The sps code of conduct 2011

1,193 views

Published on

0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
1,193
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
5
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

The sps code of conduct 2011

  1. 1. PT. SAMUDERA PERDANA SELARAS (SPS) CODE OF CONDUCTRekan – rekan SPS yang Terhormat,Sejak tahun 2004, SPS telah mendisiplinkan diri pada standar tertinggi tata kelola perusahaan danperilaku perorangan. Secara berkala, kami (manajemen) memperbaharui komitmen kami terhadapstandar tersebut.SPS Code of Conduct atau Kode Etik SPS merupakan suatu ungkapan nilai kami. Masing – masingindividu anggota SPS bertanggung jawab tidak hanya untuk membaca Kode Etik ini, melainkan jugawajib menerapkannya dalam tindakan sehari – hari.SPS tersohor dan terkemuka khususnya di Pulau Jawa dan sebagian Kalimantan serta Sulawesikarena kualitas terbaiknya dalam hal pekerjaan, wawasan dan orang – orangnya. Reputasi terbaikSPS merupakan kunci keunggulan kompetitif (key competitive advantage) SPS. Namun perlu diingat,bahwa reputasi yang telah dibangun selama sekian tahun ini bisa ternoda dengan mudahnya,Nauzubillah! Oleh karena itu, integritas harus selalu menjadi landasan operasi bisnis dan titik pijaksegala keputusan serta langkah kita.Bagi Customers, pemegang saham, dan rekan – rekan kami, nama “SPS” harus mengilhami semacamkeyakinan dan kepercayaan diri yang menyatakan bahwa dimanapun kita bekerja dan apapunsituasinya, kita akan melakukan hal yang tepat.Kita adalah garda terdepan dari salah satu brand terkemuka di industri perusahaan jasa transportasiterpadu di Indonesia dan bagian dari suatu komitmen yang memiliki kinerja terbaik dengan integritastertinggi. Setiap diri kita memiliki kewajiban untuk menghormati dan menegakkan warisan nilai SPSyang telah dipercayakan kepada kita. Kami yakin dapat mengandalkan Anda sekalian untukmemenuhi kewajiban itu.Apa yang kita kerjakan menjadikan kita sebuah institusi jasa transportasi terpadu yang hebat. Apadan bagaimana kita berbuat akan membentuk Citra SPS.Hormat kami,H. Rory RyantoDirektur 1
  2. 2. Untuk Semua Karyawan SPS:Saya menyatakan, bahwa saya telah membaca SPS Code of Conduct atau Kode Etik SPS ini danmemahami kewajiban – kewajiban saya sebagai karyawan untuk mematuhi prinsip – prinsip,kebijakan – kebijakan, dan peraturan – peraturan yang terangkum dalam SPS Code of Conduct atauKode Etik SPS, termasuk setiap amandemen yang dibuat oleh SPS. Saya mengetahui bahwa salinan(copy) terkini dari SPS Code of Conduct atau Kode Etik SPS ini dipasang di situs web SPS.www.spsgroup.co.id/sps/codeofconduct.htmSaya memahami, bahwa perjanjian saya untuk mematuhi SPS Code of Conduct atau Kode Etik SPS inibukan merupakan atau tidak dapat ditafsirkan sebagai kontrak kerja untuk jangka waktu tertentuatau pun sebagai jaminan kelanjutan hubungan kerja.Beri tanda tangan di sini: ___________________________ Tanggal: _____________________Tulis nama Anda: ________________________________Formulir yang sudah dilengkapi dan ditandatangani harus dikembalikan kepada HRD & GA Manager palinglambat dalam 10 hari sejak diterimanya buklet ini. Kelalaian dalam memenuhi hal tersebut tidak akanmemengaruhi berlakunya SPS Code of Conduct atau Kode Etik SPS ini atau setiap ketentuannya bagi Anda. 2
  3. 3. Summary ExecutiveSPS berkomitmen pada standar tertinggi tata kelola perusahaan dan perilaku perorangan. Komitmenkita dalam menegakkan standar ini menjadikan kita sebuah institusi jasa transportasi terpaduterbaik:Komitmen terhadap Customers KamiKita harus memprioritaskan customers, memberikan saran, produk dan layanan terbaik serta selalubertindak dengan integritas tertinggi.Komitmen terhadap Satu Sama LainKita harus memberikan peluang terbaik bagi orang – orang terunggul untuk merealisasikan potensimereka, memperlakukan rekan tim kita dengan sikap hormat, memperjuangkan keragaman terbaikyang kita miliki, berbagi tanggung jawab demi keberhasilan kita, dan menerima akuntabilitas ataskesalahan yang kita lakukan.SPS Code of Conduct atau Kode Etik SPS dirancang untuk memungkinkan Anda mengenali situasiyang mengharuskan Anda mempertimbangkan pendekatan Anda, meminta saran dan bimbinganserta membuat keputusan yang tepat, baik bagi SPS, customers, pemegang saham maupun Andasendiri.SPS Code of Conduct atau Kode Etik SPS ini berlaku bagi direksi, general manager, para manager,setiap pimpinan (kepala divisi usaha), staf dan karyawan SPS Group serta masing – masing anakperusahaannya. Seluruh pimpinan, manajemen, karyawan dan staf diwajibkan untuk membaca danmematuhi SPS Code of Conduct atau Kode Etik SPS ini. Selain itu, pihak lain yang menjalankan jasabagi SPS Group harus tunduk pada SPS Code of Conduct atau Kode Etik SPS ini berdasarkan kontrakatau perjanjian lainnya.SPS Code of Conduct atau Kode Etik SPS ini tersedia dalam dwi bahasa diwww.spsgroup.co.id/sps/codeofconduct.htm. 3
  4. 4. PendahuluanSPS Code of Conduct atau Kode Etik SPS ini menyatakan ikhtisar tentang kebijakan – kebijakan penting SPS. Divisi Usaha tertentu mungkin memiliki kebijakan sendiri yang harus dipatuhi. Apabila kebijakan tersebutbertentangan dengan kebijakan SPS yang mengatur topik yang sama, maka kebijakan yang lebihmengikat yang akan berlaku. Adalah merupakan tanggung jawab Anda untuk memahami danmentaati kebijakan – kebijakan tersebut beserta kebijakan dan prosedur tambahan lainnya yangberlaku di divisi usaha Anda.SPS berharap agar semua karyawan dan perwakilannya bertindak sesuai standar integritas personaldan profesional tertinggi di segenap aspek kegiatan mereka, disamping harus mematuhi seluruhperaturan, tata tertib dan kebijakan SPS. Kita dilarang keras berkompromi dengan integritas itu, baikuntuk kepentingan pribadi maupun demi kepentingan SPS sendiri. Dalam menerima suatu jabatanatau penugasan dari SPS, masing – masing individu harus bertanggung jawab terhadap perilakunya,termasuk taat kepada hukum, SPS Code of Conduct atau Kode Etik SPS ini, kebijakan SPS sertakebijakan dan prosedur yang dimiliki divisi usaha kita masing – masing.Kelalaian dalam mematuhi kebijakan yang ditetapkan dalam SPS Code of Conduct atau Kode Etik SPSini, kebijakan SPS dan/atau kebijakan serta prosedur yang berlaku di divisi usaha Anda dapatmengarah pada tindakan pendisiplinan, hingga dan termasuk pemberhentian langsung atashubungan kerja atau hubungan lainnya dengan SPS. Lebih lanjut, pelanggaran terhadap SPS Code ofConduct atau Kode Etik SPS ini juga merupakan suatu pelanggaran hukum, sehingga dapat dikenakanhukuman pidana atau perdata bagi Anda, atasan Anda dan/atau SPS.SPS Code of Conduct atau Kode Etik SPS ini juga bukan merupakan atau pun dapat ditafsirkansebagai suatu kontrak kerja untuk jangka waktu tertentu maupun sebagai jaminan kelanjutanhubungan kerja.Untuk keterangan lebih lanjut tentang kebijakan dan sistem yang ada di SPS, silakan lihat diwww.spsgroup.co.id/policydirectory dan Manual Book for Corporate Policy and QualityManagement (Buku Manual untuk Kebijakan Perusahaan & Manajemen Mutu) yang berlaku bagiAnda. 4
  5. 5. Penyampaian Masalah – Masalah EtikaKepatuhan terhadap standar etika tertinggi merupakan unsur penting dalam tanggung jawab Anda.SPS sangat menganjurkan Anda untuk peduli terhadap masalah – masalah atau pertanyaan –pertanyaan terkait etika, diskriminasi atau pelecehan, dan melaporkan dugaan adanya pelanggaranterhadap kebijakan, peraturan maupun UU lain yang berlaku. Pengenalan sejak dini danpenyelesaian atas masalah – masalah tersebut penting dilakukan guna menjaga komitmen SPSterhadap customers, karyawan dan pemegang sahamnya.SPS Code of Conduct atau Kode Etik SPS ini menyajikan suatu ikhtisar tentang sejumlah kebijakanpenting yang perlu Anda ketahui. Selain itu, Anda yang berada di divisi usaha SPS Group juga harusmengetahui kebijakan, prosedur dan peraturan terperinci yang khusus diperuntukkan bagi divisiusaha Anda. Namun demikian, SPS tidak dapat mengantisipasi setiap permasalahan yang mungkinAnda hadapi. Situasi di tempat kerja bisa memuncak ketika tidak ada kejelasan pola tindakan yanglayak, dan penting sekiranya untuk mempertimbangkan beberapa pertanyaan sebelum Andabertindak. Saat menghadapi dilema semacam ini, tanyakan kepada diri sendiri dulu: Adakah sesuatu yang salah dengan situasi ini? Apakah tindakan saya sudah sesuai dengan SPS Code of Conduct atau Kode Etik SPS, kebijakan dan UU yang berlaku? Bagaimanakah dampak dari keputusan saya terhadap pihak lain? Apakah tindakan atau kegagalan saya dalam bertindak akan memperlihatkan kejanggalan? Apakah konsekuensinya jika saya bertindak atau tidak bertindak?Anda harus menggunakan pertimbangan dan akal sehat; jika sesuatu tampak tidak etis atau tidakwajar bagi Anda, mungkin hal itu memang demikian adanya. Apabila Anda memiliki pertanyaantentang tindakan terbaik dalam situasi tertentu, atau jika Anda secara beralasan mencurigai maupunmengetahui adanya pelanggaran hukum, regulasi, kebijakan atau standar etika SPS, Anda harussegera menghubungi salah satu pihak terkait berikut: Atasan Anda atau anggota rantai manajemen lainnya Perwakilan HRD Anda Auditor General Manager Direktur Kepolisian Republik Indonesia 5
  6. 6. Seluruh kontak dan penyelidikan sebisa mungkin diperlakukan secara rahasia, sesuai dengankebutuhan untuk menyelidiki dan mengatasi masalah tersebut berdasarkan peraturan dan UU yangberlaku. SPS menganjurkan Anda untuk menyampaikan masalah secara terbuka.Sebagai bagian dari penyelidikan, kami menghormati hak – hak yang diberikan sesuai denganperaturan dan UU yang berlaku bagi seluruh pihak yang terkait dengan urusan tersebut. SPSmelarang tindakan balas dendam terhadap siapa saja yang, dengan itikad baik, mengemukakanmasalah atau pertanyaan tentang etika, diskriminasi maupun pelecehan, atau pun melaporkanadanya dugaan pelanggaran kebijakan, peraturan dan UU lain yang berlaku.Jika Anda mengemukakan suatu masalah etika dan tidak yakin jika masalah tersebut sudahterselesaikan, Anda harus mengungkapnya kepada pihak lain yang tercantum dalam daftar tersebutdi atas.Penyelewengan atau Pelanggaran Kriminal oleh KaryawanAnda diharapkan untuk segera melaporkan setiap dugaan maupun upaya penyelewengan,penggelapan uang, atau dugaan aktivitas kriminal lainnya. Anda dapat melakukannya denganmenghubungi salah satu pihak yang tercantum dalam daftar di atas atau langsung mengirim e-mailke gm@spsgroup.co.id atau hrd@spsgroup.co.id 6
  7. 7. Komitmen terhadap Customers KamiSPS berkomitmen untuk melindungi informasi pribadi dan yang bersifat rahasia menyangkutcustomers kami dan menggunakannya secara wajar. Untuk tujuan itu, kami terus memperbaharuisistem dan teknologi kami serta memberikan pelatihan yang tepat kepada para staf kami. Kamiberusaha melindungi informasi pribadi dan customers yang bersifat rahasia mengenai customerskami melalui cara yang juga memungkinkan kami dapat memberikan customers kami pilihan jasa danlayanan yang lebih sesuai dengan tujuan dan kebutuhan mereka. Jika kami menggunakan jasaperusahaan lain untuk memberikan layanan bagi kami, kami mewajibkan perusahaan itu untukmelindungi informasi pribadi dan yang bersifat rahasia yang mereka terima dari kami.SPS mematuhi berbagai peraturan dan UU yang mengarah pada keamanan informasi dankerahasiaan. Anda harus melindungi seluruh informasi pribadi dan yang bersifat rahasia tentangcustomers kita dengan memastikan bahwa informasi customers hanya dapat diakses oleh orang –orang yang berwenang.Perlakuan yang AdilSPS berkomitmen untuk berhubungan secara adil dengan customers, vendor, kompetitor dankaryawannya. Tidak seorangpun berhak mengambil keuntungan secara tidak adil dari siapa sajamelalui manipulasi, penyelewengan, penyalahgunaan informasi yang bersifat rahasia, penafsiranyang salah atas fakta – fakta material maupun praktek atau hubungan bisnis tidak adil lainnya.Kewajiban Pemegang AmanahSPS bertindak sebagai pemegang amanah dalam kepenasehatan layanan jasa tertentu dan hubungancustomers lainnya. Anda harus menentukan kapan datangnya kewajiban pemegang amanah sertamemperhatikan bahwa seorang pemegang amanah memiliki kewajiban hukum untuk bertindakdemi kepentingan terbaik customersnya, yakni menempatkan kepentingan customers di ataskepentingannya sendiri, maupun kepentingan afiliasi dan karyawannya. Seorang pemegang amanahjuga memiliki kewajiban untuk bertindak secara bijaksana, memperlakukan customers dengan adil,menjaga kerahasiaan informasi customers, melindungi aset – aset pemegang amanah dan memberipengungkapan yang menyeluruh. Kewajiban ini termasuk memberitahu customer tentang konflikkepentingan atau, jika diperlukan secara hukum, menghindari konflik tersebut sepenuhnya. 7
  8. 8. Kepatuhan terhadap Kebijakan Anti-KompetisiBanyak situasi yang berpotensi menimbulkan tindakan anti-kompetisi yang tidak sah dan harusdihindari. Hal ini mencakup: Penawaran harga (Rate quotation) dari kompetitor untuk membagi informasi harga / rate maupun informasi market lain yang bersifat kompetitif atau untuk mengalokasikan pangsa pasar maupun customers; Upaya oleh customers atau calon customers untuk menghalangi SPS melakukan bisnis dengan atau membangun kontrak dengan customers lain; Diskusi dalam pertemuan asosiasi logistics & forwarding mengenai topik – topik yang peka terhadap kompetisi; seperti rate, kebijakan term of payment, credit term dan strategi pemasaran.Jika seorang kompetitor atau customers berusaha membicarakan dengan Anda tentang hal – halyang memicu timbulnya masalah mengenai tindakan anti-kompetisi, Anda harus menolakmembicarakannya dan meminta orang tersebut agar segera menghentikannya. Jika perlu, Andaharus meninggalkan atau menghentikan pembicaraan itu. 8
  9. 9. Komitmen terhadap Satu Sama LainPrivasi bagi Karyawan SPSSPS mengakui serta berusaha melindungi informasi pribadi dan yang bersifat rahasia tentangkaryawannya, termasuk informasi medis. Informasi tersebut tidak boleh dibahas atau dibicarakan diluar SPS, kecuali jika diijinkan atau diperbolehkan oleh hukum, aturan atau regulasi yang berlaku.Anda harus mematuhi seluruh kebijakan dan pedoman SPS terkait keamanan dan privasi personalserta informasi yang bersifat rahasia, dan memastikan informasi semacam itu hanya dapat diaksesoleh orang – orang yang berwenang. Tanggapan atas permintaan informasi semacam itu darisiapapun di luar lingkup SPS dan dalam kondisi apapun harus atas dasar persetujuan yang sesuaidengan kebijakan SPS yang berlaku.Pedoman tenaga kerja menyangkut kerahasiaan dan keamanan berlaku bagi seluruh karyawan SPSdan orang lain yang telah menyerahkan data pribadinya kepada SPS dalam keterkaitannya denganhubungan kerja.Saat kami menggunakan perusahaan lain (vendor / subkontraktor) untuk memberikan layanankepada kami, kami juga mewajibkan perusahaan tersebut untuk melindungi informasi pribadi danyang bersifat rahasia yang mereka terima.SPS percaya bahwa keragaman staf merupakan faktor penting bagi keberhasilan kami sebagaisebuah perusahaan transportasi terpadu, dan kami berusaha untuk memperoleh, membina danmempertahankan orang – orang yang paling berkompeten dari suatu kelompok kandidat yangberagam. Promosi jabatan di SPS didasarkan pada bakat dan kinerja. Kami berkomitmen sepenuhnyauntuk menyetarakan kesempatan ketenagakerjaan serta mematuhi segala bentuk UU yang terkaitdengan praktek ketenagakerjaan yang adil dan tanpa diskriminasi. 9
  10. 10. Kebijakan Anti-Diskriminasi dan Anti-PelecehanSPS menerapkan suatu lingkungan kerja yang menjunjung tinggi keberagaman, di mana segalaperbedaan diantara kita dihargai dan dihormati.Kami melarang diskriminasi, pelecehan atau intimidasi yang melanggar hukum atau melanggarkebijakan kami, baik yang dilakukan oleh atau terhadap atasan, rekan kerja, customers, maupunvendor. Diskriminasi dan pelecehan terhadap individu, baik yang didasari dengan SARA, jeniskelamin, ungkapan atau identitas jenis kelamin, warna kulit, cacat fisik, status perkawinan, orientasiseksual, keturunan, status ekonomi dan sosial, maupun ciri – ciri pribadi lainnya, dianggap sebagaihal yang tidak menyenangkan, dan benar – benar bertentangan dengan tradisi kami yang selalumemberikan tempat kerja yang terhormat, profesional dan bermartabat. Balas dendam terhadapindividu yang mengungkap tuntutan atas diskriminasi maupun pelecehan adalah hal yang dilarang.Jika Anda merasa bahwa Anda mengalami perlakuan diskriminasi maupun pelecehan, atau bila Andamelihat maupun menerima pengaduan terkait perilaku semacam itu, Anda harus melaporkannyakepada kepala divisi Anda, perwakilan HRD atau langsung ke general manager atau pun ke direktur.SPS dengan segera akan melakukan penyelidikan atas segala tuduhan tersebut dan akan mengambiltindakan perbaikan yang tepat sejauh yang diperbolehkan oleh UU atau kebijakan SPS.SPS tidak akan mentolerir penggunaan sistemnya – meliputi layanan e-mail dan/atau layananinternet – dengan cara yang dapat mempermalukan atau merusak citra maupun reputasi dankepentingan SPS; atau untuk menciptakan suatu lingkungan kerja yang bersifat menyerang ataumemusuhi individu atas dasar SARA, jenis kelamin, ungkapan atau identitas jenis kelamin, warnakulit, cacat fisik, status perkawinan, orientasi seksual, keturunan, status ekonomi dan sosial, maupunciri – ciri pribadi lainnya. Hal ini mencakup pengiriman atau pertukaran, lelucon, gambar, video ataukomunikasi lainnya yang melecehkan, merendahkan atau menyerang kelompok maupun individutertentu. Jika anda menerima e-mail yang tidak layak dari karyawan lain, Anda harus segeramelaporkannya. Demikian pula dengan pelanggaran lain atas kebijakan perusahaan yang teramatioleh Anda. Jika Anda menerima e-mail yang tidak layak dari sumber luar, Anda harus segeramenghapusnya dan memberitahu kepada pengirimnya agar tidak lagi mengirim e-mail serupa.Jangan teruskan e-mail yang tidak layak kepada karyawan manapun, kecuali kepada HRD ataugeneral manager untuk kepentingan pelaporan. 10
  11. 11. Anda dilarang keras menggunakan sistem SPS untuk mengaktifkan, mengunduh (download),mengirim atau bertukar gambar / film maupun teks elektronik yang berbau seksual ataumengandung penghinaan terhadap suku, ras, julukan tertentu atau pun material lainnya yangbersifat melecehkan, menghina maupun cabul.Keselamatan di Tempat KerjaKeselamatan dan keamanan orang – orang di tempat kerja menjadi perhatian utama SPS. Kita semuaharus mematuhi seluruh kebijakan kesehatan dan keselamatan yang berlaku. Kami menjagaketaatan terhadap seluruh UU serta pedoman internal yang telah kami kembangkan untukmembantu menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan aman.SPS harus menjaga lingkungan kerja yang sehat dan produktif. Penyalahgunaan, penjualan, produksi,penyebaran, pemilikan, penggunaan narkoba dan zat – zat adiktif lainnya yang diawasi atau beradadi bawah pengaruh obat – obatan terlarang di tempat kerja atau saat menjalankan pekerjaan terkaittugas adalah hal yang dilarang dan melanggar hukum pidana.Perlindungan terhadap Aset – Aset SPSAnda bertanggung jawab untuk melindungi aset berwujud dan yang tidak berwujud yang dimilikioleh SPS, customers, vendor dan yang berada di bawah pengawasan Anda. Aset – aset yang dimilikiSPS hanya dapat digunakan untuk tujuan bisnis yang wajar. Aset – aset tersebut meliputi uang tunai,dokumen – dokumen penting yang menyangkut bukti kepemilikan atas nama direktur atau SPS,layanan dan properti fisik, rencana bisnis, informasi customers, informasi karyawan, informasivendor, kekayaan intelektual (program komputer, sistem informasi, buku, model dan materi lainnya)serta seluruh informasi lain yang bersifat pribadi, kepemilikan dan rahasia.Sebelum memulai hubungan kerja dengan SPS, Anda harus memperlihatkan kepada kepala divisi,manager atau general manager Anda tentang keberadaan hak atau kepentingan yang Anda milikidalam setiap pertemuan maupun teknologi yang mungkin berkaitan dengan hubungan kerja Andadengan SPS. Demikian pula Anda akan diminta untuk memperlihatkan dan menyerahkan demikepentingan SPS, segala bentuk penemuan, karya cipta, perbaikan, terobosan, kiat – kiat, dandesain. 11
  12. 12. Penyalahgunaan atau pengungkapan secara ilegal atas aset – aset SPS merupakan sebuahpelanggaran terhadap kewajiban Anda kepada SPS dan dapat dianggap sebagai suatu tindakanpenyelewengan terhadap SPS. Demikian pula dengan kecerobohan, penggunaan sia – sia ataupemborosan terhadap aset – aset SPS dianggap sebagai pelanggaran atas kewajiban Anda terhadapSPS.Komunikasi ElektronikPerangkat dan layanan SPS, termasuk namun tidak terbatas pada komputer, laptop, telepon, pesansuara, Blackberry, mesin faks, dan perangkat komunikasi elektronik lain, akses Internet, e-mail,pesan SMS dan pesan instan (BBM, facebook, twitter, YM! yang mengatasnamakan SPS) diberikanuntuk kepentingan bisnis dan agar Anda dapat menjalankan tugas terkait pekerjaan Anda. Karenaitu, sejauh diizinkan oleh peraturan dan undang-undang yang berlaku, setiap saat SPS dapatmemantau dan merekam penggunaan perangkat dan layanannya. Lebih jauh, sebaiknya Anda tidakberharap adanya kerahasiaan yang bersifat pribadi saat Anda menggunakan perangkat dan layananSPS.Anda tidak boleh menggunakan perangkat dan layanan SPS dengan cara yang dapat membahayakanmaupun mempermalukan pihak SPS atau melanggar kebijakan SPS. Penggunaan perangkat danlayanan SPS untuk kepentingan pribadi harus dipertahankan seminim mungkin, kecuali lebih lanjutdibatasi oleh kebijakan divisi usaha Anda atau peraturan dan UU yang berlaku. Penggunaan intranet/ internet harus sesuai dengan seluruh UU yang berlaku dan ketentuan penggunaan situs SPS sertasitus pihak ketiga manapun yang diakses. Server intranet / internet milik SPS tidak dapatdipergunakan untuk pengunduhan atau penggunaan yang tidak resmi atas materi apapun yangmemiliki hak cipta maupun materi yang tidak berlisensi. Termasuk di dalamnya mengunduh musikdan mengunduh secara ilegal perangkat lunak yang tidak berlisensi, gambar – gambar yang memilikihak cipta, video maupun materi yang dicetak. Internet tidak dapat diakses dari server SPS untukmelihat, mengunduh, menyimpan, memindahkan atau memasang materi yang ilegal, melecehkan,merendahkan, menyerang atau untuk konten yang tidak layak.Perlindungan Informasi Pribadi, Kepemilikan dan Informasi yang Bersifat RahasiaSaat Anda bekerja untuk SPS dan setelah Anda menghentikan hubungan kerja atau asosiasi denganSPS, Anda memiliki kewajiban melindungi dan merahasiakan informasi pribadi, kepemilikan daninformasi yang bersifat rahasia yang Anda peroleh atau Anda buat dalam kaitannya dengan kegiatanAnda untuk Perusahaan, terlepas apapun bentuknya. 12
  13. 13. Anda juga dilarang menyerahkan informasi pribadi, kepemilikan atau informasi yang bersifat rahasiamilik perusahaan sebelumnya kepada SPS, atau menggunakan informasi tersebut untuk menunjangbisnis SPS tanpa mendapat izin terlebih dahulu dari perusahaan Anda sebelumnya.Kewajiban Anda untuk melindungi informasi pribadi, kepemilikan atau informasi yang bersifatrahasia, termasuk namun tidak terbatas pada, melindunginya dari penyalahgunaan,menggunakannya hanya untuk memenuhi tugas pekerjaan yang diberikan kepada Anda dan tidakmenggunakan informasi tersebut atau membiarkannya untuk digunakan demi kepentingan ilegal.Anda dilarang mengungkapkan informasi pribadi, kepemilikan atau informasi yang bersifat rahasiamengenai customers, vendor, atau tenaga kerja SPS kepada siapa saja yang tidak berhak. Informasitersebut tidak boleh disebar atau dibicarakan di luar SPS, kecuali bila diizinkan atau diperbolehkanoleh hukum, aturan atau regulasi yang berlaku; atau pun menurut surat panggilan atau suratperintah dari pengadilan yurisdiksi yang berkompeten; atau atas permintaan badan legislatif,administratif atau yudisial.Contoh informasi tersebut meliputi: sistem apapun, informasi atau proses yang memberi SPSkesempatan memperoleh keuntungan lebih dari pesaingnya; informasi non-publik mengenai hasilkerja, strategi dan proyeksi SPS; informasi non-publik mengenai rencana bisnis dan proses bisnis SPS,serta informasi non-publik mengenai hubungan tenaga kerja, vendor, customers SPS; informasipribadi dan informasi yang bersifat rahasia terkait perorangan, termasuk customers, tenaga kerjadan vendor SPS; informasi non-publik mengenai teknologi, sistem dan produk kepemilikan SPS; sertainformasi yang tunduk pada ketentuan kontrak atau pengaturan.Anda harus mengambil tindakan pencegahan untuk menghindari pengungkapan secara ilegalmenyangkut informasi pribadi, kepemilikan dan informasi yang bersifat rahasia. Dengan begitu,Anda juga dapat mengambil langkah – langkah untuk memastikan bahwa dokumen – dokumenterkait bisnis disusun, disalin, difaks, dipindahkan, diarsip, disimpan dan dibuang dengan cara – carayang dirancang untuk mencegah terjadinya akses ilegal terhadap informasi tersebut. Anda juga harusmemastikan bahwa akses ke komputer dan tempat kerja benar – benar diawasi sesuai denganStandar SPS tentang Keamanan Informasi. Anda dilarang membicarakan urusan sensitif atau yangbersifat pribadi juga informasi kepemilikan atau informasi yang bersifat rahasia di tempat umum,seperti lift, koridor, kafe, restoran, toilet dan alat transportasi umum, internet maupun mediaelektronik lainnya (termasuk blog dan situs jejaring sosial); dan Anda harus berhati – hati saatmenggunakan telepon selular, perangkat komunikasi lain atau layanan pesan. 13
  14. 14. Anda harus lebih memperhatikan saat membicarakan informasi semacam itu di tempat kerjaterbuka, seperti ruang kerja atau pada saat menggunakan pengeras suara.Kewajiban Anda untuk melindungi informasi pribadi, kepemilikan dan informasi yang bersifatrahasia sampai pada tahap di mana segala situasinya memungkinkan Anda menggunakan informasitersebut, termasuk saat Anda berada jauh dari pekerjaan atau bekerja dari jarak jauh.Selain itu, jika hubungan kerja atau asosiasi Anda dengan SPS berakhir, Anda tidak bolehmembocorkan atau menggunakan informasi pribadi, kepemilikan dan informasi yang bersifat rahasiamilik SPS dan harus segera mengembalikan salinan informasi tersebut kepada SPS.Anda juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa Anda tunduk pada seluruh kebijakan danpedoman SPS terkait perlindungan informasi pribadi, kepemilikan dan informasi yang bersifatrahasia, termasuk namun tidak terbatas pada Kebijakan SPS tentang Kerahasiaan Informasi, StandarKeamanan Informasi SPS dan Kebijakan SPS tentang Manajemen Dokumen.Penggunaan Nama, Fasilitas atau Hubungan dengan SPSAnda dilarang menggunakan nama, logo atau merek dagang SPS (termasuk pada kop surat atau situsweb pribadi), fasilitas atau hubungan untuk kepentingan pribadi maupun pekerjaan di tempat lain.Penggunaan nama, fasilitas atau hubungan dengan SPS untuk kepentingan amal atau sumbanganhanya dapat dilakukan bila ada persetujuan terlebih dahulu dari general manager atau direkturAnda, dan setelah adanya pemberitahuan atau persetujuan yang sesuai dengan kebijakan yangberlaku pada divisi usaha Anda.Pembatasan InformasiApabila diperlukan, divisi usaha SPS memiliki prosedur “pembatasan informasi” di mana personil SPSserta perwakilan lainnya harus mematuhinya. Pembatasan informasi dirancang untuk mencegahditerimanya informasi material non-publik yang potensial oleh pekerja yang terlibat dalam urusanpemberian penawaran harga (rate quotation), kegiatan perbankan niaga, informasi rahasia dari parakaryawan yang melakukan urusan perdagangan atau pemberian nasihat tentang perdagangandengan berpedoman pada informasi yang tersedia bagi publik. Pembatasan informasi jugamerupakan salah satu metode yang digunakan untuk mengatasi potensi konflik maupun konfliksesungguhnya karena kepentingan dalam aktivitas bisnis. 14
  15. 15. Beragam pembatasan informasi dan prosedur hubungan tim juga telah dibentuk dalam setiap divisiusaha yang terlibat dalam berbagai kegiatan rahasia untuk menjamin agar informasi semacam itutidak dapat diakses oleh orang – orang yang tidak berkepentingan. Anda bertanggung jawab untukmengetahui dan mematuhi kebijakan pembatasan informasi yang berlaku di divisi usaha Anda.Kelangsungan BisnisSPS menjaga kelangsungan rencana bisnis untuk meminimalkan kerugian finansial serta menanggapikebutuhan pasar dan customers bila terjadi pemadaman listrik, kebakaran atau bencana alammaupun bencana lainnya akibat ulah manusia, krisis atau keadaan darurat. Sebagai institusiperusahaan penyedia jasa transportasi terpadu, SPS harus siap dalam menanggapi berbagaiperistiwa yang dapat memengaruhi operasi bisnis yang normal. Anda harus mengetahui siapakoordinator pemulihan bisnis Anda dan terbiasa dengan prosedur manajemen krisis bagi divisi usahaAnda.Hadiah dan PerjamuanMenerima Hadiah dan PerjamuanSecara umum Anda dilarang menerima hadiah maupun bingkisan apapun yang berharga (termasukperjamuan) baik dari mereka yang telah menjadi customers maupun vendor SPS atau mereka yangmerupakan calon customers dan calon vendor SPS.Anda dilarang menerima hadiah dalam kondisi yang dapat menimbulkan persepsi dari pihak lainbahwa hal tersebut telah memengaruhi pertimbangan bisnis Anda. Selain itu, Anda juga dilaranguntuk menerima atau membiarkan anggota keluarga dekat Anda menerima hadiah, layanan,pinjaman atau perlakuan istimewa dari siapa saja – customers, vendor atau lainnya – terkaithubungan bisnis mereka dengan SPS di masa lalu, saat ini maupun di masa mendatang.Hadiah berupa uang tunai atau yang sejenisnya (misalnya, kartu hadiah atau voucher) tidak bolehditerima dalam kondisi apapun. Hadiah selain berupa uang tunai dapat diterima bila diizinkan olehhukum yang berlaku jika hadiah tersebut: (1) bernilai nominal (yaitu < atau = IDR 100.000,00); (2)perjamuan yang sesuai, wajar dan patut di mana orang yang mengadakan perjamuan tersebut hadir,misalnya perjamuan bisnis atau pertandingan olah raga, atau (3) hadiah yang sesuai, wajar dan patutyang diberikan atas dasar hubungan pribadi dan kekeluargaan, yang benar – benar tidak bertujuanuntuk memengaruhi bisnis SPS. 15
  16. 16. Vendor atau customers sesekali menjadi sponsor dalam acara – acara, di mana undian atau hadiahdiberikan kepada para peserta. Kriteria untuk memilih pemenang dan nilai hadiah – hadiah itu dapatsangat beragam sehingga dapat memunculkan ketidakwajaran. Periksalah kebijakan khusus dalamunit usaha Anda terkait dengan acara tersebut dan penuhilah segala ketentuannya yang berlaku.Jika Anda memiliki pertanyaan tentang kelayakan dalam menerima hadiah, undangan, undian ataupun bingkisan lainnya, Anda harus membicarakan masalah tersebut dengan kepala divisi maupungeneral manager Anda sebelum berpartisipasi atau menerimanya.Dalam situasi tertentu, Anda diperkenankan untuk menerima hadiah dan meletakkannya sebagaipajangan di SPS atau menyumbangkannya untuk kepentingan amal atas nama SPS, atau memberikansumbangan bagi Yayasan SPS dalam nilai yang setara dengan “harga pasar yang wajar.”Beberapa divisi usaha SPS memiliki kebijakan tambahan terkait dengan hadiah dan perjamuan, yangmungkin lebih bersifat membatasi dan/atau mengharuskan adanya laporan atau persetujuantambahan. Anda bertanggung jawab untuk mematuhi kebijakan yang berlaku bagi Anda. Anda harusmelaporkan pemberian hadiah sesuai dengan kebijakan apapun yang dimiliki divisi usaha Andaterkait dengan pelaporan hadiah. Jika Anda bekerja di divisi perusahaan, atau bila tidak, tunduk padakebijakan yang berlaku pada divisi usaha, maka seluruh hadiah selain yang dikecualikan pada butir(1) - (3) di atas, harus dilaporkan secara tertulis kepada kepala divisi Anda dengan tembusan kepadageneral manager Anda.Memberikan Hadiah dan Mengadakan PerjamuanDalam kondisi tertentu, pemberian hadiah dan perjamuan dapat dipandang oleh orang lain sebagaisuatu konflik kepentingan atau dalam kasus yang lebih berat dianggap sebagai penyuapan. Jikapemberian suatu hadiah atau perjamuan dapat dipandang sebagai pertimbangan bagi bisnispemerintah maupun korporat atau untuk menunjang kepemerintahan, Anda dilarang untukmemberikan hadiah atau perjamuan tersebut. Hadiah dan perjamuan yang wajar dapat diberikankepada customers oleh pihak yang berwenang melakukannya sesuai dengan prosedur yang berlakupada divisi usaha Anda. 16
  17. 17. Kemampuan untuk memberikan hadiah atau perjamuan kepada pejabat pemerintah dibatasi secaraketat, baik oleh kebijakan SPS maupun oleh hukum. Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK) NegaraKesatuan Republik Indonesia memiliki UU yang membatasi hadiah dan perjamuan (misalnyaperjamuan, hiburan, transportasi, penginapan atau hal lainnya yang berharga) untuk diberikankepada pejabat pemerintah. Selain itu, Anda diwajibkan untuk melaporkan partisipasi pejabatpemerintah dalam kegiatan – kegiatan di SPS. Anda bertanggung jawab untuk memahami ketentuanmengenai hadiah dan perjamuan yang berlaku bagi Anda dan harus mematuhi seluruh persyaratanpelaporan dan persetujuan sebelumnya.Manajemen Informasi dan DokumentasiInformasi dan catatan, sebagaimana ditetapkan berdasarkan Kebijakan SPS tentang ManajemenDokumen, yang dimiliki, dikumpulkan, digunakan dan dikelola oleh SPS harus akurat dan lengkap.Anda bertanggung jawab atas integritas data dan informasi, termasuk pelaporan dan dokumen yangberada di bawah pengawasan Anda. Semua catatan harus dipertahankan serinci mungkin untukmencerminkan seluruh transaksi SPS secara akurat. Hal ini meliputi pengendalian keuangan internaldan pembukuan yang tepat.Anda harus menggunakan akal sehat dan mematuhi standar profesional terkait dengan isi danbahasa yang digunakan saat membuat catatan bisnis dan dokumen lainnya, termasuk e-mail, pesanSMS dan pesan singkat yang dapat dilihat, digunakan atau disimpan oleh SPS maupun pihak ketiga.Anda harus mengingat bahwa suatu saat nanti, SPS atau pihak ketiga mungkin akan sepenuhnyamengandalkan atau menafsirkan dokumen tersebut apa adanya, tanpa memanfaatkan memorimaupun konteks lainnya. Anda dilarang menghancurkan atau mengubah setiap catatan yangberpotensi terkait dengan pelanggaran hukum, tuntutan hukum atau litigasi apapun, atau pundengan penangguhan, ancaman atau kelangsungan dan penyelidikan pemerintah yang dapatdiprediksi.Pelaporan Keuangan dan PajakPelaporan keuangan harus selalu dibuat sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang dapat diterimasecara umum, di mana laporan tersebut harus benar – benar menyajikan hasil dan kondisi keuanganSPS sesungguhnya.SPS juga berkomitmen pada kebenaran dari dokumen – dokumen terkait pajak, dan terhadappelaporan pajak sesuai dengan seluruh maksud dan tujuan yang tertuang di dalam UU yang berlaku. 17
  18. 18. Hubungan dengan VendorUntuk memenuhi penggunaan terbaik atas aset – aset SPS dan guna meningkatkan daya beli kitayang bertujuan untuk menghantarkan nilai – nilai kepada customers dan pemegang saham, SPSmembeli seluruh barang dan jasa dengan berlandaskan pada harga, kualitas, ketersediaan, jangkawaktu dan layanan. Seluruh divisi usaha harus patuh terhadap Kebijakan SPS tentang Manajemendan Pemilihan Vendor.Vendor harus tunduk pada seluruh hukum yang berlaku, Kode Etik (Code of Conduct) ini dankebijakan – kebijakan SPS, dan setuju untuk menjaga setiap hubungan kerahasiaan dengan SPS,kecuali pengungkapan kerahasiaan tersebut sudah diakui dan disetujui oleh SPS. Setiap vendordianjurkan untuk berkomunikasi dan taat kepada pedoman kesukuan, sosial dan lingkungan yangditetapkan dalam Kode Etik (Code of Conduct) SPS dalam perusahaan dan di seluruh perpanjanganrantai pasok mereka. Hubungan ini harus tunduk pada ketentuan atau kewajiban pengungkapan laindi bawah sekuritas atau hukum lainnya.Jika Anda bertanggung jawab atas hubungan dengan customers, Anda dilarang keras memengaruhivendor maupun customers untuk meyakini bahwa mereka dapat memberi pengaruh buruk terhadapsetiap keputusan pengadaan di SPS. Berkenaan dengan penawaran atau pelemparan tender bisniskepada vendor atau customers, Anda tidak boleh menawarkan semacam “pelunasan utang” ataumengusulkan bahwa setiap bisnis atau layanan apapun dapat ditarik atau dihargai sebagai timbalbalik bagi divisi usaha. Konflik kepentingan yang nyata atau yang dirasa ada dalam proses pengadaanharus secepatnya diselesaikan dan dihindari.Informasi mengenai pengadaan barang dan layanan di SPS harus tunduk pada kebijakan Perusahaansehubungan dengan informasi kepemilikan dan informasi yang bersifat rahasia. Informasi ini hanyadapat dipergunakan bersama dengan orang lain yang telah ditunjuk oleh personil yang berwenang,dan tidak boleh disebarluaskan di luar SPS kecuali bila diizinkan.Marketing dan InvoiceTim sales & marketing dan/atau managernya sangat dilarang keras untuk melakukan kegiatanpenagihan invoice kepada customers SPS Group, serta tidak boleh melakukan aktivitas selaindaripada job descriptionnya sebagai sales & marketing. 18
  19. 19. Konflik Kepentingan KaryawanAnda harus peka terhadap kegiatan, kepentingan maupun hubungan apa saja yang dapatmengganggu atau tampaknya mengganggu kemampuan Anda untuk melakukan tindakan terbaikbagi kepentingan SPS dan customers kita. Topik – topik di bawah ini hanya beberapa contoh daribidang – bidang yang berpotensi menimbulkan konflik kepentingan. Karena mustahil untukmenguraikan setiap konflik yang potensial, SPS perlu mengandalkan komitmen Anda untukmenerapkan pertimbangan yang kuat, mencari saran bila perlu dan mematuhi standar – standaretika tertinggi. Selain itu, peraturan tambahan juga berlaku bagi direksi dan eksekutif seniortertentu. Anda bertanggung jawab untuk mengetahui dan mematuhi kebijakan terkait yang berlakubagi Anda.Kegiatan Bisnis di Tempat LainSaat karyawan SPS bertindak sebagai direktur atau manager bagi perusahaan lain dan berorientasiterhadap keuntungan serta tidak terafiliasi (“Jabatan Direktur atau Manager di Tempat Lain”)terdapat risiko tanggung jawab bagi individu tersebut sebagai direktur atau manager, dan juga risikobahwa yang bersangkutan akan diminta untuk menghabiskan banyak waktu guna mengurusiperusahaan tersebut, yang menyebabkan terganggunya tanggung jawab terhadap SPS. Untuk alasantersebut dan alasan lainnya, SPS sangat melarang karyawan tetapnya untuk mencari atau menerimajabatan direktur atau manager di tempat lain.Di samping kebijakan mengenai jabatan direktur atau manager di tempat lain, Anda juga dilarangterlibat dalam kegiatan bisnis di tempat lain termasuk kegiatan yang tidak berorientasi padakeuntungan bila hal itu berpotensi menimbulkan konflik kepentingan. Anda juga berkewajiban untukmematuhi setiap peraturan dan UU yang berlaku serta kebijakan yang diterapkan oleh SPS dan divisiusahanya. Anda bertanggung jawab untuk mengidentifikasi dan mengungkapkan kegiatan atauhubungan tersebut yang secara nyata atau berpotensi menimbulkan konflik kepentingan, selainharus menilai bersama dengan atasan dan staf kepatuhan Anda berbagai kemungkinan konflik yangdapat terjadi. 19
  20. 20. Peluang KorporatAnda berkewajiban untuk mendahulukan kepentingan SPS yang sah bila terdapat peluang untukmelakukannya. Anda dilarang memanfaatkan peluang korporat yang potensial bagi kepentinganAnda sendiri, di mana peluang tersebut diperoleh dalam kaitannya dengan pekerjaan Anda di SPSatau melalui penggunaan properti, informasi maupun jabatan korporat, dan Anda juga dilarangmelakukan persaingan terhadap SPS.Hubungan Bisnis dengan Pihak TerkaitAnda harus memberitahukan kepala divisi atau general manager Anda mengenai segala hubunganatau transaksi bisnis yang diajukan antara SPS dan perusahaan lain, ketika Anda atau pihak yangterkait memiliki kepentingan langsung maupun tidak langsung, ketika Anda atau pihak yang terkaitbisa mendapatkan keuntungan, atau di mana anggota pihak terkait bekerja, jika hubungan atautransaksi semacam itu dapat menyebabkan timbulnya konflik kepentingan (sebagai contoh, bilaAnda atau anggota keluarga Anda memiliki atau mengendalikan bisnis bernilai penting baik yangdibeli maupun yang disewa oleh SPS).Hubungan Bisnis PribadiSetiap program bisnis non-standar antara staf SPS dan SPS harus mendapat persetujuan sebelumnyadari general manager dan direktur Anda. Demikian pula, Anda tidak boleh menerima perlakuanistimewa dari vendor atau customers tanpa mendapat persetujuan sebelumnya dari generalmanager dan direktur Anda.Kontribusi AmalSPS memainkan peran penting dalam menunjang masyarakat di mana kita menjalankan bisnis.Kontribusi amal yang didanai oleh SPS harus mendukung tujuan kemanusiaan Perusahaan dan harusdialokasikan ke berbagai lembaga amal yang ada. Untuk menghindari hubungan dengan organisasiamal yang tidak sesuai (misalnya organisasi yang mendanai terorisme atau terlibat dalam pencucianuang, penyelewengan atau kegiatan kriminal lainnya).Kontribusi amal tidak boleh diberikan oleh SPS atau diminta oleh karyawan, customers, vendor,pejabat pemerintah atau mitra bisnis lainnya sebagai suatu akibat atau dalam rangka memengaruhikeputusan bisnis (tanpa menuntut balas budi atau “quid pro quo”) atau dibuat demi kepentinganindividu siapa saja. Orang yang menyetujui kontribusi amal harus meninjau permintaan semacam ituuntuk memastikan bahwa kontribusi tersebut tidak menimbulkan konflik atau pun ketidakwajaran. 20
  21. 21. Lingkungan kerja SPS harus bebas dari pengaruh luar. Pemberian sumbangan kepada organisasi amalsecara perorangan harus dilakukan secara rahasia, murni tanpa paksaan, tidak berdampak terhadapkeputusan kompensasi atau pekerjaan dan harus mematuhi seluruh kebijakan untuk tidakmemengaruhi.Pasar yang Bebas dan AdilSPS berkomitmen untuk mendukung pasar yang bebas dan bersaing. Segala bentuk upaya yangdilakukan oleh perwakilan SPS untuk memanipulasi atau memengaruhi pasar transportasi terpadutidak akan ditolerir. Tujuan SPS adalah untuk menjamin transparansi dan kejujuran dalam seluruhhubungannya, baik dengan badan pemerintahan daerah, pemerintah pusat di Jakarta maupun nonIndonesia, serta organisasi mandiri, di mana SPS atau salah satu dari afiliasinya merupakan anggotapada organisasi tersebut, dan juga hubungannya dengan publik.Pelaporan Wajib bagi KaryawanKecuali dilarang oleh UU setempat, Anda harus melapor kepada general manager dan perwakilanHRD bila mengalami atau pernah mengalami penangkapan, panggilan sidang, dakwaan, tuduhanatau hukuman atas segala bentuk tindak kriminal, termasuk segala bentuk keterlibatan dalamprogram pengalihan pra-peradilan maupun program serupa.KesimpulanKami dalam lingkup SPS menghendaki standar tertinggi dalam tindakan yang etis dan profesionalserta terus bekerja untuk mendapatkan dan mempertahankan kepercayaan para nasabah.Dalam ratusan keputusan yang kami buat dan tindakan yang kami ambil setiap hari, kami telahmemperkuat komitmen kami terhadap kode etik ini serta menghantarkan nilai – nilai kepadacustomers, karyawan, pemegang saham dan masyarakat di sekitar kami. Code of Conduct atau KodeEtik ini merangkum kebijakan – kebijakan penting yang perlu Anda ketahui sebagai anggota darikomunitas global kami. 21

×