Gestión del Cambio: Coaching Tecnológico para empresarias

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Exposición realizada en la apertura del Congreso Empresarias en la Sociedad de la Información (Murcia, 18 y 19 de mayo de 2010) sobre tecnología, su importancia en la sociedad y en las empresas, sobre mujeres empresarias, ventajas que supone su utilización de tecnología, y también de las barreras que suele haber para aprovechar esas ventajas.

El proyecto de coaching tecnológico de género tiene como objetivo minimizar las barreras existentes para que las mujeres empresarias utilicen la tecnología, y para eso ha sido necesaria la aplicación de un sistema de trabajo, de una metodología, cuyas fases se detallan en la segunda parte de esta exposición.

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Gestión del Cambio: Coaching Tecnológico para empresarias

  1. 1. “Gestión del Cambio: Coaching Tecnológico para empresarias.” 18 de mayo de 2010 1
  2. 2. 1 Buenos días, En la primera parte de mi intervención, voy a hablarles de tecnología, de su importancia en la sociedad y en las empresas, de mujeres empresarias, de las ventajas que supone su utilización, y también de las barreras que suele haber para aprovechar esas ventajas. El proyecto de coaching tecnológico de género tiene como objetivo minimizar las barreras existentes para que las mujeres empresarias utilicen la tecnología, y para eso ha sido necesaria la aplicación de un sistema de trabajo, de una metodología, cuyas fases detallaré en la segunda parte de esta exposición. 2 Como decía al comienzo, la tecnología tiene una gran importancia en la sociedad, y desempeña también un papel determinante que en la competitividad de las empresas, que en estos tiempos revueltos, de crisis, de amenazas - pero también de oportunidades- la tecnología es y será siempre un factor clave, por otra parte, el poder de negociación con los proveedores de productos y servicios TIC es mucho mayor y esa inversión ahora le permitirá ir un paso por delante del competidor que no invierta en tecnología. 3 Además, según un reciente estudio1 sobre 35.000 personas del BCS, instituto británico que promueve el progreso social y económico a través de las TICs, ha concluido que la tecnología nos hace más felices, especialmente en el caso de los dispositivos de comunicación y las redes sociales (esta conclusión parece bastante obvia si pensamos lo que puede suponer para muchas personas estar un día sin su móvil o entrar a 1 http://www.bcs.org/server.php?show=ConWebDoc.35476 2
  3. 3. Facebook...), otra conclusión ha sido que el acceso a la tecnología influye emocionalmente más a las las mujeres en los países desarrollados. 4 A pesar de que algunos avances tecnológicos a veces son aceptados con reservas, resignación o miedo, generalmente se considera la tecnología como una herramienta para el desarrollo y avance de la sociedad. 5 La tecnología influye en nuestras vidas en innumerables áreas como la medicina, la educación, el ocio, hogar... unas veces la presencia de la tecnología es más evidente debido a los cambios y adaptación que implica, como en el caso del reciente apagón de analógico de la señal televisiva y el cambio “forzoso” a la TDT (Televisión Digital Terrestre) y otras es más transparente, menos intrusiva, de cara a los usuarios finales, como en el caso de la identificación y registro de la matrícula de nuestro vehículo al entrar a un parking público. En ocasiones, nos vemos forzados a usarla, por ejemplo cuando sólo podemos realizar el pedido de las cápsulas para nuestra cafetera a través de Internet y otras, podemos elegir entre una forma que no nos suponga un esfuerzo, una habilidad o competencia, hacer uso de esa tecnología, como sería el caso de realizar un pedido telefónico en vez de a través de Internet. En estas alternativas para realizar una misma acción, un pedido, una compra, identificamos un aspecto importante en el concepto y uso de la tecnología: lo que para algunas personas, la “tecnología” es entendida como algo novedoso que implica un aprendizaje y puede generarle desconfianza (no es la primera vez que se escucha “Envíame el presupuesto por fax que no me fío del correo electrónico...“), miedo (aquella afirmación de “Yo no compro nada en Internet porque eso no puede ser seguro...”) o inseguridad (la frase “Voy a realizar la reserva por teléfono y haré la transferencia mañana cuando vaya al banco...”), para otras personas, simplemente, 3
  4. 4. esa tecnología forma parte inherente de ese producto, servicio o actividad, es decir, “siempre ha estado allí” o “siempre ha sido así”. Para todos nosotros, la televisión en color no es tecnología en los términos que interpretamos por ejemplo “conexión wifi” pero sí lo fue para nuestros padres, de igual forma, nuestros hijos no percibirán el aura de “tecnología” en el uso de su “conexión wifi” o la TDT (si es que estas tecnologías no son sustituidas por otras...) y otros muchos ejemplos de “última tecnología” como pueda ser la televisión en 3D que ya está aquí. 6 Hasta lo que hace unos años era exclusivo de la ciencia ficción como los escáneres corporales en los aeropuertos (tal vez recuerden la escena en la película Desafío Total) o interfaces holográficos2 (seguro que recuerdan también la escena en la película Minority Report ) serán probablemente incorporados a nuestra rutina diaria. De este planteamiento surgen conceptos como “nativos” e “inmigrantes” digitales, así como la definición que algunos hacen de tecnología: “Tecnología es todo aquello que no existía cuando nacimos”. 7 La tecnología influye y modifica hasta nuestros comportamientos sociales: por ejemplo, desde la generalización del uso del teléfono móvil ya no se llama a un teléfono y se pregunta por alguien, se llama a una persona..., tampoco se queda ya: se sale y se manda un SMS para decir o preguntar dónde se está... cuando las ventajas que ofrece esta movilidad y conectividad se trasladan al mundo de la empresa, las posibilidades se presentan ilimitadas: gestión de pedidos, acceso a documentación, trazabilidad... 8 2 http://www.wizinga.com/2008/08/06/la-interfaz-holografica-multitouch-ya-es-posible/ 4
  5. 5. Otra manifestación de este cambio en los comportamientos sociales, concretamente en las relaciones entre cliente y empresa, se observa claramente en Internet a través de los distintos sistemas de publicación de contenidos y redes sociales (Facebook ,Twitter y blogs): aunque muchas empresas aparentemente no se hayan dado cuenta, la información, el mensaje, hace tiempo que ha dejado de ser unidireccional, oficial y sin derecho a réplica... cualquier persona sin necesidad de conocimientos expertos puede generar y publicar contenidos en cualquier formato: desde un vídeo haciendo uso de un producto determinado (consecuencias positivas) o una foto con los desperfectos que tenía la habitación de hotel (consecuencias negativas). 9 La tecnología es la que ha facilitado que la información sea más accesible, y que se encuentre ahora en forma de conversación, conversación sobre temas y contenidos que ha supuesto una revolución cultural similar a la que supuso la imprenta (aunque a muchos de los que hasta ahora tenían esas “imprentas”, esas fuentes de información – entiéndase grandes medios de comunicación, SGAE... – no terminen de adaptarse al cambio, o lo que es lo mismo, todavía no han sabido integrar la tecnología en su modelo de negocio o adaptar éste a las posibilidades actuales que ofrece la tecnología. En cualquier caso, la tecnología surge y evoluciona para resolver necesidades y facilitar las actividades que realizamos, tanto en nuestros hogares como en las empresas. 10 La tecnología también hace más “cómodo” y “fácil” en una empresa comprar, producir, almacenar, vender, facturar, cobrar, atender al cliente, mejorar las relaciones y comunicaciones entre clientes y proveedores ... e incluso conciliar en distintos grados la vida laboral y personal, las ventajas del uso de tecnología, en concreto de las TIC (Tecnologías de la Información y las Comunicaciones), son indudables aunque en el ámbito empresarial, la tecnología en sí misma no es de 5
  6. 6. utilidad para el negocio, su uso debe estar asociado a los objetivos y estrategia de la empresa para sacar el máximo rendimiento. El uso de las TIC en la empresa depende en última instancia de las personas que la componen, tanto los que toman la decisión de usar determinada tecnología como los usuarios finales. 11 En este proceso, influye que esas personas sean nativos o inmigrantes digitales, así como la brecha digital existente y que constituye una de las principales barreras en el acceso y uso de las TIC. La brecha digital – el término opuesto sería el de “inclusión digital” - se basa en diferencias previas de grupos (socioeconómicos, edad, regiones, sexo...) al acceso a las tecnologías según su capacidad para utilizar las TIC de forma eficaz, debido a los distintos niveles de alfabetización y capacidad tecnológica. Una persona que ha llevado “desde siempre” (para ella) los asientos de contabilidad anotados manualmente tendrá más dificultad en adaptarse al uso de un programa informático que otra persona que ha utilizado “desde siempre” (para ella) los servicios de banca electrónica. La tecnología, como estamos viendo, influye en nuestras vidas y empresas, a veces tenemos capacidad de elección (ej: cable o ADSL) y otras se nos exige aprender, adaptarnos, evolucionar... aspectos que para una empresa no sólo supone una cuestión de supervivencia sino de competitividad. Para lograr esa competitividad, debemos recordar nuevamente que la tecnología no es por sí misma útil, buena o mala, sino que depende del uso que se haga de ella. 6
  7. 7. Para ello, es clave el papel de los distintos prescriptores tecnológicos con los que se encuentra la empresa (proveedores, clientes, socios, profesionales y empresas consultoras, etc.). La correcta elección de una u otra solución tecnológica influye determinantemente en esa competitividad que busca la empresa. 12 La implantación y uso eficiente de herramientas tecnológicas en una empresa no es algo sencillo y los resultados no son inmediatos, por otra parte, los beneficios que se obtienen son directamente proporcionales al nivel de sofisticación y cambios tecnológicos realizados. No es lo mismo publicar en Internet nuestro catálogo de productos que integrar nuestra tienda online con la gestión de almacén o el pedido automático a nuestro proveedor... Es decir, a mayor cambio tecnológico, mayores beneficios obtendremos, pero esto también implicará una mayor inversión, de tiempo y dinero... una vez más recordaríamos el dicho popular de “quien no arriesga, no gana”. 13 Hoy en día, esa inversión se ve considerablemente facilitada por las ayudas y subvenciones existentes tanto a nivel nacional como regional, y es que en muchas ocasiones, dar el paso hacia el cambio no es tanto una cuestión meramente económica sino de mentalidad y actitud, que por otra parte, afecta como decíamos anteriormente, tanto a los que deciden que se use una determinada herramienta como los usuarios finales que deben utilizarla. En algunos casos específicos (ej: tienda online, gestión documental, e-learning...), podría incluso implantarse software libre, reduciendo drásticamente los costes. 7
  8. 8. Y si pensamos en equipamiento hardware (servidores, equipos de trabajo potentes...), tendríamos que ir entonces –si seguimos la tendencia que se está imponiendo globalmente- “a la nube” (cloud computing), a Internet, a plataformas SaaS (Software as a Service) donde también se reducirían generalmente los costes de adquisición y mantenimiento: se paga sólo por lo que usa y consume, y sólo es necesario un navegador y una conexión a Internet. La falta de inversión en tecnología es sin duda un causa de pérdida de competitividad pero no es ni la única ni la principal barrera de implantación de TICs en las empresas. 14 El informe “Las tecnologías de la Información y las Comunicaciones en la Empresa Española, 2008”, elaborado por la AETIC (Asociación de Empresas de Electrónica, Tecnologías de la Información y Telecomunicaciones de España) destaca que el 36% de las empresas españolas afirma que el desconocimiento hacia la tecnología es el principal motivo por el que no se hace un mayor uso de la informática. Otras barreras en el acceso de las empresas a la tecnología serían la falta de formación (personal cualificado), la común resistencia a los cambios, la dificultad en anticipar los resultados o la falta de una definición clara de los requerimientos, una planificación adecuada y la fijación realista de expectativas. 15 En el caso de las mujeres empresarias, se identifican barreras adicionales como la llamada brecha digital de género (que se tratará más adelante), las convicciones tradicionales, los prejuicios o la falta de tiempo ocasionada por las obligaciones familiares y domésticas. 8
  9. 9. Es por todo ello necesario, además, un cambio de mentalidad y actitud, concretamente en las mujeres empresarias, y es en este contexto donde surge este proyecto de coaching tecnológico. 16 Para llevar a cabo este proceso era imprescindible contar con una metodología apropiada que permitiera sistematizar las acciones a emprender y facilitara la obtención y análisis de resultados. METODOLOGÍA La metodología empleada constó de las siguientes fases: 9
  10. 10. Recogida de información Para realizar el diagnóstico de la situación de la usuaria y de su organización con respecto al uso que hace de las TIC fue necesario realizar una sesión presencial para la recogida de información mediante un formulario o guía denominado documento de “e-diagnóstico”. Durante esta toma de datos, el coach recoge toda la información técnica acerca de la usuaria, su organización el modo en el que usa las TICs, además de aprovechar la 10
  11. 11. entrevista para ofrecer información sobre aquellos conceptos en los que la usuaria pueda mostrar alguna dificultad o desconocimiento. Análisis DAFO A continuación se propone un proceso de reflexión sobre la empresa o la organización, consistente en un análisis DAFO (Debilidades-Amenazas-Fortalezas-Oportunidades) que nos mostrara una foto de la empresa en ese momento. Es igualmente un estudio de la situación competitiva de una empresa en su mercado y de las características internas de la misma, a efectos de determinar sus Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas. Como sabrán, la situación interna se compone de 2 factores controlables: fortalezas y debilidades, mientras que la situación externa se compone de 2 factores no controlables: Amenazas y Oportunidades. Este análisis colabora a responder las siguientes preguntas, especialmente haciendo uso de las TIC’s: • ¿Cómo se puede explotar cada fortaleza? • ¿Cómo se puede aprovechar cada oportunidad? • ¿Cómo se puede detener cada debilidad? • ¿Cómo se puede defender de cada amenaza? El beneficio que se obtiene con su aplicación es conocer la situación real en que se encuentra la empresa, así como el riesgo y oportunidades que le brinda el mercado. El principal objetivo de este análisis DAFO es ayudar a la organización a encontrar sus factores estratégicos críticos, para una vez identificados, usarlos y apoyar en ellos los cambios organizacionales: consolidando las fortalezas, minimizando las debilidades, aprovechando las ventajas de las oportunidades, y eliminando o reduciendo las amenazas. 11
  12. 12. Análisis de las barreras Existen en todas las pymes o empresas autónomas una serie de barreras habituales contrastadas. A través de la entrevista se realizar un análisis de las barreras que identificara las dificultades que se detectan en el uso de las TIC . Se pretende conocer cuáles son las barreras concretas que entendemos que se presentan en una organización o persona en concreto. Análisis del potencial TIC Se realizó también un análisis del potencial TIC, donde se realiza una reflexión de los puntos y las áreas donde se pueden obtener mejores resultados con la implantación de las TIC y cómo podemos aprovechar al máximo los beneficios que ofrecen las TIC. Análisis de la estrategia Se definió también la mejor estrategia para introducir las TIC o aquellos proyectos en concreto dentro de la organización y que obstáculos debemos de vencer para conseguir los mayores beneficios en el uso de las TIC. (Análisis de la estrategia) Todo el proceso de diagnóstico se ha realizado en las instalaciones de las empresarias procurando un entorno lo más familiar y cómodo para la usuaria que le proporcione seguridad y facilidades a la hora de exponer su realidad. Estudio de casos Con la información recogida en la fase inicial, el coach realizó un estudio y análisis en el que valoró las actuaciones más relevantes, tanto a nivel personal como en materia de TICs que la empresaria podría emprender y las plasmó en un informe de conclusiones y recomendaciones. Informe individualizado El resultado del estudio de los casos y de las actuaciones en materia de TICs que podrían ser más interesantes y viables emprender, se plasmó en un informe individualizado de conclusiones y recomendaciones 12
  13. 13. Presentación de propuestas y promoción del cambio El coach concertó una segunda visita con la finalidad de entregar y exponer el informe, así como asesorar en la puesta en marcha de las soluciones propuestas que promoverán el cambio. Formación usuarias Se realizaron varios talleres grupales presenciales sobre temas de interés (Nuevos modelos de negocio en Internet, Gestión de la Identidad Digital...). Soporte web Además de telefónicamente, se prestó soporte a las usuarias de forma telemática mediante la resolución de dudas y consultas a través del correo electrónico. 17 De forma paralela al desarrollo de las distintas fases, se han realizado tareas de apoyo al desarrollo de la metodología como: - Actualización de contenidos en la web EmpresariaSi -Envío periódico y seguimiento de e-mails con información de interés y actualizaciones de la web 18 - Creación y dinamización de una comunidad en la red social Facebook 13

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