseguirse suelen ser un gancho, productos de alto valor con funciones muy añadido que integren restringidas múltiples funciones • Soporte técnico a veces té inexistente • Cuando existe, coste del soporte técnico elevado té • Personalizaciones pueden ser muy difíciles al difí alejarse del estándar está13 SaaS  Qué es Qué SaaS: Software as a Service: Una aplicación completa aplicació ofrecida como un servicio, bajo demanda, víaví multitenencia —una sola instancia del software que corre en la infraestructura del proveedor y sirve a múltiples organizaciones de clientes -14 SaaS  Ventajas  Inconvenientes • Minimiza la inversió n en inversió • Interdependencia de los licencias y en infraestructura de proveedores de servicios. red • La disponibilidad de las aplicaciones está supeditada a está la disponibilidad de acceso a Internet • Seguridad: Los datos "sensibles" del negocio no residen en las instalaciones de las empresas por lo que podría podrí generar un contexto de alta vulnerabilidad para la sustracció sustracció n o robo de informació información. • Seguridad. La información de la informació empresa debe recorrer diferentes nodos para llegar a su destino, cada uno de ellos (y sus canales) son un foco de inseguridad. Si se utilizan protocolos seguros, https por ejemplo, la velocidad total disminuye debido a la sobrecarga que estos requieren.15 5
  6. 6. Errores Típicos en la Selección Tí Selecció  1. Falta de alineamiento estratégico ¿qué objetivos estraté qué estratégicos tenemos y cómo el software podrá estraté có podrá contribuir a su consecución? consecució  2. No tener especificaciones claras de partida  3. Exceso de funcionalidades: lo más sofisticado o má completo no siempre es lo más adecuado má  4. Confiar sólo en la marca, fama o prestigio sin só valorar objetivamente otros criterios de decisión decisió más objetivos y pragmáticos. Lo más caro no pragmá má siempre es lo mejor16 Errores Típicos en la Selección Tí Selecció  5. Seleccionar un sistema que no se puede integrar con otros sistemas ya existentes  6. Implantar el sistema sin revisar los procesos. Intentar implantar un software sin revisar y redefinir el proceso no lo optimiza, sólo podría acelerarlo. só podrí  7. Falta de visión de futuro. Un software de gestión no es para visió gestió solucionar un problema actual, sino una plataforma tecnológica de sustento al crecimiento futuro. tecnoló  8. No adaptable a la evolución tecnológica. El software de evolució tecnoló gestión debe estar respaldado por un proveedor que garantice gestió la evolución tecnológica. evolució tecnoló  9. Falta de flexibilidad. Por todo lo anterior, el software debe ser flexible al crecimiento, permitir cambios y utilizarlo en otras áreas conforme al crecimiento y estrategia. El error común de comprar un sistema “cerrado” y rígido viene con la comú cerrado” rí idea de adquirir las “mejores prácticas”, sin embargo, éstas prácticas” son en realidad las que la misma Pyme ha desarrollado.17 Sinapys Business Solutions, S.L.  Servicios de Consultoría de Gestión y Consultorí Gestió Software de Gestió n Empresarial Gestió  Si considera que su organización debe: organizació • Mejorar el control de gesti ón gestió • Reorientar y desplegar su estrategia de negocio • Redefinir sus procesos • Optimizar sus recursos • Aumentar el valor a ñadido de sus añ productos y servicios • Mejorar el trabajo en equipo • Mejorar la motivaci ón del personal motivació • Mejorar la satisfacci ón de los clientes satisfacció • Mejorar su imagen corporativa  .... podemos ayudarle  Sinapsys Business Solutions® le ofrece Solutions® soluciones a sus problemas convirtiéndolos convirtié en oportunidades de mejora. Para ello, ponemos a su disposició n nuestros disposició conocimientos, habilidades, metodologías y metodologí tecnologí tecnologías para mejorar los resultados de su organización organizació18 6
  7. 7. Algunos de los clientes de Applus – LGAI Eosa AMS Lab Galchimia Autocares Iglesias Grupo Losán Losá Benteler Inade BM Trada Certificació n Certificació Navantia Adegas Castro Baroña Baroñ Nanogap Concello de Gondomar Pereira C.R.D.O. Monterrei Travibus CEG Universidad de Vigo Citroë Citroën – PSA Universidad de la Rioja19 7

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