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Content-Management: Schritt-für-Schritt-Anleitung für Dein Workflow-Template

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Fehlt Dir im Content-Management ein Tool, was deinen Workflow strukturiert?

Dieses Template hilft Dir, den Überblick über den Fortschritt deiner Arbeit zu behalten.

„Content-Management“ ist ein weiter Oberbegriff und meint die generelle Verwaltung von bestehenden Inhalten.
Unter diesem Oberbegriff fallen viele unterschiedliche Aufgaben.
Was diese Aufgaben vereint, ist die strukturelle Vorgehensweise bei der Verwaltung dieser Inhalte, unabhängig von des jeweiligen Tasks.
Kurz gesagt - irgendwann packst Du jeden Inhalt nochmal an, überprüfst den Inhalt auf Grundlage bestimmter Kriterien und triffst dann eine Entscheidung, was mit diesem Inhalt weiter geschehen soll.
Das Template soll Dir dabei helfen, diese Schritte strukturiert anzugehen und den Überblick über deinen Workflow zu behalten.
Diese Slideshare-Präsentation führt Dich Schritt-für-Schritt durch die einzelnen Aufgaben, um ein Basis-Template für Deine Arbeit zu erstellen.

Published in: Marketing
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Content-Management: Schritt-für-Schritt-Anleitung für Dein Workflow-Template

  1. 1. STRUKTUR FÜR DEIN CONTENT-MANAGEMENT Workflow-Template: Schritt-für-Schritt-Anleitung @BaZaKom
  2. 2. FEHLT DIR BEI DEINEM CONTENT-MANAGEMENT EIN TOOL, WAS DEINEN WORKFLOW STRUKTURIERT? @BaZaKom
  3. 3. DIESES TEMPLATE HILFT DIR, DEN ÜBERBLICK ÜBER DEN FORTSCHRITT DEINER ARBEIT ZU BEHALTEN.@BaZaKom
  4. 4. WARUM DIESES TEMPLATE? ➤ „Content-Management“ ist ein weiter Oberbegriff und meint die generelle Verwaltung von bestehenden Inhalten. ➤ Unter diesem Oberbegriff fallen viele unterschiedliche Aufgaben. ➤ Was diese Aufgaben vereint, ist die strukturelle Vorgehensweise bei der Verwaltung dieser Inhalte, unabhängig von des jeweiligen Tasks. ➤ Kurz gesagt - irgendwann packst Du jeden Inhalt nochmal an, überprüfst den Inhalt auf Grundlage bestimmter Kriterien und triffst dann eine Entscheidung, was mit diesem Inhalt weiter geschehen soll. ➤ Das Template soll Dir dabei helfen, diese Schritte strukturiert anzugehen und den Überblick über deinen Workflow zu behalten. ➤ Diese Slideshare-Präsentation führt Dich Schritt-für-Schritt durch die einzelnen Aufgaben, um ein Basis-Template für Deine Arbeit zu erstellen. @BaZaKom
  5. 5. FÜR WEN UND FÜR WELCHE AUFGABE IST DIESES TEMPLATE GEEIGNET? ➤ Das Template ist für jeden geeignet, der ein kleines bis mittelgroßes Online-Projekt (bis zu 200 Seiten oder Artikel) betreut. ➤ Über diese Anzahl hinaus macht es mehr Sinn, mit einem automatisiertes Tool oder einer anderen Lösung zu arbeiten, weil es sonst zu unübersichtlich wird. ➤ Das Template lässt sich für alle Aufgaben nutzen, bei dem Du (oder in Kooperation mit mehreren anderen Personen) Inhalte strukturiert anhand vorgefertigter Kriterien überprüfen willst. ➤ Dieses Template hilft Dir, einen Überblick über den Fortschritt der Arbeit zu erhalten. Du kannst jedoch nicht die Ergebnisse der Arbeit in diesem Template festhalten. @BaZaKom
  6. 6. IN 7 SCHRITTEN ZUM FERTIGEN TEMPLATE ➤ Diese Präsentation führt Dich durch 7 Schritte: 1. Content-Inventory erstellen 2. Datenmaterial aufbereiten 3. Formationsregeln in Excel einbauen 4. Datenüberprüfung einfügen 5. Funktionsüberprüfungen und Korrekturen einarbeiten 6. Funktionen auf weitere Zellen übertragen 7. Kommentare einfügen @BaZaKom
  7. 7. SCHRITT 1: CONTENT INVENTORY ERSTELLEN @BaZaKom
  8. 8. SCHRITT 1: CONTENT-INVENTORY ERSTELLEN ➤ Zunächst musst Du ein Content-Inventory erstellen, also eine Auflistung aller verfügbarer URLs Deines Online-Projektes. ➤ Dazu empfehle ich Dir das Tool „SEO Spider“ von Screaming Frog, das Du hier kostenlos herunterladen kannst. ➤ Die kostenlose Funktion reicht in der Regel aus, ist aber auf 500 URLs begrenzt. ➤ Erstelle das Content-Inventory. Die einzelnen Schritte werden in den folgenden Folien erklärt. @BaZaKom
  9. 9. SCHRITT 1: CONTENT-INVENTORY ERSTELLEN @BaZaKom ➤ „Screaming Frog SEO“ öffnen und Deine URL eingeben. ➤ „Start“ drücken.
  10. 10. SCHRITT 1: CONTENT-INVENTORY ERSTELLEN @BaZaKom ➤ Liste exportieren
  11. 11. SCHRITT 1: CONTENT-INVENTORY ERSTELLEN @BaZaKom ➤ Liste als Vorlage abspeichern
  12. 12. SCHRITT 2: DATENMATERIAL AUFBEREITEN @BaZaKom
  13. 13. SCHRITT 2: DATENMATERIAL AUFBEREITEN ➤ SEO Spider hat alle verfügbaren URLs aufgelistet. Dazu gehören auch eine Menge URLs, die Du erstmal nicht brauchst. Dieser Schritt ist dafür da, diese unnötigen URLs zu entfernen. ➤ Entferne alle URLs, die nicht direkt zu einem Post oder zu einer Seite führen. Bilder, Tag-Seiten oder externe Verlinkungen kannst Du entfernen, es sei denn, Du möchtest diese gesondert betrachten. ➤ Da dieses Tool aber darauf basiert, dass Du später händisch durch alle Seiten gehst, um Dir diese anzuschauen, ist die Auflistung der Post- und Seiten-URLs ausreichend. ➤ Bereinige nun das vorliegende Datenmaterial aus dem Content- Inventory. Die einzelnen Schritte werden in den folgenden Folien erklärt. @BaZaKom
  14. 14. SCHRITT 2: DATENMATERIAL AUFBEREITEN @BaZaKom➤ So sieht Deine Urliste im Excel-Format aus.
  15. 15. SCHRITT 2: DATENMATERIAL AUFBEREITEN @BaZaKom➤ Lösche alle Spalten ausser „Adress“ - das sind die URLs.
  16. 16. SCHRITT 2: DATENMATERIAL AUFBEREITEN @BaZaKom ➤ Lösche alle Daten, die nicht zu einem Post oder zu einer Seite führen. ➤ Du kannst natürlich auch mit allen Daten arbeiten, beispielsweise Bildmaterial.
  17. 17. SCHRITT 2: DATENMATERIAL AUFBEREITEN @BaZaKom ➤ Bereinigte Urliste.
  18. 18. SCHRITT 2: DATENMATERIAL AUFBEREITEN @BaZaKom ➤ Bring die Liste in Form, in dem Du die Zellen markierst und „Zeilenumbruch“ klickst.
  19. 19. SCHRITT 2: DATENMATERIAL AUFBEREITEN @BaZaKom ➤ Füge nun Prüfkategorien ein (hier „Corporate Wording Check“) und ergänze diese um weitere Prüfkriterien.
  20. 20. SCHRITT 3: FORMATIERUNGSREGEL EINBAUEN @BaZaKom
  21. 21. SCHRITT 3: FORMATIERUNGSREGEL EINBAUEN ➤ Die Formatierungsregeln helfen Dir, deinen Fortschritt bei der Arbeit visuell darstellen zu können. ➤ In meinem Beispiel habe ich vier Statusanzeigen, welche ich farbig markieren will. ➤ Status: Ungeprüft = Rot ➤ Status: In Bearbeitung = Orange ➤ Status: Prüfung abgeschlossen = Grün ➤ Status: Wiedervorlage = Blau ➤ Baue nun die Formatierungsregel ein. Die einzelnen Schritte werden in den folgenden Folien erklärt. @BaZaKom
  22. 22. SCHRITT 3: FORMATIERUNGSREGEL EINBAUEN @BaZaKom ➤ Markiere den Spaltenbereich, den Du formatieren willst. ➤ Aus anschaulichen Gründen habe ich erstmal nur diesen Bereich markiert.
  23. 23. SCHRITT 3: FORMATIERUNGSREGEL EINBAUEN @BaZaKom ➤ „Start“ ➤ „Bedingte Formatierung“ ➤ „Regeln zum Hervorheben von Zellen“ ➤ „Textinhalte“
  24. 24. SCHRITT 3: FORMATIERUNGSREGEL EINBAUEN @BaZaKom ➤ Lege die erste Regel fest, beispielsweise: ➤ Wenn >> „Ungeprüft“ ➤ Dann >> „Hellrote Füllung mit dunkelrotem Text“ ➤ Klicke >> „OK“
  25. 25. SCHRITT 3: FORMATIERUNGSREGEL EINBAUEN @BaZaKom ➤ Gleicher Formatierungsbereich ➤ Lege die zweite Regel fest, beispielsweise: ➤ Wenn >> „In Bearbeitung“ ➤ Dann >> „Gelbe Füllung mit dunkelgelbem Text“ ➤ Klicke >> „OK“
  26. 26. SCHRITT 3: FORMATIERUNGSREGEL EINBAUEN @BaZaKom ➤ Gleicher Formatierungsbereich ➤ Lege die dritte Regel fest, beispielsweise: ➤ Wenn >> „Prüfung abgeschlossen“ ➤ Dann >> „Grüne Füllung mit dunkelgrünem Text“ ➤ Klicke >> „OK“
  27. 27. SCHRITT 3: FORMATIERUNGSREGEL EINBAUEN @BaZaKom ➤ Gleicher Formatierungsbereich ➤ Lege die vierte Regel fest, beispielsweise: ➤ Wenn >> „Wiedervorlage“ ➤ Wenn Du eigene Farbkombinationen wählen willst, dann: ➤ Klick auf >> „Benutzerdefiniertes Format“.
  28. 28. SCHRITT 3: FORMATIERUNGSREGEL EINBAUEN @BaZaKom ➤ Lege zuerst den Hintergrund fest. ➤ Klicke >> „Ausfüllen“ ➤ Wähle eine Farbe, beispielsweise Blau
  29. 29. SCHRITT 3: FORMATIERUNGSREGEL EINBAUEN @BaZaKom ➤ Lege dann die Schriftfarbe fest. ➤ Klicke >> „Schriftart“ ➤ Wähle eine Farbe, beispielsweise „Weiß“
  30. 30. SCHRITT 3: FORMATIERUNGSREGEL EINBAUEN @BaZaKom ➤ Anschließend gleicher Formatierungsbereich ➤ Lege die vierte Regel fest, beispielsweise: ➤ Wenn >> „Wiedervorlage“ ➤ Dann >> Dein zuvor eingegebene Schriftfarbe ➤ Klicke >> „OK“
  31. 31. SCHRITT 4: DATENÜBERPRÜFUNG EINFÜGEN @BaZaKom
  32. 32. SCHRITT 4: DATENÜBERPRÜFUNG EINFÜGEN ➤ Dein Dokument müsste nun so eingestellt sein, dass - je nach Texteingabe - eine farbige Statusanzeige vorhanden ist. ➤ Sicher willst Du nicht jedesmal den Status mit der Hand eingeben. Darum erstellen wir jetzt eine Drop-Down-Auswahl-Liste, mit der Du die einzelnen Statusanzeigen leicht auswählen kannst. ➤ Diese Daten kommen aus einem anderen Blatt. Die einzelnen Schritte werden in den folgenden Folien erklärt. @BaZaKom
  33. 33. SCHRITT 4: DATENÜBERPRÜFUNG EINFÜGEN @BaZaKom ➤ Lege ein neues Datenblatt an. Ich habe es hier einfach „Datenblatt“ genannt.
  34. 34. SCHRITT 4: DATENÜBERPRÜFUNG EINFÜGEN @BaZaKom ➤ Trage nun in die erste Spalte die vier Begriffe ein, die Du zukünftig auswählen willst. Jeder Begriff kommt in eine eigene Zelle innerhalb dieser Spalte.
  35. 35. SCHRITT 4: DATENÜBERPRÜFUNG EINFÜGEN @BaZaKom ➤ Markiere nun wieder den Spaltenbereich, den Du bereits zuvor markiert hattest.
  36. 36. SCHRITT 4: DATENÜBERPRÜFUNG EINFÜGEN @BaZaKom ➤ Klicke auf >> „Daten“ ➤ Klicke auf >> „Überprüfen“ ➤ Klicke dann auf >> „Datenüberprüfung“
  37. 37. SCHRITT 4: DATENÜBERPRÜFUNG EINFÜGEN @BaZaKom ➤ Klicke auf >> „Einstellungen“ ➤ Wähle aus >> „Liste“
  38. 38. SCHRITT 4: DATENÜBERPRÜFUNG EINFÜGEN @BaZaKom ➤ Jetzt musst Du die Datenquelle angeben. ➤ Klicke dazu auf den Button neben der Suchleiste „Quelle“
  39. 39. SCHRITT 4: DATENÜBERPRÜFUNG EINFÜGEN @BaZaKom ➤ Klicke nun auf das zweite Datenblatt (in diesem Beispiel: „Datenblatt“. ➤ Markiere die vier Zellen in der Spalte, in denen die verschiedenen Status-Updates angezeigt werden. ➤ Drücke >> Enter
  40. 40. SCHRITT 4: DATENÜBERPRÜFUNG EINFÜGEN @BaZaKom ➤ Jetzt kann in jeder Zelle in dem vorher markierten Bereich auf dem ersten Blatt die Textbausteine aus dem „Datenblatt“ ausgewählt werden.
  41. 41. SCHRITT 5: FUNKTIONSÜBERPRÜFUNG & KORREKTUREN @BaZaKom
  42. 42. SCHRITT 5: FUNKTIONSÜBERPRÜFUNG & KORREKTUREN ➤ Der Großteil ist geschafft, jetzt kontrollierst Du, ob die ganzen Funktionen auch so funktionieren, wie Du Dir das vorgestellt hast. ➤ Funktioniert alles, dann kannst Du diesen Schritt überspringen. ➤ Wird etwas nicht so dargestellt, wie gewünscht, dann führe eine Korrektur durch. Die einzelnen Schritte werden in den folgenden Folien erklärt. @BaZaKom
  43. 43. SCHRITT 5: FUNKTIONSÜBERPRÜFUNG & KORREKTUREN @BaZaKom ➤ Nun müsste für jede Auswahlmöglichkeit auch die Darstellung in die vorher festgelegte Farbe sichtbar sein. ➤ Manchmal ist das nicht der Fall, wenn der Textbaustein aus dem „Datenblatt“ nicht mit dem hinterlegten Textbaustein in der „Formatierungsregel“ übereinstimmt.
  44. 44. SCHRITT 5: FUNKTIONSÜBERPRÜFUNG & KORREKTUREN @BaZaKom ➤ Siehe dieses Beispiel
  45. 45. SCHRITT 5: FUNKTIONSÜBERPRÜFUNG & KORREKTUREN @BaZaKom ➤ Ist dies der Fall, dann: ➤ Klick >> Start ➤ Klick >> „Bedingte Formatierung“ ➤ Klick >> „Regeln verwalten“
  46. 46. SCHRITT 5: FUNKTIONSÜBERPRÜFUNG & KORREKTUREN @BaZaKom ➤ Doppelklick auf die zu ändernden Regel
  47. 47. SCHRITT 5: FUNKTIONSÜBERPRÜFUNG & KORREKTUREN @BaZaKom ➤ Genaue Schreibweise aus dem Datenblatt in dieses Feld reinschreiben ➤ Bestätigen
  48. 48. SCHRITT 6: FUNKTIONEN AUF WEITERE ZELLEN ÜBERTRAGEN @BaZaKom
  49. 49. SCHRITT 6: FUNKTIONEN AUF WEITERE ZELLEN ÜBERTRAGEN ➤ Wenn Du nicht schon direkt alle Felder markierst und bearbeitest hast, kannst Du nun weitere Zellen in den Markierungsbereich einarbeiten. ➤ Das kann auch interessant sein, wenn Du später weitere Workflows, Prüfverfahren oder Prüfkriterien einfügen willst. ➤ Die einzelnen Schritte werden in den folgenden Folien erklärt. @BaZaKom
  50. 50. SCHRITT 6: FUNKTIONEN AUF WEITERE ZELLEN ÜBERTRAGEN @BaZaKom ➤ Markiere den gesamten Bereich, für den die Formatierungsregel gelten soll.
  51. 51. SCHRITT 6: FUNKTIONEN AUF WEITERE ZELLEN ÜBERTRAGEN @BaZaKom ➤ Klick auf >> „Start“ ➤ Klick auf >> „Bedingte Formatierung“ ➤ Klick auf >> „Regeln verwalten“ ➤ Bestätigen
  52. 52. SCHRITT 6: FUNKTIONEN AUF WEITERE ZELLEN ÜBERTRAGEN @BaZaKom ➤ „Formatierungsregeln anzeigen für: „Dieses Blatt“ ➤ Alle Regeln anklicken als „Wahr“ ➤ Pro Regel Klick auf den Button >> „Angewendet auf“ ➤ Bereich auswählen (Der markierte Bereich; siehe nächste Folie)
  53. 53. SCHRITT 6: FUNKTIONEN AUF WEITERE ZELLEN ÜBERTRAGEN @BaZaKom ➤ Pro Regel den gleichen Bereich auswählen
  54. 54. SCHRITT 7: KOMMENTARE EINFÜGEN @BaZaKom
  55. 55. SCHRITT 7: KOMMENTARE EINFÜGEN ➤ Jede Zelle kannst Du mir Kommentaren ergänzen. Dazu gehören u.a. ➤ Rollen- und Verantwortlichkeiten ➤ Zeitdaten ➤ Inhaltliche Ergänzungen ➤ Die einzelnen Schritte werden in den folgenden Folien erklärt. @BaZaKom
  56. 56. SCHRITT 7: KOMMENTARE EINFÜGEN @BaZaKom ➤ Gewünschte Zelle anklicken, hier am Beispiel „Wiedervorlage“. ➤ Rechtsklick auf die Zelle ➤ „Kommentar einfügen“
  57. 57. SCHRITT 7: KOMMENTARE EINFÜGEN @BaZaKom ➤ Füge deinen Kommentar ein, beispielsweise Daten, wann der Prozess noch einmal überprüft werden soll. ➤ Übertrage diese Termine auch in einen Kalender mit Erinnerungsfunktion, sodass Du diesen nicht vergisst.
  58. 58. MELDE DICH, WENN DU FRAGEN HAST AUF DER SUCHE NACH NOCH MEHR PRAKTISCHEN TIPPS RUND UM DAS THEMA CONTENT-STRATEGIE? MELD DICH BEI MEINEM NEWSLETTER AN! @BaZaKom
  59. 59. BABAK ZAND ➤ Content-Stratege, Blogger & Speaker ➤ www.babak-zand.de ➤ info@babak-zand.de @BaZaKom ©Luisa Bell

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