Organización de Sistemas y MéTodos

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Esta es una de las presentaciones que utilizo para capacitar a analistas de OyM, Recursos Humanos, Auditores, Gerentes y estudiantes de post grado.

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Organización de Sistemas y MéTodos

  1. 1. “ ESTRUCTURACION ESTRATEGICA DE EMPRESAS” Lic. Alberto N. Vargas C. LA PAZ - BOLIVIA
  2. 2. Introducción <ul><li>Todas las empresas de hoy están compuestas de varios procesos, los cuales son manejados por personas y por lo tanto no son perfectas, pero si perfectibles en función a la organización que debe estar a su vez encaminada a un fin. </li></ul><ul><li>Por lo que el presente curso está orientado a actualizar y desarrollar metodologías, técnicas y herramientas para el análisis y perfeccionamiento de procesos como soporte de las actividades operacionales de empresas e instituciones públicas y privadas para incrementar la calidad y productividad de éstas. </li></ul>
  3. 3. La necesidad de una organización eficiente Actividad humana Necesidad de agruparse Nace una estructura Genera organizaciones Para lograr objetivos Fuente: N. Montes & H. Lafuente
  4. 4. Problemas más frecuentes en empresas nacionales <ul><li>Falta de organización en función a los objetivos </li></ul><ul><li>Ausencia de liderazgo en la dirección de la empresa </li></ul><ul><li>Ausencia de coordinación entre áreas y unidades </li></ul><ul><li>Falta de control de los procesos y resultados </li></ul><ul><li>Toma de decisiones tardías en función a los planes </li></ul><ul><li>Visión inequívoca del negocio principal </li></ul><ul><li>Planes incompletos o incoherentes </li></ul><ul><li>Ausencia de un enfoque adecuado según el negocio </li></ul><ul><li>La no existencia de un plan contingente. </li></ul>
  5. 5. Qué es Organización Sistemas y Métodos? <ul><li>Organización Sistemas y Métodos estudia los problemas de estructura y sistemas de funcionamiento de la administración, cumpliendo como función el aconsejar a los funcionarios interesados en mejorar la organización y métodos empleados por los servicios que dirigen. </li></ul>Fuente: OyM (monografías.com)
  6. 6. Estructura de trabajo OSyM Recomendaciones Nueva estructura Fundamentos conceptuales Análisis organizacional Análisis de la Dirección Análisis funcional Análisis de los usuarios Conclusiones análisis
  7. 7. Fundamentos conceptuales <ul><li>Administración estratégica </li></ul><ul><li>Teoría de Sistemas </li></ul><ul><li>Diagnóstico F.O.D.A. </li></ul><ul><li>Elementos básicos de Organización </li></ul><ul><li>Estructuras organizativas tradicionales </li></ul><ul><li>Fundamentos técnicos S.O.A. (públicas) </li></ul><ul><li>Canales de comunicación (formularios). </li></ul>
  8. 8. ANÁLISIS ORGANIZACIONAL <ul><li>Técnicas de relevamiento de información </li></ul><ul><li>Identificación y clasificación de archivos </li></ul><ul><li>Verificación de objetivos de cada unidad </li></ul><ul><li>Determinación de funciones y procesos. </li></ul>
  9. 9. ANÁLISIS DE LA DIRECCIÓN <ul><li>Verificación y análisis de las disposiciones legales vigentes </li></ul><ul><li>Aplicación de entrevistas a gerentes </li></ul><ul><li>Revisión y descripción de la composición administrativa </li></ul><ul><li>Análisis retrospectivo y prospectivo </li></ul><ul><li>(Resultados de P.O.A., del diagnóstico F.O.D.A. y de la matriz de estrategias obtenidas de éste). </li></ul>
  10. 10. Esquema entrevista cerrada
  11. 11. Diagnóstico F.O.D.A.
  12. 12. Matriz estrategias F.O.D.A. MATRIZ DE ESTRATEGIAS F.O.D.A.   MATRIZ DE ESTRATEGIAS F.O.D.A.  
  13. 13. Análisis Funcional <ul><li>Determinación de la funcionalidad en </li></ul><ul><li> términos de SISTEMAS </li></ul><ul><li>Análisis de los procesos (matrices) </li></ul><ul><li>Análisis de las instancias de coordinación </li></ul><ul><li>Verificación del tipo de información T.I. </li></ul><ul><li>Análisis de formularios (inventario) </li></ul>
  14. 14. Ejemplo Sistemas FORNECEDOR ORGANIZAÇÃO CLIENTES Entradas Saídas (Produtos/Serviços Sistema Processador Sistema Receptor feedback I feedback II
  15. 15. Esquema análisis de procesos
  16. 16. Esquema Rediseño de procesos
  17. 17. Esquema Matriz de Procesos
  18. 18. Análisis de los Usuarios <ul><li>Diseño de la encuesta </li></ul><ul><li>Planificación del trabajo de campo </li></ul><ul><li>Determinación de la muestra </li></ul><ul><li>Trabajo de campo (obtención de info.) </li></ul><ul><li>Procesamiento de resultados </li></ul><ul><li>Cruce de variables </li></ul><ul><li>Análisis de los resultados. </li></ul>
  19. 19. Ejemplo esquema encuesta
  20. 20. Procesamiento resultados encuesta
  21. 21. Conclusión de los análisis <ul><li>Resultados del Análisis Organizacional </li></ul><ul><li>Resultados del Análisis de la Dirección </li></ul><ul><li>Resultados del Análisis Funcional </li></ul><ul><li>Resultados del Análisis de los Usuarios </li></ul><ul><li>Obtención de conclusiones globales de cada uno de los análisis. </li></ul>PROCESAR :
  22. 22. Recomendaciones <ul><li>Comparación de fundamentos conceptuales y conclusiones de los resultados de cada paso en los análisis. </li></ul><ul><li>Las recomendaciones deben ser concretas y respaldados con la información y los resultados obtenidos. </li></ul><ul><li>Deben tender a una propuesta positiva y constructiva </li></ul><ul><li>Debe generar el cambio necesario e implementación de buenas prácticas. </li></ul>
  23. 23. Formalización de resultados <ul><li>Toda la información relevada, procesada, analizada y documentada se formalizan en los llamados Manuales de Organización, llamados: </li></ul><ul><li>Manual de Organización y Funciones </li></ul><ul><li>Manual de Procesos y Operaciones. </li></ul>
  24. 24. Manual de Organización y Funciones <ul><li>Estructura : </li></ul><ul><li>Introducción </li></ul><ul><li>Marco Legal </li></ul><ul><li>Misión </li></ul><ul><li>Objetivos </li></ul><ul><li>Funciones </li></ul><ul><li>Organigrama </li></ul><ul><li>Unidades desconcentradas. </li></ul>
  25. 25. Esquema Manual Funciones
  26. 26. Esquema Organigrama
  27. 27. Manual de Procesos <ul><li>Estructura: </li></ul><ul><li>Introducción </li></ul><ul><li>Enumeración de procesos </li></ul><ul><li>Descripción de procesos </li></ul><ul><li>Descripción de los procedimientos </li></ul><ul><li>Diagramas de Flujo </li></ul><ul><li>Glosario de términos </li></ul><ul><li>Simbología Diagramas de flujo </li></ul>
  28. 28. Esquema Manual de Procesos
  29. 29. Esquema Manual Operaciones
  30. 30. Ejemplo Diagrama de Flujo I
  31. 31. Simbología Típica
  32. 32. Ejemplo Diagrama de Flujo II
  33. 33. FIN DE LA PRIMERA PARTE MUCHAS GRACIAS!
  34. 34. Datos del Analista Lic. Alberto N. Vargas C allejas Gerente de Consultoría IPCG Consultor – Analista en OyM – D.O. Empresas industriales y de servicios E mail: [email_address] Web: http://www.xing.com/profile/AlbertoN_VargasC Titulado UMSA – Bolivia Titulado U. de Chile Titulado UFLA – Brasil Octubre /2009.

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