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Tecnica de archivo

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Tecnica de archivo

  1. 1. ALBERTO CARDONA LOPEZESPECIALISTA EN ENTORNOS VIRTUALES DE APRENDIZAJELICENCIADO EN ESPAÑOL Y COMUNICACIÓN AUDIOVISUAL
  2. 2. Esta constituido por documentos que se conservan por su valor histórico, administrativo, etc.
  3. 3. Los documentos se apoyan sobre uno de los lados cortos; uno junto al otro y el título junto al lomo.
  4. 4. Proyección que sobre sale de los bordes superiores de las guías
  5. 5. Constituido por documentos de uno o dos años atrás pero que son de consulta frecuente.
  6. 6. Inserción que aparece escrita en la pestaña de la guía.
  7. 7.  Decepcionar, clasif icar, registrar, distr ibuir
  8. 8. Losdocumentosque secolocan unosobre otro.
  9. 9. Contienedocumentación enuso.
  10. 10. Contienedocumentación enuso.
  11. 11.  Esesa línea que debe de estar en cada parte de un número que se considera al clasificar.
  12. 12.  1. CONCEPTO Son muebles en los que se guardan los documentos pueden ser horizontales , verticales, según su posición que tiene las pestañas en las carpetas, no por la forma externa del mueble.
  13. 13.  Toda Secretaria debe contar con todo tipo de materiales de oficina para realizar trabajo de manera eficiente para lo cual existen varios materiales como son:
  14. 14. Permite legajar documentos de acuerdo con el tamaño del papel desee.
  15. 15. Para colocar ganchos o grapas a cajas o grupos de documentos voluminosos
  16. 16.  Son máquinas que reducen a tiras o partículas irreconstructible s los documentos con información confidencial
  17. 17.  De 2 a 4 gavetas metálicos o de madera, con llave central para cerrar todas las gavetas y con carpeta colgante. Al hacer traslados de documentos para este archivador, conviene empezar de abajo hacia arriba de manera que equilibrando el peso.
  18. 18. Tiene forma de escritorio, util iza carpetas colgantes, es de poca capacidad
  19. 19.  Mueble metálico utiliza carpetas con visibilidad vertical, viene diferentes tamaños tiene buena capacidad.
  20. 20. Puede ser metálicos o de madera, se utiliza para bibliotecas y archivos pasivos.
  21. 21. Muebleespecial paracolocarcarpetas deformacontinua.
  22. 22.  1. CONCEPTO El proceso de decepcionar , ordenar, clasificar y conservar adecuadamente los documentos en un lugar determinado a fin de localizarlos fácil y rápidamente y protegerlos de pérdidas y deterioros, etc. Los documentos son localizados en un mismo orden debidamente clasificado, toda la correspondencia, papeles y otros documentos relacionados con el individuo o firma y a la vez facilitar su localización y manejo. Es un sistema que nos va a permitir clasificar y buscar rápidamente los documentos.
  23. 23.  Representa la memoria de un negocio o conservación de los documentos. Solo se guarda los documentos importantes.
  24. 24.  Un archivo no tiene el mayor valor cuando los documentos que contienen no pueden ser localizados con prontitud. Si cada persona inventará sus propias reglas para decidir dónde guardar un documento, solo esa persona podría encontrarlo. Por lo tanto es necesario observar reglas fijas que permitan seleccionar y ordenar los títulos y de esta manera poder archivar todo los documentos adecuadamente.
  25. 25.  ArchivoInactivo : guardado por varios años Archivo Central : Sótano, guardado de documentos de años atrás Archivo Activo : Documentos actuales.
  26. 26.  1.SISTEMA ALFABETICO: viene a ser la asociación de las letras desde la “A” hasta la “Z”.Ejemplo: EXSA, FAMESA
  27. 27.  Vienea hacer la asociación de números, se ubica por los primeros ejemplos: Factura Nº 159 Factura Nº 160
  28. 28. Se halla mediante el Distrito, Depar tamento, ciud ad ,etc. Arequipa/Cesa r Tarazona Lima/Juan Palomino
  29. 29.  Los archivos periódicamente o continuamente deben ser revisados, para proceder a la trasferencia o eliminación de archivos y conservar únicamente los que pueden ser necesarios a la empresa, este es el paso final en el ciclo de la vida de todo documento. La transferencia regular de documentos inactivos da como resultado la economía de espacio, equipo y mano de obra, reduce el espacio que se necesita para los archivos activos en la oficina, ello permite ampliar equipo y suministros menos costosos para los documentos transferidos y simplifica los archivos inactivos, de tal manera que se pueden encontrar los documentos con la máxima eficacia. Para determinar el valor de los documentos muchas empresas lo clasifican de la siguiente manera:
  30. 30.  Incluyen documentos legales de constitución, tít ulos de propiedad, escri turas, estados financieros, etc.
  31. 31.  Incluyen facturas, registro de ventas, registro de compras cotizaciones, registr o de bancos, corresponde ncia como cartas enviadas, recibidas y documentos relacionados al giro del negocio
  32. 32.  Incluyen alguna correspondencia general como memorando, normas legales, informes, recibos. Todo documento que se utilice temporalmente y después de algunas semanas o hasta un año de la fecha en que fueron recibidos o emitidos se puedan destruir.
  33. 33.  Incluyen anuncios, formatos , afiches, etc. Los cuales pueden ser destruidos después utilizarlo temporalmente, e n algunos casos sin la necesidad de archivarlo
  34. 34. http://aprendeenlinea.udea.edu.co/lms/moodle/file.php/464/Modulo1/TiposArchivos.pdfhttp://www.slideshare.net/jav2080/tipos-de-archivosPara trabajar en clase:http://www.jegsworks.com/lessons-sp/win/filesandfolders/ex2-findandmanage.htm

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