Manuales administrativos

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Manuales administrativos

  1. 1.  Instrumento administrativo que contiene en forma explícita, ordenada y sistemática información sobre objetivos, políticas, atribuciones, organización y procedimientos de los órganos de una institución; así como las instrucciones o acuerdos que se consideren necesarios para la ejecución del trabajo asignado al personal, teniendo como marco de referencia los objetivos de la institución.
  2. 2.  Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización.
  3. 3.  De acuerdo con la clasificación y grado de detalle, los manuales administrativos permiten cumplir con los siguientes objetivos: a) Instruir al persona, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos , normas, etc. b) Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones. c) Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal, y propiciar la uniformidad en el trabajo.
  4. 4.  d) Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales. e) Proporcionar información básica para la planeación e implementación de reformas administrativas. f) Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución
  5. 5.  g) Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. h) Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema. i) Interviene en la consulta de todo el personal.
  6. 6.  j) Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc. k) Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente. l) Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.
  7. 7.  ll) Determina en forma mas sencilla las responsabilidades por fallas o errores. m) Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación. n) Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y como deben hacerlo. o) Ayuda a la coordinación de
  8. 8.  p) Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.
  9. 9.  Depende de la información de las necesidades de cada institución o empresa privada, para saber con qué tipo de manuales se debe contar. Se hace la aclaración de que pueden abarcar dichos manuales a toda la empresa: una dirección, un departamento, una oficina, sección, una mesa, un puesto, etcétera. Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa los nombres diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente manera:
  10. 10.  POR SU CONTENIDO: Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias, dentro de este tipo tenemos los siguientes: Manual de Historia: Su propósito es proporcionar información histórica sobre el organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual.
  11. 11.  Manual de organización:Su propósito es exponer en forma detalladala estructura organizacional formal a travésde la descripción de los objetivos,funciones, autoridad y responsabilidad delos distintos puestos, y las relaciones. Manual de políticas: Consiste en una descripción detallada delos lineamientos a se seguidos en la tomade decisiones para el logro de los objetivos
  12. 12.  Manual de procedimientos:Es la expresión analítica de losprocedimientos administrativos a través delos cuales se canaliza la actividad operativadel organismo. Manual de contenido múltiple: Cuando el volumen de actividades, depersonal o simplicidad de la estructuraorganizacional, no justifique la elaboracióny utilización de distintos manuales, puede
  13. 13. Esta clasificación se refiere a una funciónoperacional especifica a tratar. Manual de producción: Consiste en abarcar la necesidad deinterpretar las instrucciones en base a losproblemas cotidianos tendientes a lograrsu mejor y pronta solución.
  14. 14.  Manual de compras: El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en definir el alcance de compras, definir la función de comprar, los métodos a utilizar que afectan sus actividades. Manual de ventas: Consiste en señalar los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de información comprendidas en el trabajo de ventas.
  15. 15.  Manual de Finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administración. Manual de contabilidad: Trata acerca de los principios y técnicas de la contabilidad. Manual de crédito y cobranzas: Se refiere a la determinación por escrito de procedimientos y normas de esta
  16. 16.  Manual de personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal. Manual técnico: Trata acerca de los principios y técnicas de una función operacional determinada. Manual de adiestramiento o instructivo: Estos manuales explican, las labores, los procesos y las rutinas de un puesto en particular, son comúnmente mas detallados que un manual de procedimientos.
  17. 17.  Manuales generales de organización: Este es producto de la planeación organizacional y abarca todo el organismo, indicando la organización formal y definiendo su estructura funcional. Manual general de procedimientos: Este es también resultado de la planeación, contiene los procedimientos de todas las unidades orgánicas que conforman en un organismo social, a fin de uniformar la forma de operar. Manual general de políticas: Se refiere a presentar por escrito los deseos y actitud de la dirección superior.
  18. 18.  Manual especifico de reclutamiento y selección: Se refiere a una parte de una área especifica (personal). Y contiene la definición uniforme respecto al reclutamiento y selección personal en una organización. Manual especifico de auditoria interna: Consiste en agrupar lineamientos, instrucciones de aplicación especifica a determinados tipos de actividad.
  19. 19.  Manual especifico de políticas de personal: Este se enfoca a definir "políticas", pero de una área especifica de la organización. Manual especifico de procedimientos de tesorería: Consiste en elaborar los procedimientos en el orden de importancia de un área especifica, a fin de capitalizar las oportunidades naturales de secuencia de pasos en el
  20. 20.  Para la elaboración o actualización de los Manuales Administrativos de una Dependencia o Entidad se pueden considerar las siguientes etapas: a) Planeación del Trabajo b) Aplicación de Técnicas de Investigación c) Análisis de la Información d) Estructuración del Manual e) Validación de la Información f) Autorización del Manual g) Distribución y Difusión h) Revisión y Actualización
  21. 21.  Para establecer un programa de trabajo es necesario designar al grupo de personas que elaborarán los manuales. Debe hacerse un estudio preliminar que permita conocer las funciones y actividades que se realizan en las áreas a trabajar, a través de fuentes más representativas como son:
  22. 22.  ¨ Los documentos jurídicos y administrativos de la institución, que son base para la realización de las funciones de la Dependencia o Entidad. ¨ Archivos documentales de la Dependencia o Entidad. ¨ Los Manuales Administrativos existentes. ¨ Los directivos y empleados, por el conocimiento de las actividades y las limitaciones divergencias en cuanto a la documentación existente.
  23. 23.  Investigación documental. Entrevista. Cuestionario. Observación Directa.-
  24. 24.  Para facilitar el análisis de la información podemos apoyarnos con los cuestionamientos siguientes: ¿Qué trabajo se hace? ¿Para qué se hace? ¿Quién lo hace? ¿Cómo se hace? ¿Con que se hace? ¿Cuándo se hace?
  25. 25.  1.- Redacción. Se debe tomar en cuenta a quienes se va a dirigir el manual, de manera que el vocabulario utilizado sea claro, sencillo, preciso y comprensible, procurando no utilizar siglas ni abreviaturas. 2.- Elaboración de diagramas. Su elaboración deberá hacerse empleando las más sencillas y conocidas en el medio, uniformando su presentación a fin de facilitar la comprensión de los mismos. 3.- Formato. Debe tomarse en cuenta que el manual presentado sea fácil de leer, consultar,
  26. 26.  la validación la lleven a cabo los responsables de las áreas a las que corresponden los manuales, con la finalidad de que la información que se presenta en ellos, sea acorde con las atribuciones y las actividades que realizan.
  27. 27.  debemos darle la formalidad al documento solicitando la autorización del titular de la Dependencia o Entidad, o bien del área a la que corresponda el documento.

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