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Administracion Del Tiempo

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Administracion Del Tiempo

  1. 1. ADMINISTRACION DEL TIEMPO La administración del tiempo la podemos considerar tanto desde el punto de vista de las actividades personales como desde el punto de vista específicamente laboral.
  2. 2. ADMINISTRACION DEL TIEMPO <ul><li>Los talleres que se realizarán tienen una finalidad de encontrar distractores internos y externos en nuestra actividad personal y el análisis teórico práctico se refiere a las características generales, a los principios básicos, a los problemas y a los métodos y actitudes en la administración del tiempo. </li></ul>
  3. 3. ADMINISTRACION DEL TIEMPO <ul><li>La administración del tiempo exige el conocimiento de unas técnicas administrativas que facilitarán el uso más expedito de un recurso que es igual para todos los seres humanos: veinticuatro horas al día. </li></ul>
  4. 4. ADMINISTRACION DEL TIEMPO <ul><li>La administración del tiempo corresponde a una manera de ser y de vivir para emplear el recurso más importante en nuestra vida. </li></ul>
  5. 5. GENERALIDADES ACERCA DEL TIEMPO: MITOS Y LEYENDAS <ul><li>Desde el punto de vista filosófico el tiempo está relacionado con el movimiento y se puede definir como la duración de las cosas sujetas a movimiento. </li></ul><ul><li>Solo se realiza en el alma o el espíritu. De tal manera que Aristóteles afirma que si no hubiera ningún ser humano no habría tiempo. </li></ul>
  6. 6. GENERALIDADES ACERCA DEL TIEMPO: MITOS Y LEYENDAS <ul><li>Desde el punto de vista de la física es la magnitud que permite ordenar los sucesos en secuencias estableciendo un pasado, un presente y un futuro </li></ul>
  7. 7. GENERALIDADES ACERCA DEL TIEMPO: MITOS Y LEYENDAS <ul><li>En esta época en la que nos movemos de un sitio para otro con especial rapidez, que se han multiplicado las actividades, que la calma parece no existir, que se olvidan las pausas, es frecuente oír hablar de que no tenemos tiempo para nada, que no nos alcanza el tiempo. Esta afirmación es una leyenda, un mito. Como también lo es la afirmación de que el tiempo es oro. </li></ul>
  8. 8. GENERALIDADES ACERCA DEL TIEMPO: MITOS Y LEYENDAS <ul><li>Decir que el tiempo es oro es una afirmación poco precisa, ya que el tiempo es la propia vida. Nadie puede comprar un segundo con todo el oro del mundo. El tiempo es algo más que dinero. No se puede ganar ni perder y a lo único que podemos aspirar es a emplearlo mejor. </li></ul>
  9. 9. Algunas de las características del tiempo son:   <ul><li>Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar.   </li></ul><ul><li>Puede ser un recurso escaso, si no se controla en función de las prioridades que se le asignen a las actividades diarias de los ejecutivos. </li></ul><ul><li>Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen. </li></ul><ul><li>No se puede comprar. </li></ul><ul><li>No se puede atrapar, detener o regresar. </li></ul><ul><li>Es lo mas valioso que tiene los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el máximo grado de efectividad. </li></ul><ul><li>Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo. </li></ul>
  10. 10. PROBLEMAS MAS COMUNES PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO   <ul><li>Los estimados de tiempo que suponen van a necesitar para una actividad, para transportarse, para resolver situaciones o tomar decisiones, son irreales y son parte de los desperdiciadores de tiempo más comunes. </li></ul><ul><li>La escasez del tiempo generalmente resulta de una mala administración o una carga de trabajo mal planeada y distribuida. </li></ul><ul><li>Es frecuente que se trata de hacer demasiado en un tiempo muy corto. </li></ul><ul><li>También sucede que algunos ejecutivos no saben decir “no” a las distracciones externas. </li></ul>
  11. 11. <ul><li>Confunden prioridades trabajando en cosas de segunda o tercera importancia dejando lo urgente para después. </li></ul><ul><li>Se establecen metas diarias muy por encima de la capacidad de cumplirlas. </li></ul><ul><li>Dejan las anotaciones del registro de como se va utilizar el tiempo para el final del día o cuando haya un momento oportuno, lo cuál no es funcional ni realista, ya que la memoria puede fallar, con la cantidad de compromisos e información que manejan los ejecutivos. </li></ul>
  12. 12. <ul><li>No se preocupan por registrar los compromisos y actividades, lo que impide administrar eficientemente el tiempo. Generalmente llegan tarde a las reuniones y en situaciones adversas puede producir crisis innecesarias.   </li></ul><ul><li>La falta de la planeación del tiempo, en muchos casos, limita la posibilidad de generar alternativas de soluciones factibles y la posibilidad de seleccionar la vía de acción más efectiva </li></ul><ul><li>Algunos ejecutivos se oponen al registro y control del tiempo, ya que lo consideran como una amenaza o se sienten inseguros porque nunca lo han intentado. </li></ul>
  13. 13. REGISTRO DEL TIEMPO COTIDIANO <ul><li>Enumerar las metas diarias o los trabajos más importantes a desempeñar ese día. </li></ul><ul><li>Registrar cada actividad en períodos establecidos de tiempo. </li></ul><ul><li>Definir la prioridad relativa y el objetivo de cada actividad. </li></ul><ul><li>Determinar el momento para suspender la actividad y establecer cuando se volverá a realizar. </li></ul>
  14. 14. PRINCIPIOS BASICOS <ul><li>Una lista de las actividades de una semana completa, tomada con incrementos de 15 minutos cada una, facilita la utilización efectiva del tiempo. </li></ul><ul><li>Esta comprobado y es un principio fundamental de la planeación del tiempo, que toda hora empleada en planear eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecución y produce mejores resultados. </li></ul><ul><li>Una técnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar los últimos 20 minutos de labores, en planear el día siguiente. </li></ul>
  15. 15. <ul><li>El tiempo del ejecutivo rara vez se utiliza exactamente como el lo planea. Pero se debe procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades y compromisos establecidos. </li></ul><ul><li>Los resultados más efectivos se logran teniendo objetivos y programas planeados, más que por la pura casualidad. </li></ul><ul><li>El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de prioridad, o sea que los ejecutivos deben utilizar su tiempo en relación a la importancia de sus actividades. </li></ul><ul><li>El establecer un determinado tiempo o fechas limites para cumplir con los compromisos de los ejecutivos, ayuda al resto del grupo de trabajo a sobreponerse a la indecisión y a la tardanza. </li></ul><ul><li>Evitar perder de vista los objetivos o los resultados esperados y concentrar los esfuerzos en cada actividad. </li></ul>
  16. 16. <ul><li>No confundir movimientos con realizaciones y actividades o acciones con resultados. </li></ul><ul><li>El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debe ser realista y limitado a las necesidades de cada situación en particular, ignorando aquellos problemas que tienden a resolverse por sí mismos lo que puede ahorrar mucho tiempo.   </li></ul><ul><li>Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en hábito que desperdicia tiempo, se pierden las oportunidades y aumenta la presión de las fechas límite establecidas. </li></ul><ul><li>Las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los objetivos generales deben ser delegadas o eliminadas hasta donde sea posible. </li></ul><ul><li>Las actividades similares se deben agrupar para eliminar la repetición de acciones y reducir las interrupciones a un mínimo como contestar o hacer llamadas telefónicas. </li></ul>
  17. 17. CARACTERISTICAS DE LOS EJECUITIVOS QUE ADMINISTRAN BIEN EL TIEMPO <ul><li>El 80% de los asuntos que llegan al escritorio los manejan en forma inmediata, los eliminan si no tiene ninguna utilidad, los delegan si es el caso y los toman bajo su control si lo consideran necesario. </li></ul><ul><li>Recopilan toda la información existente sobre el tema en cuestión, e invitan a una mesa de trabajo a los involucrados y expertos en la materia de la empresa. </li></ul><ul><li>Delegan con claridad y precisión para asegurase que se ha comprendido lo asignado. </li></ul><ul><li>Establecen los objetivos de las decisiones que se tomen. </li></ul><ul><li>Establecen los posibles cursos de acción que permitan alcanzar los objetivos en el tiempo más corto.. </li></ul><ul><li>Definen alternativas de acción y previenen posibles consecuencias positivas y negativas. </li></ul><ul><li>Analizan y eligen la que parece la mejor opción en cada caso. </li></ul><ul><li>Llevan un control de lo delegado, mediante informes sobre lo realizado, para asegurase que se están logrando los resultados planeados. </li></ul>
  18. 18. <ul><li>“ Aquel que prepara las cosas que tiene que hacer durante el día, y luego se atiene a ese plan, lleva consigo el hilo que le guiará a través del laberinto de una vida ocupada. Pero allí donde no se traza plan alguno, donde la disposición del tiempo se deja exclusivamente en manos del azar, no tarda en reinar el caos”. </li></ul><ul><li>Esta cita no es de ningún autor contemporáneo, especialista en el manejo del tiempo, sino de uno de los más célebres escritores del siglo pasado, el francés Víctor Hugo. </li></ul>
  19. 19. Método para manejar el tiempo adecuadamente <ul><li>1) Planificar </li></ul><ul><li>2) Priorizar </li></ul><ul><li>3) Agendar </li></ul><ul><li>4) Hacer el seguimiento </li></ul><ul><li>Prevenir no sólo es mejor que curar, sino que también es ganar tiempo </li></ul>
  20. 20. <ul><ul><ul><li>1) Planificar: Hacer una lista de objetivos a cumplir. Todos los expertos dicen que los minutos más productivos del día son los dedicados a planificar. Así, 20 minutos diarios de planificación pueden ayudarle a ahorrar una hora, hacerlo diariamente le ahorrará 5 horas a la semana, lo que significa 250 horas al año, más de 2 semanas extra de tiempo para alcanzar sus objetivos. </li></ul></ul></ul>
  21. 21. <ul><li>2) Priorizar: Decidir cuáles de ellos son los más importantes para que encabecen la lista. Ya que “nada es más fácil que estar ocupado, y nada más difícil que ser efectivo”. Nunca se repetirá lo suficiente la frase: deben fijarse prioridades. Algunas personas llevan a término todas las tareas posibles que aparecen en su lista, logrando un elevado porcentaje de tareas realizadas, pero su efectividad es baja debido a que las tareas desempeñadas en su mayoría son de una prioridad ‘C’. </li></ul>
  22. 22. <ul><li>3) Agendar: Determinar cuándo se hará cada uno de los puntos. La clave no es dar prioridad a lo que está en la agenda, sino ordenar en la agenda las prioridades. </li></ul>
  23. 23. <ul><li>4) Hacer el seguimiento: Hacer las cosas de acuerdo a lo planeado y verificar los pasos de cada objetivo. </li></ul>
  24. 24. PILDORAS <ul><li>Prevenir no sólo es mejor que curar, sino que también es ganar tiempo </li></ul><ul><li>Si prevé las crisis y toma ciertas medidas para evitarlas o enfrentarse a ellas, estará invirtiendo sabiamente su tiempo. Las cosas muy rara vez evolucionan hasta el nivel de una crisis sin alguna advertencia previa. Un poco de previsión y de mantenimiento preventivo le asegurarán que pasará su tiempo dedicado al logro de sus metas, en vez de pasarlo reaccionando a las crisis. </li></ul><ul><li>  </li></ul><ul><li>No confunda buena administración del tiempo con apuro </li></ul>
  25. 25. <ul><li>El apuro, aunque parezca lo contrario, no es muy práctico. “Voy despacio, pero así nunca desando lo andado”, decía Abraham Lincoln, quien justamente no se caracterizaba por llevar una vida ociosa. </li></ul><ul><li>Aun así, este el aspecto menos importante de “vivir apurado”. La consecuencia más dramática es el daño a la salud. </li></ul>
  26. 26. <ul><li>Los cardiólogos californianos Meyer Friedman y Ray Rosenman observaron que los pacientes aquejados de enfermedades cardíacas eran víctimas de la “enfermedad del apuro”. Su problema, según el doctor Friedman, “se origina en un deseo insaciable de lograr demasiado o de participar en demasiadas cosas en el tiempo disponible”. </li></ul>
  27. 27. <ul><li>Escribir es un excelente recurso para organizar mejor el tiempo </li></ul><ul><li>Un buen método para la buena administración del tiempo es el de escribir las tareas a realizar e irlas encarando una a una. Este es el método preferido del empresario y escritor Mark McCormack: “He aprendido a separar mis emociones vinculadas con el trabajo, así como mi día laboral. Lo escribo todo, y como dejo mis notas donde sé que aparecerán en el lugar correcto y en el momento oportuno, una vez que he anotado algo lo olvido. El resultado final es que cuando dejo de trabajar, también dejo el stress relacionado con el trabajo”. </li></ul>
  28. 28. <ul><li>Divide y vencerás </li></ul><ul><li>Al concentrarnos en una sola tarea por vez, no sólo administramos bien el tiempo, sino que ganamos en eficiencia. </li></ul><ul><li>Napoleón Bonaparte adjudicaba su increíble capacidad de trabajo al siguiente método o actitud: “Cuando he terminado con un tema, cierro el compartimiento y abro otro, de manera que mis diversas tareas nunca se superponen y no me producen confusión ni fatiga”. </li></ul>
  29. 29. <ul><li>La regla más esencial para trabajar eficazmente es, pues, hacer cada cosa a su tiempo, a fondo, sin prisa y sin agitación. </li></ul><ul><li>Divide y vencerás... </li></ul>
  30. 30. JAIME URIBE BOTERO <ul><li>Conferencista </li></ul><ul><li>Email : [email_address] </li></ul><ul><li>GRACIAS </li></ul>

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