Manejotiempo

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Manejotiempo

  1. 1. 4 1 INTRODUCCIÓN C APITULO 21 El uso efectivo del tiempo es de vital importancia en las sociedades de protección animal modernas. Donde el potencial de trabajo es vasto. El uso efectivo del tiempo puede ayudar al equipo a lograr sus objetivos en cuanto a la protección animal y puede hacer el trabajo más satisfactorio y menos estresante. “No son las horas las que cuentan, Es lo que pones dentro de ellas.”~Earl Nightingale MANEJO DEL TIEMPO 2 ELEMENTOS ESENCIALES PARA UN MANEJO DEL TIEMPO EFECTIVO Los elementos esenciales para un manejo del tiempo efectivo incluyen: • Identificar la clase de éxito que quiere lograr. • Establecer prioridades y metas específicas. • Desarrollar un sistema para trabajar en busca de esas metas. • Estar consciente de su propio estilo de trabajo, fortalezas y debilidades. • Estar consciente del estilo de trabajo de su equipo, sus fortalezas y debilidades • Desarrollar estrategias de planeamiento y enfocarse en las prioridades. • Identificar a quienes gustan de perder el tiempo y considerar como lidiar con ellos Usted solo puede hacer buen uso de su tiempo si está claro en cuanto a lo que desea lograr. Los “Apaga incendios” confunden a menudo las actividades importantes con las urgentes. Trabaje de manera más inteligente y no necesariamente más duro. 3 El trabajo es a menudo el enemigo de los logros y nunca debe ser confundido con resultados. Como hacer mejor uso del tiempo es simplemente como controlar el trabajo y no que el trabajo le controle a Usted. De hecho, la manera más efectiva de lidiar con ciertas tareas puede ser el dejarlas sin hacer (O al menos hacerlas tan rápido y simple como sea posible) ANALIZANDO EL MANEJO DEL TIEMPO Antes de desarrollar las estrategias de manejo del tiempo Usted deberá evaluar sus propias destrezas (Y problemas) Dos métodos para llevar a cabo esta labor se analizarán a continuación: Mantener y actualizar un diario del tiempo y mapeo de resultados clave. a) Diario del tiempo Llevar un diario del tiempo por un cierto período (Y hacer esto con cierta frecuencia a manera de revisión) es una Buena manera de evaluar que tan efectivo está siendo Usted con el manejo del tiempo. El diario ayuda a identificar en que se está yendo el tiempo. ¿Qué tanto de ese tiempo se gasta en las prioridades determinadas? ¿Qué tanto tiempo se gasta en actividades planeadas por Usted vs. aquellas que están fuera de su control?
  2. 2. 4 C APITULO 21 ¿Qué tanto de su trabajo podría ser delegado? ¿Cuánto de su tiempo se gasta en reuniones, llamadas de teléfono, contestando el correo, encontrando y archivando información? ¿Qué tan frecuentemente es Usted interrumpido? ¿Qué tan frecuentemente inicia Usted un trabajo y pasa a realizar otro sin haber finalizado el primero? ¿Qué tan frecuentemente realiza Usted tareas que resultan ser inútiles o sobrepasadas por eventos? MANEJO DEL TIEMPO Este ejercicio también proveerá un útil punto de partida para evaluar su estilo de trabajo. Algunas personas son comunicadoras orales y pueden gastar mucho tiempo en reuniones o al teléfono mientras que otros pueden preferir las comunicaciones escritas pero gastan mucho tiempo contestando correos electrónicos o correspondencia escrita. ¿Utiliza Usted los medios más efectivos de comunicación? ¿Sortea y ordena Usted su trabajo de la manera más lógica, recolectando y respondiendo a pilas de cartas y de correos electrónicos periódicamente (Usando respuestas cortas cuando es posible? b) Mapeo de resultados clave Otro útil ejercicio es el enlistar los resultados clave. (Factores críticos de éxito) en orden de importancia y evaluar luego el tiempo gastado en cada uno de ellos. Resultados clave Tiempo gastado (Orden de importancia) (1-5, 1 = mayor importancia) 1. 2. 3. 4. 5. Ahora haga un mapeo de las tareas que consumen más tiempo y evalúe que tanto de ellas contribuye al logro de los resultados. Tiempo gastado Factor de cumplimiento de resultados clave (Orden de tiempo gastado) (1-5, 1 = mayor cumplimiento) 1. 2. 3. 4. 5. Considere como puede Usted reducir el tiempo gastado en tareas que no contribuyen al logro de los resultados. ¿Cómo puede Usted asegurar que el tiempo se va a gastar en proporción con la prioridad de los resultados clave esperados? MEJORANDO SUS CUALIDADES GERENCIALES EN EL MANEJO DEL TIEMPO Reconocer que es importante para lograr el éxito y asegurar que se está trabajando con una debida asignación de las prioridades y de manera proactiva. Asigne el tiempo de manera que pueda alcanzar los resultados esperados. Nunca deje lo urgente tomar precedencia ante lo importante. 4
  3. 3. 4 CAPITULO 21 MANEJO DEL TIEMPO Pasos esenciales para mejorar sus destrezas en el manejo del tiempo: • Planee y haga una lista de acciones en orden de prioridades • Defina las prioridades • Recuerde la ley de Pareto – La regla del 80-20 – concéntrese en el 20% de su trabajo que produce el 80% de sus resultados. Minimice el tiempo de trabajo que Usted dedica al 80% restante. • Negocie los recursos alrededor de las prioridades. (Equipo, dinero, contratos, etc) • Aprenda a decir NO! • Acuerde sus prioridades y fechas de entrega con sus gerentes y su equipo • Entrene y delegue efectivamente. • Use a su secretaria o asistente para ayudar. • Encuentre sistemas para lidiar de manera rápida y mínima con las tareas rutinarias o menos importantes. • Recuerde que suficientemente bueno es bueno. No gaste el tiempo en tareas que no están dentro de la lista de prioridades. • Asegúrese de que existan canales de comunicación efectivos. • No gaste su tiempo en reuniones. Desarrolle una estrategia de reuniones efectiva (Ver capítulo aparte sobre reuniones efectivas • Maneje bien el teléfono, el e-mail y los flujos de correspondencia • Ejecute las tareas sencillas en un solo intento (Un simple toque) • Periódicamente monitoree su manejo del tiempo y haga los cambios pertinentes. Un método para distinguir lo importante de lo urgente está detallado abajo. (A) seguido de una guía para delegar a) Matriz del manejo de tiempos La matriz de manejo del tiempo es una buena manera de explicar la diferencia entre lo importante y lo urgente, cosa que el equipo gerencial debería poder distinguir 1 Urgente e Importante Actividades: Crisis Problemas de presión Problemas con los tiempos de entrega de las tareas 3 Urgente y no Importante Actividades: Interrupciones Algunas llamadas Alguna correspondencia Algunos correos electrónicos Algunas reuniones Actividades Populares 2 Importante y no urgente Actividades: Prevención Estrategia Planning Encontrar nuevas oportunidades. Crear relaciones Recreación 4 No Urgente y no Importante Actividades: Trivia Algunas llamadas Alguna correspondencia Algunos correos electrónicos Algunas reuniones Actividades recreativas
  4. 4. 4 Las actividades urgentes parecen requerir acción inmediata mientras que las importantes tienen más que ver con los resultados finales. Las personas que gastan su tiempo en el cuadrante 3, piensan a menudo que están en el cuadrante 1 pero sus logros no son importantes. La gente efectiva se ubica siempre fuera de los cuadrantes 3 y 4, urgentes o no, porque estos no son realmente importantes. También reducen el cuadrante 1 y toman más tiempo en el cuadrante 2 donde reside el corazón del manejo efectivo del tiempo. Considere como Usted delega: • ¿Delega Usted áreas de responsabilidad o solamente tareas? • ¿Delega Usted la autoridad para tomar decisiones y utilizar los recursos de la mano con la responsabilidad? • ¿Evita Usted el sobre supervisar o supervisar menos de lo debido? • ¿Evita Usted la perdida del control (Delegando de manera gradual y usando los sistemas de monitoreo adecuados? • ¿Entrena Usted a su equipo para aceptar cada día mas delegación o siente Usted que es más rápido hacer las cosas Usted mismo? • ¿Ataca Usted el problema de manera sistemática? • ¿Define Usted el trabajo? • ¿Decide cuándo puede este ser delegado? • ¿Se comunica claramente? • ¿Provee entrenamiento? • ¿Monitorea y da seguimiento? • ¿Evita Usted sofocar la creatividad de su gente y deja a su equipo escoger los métodos? • ¿Puede Usted mantenerse alejado del trabajo y limitarlo a definir metas y monitorear? El punto de salida para una delegación efectiva es la selección de un grupo apropiado y competente de personas que tiene la capacidad de hacer bien su trabajo, de aprender y desarrollarse. El equipo puede entrenarse y desarrollarse progresivamente de manera que puedan ir ganando las competencias necesarias. Invertir en el equipo es invertir en el futuro. A pesar de que pueda consumir más tiempo en el corto plazo, es la única alcanzar verdaderos logros (Y la satisfacción del equipo) en el largo plazo. Hay una gran diferencia entre manjar en equipo enfocado en su misión dentro de las organizaciones de protección animal a manejar un equipo que trabaja por otro tipo de motivaciones como el dinero, razones sociales, una compañía, etc. Manejar una misión se trata esencialmente de asegurar que sus metas personales están alineadas con las de la organización y que estas le provean las destrezas y recursos necesarios para realizar el trabajo. Es por tanto vital el comunicar y compartir esas metas y establecer las tareas que ayudaran a conseguirlas. c) Uso efectivo de la secretaria o asistente Usted puede manejar el tiempo de manera más efectiva si utiliza adecuadamente a su secretaria o asistente como un asistente personal, si es que no lo hace ya (Algunos gerentes fallan a la hora de hacer esto) Para ser tan efectivo como sea posible, su asistente necesita comprender las responsabilidades de su trabajo, sus prioridades y su estilo de trabajo. De la misma manera Usted necesita estar familiarizado con sus destrezas y debilidades, metas profesionales y necesidades de entrenamiento o desarrollo. MANEJO DEL TIEMPO b) Delegar CAPITULO 21 En la matriz, si Usted logra mantenerse concentrado en el cuadrante 1, este se vuelve cada vez mayor y tenderá a dominarlo.
  5. 5. 4 Algunos de los trabajos que una asistente debe ser capaz de realizar son: CAPITULO 21 • • • • • • • MANEJO DEL TIEMPO • • • • Hacer arreglos de viaje, reuniones, etc. Preparar minutas, memorandums, etc. Archivar (y ordenar los sistemas de archivo) Escribir – no solamente digitar – cartas de rutina y respuestas. Realizar los borradores de la mayoría de su correspondencia. Decidir que correspondencia Usted revisar y cual pasar a otras personas del equipo para tomar acción inmediata. Distribuir la correspondencia que Usted ni siquiera necesita ver dentro de diferentes categorías, por ejemplo: * Correspondencia que no requiere atención urgente. * Correspondencia en la que Usted necesita decidir quien atenderá el asunto. Hacer llamadas de teléfono que implique obtención de información o confirmar citas. Preguntar a quienes llaman el propósito de sus llamadas para determinar si Usted debe tomarlas o no. Llevar una lista de asuntos pendientes para asegurarse de que Usted les dé seguimiento. Siempre que sea posible deberá: * Obtener y compilar información para Usted. * Compilar reportes de rutina semanal o mensual. Algunos de los trabajos que un asistente personal no debe hacer incluyen: • Re-escribir paginas enteras porque Usted no ha logrado organizar la información en su computador. • Hacer café o té para todo el departamento • Escribir respuestas a memorandums internos cuando un comentario manuscrito en el original es suficiente. • Re escribir notas internas o reportes financieros cuando la información escrita a mano y legible es suficiente. • Asuntos personales como compras. Algunos de los trabajos que malgastan el tiempo de su asistente personal son: • Buscar números de teléfono recurrentes para Usted en lugar de llevar un índice de los mismos • Escribir largas minutas de las reuniones realizadas cuando una lista de acciones es suficiente. • Intentar leer sus borradores escritos a mano cuando Usted podría utilizar para ellos su computador o maquina de dictado. • Interrumpir constantemente su trabajo porque no planea correctamente el suyo.
  6. 6. OTROS RECURSOS Mind Tools — Time Management Skills www.mindtools.com/pages/main/newMN_HTE.htm CAPITULO 21 Sitios Web. Bigtimes — Everything Time Management www.bigtimes.co.uk/ 5 4 Time Management www.businesstown.com/time/time.asp Time Management www.counsel.ufl.edu/selfHelp/timeManagement.asp Libros Common-Sense Time Management Barrie Pearson Editorial: Mercury ISBN: 978-1852520946 Getting Things Done: The Art of Stress-free Productivity David Allen Editorial: Piatkus Books ISBN: 978-0749922641 Manage Your Time Tim Hindle Editorial: DK Publishing, Inc. ISBN: 978-0789424464 The One Minute Manager Kenneth Blanchard, Spencer Johnson Editorial: HarperCollins Business ISBN: 978-0007107926 The Personal Efficiency Program: How to Get Organized to Do More Work in Less Time Kerry Gleeson Editorial: John Wiley and Sons Inc ISBN: 978-0471463214 Time Management for Unmanageable People Ann McGee-Cooper Editorial: Bantam Doubleday ISBN: 978-0553370713 MANEJO DEL TIEMPO Time Management (student handbook) www.d.umn.edu/student/loon/acad/strat/time_manage.html

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