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¿Es Un ERP La Solución a sus problemas

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La selección de un ERP no es tan fácil y no debería relegarse a informática

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¿Es Un ERP La Solución a sus problemas

  1. 1. ¿Es un ERP su Solución? ¿La estrategia sigue a la informática?
  2. 2. <ul><li>Dilemas típicos enfrentados </li></ul><ul><li>Marco de acción – Estrategia </li></ul><ul><li>Madurez de la tecnología </li></ul><ul><li>¿Desarrollar o Comprar? </li></ul><ul><li>Historia de IT para entender el hoy </li></ul><ul><li>Características de un verdadero ERP </li></ul><ul><li>Impacto estratégico </li></ul>Objetivos de la Presentación
  3. 3. <ul><li>Presión por globalizar mercados: Centroamérica un solo mercado </li></ul><ul><li>Volumen crítico de operaciones </li></ul><ul><li>Perder control al crecer </li></ul><ul><li>Mucho personal (burocracia) </li></ul><ul><li>Planificación deficiente – entrar en iliquidez </li></ul><ul><li>Ambiente tenso (mucha presión) </li></ul><ul><li>Estrategia fiscal </li></ul><ul><li>Resultados a corto plazo </li></ul>Amenazas Ambiente Hostil
  4. 4. <ul><li>Enfocarse en el negocio y no en la administración </li></ul><ul><li>Segmentar el mercado </li></ul><ul><li>Mantener o incrementar participación de mercado </li></ul><ul><li>Levantamiento de barreras de entrada </li></ul><ul><li>Mejorar rotación de inventarios y liquidez </li></ul><ul><li>Crecimiento regional </li></ul><ul><li>Crear estructura de sucesión </li></ul>Oportunidades Escasez
  5. 5. <ul><li>Variaciones en inventarios </li></ul><ul><li>Descontrol en materia prima </li></ul><ul><li>Altos inventarios </li></ul><ul><li>No hay planificación a largo plazo </li></ul><ul><li>Recargo de trabajo </li></ul><ul><li>Alta rotación en personal administrativo </li></ul><ul><li>Lo urgente prevalece sobre lo importante </li></ul><ul><li>Registros contables incorrectos </li></ul><ul><li>Descuadres contables </li></ul><ul><li>Información no confiable </li></ul><ul><li>Información tardía </li></ul>Síntomas Administrativos <ul><li>Mucho criterio individual y variable </li></ul><ul><li>Responsabilidad sin autoridad </li></ul><ul><li>Procedimientos informales y complicados </li></ul><ul><li>Falta de documentación y comunicación de políticas </li></ul><ul><li>Presupuestación deficiente; imposibilidad de proyección y simulación </li></ul><ul><li>Falta de herramientas de control adecuadas </li></ul><ul><li>Excesivas variaciones, inexactitudes y revisiones </li></ul><ul><li>Mucha papelería costosa en tiempo y materiales </li></ul>
  6. 6. <ul><li>Promociones sin coordinación </li></ul><ul><li>Inadecuado control de cartera </li></ul><ul><li>Imposibilidad de análisis adecuado de clientes </li></ul><ul><li>Imposibilidad de análisis adecuado de productos </li></ul><ul><li>Promociones no coordinadas con área operativa </li></ul><ul><li>Presas acumuladas de ventas a fin de mes </li></ul><ul><li>Inadecuada toma y registro de pedidos </li></ul><ul><li>Inadecuada base de crecimiento </li></ul><ul><li>Ventas perdidas por servicio inadecuado o tiempos de entrega largos </li></ul>Síntomas de Mercadeo y Ventas
  7. 7. <ul><li>Personal recargado de trabajo </li></ul><ul><li>Problemas y excusas por falta de herramientas adecuadas </li></ul><ul><li>Falta de control de producción </li></ul><ul><li>Inadecuada planeación de operaciones </li></ul><ul><li>Falta de comunicación entre ventas, producción y logística </li></ul><ul><li>Control inadecuado de transacciones </li></ul><ul><li>Falta de información adecuada de inventarios </li></ul>Síntomas Operativos <ul><li>Inventarios excesivos para cubrir deficiencia de planeación </li></ul><ul><li>Costos altos de área excesiva de almacenaje </li></ul><ul><li>Viajes innecesarios de flotilla </li></ul><ul><li>Importaciones y exportaciones tardadas </li></ul><ul><li>Tiempo e inexactitud de chequeos visuales </li></ul><ul><li>Imposible rastreo y corrección de problemas de calidad </li></ul><ul><li>Imposibilidad de modernizar equipos y sistemas </li></ul>
  8. 8. Modelo Organizacional Estrategia Corporativa Tecnología de Información Cultura Tropicalizado Ambiente Empresarial Estructura Procesos Recursos Humanos Ambiente Tecnológico Define Apoya
  9. 9. Manejo del Cambio Complejo Visión Habilidades Incentivos Recursos Plan de Acción Cambio Confusión Habilidades Incentivos Recursos Plan de Acción Ansiedad Visión Incentivos Recursos Plan de Acción Cambio Gradual Visión Habilidades Recursos Plan de Acción Frustración Visión Habilidades Incentivos Plan de Acción Falso Inicio Visión Habilidades Incentivos Recursos
  10. 10. La vida y tiempos de una tecnología Punto de cambio Grado de difusión de la revolución tecnológica Tiempo Big Bang Choque Ajuste Institucional Siguiente Big Bang Gran Corriente Previa Gran Corriente Siguiente Irrumpe Frenesí (era chapeada) Sinergía (era dorada) Madurez Fases recurrentes de cada gran corriente Período de Instalación Período de Lanzamiento
  11. 11. ¿Qué sigue, de dónde venimos? Tiempo Escala Logarítmica 1960 1970 ‘ 80 ‘ 90 2000 ‘ 10 ‘ 20 Usuarios (millones) 10 100 1,000 3,000 Systems-centric PC-centric Network-centric Customer-centric Sistemas Propietarios Estándares de facto en Hardware y Software Estándares de jure para internet Estándares para contenido de información y transacciones Etapas de la expansión de la industria de IT (nada) 1 10 100 1,000 3,000
  12. 12. ¿Qué es un ERP? <ul><li>Sistema que integra todos los departamentos operativos en la empresa </li></ul><ul><li>Única base de datos, información íntegra </li></ul><ul><li>Sirve a las necesidades individuales de cada departamento </li></ul><ul><li>Proactivo y no reactivo </li></ul><ul><li>“ Best Practices” de la industria </li></ul>
  13. 13. Sistema Integrado Planeación Ventas y Operaciones I & D Ingeniería Productos Planificación Financiera Sistemas de Producción Corporativos Integración Corporativa Total Planificación de Recursos Corporativa Inventory Management and Control Systems Planeación Estratégica Mercadeo Admón. de la Demanda Ejecución Cadena Abasto Admón. Relación Cliente RRHH Ing. Producción Admón. Manten. Admón Calidad Costeo Avanzado Ambiental Sistema Ejecución Producción Planificación & Calendarización Avanzada Soporte JIT Completo Servicio de Campo Distribu.& Logística Soporte Total Ventas Cadena Abasto Soporte Decisiones Ejecutivas Contabilidad CxC, CxP, GL Costo Std. Compras Control Actividad Producción CRP Admón Inventario Calendarización Maestra Servicio al Cliente Ingreso Ordenes Proyecciones Materials & Inventory Planning
  14. 14. Mejores Prácticas <ul><li>Cultivar ambiente global de compartir ideas, información y mejores prácticas </li></ul><ul><li>Medir el efecto de las decisiones estratégicas </li></ul><ul><li>Llevar registro de las versiones de los productos que manufacturan </li></ul><ul><li>Buscar continuamente crear valor al cliente </li></ul><ul><li>Conocer las preferencias de los clientes y el resultado las iniciativas de mercadeo publicitario </li></ul><ul><li>Ajustar rápidamente el rumbo basándose en información confiable </li></ul><ul><li>Eliminar trabajo de “no valor agregado”, contraseñas y controles contables del siglo pasado </li></ul><ul><li>Instituir controles ágiles y más difíciles de burlar </li></ul><ul><li>Facultar la delagación </li></ul><ul><li>Elevar su negocio a un nivel superior de desempeño de inteligencia competitiva </li></ul><ul><li>Protegerse contra robo de información, fórmulas, clientes o proveedores que vulneras su posición competitiva </li></ul>Administración de Información
  15. 15. Apoyo Estratégico de IT Tecnología Es clave para crear el activo de Capital de Información la disposición inmediata de aplicaciones que soporten procesos que crean valor. Financiero Cliente Aprender y Crecer Mapa Estratégico Corporativo Portafolio Operacional Portafolio Aplicaciones Estratégicas Capital de Información Nomenclatura Habilidades Estratégicas Infraestructura Tecnológica Procesamiento Transaccional ( ERP ) Administración del Conocimiento ( CRM ) Analítica de Negocio ( BSC, ABM ) Operaciones Atención al Cliente Proceso Interno
  16. 16. <ul><li>Integrar información financiera </li></ul><ul><li>Encadenar actividades de control </li></ul><ul><li>Estandarizar procesos de operación </li></ul><ul><li>Mejorar operación y eficiencia </li></ul><ul><li>Aprender mejores prácticas </li></ul><ul><li>Mejorar capacidad de toma de decisiones </li></ul><ul><li>Mejorar calidad de decisiones </li></ul><ul><li>Incrementa significativamente el valor de la empresa a través de: </li></ul><ul><ul><li>Mayor participación de mercado </li></ul></ul><ul><ul><li>Utilidades </li></ul></ul><ul><ul><li>Retorno sobre la inversión </li></ul></ul><ul><ul><li>Proactividad vs. reactividad </li></ul></ul>Razones para Embarcarse
  17. 17. ¿Por qué un Business Case? <ul><li>Determinar viabilidad del proyecto </li></ul><ul><li>Determinar alcances </li></ul><ul><ul><li>Estratégicos </li></ul></ul><ul><ul><li>Tácticos </li></ul></ul><ul><ul><li>Funcionales </li></ul></ul><ul><ul><li>Organizacionales </li></ul></ul><ul><li>Evaluar cómo la empresa encajará con el sistema a escoger </li></ul><ul><li>Desarrollar un plan de trabajo de alto nivel, que incluya: </li></ul><ul><ul><li>Estimaciones del proceso de implementación </li></ul></ul><ul><ul><li>Cronograma de trabajo </li></ul></ul><ul><ul><li>Hitos </li></ul></ul><ul><ul><li>Cronograma de beneficios </li></ul></ul><ul><li>Sólida justificación de la inversión: </li></ul><ul><ul><li>Justificaciones estratégicas </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>nuevas capacidades del sistema para alcanzar objetivos del negocio </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Justificaciones operativas </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>eficiencia en procesos </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Justificaciones Técnicas </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>ambiente y estrategia tecnológica, mejoras en costos y capacidad </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Justificaciones Financieras </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>VPN, TIR, RAI </li></ul></ul></ul><ul><li>Presupuesto Óptimo </li></ul>vs.
  18. 18. Alternativas Riesgos Oportunidades Sin comentarios <ul><li>Mayor competencia </li></ul><ul><li>Erosión continua de eficiencia </li></ul><ul><li>Dependencia de personal </li></ul><ul><li>Pérdida de control </li></ul><ul><li>Incremento de costos </li></ul><ul><li>Freno en el crecimiento </li></ul><ul><li>Multitud de criterios </li></ul><ul><li>Procesos no estandarizados </li></ul><ul><li>Imposibilita la objetividad </li></ul><ul><li>Decisiones equivocadas y extemporáneas </li></ul><ul><li>Sistemas especializados “a la medida” </li></ul><ul><li>Aprovechar inversiones realizadas </li></ul><ul><li>Costos y tiempo aparentemente bajos </li></ul><ul><li>Pérdida de visión del negocio </li></ul><ul><li>No aprovechar “best practices” </li></ul><ul><li>No hay visión global de costos y tiempo </li></ul><ul><li>Costos siempre se exceden </li></ul><ul><li>Considerar tiempos de: </li></ul><ul><ul><li>Aprendizaje programación </li></ul></ul><ul><ul><li>Conocimiento del negocio </li></ul></ul><ul><ul><li>Correcciones </li></ul></ul><ul><ul><li>Paralelos </li></ul></ul><ul><ul><li>Implementación </li></ul></ul><ul><li>No se cumple con el proceso Ingeniería de Software </li></ul><ul><li>Costos y tiempo controlados </li></ul><ul><li>Tiempo de Planificación e Implementación relativamente corto </li></ul><ul><li>Adquisición de Best Practices del negocio </li></ul><ul><li>Expertise </li></ul><ul><li>Oportunidad para transformar el negocio </li></ul><ul><li>Costos iniciales aparentemente altos </li></ul><ul><li>Mala elección </li></ul><ul><li>No ceñirse a las recomendaciones del fabricante </li></ul><ul><li>La tentación de la muleta de las prácticas anteriores </li></ul><ul><li>Personal no se adapta al cambio </li></ul><ul><li>Proceso de implementación se delega </li></ul>Comprar Sistema Desarrollo Interno Hacer Nada Aparentes
  19. 19. Desarrollo vs. Adquisición Escenario de Compra de Sistema de Información Desarrollo Interno de un Sistema de Información Desarrollo Trabajo Valor no Agregado Costo de Oportunidad VPN Implementación Trabajo Valor no Agregado Trabajo Valor no Agregado VPN Análisis de costo de desarrollar internamente Costo Anual Sub-Total Desarrollo Comité de Desarrollo 27,490.13 U$ Programación 94,530.00 U$ 122,020.13 U$ Trabajo Valor no Agregado 90 min buscar, reprocesar, etc. 122,657.81 U$ Encargado de Depuración 12,000.00 U$ 134,657.81 U$ Costo de Oportunidad Inventarios 165,764.42 U$ Incremento en Ventas 206,250.00 U$ Pérdida de Inventario 150,562.50 U$ 522,576.92 U$ Costo Total Anual 779,254.87 U$ Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5 122,020.13 U$ 122,020.13 U$ 81,346.75 U$ 40,673.38 U$ 20,336.69 U$ 134,657.81 U$ 148,123.59 U$ 162,935.95 U$ 81,467.98 U$ 40,733.99 U$ 522,576.92 U$ 574,834.62 U$ 632,318.08 U$ 316,159.04 U$ 158,079.52 U$ 779,254.87 U$ 844,978.34 U$ 876,600.78 U$ 438,300.39 U$ 219,150.20 U$ $2,042,904.96 800,000.00 U$ 134,657.81 U$ 44,885.94 U$ 14,961.98 U$ - U$ - U$ 522,576.92 U$ 130,644.23 U$ 32,661.06 U$ 8,165.26 U$ - U$ 1,457,234.74 U$ 175,530.17 U$ 47,623.04 U$ 8,165.26 U$ - U$ $1,367,755.58 Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5 Time Cost Incurred 0 Concept 4 Design Engineering 8 Test 12 Process Planning 16 Production 100 Concepto Ingeniería Del Diseño Pruebas Proceso de Planificación Producción Costo Incurrido 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 $ (%) Tiempo Costo Comprometido
  20. 20. Costos Asociados Distribución de Actividades
  21. 21. Proyecciones <ul><li>Costo estimado anual </li></ul><ul><ul><li>US$ 52 mil costo directo </li></ul></ul><ul><ul><li>US$ 0.5 MM en exceso de inventarios </li></ul></ul><ul><ul><li>10% a 30% de ineficiencia operativa  US$ 240 mil </li></ul></ul><ul><li>Estimaciones internas </li></ul><ul><ul><li>US$ 3 MM en exceso de inventarios </li></ul></ul>Estimación de Trabajo Pendiente y su Costo
  22. 22. Proyecciones <ul><li>Costo total directo sobre 8 años </li></ul><ul><ul><li>US$ 0.42MM en mano de obra </li></ul></ul><ul><ul><li>Costo financiero directo sobre excesos de inventarios de US$ 1 MM en 8 años asciende a US$ 4.1MM </li></ul></ul><ul><ul><li>Sin tomar en cuenta el costo de ineficiencias por ser costo hundido en salarios (US$ 2 MM) </li></ul></ul>Estimación de Trabajo Pendiente y su Costo
  23. 23. Cost & Effect : Using Integrated Cost Systems to Drive Profitability and Performance, R.S. Kaplan, R. Cooper, 1997, Harvard Business School Pr; ISBN: 0875847889 Retroalimentación Limitada Retroalimentación Retrasada Imprecisos Esconden costos y utilidades Hechos para cumplir con las necesidades para elaborar reportes financieros No hay sorpresas Cumple con estándares de Auditoria Sistemas Etapa II Orientados a R.Financieros Muchos sistemas de medición del rendimiento independientes tipo stand-alone Muchos sistemas ABC independientes tipo Stand-alone Se mantiene el Sistema Etapa II DB Compartidas Sistemas tipo Stand-alone Integración de sistemas Informal Sistemas Etapa III Especializados Sistemas de medición del rendimiento operacional y estratégicos Sistemas ABM Integrados Sistemas de Reportes Financieros Bases de datos y sistemas totalmente integrados Sistemas Etapa IV Integrados Inadecuados Control Operacional y Estratégico Inadecuados Costos Producto/ Cliente Inadecuados Reportes Financieros “ Externos” Muchos Errores Grandes Variaciones Calidad de la Data Sistemas Etapa I Fraccionados Aspectos del Sistema
  24. 24. Diseño Correcto - Manufactura Diagrama operativo macro Producción Ventas Compras Presupuesto Contabilidad CxP CxC Mantenimiento RRHH
  25. 25. Diseño Correcto - Retail Diagrama operativo macro Ventas Compras Contabilidad CxP CxC CRM RRHH SCM / WM
  26. 26. Diseño Correcto - Servicios Diagrama operativo macro PM Project Management Ventas Compras Presupuesto Contabilidad CxP CxC RRHH CRM
  27. 27. Inversión Comparativa <ul><li>Hoy estas cifras son superiores a 1 millardo </li></ul><ul><li>Microsoft (MS) para el año fiscal del 2005 aumentó su presupuesto de I&D de U$600M a U$850M </li></ul><ul><li>MS espera convertirlo en un negocio de U$10 millardos para el 2008 de un mercado de U$62.1 millardos </li></ul>Gasto en Investigación y Desarrollo SAP I&D es comparable entre los principales jugadores Fuerza laboral por empresa oscila entre: 1200 a 10,000 desarrolladores
  28. 28. <ul><li>Entrenamiento </li></ul><ul><li>Pruebas de integridad </li></ul><ul><li>Conversión de data </li></ul><ul><li>Análisis de data </li></ul><ul><li>Consultoría de proyecto </li></ul><ul><li>Consultoría de implementación </li></ul><ul><li>Personal interno </li></ul><ul><li>Dimisiones de personal </li></ul><ul><li>Hardware </li></ul><ul><li>Comunicaciones </li></ul>Cuidado  Licenciamiento no es el costo del software
  29. 29. <ul><li>(Top 100) </li></ul>Ejemplo Análisis de sistemas enlatados Categoría de Software Plataforma de Servidor Plataforma de Base de Datos Industria Vertical
  30. 30. <ul><li>Alta Gerencia comprometida </li></ul><ul><li>Organización comprometida </li></ul><ul><li>Adopción de Mejores Prácticas </li></ul><ul><li>Cuestionamiento de prácticas actuales </li></ul><ul><li>Disposición al cambio </li></ul><ul><li>Simple es mejor </li></ul><ul><li>Orientación Proactiva </li></ul>Premisas No Negociables
  31. 31. <ul><li>Inversiones realizadas </li></ul><ul><li>Estrategia fiscal </li></ul><ul><li>Programa de proyectos en marcha </li></ul><ul><li>Restricciones de tiempo de personal </li></ul><ul><li>Capacitación </li></ul><ul><li>Hardware adecuado </li></ul><ul><li>Financiamiento </li></ul>Factores a Considerar
  32. 32. Evitar Tentaciones <ul><li>Cotizar o desarrollar antes de definir las necesidades y beneficios esperados </li></ul><ul><li>Enfocarse en efectos sin tomar en cuenta la estrategia </li></ul><ul><li>No considerar criterios de maximización financiera (retorno a la inversión) en el proceso </li></ul><ul><li>No establecer objetivos y visión clara de cómo desean operar en el futuro </li></ul><ul><li>Seleccionar un sistema basado en hábitos y métodos actuales </li></ul>
  33. 33. <ul><li>Pretender desarrollar a la medida </li></ul><ul><li>Enfoque de tecnología y no del negocio </li></ul><ul><li>No darle la importancia estratégica </li></ul><ul><li>Eliminar la capacitación, educación y asistencia de consultores </li></ul><ul><li>Insistir en código fuentes o en modificaciones ad hoc </li></ul><ul><li>Atajos (no existen) </li></ul>Fracaso Seguro Hands- free
  34. 34. <ul><li>Visión a largo plazo </li></ul><ul><li>Decisión estratégica </li></ul><ul><li>Asunto de negocios , no problema tecnológico </li></ul><ul><li>Análisis en base a beneficios esperados y costos (rendimiento a la inversión) </li></ul>Enfoque de la Decisión © Facultare 2004. Derechos Reservados

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