Information Management<br />
Gartner: Enterprise Information Management<br />Gartner defines EIM as an integrative discipline for structuring, describi...
Continuous and seamless information flows
Metadata management and semantic reconciliation
Data integration across the IT portfolio
Unified and converged contentGartner: From IM to EIM: An Adoption Model </li></li></ul><li>Virkeligheden for viden medarbe...
ScanJouriBox<br />Udfordring<br />Mange fortæller at det er svært at overskue og genfinde information. Informationsmængder...
Der er effektivitetsmæssige udfordringer fordi det er dyrt at finde og genbruge dokumentation
Der er brugergrupper som har svært ved at søge den strukturerede information i ESDH systemet</li></li></ul><li>Case: iBox ...
Overblik, over information på tværs af kilder
Enkel navigation i information
Kvalitet, ved at kunne overskue relevant information
Simpelt, kræver ikke uddannelse</li></li></ul><li>Udenrigsministeriet<br />
Organisationers information management udfordringer<br /><ul><li>Man ved ikke hvad man har/ved, der er  ingen overblik
Videnarbejdere kan ikke finde det de har
Det er svært at stille det rette spørgsmål
Informationer er spredt på tværs af systemer
Med hver deres måde at arbejde med informationer på
Med hver deres type af egenskaber og metadata</li></ul>Studier har vist, at videnarbejdere gennemsnitlig spilder op til 10...
Informationer bliver gemt i forskellige typer af systemer, som hver for sig har forskellige evner til at håndtere eller ik...
. . . hvilke resulterer i konventionel fritekstsøgning med lav Findability™<br />SearchIndex<br />Konventionel fritekstsøg...
Fritekstsøgning fanger kun 33% af relevante informationer
Brugere der søger anvender ikke samme ord som forfattere</li></ul>* Kilde: BBC, Danish Broadcasting Corporation, Forrester...
iBox infrastruktur<br />iBox<br />Server<br />Struktureret iBox søgning på tværs af forskellige platforme<br />Autoklassif...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

VidenDanmark seminar: Dan Thomsen 310311

1,237 views

Published on

VidenDanmark seminar om Elektronisk Dokumenthåndtering og Enterprise Search Best Practice 2011.
31. marts 2011.
Dan Thomsen fra Ibox, Scan Jour fortæller om Informationsrevolution i Udenrigsministeriet.

Published in: Education
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
1,237
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
164
Actions
Shares
0
Downloads
9
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

VidenDanmark seminar: Dan Thomsen 310311

  1. 1. Information Management<br />
  2. 2. Gartner: Enterprise Information Management<br />Gartner defines EIM as an integrative discipline for structuring, describing and governing information assets, regardless of organizational and technological boundaries, to improve operational efficiency, promote transparency and enable business insight <br />One of the key drivers of EIM is to overcome decades of "silo-based," application-centric development, in which each system maintained its own version of data and process rules to suit local performance needs. This resulted in duplication and a lack of agility within the organization<br />See "Achieving Agility: How Enterprise Information Management Overcomes Information Silos")<br />The role of technology in managing information, particularly the need for a common, information-centric infrastructure to support the increasing need to share and exchange all types of information (structured and unstructured)<br />Gartner: Putting Enterprise Information Management in Context<br />Enabling Infrastructure: The five EIM technology functions are achieved: <br /><ul><li>Integrated subject and domain areas
  3. 3. Continuous and seamless information flows
  4. 4. Metadata management and semantic reconciliation
  5. 5. Data integration across the IT portfolio
  6. 6. Unified and converged contentGartner: From IM to EIM: An Adoption Model </li></li></ul><li>Virkeligheden for viden medarbejdere<br />For at gennemføre opgaver, kræver det ofte at videnmedarbejderen skal besøge mange systemer med forskellig søgesystematik for at kunne danne sig et overblik og bruge relevante informationer. Det medfører i praksis mangel på overblik, uproduktiv tid brugt på at lede og frustrerede brugere<br />
  7. 7. ScanJouriBox<br />Udfordring<br />Mange fortæller at det er svært at overskue og genfinde information. Informationsmængderne er eksploderet og selv med velfungerende ESDH løsninger viser erfaringer at op til 50% af organisationens dokumenter bliver gemt i en mere ustruktureret form f.eks. i filsystemet eller i SharePoint.<br /><ul><li>Der er kvalitetsmæssige udfordringer fordi det er svært at overskue dokumentation
  8. 8. Der er effektivitetsmæssige udfordringer fordi det er dyrt at finde og genbruge dokumentation
  9. 9. Der er brugergrupper som har svært ved at søge den strukturerede information i ESDH systemet</li></li></ul><li>Case: iBox i Udenrigsministeriet<br />- den ”Orange Revolution”<br />Udfordring:<br />Det var svært for medarbejderne at finde de rigtige dokumenter og sager. Det var svært at få et overblik over hvad der er, samt at informationer ofte er ligger uden for ESDH systemet<br />Udenrigsministeriet ønskede muligheden for helt enkelt at kunne søge på tværs af dokumentation fra forskellige kilder og muligheden for at kunne skabe et samlet overblik over relevant dokumentation.<br />UM og iBox:<br />2.5+ mill. dokumenter fra UM-ARK (ScanJour G arkiv) og 2.5+ mill. dokumenter fra fællesdrevet er nu gjort søgbare via iBox. iBox har automatisk opmarkeret filerne på fællesdrevet med over 15 mio. metadata termer. Herunder: Lande, Ministerier, Folkevalgte, Afdelinger, Møder, Emner, Byer, Status og Form<br />Nye muligheder:<br /><ul><li>Effektivitet, gennem genbrug af information
  10. 10. Overblik, over information på tværs af kilder
  11. 11. Enkel navigation i information
  12. 12. Kvalitet, ved at kunne overskue relevant information
  13. 13. Simpelt, kræver ikke uddannelse</li></li></ul><li>Udenrigsministeriet<br />
  14. 14. Organisationers information management udfordringer<br /><ul><li>Man ved ikke hvad man har/ved, der er ingen overblik
  15. 15. Videnarbejdere kan ikke finde det de har
  16. 16. Det er svært at stille det rette spørgsmål
  17. 17. Informationer er spredt på tværs af systemer
  18. 18. Med hver deres måde at arbejde med informationer på
  19. 19. Med hver deres type af egenskaber og metadata</li></ul>Studier har vist, at videnarbejdere gennemsnitlig spilder op til 10 timer ugentlig på at søge efter informationer samt at duplikerer informationer. The Hidden Costs of Information Work IDC. April 2006<br />
  20. 20. Informationer bliver gemt i forskellige typer af systemer, som hver for sig har forskellige evner til at håndtere eller ikke-håndtere metadata<br />?<br />File Server<br />Intranet<br />ESDH<br />Metadata<br />Metadata<br />
  21. 21. . . . hvilke resulterer i konventionel fritekstsøgning med lav Findability™<br />SearchIndex<br />Konventionel fritekstsøgning<br />Datakilder har ofte ingen eller forskellige typer af metadata<br />?<br />File Server<br />Intranet<br />ESDH<br />Metadata<br />Metadata<br />Findability™ er lav*:<br /><ul><li>Der er ingen overblik
  22. 22. Fritekstsøgning fanger kun 33% af relevante informationer
  23. 23. Brugere der søger anvender ikke samme ord som forfattere</li></ul>* Kilde: BBC, Danish Broadcasting Corporation, Forrester, BT og Alta Vista <br />
  24. 24. iBox infrastruktur<br />iBox<br />Server<br />Struktureret iBox søgning på tværs af forskellige platforme<br />Autoklassifikation<br />?<br />File Server<br />Intranet<br />ESDH<br />Metadata<br />Metadata<br />Bibliotekskort<br />Bibliotekskort<br />Bibliotekskort<br />Bibliotekskort<br />Central (meta) metadata model på tværs af platforme<br />
  25. 25. iBox udnytter og håndtere eksisterende datastrukturer, samt anvender dette til effektiv klassifikation af ustrukturerede informationer<br />Struktureret<br />data<br />Ustrukturerede<br />information<br />iBox Metadata Model<br />?<br />Active Directory<br />Industri<br />Kunde<br />ansvarlig<br />Dokument<br />type<br />File Server<br />ERP<br />Kunder<br />Kunde <br />adresse<br />ProjektType<br />Projekt<br />Kontor<br />adresse<br />SharePoint<br />SQL<br />Afdeling<br />Forfatter<br />Emne<br />Rolle<br />SharePoint<br />Andet<br />
  26. 26. iBox anvender unikt forskellige metoder for autoklassifikation for at få den mest effektive klassifikation<br />Felt / Property<br />iBox laver et bibliotektskortet på filen: ”Proposal ....” <br />Industri<br />Lokation<br />Dokument<br />type<br />Kunde<br />ansvarlig<br />Relationer<br />Kunde<br />Titel: ”Proposal ....” <br />Kunde<br />adresse<br />Projekt<br />type<br />Projekt<br />Kontor<br />adresse<br />Afdeling<br />Forfatter<br />Emne<br />Indhold<br />Rolle<br />Forfatter<br />Forfatter<br />
  27. 27. Tilbud<br />Demo<br />
  28. 28. Overblik<br />Profil:<br />Land: USA<br />Industri: Pharma<br />Selskab:<br />Purdue Pharma L.P. er et pharmaceutisk selskab som er kendt for dens forskning og produkter inden for arbejdet med kroniske smerter. Hovedkontor er Stamford, Connecticut. Der er 1200 medarbejdere<br />Den forretningsmæssige udfordring:<br />Purdue havde besluttet at outsource deres kliniske forsøg. De havde således brug for helt nye forretningsprocesser for at kunne arbejde effektivt med dokumentationen<br />www.purduepharma.com<br />
  29. 29. Pharma valueChain<br />Regulatory Affairs<br />Clinical Trials<br />Pre-clinical Development & Studies<br />Research(Discovery)<br />Marketing & Sales<br />Manufacturing<br />Phase I<br />Phase II<br /> Phase III<br />Submission<br />Research & Development (R&D)<br />
  30. 30. Hvordan <br />Der blev afholdt workshops hos Purdue Pharma, hvor vi identificerede dokument flowet, udfordringerne og succeskriterier for, hvorledes informationer skulle klassificeres samt hvilke krav der var til informationssøgning<br />Dernæst blev ved hjælp af deres kliniske projekt-databaser samt deres databaser over produkter og ingredienser lavet en samlet metadatamodel<br />Kilder blev identificeres<br />Der blevet lavet ”SQL views” der automatisk opdaterede iBoxen<br />Auto-klassifikationen blev konfigureret og sat op<br />Dette blev inkluderet i SharePoint site template, som bliver brugt til oprettelse af nye kliniske projekter<br />Alle dokumenter bliver lagret i SharePoint, auto klassificeret af iBox og dernæst automatisk kopieret til dokumenthåndteringssystemet inkl. alle metadata<br />Al søgning foregår via iBox<br />Løsningen blev sat i drift og administreres 100% af Purdue Pharma<br />Hele projekt har taget sammenlagt 3 måneder<br />
  31. 31. Eksempler på deres krav:<br />Userequirements for information management<br />Give me all the final ICHdocuments, written in the last halfyearwhich have beenTransferred<br />Give me all the 25% Data transfer documents from the StudyPAL9999orPUB9999<br />Give me all the Final Data Validation Plan from the last threemonths<br />Give me the Final InformedConsentfor the studyOXY9999<br />Give me the latestStatistical Analyses Plan for the Projects: Palladone<br />Analyses requirements for informations management<br />Whatare all the study´swhere the ActiveIngredient ” oxycodoneHClcontrolled-release” is used<br />Who has workedwithVendor Z in the last year and onwhichprojects<br />What is the Final Approval Date for the Data Validation Plans for the OxyConton Project<br />17<br />
  32. 32. Purdue Pharma – Relations in Model<br />
  33. 33. Purdue Pharma – SharePoint<br />
  34. 34. Purdue Pharma – SharePoint Folder Structure<br />
  35. 35. Purdue Pharma – iBox Search<br />
  36. 36. Purdue Pharma – iBox Search<br />
  37. 37. Purdue Pharma – iBox Search<br />
  38. 38. Purdue Pharma – iBox Search<br />
  39. 39. Purdue Pharma – iBox Search<br />
  40. 40. Fordele for Purdue Pharma*<br />Fordi metadata bliver påført automatisk (op til 38 forskellige) skal Purdue ikke bruge tid på at opmarkere manuelt <br />Fordi kvaliteten af den automatiske opmarkering er høj, bruger medarbejderne langt mindre tid på kvalitetskontrol<br />Tidligere tog det Purdue op til en halv dag at lave et nyt klinisk projekt-site - det kan nu gøres inden for få minutter<br />Purdue bruger automatisk notification, når nye dokumenter tilføjes et site, således at medarbejdere automatisk ved, når der er sket ændringer<br />Den nye løsning kan spare uger og nogle gange måneder for Purdue, når de skal afslutte et klinisk projekt<br />*Microsoft Case Study: “Federated Metadata Search Supports Pharmaceutical Firm’s New Business Model” <br />
  41. 41. Hvad siger Purdue selv?<br />“The iBox and SharePoint Portal Server solution makes our drug development model - and our business - practical. How do you measure the return on investment of that?” <br />Anthony Sclafani, Assistant Director, Collaborative Business Solutions, Purdue Pharma<br />“We can do things we simply couldn’t do before. We can access and review information in ways that were too time-consuming to contemplate without this solution.” <br />Charles Willmer, Senior Director of Clinical Systems, Purdue Pharma<br />*Microsoft Case Study: “Federated Metadata Search Supports Pharmaceutical Firm’s New Business Model” <br />

×