STRUKTUR FÜR DEIN CONTENT-MANAGEMENT
Workflow-Template: Schritt-für-Schritt-Anleitung
@BaZaKom

FEHLT DIR BEI DEINEM
CONTENT-MANAGEMENT
EIN TOOL, WAS DEINEN
WORKFLOW
STRUKTURIERT?
@BaZaKom

DIESES TEMPLATE HILFT
DIR, DEN ÜBERBLICK
ÜBER DEN FORTSCHRITT
DEINER ARBEIT ZU
BEHALTEN.@BaZaKom

WARUM DIESES TEMPLATE?
➤ „Content-Management“ ist ein weiter Oberbegriff und meint die
generelle Verwaltung von bestehenden Inhalten.
➤ Unter diesem Oberbegriff fallen viele unterschiedliche Aufgaben.
➤ Was diese Aufgaben vereint, ist die strukturelle Vorgehensweise bei der
Verwaltung dieser Inhalte, unabhängig von des jeweiligen Tasks.
➤ Kurz gesagt - irgendwann packst Du jeden Inhalt nochmal an, überprüfst
den Inhalt auf Grundlage bestimmter Kriterien und triffst dann eine
Entscheidung, was mit diesem Inhalt weiter geschehen soll.
➤ Das Template soll Dir dabei helfen, diese Schritte strukturiert anzugehen
und den Überblick über deinen Workflow zu behalten.
➤ Diese Slideshare-Präsentation führt Dich Schritt-für-Schritt durch die
einzelnen Aufgaben, um ein Basis-Template für Deine Arbeit zu erstellen.
@BaZaKom

FÜR WEN UND FÜR WELCHE AUFGABE IST DIESES TEMPLATE GEEIGNET?
➤ Das Template ist für jeden geeignet, der ein kleines bis mittelgroßes
Online-Projekt (bis zu 200 Seiten oder Artikel) betreut.
➤ Über diese Anzahl hinaus macht es mehr Sinn, mit einem
automatisiertes Tool oder einer anderen Lösung zu arbeiten, weil es
sonst zu unübersichtlich wird.
➤ Das Template lässt sich für alle Aufgaben nutzen, bei dem Du (oder in
Kooperation mit mehreren anderen Personen) Inhalte strukturiert
anhand vorgefertigter Kriterien überprüfen willst.
➤ Dieses Template hilft Dir, einen Überblick über den Fortschritt der
Arbeit zu erhalten. Du kannst jedoch nicht die Ergebnisse der Arbeit in
diesem Template festhalten.
@BaZaKom

IN 7 SCHRITTEN ZUM FERTIGEN TEMPLATE
➤ Diese Präsentation führt Dich durch 7 Schritte:
1. Content-Inventory erstellen
2. Datenmaterial aufbereiten
3. Formationsregeln in Excel einbauen
4. Datenüberprüfung einfügen
5. Funktionsüberprüfungen und Korrekturen einarbeiten
6. Funktionen auf weitere Zellen übertragen
7. Kommentare einfügen
@BaZaKom

SCHRITT 1:
CONTENT INVENTORY
ERSTELLEN
@BaZaKom

SCHRITT 1: CONTENT-INVENTORY ERSTELLEN
➤ Zunächst musst Du ein Content-Inventory erstellen, also eine
Auflistung aller verfügbarer URLs Deines Online-Projektes.
➤ Dazu empfehle ich Dir das Tool „SEO Spider“ von Screaming Frog, das
Du hier kostenlos herunterladen kannst.
➤ Die kostenlose Funktion reicht in der Regel aus, ist aber auf 500 URLs
begrenzt.
➤ Erstelle das Content-Inventory. Die einzelnen Schritte werden in den
folgenden Folien erklärt.
@BaZaKom

SCHRITT 1: CONTENT-INVENTORY ERSTELLEN
@BaZaKom
➤ „Screaming Frog SEO“ öffnen und Deine URL eingeben.
➤ „Start“ drücken.

SCHRITT 1: CONTENT-INVENTORY ERSTELLEN
@BaZaKom
➤ Liste exportieren

SCHRITT 1: CONTENT-INVENTORY ERSTELLEN
@BaZaKom
➤ Liste als Vorlage abspeichern

SCHRITT 2:
DATENMATERIAL
AUFBEREITEN
@BaZaKom

SCHRITT 2: DATENMATERIAL AUFBEREITEN
➤ SEO Spider hat alle verfügbaren URLs aufgelistet. Dazu gehören auch
eine Menge URLs, die Du erstmal nicht brauchst. Dieser Schritt ist
dafür da, diese unnötigen URLs zu entfernen.
➤ Entferne alle URLs, die nicht direkt zu einem Post oder zu einer Seite
führen. Bilder, Tag-Seiten oder externe Verlinkungen kannst Du
entfernen, es sei denn, Du möchtest diese gesondert betrachten.
➤ Da dieses Tool aber darauf basiert, dass Du später händisch durch alle
Seiten gehst, um Dir diese anzuschauen, ist die Auflistung der Post-
und Seiten-URLs ausreichend.
➤ Bereinige nun das vorliegende Datenmaterial aus dem Content-
Inventory. Die einzelnen Schritte werden in den folgenden Folien
erklärt.
@BaZaKom

SCHRITT 2: DATENMATERIAL AUFBEREITEN
@BaZaKom➤ So sieht Deine Urliste im Excel-Format aus.

SCHRITT 2: DATENMATERIAL AUFBEREITEN
@BaZaKom➤ Lösche alle Spalten ausser „Adress“ - das sind die URLs.

SCHRITT 2: DATENMATERIAL AUFBEREITEN
@BaZaKom
➤ Lösche alle Daten, die nicht zu
einem Post oder zu einer Seite
führen.
➤ Du kannst natürlich auch mit
allen Daten arbeiten,
beispielsweise Bildmaterial.

SCHRITT 2: DATENMATERIAL AUFBEREITEN
@BaZaKom
➤ Bereinigte Urliste.

SCHRITT 2: DATENMATERIAL AUFBEREITEN
@BaZaKom
➤ Bring die Liste in
Form, in dem Du
die Zellen
markierst und
„Zeilenumbruch“
klickst.

SCHRITT 2: DATENMATERIAL AUFBEREITEN
@BaZaKom
➤ Füge nun Prüfkategorien ein (hier
„Corporate Wording Check“) und
ergänze diese um weitere
Prüfkriterien.

SCHRITT 3:
FORMATIERUNGSREGEL
EINBAUEN
@BaZaKom

SCHRITT 3: FORMATIERUNGSREGEL EINBAUEN
➤ Die Formatierungsregeln helfen Dir, deinen Fortschritt bei der Arbeit
visuell darstellen zu können.
➤ In meinem Beispiel habe ich vier Statusanzeigen, welche ich farbig
markieren will.
➤ Status: Ungeprüft = Rot
➤ Status: In Bearbeitung = Orange
➤ Status: Prüfung abgeschlossen = Grün
➤ Status: Wiedervorlage = Blau
➤ Baue nun die Formatierungsregel ein. Die einzelnen Schritte werden in
den folgenden Folien erklärt.
@BaZaKom

SCHRITT 3: FORMATIERUNGSREGEL EINBAUEN
@BaZaKom
➤ Markiere den Spaltenbereich, den Du
formatieren willst.
➤ Aus anschaulichen Gründen habe ich
erstmal nur diesen Bereich markiert.

SCHRITT 3: FORMATIERUNGSREGEL EINBAUEN
@BaZaKom
➤ „Start“
➤ „Bedingte
Formatierung“
➤ „Regeln zum
Hervorheben von
Zellen“
➤ „Textinhalte“

SCHRITT 3: FORMATIERUNGSREGEL EINBAUEN
@BaZaKom
➤ Lege die erste Regel fest, beispielsweise:
➤ Wenn >> „Ungeprüft“
➤ Dann >> „Hellrote Füllung mit dunkelrotem Text“
➤ Klicke >> „OK“

SCHRITT 3: FORMATIERUNGSREGEL EINBAUEN
@BaZaKom
➤ Gleicher Formatierungsbereich
➤ Lege die zweite Regel fest, beispielsweise:
➤ Wenn >> „In Bearbeitung“
➤ Dann >> „Gelbe Füllung mit dunkelgelbem Text“
➤ Klicke >> „OK“

SCHRITT 3: FORMATIERUNGSREGEL EINBAUEN
@BaZaKom
➤ Gleicher Formatierungsbereich
➤ Lege die dritte Regel fest, beispielsweise:
➤ Wenn >> „Prüfung abgeschlossen“
➤ Dann >> „Grüne Füllung mit dunkelgrünem Text“
➤ Klicke >> „OK“

SCHRITT 3: FORMATIERUNGSREGEL EINBAUEN
@BaZaKom
➤ Gleicher Formatierungsbereich
➤ Lege die vierte Regel fest, beispielsweise:
➤ Wenn >> „Wiedervorlage“
➤ Wenn Du eigene Farbkombinationen wählen willst,
dann:
➤ Klick auf >> „Benutzerdefiniertes Format“.

SCHRITT 3: FORMATIERUNGSREGEL EINBAUEN
@BaZaKom
➤ Lege zuerst den
Hintergrund fest.
➤ Klicke >>
„Ausfüllen“
➤ Wähle eine
Farbe,
beispielsweise
Blau

SCHRITT 3: FORMATIERUNGSREGEL EINBAUEN
@BaZaKom
➤ Lege dann die
Schriftfarbe fest.
➤ Klicke >>
„Schriftart“
➤ Wähle eine
Farbe,
beispielsweise
„Weiß“

SCHRITT 3: FORMATIERUNGSREGEL EINBAUEN
@BaZaKom
➤ Anschließend gleicher Formatierungsbereich
➤ Lege die vierte Regel fest, beispielsweise:
➤ Wenn >> „Wiedervorlage“
➤ Dann >> Dein zuvor eingegebene Schriftfarbe
➤ Klicke >> „OK“

SCHRITT 4:
DATENÜBERPRÜFUNG
EINFÜGEN
@BaZaKom

SCHRITT 4: DATENÜBERPRÜFUNG EINFÜGEN
➤ Dein Dokument müsste nun so eingestellt sein, dass - je nach
Texteingabe - eine farbige Statusanzeige vorhanden ist.
➤ Sicher willst Du nicht jedesmal den Status mit der Hand eingeben.
Darum erstellen wir jetzt eine Drop-Down-Auswahl-Liste, mit der Du
die einzelnen Statusanzeigen leicht auswählen kannst.
➤ Diese Daten kommen aus einem anderen Blatt. Die einzelnen Schritte
werden in den folgenden Folien erklärt.
@BaZaKom

SCHRITT 4: DATENÜBERPRÜFUNG EINFÜGEN
@BaZaKom
➤ Lege ein neues Datenblatt an. Ich habe es hier
einfach „Datenblatt“ genannt.

SCHRITT 4: DATENÜBERPRÜFUNG EINFÜGEN
@BaZaKom
➤ Trage nun in die erste Spalte die vier Begriffe ein, die
Du zukünftig auswählen willst. Jeder Begriff kommt
in eine eigene Zelle innerhalb dieser Spalte.

SCHRITT 4: DATENÜBERPRÜFUNG EINFÜGEN
@BaZaKom
➤ Markiere nun wieder den Spaltenbereich, den Du
bereits zuvor markiert hattest.

SCHRITT 4: DATENÜBERPRÜFUNG EINFÜGEN
@BaZaKom
➤ Klicke auf >> „Daten“
➤ Klicke auf >> „Überprüfen“
➤ Klicke dann auf >> „Datenüberprüfung“

SCHRITT 4: DATENÜBERPRÜFUNG EINFÜGEN
@BaZaKom
➤ Klicke auf >> „Einstellungen“
➤ Wähle aus >> „Liste“

SCHRITT 4: DATENÜBERPRÜFUNG EINFÜGEN
@BaZaKom
➤ Jetzt musst Du die
Datenquelle angeben.
➤ Klicke dazu auf den
Button neben der
Suchleiste „Quelle“

SCHRITT 4: DATENÜBERPRÜFUNG EINFÜGEN
@BaZaKom
➤ Klicke nun auf das zweite Datenblatt (in diesem Beispiel:
„Datenblatt“.
➤ Markiere die vier Zellen in der Spalte, in denen die
verschiedenen Status-Updates angezeigt werden.
➤ Drücke >> Enter

SCHRITT 4: DATENÜBERPRÜFUNG EINFÜGEN
@BaZaKom
➤ Jetzt kann in jeder Zelle in dem vorher markierten Bereich
auf dem ersten Blatt die Textbausteine aus dem
„Datenblatt“ ausgewählt werden.

SCHRITT 5:
FUNKTIONSÜBERPRÜFUNG
& KORREKTUREN
@BaZaKom

SCHRITT 5: FUNKTIONSÜBERPRÜFUNG & KORREKTUREN
➤ Der Großteil ist geschafft, jetzt kontrollierst Du, ob die ganzen
Funktionen auch so funktionieren, wie Du Dir das vorgestellt hast.
➤ Funktioniert alles, dann kannst Du diesen Schritt überspringen.
➤ Wird etwas nicht so dargestellt, wie gewünscht, dann führe eine
Korrektur durch. Die einzelnen Schritte werden in den folgenden
Folien erklärt.
@BaZaKom

SCHRITT 5: FUNKTIONSÜBERPRÜFUNG & KORREKTUREN
@BaZaKom
➤ Nun müsste für jede Auswahlmöglichkeit auch die
Darstellung in die vorher festgelegte Farbe sichtbar sein.
➤ Manchmal ist das nicht der Fall, wenn der Textbaustein aus
dem „Datenblatt“ nicht mit dem hinterlegten Textbaustein in
der „Formatierungsregel“ übereinstimmt.

SCHRITT 5: FUNKTIONSÜBERPRÜFUNG & KORREKTUREN
@BaZaKom
➤ Siehe dieses Beispiel

SCHRITT 5: FUNKTIONSÜBERPRÜFUNG & KORREKTUREN
@BaZaKom
➤ Ist dies der Fall, dann:
➤ Klick >> Start
➤ Klick >> „Bedingte Formatierung“
➤ Klick >> „Regeln verwalten“

SCHRITT 5: FUNKTIONSÜBERPRÜFUNG & KORREKTUREN
@BaZaKom
➤ Doppelklick auf die zu ändernden Regel

SCHRITT 5: FUNKTIONSÜBERPRÜFUNG & KORREKTUREN
@BaZaKom
➤ Genaue Schreibweise aus dem
Datenblatt in dieses Feld reinschreiben
➤ Bestätigen

SCHRITT 6:
FUNKTIONEN AUF WEITERE
ZELLEN ÜBERTRAGEN
@BaZaKom

SCHRITT 6: FUNKTIONEN AUF WEITERE ZELLEN ÜBERTRAGEN
➤ Wenn Du nicht schon direkt alle Felder markierst und bearbeitest hast,
kannst Du nun weitere Zellen in den Markierungsbereich einarbeiten.
➤ Das kann auch interessant sein, wenn Du später weitere Workflows,
Prüfverfahren oder Prüfkriterien einfügen willst.
➤ Die einzelnen Schritte werden in den folgenden Folien erklärt.
@BaZaKom

SCHRITT 6: FUNKTIONEN AUF WEITERE ZELLEN ÜBERTRAGEN
@BaZaKom
➤ Markiere den gesamten
Bereich, für den die
Formatierungsregel gelten
soll.

SCHRITT 6: FUNKTIONEN AUF WEITERE ZELLEN ÜBERTRAGEN
@BaZaKom
➤ Klick auf >> „Start“
➤ Klick auf >> „Bedingte Formatierung“
➤ Klick auf >> „Regeln verwalten“
➤ Bestätigen

SCHRITT 6: FUNKTIONEN AUF WEITERE ZELLEN ÜBERTRAGEN
@BaZaKom
➤ „Formatierungsregeln anzeigen für: „Dieses Blatt“
➤ Alle Regeln anklicken als „Wahr“
➤ Pro Regel Klick auf den Button >> „Angewendet auf“
➤ Bereich auswählen (Der markierte Bereich; siehe
nächste Folie)

SCHRITT 6: FUNKTIONEN AUF WEITERE ZELLEN ÜBERTRAGEN
@BaZaKom
➤ Pro Regel den gleichen
Bereich auswählen

SCHRITT 7:
KOMMENTARE EINFÜGEN
@BaZaKom

SCHRITT 7: KOMMENTARE EINFÜGEN
➤ Jede Zelle kannst Du mir Kommentaren ergänzen. Dazu gehören u.a.
➤ Rollen- und Verantwortlichkeiten
➤ Zeitdaten
➤ Inhaltliche Ergänzungen
➤ Die einzelnen Schritte werden in den folgenden Folien erklärt.
@BaZaKom

SCHRITT 7: KOMMENTARE EINFÜGEN
@BaZaKom
➤ Gewünschte Zelle
anklicken, hier am
Beispiel
„Wiedervorlage“.
➤ Rechtsklick auf die
Zelle
➤ „Kommentar einfügen“

SCHRITT 7: KOMMENTARE EINFÜGEN
@BaZaKom
➤ Füge deinen
Kommentar ein,
beispielsweise Daten,
wann der Prozess noch
einmal überprüft
werden soll.
➤ Übertrage diese
Termine auch in einen
Kalender mit
Erinnerungsfunktion,
sodass Du diesen nicht
vergisst.

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©Luisa Bell