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Analisis E Interpretacion De Indicadores

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Analisis E Interpretacion De Indicadores

  1. 1. Análisis e Interpretación de Indicadores de Gestión y Resultados Desarrollar capacidades para describir el comportamiento estático y dinámico de los valores calculados de indicadores de demanda, eficiencia, velocidad de los procesos, efectividad y resultados, para evidenciar los niveles de cumplimiento de una política, plan, programa o proyecto.
  2. 2. ¿Qué es analizar? ¿Qué es interpretar “Proceso de “Proceso explicativo a categorización, partir de análisis confiables ordenación y descripción de indicadores de distinto del comportamiento de tipo, complejidad, uno o más indicadores de jerarquía y categorías que gestión y/o resultados, permiten estimar (derivar con la finalidad de inferencias) o determinar conocer la relaciones causa-efecto y direccionalidad de una repercusiones en cadena determinada Unidad de para evaluar y decidir en Análisis” base a un plan”
  3. 3. Niveles de Análisis e Interpretación de Indicadores de Gestión y Resultados…¿Cómo leer Indicadores…? 1.Análisis Estático 5. Análisis e Intradindicador Interpretación Estático Intraindicador 2.Análisis Estático 6. Análisis e Interindicador Interpretación Estático Interindicador 3. Análisis Dinámico 7. Análisis e Intraindicador Interpretación Dinámico Intraindicador 4. Análisis 8. Análisis e Dinámico Interindicador Interpretación Dinámico Interindicador
  4. 4. Experiencia y conocimiento aplicado con juicio SABIDURIA JUICIO VALORES Y EXPERIENCIA CONOCIMIENTO SINTESIS INFORMACION ANALISIS DATOS
  5. 5. ¿…cuáles son las herramientas que se utilizan para conectar ideas habladas o escritas…? ¿Qué son los conectores? “Son unidades léxicas que a. Relaciones de adición “Son unidades léxicas que permiten indicar el tipo de permiten indicar el tipo de enlace enlace entre entre información información b. Relación de oposición precedente precedente y y la la nueva nueva información que se introduce información que se introduce c. Relación de consecuencia para producir información”. para producir información”. ¿Cuántos tipos de ¿…para qué se utilizan los conectores…? ¿…para qué se utilizan los conectores…? conexión o relación conectiva se pueden “…son utilizados como indicadores funcionales para organizar textos e ideas distinguir entre dos o habladas y crear una determinada más enunciados? perspectiva textual, para enfatizar puntos decisivos, rebatir puntos anteriores, etc… manifiestan la linearización del pensamiento…”
  6. 6. ¿…cuál es la tipología de conectores por cada tipo de RELACION…? a. Conectores b. Conectores c. Conectores sumativos argumentativos consecutivos • Además (E) • Sin embargo (E) • Por (lo) tanto (E) • No obstante (E) • Por consiguiente (E) • Asimismo (E) • Ahora bien (O) • En consecuencia (E) • Encima (O) • En cambio (O-E) • De ahí que (E) • Por el contrario (E) • Así pues (E) • Por una parte (E) • De todos modos (O) • Así que (O) • Por otra parte (E) • Con todo (E) • Luego (E) • (Ni) aun así • Pues (E) • Igualmente (E) Para observación Para valoración personal, primordial, entornos de oral, crítica, igual de hipótesis, advertencia, Posición intermedia, importancia, articulación amenaza, conclusión, conclusión inferida, de información adicional, resumen, juego con la conclusiones de mayor importancia, negación, oposición cierre, rigor inferido desglose de bloques, no conclusiva y subjetiva, oposición entre contraste por contenidos comparación.
  7. 7. ¿…cuáles son las herramientas que se utilizan para conectar ideas habladas o escritas…? Función Conectores Para indicar el orden cronológico y el orden Primero, Finalmente, de importancia. Segundo, Sobre todo, En primer lugar Lo más importante Antes que nada Antes Ante todo Mientras En último término Después Por último Por fin, Para introducir una idea adicional Y, Algo semejante ocurre con Además, Al mismo tiempo Así mismo Para introducir un contraste Pero, A diferencia de, Sin embargo, Mientras que, Ahora bien, No obstante, Aunque, En cambio, Para introducir un ejemplo Por ejemplo, Tal como, Así, Un ejemplo de Para introducir una explicación Es decir, En otras palabras, O sea que, Esto es, Para introducir causa Porque, Debido a lo que, Puesto que, Ya que, Para introducir un resultado En consecuencia, Por lo tanto, Por consiguiente, De ahí que, Para introducir una condición Si, A condición de que, Siempre que, Para introducir la finalidad Para que, Con objeto de, A fin de que,
  8. 8. Función de los Conectores Función Conectores Para introducir una comparación Como, Del mismo modo, Al igual que, DE modo similar, Para introducir una conclusión En resumen. En conclusión, En una palabra Para concluir,
  9. 9. Ejercicios de Análisis e Interpretación de Indicadores de Gestión y Resultados
  10. 10. Ejercicio Nº ___ Gestión ...en cuanto a la productividad del Departamento de Control de Del mismo modo este crecimiento se vio influenciado por el Presupuestario se refiere, podemos observar que la cantidad de comportamiento que presentó la ejecución de la porción Comprobantes de Ingreso y Egreso Aprobados y Remitidos circulante de la deuda a largo plazo, la cual fue estimada en Bs. incremento hasta 139 comprobantes, 40 más de los procesadas 29.601,0 millones y se ejecutó en Bs. 56.573,9 millones, es decir, para el mes de Septiembre. En cuanto a la cantidad de horas- un 91,1 por encima de las estimaciones iniciales. hombre se refiere puede observarse que aunque 5 de 12 Comentarios: trabajadores disponibles disfrutaban de sus vacaciones ( 5 x 7.5 x 0.83 x 20 = 622.6 horas- hombre), ello no constituyó factor limitante en el nivel de productividad logrado, el cual ascendió a 29.68%. Los factores incidentes en este incremento derivaron del hecho de que se gestionaron 4 pasantes ante la Gerencia de Relaciones Industriales, a quienes se les asignó tareas Ejercicio Nº ___. superestructuradas, asignándoseles las tareas complejas a los empleados de mayor experiencia en el departamento, por otro Resultados Por otro lado, la fuerte disminución del nivel de devoluciones Puede observarse que en términos de la gestión global de representó un 12.8% lo que fue determinante en el incrementó EDELCA, la efectividad de la producción incrementó en un 7.8% de la productividad. A futuro este esfuerzo estará vinculado a para el segundo semestre del año1998, mientras que la reuniones de discusiones de calidad en el llenado de la eficiencia en el uso total de recursos incremento en un 6.8%, documentación consignada ante el Departamento de Control habiéndose generado un incremento de la productividad de un Presupuestario, en el resto de los departamentos y gerencias de 14%. Sin embargo debe dejarse establecido que un 34.6% del la sede. Para este proceso se utilizarán Gráficos de Pareto e nivel de efectividad de la producción para el mismo semestre no Histogramas demostrativos de las relaciones causa-efecto se materializó como percepción de ingresos, lo que se incidentes en el porcentaje de devoluciones actuales, así como demuestra mediante el indicador de oportunidad en la se reforzarán los elementos técnicos claves en materia cancelación de la energía vendida, la cual es de un 18.4% (33.58 presupuestaria. días). En este sentido se recomienda concebir y diseñar una Comentarios: política de venta de energía y considerar la inclusión de cláusulas en la formalidad de la venta que penalicen y aminoren el tiempo de recuperación de los bolívares-venta aunado al incremento de la inflación en un 3.6% promedio intermensual podría afectar la operacionalidad de la organización en un momento futuro de gestión. En cuanto al nivel de eficiencia parcial (tecnología mayor) se refiere, puede observarse que la capacidad instalada, mantiene un desaprovechamiento de un Ejercicio Nº ___. 26.8%, el porcentaje más alto de todas las centrales hidroeléctricas de Latinoamérica; margen porcentual de posible aprovechamiento en los procesos de expansión de largo plazo El pasivo circulante experimentó un crecimiento de un 9.9% en que incrementarían aún más la productividad. relación a lo previsto lo cual se debió, fundamentalmente, a que las cuentas y efectos a pagar se incrementaron en un Comentarios: 86.9% motivado básicamente a la no cancelación de los montos considerados en la formulación para los rubros intereses de mora e impuestos por pagar.
  11. 11. DIVERSOS COMPORTAMIENTOS DE UN INDICADOR DE PRODUCTIVIDAD P 1.X = = I = 2.X = P = I Tiempo P Aprobaciones Productos Real X= X = X= = Tiempo Demandas 3.X = Insumos Planificado I =P = 4.X = I P 5.X = = I
  12. 12. … cuando los valores absolutos no dicen nada… Puestos de trabaja = … he incrementado los otorgados … aunque,,, puestos de trabajo…. Habitantes residenciados … hemos incrementado la capacitación …. Talleres dictados Horas-hombre = … no obstante,,, invertidas Bs. Recaudados = … hemos incrementado la (precios corrientes) … sín embargo,,, recaudación …. Bs. recaudados (precios constantes) Créditos agrícolas = … he incrementado la aprobados … en cambio,,, aprobación de créditos Solicitudes de agrícolas … créditos consignadas
  13. 13. … cuando los valores absolutos no dicen nada… = … he incrementado los … aunque,,, puestos de trabajo…. … hemos incrementado la capacitación …. = … no obstante,,, = … hemos incrementado la … sín embargo,,, recaudación …. … ________________________ …___________________.., ________________________ ______________________... =
  14. 14. Ejercicio: EJEMPLO DE UN CASO CON APLICACIÓN DEL CONCEPTO DE PRODUCTIVIDAD (United States Office of Personnel Management Office of Intergovernmental Personal Programs, MANAGERS GUIDE FOR IMPROVING PRODUCTIVITY, Octubre 1980) Es necesario distinguir entre eficiencia y efectividad. Eficiencia es Usted decide redefinir su misión para “identificar a las familias la medida de la cantidad de trabajo generada por día por cada más necesitadas y proporcionarles prestamos de manera bolívar invertido. La efectividad es la medida de cuán bien se selectiva”, con la submetas siguientes: “otorgar 30.000 logra un objetivo. prestamos durante el año” (7.500 por trimestre) y “procesar aplicaciones en 30 días”. Por ejemplo, digamos que usted tiene una UNIDAD DE RESPUESTA DE QUEJAS, y establece como meta que todas las Usted analiza las unidades que revisan la aplicación de quejas deberían ser respondidas en 10 días. Revisando sus préstamos y encuentra que los empleados en una unidad prácticas actuales, usted encuentra que sólo 40% de las quejas completan 8 aplicaciones al día, mientras que las de la otra son respondidas dentro de ese lapso de tiempo. Usted también unidad completan 12. También encuentra que los trabajadores se da cuenta que los empleados de su unidad pueden responder más lentos casi no cometen errores, mientras que los más a un promedio de 12 quejas al día, mientras que los empleados rápidos tienen una tasa de error del 20%. Usted simplifica la de una unidad similar responden con 20 al día. Una razón que forma de aplicación, reduce el número de revisiones requeridas, usted identifica , es que la segunda unidad tiene máquinas de entrena a los empleados, y otorga premios como incentivos a los escribir automáticas, de tal forma que usted las considera como que más producen sobre el estándar de 12. Ahora los empleados referencia para la primera unidad, y luego toma otra medición. están procesando 15 aplicaciones al día, casi libres de errores. Los empleados ahora logran un promedio de 20 quejas al día, y responden a todas dentro de 10 días. De acuerdo, usted ha Usted encuentra que ha aprobado 6000 prestamos al final del mejorado la eficiencia de una unidad, pero ahora veámoslo en el primer trimestre, y que el promedio de tiempo de procesamiento contexto de toda la organización. es de 40 días por préstamo. Usted está por debajo en 1500 prestamos y el tiempo de procesamiento es de 10 días más allá Su misión, según señala la información tomada de su paquete de lo establecido. presupuestario, es “Proporcionar prestamos a todos las familias elegibles.” Usted, o alguien, ha determinado que no tiene Usted sostiene reunión con sus trabajadores claves quienes les suficientes fondos para lograr esta misión en su totalidad. Usted comunican que es imposible cumplir con la meta. Usted redefine decide no publicitar el programa y conceder los prestamos bajo su objetivo a 24 mil prestamos al año, pero insiste en que las el criterio de primero en solicitar-primero en ser servido. A mitad aplicaciones sean procesadas en 30 días. Usted está obteniendo de año el dinero se acaba; y usted se ve afectado por 200 quejas sólo 20 quejas a la semana, así que la unidad de quejas esta casi al día. Debido a que existe la necesidad de ser eficiente y a marcha lenta. Usted decide utilizar el personal de apoyo y efectivo, su unidad de quejas puede responder en 10 días, pero equipo de la unidad para procesar las aplicaciones de préstamos, usted no ha logrado su misión cual es la de “proporcionar que ahora están siendo preparadas manualmente. Este prestamos a familias elegibles”. Su efectividad organizacional es movimiento reduce el tiempo de procesamiento a 30 días. Usted inadecuada, o su misión es no realística. ha mejorado la eficiencia y efectividad, es decir, la productividad.
  15. 15. Las habilidades desarrolladas en el análisis e interpretación constituyen la base de la Evaluación de Gestión y Resultados • Nuestra lógica puede estar equivocada! • Necesitamos identificar y revisar lo que no esté funcionando • Necesitamos aprender de lo que esté funcionando y replicarlo
  16. 16. Hidro… ¿…hacia dónde M.A.R.N. Empresas Recolectoras de Basura marcha el Ministerio…? Horas-aprobación Bolívares Horas-procesamiento plantas de cancelados-recolección quejas de basura X= X= Bolívares-deuda purificación Quejas X=Plantas de purificación consignadas instaladas recolección de basura Metros3 de Mts3 de agua Toneladas aguas negras purificada de basura eliminadas X= recolectada X= Metros3 de Mts3 de agua X= Toneladas aguas negras contaminada de basura en META existente de reducción PlantasPlantas purificadoras purificadoras Puntos-satisfacción recolección de basura de aguas negras de aguas X= AÑO 2000 negras Puntos-satisfacción X = AÑO 2005 teóricos recolección Plantas de basura purificadoras de aguas negras AÑO 1999 Casos de cuadros diarreicos registrados X= Habitantes en el área estimados
  17. 17. Total de Delincuentes Total de armas RO4.5 X= X= Capturados decomisadas Total de Total de armas Delincuentes existentes en la Denunciados comunidad Se observa que la tasa de 50 captura tiende al descenso, 2.50 La organización encargada de la seguridad en la zona se 40 lo cual no se interpreta 2.45 encuentra por debajo del como un incumplimiento al 2.40 30 objetivo institucional, sino a 2.35 nivel de competitividad de los delincuentes, dado que 20 una reducción del auge 2.30 las armas en manos éstos son delictivo; mayormente 2.25 10 localizado en la zona “c”. En 2.20 de superior sofisticación que 0 las que poseen los efectivos consecuencia habiendo 2.15 policiales. Las armas de los T1 T2 disminuido el denominador 2.10 delincuentes disponen de T3 en mayor proporción al 1 T4 2 RAYOS LASER. T5 numerador, el indicador 3 4 global muestra igual 5 comportamiento. Anamuc, Ercus, 2005 Anamuc, Ercus, 2005
  18. 18. Total de inspecciones Total de solicitudes de policiales realizadas cobertura policial según las segú X= X= analizadas oportunamente especificaciones “a”, “b”, “c” y “d” Total de solicitudes Total de inspecciones policiales planificadas de cobertura policial según especificaciones segú consignadas “a”, “b”, “c” y “d” 80 Se observa una tendencia a 50 satisfacer las exigencias de La tendencia de este indicador 60 seguridad oportunamente, lo es a la disminución, con lo cual 40 cual puede estar incidiendo en el sentido de maximización no 40 la tendencia del indicador 1. es objeto de cumplimiento por Sin embargo, ello no está 30 parte del gobierno, lo que con 20 influenciado por una mayor mucha seguridad influenciará cantidad de recursos 20 en la productividad del servicio 0 vehiculares, sino más bien por de seguridad. Será necesario una mejora de los planes de 10 desagregar el cumplimiento 1 2 3 cobertura, los cuales 0 por separado, a los efectos de 4 5 estuvieron influenciados por atender los requerimientos y un sentido estratégico en su 1 2 mejoras del caso. diseño. 3 4 5 Anamuc, Ercus, 2005 Anamuc, Ercus, 2005
  19. 19. Total de Años-edad- Añ os- edad- Total de Automóviles Automó asesinados Recuperados en el X= X= lapso de 72 horas Total de asesinados Total de Automóviles Total de años-edad- añ os- edad- Automó Recuperados Antes y asesinos Después de 72 horas Despué Total de 40 asesinos 0.85 La tendencia de este Se observa que el promedio de 30 indicador representa un 0.80 edad se ve fuertemente logro significativo para el influenciado por el valor gobierno, si se toma en 0.75 promedial de los asesinos, lo 20 cuenta la exigencia que significa que la juventud establecida para el proceso 0.70 está atentando contra la vida de de recuperación. No los adultos. Un mejor análisis de 10 obstante, debe prestarse 0.65 este indicador puede requerir atención a las condiciones 0.60 de los indicadores de posesión 0 en las que se localiza cada de armas de la población automóvil y el lugar de 0.55 juvenil, así como la distribución, 1 recuperación, con la venta y consumo de drogas por 2 3 finalidad de complementar 1 2 4 3 edades y por zonas, dados los 5 con otros indicadores 4 reportes analizados. 5 Anamuc, Ercus, 2005 Anamuc, Ercus, 2005
  20. 20. Reporte Integral de Resultados de Propuestas Comunales 1.- UNIDAD DE ANALISIS: Barrio la Resurrección 2.- REPORTE NRO: 7 3.- REUNION NRO: 18 4.-FECHA: 17-7-2001 8.-SOLUCIONES O 10. DECISION 5.INDICADOR:Nivel de Robos a la Propiedad Privada 6.- CAUSAS DE DESVIACIONES POSITIVAS O NEGATIVAS 7.- Grupo Responsable REFORZADORES 7.- Grupo Responsable RECOMENDADOS APROBADO RECHAZADO C1. S1. Racionalizar módulo del X Alto consumo de drogas en sistema de información “D” y “A” jóvenes entre 18 y 23 años “D” asociado a consumo de 100 drogas y sus vinculaciones. C2. S2.Contactar y demostrar con gráficos X Obras inconclusas en estado la incidencia del bajo nivel de abandono “A” luminotécnico en la delincuencia “A” y “J” de la zona a la gerencia del servicio eléctrico. C3. Armas de fuego con modelos S3.Recomendar a las autoridades X 50 establecer normas de uso de “B” “C” y “J” superiores a las poseídas por los “B” las armas de fuego de los gendarmes de la zona. gendarmes. C4. S4. Redactar propuestas a las Escaso apoyo de las instancias X autoridades de la Entidad “C” Federal, asociadas el hecho “B” y “C” legales, lo que incide en una alta delictivo, complementado con 0 rotación de apresados. los valores de los indicadores del caso. C5. Corrupción policial (evidencia de S5. Comunicar a las autoridades policiales de posesión de armas en manos de X “E” la zona la posesión de “E” “C” “D” delincuentes con códigos de la armas de fuego para y “J” 11. INDICADORES 12. PERIODOS verificar especificaciones. SATELITES M1 M2 M3 M4 M5 M6 institución policial) Rotación de apresados 2.8 3.4 3.9 4.10 4.8 5.1 C6. Inexistencia de seguimiento S6. X Consolidar información en Módulo de Tiempo Unitario sistemático de los factores que “J” Seguridad para comunicar a las familias y autoridades los indicadores de factores y “E” y “J” de Captura del 48 42 32 24 15 13 delincuente(horas) inciden en los patrones de la agregación y desagregación de aspectos-hecho delictivo.Digitalización Tasa de Conexión al “Sistema Interbarrio” 1.2 12.1 16.9 32.5 39.1 46.1 conducta delictivos. de fotos de delincuentes de la zona. Intervalo de Horas 6 y 8 8 y 10 5 y 7 9 y 11 10 y 12 6 y 9 15. COSTO DE SOLUCIONES 16. TIEMPO- TIEMPO- 18. FECHA del Hecho Delictivo p.m. p.m. p.m. p.m. p.m. p.m. O REFUERZOS EJECUCION 17. BENEFICIO PLANIFICADO VERIFICACION 13. INDICADOR DISFUNCIONAL PROGRAMADO EJECUTADO 4-8-2001 Reducción de tenencia de armas B1 . S1 Bs. 19.000.000,oo S1 Bs. 19.000.000,oo 75 días dí 30-8-2001 Total de delitos a la B2. Incremento de la productividad laboral propiedad privada S2Bs. S2Bs. 14-9-2001 X= B3 . Menor tasa de mortalidad Total de unidades habitacionales S3 Bs. S3 Bs. Mantener nivel de tiempo de captura 10-9-2001 en la zona B4 . S4 Bs. S4 Bs. Mejora visualización y concentración geográfica de 22-10-2001 B5. delincuentes. 14. VALORES % 8 6.5 5.2 2.1 1.7 0.89 S5Bs. 6.000.000,oo S5Bs. 6.000.000,oo 30 días dí
  21. 21. Resultados de Análisis Estadístico de Valores Históricos (Violaciones últimos 6 años) ZONA ESTE 2,8 ZONA SUR 4,2 ZONA ESTE EDAD 22 - 28 3,98 ZONA SUR EDAD 28 - 34 1,92 ZONA ESTE 9:40 P.M. 2:35 A.M. 2,10 ZONA SUR 11:20 P.M. 4:56 A.M. 11:20 P.M. 4:56 A.M. 1,15 EDAD PROMEDIO DE VIOLADORES 18.4 DIA VIERNES-SABADO (VIOLACIONES) VIERNES-SABADO (VIOLACIONES) 71.32% DIA LUNES A JUEVES (VIOLACIONES) 28. 68% DISTANCIA HOGAR DE VIOLADA 13,8 DIATANCIA HOGAR DEL VIOLADOR 21,70
  22. 22. Reporte Integral de Gestión No . 14 1.- UNIDAD DE ANALISIS: Dirección de Finanzas 2.- REPORTE NRO: 7 3.- REUNION NRO: 18 4.-FECHA: 16-7-2001 8.-SOLUCIONES O 9.-UNIDAD 10. DECISION 5.INDICADOR: Nivel de Inconformidad de 6.- CAUSAS DE DESVIACIONES 7.-UNIDAD REFORZADORES RESP. Depósitos en Cuenta al POSITIVAS O NEGATIVAS RESP. RECOMENDADOS APROBADO RECHAZADO Personal C1. S1. Racionalizar y automatizar Procesos manuales ofrecen Organizació Organizació 100 dicrecionalidad que posiblemente afecta confiabilidad del producto final. “D” procesos, así como ajustar mecanismos de control. ny Métodos y Sistemas X C2. Inexistencia de un método de S2. Estudiar mecanismo que Organización y Organizació eliminación oportuna de renunciantes y fallecidos. “A” genere simultaneidad de provisión de información entre unidades involucradas Métodos, Finanzas y Personal. X 50 C3. S3. Personal, X Selección errada de beneficiarios Crear métodos de control Sistemas y “B” apoyados en automatización en nómina mediante tecnología. Finanzas C4. Ambigüedad en el proceso de S4. Estandarizar estructura de X comunicaciones entre comunicaciones entre las unidades “C” unidades, mediante Recursos 0 Humanos responsabilizadas del proceso de reuniones técnicas. depósitos C5. S5. Estandarizar Lista de Chequeo del Solicitud de pagos indebidos no Proceso de Pago, Métodos de X “E” Validación en los sistemas Todas las ajustados a la normativa legal internos entre UNIDADES Unidades 12. INDICADORES 13. PERIODOS INVOLUCRADAS. SATELITES M1 M2 M3 M4 M5 M6 existente Anteriores Bs. Erroneamente 2.8 3.4 3.9 4.10 4.8 5.1 C6. S6. Depositados (miles-mill) Tiempo Unitario de Retrabajo en un Ciclo 48 52 52 54 55 53 (en horas) Causa Abono Personas Fallecidas/Errores Totales 34.2 22.1 20.9 12.5 6.1 2.1 Satisfacción de 16. COSTO DE SOLUCIONES 17. TIEMPO- TIEMPO- 19. FECHA 0.2 0.3 0.4 0.56 0.58 0.4 O REFUERZOS EJECUCION 18. BENEFICIO PLANIFICADO Usuarios VERIFICACION 3 0 9 0 14. INDICADOR DISFUNCIONAL PROGRAMADO EJECUTADO Aprovechamiento del Recurso Humano 4-8-2001 B1 . S1 Bs. 89.000.000,oo S1 Bs. 78.000.000,oo 75 días dí Rescate parcial del patrimonio del Total de depósitos depó 30-8-2001 B2. Ministerio INCORRECTAMENTE realizados S2 Bs. S2 Bs. Incremento de la satisfacción de los B3 . usuarios 14-9-2001 X= Total de depósitos realizados depó S3 Bs. S3 Bs. Mejores relaciones con instituciones 10-9-2001 B4 . bancarias S4 Bs. S4 Bs. 22-10-2001 Mejora de la imagen institucional B5. 15. VALORES % 8 6.5 5.2 2.1 1.7 0.89 S5 Bs. 6.000.000,oo S5 Bs. 6.000.000,oo 30 días dí
  23. 23. Anamuc, Ercus, 2005 SISTEMA DE INDICADORES UNIDAD DE ANALISIS: GERENCIA DE SERVICIOS COMUNITARIOS REPORTE Nº__________ FECHA REUNION: __/___/___. FORMULA DE CALCULO COMPORTAMIENTO ANUAL TOTAL DE DIAS REALES UTILIZADOS EN EL PROCESO (*) 1998 1.00 ITE = 1999 0.89 TOTAL DÍAS STANDAR ESTABLECIDO POR LA ORGANIZACION 2000 0.55 (*) EL TIEMPO DESDE EL CONTACTO CON LA EMPRESA HASTA EL MOMENTO CUANDO ADQUIERE LA UNIDAD DE TENDENCIA 2001 0.36 TRANSPORTE. GRAFICA DEL COMPORTAMIENTO ANALISIS E INTERPRETACION EL INDICADOR MUESTRA LA CAPACIDAD QUE TIENE EL GOBIERNO DE ANUAL PROCESO DE ERCUS PARA ATENDER LAS DENUNCIAS DE VIOLACIONES A LA INTEGRIDAD FÍSICA. EN LOS ULTIMOS 3 AÑOS, LAS 1.2 AUTORIDADES GUBERNAMENTALES DE ERCUS HAN MEJORADO LOS 1 TIEMPO DE RESPUESTA A LAS DENUNCIAS, DETERMINADO 0.8 PRINICIPALMENTE POR UNA REDUCCIÓN DE PROCEDIMIENTOS 0.6 BUROCRÁTICOS Y SELECCIÓN DE DATOS FUERTEMENTE VINCULADOS 0.4 A LAS VIOLACIONES QUE SE SUCEDEN EN ERCUS. 0.2 No obstante, puede decirse que la comunidad ha tenido una incidencia 0 determinante en esta mejora, dada la integración de las autoridades de 2002 2003 2004 2005 Seguridad Ciudadana con los habitantes. El gobierno de Ercus acordó comunicarse con los ciudadanos a través de Internet, mediante la utilización de formatos electrónicos que le permiten al gobierno calcular AÑOS automáticamente e instantáneamente los indicadores que no sólo tienen que ver con violaciones, sino también con el resto de los problemas delictivos identificados.
  24. 24. Fase 4 Tratamiento de Desvíos y Generación de Soluciones Identificar oportunidades de mejoramiento a través del análisis de uno o más desvíos de indicadores de gestión y/o de resultados, que conduzcan al establecimiento de metas operativas y estratégicas como expresión a la transformación de la organización y a los requerimientos de la ciudadanía
  25. 25. ___. Un Enfoque Tecnológico aplicado a la Producción y Selección de Soluciones ¿…es ésto? ¿Qué es tecnología? ¿Qué no es tecnología? 1. Arboles 2. Rocas 3. Materiales naturales Todos estos son productos de la tecnología, pero tecnología es algo más que eso… 1….implica convertir Tecnología es una combinación de: elementos naturales 1. Gente como tu en productos útiles 2. Tus ideas 2. Es el uso práctico 3. …y las herramientas que utilizas para del conocimiento resolver problemas humano
  26. 26. Tecnología es: “Es la aplicación del conocimiento y el uso de los recursos para satisfacer las necesidades de la gente y resolver problemas” “Se requiere “Se pide no proporcionar soluciones presupuestarias, ser sino ideas brillantes que creativo” luego pueden o no requerir dichos recursos”
  27. 27. El Proceso Mental y Administrativo para la Toma de Decisiones El proceso de análisis e interpretación de los resultados de cálculo de los porcentajes que señalan la ejecución exitosa o no de un determinado plan, gira en torno a un proceso mental cuya lógica secuencial acumula conocimiento y agrega valor a los procesos de transformación, a partir de los procesos de medición del desempeño de la organización y de los resultados con que ésta influya en su entorno social y económico. Las acciones mentales y procedimentales que permiten sacar provecho de los valores de los indicadores son los siguientes: 1. Observe cuál es la estructura del Indicador de Primer Nivel colocada en el numerador de la relación. Mentalice la categoría de la variable y su unidad de medida. 2. Observe cuál es la estructura del Indicador de Primer Nivel colocada en el denominador de la relación. Observe su categoría de variable y verifique que se trata de un patrón de referencia representado por una meta institucional, local, nacional o internacional. 3. Mentalice la denominación de la relación del numerador y denominador anteriores, y asóciela a lo que se pretende medir 4. Una vez observado el porcentaje que ilustran las correspondientes operaciones aritméticas, como expresión del valor numérico de los esfuerzos realizados por una determinada Unidad de Análisis, identifique el desvío (si lo hubiere) que servirá de punto de partida para plantear un reto de aumento o un reto de disminución. 5. El siguiente paso consiste en identificar los factores que incidieron en el desvío positivo o negativo del indicador, o puede tratarse simplemente de un cumplimiento exacto del 100% (si el porcentaje no está contaminado). Los factores pueden ser los mismos de un período anterior, una parte de ellos o son absolutamente pertenecientes al período de planificación y medición actual. Los factores pueden ser económicos, físicos o cronológicos, internos o externos, negativos o positivos. Se observa que existe una clasificación de factores, por lo que el analista-interprete de indicadores debe hacer un recorrido mental en base a esta diversidad de factores como fase preparatoria para influir en la reacción gerencial del nivel estratégico. Esta acción, puede ser complementada con la participación de otros técnicos por lo que se deben desarrollar reuniones con el resto de los integrantes de la Unidad de Análisis considerada, mediante el uso de los instrumentos correspondientes. 6. Habiéndose identificado los factores que determinaron un determinado nivel de desvío, deben surgir las soluciones operativas (en el ámbito de la estructura de la organización) y las de tipo estratégico. Estas soluciones vienen determinadas por la clasificación de los factores correspondientes a la acción anterior. Debe observarse que un medio de presentación de gestión o resultados, debe considerar y presentar al nivel estratégico las soluciones que factiblemente puedan ser implementadas, de tal forma que el nivel estratégico posea puntos de partida para seleccionar una o más de ellas. 7. Tanto los factores incidentes en el comportamiento del indicador como las soluciones, se convierten en insumos para analizar su comportamiento. El nivel de narrativa de los comportamientos de los indicadores, queda sujeto a la importancia de cada uno de ellos. 8. Esta fase se realiza para lograr retroalimentación generalizada entre los miembros de la Unidad de Análisis, por lo que de existir aun posibilidades de mejorar la calidad de lo establecido hasta ahora en la elaboración de un medio de presentación de gestión o resultados, quedará sujeto a la participación de los técnicos y la máxima autoridad de una dependencia de la organización. Con esta fase se acuerda el ensamblaje final del medio de presentación. 9. Habiéndose ensamblado el medio de presentación, y verificadas las especificaciones de calidad estética y técnicas correspondientes, se enviará al departamento que corresponda su validación correspondientes (la Oficina de Planificación y Presupuesto, Organización y Métodos, Organización y Sistemas, u otra).
  28. 28. 10. La Oficina de Planificación y Presupuesto establecerá las vinculaciones entre los resultados numéricos de cada una de las Unidades de Análisis, debiendo establecer las relaciones causa-efecto entre ellas, y complementar con el análisis e interpretación global determinado o estimado en un plano tal que muestre la direccionalidad institucional como expresión del esfuerzo de las áreas que conforman a la organización. 11. Una vez complementado el medio de presentación de que se trate, con los criterios anteriormente comentados, la Oficina de Planificación y Presupuesto lo elevará al nivel superior, de tal forma de enterar a dicho nivel y éste establezca las nuevas acciones operativas y estratégicas a las que hubiere lugar. 12. En esta fase, el nivel superior de la organización en compañía de los gerentes de las distintas Unidades de Análisis, estudia la factibilidad de considerar una o más acciones propuestas por el componente gerencial. Este proceso debe conducir, asimismo, al establecimiento de las metas para el próximo período, o al menos de los criterios que le permitan a los gerentes establecerlas. 13. Las metas que se establezcan, deben ser monitoreadas a los efectos de constatar los beneficios que de su ejecución se deben derivar y establecer los correctivos que correspondan en el curso del tiempo. 14. El cumplimiento de las metas y objetivos bajo mediciones progresivas, deben explicar si la organización está generando influencias a favor de la ciudadanía. Es decir, una cantidad de mediciones de varias metas en varios períodos, debe ser una expresión del cumplimiento de su razón de ser y en consecuencia se deben conocer los tiempos de espera necesarios para verificar los resultados de su desempeño. Bajo la consideración de que estas fases forman parte del proceso mental y administrativo para mejorar los procesos de Rendición de Cuentas, la organización debe enfatizarlas e institucionalizarlas. Sólo de esta manera se podrán identificar las oportunidades para hacerlo mejor en el curso del tiempo, y conocer las contribuciones de cada una de las Unidades de Análisis. En la página siguiente, se resume mediante el correspondiente diagrama las fases que se han detallado.
  29. 29. Diagrama de Acciones para la Toma de Decisiones Patrón de Referencia ¿Cuáles? ¿Cuál es la estructura 3. Denominación de redacción del Sustantivo en plural Verbo en participio numerador? Fórmula del ¿Qué denominación 1. Total de (unidad de medida) pasado (acción) recibirá la relación? = Indicador 2. Total de Sustantivo en plural Verbo en participio ¿Cuál es la estructura pasado (acción) de redacción del (unidad de medida) denominador? 7. Análisis e Interpretación del Indicador 4. Identificar desvío ¿Se trata de un reto de N 1. aumento o de I 2. del indicador disminución? ¿Cuál será el nivel de profundidad con V 3. 4. que se narrarán los resultados E numéricos de la medición del 5. ¿Cuáles factores de estas L 6. desempeño y los resultados? 5. Identificar factores categorías incidieron en el E 7. incidentes positivos comportamiento del indicador? S 8. y/o negativos 5.1. Internos ¿Existe oportunidad de Económicos agregar valor al medio de presentación? Físicos 8. Reunión con participación de Cronológicos técnicos de la gerencia 5.2. Externos 14. Reflexión y feedback ¿Ha mejorado el desempeño de la organización? 9. Envío de Informe Gerencial o 6. Reacción Gerencial (soluciones operativas y estratégicas) ¿La organización ha generado influencias a favor del sector Memoria y Cuenta a la unidad ¿Cuáles serán las estrategias que revertirán A R correspondiente situaciones críticas o impulsarán el industrial y de la sociedad? ¿Qué vinculaciones comportamiento de un indicador? globales puede 6.1. Operativas ¿Cuáles hacer dicha unidad estrategias 10. Consolidación de Económicos 13. Monitoreo de metas y serán información con inclusión de aprobadas o evaluación de beneficios Físicos indicadores por una unidad rechazadas? autorizada en la organización Cronológicos ¿Cuál estrategia fue 6.2. Estratégicas seleccionada por las 12. Selección de soluciones y Este diagrama corresponde al libro “Instrumentos y Técnicas de la propuestas de gerentes Rendición de Cuentas: Un Enfoque Estratégico”, de Diofante Acevedo de ka institución? establecimiento de metas 11. Envío a Presidencia Gamboa (texto en proceso de producción).
  30. 30. ¿Qué es una solución? ¿Cuáles herramientas utilizamos para Es una acción correctiva o preventiva el proceso de selección de una acordada para disminuir una situación solución? disfuncional de una determinada Son varias las herramientas que se pueden categoría cuya magnitud y tiempo de utilizar para generar soluciones. Una más presencia en la organización, se sofisticadas que otras, una requieren inversión convierte en una oportunidad para la de tiempo superior a otras. Para efectos de este mejora de la productividad. taller, ejecutaremos el siguiente procedimiento: Elaborar Cuadro de Desvíos La productividad puede ser a lo a. Producir soluciones por cada desvío interno de la organización o fuera de b. Clasificar soluciones por categorías de ella, si se contempla en una política, variables un plan, programa o proyecto. c. Colocar soluciones en “Instrumento de Jerarquización de Soluciones” (Tabla ¿La solución es nueva o Criterios-Soluciones con “Gradientes de tradicional? Apreciación” Para ello debemos atender a la d. Evaluar la solución siguiente clasificación: e. Utilizar Diagrama Cómo-Cómo para Sin Problemas de Soluciones de implementar la solución transformación ayer ayer Sin Problemas de Soluciones de f. Establecer meta que exprese “Reto de transformación ayer hoy Aumento”, “Reto de Disminución” o “Reto a Sin Problemas de Soluciones de Mantenerse en un Intervalo” transformación hoy ayer Rescate Problemas de Soluciones de hoy hoy Solución Transformación Problemas de estretégico- hoy creativas
  31. 31. a. Diagrama ¿Por qué? - ¿Por qué? Indicador: _______________________________Valor del Desvío:__________ ¿Por qué? ¿Por qué? ¿Por qué? ¿Por qué? ¿Por qué? ¿Por qué? ¿Por qué?
  32. 32. a. Soluciones por Desvío Indicador: _______________________________Valor del Desvío:__________ Solución 1 Solución 2 Solución 3 Solución 4 Solución 5 Solución 6 No. Criterios ALTO Costo de la solución BAJO 1. 1 2 3 4 5 Tiempo de espera ALTO BAJO 2. 1 2 3 4 5 Vinculación misión- visión 3. BAJO ALTO 1 2 3 4 5 Repercusión Interna BAJO ALTO 4. 1 2 3 4 5 Repercusión Externa 5. BAJO ALTO 1 2 3 4 5 Dificultad para Resolver Problema 6. ALTA BAJA 1 2 3 4 5 Control sobre el 7. Problema BAJO ALTO 1 2 3 4 5 8. Capacidad Tecnológicas BAJO Disponibles ALTO 1 2 3 4 5 Totales por Solución
  33. 33. a. Diagrama ¿Cómo? - ¿Cómo? Indicador: _______________________________Valor del Desvío:__________ ¿Cómo? ¿Cómo? ¿Cómo? ¿Cómo? ¿Cómo? ¿Cómo? ¿Cómo?
  34. 34. Instrumentos metodológicos como soporte al ANALISIS Instrumentos metodológicos como soporte al ANALISIS E INTERPRETACION DE INDICADORES DE GESTION Y E INTERPRETACION DE INDICADORES DE GESTION Y RESULTADOS RESULTADOS 1. Diagrama ¿Porqué? ¿Porqué? ¿Porqué? ¿Porqué? 2. Diagrama ¿Cómo? ¿Cómo? ¿Cómo? ¿Cómo? 3. Diagrama de Flujo 4. Diagrama de Espacio 5. Diagrama de Arbol 6. Matriz de Jerarquización Jerarquización 7. Campos de Fuerza
  35. 35. 8. Técnica DELPHI Técnica 9. Técnicas de Racionalización Técnicas Racionalización 10. Técnicas de Resolución de Problemas Técnicas Resolución 11. Curvas de Aprendizaje 12. Técnicas de Incentivos No Financieros Técnicas 13. Gráfico de Pareto Gráfico 14. Diagrama de Afinidad 15. Juego de Actores 16. Escenarios 17. Benchmarking 18. Gráfico de Control Gráfico 19. Análisis Costo-Beneficio Análisis Costo-Beneficio
  36. 36. Fase 5 Proceso de Petición y Rendición de Cuentas Internas y Externas Discutir y acordar las fases que conducen a evaluar y presentar cuentas ante instancias internas y externas de la organización, como respuesta a las políticas de administración de información y/o de acuerdo a las exigencias legales inherentes a la Rendición de Cuentas.
  37. 37. FASE 5. Proceso de Petición y Rendición de Cuenta ante diversas instancias
  38. 38. Tecnología de Información y Rendición de Cuentas ¿Para que se le utiliza? ¿Está aislada en la organización y con respecto a otras organizaciones?
  39. 39. 1. Pautas de Auditoría y Control de Gestión 1.¿Sistemas sin inteligencia? 2. ¿Sistemas sin régimen de prioridades? 3. ¿Procesos sin “orden y concierto” 4. ¿Procesos “vagan en la mente del funcionario público”? 5. ¿Procesos para controlar al usuario? 6. ¿Procesos para controlar el proceso? 7. ¿Procesos para controlar al funcionaario público? 8. ¿…y la tecnología?
  40. 40. ¿Cómo se da inicio a la disminución de la esclavitud de los auditores, para que éstos agreguen valor y ayuden a transformar? Ministerio “1” Ministerio “2” Contraloría “3”
  41. 41. ¿…y el sistema de información? ¿…qué tal está aún con tecnología? ¿Datos Ministerio “a”? ¿Información en Ministerio “b”? ¿Cruzada o dispersa?
  42. 42. Fase 5 Proceso de Petición y Rendición de Cuentas Internas y Externas Discutir y acordar las fases que conducen a evaluar y presentar cuentas ante instancias internas y externas de la organización, como respuesta a las políticas de administración de información y/o de acuerdo a las exigencias legales inherentes a la Rendición de Cuentas de un determinado país. Estructura de Manual de Evaluación del Desempeño y Rendición de Cuentas Evaluació Desempeñ Rendició 1. Carátula Cará 2. Presentación Presentació 3. Fundamentación Legal Fundamentació 4. Objetivos y propósito propó 4.1. Objetivos 4.2. Propósito Propó 5. Procesos 5.1. Proceso de Solicitud de Cuenta 5.2. Procesos de Elaboración de Medios de Presentación Elaboració Presentació 5.2.1. Responsables 5.2.2. Especificaciones de Calidad de cada Medio de Presentación y Estructura Presentació 5.2.3. Medios de Presentación Presentació 5.2.3.1. Cuadros 5.2.3.2. Gráficos Grá 5.2.3.3. Reportes 5.2.3.4. Informes 5.2.3.5. Memoria y Cuenta 5.2.4. Instructivos por cada Medio de Presentación Presentació 5.3. Establecimiento de lógica secuencial horizontal y vertical de áreas, rubros de indicadores e ló indicadores 5.4. Concepto y finalidad de cada Medio de Presentación Presentació 5.5. Redacción de procedimientos de medición y cálculo de indicadores de gestión y resultados Redacció medició cá gestió 5.6. Proceso de Rendición de Cuentas Rendició InterpretraciIntradepartamento 5.6.1. ó 6. Modelo de Análisis e Interpretración Aná Mé Generació 5.6.2. Interdepartamento 7. Método de Generación de Soluciones ante Desvíos de Indicadores Desví 8. Estructura de Informes de Gestión Interinstitucionales (Organismo superior y de coordinación) 5.6.3. Gestió y Resultados coordinació 5.6.4. Institución ó Institució comunidad organizada 9. Perfiles de Usuarios de los Medios de Evaluación y Presentación Evaluaci Presentació 10. Monitoreo, control y evaluación de los Medios de Evaluación y Presentación evaluació Evaluació Presentació 11. Política de utilización del MANUAL DE EVALUACION DEL DESEMPEÑO Y RENDICION DE CUENTAS Polí utilizació DESEMPEÑ
  43. 43. Bibliografía Julia E. Melkers, (1993) Evaluation Utilization in the R&D Setting, Ph.D. Dissertation (Syracuse, NY: Syracuse University) Acevedo Gamboa, Diofante (2004) “Metodología del Control de Gestión: Del Indicador a la Toma de Decisiones”, Producción Independiente, Caracas, Venezuela. Acevedo Gamboa, Diofante (2004) “Diseño de Informes Gerenciales: Un Enfoque Estratégico”, Texto en proceso de redacción, Caracas, Venezuela, 2004. Acevedo Gamboa, Diofante (2003) “Nuevos Enfoques del Control de Gestión y Resultados”, Producción Independiente, Caracas, Venezuela. Contraloría General de Antioquia, República de Colombia, Elementos Teóricos de la Rendición de Cuentas del Departamento de Antioquia, Medellín, 2002.

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