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Avocats 2.0: Survol du record management de vos documents technologiques

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Dans cet article, nous tenterons d’expliquer les principes généraux pour la mise en œuvre d’un processus de gestion intégrée des documents juridiques. Un processus qui nécessite que l’avocate ou l’avocat s’inspire et comprenne, et veuille comprendre, les sciences de l’information (bibliothéconomie) et les sciences des TI. Bienvenue à l’ère des avocats 2.0!

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Avocats 2.0: Survol du record management de vos documents technologiques

  1. 1. Avocats 2.0 : Survol du Records management1 de vos documents technologiques Par Pamela Sarti, avocate en droit des TI chez Par Julie Rodrigue, Expert-conseil en gestion d’information chez Avocats 2.0 : Survol du records management de vos documents technologiques................................................... 1 INTRODUCTION ......................................................................................................................................................... 3 Chapitre 1 : La valeur recherchée des documents.................................................................................................... 3 Section 1 : L'équivalence fonctionnelle................................................................................................................. 4 1. La rédaction :............................................................................................................................................. 4 2. L’interprétation : ....................................................................................................................................... 6 Section 2 : La notion de document ....................................................................................................................... 6 1. L’information 2.0 :..................................................................................................................................... 7 2. Le support.................................................................................................................................................. 7 3. La technologie alias le format ................................................................................................................... 8 Section 3 : Assurer et maintenir l’intégrité ........................................................................................................... 8 1. Cycle de vie................................................................................................................................................ 9 2. Mesure de sécurité : Protéger le document au cours de son cycle de vie.............................................. 10 3. L’obligation d’intégrité et le devoir d’administrateur du bien d’autrui :................................................ 11 Chapitre 2 : Processus de gestion des documents ............................................................................................ 13 Section 1 : Système de gestion documentaire.................................................................................................... 14 1 Nous utiliserons dans ce texte l’appellation « Gestion des documents/Gestion documentaire » pour parler de l’activité de gestion des documents actifs et semi-actifs, soit les documents qui sont utilisés dans la gestion courante d’une organisation.
  2. 2. 2 1. Le plan de classification............................................................................................................................... 15 2. Le calendrier de conservation..................................................................................................................... 17 3. Une solution logicielle ................................................................................................................................. 18 Section 2 : Le document original versus sa reproduction : les facteurs à considérer......................................... 19 1. L'original .................................................................................................................................................. 19 2. La reproduction : Copie ou transfert?..................................................................................................... 20 3. La copie certifiée ..................................................................................................................................... 20 4. Le transfert documenté........................................................................................................................... 21 Section 3 : Les métadonnées............................................................................................................................... 22 Section 4 : Normes et standards ......................................................................................................................... 24 1. Les normes ISO........................................................................................................................................ 24 Section 5 : La gouvernance en gestion documentaire ........................................................................................ 25 CHAPITRE 3 : La mise en pratique ........................................................................................................................... 27 Les étapes de mise en place................................................................................................................................ 27 Étape 1 : Diagnostic......................................................................................................................................... 28 Étape 2 : Développement................................................................................................................................ 29 Étape 3 : Déploiement..................................................................................................................................... 30 Étape 4 : Évaluation et maintien ..................................................................................................................... 31 La conclusion........................................................................................................................................................... 31 RÉFÉRENCES ............................................................................................................................................................ 33
  3. 3. 3 INTRODUCTION Wikipédia2 définit les technologies de l’information (TI) comme regroupant les techniques principalement de l’informatique, de l’audiovisuel, des multimédias, d’Internet et des télécommunications qui permettent aux utilisateurs de communiquer, d’accéder aux sources d’information, de stocker, de manipuler, de produire et de transmettre l’information sous toutes ses formes : texte, document, musique, son, image, vidéo, et interface graphique interactive. Dans les 2 dernières décennies, les TI ont révolutionné le monde dans lequel nous vivons. La vitesse « grand V » à laquelle ces technologies évoluent nous donne parfois le vertige. Ainsi, pour de nombreux juristes, quand vient le temps d’appliquer les TI au concept de droit, un certain malaise s’installe. Certes, depuis 2001, le législateur a mis la table en nous permettant de faire le pont entre le cadre juridique dans le temps du document papier et celui des documents technologiques, mais dans les faits, où en sommes-nous dans la gestion de nos documents juridiques? Depuis l’entrée en vigueur de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (la Loi)3 , nous avons dû passer de la gestion de documents ayant le papier comme principal support, à celle d’un univers où l’information s’exprime en bits; le support est interchangeable et les technologies sont évolutives, et ce, durant tout le cycle de vie de nos documents technologiques. Dans cet article, nous tenterons d’expliquer les principes généraux pour la mise en œuvre d’un processus de gestion intégrée des documents4 juridiques. Un processus qui nécessite que l’avocate ou l’avocat s’inspire et comprenne, et veuille comprendre, les sciences de l’information (bibliothéconomie) et les sciences des TI. Bienvenue à l’ère des avocats 2.0! Chapitre 1 : La valeur recherchée des documents Avant de parler de processus de gestion documentaire, il est impératif de comprendre les critères recherchés par La Loi et le Code civil du Québec (C.c.Q.) afin d’obtenir le droit à la même valeur juridique entre nos documents technologiques et ceux qualifiés d’originaux sur support papier (l’équivalence fonctionnelle). Il faudra ainsi notamment (1) que l’intégrité de notre document soit assurée et (2) qu’elle soit maintenue au cours de son cycle de vie. Finalement, il faut également comprendre notre rôle dans la gestion des documents que nous faisons quotidiennement pour autrui. Il y a, selon nous, un lien entre l’obligation d’intégrité de nos documents et notre rôle d’administrateur de ces biens… de ces données. Ainsi, en conservant diligemment nos données, les informations sur de telles données (les métadonnées) vont procurer un sens à ce que nous sommes censés 2 http://fr.wikipedia.org/wiki/Technologies_de_l%27information_et_de_la_communication 3 L.R.Q., c. C-1.1 4 La gestion intégrée des documents (ou GID) en format papier et technologiques est un système de gestion dont les composantes sont intégrées afin de donner, aux personnes accréditées, accès à toute l’information pertinente portée par un support qui documente les activités d’une organisation. https://fr.wikipedia.org/wiki/Gestion_int%C3%A9gr%C3%A9e_des_documents
  4. 4. 4 assurer et maintenir intègre. Nous vous invitons donc ici à reconnaître l’importance de votre rôle et ainsi à prendre conscience de l’importance d’une constance propre à un processus de gestion documentaire intelligent et structuré, car la recherche d’une cohérence des métadonnées de vos documents sera l’objectif de votre processus et de notre 2e chapitre. Section 1 : L’équivalence fonctionnelle Tout d’abord, l’une des notions centrales à assimiler est évidemment celle de l’équivalence fonctionnelle. Le choix du support utilisé nous revient, et ce choix n’a aucune incidence sur la valeur juridique de notre document ou sa recevabilité comme moyen de preuve, c’est plutôt l’intégrité de notre document qui compte5 . Ainsi, la Loi enchâsse le principe fondamental d’équivalence fonctionnelle6 entre les divers documents7 , et ce, qu’ils soient établis sur des supports faisant appel aux TI (documents technologiques8 ) ou bien sur des documents dits tangibles. En d’autres mots, le document technologique peut remplir les mêmes fonctions que le bon vieux document papier. Il est pertinent de comprendre que l’équivalence fonctionnelle est associée, tel que souligné par le professeur Gautrais9 , à deux situations particulières soit pour (1) la rédaction et (2) l’interprétation des lois. 1. La rédaction : Ainsi, en vertu de l’article 5 de la Loi, la valeur juridique d’un document, notamment le fait qu’il puisse (1) produire des effets juridiques10 et (2) être admis en preuve11 , n’est ni augmentée ni diminuée pour la seule raison qu’un support ou une technologie spécifique a été choisi. Une application qui vise autant les actes juridiques que leurs instruments, soit : l’écrit, la signature et le concept d’original. L’écrit : L’écrit est LE moyen de preuve par excellence et entrent dans cette grande catégorie les actes authentiques, les actes semi-authentiques, les actes sous seing privé et les autres écrits. Voir les articles 2812 C.c.Q. et suivants pour plus d’information12 . Sans toutefois trop entrer dans les détails, un courriel peut 5 Voir les articles 5, 9 de la Loi et l’article 2838 du C.c.Q. qui subordonnent la valeur juridique à l’assurance et le maintien de l’intégrité du document. 6 Article 1 (objet de la Loi) : voir le paragraphe 3 « l'équivalence fonctionnelle des documents et leur valeur juridique, quels que soient les supports des documents, ainsi que l'interchangeabilité des supports et des technologies qui les portent ». 7 Notion de document : voir l’article 3 de la Loi, plus amplement détaillée ci-dessous. 8 Définition de document technologique voir l’article 3 par. 4 de la Loi. 9 Vincent Gautrais est directeur du (Centre de recherche en droit public (CRDP), professeur titulaire à la Faculté de droit de l'Université de Montréal, et titulaire de la Chaire L.R. Wilson sur le droit des technologies de l'information et du commerce électronique. 10 L’article 1372 C.c.Q. : L'obligation naît du contrat et de tout acte ou fait auquel la loi attache d'autorité les effets d'une obligation. et l’article 1373 C.c.Q. : L'objet de l'obligation est la prestation à laquelle le débiteur est tenu envers le créancier et qui consiste à faire ou à ne pas faire quelque chose. La prestation doit être possible et déterminée ou déterminable; elle ne doit être ni prohibée par la loi ni contraire à l'ordre public. 11 L’article 2811 C.c.Q. : La preuve d'un acte juridique ou d'un fait peut être établie par écrit, par témoignage, par présomption, par aveu ou par la présentation d'un élément matériel, conformément aux règles énoncées dans le présent livre et de la manière indiquée par le Code de procédure civile (chapitre C-25) ou par quelque autre loi. 12 Voir également le livre de preuve pertinent à ce sujet de GAUTRAIS V., La preuve technologique, Montréal, LexisNexis,
  5. 5. 5 évidemment être un écrit, mais un vidéo selon les circonstances peut l’être également, car l’écrit est un moyen de preuve, quel que soit le support du document13 . Nous pouvons ainsi concevoir que deux parties s’enregistrent et s’engagent à des obligations juridiques en exprimant leur consentement d’être liées par cette entente théâtrale. Dans la quête identitaire de notre document technologique, il faut donc chercher à comprendre le but recherché et analyser les frontières entre les divers moyens de preuve, surtout les distinctions entre l’écrit, le témoignage et l’élément matériel. La signature : La signature d’un document permet de faire le lien entre celui-ci et une personne déterminée. En respectant les exigences de la loi, la signature peut être technologique. Elle peut donc être apposée à un document au moyen de tout procédé qui permet de satisfaire aux exigences de l’article 2827 C.c.Q à savoir : La signature consiste dans l’apposition qu’une personne fait à un acte de son nom ou d’une marque qui lui est personnelle et qu’elle utilise de façon courante, pour manifester son consentement. Et, pour la rendre opposable au signataire d’un document technologique, il faut selon l’article 39 al. 2 de la Loi : 1) Assurer l’intégrité du document signé; et 2) Au moment de la signature et depuis, maintenir le lien entre la signature et le document. L’original : L’originalité peut être technologique suivant le formalisme de l’article 12 de la Loi. Toutefois, depuis l’adoption de la Loi en 2001 et les modifications corollaires apportées au C.c.Q., la copie certifiée et le document résultant d’un transfert documenté peuvent légalement tenir lieu d’un document original. 2841.« La reproduction d’un document peut être faite soit par l’obtention d’une copie sur un même support ou sur un support qui ne fait pas appel à une technologie différente, soit par le transfert de l’information que porte le document vers un support faisant appel à une technologie différente ». Lorsqu’ils reproduisent un document original ou un document technologique qui remplit cette fonction aux termes de l’article 12 de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (chapitre C-1.1), la copie, si elle est certifiée, et le document résultant du transfert de l’information, s’il est documenté, peuvent légalement tenir lieu du document reproduit. 14 L’originalité pure et dure n’a plus la même pertinence qu’autrefois, et la distinction entre une copie et un original est parfois impossible à établir tant les TI nous permettent de nos jours de dupliquer une information à l’infini. Toutefois, ce qui reste de cette originalité est fondamental et elle est ancrée dans notre obligation de diligence qui requière la conservation de la meilleure preuve possible. Dans le prochain chapitre, nous 2014 13 Article 2837 C.c.Q. 14 Article 2841 doit se lire conjointement avec l’article 2860 C.c.Q. : L'acte juridique constaté dans un écrit ou le contenu d'un écrit doit être prouvé par la production de l'original ou d'une copie qui légalement en tient lieu. Toutefois, lorsqu'une partie ne peut, malgré sa bonne foi et sa diligence, produire l'original de l'écrit ou la copie qui légalement en tient lieu, la preuve peut être faite par tous moyens.
  6. 6. 6 détaillerons davantage les facteurs à considérer pour documenter ou certifier une reproduction. 2. L’interprétation : La Loi cherche également à offrir des outils pour interpréter les lois, afin d’éviter les vides de sens juridiques entre les plus anciennes lois et les nouvelles. La notion de document prévue par la Loi s’applique à l’ensemble des documents visés dans les textes législatifs, que ceux-ci y réfèrent par l’emploi du terme document ou d’autres termes, notamment acte, annale, annexe, annuaire, arrêté en conseil, billet, bottin, brevet, bulletin, cahier, carte, catalogue, certificat, charte, chèque, constat d’infraction, décret, dépliant, dessin, diagramme, écrit, etc.15 Le professeur Gautrais s’exprime ainsi sur la question : L’approche fonctionnelle est liée aux finalités de la loi, à ce qu’on désigne habituellement par approche téléologique. (…) Si l’équivalence fonctionnelle ne se distingue pas par sa nouveauté, elle est en revanche une solution offerte pour gérer le changement et selon laquelle le législateur prend soin de privilégier cette méthode interprétative (de type téléologique) au détriment des autres. Encore une fois, cette approche interprétative est explicite pour certaines notions comme la signature, l’écrit et l’original.16 Section 2 : La notion de document Le cœur de la Loi est la deuxième notion fondamentale à comprendre, soit celle de document définie à l’article 3 de la Loi. Notion inspirée des sciences de l’information et des TI, elle représente l’union fusionnelle entre l’information et son support. L’information étant la raison d’être du document, alors que le support en permet sa fixation. La notion de document inclut la notion de document technologique et, comme nous l’avons vu à la section 1 de ce chapitre, est bien englobante et capable de comprendre les éléments de preuve17 . Les deux composantes du document se retrouvent autant dans le document technologique que dans celui sur support tangible papier. Toutefois, dans le premier cas la notion de support inclut la sous-notion de technologie. Voici un extrait de l’article 3 de la Loi et une image pour mieux visualiser le document technologique : Un document est constitué d’information portée par un support. L’information y est délimitée et structurée, de façon tangible ou logique selon le support qui la porte, et elle est intelligible sous forme de mots, de sons ou d’images. L’information peut être rendue au moyen de tout mode d’écriture, y compris d’un système de symboles transcriptibles sous l’une de ces formes ou en un autre système de symboles. La décomposition d’un document technologique en image : 15 Voir l’énumération non exhaustive d’exemples de documents à l’article 71 de la Loi. 16 Extrait de GAUTRAIS, V. (2012). Neutralité technologique – Rédaction et interprétation des lois face aux changements technologiques, Montréal, Éditions Thémis, p. 84. 17 Extrait de GAUTRAIS, V. (2014). La preuve technologique, Montréal, LexisNexis, p. 113. Ceci étant dit, la notion de document ainsi décrite permet d’inclure l’immense majorité des formes d’expression susceptibles de conséquences juridiques. Il est en revanche un lien à faire ici avec le droit de la preuve tel que prévu dans le Code civil. En effet, et sur la base de cette définition du document, il apparaît clairement qu’un écrit (art. 2812 et suiv. C.c.Q.), un témoignage (art. 2843 et suiv. C.c.Q., un aveu (art.2850 et suiv. C.c.Q.) et un élément matériel (art. 2854 et suiv. C.c.Q.) sont tous en mesure d’être des documents. Il n’y a plus désormais de lien entre chacun de ces moyens de preuve et un support en particulier.
  7. 7. 7 La Loi pose toutefois une condition à l’équivalence fonctionnelle des documents technologiques à savoir que l’intégrité doit être assurée et maintenue au cours de son cycle de vie18 . Nous parlerons de ces critères à la Section 3. 1. L’information 2.0 : La pierre angulaire juridique du document est conséquemment l’information que le support porte. Elle doit donc être cohérente (délimitée et structurée), reliée à un support tangible (le papier) ou sur support logique (numérique) et finalement être compréhensible (intelligible), sous forme de mots, de sons ou d’images par le commun des mortels une fois l’information agencée selon les technologies appropriées, par exemple les formats .pdf; .html; .doc; .xls.19 L’information sur un document technologique peut être rendue au moyen de tout mode d’écriture, y compris d’un mode de symboles transcriptibles sous l’une de ces formes20 . Pour un informaticien, un écrit numérique est une suite de symboles binaires, c’est-à-dire de 0 et de 1, puisqu’il s’agit de données créées, stockées, transmises, traitées ou affichées au moyen d’un système numérique et non analogique. L’unité élémentaire de la représentation binaire est le bit, abréviation de l’anglais (binary digit).21 2. Le support Si l’élément de base d’un document est ses informations, alors le support a plutôt un aspect utilitaire en permettant la fixation stable et pérenne (durable) desdites informations. Un support technologique peut être 18 Voir les articles 5 et 6 de la Loi. 19 Extrait de GAUTRAIS, V. (2014). La preuve technologique, Montréal, LexisNexis, p. 106 et ss. 20 Article 3 al.1 in fine de la Loi. 21 Extrait de BANAT-BERGER, Françoise et Anne CANTEAUT (2013). Intégrité, signature et processus d’archivage, Paris, Inria, 19p. https://www.rocq.inria.fr/secret/Anne.Canteaut/Publications/BaCa07.pdf
  8. 8. 8 électronique, magnétique, optique, sans fil ou autres ou faisant appel à une combinaison de technologies22 . Sont notamment considérés comme des supports un disque dur et une clé USB. Tel que mentionné dans la section 1 de ce premier chapitre, suivant le principe de l’équivalence fonctionnelle, sauf exception, les supports sont interchangeables et les documents pourront garder la même valeur juridique23 si l’intégrité du document est assurée et maintenue. 3. La technologie alias le format Les technologies ou formats sont notamment capables de structurer et d’organiser le document. C’est donc le savoir-faire théorique et pratique qui permet la préparation, la circulation et la conservation de l’information. Elles ont parfois un double sens qui dépend de l’article de loi visé soit (1) les technologies propres au support (électronique, magnétique, optique, sans fil ou autres ou faisant appel à une combinaison de technologies24 ) et (2) celles portées par le support (format, logiciel, etc.). Au-delà de cette distinction parfois perceptible de la part du législateur, la relation symbiotique entre l’information et le support dans un document ne serait pas possible sans ce ménage à trois avec la technologie. Pour conclure cette section sur la notion de document et afin d’avoir un cas de figure en tête, le courriel est sans nul doute le plus commun des outils de communication technologique que nous utilisons aujourd’hui. Ainsi, selon les circonstances, ce courriel pourra également être un moyen de preuve, notamment, mais sans limitation, un écrit au sens de l’article 2811 C.c.Q. Section 3 : Assurer et maintenir l’intégrité25 Finalement, la troisième notion essentielle à comprendre est celle d’intégrité. Dans un environnement technologique, l’information est très facilement modifiable et donc falsifiable. De plus, une faille dans le système de sécurité peut exposer vos renseignements confidentiels et ceux-ci peuvent soit être divulgués, modifiés ou même volés, notamment par vos compétiteurs. Ainsi, vu sous cet angle, l’objectif du législateur d’assurer et de maintenir l’intégrité des documents technologiques est facilement justifiable, et ce, afin d’obtenir le droit à la même valeur juridique que les documents originaux sur support papier. L’article 6 de la Loi et l’article 2839 du C.c.Q. nous donnent la définition d’intégrité en énumérant les éléments clés suivants qui doivent pouvoir être vérifiés. Les éléments clés de la définition d’intégrité :  l’information n’en est pas altérée  l’information est maintenue dans son intégralité, et  le support lui procure stabilité et pérennité Plusieurs auteurs, dont Jean-François De Rico et Dominic Jaar, s’accordent pour associer l’intégrité à un concept 22 art. 1 par.2 de la Loi 23 art. 5 et 9 de la Loi 24 art. 1 par.2 de la Loi 25 Art. 2839 du C.c.Q. et art. 6 de la Loi
  9. 9. 9 nouveau de la Loi, mais non totalement étranger à notre droit civil, car cette notion est incluse dans celle d’authenticité. Jusqu’à l’adoption de la Loi, la notion d’intégrité ne se retrouvait pas expressément dans le livre de la preuve, lequel réfère plutôt à la notion d’authenticité. La partie qui communique un acte sous seing privé doit, pour le produire en preuve, en prouver l’authenticité. Ce concept englobe à la fois la preuve que l’écrit émane bien de la personne qui paraît l’avoir signé et la preuve qu’il n’a pas été modifié depuis sa signature. Ce deuxième volet correspond à la notion d’intégrité du document, laquelle est donc une notion incluse dans celle d’authenticité. 26 1. Cycle de vie L’intégrité du document doit être maintenue au cours de son cycle de vie, soit depuis sa création, en passant par son transfert, sa consultation et sa transmission, jusqu’à sa conservation, y compris son archivage ou sa destruction27 . Dans l’appréciation de l’intégrité, il est tenu compte, notamment, des mesures de sécurité prises pour protéger le document au cours de son cycle de vie28 . Nous aurions donc tendance à vouloir conserver un document technologique tel quel, soit comme nous l’avons fait autrefois pour les documents sur support physique. Cependant, le cycle de vie à l’ère technologique n’est pas aussi simple. L’affichage des informations pertinentes de notre document technologique est le résultat d’une série de traitements de votre ordinateur, connectant les logiciels, systèmes d’exploitation et matériels périphériques. Ces éléments évoluent durant le cycle de vie, et ce, à des rythmes différents. Par conséquent, conserver une information numérique et permettre sa représentation dans un laps de temps X, c’est conserver la capacité à la représenter dans l’environnement matériel et logiciel qui sera alors utilisé. Pour pouvoir représenter un même document des années après, il va falloir retrouver une harmonie entre les matériels, les logiciels et les périphériques qui étaient utilisés à l’époque de création du document. Il convient par conséquent de rendre l’information à conserver la plus indépendante possible de son environnement technologique et il conviendra de procéder à des migrations notamment des migrations de format. 29 La preuve technologique fait en sorte que l’on ne peut plus se contenter de produire en preuve l’impression papier d’un document, il faut pouvoir expliquer minimalement la façon dont le cycle de vie dudit document est géré30 . Ainsi, l’un des objectifs d’un processus de gestion cohérent des documents est de répertorier des données sur nos données qui nous permettent de comprendre et d’expliquer la création du document ainsi que les divers transferts effectués dans le temps, comme le journal de bord expliquant le cycle de vie de nos 26 DE RICO Jean-François et Dominic JAAR (2008). « Le cadre juridique des technologies de l'information », dans Développements récents en droit criminel, Service de la formation continue du Barreau du Québec, Droit civil en ligne (DCL), EYB2008DEV1511 http://edoctrine.caij.qc.ca/developpements-recents/298/367296544 27 L’article 18 du Règlement sur la comptabilité et les normes d'exercice professionnel des avocats, RLRQ c B-1, r 5 oblige les avocats à conserver au moins 7 ans à compter de la date de fermeture le dossier de son client. 28 L’article 6 al. 2 et 3 de la Loi. 29 Extrait de BANAT-BERGER, Françoise et Anne CANTEAUT (2013). Intégrité, signature et processus d’archivage, Paris, Inria, 19p. https://www.rocq.inria.fr/secret/Anne.Canteaut/Publications/BaCa07.pdf 30 Extrait de GAUTRAIS, V. (2014). La preuve technologique, Montréal, LexisNexis, p. 104.
  10. 10. 10 documents archivés. La recherche d’une cohérence de ces métadonnées sera l’objectif du deuxième chapitre de ce texte, car, en conservant diligemment nos données et leurs métadonnées, ces dernières vont donner un sens à ce que l’on est censé assurer et le maintenir intègre. 2. Mesure de sécurité : Protéger le document au cours de son cycle de vie En plus d’être prises en compte dans l’appréciation de l’intégrité d’un document, plusieurs lois circonscrivent les obligations d’un détenteur de renseignements confidentiels et son obligation corollaire de sécurité. L’un des objectifs de la Loi est d’assurer la sécurité juridique des communications, et par son article 25 elle oblige les personnes responsables de l’accès à un document technologique qui porte un renseignement confidentiel à prendre les mesures de sécurité propres à en assurer la confidentialité31 . Font partie de ces informations confidentielles : les renseignements personnels, ceux couverts par le secret professionnel, les informations sensibles de nos partenaires d’affaires (par exemple, une clause de confidentialité est prévue dans votre entente) et vos propres données sensibles d’entreprise. Ainsi, afin de protéger notre droit à la vie privée des individus32 , la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé oblige toute personne qui exploite une entreprise à prendre des mesures de sécurité raisonnables. La loi énonce certains critères non exhaustifs afin d’établir le bon niveau de sécurité et nous demande de prendre en compte la sensibilité, la finalité de l’utilisation, la quantité, la répartition et le support des renseignements détenus33 . Pour ainsi dire, le degré de sécurité est variable selon les informations que nous détenons. Le rôle du responsable de la sécurité consiste également à adapter les mesures de sécurité en fonction de l’origine du risque et de la nature des informations à protéger : le degré de sécurisation à apporter à un fichier uniquement composé des noms et adresses de clients ne peut, en effet, pas être le même que celui indiqué pour les informations sensibles, éventuellement couvertes par le secret professionnel, telles les données médicales ou bancaires. 34 Par exemple, l’article 17 du Règlement sur la comptabilité et les normes d’exercice professionnel des avocats, RLRQ c B-1, r 5 (le « Règlement ») oblige les avocats à s’assurer de la confidentialité de leurs dossiers ainsi que de toute l’information de nature professionnelle qui lui est transmise par son client et des tiers. Les mesures de sécurité à adopter pour une entreprise sont à plusieurs niveaux (c.-à-d. physique, organisationnel, technologique et juridique). Il faut donc prendre en compte plusieurs facettes de nos activités professionnelles afin de répondre adéquatement à notre obligation de sécurité. Les mesures de sécurité adoptées par l’entreprise consistent souvent en une protection physique des lieux (contrôle de l’accès aux locaux, protection contre les incendies, etc.). Toutefois, s’agissant de données 31 Notamment par un contrôle d'accès effectué au moyen d'un procédé de visibilité réduite ou d'un procédé qui empêche une personne non autorisée de prendre connaissance du renseignement ou, selon le cas, d'avoir accès autrement au document ou aux composantes qui permettent d'y accéder. 32 Article 35 du C.c.Q. 33 Art 10 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. 34 Extrait de EONE, H. (2013). La cybersurveillance des salariés à l’ère du web 2.0, Montréal, Éditions Yvon Blais, p.17.
  11. 11. 11 numériques, la sécurité aura surtout un aspect logistique (installation de dispositifs pare-feu et d’antivirus, mots de passe, chiffrement/cryptologie, etc.) organisationnel (accès aux informations en fonction d’habilitations spécifiques, sauvegardes des données, maintenance, etc.) et juridique (contrat d’assurance, codes de conduites, politiques, etc.) L’impératif de sécurité informationnelle implique également que les mesures de sécurité appliquées sur les lieux physiques de l’entreprise soient étendues à toutes les personnes ou entités qui sont autorisées à accéder à distance aux données de l’entreprise : les télétravailleurs et les travailleurs mobiles doivent en effet bénéficier d’outils informatiques dotés d’une protection adéquate. Il en va de même pour les personnes dûment mandatées pour traiter les données de l’organisation, par exemple dans le cadre d’un contrat d’impartition, et qui doivent, elles aussi, utiliser des méthodes appropriées garantissant la sécurité des informations concernées. 35 Certaines de ces exigences peuvent être dispendieuses dépendamment du degré de sécurité visé. Toutefois, il y a également un volet qui regroupe les bonnes pratiques à adopter et qui vise à connaître et comprendre les instruments technologiques que nous utilisons. Tout d’abord, il est primordial d’avoir des mots de passe (à sécurité élevée) sur tous nos appareils électroniques qui contiennent des informations sensibles. Vous pouvez valider le niveau de sécurité de vos mots de passe à l’adresse suivante : https://www.microsoft.com/en- gb/security/pc-security/password-checker.aspx. Un autre exemple intéressant est l’encryptage (ou le chiffrement). Ce processus permet de rendre un document impossible à lire à moins d’avoir une clé permettant son déchiffrement. Ce processus est souvent déjà inclus dans vos logiciels les plus fréquemment utilisés, et il en existe beaucoup d’autres, il suffit d’apprendre à les utiliser correctement. Encryption is a great way to keep valuable data safe—whether you’re transmitting it over the Internet, backing it up on a server, or just carrying it through airport security on your laptop. Encrypting your data makes it completely unreadable to anyone but you or its intended recipient. Best of all, much of the software used in offices and on personal computers already has encryption functionality built in. You just need to know where to find it. 36 3. L’obligation d’intégrité et le devoir d’administrateur du bien d’autrui : Jusqu’à ce jour, la présomption d’intégrité prévue à l’article 2840 du C.c.Q. et à l’article 7 de la Loi nous a laissés devant un faux sentiment de sécurité. Ainsi, une école de pensée jusqu’ici écoutée par nos tribunaux québécois étend cette présomption à tout le document technologique37 . Toutefois, certains auteurs croient que nous devons lire textuellement la Loi38 et n’appliquer cette présomption qu’au support et à l’environnement technologique dans lequel le document est géré39 . La portée de cet article soulève de nombreuses difficultés d’interprétation. Certains y voient une présomption d’intégrité du document technologique, assimilable à la présomption accordée à l’acte authentique. Il nous semble 35 Extrait de EONE, H. (2013). La cybersurveillance des salariés à l’ère du web 2.0, Montréal, Éditions Yvon Blais, p.17-18. 36 Voir http://www.pcworld.com/article/2025462/how-to-encrypt-almost-anything.html 37 Compagnie des chemins de fer nationaux du Canada c. Compagnie d’arrimage de Québec Ltée [2010] J.Q. no 1156. 38 Article 7 de la Loi : Il n'y a pas lieu de prouver que le support du document ou que les procédés, systèmes ou technologies utilisés pour communiquer au moyen d'un document permettent d'assurer son intégrité, à moins que celui qui conteste l'admission du document n'établisse, par prépondérance de preuve, qu'il y a eu atteinte à l'intégrité du document. 39 Extrait de GAUTRAIS, V. (2014) La preuve technologique, Montréal, LexisNexis, p. 142 et ss.
  12. 12. 12 plutôt que cet article vise à faire l’économie d’une preuve de fiabilité technique et fastidieuse. Selon nous, l’article 2840 C.c.Q. à lui seul, ne dispense pas la partie qui invoquerait un courriel au terme duquel une partie aurait exprimé son consentement à la conclusion d’un acte juridique, de faire la preuve de son authenticité. Le plaideur devrait donc produire un témoin qui établirait avoir reçu ou transmis le courriel et, sous réserve de l’application de l’article 89 C. p.c. (…) que le contenu de celui-ci est tel qu’à sa date de réception ou d’envoi 40 . Le passage conceptuel du document sur support papier à celui technologique a forcément donné naissance à la nécessité d’une double preuve afin de compenser la perte de matérialité inhérente aux technologies. L’information étant jadis reliée au support de manière tangible, le document papier était capable de contenir tous les indices relatifs à son intégrité alors qu’aujourd’hui ces éléments sont externalisés. Ainsi, l’écrit papier se caractérise par une unité de lieu et de temps et sa conversation est statique. Le document, en lui-même, contient tous les indices relatifs à son intégrité – d’où l’obligation de produire l’original au tribunal. Parce qu’il porte en lui ses caractères externes, l’original est le meilleur moyen de détection du faux : une atteinte à l’intellectualité implique nécessairement une atteinte à la matérialité du document. C’est ainsi que l’original constitue la meilleure preuve. (…) À l’opposé, le document électronique est par nature fragmenté et fait appel à une suite d’opérations pour devenir lisible à un humain. Sa conservation est dynamique (pensons à l’obsolescence des logiciels et du matériel informatique) et une chaîne de titres supplée à l’original pour revenir au moment de la formation de l’acte. Avec l’électronique, les indices de l’authenticité deviennent externes au document lui- même. 41 Selon nous, il y a un lien à faire entre l’obligation d’intégrité (authenticité) de ces documents et le devoir d’administrateur du bien d’autrui. En d’autres mots, il y a un lien entre les documents que nous avons l’obligation de conserver pour autrui ou au nom de notre entreprise et l’obligation d’intégrité. Ainsi, la présomption d’intégrité est appuyée sur ce devoir42 . L’auteure Heather MacNeil explique ce lien dans son article Trusting Description : Authenticity, Accountability, and Archival Description Standards, associant la responsabilité qui incombe aux archivistes à cette nécessité (obligation) d’assurer et de maintenir l’authenticité des documents dont nous avons la garde : A more apposite question to ask is whether users can trust the archivist’s representation of the records. This question places in the foreground the fundamental link between authenticity and archival accountability and, in so doing, stresses the obligation of archival and archival institutions to demonstrate, rather than simply assert, their 40 DE RICO, Jean-François et Dominic JAAR (2008). « Le cadre juridique des technologies de l'information », dans Développements récents en droit criminel, Service de la formation continue du Barreau du Québec, Droit civil en ligne (DCL), EYB2008DEV1511 http://edoctrine.caij.qc.ca/developpements-recents/298/367296544 41 Extrait de SENÉCAL, François (2014) « Du témoin à l'écrit, du papier à l'électronique - La notion de faux en toile de fond », dans 26-1 Cahiers de propriété intellectuelle 161-189, p. 175. http://lccjti.ca/wp-content/uploads/2012/05/Senécal-CPI-Du-témoin-à-lécrit-du-papier-à-lélectronique-La-notion-de-faux- en-toile-de-fond.pdf 42 Article 15. L'avocat doit employer un système permettant le classement ordonné de ses dossiers et de ce qui en fait partie, qu'ils soient sur support papier ou faisant appel aux technologies de l'information. Article 18. L'avocat doit conserver tous ses dossiers actifs à son domicile professionnel ou dans un lieu d'archivage approprié.
  13. 13. 13 role as trusted custodian. 43 Nous devons garder à l’esprit que cette obligation de diligence de l’administrateur du bien documentaire d’autrui est également nécessaire à cause de la situation technologique actuelle, notamment : l’information est très facilement falsifiable, les technologies évoluent très rapidement et les supports sont interchangeables. Ainsi, pour ne pas perdre notre latin, il est essentiel que les gestionnaires de documents, juristes et autres reconnaissent l’importance de leur rôle et la nécessité d’une constance propre à un processus de gestion documentaire et d’archivage intelligemment structuré. Conséquemment, la partie qui évoque un document technologique devant les tribunaux devrait pouvoir également démontrer que son système d’archivage fonctionne et qu’elle a géré celui-ci de manière diligente comme le ferait une personne raisonnable dans les mêmes circonstances. Les articles 15 et 18 du Règlement sur la comptabilité et les normes d’exercice professionnel des avocats, RLRQ c B-1, r 5 obligent les avocats à (1) conserver tous leurs dossiers actifs dans un lieu d’archivage approprié et (2) employer un système permettant le classement ordonné de leurs dossiers qu’ils soient sur support papier ou faisant appel aux technologies de l’information. Le droit est souvent en réaction, et cela prend parfois un certain temps avant que les juristes s’adaptent aux changements; le développement d’une pratique propre à la gestion documentaire en est un parfait exemple. La révolution technologique a changé notre mode de communication et elle nous oblige aujourd’hui à développer une pratique qui tient en compte la manière d’administrer nos données. Voici donc le temps de penser à un processus de gestion des documents technologiquement intelligent et diligent. Chapitre 2 : Processus de gestion des documents La gestion des documents qu’on retrouve parfois dans la littérature sous l’appellation Records Management sert à optimiser la gestion de l’information au sein d’une organisation, et ce, durant tout le cycle de vie des documents que nous voulons (ou devons) conserver pour des raisons souvent commerciales, technologiques et juridiques, et elle permet de constituer et de préserver la mémoire d’une entreprise. Selon les commentaires retrouvés sur la page de Wikipédia à ce sujet, l’objectif est d’organiser de manière efficace et systématique tous les documents ou données dont une entreprise peut avoir besoin pour justifier son activité, dans un objectif de traçabilité, d’intégrité, de sécurité et de pérennité des informations, mais également de respect des exigences légales44 . Selon l’auteur Éric Dunberry, c’est donc une question d’existence, de saine gestion et de mémoire pour l’entreprise que le processus de gestion documentaire cherche à établir : La finalité de la conservation d’un document technologique est tributaire de sa valeur pour l’entreprise, valeur 43 MACNEIL, H. (2009). Trusting Description : Authenticity, Accountability, and Archival Description Standards, Toronto, Published online Sept 16, 2009 by University of Toronto, p. 104 44 http://fr.wikipedia.org/wiki/Gestion_des_documents_d%27archives
  14. 14. 14 d’ordre historique, légal, administratif, informatif ou technique, que l’entreprise désire cette mémoire en raison de sa valeur ou qu’on lui impose pour se conformer à ses obligations légales. 45 Il y a donc des processus à mettre en place afin d’encadrer son système de gestion documentaire et de lui donner un sens. Le système de gestion documentaire viendra s’appuyer sur des normes et standards techniques approuvés, notamment par un organisme reconnu comme une norme ISO. Cette implantation facilitera la vérification diligente des exécutions qui devront ainsi être conformes à cette politique. Selon les circonstances, certaines entreprises peuvent procéder à des audits de leur gestion documentaire afin de témoigner du maintien des garanties de fiabilité tout au long du cycle de vie du document.46 Les parties peuvent également envisager l’intervention d’un tiers certificateur afin de valider que le contenu et les rigueurs techniques respectent les normes et standards requis. Cette certification interviendrait idéalement à l’étape de l’élaboration de la politique et par la suite, selon les évolutions technologiques et les nouveaux usages nécessaires. Section 1 : Système de gestion documentaire Les documents contiennent des informations qui constituent une ressource non négligeable et un atout important dans la conduite des affaires. Une démarche systématique d’organisation et de gestion des documents est indispensable aux organismes, ainsi qu’à la société, pour protéger et conserver la preuve tangible de leurs activités. Un système de gestion documentaire représente une source d’information sur les activités de l’organisme et, de ce fait, une aide à la décision et à l’action, ainsi qu’un outil pour rendre des comptes à toute partie intéressée présente ou future.47 La gestion des documents n’est pas un concept nouveau. À partir du moment où l’homme a pu consigner ses écrits, la gestion des documents était née! La gestion documentaire concerne autant les pratiques des spécialistes en gestion de documents que les pratiques des employés qui doivent interagir avec des documents dans l’exercice de leurs activités. Selon la norme ISO 15489, que nous présenterons dans la section « Normes et standards », la gestion des documents comporte : • La mise en place de politiques et de normes • La répartition des responsabilités et des compétences • L’élaboration, la validation et la diffusion des procédures et des manuels correspondants • L’offre d’une gamme de services d’organisation, de gestion et d’utilisation des documents • La conception, la mise en œuvre et le maintien de systèmes spécifiques pour l’organisation et la gestion des documents d’archives • L’intégration de la gestion documentaire dans les systèmes d’organisation et les méthodes de travail48 45 Extrait de DUNBERRY, E. (2000). La preuve et l’archivage des documents électroniques, Montréal, Wilson & Lafleur, p.21. 46 Idem, p.129. 47 Norme ISO 15489-1 Information et documentation – « Records management » 48 Idem
  15. 15. 15 Les organisations qui souhaitent mettre en place une gestion documentaire efficace possèdent trois outils qui viennent former la base d’un système de gestion des documents, peu importe le support sur lequel ils se trouvent. Pour qu’un système soit efficace, ses composantes doivent être intégrées, c’est-à-dire qu’elles doivent avoir été bâties les unes en fonction des autres et communiquer de façon fluide entre elles. Dans son ouvrage La gestion intégrée des documents en format papier et technologiques, Michel Roberge nous présente le diagramme suivant, qui illustre bien le lien entre les différentes composantes d’un système de gestion documentaire. 49 Voyons maintenant en quoi consiste chacun des trois outils principaux, soit le plan de classification, le calendrier de conservation et la solution logicielle. 1. Le plan de classification Le plan de classification est un instrument de repérage des informations. Il s’agit d’un schéma structuré des activités d’une organisation, qui permet l’organisation logique et hiérarchique, allant du général au particulier, des documents qu’elle produit et reçoit, afin d’en faciliter le repérage et la consultation. Il est important de noter que le plan de classification sera le même, que l’on parle d’organiser les documents papier ou les documents technologiques. On retrouve traditionnellement dans un plan de classification ce que l’on nomme les codes de classification, 49 Modélisation tirée de ROBERGE, Michel. La gestion intégrée des documents en format papier et technologiques : documents administratifs, documents d’archives, documentation de référence, p. 7.7.
  16. 16. 16 c’est-à-dire l’ensemble des équivalences entre l’expression des concepts du plan et les codes correspondants. Ces codes peuvent être alphabétiques, numériques ou alphanumériques. Le but de cette codification est de servir la fonction de localisation, le code représentant l’adresse d’un document. Cette notion était bien comprise lorsqu’il était question uniquement de documents papier. La nécessité du code de classification peut apparaitre moins importante lorsque l’on parle de document technologique. Elle permet tout de même de conserver l’organisation logique et hiérarchique des dossiers, plutôt qu’une organisation alphabétique qui peut être moins intuitive. De plus, une utilisation des codes de classification pour les documents technologiques permet de faire le lien vers les documents papier et de constituer, si nécessaire, des dossiers hybrides. Dans la majorité des organisations, quatre niveaux de classification suffisent à répondre aux besoins, et il est recommandé de tenter de limiter autant que possible le nombre de niveaux de classification à ces quatre. • 1er niveau o Les grandes séries, qui correspondent aux grandes fonctions (ex : Série 2000 : Affaires législatives et juridiques) • 2e niveau o Les sous-séries, qui correspondent à des sous-fonctions (ex : Sous-série 2300 : Opinions juridiques) • 3e niveau o Les divisions, qui correspondent à des activités spécifiques (ex : Division 2310 : Avis juridiques) • 4e niveau o Les dossiers, attribués pour désigner des dossiers particuliers (ex : Dossiers : 2310-05 LCAP) L’objectif derrière un plan de classification est de fournir un cadre de référence uniforme à tous les intervenants d’une organisation, et de faciliter l’accès aux documents, le processus de prise de décision et les recherches administratives, légales, financières ou historiques. Il permet d’accéder rapidement à ce que l’on recherche, sans s’attarder aux documents non nécessaires. Bibliothèque et archives nationales du Québec (BANQ) offre de nombreuses ressources pour encadrer la gestion des documents dans les organisations50 . Parmi ces ressources, on retrouve entre autres des exemples de plan de classification, qui peuvent être adaptés à votre réalité. À titre d’exemple, voici une proposition de la BANQ pour la classification des documents concernant les affaires juridiques d’une organisation. B. LÉGISLATION ET AFFAIRES JURIDIQUES • B100 LÉGISLATION o B110 Législation internationale o B120 Législation fédérale o B130 Législation provinciale o B140 Réglementation municipale • B200 INTERPRÉTATION JURIDIQUE 50 Voir http://www.banq.qc.ca/archives/archivistique_gestion/
  17. 17. 17 o B210 Avis et conseils juridiques • B300 PROCÉDURES JUDICIAIRES o B310 Plaintes o B320 Litiges • B400 ACCÈS À L’INFORMATION ET PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS o B410 Gestion de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels o B420 Demandes d’accès à l’information o B430 Fichiers de renseignements personnels • B500 Gestion des contrats o B510 Contrats types o B520 Contrats • B600 Propriété intellectuelle o B610 Libération de droit d’auteur o B620 Marques de commerce51 Il est essentiel que le plan de classification soit développé en fonction de la réalité de l’organisation. 2. Le calendrier de conservation Le calendrier de conservation contient de son côté les règles de conservation déterminées pour l’ensemble des séries documentaires du plan de classification d’une organisation. Ces règles permettent d’établir la durée de conservation des documents et leur sort final, et ce, peu importe le support (papier ou technologique). Celui-ci est utilisé dans le but d’augmenter l’efficacité et la productivité du personnel, en facilitant l’élimination des documents une fois leur période d’utilité réelle terminée. De la même façon, le calendrier permet d’éviter la destruction de documents significatifs et importants, tout en assurant la conservation de la mémoire de l’entreprise. Il est à noter qu’en vertu de la Loi sur les archives52 , les organismes publics sont dans l’obligation d’avoir un calendrier de conservation. Ce n’est pas le cas du secteur privé, qui se voit toutefois par d’autres lois imposer certains délais de conservation, par exemple, tel que mentionné plut tôt, l’article 18 du Règlement sur la comptabilité et les normes d’exercice professionnel des avocats, RLRQ c B-1, r 5 oblige les avocats à conserver le dossier de son client au moins 7 ans à compter de la date de fermeture. On retrouve donc dans le calendrier de conservation d’une organisation l’ensemble des règles dont elle s’est dotée pour encadrer le cycle de vie de ses documents. Une règle de conservation est une convention fixée à partir de l’évaluation administrative, légale, historique et de recherche d’une série documentaire, d’un système d’information, d’un dossier (ou d’un document, le cas échéant), et qui détermine essentiellement les durées de conservation et la disposition finale des documents répertoriés dans le plan de classification. Elle comporte 51 BANQ, Plan de classification des documents, http://www.banq.qc.ca/a_propos_banq/acces_a_linfo/plan_de_classification/ 52 RLRQ c A-21.1 http://canlii.ca/t/68z3n
  18. 18. 18 plusieurs termes et codes qui ont été élaborés par les professionnels en gestion des documents pour en faciliter la présentation. Pour plus d’information sur le calendrier de conservation, pour plus d’explication sur les règles de conservation et pour des exemples, vous pouvez consulter la section archivistique et gestion documentaire du site de Bibliothèque et archives nationales du Québec 53 . 3. Une solution logicielle L’imposant volume d’informations que doivent gérer les organisations, combiné aux obligations légales, pose de nombreux défis en gestion documentaire. Dans l’environnement d’affaires d’aujourd’hui, essayer de mettre en place une saine gestion documentaire sans l’aide de la technologie rend la tâche encore plus difficile. Bien qu’il soit possible de mettre en place un système de gestion documentaire et de fonctionner uniquement sur serveur, l’utilisation d’une solution de gestion électronique des documents (GED) vient grandement simplifier la tâche en automatisant les politiques et certains processus. À la base, un logiciel de GED doit répondre à 5 besoins principaux : C’est-à-dire qu’il doit vous permettre, dès la création ou la réception d’un document, de capturer celui-ci, puis d’être en mesure de le classer en fonction de votre plan de classification, de le gérer tout au long de son cycle de vie, de le repérer lorsque nécessaire, et finalement de le conserver selon les règles établies. Si vous entamez des démarches pour trouver un outil de GED pour soutenir vos processus de gestion de documents, vous constaterez rapidement que l’offre sur le marché est énorme en terme de solution logicielle, et que les applications de GED tendent à intégrer d’autres fonctions que celles historiquement réservées au domaine de la gestion documentaire, tout comme certaines applications d’autres domaines intègrent aujourd’hui des fonctions de GED. L’important est de trouver une solution qui répond à vos besoins et à votre réalité, et il est essentiel que la technologie qui supportera votre processus de gestion documentaire ne soit pas limitée au storage, mais vienne bien encadrer, automatiser et faciliter votre gestion de documents. Une telle solution permettra également de mettre en place une saine gouvernance d’information. Nous vous présentons au chapitre 3 les fonctionnalités principales d’un outil de GED. 53 Voir http://www.banq.qc.ca/archives/archivistique_gestion/ Capturer Classifier Gérer Repérer Conserver
  19. 19. 19 Section 2 : Le document original versus sa reproduction : les facteurs à considérer Certes, nous avons besoin d’un processus de gestion documentaire et d’archivage cohérent et fiable. Cette prémisse ouvre toutefois une belle boîte de Pandore. Que devons-nous archiver ou plutôt quels sont les éléments essentiels à gérer afin de conserver la valeur juridique de nos documents technologiques? (1) Les notions d’original, de copie certifiée conforme, du transfert documenté deviennent donc importantes, mais également; (2) Les données sur les données, soit les métadonnées de nos documents technologiques, ainsi que; (3) Les normes et standards de l’industrie de la gestion des documents. 1. L’original L’original a une histoire et il a ancré ses racines dans l’écrit manuscrit. Aujourd’hui, il a perdu de son titre de noblesse, notamment à cause de la duplication possible des documents et l’avènement des nouvelles technologies. Toutefois, même s’il n’a plus les honneurs du bon vieux temps, il reste encore une forme utilisée (par exemple les actes notariés en minutes, encore préparés par les notaires sur support papier) et il peut l’être en version document technologique, si nous respectons les rigueurs de l’article 1254;55 de la Loi. Mise à part cette volonté expresse d’avoir un original en main, il est souvent difficile de faire la distinction entre une copie et un original. S’appuyant sur le principe de la meilleure preuve, le législateur permet à une copie certifiée conforme et à un transfert documenté d’avoir la même valeur juridique qu’un original : Car, si le document qui correspond à l’original ne l’est pas tout à fait, il peut donc être considéré comme une copie qui, de ce fait, réclame une certification tel que prévu à l’article 2842 C.c.Q. Plutôt que de répondre à cette question, derrière cette fonction de source première, il importe davantage, comme nous l’avons vu plus tôt, de mesurer la diligence avec laquelle celui qui veut invoquer un écrit présente sa preuve. Parmi les solutions technologiques qui pourraient être utilisées pour faire état de cette application, de cette diligence, il y a évidemment une documentation étayée décrivant les modalités selon lesquelles le document est géré. 56 54 Article 12 de la Loi. Un document technologique peut remplir les fonctions d'un original. À cette fin, son intégrité doit être assurée et, lorsque l'une de ces fonctions est d'établir que le document : 1° est la source première d'une reproduction, les composantes du document source doivent être conservées de sorte qu'elles puissent servir de référence ultérieurement; 2° présente un caractère unique, les composantes du document ou de son support sont structurées au moyen d'un procédé de traitement qui permet d'affirmer le caractère unique du document, notamment par l'inclusion d'une composante exclusive ou distinctive ou par l'exclusion de toute forme de reproduction du document; 3° est la forme première d'un document relié à une personne, les composantes du document ou de son support sont structurées au moyen d'un procédé de traitement qui permet à la fois d'affirmer le caractère unique du document, d'identifier la personne auquel le document est relié et de maintenir ce lien au cours de tout le cycle de vie du document. Pour l'application des paragraphes 2° et 3° du premier alinéa, les procédés de traitement doivent s'appuyer sur des normes ou standards techniques approuvés par un organisme reconnu visé à l'article 68. 55 Article 2860. L'acte juridique constaté dans un écrit ou le contenu d'un écrit doit être prouvé par la production de l'original ou d'une copie qui légalement en tient lieu. Toutefois, lorsqu'une partie ne peut, malgré sa bonne foi et sa diligence, produire l'original de l'écrit ou la copie qui légalement en tient lieu, la preuve peut être faite par tous moyens. 56 Extrait de GAUTRAIS, V. (2014). La preuve technologique, Montréal, LexisNexis, p.159.
  20. 20. 20 2841. La reproduction d’un document peut être faite soit par l’obtention d’une copie sur un même support ou sur un support qui ne fait pas appel à une technologie différente, soit par le transfert de l’information que porte le document vers un support faisant appel à une technologie différente. Lorsqu’ils reproduisent un document original ou un document technologique qui remplit cette fonction aux termes de l’article 12 de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (chapitre C-1.1), la copie, si elle est certifiée, et le document résultant du transfert de l’information, s’il est documenté, peuvent légalement tenir lieu du document reproduit. 2. La reproduction : Copie ou transfert? La reproduction d’un document comprend donc deux notions soit : la copie et le transfert. Ces notions peuvent sembler identiques, mais dans les faits la distinction est importante. Pour comprendre cette distinction, il faut revenir à la base des trois composantes d’un document technologique : le support, l’information et la technologie. Nous obtenons une copie par la duplication d’une information sur (a) un même support ou (b) un support qui ne fait pas appel à une technologie différente. En d’autres mots, nous pouvons soit (a) dupliquer une information sur un même support (p. ex. : faire une photocopie d’un contrat papier ou un fichier Word dupliqué et enregistré sur le même disque dur) ou bien (b) changer de support, mais pas la technologie et l’information (p. ex. : envoyer par courriel un fichier PDF enregistré sur son portable). En ce qui a trait au transfert, c’est la duplication d’une information que porte un document vers un support faisant appel à une technologie différente57 . De nos jours, les transferts couramment utilisés sont bien évidemment la numérisation d’un document papier vers un format PDF et l’impression d’un courriel. Pour résumer, c’est le changement de technologie qui permet de déterminer si la manipulation est une copie ou un transfert et non le support, contrairement à ce que pourrait laisser penser la formulation de la Loi.58 La reproduction d’un document est mise sur le même pied d’égalité que son original, et donc peut légalement en tenir lieu, lorsque (3) la copie est certifiée ou (4) le transfert est documenté. 3. La copie certifiée Pour qu’une copie puisse légalement tenir lieu d’un original, la loi requiert que cette copie soit certifiée conforme à l’original, un peu comme le fait un commissaire à l’assermentation, sans toutefois avoir la même rigueur concernant qui peut être désigné comme certificateur. Conséquemment, si nous désirons qu’une copie de document puisse conserver la même valeur juridique que le document reproduit, il faudra garder à l’esprit, les éléments suivants lors de l’élaboration et de la mise en application d’un processus d’archivage cohérent : Qui est la ou les personnes responsables de la reproduction : Dans une entreprise, ce travail peut être centralisé comme une tâche dédiée à une personne désignée ou bien être de la responsabilité de plus d’une 57 Article 17 al.1 de la Loi et article 2841 al.1 C.c.Q. 58 Extrait de DE SAINT-EXUPÉRY, G. (2012). Le document technologique original dans le droit de la preuve au Québec, Montréal, Faculté des études supérieures, Université de Montréal, p.111. http://lccjti.ca/wp-content/uploads/2013/01/GillesStex-MemoireLLM.pdf
  21. 21. 21 personne qui agissent dans les limites de leurs droits d’accéder et de modifier l’archivage concerné59 . À ce sujet, nous partageons le point de vue du professeur Vincent Gautrais; selon les objectifs recherchés par la Loi, on semble constater une grande souplesse à cet égard.60 De plus, au lieu d’avoir recours à un certificateur de copies humain, l’article 16 de la Loi nous permet également d’utiliser un procédé technologique de comparaison de documents, dans la mesure où ce procédé reconnaît que l’information de la copie est identique à celle du document source; Le procédé utilisé pour copier doit assurer l’intégrité de la copie : Le procédé utilisé pour copier le document doit avoir des garanties suffisamment sérieuses afin d’établir que la copie contient la même information que le document source61 . Est tenu compte dans l’appréciation de l’intégrité de la copie : a) les circonstances dans lesquelles la copie a été faite; et b) qu’elle a été effectuée de façon systématique et sans lacunes; ou c) conformément à un procédé qui s’appuie sur des normes ou standards techniques approuvés par un organisme reconnu (voir article 68 de la Loi) La déclaration, une solution additionnelle possible62 : Suivant les circonstances propres à chaque organisme, la personne responsable de la reproduction peut également déclarer les éléments suivants afin de compléter sa certification et ainsi donner un poids additionnel à la qualité de la copie, en établissant : a) les circonstances et la date de la reproduction, b) le fait que la copie contient la même information que le document reproduit; et c) l’indication des moyens utilisés pour assurer l’intégrité de la copie. Cette dernière étape se rapproche des exigences que nous retrouvons pour la documentation des transferts, notre prochain point. 4. Le transfert documenté Pour qu’un document transféré puisse légalement tenir lieu d’un original, la loi requiert que ce transfert soit documenté. Quelles que soient les raisons qui nous poussent à changer de support63 ou de technologie64 , la documentation vient nous offrir l’histoire de notre document durant tout son cycle de vie, y compris celle relative à tout transfert antérieur. 59 Article 2841 al. 3 C.c.Q. : La certification est faite, dans le cas d'un document en la possession de l'État, d'une personne morale, d'une société ou d'une association, par une personne en autorité ou responsable de la conservation du document. 60 Extrait de GAUTRAIS, V. (2014). La preuve technologique, Montréal, LexisNexis, p.189. 61 Article 15 al.1 de la Loi 62 Article 2842 al.1 du C.c.Q. 63 Par exemple : prendre un contrat sur support papier et le numériser vers un fichier PDF. 64 Par exemple : afin de migrer les informations sur un nouveau format permettant la consultation d’un document technologique durant tout son cycle de vie.
  22. 22. 22 Le deuxième constat que l’on peut faire en analysant ces normes, cette voix de l’industrie, et ce, en dépit des travers que l’on peut leur attacher, c’est que la solution pour gérer les transferts est toujours la même : la documentation. Une solution qui n’est pas étrangère au droit; une solution que nous ne cessons de vanter; une solution qui est unanimement consacrée dans le monde des sciences de l’information (…) Mais plus généralement, c’est la solution à l’obligation de rédiger des politiques, et/ou des procédures, les premières étant généralement les documents les plus généraux et les secondes les plus applicatifs65 . L’article 17 alinéa 2 de la Loi précise que pour que le document source puisse être détruit et remplacé par le document qui résulte du transfert tout en conservant sa valeur juridique, le transfert doit être documenté de sorte qu’il puisse être démontré, au besoin, que le document résultant du transfert comporte la même information que le document source et que son intégrité est assurée. La documentation peut être jointe directement au document résultant du transfert ou par une référence, ou bien à l’aide d’éléments structurants ou grâce à son support. Le contrat intervenu à distance est un bel exemple ici de reproductions successives et de l’importance de sa documentation. Une partie signe une version papier d’une entente, la numérise dans un fichier PDF et l’envoie par courriel à l’autre partie. De son côté, le cocontractant imprime le fichier PDF reçu, le signe à son tour, le numérise de nouveau et le renvoie à l’autre partie par courriel pour conclure l’entente. Comment documenter cet échange de volonté afin qu’elle conserve la même valeur juridique qu’une entente signée par les deux parties sur le même support papier? Les données sur nos données nous seront utiles, mais comment? Et en vertu de quelles normes ou de quels standards devons-nous fonder la documentation de cette entente? Voilà le cœur de notre processus de gestion documentaire et son objectif fondamental, soit : la saine documentation de nos documents technologiques. Section 3 : Les métadonnées Lorsque vous créez un document, de nombreuses données y sont associées. On appelle ces dernières des métadonnées, et elles peuvent être définies comme des données sur des données… Saviez-vous que vos documents Word ou PDF contiennent le nom de l’auteur, la date et l’heure de création, et parfois même un historique des modifications du fichier en question? Ces métadonnées servent à définir et à donner des précisions sur votre document. Les gens commencent à comprendre l’importance des métadonnées incluses dans leurs fichiers, mais il y a place à l’amélioration. 65 Extrait de GAUTRAIS, V. (2014). La preuve technologique, Montréal, LexisNexis, p. 196-197.
  23. 23. 23 Selon le format ou les logiciels utilisés, nous pouvons ainsi recueillir divers types de métadonnées internes au document ou rattachées à l’environnement de sauvegarde. Toutefois, comme le soulignent les auteures Françoise Banat-Berger et Anne Canteaut66 , ces données, pour devenir une information porteuse de sens, devront être accompagnées d’un certain nombre d’informations externes pour ainsi expliquer la structure de notre mode d’archivage, sa gestion (date d’ouverture du dossier, auteur du document) ainsi qu’aux fins d’offrir une description du contenu, de nous renseigner sur la provenance d’un document, son historique et par conséquent contextualiser les utilisateurs. Ces métadonnées constituent ce que l’on appelle des métadonnées descriptives, de contenu. Outre ces métadonnées de contenu, on trouve d’autres types de métadonnées : • métadonnées contextuelles : provenance du document, histoire du document; • métadonnées de gestion : date du versement dans le système de gestion électronique des documents, qui s’en est occupé, ce qui est arrivé après à ce document; • métadonnées techniques : qui servent précisément à la pérennisation (notamment : format des données, format d’encodage des caractères, type de compression...). Ce type d’information est capital. En effet, elle va permettre d’identifier précisément et de pouvoir programmer si nécessaire sa conversion vers des formats plus pérennes. 67 Grâce à ces métadonnées internes ou externes au document, nous pouvons établir certains éléments clés très pertinents à notre processus de gestion documentaire. De plus, notre système de gestion électronique des documents pourra lui aussi être automatiquement alimenté par certaines de ces informations sources. Enfin, certaines normes ont été élaborées par des experts et approuvées par des organismes reconnus afin de nous 66 Extrait de BANAT-BERGER, Françoise et Anne CANTEAUT (2013). Intégrité, signature et processus d’archivage, Paris, Inria, 19p. https://www.rocq.inria.fr/secret/Anne.Canteaut/Publications/BaCa07.pdf 67 Ibid.
  24. 24. 24 guider dans l’élaboration de notre processus de gestion des documents et d’archivage68 . Section 4 : Normes et standards Un ensemble de normes, de standards, de politiques et de directives, établi à l’échelle internationale ou nationale, ainsi qu’au niveau de chaque organisation, encadre les pratiques de gestion de documents. Cet ensemble de normes et de standards permet aux organisations de mettre en place des systèmes de gestion documentaire basés sur les bonnes pratiques et de documenter leurs processus adéquatement. L’objectif de la présente section n’est pas de faire le tour de toutes les normes existantes, mais plutôt de présenter les principaux documents de référence et d’essayer de démystifier leur utilité. 1. Les normes ISO Il existe pour la gestion des documents une centaine de normes ISO. Certaines sont générales, d’autres portent sur un aspect particulier, par exemple les métadonnées. Parmi toutes ces normes, nous nous intéresserons ici à deux qui méritent, dans le cadre de cet article, une attention particulière : la norme ISO 15 489 Information et documentation – « Records management » -- Partie 1 : Principes directeurs et Partie 2 : Guide pratique et la norme ISO 19005-1 Gestion de documents – Format de fichier des documents électroniques pour une conservation à long terme – Partie 1 : Utilisation du PDF 1.4 (PDF/A-1) a. La norme ISO 1548969 La norme ISO 15489 est une norme fondamentale en gestion des documents. Elle concerne la gestion des documents, pendant tout leur cycle de vie (actifs, semi-actifs, inactifs – à noter qu’elle ne s’applique pas aux documents d’archives de conservation permanente) peu importe leurs supports d’information et leurs formats. Elle constitue un guide pour définir les responsabilités des organisations vis-à-vis leurs documents. Elle présente donc les grandes lignes pour la gestion des documents en tant que soutien d’une démarche de qualité, en accord avec les normes ISO 9001 et ISO 14001. Sa première partie est un guide pour la conception d’un système et sa deuxième partie, un guide pratique pour la mise en œuvre d’un système de gestion documentaire. On doit bien entendu appliquer les recommandations de cette norme tout en tenant compte de l’environnement légal, règlementaire et normatif qui s’applique. La norme ISO 15489 répond à la nécessité de normaliser les pratiques en matière de gestion documentaire, à un moment où les documents se multiplient, et ce, sous une multitude de formats. L’informatique vient jouer un rôle prépondérant dans la création, le traitement, la gestion, la diffusion et la conservation des documents. b. La norme ISO 19005-1 La norme ISO 19005-1 Format de fichier de documents électroniques pour une conservation à long terme permet de définir un format de fichier pour une conservation à long terme des documents technologiques, tel que discuté au chapitre 1. Son but est donc de permettre l’archivage des documents, sous forme électronique, tout en garantissant sur le long terme une conservation des documents contenant texte et images. Elle vise 68 Article 68 de la Loi 69 Il est à noter que la partie 1 de la norme ISO 15489 est présentement en révision. La nouvelle version devrait être disponible au cours de l’année 2016.
  25. 25. 25 également à assurer l’accessibilité et la restitution fidèle des documents, peu importe l’application logicielle ou le système d’exploitation utilisé pour créer, archiver et restituer des fichiers. La norme repose sur le format PDF. Celui-ci devenant le format standard pour l’échange et l’archivage des documents. Les documents peuvent être des fichiers PDF natifs, avoir été générés à partir de n’importe quel autre format électronique ou à partir de documents papier, microformes, ou autres types d’imprimés numérisés. La norme ISO 19005 entre en jeu en permettant au format PDF/A (basé sur le format PDF 1.4)) d’assurer aux fichiers de rester utilisables et accessibles au fil de l’évolution des générations successives de produits technologiques. c. La norme ISO 14721 (OAIS) La norme ISO 14721 : Système ouvert d’archivage d’information (OAIS) est un modèle conceptuel destiné à la gestion et à la conservation des documents technologiques. Selon les auteures Françoise Banat-Berger et Anne Canteaut, l’OAIS tend à caractériser ce que l’on appelle les objets d’information, les métadonnées nécessaires à leur préservation et l’organisation nécessaire pour les collecter, conserver et communiquer dans le cadre d’un système d’archives. Quand on regarde la définition donnée sur Wikipédia, le modèle OAIS est défini comme une référence décrivant dans les grandes lignes les fonctions, les responsabilités et l’organisation d’un système qui voudrait préserver de l’information, en particulier des données numériques, sur le long terme, pour en garantir l’accès à une communauté d’utilisateurs identifiés. Le long terme est défini comme suffisamment long pour être soumis à l’impact des évolutions technologiques70 . Comme nous l’avons mentionné au début de cette section, toutes les normes et tous les standards visent à permettre aux organisations de mettre en place des systèmes de gestion documentaire basés sur les meilleures pratiques et de documenter leurs processus adéquatement. L’ensemble des règles et pratiques constituant ce système pour gestion de ses documents dont se dote une organisation fait partie d’un ensemble plus grand, qui se nomme la gouvernance en gestion documentaire. Section 5 : La gouvernance en gestion documentaire La gouvernance d’entreprise désigne « le système formé par l’ensemble des processus, réglementations, lois et institutions destinés à cadrer la manière dont l’entreprise est dirigée, administrée et contrôlée ».71 La gouvernance consiste donc à mettre en œuvre tous les moyens pour qu’un organisme puisse réaliser les fins pour lesquelles il a été créé, et ce, de façon transparente, efficiente et respectueuse des attentes de ses parties prenantes. Elle est faite d’un ensemble de règles d’imputabilité et de principes de fonctionnement mis en place par le conseil d’administration pour arrêter les orientations stratégiques de l’organisation, assurer la supervision de la direction, en apprécier la performance économique et sociale, et favoriser l’émergence de valeurs de 70 Pour plus de détails, voir la page Wikipédia http://fr.wikipedia.org/wiki/Open_Archival_Information_System 71 « Gouvernement d’entreprise », Wikipédia https://fr.wikipedia.org/wiki/Gouvernement_d%27entreprise#cite_note- ideas.repec.org-2
  26. 26. 26 probité et d’excellence au sein de l’organisation. 72 Si on a d’abord associé la gouvernance d’entreprise à la responsabilité du conseil d’administration de fixer les grandes orientations de l’entreprise et de constituer le centre décisionnel non soumis à la direction, le concept est aujourd’hui plus large. Il déborde de la réalité des conseils d’administration pour englober l’ensemble des structures de l’entreprise. On parle donc de gouvernance d’information, de gouvernance des TI, de gouvernance des données, etc. La gouvernance d’information est une sorte d’hyperdiscipline qui englobe une variété de concepts clés d’une variété de disciplines connexes, parmi lesquelles : la gestion des documents, la gestion des archives, la gestion des contenus, la gestion des données, la sécurité de l’information, la confidentialité des données, la gestion des risques, la conformité règlementaire, la conservation numérique à long terme, etc. Dans son ouvrage Information Governance for Business Documents and Records, Robert F. Smallwood définit de façon claire en quoi consiste la gouvernance d’information. IG includes the set of policies, processes, and controls to manage information in compliance with external regulatory requirements and internal governance frameworks. Specific policies apply to specific data and document types, records series, and other business information, such as e-mail and reports. Stated differently, IG is “a quality-control discipline for managing, using, improving, and protecting information.” Dans un contexte de gestion documentaire, la gouvernance fait donc partie de la gouvernance d’information, un sous-ensemble de la gouvernance d’entreprise. Cette forme de gouvernance a émergé avec : • Les évolutions techniques qui permettent de gérer indépendamment les données et les documents • Le renforcement de la législation régissant les organisations • L’évolution du marché et des clients, qui sont plus exigeants face à l’image d’entreprise • L’évolution des normes qui offrent des standards pour construire des architectures d’information cohérentes, facilitant ainsi la gestion centralisée de l’information • Les menaces externes telles que le piratage et le volume de données • La reconnaissance que de multiples disciplines se chevauchent pour répondre aux défis de la gestion d’information La gouvernance en gestion documentaire n’est pas un projet, mais bien un programme en continu. Elle se veut une bonne pratique d’affaires qui vient fournir le cadre pour prendre les bonnes décisions sur l’information à garder. Une organisation ne peut pas tout garder pour toujours, comme elle ne peut tout détruire. Elle doit donc établir des encadrements qui permettent une saine gestion des documents, et qui lui permettent de se débarrasser de l’information inutile d’une manière défendable. 72 Institut sur la gouvernance d’organisations privées et publiques
  27. 27. 27 CHAPITRE 3 : LA MISE EN PRATIQUE Les principes de la gestion documentaire sont simples. En fait, en simplifiant à l’extrême, on peut dire que la gestion documentaire consiste à : 1. Savoir ce que vous avez; 2. Savoir combien de temps conserver ce que vous avez; 3. Classer ce que vous avez besoin de conserver pour pouvoir le retrouver quand vous en avez besoin; 4. Disposer correctement de ce dont vous n’avez plus besoin. Cette simplification s’applique à vos documents technologiques comme elle s’appliquait à vos documents papier. Nous vous présentons brièvement dans cette section les 4 étapes qui vous permettront de mettre en place un système de gestion documentaire efficace, et d’en assurer la pérennité ainsi que les fonctionnalités à rechercher si vous prévoyez utiliser un logiciel de gestion électronique des documents. Les étapes de mise en place Lorsque l’on s’attarde à tous les éléments nécessaires à une saine gestion documentaire, à l’ensemble des règles nécessaires à une uniformisation des processus et méthodes de travail, et à la gestion du cycle de vie, on peut rapidement se sentir dépassé et croire qu’on n’arrivera pas à mettre en place les morceaux du puzzle. S’il est vrai qu’il n’y a pas de recette miracle applicable à tous, la bonne nouvelle est que toutes les organisations possèdent déjà certains morceaux du casse-tête que peut représenter la gestion de ses documents. Il faut simplement (!) s’attarder à identifier les lacunes, voir en quoi l’existant peut être amélioré, et ficeler le tout! D’une façon plus structurée, on parle habituellement de 4 étapes lors d’un projet d’organisation de la fonction de gestion documentaire : le diagnostic, le développement du système, le déploiement et le maintien du système. Ces étapes seront plus ou moins longues et ardues selon la taille de l’organisation, l’ampleur du projet et les morceaux du casse-tête déjà existants!
  28. 28. 28 Voyons de façon synthétique en quoi consiste chacune des étapes.73 Étape 1 : Diagnostic Comme son nom l’indique, cette étape vise à dresser le portait actuel de la situation par une analyse qui cherche à : • Évaluer les processus et procédures actuels de l’organisation et des individus; • Évaluer le volume des documents et inventorier ceux-ci; • Évaluer les outils en place ou constater l’absence d’outils; • Identifier les forces et les faiblesses des pratiques actuelles; • Identifier les besoins et les attentes des utilisateurs. C’est également lors du diagnostic que l’on définit les objectifs du projet : pourquoi faire le projet, pour qui sera- t-il mis en place, quelles ressources seront utilisées (humaines – en interne ou en externe —, technologiques et financières), échéancier, etc. Comme dans tout projet, des objectifs clairs permettront de ne pas sous ou sur solutionner. C’est également en ayant les objectifs en tête qu’il sera possible de déterminer les caractéristiques du système que l’on souhaite développer et de le mettre en place afin de répondre aux besoins identifiés. L’étape du diagnostic vous permettra également d’établir un plan d’action qui présente : les besoins, les 73 De nombreux ouvrages et articles traitant de gestion documentaire présentent en détail ces étapes de développement et d’implantation. Si vous souhaitez en savoir plus, vous pouvez consulter l’ouvrage très détaillé de Michel Roberge : La gestion intégrée des documents en format papier et technologiques : documents administratifs, documents d’archives, documentation de référence.
  29. 29. 29 objectifs à atteindre, les ressources requises et les activités à réaliser. C’est cette première étape qui permet de mettre en place les conditions gagnantes pour le développement et le déploiement de votre système de gestion documentaire; il est donc essentiel d’y consacrer le temps et l’énergie nécessaires. Étape 2 : Développement Cette étape est celle où tout est créé, c’est-à-dire qu’elle consiste à développer les documents nominatifs ainsi que les outils de gestion documentaire qui seront au cœur de votre processus et qui seront par la suite déployés. Le plan de classification et le calendrier de conservation ont déjà été présentés au chapitre 1. Il s’agit ici de développer ces outils, ainsi que les normes, directives et procédures pour une méthode commune de traitement des documents en fonction des caractéristiques de votre organisation. C’est également lors de l’étape de développement que vous devrez prendre la décision à savoir si vous souhaitez acquérir ou non une solution logicielle pour vous soutenir dans votre gestion documentaire. Comme nous l’avons déjà mentionné, les possibilités sur le marché sont nombreuses, et il est important de prendre le temps de bien évaluer vos besoins pour choisir un outil qui répondra à vos attentes. Cette tâche de sélection pouvant être complexe, nous croyons important ici de vous parler un peu plus longuement de ces fameuses solutions de GED et de leurs fonctionnalités. Le choix d’une solution logicielle Comme nous l’avons mentionné au chapitre 2, l’adoption d’une solution logicielle n’est pas une fin en soi lorsque l’on parle de gestion documentaire, mais un tel outil peut s’avérer très utile pour simplifier la gestion et soutenir les processus. Le but n’est pas ici de dresser une liste de solutions logicielles qui peuvent vous soutenir dans une démarche de gestion des documents, mais plutôt de vous présenter les principales fonctionnalités qui devraient être recherchées74 : • Métadonnées : l’indexation est une fonction centrale des outils de GED, qui consiste en premier lieu à attacher des métadonnées aux dossiers/documents. • Gestion des versions : la gestion des versions est sans contredit l’un des bénéfices importants des outils de GED. Dans un contexte de travail collaboratif, incluant de nombreux échanges de courriels, il devient vite complexe de connaître, de façon certaine, la dernière version d’un document. La gestion des versions permet donc à la fois de tracer l’évolution d’un document, de garantir par un système de réservation (check-in/check-out) qu’un utilisateur ne puisse mettre la main sur un document et le modifier s’il est déjà en cours d’édition, et de faire l’incrémentation des versions. • Référentiel de classement : un outil de GED permet l’implémentation de votre plan de classement. Il peut également permettre d’intégrer d’autres référentiels de classement, tels qu’un lexique ou un thésaurus. • Gestion du cycle de vie : le calendrier de conservation, la préservation et la sécurisation des documents sont de plus en plus pris en compte dans les projets de gestion documentaire et dans les solutions 74 Cette liste est adaptée du livre Gestion documentaire. Le meilleur des solutions open source, http://www.smile.fr/Livres- blancs/Gestion-de-contenu-et-ged/Gestion-documentaire.
  30. 30. 30 logicielles. • Moteur de recherche : il s’agit d’une brique essentielle des applications de GED. La fonction de recherche est centrale dans un tel outil. Il s’agit souvent de la fonctionnalité la plus utilisée et la plus importante pour les utilisateurs. • Gestion des courriels : la gestion des courriels est une fonction très demandée en matière de gestion documentaire, à la fois pour que ces éléments participent à la mémoire collective, mais également pour des raisons règlementaires. • Gestion des droits : comme pour la majorité des applications de gestion, il est essentiel dans un outil de GED de pouvoir gérer la diversité des droits des différents utilisateurs. • Workflow (flux de travail) : on retrouve dans une solution de GED des flux de travail appliqués aux documents, soit la mise en œuvre d’un circuit de validation de documents, par exemple validation, approbation, diffusion de document, etc. • Règles de gestion : la gestion des documents implique de pouvoir disposer de fonctions qui permettent la prise en compte des règles de gestion concernées. Par rapport aux documents, cela se traduit entre autres par des actions sur l’acquisition, les notifications, la conservation, les transformations, etc. • Intégration de la GED : lorsque l’outil de GED vise en grande partie la production de documents bureautiques, son intégration aux applications du poste de travail de l’utilisateur est déterminante dans le succès du projet. Comme pour tout nouveau logiciel, pour identifier la solution qui répond le mieux à vos besoins, vous devrez 1. Identifier les points douloureux, par exemple : a. Perte de document; b. Perte de courriels; c. Versions multiples de documents; d. Processus inefficace; e. Gouvernance inexistante; f. Etc. 2. Réaliser une analyse de besoins; 3. Évaluer les vendeurs et leurs produits. L’application de la gestion documentaire touche, par ses processus et ses outils, l’ensemble des employés d’une organisation. Cependant, son développement est une pratique professionnelle en soi. Le développement d’un plan de classification fonctionnel et d’un calendrier de conservation répondant aux exigences légales est au cœur de la profession du gestionnaire de document. Nous vous recommandons donc, pour le développement de votre système ainsi que pour le choix de votre solution logicielle de bénéficier des conseils d’un spécialiste de l’information. Nous vous recommandons également de bâtir un plan de classification, un calendrier de conservation et des encadrements qui feront de votre système de gestion documentaire un système performant, basé sur les meilleures pratiques mais surtout adapté à vos besoins et votre réalité. Étape 3 : Déploiement Les composantes du système étant développées, il est maintenant possible de passer au déploiement. Cette étape consiste à :
  31. 31. 31 • Établir la stratégie de déploiement; • Mettre en place la solution technologique, le cas échéant, et; • Former vos employés. Nous insisterons ici sur le point de la formation des employés. Il est essentiel de former les employés et de s’assurer de pouvoir leur fournir du soutien, ainsi que de prévoir un plan de formation pour les nouveaux employés. On peut avoir conçu le meilleur système du monde, avoir fait un déploiement sans fautes… si on ne forme pas les gens, si on ne les accompagne pas, le projet est voué à l’échec et tous ces efforts n’auront servi à rien. Le but de la formation est d’expliquer le système qui a été développé, et de rendre les employés autonomes pour naviguer à travers le plan de classification, les différentes normes et procédures, l’outil de GED si on en implante un, etc. Étape 4 : Évaluation et maintien Comme pour tout projet, l’évaluation est essentielle en cours de déploiement ou à la suite de celui-ci, selon l’ampleur. Processus, activités, outils et logiciels doivent être évalués et les correctifs nécessaires apportés pour atteindre les objectifs fixés et répondre aux besoins. Vous aurez consacré beaucoup d’efforts à établir votre diagnostic, à développer et à mettre en place vos processus de gestion documentaire… et c’est maintenant que le défi commence! Combien d’organisations ont mis en place un système de gestion des documents basé sur les meilleures pratiques, mais ont oublié de s’en occuper et ont vu avec le temps des systèmes parallèles naître... De tels systèmes feront en sorte que vous devrez reprendre tout le processus de mise en place après quelques années, repartir à zéro pour reprendre le contrôle et vous assurer d’être toujours conforme aux obligations règlementaires à respecter. Il est essentiel dès le départ de prévoir l’évolution de votre système, en fonction de changements qui pourraient survenir, tant dans votre organisation qu’au niveau règlementaire. La gestion documentaire est un animal vivant, il faut s’assurer de la nourrir pour la conserver bien en forme et active dans l’organisation. Enfin, terminons cette section en mentionnant qu’il n’est jamais possible d’attaquer la gestion documentaire d’une organisation dans son ensemble… le travail serait beaucoup trop laborieux. On ramène habituellement le projet à une équipe, une direction, une vice-présidence… et lorsque le travail est terminé, on passe à la suivante, tout en conservant une vue d’ensemble! La conclusion Les TI ont révolutionné le monde dans lequel nous vivons, nous l’avons déjà affirmé et tous le constatent sur une base quotidienne. Cette révolution a amené dans le monde de la gestion documentaire de nombreux changements dans les façons de faire. De la gestion des documents papier, nous sommes passés à une gestion de documents technologiques, où les supports sont interchangeables et les technologies évolutives. Heureusement, les encadrements sur lesquels nous appuyer pour cette gestion des documents technologiques sont nombreux, il suffit de penser à la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information, ou encore aux différentes normes ISO ou autres.
  32. 32. 32 La mise en place d’un processus de gestion documentaire permettra aux personnes responsables de la gestion des documents d’appliquer les mêmes règles de base à tous et ainsi d’assurer une uniformité et une saine gestion des documents dont elles ont la garde. Un guide de bonne pratique sera également un atout intéressant, car la mise en œuvre du processus d’archivage sera sur certains points très pratico-pratique, et ce guide aidera donc les personnes à s’y retrouver dans l’atteinte des objectifs. Nous souhaitions par cet article mettre la table, et expliquer les grands concepts liés à la gestion des documents technologiques, tout en donnant un aperçu de ce que cela signifie dans le quotidien. Nous espérons vous avoir incité à faire un pas en direction de l’ère des avocats 2.0!
  33. 33. 33 RÉFÉRENCES Livres et articles : BANAT-BERGER, Françoise et Anne CANTEAUT (2013). Intégrité, signature et processus d’archivage, Paris, Inria, 19 p. https://www.rocq.inria.fr/secret/Anne.Canteaut/Publications/BaCa07.pdf DE RICO Jean-François et Dominic JAAR (2008). « Le cadre juridique des technologies de l'information », dans Développements récents en droit criminel, Service de la formation continue du Barreau du Québec, Droit civil en ligne (DCL), EYB2008DEV1511 http://edoctrine.caij.qc.ca/developpements-recents/298/367296544 DE SAINT-EXUPÉRY, G. (2012). Le document technologique original dans le droit de la preuve au Québec, Montréal, Faculté des études supérieures, Université de Montréal, p.111. http://lccjti.ca/wp-content/uploads/2013/01/GillesStex-MemoireLLM.pdf DUNBERRY, E. (2000). La preuve et l’archivage des documents électroniques, Montréal, Wilson & Lafleur, EONE, H. (2013). La cybersurveillance des salariés à l’ère du web 2.0, Montréal, Éditions Yvon Blais, GAUTRAIS, V. (2014). La preuve technologique, Montréal, LexisNexis, GAUTRAIS, V. (2012). Neutralité technologique – Rédaction et interprétation des lois face aux changements technologiques, Montréal, Éditions Thémis, MACNEIL, H. (2009). Trusting Description : Authenticity, Accountability, and Archival Description Standards, Toronto, Published online Sept 16, 2009 by University of Toronto, ROBERGE, Michel. La gestion intégrée des documents en format papier et technologiques : documents administratifs, documents d’archives, documentation de référence. Québec : M. Roberge. 2009. SENÉCAL, François (2014) « Du témoin à l'écrit, du papier à l'électronique - La notion de faux en toile de fond », dans 26-1 Cahiers de propriété intellectuelle 161-189, http://lccjti.ca/wp-content/uploads/2012/05/Senécal-CPI-Du-témoin-à-lécrit-du-papier-à-lélectronique-La- notion-de-faux-en-toile-de-fond.pdf SMALLWOOD, Robert F. (2014). Information Governance for Business Documents and Records, Wiley, 462 p.
  34. 34. 34 Liens web pertinents ISO 15489 - 1:2001, http://www.iso.org/iso/fr/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=31908 ISO 15489 -2:2001, http://www.iso.org/iso/fr/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=35845 BANQ, Plan de classification des documents, http://www.banq.qc.ca/a_propos_banq/acces_a_linfo/plan_de_classification/ Guide de gestion des archives des bureaux d’architectes, Document produit par les Archives nationales du Québec et l’Ordre des architectes du Québec, Décembre 2005 http://www.banq.qc.ca/documents/services/archivistique_ged/Guide_archives_architectes.pdf Page « Services spécialisés en archivistique et gestion documentaire » de Bibliothèque et archives nationales du Québec http://www.banq.qc.ca/services/archivistique_ged/index.html Smile, Gestion documentaire. Le meilleur des solutions open source, 90 p. http://www.smile.fr/Livres- blancs/Gestion-de-contenu-et-ged/Gestion-documentaire Wikipédia, Gestion intégrée des documents, https://fr.wikipedia.org/wiki/Gestion_int%C3%A9gr%C3%A9e_des_documents

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