Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Electronic Healthcare Record Adoption: the importance of the user perspective


Published on

The adoption of Electronic Healthcare Records depends on technological issues, change management and user aspects. In this presentation, the complex interplay between these aspects is explained based on the results of a one year study in Belgium. Study performed by KU Leuven, commissioned by Janssen Pharmaceutica.

Published in: Health & Medicine
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Electronic Healthcare Record Adoption: the importance of the user perspective

  1. 1. EHR adoption in Belgian hospitals Nathalie IH Wellens, Bieke Zaman, Jan-Henk Annema, Philip Moons, KU Leuven Study commissioned by Janssen Pharmaceutica
  2. 2. BACKGROUND 2
  3. 3. Definition EHR EHR, EMR, EPR: electronic health/medical/patient record    No international standard definition International Organisation for Standardization (ISO, 2004, Health Informatics) WHAT “Repository of patient data in digital form, stored and exchanged securely, and accessible by multiple authorized users. AIM 3 It contains retrospective, concurrent, and prospective information and its primary use is to support continuing, efficient and quality
  4. 4. Classification EHR EHR, EMR, EPR: electronic health/medical/patient record   No international standard definition Institute of Medicine (2003, Key Capabilities of an Electronic Health  Record) Core Functionalities for Electronic Health Record System 1. Health information and data 2. Results management (lab, radiology) 3. Order entry/management (CPOE: computerized provider order entry) 4. Decision support (prevention, drug prescription, best practice diagnoses,/treatment) 5. Electronic communication & connectivity 6. Patient support (patient education, monitoring parameters chronic disease) 7. Administrative processes (appointments, planning) 8. Reporting & population health management (internal & external policy/management) 4
  5. 5. Strategy [Gagnon et al, J Med Syst, 2012] ICT adoption is complex, multi-dimensional, influenced by variety of factors (individual & organisational) 5
  6. 6. Aim of the study Literature review On-site qualitative research 6
  8. 8. Procedure  Artifact walkthrough   8 Focus groups Interviews  Brainstorm ideal EHR
  9. 9. Sample characteristics 47 persons in 15 health care organizations  12 acute hospitals  1 psychiatric hospital  1 nursing home  1 home care organization  9  Variety  Size  Function in organization  Ward type  Years of experience
  10. 10. Sample characteristics  10 More use of EHRs by physicians than by nurses
  11. 11. RESULTS 11
  12. 12. 12
  13. 13. Role of the USER as individual ? 13
  14. 14. Psychological      Health professionals have concerns regarding use EHR Based personal attitude, knowledge, skills, routines, perception Belief in versus skeptics towards EHR change sharing patient data 14
  15. 15. Psychological Belief in versus skeptics towards EHR   Negative attitudes reported in literature (60% physicians) not confirmed In general open-mindedness towards EHR, both in hospitals working 100% electronically & 100% paper   Negativism is more general against administrative tasks Preference is patient contacts & patient care “Ik vind nog altijd dat als je lang aan je PC zit, dat je precies de neiging hebt dat je niet aan het werken bent. Iedereen verwacht dat je constant patiëntenzorg aan het doen bent, terwijl dat je eigenlijk ook heel veel administratie hebt gekregen.” -- Occupational therapist 15
  16. 16. Psychological Belief in versus skeptics towards EHR  Does age matter?    Yes: generation educated on paper vs ICT generation No: persons who are ICT minded vs ICT phobics Does work schedule matter?   16 Yes: part-timers do not want to spend extra time on administration, full-timers do not want to take over administration No: it should not matter, if problems arise on this matter it should be discussed and solved
  17. 17. Psychological Belief in versus skeptics towards change  Switch pen/paper to software = change     17 Workflow Method Routines Communication channels
  18. 18. Psychological Belief in versus skeptics towards change  Resistance against change might be present but not a negative atmosphere by definition     Inform users about motivations Inform users about advantages new system Leader plays important role in changing attitudes Group dynamic plays important role Management should pay attention to train, coach, support team leaders to guide team through change process 18
  19. 19. Psychological Belief in versus skeptics towards sharing patient data     EHR = major change in ownership & access In theory no health professional has ownership, but tend to hold on to autonomy In general open attitude towards data sharing, need for control in literature not confirmed Even more, new communication possibilities of EHR are strong motivators or positive side-effects 19
  20. 20. Psychological Data sharing within care organization  Resistance occurred in the past, attitudes have changed “Ja, ik weet bijvoorbeeld als ik stage deed of zo, als student nog, dat er wel situatie waren waarbij de artsen eigenlijk hun dossier niet zo maar vrijgeven. Het is echt heel moeilijk, of hele lange periodes die er over gaan tot het niet meer relevant was. Dat gebeurde zeker.” – Physician  Nowadays open-mindedness “Op zich heb ik daar geen enkele problemen mee. In die zin dat ik het voordeel daarvan, het feit dat die informatie beschikbaar is voor iemand die de informatie misschien nodig heeft om een juiste beslissing te maken, vind ik veel groter dan het feit dat iemand zijn persoonlijke manier van noteren of manieren van klinisch onderzoek of gebreken misschien van klinisch onderzoek kan zien. Ja ik vind dat geen groot nadeel.” - Physician  But still need for “private notes” 20
  21. 21. Psychological Data sharing with other care organization  Positive attitude  Challenges privacy, security, usability, etc. 21
  22. 22. Role of the USER as individual ? 22
  23. 23. Role of the USER in team ? ? 23
  24. 24. Results: Social     Interference with care giver – patient relationship Support colleagues Support of management Support of the vendor 24
  25. 25. Results: Social Interference with care giver – patient relationship  Literature findings only partly confirmed  In general belief that EHR has no influence, but special attention is given on how and when data input 25
  26. 26. Results: Social Support colleagues   Lack of technical skills, complaints workload, negative attitudes, barriers, problems, errors can be shared with peers in similar work conditions Open climate, helpful attitude, group feeling + essential aspects influencing adoption “Ja, met de dienstvergadering vind ik het ook heel belangrijk dat er…dan hebben wij een varia ronde, en daar probeer ik mee te beginnen, en als er dan frustratie is bij de collega‟s en tijdens dat kwartiertje is er toch een open klimaat heb ik de indruk, dan moeten de mensen hun ei daar kwijt.” - Head Nurse “Mja, bij ons is het ook wel zo dat de oudste collega‟s, die werken daar wel allemaal mee en dat gaat totdat er een fout optreedt. Maar ja, bij ons werken we in team dan is dat eigenlijk geen probleem want dan vraag je gewoon even aan iemand anders „seg, kan jij dat hier eens oplossen, weet jij hoe dat dat hier moet?‟ en dan wordt wel opgelost.” Nurses 26
  27. 27. Results: Social Support of management  Literature: whether management supports EHR use & believes in benefits, influence on adoption  Study: support can not be taken for granted, great variety in perceived support “Wij weten nog altijd niet na enkele jaren waar we alle… bepaalde informatie kunnen vinden in het programma en ik vind dat het ziekenhuis ons daarin te weinig ondersteunt.” - Nurse 27
  28. 28. Results: Social Support of the vendor   The vendor is important stakeholder in adoption process Not focus of current study    28 Promising demos might fail in local context Some hospitals stopped implementation or switch system due to lack of support vendor, suboptimal after-sales service, slowness in technical adjustments & error fixing Market in Belgium is small!
  29. 29. Role of the USER in team ? 29
  30. 30. 30
  31. 31. Role of the TECHNOLOGY ? 31 Technology that
  32. 32. Results: Technology Best of breed versus integrated system Best of breed  Designed specifically to excel in just one (or a few) applications    Integrated system Provides multiple applications with a common database and consistent user interface Best of breed technically and financially not feasible Integrated system is the way to go in participating hospitals  32 Including workflow integration -> info copied from process to process
  33. 33. Results: Technology Structured versus unstructured  Medical records   Mostly highly unstructured Nursing records  Far more structured    33 Parameters, medication, … Nurse care plans MVG registration!
  35. 35. Results: Technology Classification / Coding  Standardized notation useful for:     Research Benchmarking MKG registration However, in participating hospitals:   35 Afterwards by MKG office of hospital Most participants not familiar with ICD 9/10, SNOMED
  36. 36. Results: Technology  Concern about loss of detail with use of classification! “anderzijds zijn die codes ook te rudimentair om alle finesses van een diagnose weer te geven. Voor mij hoeft dat eigenlijk niet, nee.” - Physician “Ik denk dat dat weinig concreet is, ik denk dat wij nog graag iets opschrijven of iets in de computer zetten, van, een patiënt doet dit of een patiënt doet dat, een beetje proza. Voor ons denk is dat denk ik belangrijk dat we kunnen neerschrijven wat dat we zien, en niet zo echt van met codes te gaan werken.“ – Physical therapist “Maar hoe meer men informatie verengt tot prefabriceerde 36 structuur, hoe meer informatie er verloren gaat … .” – Staff
  37. 37. Results: Technology User-friendliness  Learning curve: training necessary “die van ICT is verschillende malen nog bij ons op de afdeling geweest. Individueel aan een aantal mensen nog eens gezegd je kunt veel sneller werken als je zo en zo en zo. Want ik denk dat ik zelfs dat ik een paar knoppen van boven nog nooit gebruikt heb en dat ik ook niet weet waarvoor ze dienen. Dat ik veel efficiënter, van oh, je moet via die weg naar het interventieblad gaan, dat ik dat eigenlijk helemaal anders deed.” – Nurse   Relevant versus irrelevant information Searching across different documents 37
  38. 38. Results: Technology User-friendliness  Finding information in (un)structured documents “Maar een patiënt die hier drie weken ligt, daar heb je eigenlijk een kilometer nota’s van, en je kunt eigenlijk niet meer achterhalen, bijvoorbeeld je hebt maar een kwartier tijd om daar iets zinvol uit te halen, je kunt dan eigenlijk niet. Terwijl bij een papieren nota stond daar een keer iets met een fluor stift aangeduid, of een streepje er langs. Dat is eigenlijk, kijk, dat is hier de samenvatting van de zaken, al het vorige kun je negeren.” – Physician 38
  39. 39. Results: Technology User-friendliness  Time-consuming “Direct invullen, ja. Dat klinkt misschien belachelijk, maar dat zou bij mij zo iets moeten zijn, ik pak nu mijn boek, ik vul direct mijn pols en temperatuur in, dat zou bij zo snel moeten gaan via een laptopje dan dat ik met een papieren dossier invul eigenlijk. En niet dat ik 20 keer ergens moet inloggen, en dan nog een keer naar tabblad gaan, nee.” – Nurse Maar het bestellen van medicatie gaat razend vlug. Echt, dat is gewoon bestellen. […]. En hier doe ik gewoon klik ik hier op en het is gebeurd. Dus dat is wel heel goed. […] Dat gaat wel rap. . […] Maar ik heb de indruk als je elektronisch begint te werken in een ziekenhuis, dat de dienst overschrijdende activiteiten gaan rapper, maar dan zo echt de zorg op dienst, alles registreren, dat dat trager of meer tijd in beslag neemt.” - Head nurse 39
  40. 40. Results: Technology Access management  Strictly regulated and controlled access  Transparancy   Who entered information? Which information is (not) shared! (e.g. Records from psychiatry and human genetics usually not shared by default)  Intra & extra mural “[…] we met drie artsen werken, met drie disciplines, en Y (naam software pakket) is zo opgebouwd dat ze voor elke arts, of voor elk discipline een andere structuur hebben. Dus je hebt dus de structuur neurologie, je hebt de structuur geriatrie, en je hebt de structuur fysiotherapie. Dus als een therapeut wilt inloggen, dan komt hij dus telkens in een andere structuur terecht. […] – Physical therapist 40
  41. 41. Results: Technology Access management  Automated, efficient   E.g. Automatically logging out E.g. possibility simultaneous access “En ‟t probleem is ook dat als de arts wijzigingen heeft aangebracht in medicatie en ik log niet uit, dan ga ik die wijzigingen ook niet zien op mijn scherm. Dus ik moet mij eerst uitloggen, en dan terug inloggen, en dan zie ik de nieuwe medicatie” - Nurse 41
  42. 42. Role of the TECHNOLOGY Technology that 42
  43. 43. 43
  44. 44. Context ? 44
  45. 45. Results: Change process Change in organizational culture  Change in habits, working procedures “Twee derde van het werk of zo zit in het wijzigen van processen om ze informatiseerbaar te maken, […] een interessante denkoefening. Wat men ook wil informatiseren, men moet eigenlijk beginnen met rationaliseren en de manier waarop men werkt. Het allemaal veel helderder te maken, echt een keer alles in vraag te stellen hoe moet je dit of dat doen? Dus daar is zeker een efficiëntie slag zeker ook op dat vlak.” - Head physician  Change in (work) attitudes, conviction of the merits “Dat was eigenlijk hier dat het hoofd zag dat we teveel aan de computer zaten in het begin. Ondertussen is iedereen het al gewoon dat je aan de computer móet gaan zitten... Ik vind nog altijd dat als je lang aan je PC zit, dat je precies de neiging hebt dat je niet aan het werken bent. Iedereen verwacht dat je constant patiëntenzorg aan het doen bent, terwijl dat je eigenlijk ook heel veel administratie hebt gekregen.” – 45 Occupational therapist
  46. 46. Results: Change process Communication  Communication plan  Ideally various methods, channels:   magazine, circular letter, emails, announcements during meetings, informal oral communication, ward visit, etc. Discrepancy staff members/ management reporting communication plan whilst users report to miss clear communication 46
  47. 47. Results: Change process Incentives on organizational or ward level   Strongest motivation = accreditation aiming to meet standards of quality and safety EHR itself is not criterion in audits, however many criteria can only be realized by use EHR “JCI legt dat niet op. Maar als je aan JCI wil voldoen kan je bijna niet anders dan automatiseren. Ik denk dat je dat niet kan realiseren zonder een elektronisch dossier, hoewel dat er niet specifiek gezegd wordt dat je dat per definitie moet hebben.” - ICT staff 47
  48. 48. Results: Change process Incentives on personal level  Lack of personal incentives as a barrier prominent in literature Physicians (employees, independent)  Need for reimbursement physicians not confirmed  But explicit need for good support in training, quality software, smooth transition, availability of older patient data Other health professionals  Time aspects, integration software, streamlining workflows, quality improvement, telework = incentives 48
  49. 49. Results: Change process Leadership: key-users  Literature: project leaders play critical role in adoption, they lead, encourage, support change   Role: informing, showing benefits, motivate peers Study: key-users frequently reported     49 Role: varies greatly (attending meetings, train-thetrainer, software development versus help colleagues in case of problem) Selected versus volunteers Profile: relatively young, PC skills, communicative, full-timer Importance: opinion varies: necessary versus never consulted
  50. 50. Results: Change process “Dus met een referentiepersoon bedoel je vooral iemand die de ontwikkeling mee opzet? Of is de referentiepersoon ook iemand de collega’s een soort voorttrekkersrol kan spelen?” “Beide. Dat is een persoon die uit het werkveld komt. Hij kan enerzijds de communicatie tussen development en de werkvloer versterken, maar anderzijds ook de individuele vragen van de mensen van de dienst samenbundelen, een consensus bereiken. Dat is ook de persoon waarmee dat we eerste proefconcepts mee aftoetsen, die de eerste testen uitvoert, die de eerst training krijgt, die daarna misschien ook de training aan zijn collega’s geeft, enz. Deze personen zitten in alle lagen: artsen, proffen, administratie, verpleging, enz. Eigenlijk is dat iemand die bereid is om dat project te trekken en daarin de contactpersoon te zijn voor IT om dat op te lossen.” - IT Department 50
  51. 51. Importance of implementation Software runs perfect & fits local requirements IMPLEMENTATION PROCESS EHR adoption failure Suboptimal software IMPLEMENTATION PROCESS Successful EHR adoption 51
  52. 52. Importance of implementation Software runs perfect & fits local requirements TRAINING Suboptimal software TECHNICAL SUPPORT 52 ! IMPLEMENTATION PROCESS IMPLEMENTATION PROCESS EHR adoption failure COMMUNICATIE Successful EHR adoption
  53. 53. Context 53
  54. 54. 54
  55. 55. THANKS Nathalie IH Wellens, Bieke Zaman, Jan-Henk Annema, Philip Moons, KU Leuven @biekezaman