VEJEN VIDERE - FRA ESDH TIL DIGITALISERING             VidenDanmark konference, 25. januar 2012                        Per...
COPYRIGHT©    PROGRAM1. Dagens nyhed ... eller hva!?2. Hovedobservationer fra   ESDH-rapporten3. Hvordan får vi større og ...
COPYRIGHT©    DEVOTEAM CONSULTING I DANMARK    Medarbejdere    • 120 konsulenter med en gennemsnitsalder på 42 år    • Høj...
COPYRIGHT©    ET KORT TILBAGEBLIK    Hvad sagde jeg for 10 år    siden?4   1/24/2012
Erfaringer med at indføre digital                                                   forvaltning og ESDH                   ...
Behovet og situationen mange steder     Medarbejdere bruger betydelig tid på de administrative processer              De f...
Problemstillingen – de fem arkiver!                               Personlig                              sagsmappe Virksom...
COPYRIGHT©    EN NYTTESLØS ØRKENVANDRING?    Har vi da slet ikke    rykket os?    Konklusioner fra    ESDH-rapporten 20118...
COPYRIGHT©VEJEN VIDERE FRA ESDH –DIGITAL SAGSBEHANDLING IPERSPEKTIVESDH-RAPPORTEN 2011INGE BOGRAD   2290 3193 inge.bograd@...
Interview af 38                  myndigheder om deres                  ESDH-anvendelse                  Interview og vurde...
COPYRIGHT©HOVEDPOINTERESDH forsvinder somselvstændig it-løsning ESDH Generation 2 – understøtter processer ESDH Generation...
COPYRIGHT©HOVEDPOINTERESDH forsvinder somselvstændig it-løsningVi har fået digitale sagermen ikke digitale processerTilfre...
COPYRIGHT©     BAGGRUNDEN FOR DET MANGLENDE UDBYTTE1. Systemernes forkerte fokus      Afsæt i journaltraditionen og ikke i...
COPYRIGHT©14   1/24/2012
COPYRIGHT©     HVORNÅR REGISTRERES DOKUMENTER I ESDH?                        SLUT                        11%              ...
COPYRIGHT©     ENSARTET ANVENDELSE?                                 JA                        NEJ     26%                 ...
Problemstillingen – de fem arkiver!                               Personlig                              sagsmappe Virksom...
LEDELSEN ER IKKE KONSEKVENT NOK          ”                 Lederne hænger i bremsen - de burde                 gå foran, m...
COPYRIGHT©     FORFØLGER I GEVINSTERNE?                   ”                        Nej – vi følger ikke op på             ...
COPYRIGHT©     Det digitale lederskab er en udfordring     ”Man kan lidt provokerende sige, at     en af de fremtrædende b...
COPYRIGHT©HVORDANfår vi større ogbedre udbytte afESDH   altså opnår dendigitalisering afprocesserne, somvi har talt om ima...
8 floskler!                                                                  COPYRIGHT©     De sædvanlige gode råd til ESD...
COPYRIGHT©DAGENS POINTE:        Digitale processer        gennem digital        ledelse23   24/01/2012
COPYRIGHT©  8 råd til digital ledelse1. Gevinstrealisering skal              5. Ledelsen skal involvere sig i   efterspørg...
COPYRIGHT©    Gevinstrealisering                                                                  Gevinstrealisering      ...
COPYRIGHT©Gevinstrealiseringenkommer først når it-systemet er rullet ud(men skal selvfølgeligforberedes!)
COPYRIGHT©            ORGANISERING – I OG EFTER PROJEKTET           Udpeg en overordnet ansvarlig for forandring samt     ...
COPYRIGHT©   Organisering – Et konkret eksempel på roller og ansvar   ved optimering af klagesags-processenStyregruppen (E...
SPØRGSMÅL29   1/24/2012
COPYRIGHT©CONTACT:                          Per AndreasenPHONE:                            +45 2727 731EMAIL:             ...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Devoteam per andreasen viden danmark seminar 24.1.2012

1,567 views

Published on

Per Andreasen, Devoteam, fortæller om ESDH rapporten ved VidenDanmarks seminar den 24.1.2012 om Digitalisering.

Published in: Education
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
1,567
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
512
Actions
Shares
0
Downloads
9
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Devoteam per andreasen viden danmark seminar 24.1.2012

  1. 1. VEJEN VIDERE - FRA ESDH TIL DIGITALISERING VidenDanmark konference, 25. januar 2012 Per Andreasen CONNECTING BUSINESS & TECHNOLOGY
  2. 2. COPYRIGHT© PROGRAM1. Dagens nyhed ... eller hva!?2. Hovedobservationer fra ESDH-rapporten3. Hvordan får vi større og bedre udbytte af ESDH altså opnår den digitalisering af processerne, som vi har talt om i mange år?2 1/24/2012
  3. 3. COPYRIGHT© DEVOTEAM CONSULTING I DANMARK Medarbejdere • 120 konsulenter med en gennemsnitsalder på 42 år • Høj anciennitet i Devoteam (gns. 5 år) • En af ”Danmarks Bedste Arbejdspladser” Kunder • 50/50 omsætning i privat og offentlig sektor • Opgaver inden for alle brancher • Høj kundetilfredshed (94% vil anbefale os til andre) Firmaet • Uafhængig it-konsulentvirksomhed • Etableret i 1978 som Fischer & Lorenz • Siden 2001 en del af den internationale Devoteam Group3 24-01-2012
  4. 4. COPYRIGHT© ET KORT TILBAGEBLIK Hvad sagde jeg for 10 år siden?4 1/24/2012
  5. 5. Erfaringer med at indføre digital forvaltning og ESDH Den 8. december 2002C o n n e c t i n g B u s i n e s s & T e c h n o l o g y
  6. 6. Behovet og situationen mange steder Medarbejdere bruger betydelig tid på de administrative processer De fleste administrative forløb er designet til at være papirbåren De nye teknologiske muligheder (især) e-post har medført betydelig dobbelt administration Tidsrøverne Tid på at gemme dokumenter Tid på at finde korrekte version af dokumenter Tid på at håndtere papir og elektroniske versioner Dobbeltarbejde i at vedligeholde det personlige e-post arkiv og virksomhedens papirarkiv Der er markante skjulte omkostninger begravet i administrative processer Fire dages arbejdsuge - der anvendes 18% af tiden på at finde dokumenter Et typisk dokument kopieres 11 gangeDevoteam Fischer & Lorenz 6
  7. 7. Problemstillingen – de fem arkiver! Personlig sagsmappe Virksomhedens EDH-system E-postkasse Virksomhedens fysiske arkiv Filserver og egen harddiskDevoteam Fischer & Lorenz 7
  8. 8. COPYRIGHT© EN NYTTESLØS ØRKENVANDRING? Har vi da slet ikke rykket os? Konklusioner fra ESDH-rapporten 20118 1/24/2012
  9. 9. COPYRIGHT©VEJEN VIDERE FRA ESDH –DIGITAL SAGSBEHANDLING IPERSPEKTIVESDH-RAPPORTEN 2011INGE BOGRAD 2290 3193 inge.bograd@devoteam.dkPER ANDREASEN 2427 7131 per.andreasen@devoteam.dk
  10. 10. Interview af 38 myndigheder om deres ESDH-anvendelse Interview og vurdering af 13 leverandører af ESDH-systemer til den offentlige sektor10 24/01/2012
  11. 11. COPYRIGHT©HOVEDPOINTERESDH forsvinder somselvstændig it-løsning ESDH Generation 2 – understøtter processer ESDH Generation 1 – klassisk ESDH ESDH Generation 0 – rent journalsystem
  12. 12. COPYRIGHT©HOVEDPOINTERESDH forsvinder somselvstændig it-løsningVi har fået digitale sagermen ikke digitale processerTilfredshed? Man har lært atleve med det!De store gevinster erudeblevet
  13. 13. COPYRIGHT© BAGGRUNDEN FOR DET MANGLENDE UDBYTTE1. Systemernes forkerte fokus Afsæt i journaltraditionen og ikke i forretningsprocesser2. Utilstrækkelig leverandørindsats Systemerne har ikke været færdige og testede Dårlige leveranceorganisationer3. Utilstrækkelige FESD-rammer Sat sig mellem to stole FESD kontrakt4. Utilstrækkelig ledelsesindsats Involvering og konsekvens13 1/24/2012
  14. 14. COPYRIGHT©14 1/24/2012
  15. 15. COPYRIGHT© HVORNÅR REGISTRERES DOKUMENTER I ESDH? SLUT 11% LØBENDE 34% VARIERER 55%15 1/24/2012
  16. 16. COPYRIGHT© ENSARTET ANVENDELSE? JA NEJ 26% 45% DELVIST 24% VED IKKE 5%16 1/24/2012
  17. 17. Problemstillingen – de fem arkiver! Personlig sagsmappe Virksomhedens EDH-system E-postkasse Virksomhedens fysiske arkiv Filserver og egen harddiskDevoteam Fischer & Lorenz 17
  18. 18. LEDELSEN ER IKKE KONSEKVENT NOK ” Lederne hænger i bremsen - de burde gå foran, men gør det bestemt ikke ” It-chefen bruger det rigtig meget - og mobber dem, der ikke gør ” Mellemlederne anvender det ikke systematisk – ingen af dem har set lyset!
  19. 19. COPYRIGHT© FORFØLGER I GEVINSTERNE? ” Nej – vi følger ikke op på gevinsterne ved ESDH. Der er for få ressourcer, og det er for svært. Og vi har ikke konkrete JA mål for, hvad vi vil have ud af det. 32% NEJ 68%19 1/24/2012
  20. 20. COPYRIGHT© Det digitale lederskab er en udfordring ”Man kan lidt provokerende sige, at en af de fremtrædende barrierer for øget offentlig digitalisering er de kommunale ledere selv. Der er blandt de ledende medarbejdere behov for større indsigt i de organisatoriske forandringer, der er forbundet med digitaliseringen og dermed i de forudsætninger, der skal være til stede for at kunne træffe de rigtige beslutninger.”. ”Kræmmergaard og Vest. Danske kommuner aug. 2011”20
  21. 21. COPYRIGHT©HVORDANfår vi større ogbedre udbytte afESDH altså opnår dendigitalisering afprocesserne, somvi har talt om imange år?21 24/01/2012
  22. 22. 8 floskler! COPYRIGHT© De sædvanlige gode råd til ESDH-implementeringFloskel 1. Vær ude hos brugerne, og hjælp dem!Floskel 2. Synliggør de gode historier – og brug dem til at forbedre anvendelsen andre steder i organisationenFloskel 3. Udvælg centrale tværgående eller afdelingsspecifikke arbejdsgange og koncentrer kræfterne om at optimere disseFloskel 4. Hold ambitionerne nede og vær parat til at ændre arbejdsgange for at bruge bedste praksis fra systemerneFloskel 5. Ledelsen skal holde fast – over for leverandøren og over for organisationenFloskel 6. Mellemlederne er nøglen til succesFloskel 7. Gør registreringsopgaven enkel og mest muligt automatiseretFloskel 8. Erkend at gevinsterne høstes på lang sigt - fortsæt med at arbejde med organisationen, justere arbejdsgangene og systemopsætningen22 24/01/2012
  23. 23. COPYRIGHT©DAGENS POINTE: Digitale processer gennem digital ledelse23 24/01/2012
  24. 24. COPYRIGHT© 8 råd til digital ledelse1. Gevinstrealisering skal 5. Ledelsen skal involvere sig i efterspørges af ledelsen prioriteringen af krav2. Udpeg en overordnet ansvarlig 6. Match leverandøren i jeres for forandring samt leverandørstyring lokalansvarlige for 7. Etabler en gevinstrealisering porteføljestyringsmodel3. Gevinstrealiseringen starter 8. Skaf midler og incitamenter til først når it-systemet er rullet ud udvikling og forandring4. Proceseffektivisering skal tage afsæt i de muligheder it- systemerne giver
  25. 25. COPYRIGHT© Gevinstrealisering Gevinstrealisering Og igennem Projekter leverer Giver mulighed for "transformation" af Output Resultater organisationen realiserer man Gevinster/Udbytte• Miljøer på plads • Systemet bruges af de • 5% reduktion af tid på• Idriftsat applikation forskellige brugere til at løse ”administrative opgaver”• Uddannelse gennemført de daglige opgaver som fx ombæring af papir• Beredskab etableret • Hurtigere genfinding (hver• Processer beskrevet medarbejder sparer 10 min• Godkendelser ok om dagen)• Osv, • Forbedret overblik over sager • Øget medarbejder- tilfredshed
  26. 26. COPYRIGHT©Gevinstrealiseringenkommer først når it-systemet er rullet ud(men skal selvfølgeligforberedes!)
  27. 27. COPYRIGHT© ORGANISERING – I OG EFTER PROJEKTET Udpeg en overordnet ansvarlig for forandring samt lokalansvarlige for gevinstrealisering I PROJEKTET EFTER PROJEKTET Projekt styregruppe Projektleder Forandringsleder Forandringsleder Forandrings- Forandrings- Forandrings- Forandrings- Projektgruppe agent agent agent agentDelprojektleder Delprojektleder 27 24/01/2012
  28. 28. COPYRIGHT© Organisering – Et konkret eksempel på roller og ansvar ved optimering af klagesags-processenStyregruppen (ESDH-implementeringen) Tager ejerskab til de udbyttetyper og mål vi går efter Sikrer rammerne for at dette er muligtAnsvarlig for transition/samlet gevinstrealisering - forandringsleder Ansvarlig for at gennemføre processen, der skal sikre at udbyttet realiseres Ansvarlig for kommunikation omkring detteSekretariatschefen (ejer af klagesagsprocessen) - forandringsagent Tager ejerskab til at realisere udbyttet for klagesager Sikrer rammerne i den enkelte enhed Overordnet forandringsagent /gevinstrealiseringslederGevinstrealiseringsleder - pr. enhed Ansvarlig for at definere enhedens gevinstmål (og tilhørende omkostninger) Ansvarlig for fremdrift og realisering Sikrer stabil opgaveløsning igennem transitionenDelprojektledere/daglige ansvarlige for klagesager Gennemfører processen lokalt i enheden. Skal sikre at udbyttet realiseres
  29. 29. SPØRGSMÅL29 1/24/2012
  30. 30. COPYRIGHT©CONTACT: Per AndreasenPHONE: +45 2727 731EMAIL: per.andreasen@devoteam.dkCOUNTRY:WWW.DEVOTEAM.DKAUTHOR: Per AndreasenDATE: 25. januar 2012FURTHERINFORMATION:© DEVOTEAM GROUPTHIS DOCUMENT IS NOT TO BE COPIED OR REPRODUCED IN ANY WAY WITHOUTDEVOTEAM EXPRESS PERMISSION. COPIES OF THIS DOCUMENT MUST BEACCOMPANIED BY TITLE, DATE AND THIS COPYRIGHT NOTICE.PICTURES:DREAMSTIME.COM OG BIGSTOCKPHOTO.COM30 1/24/2012

×