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Erm as a_servicev2

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Erm as a_servicev2

  1. 1. ERM SOLUCION COMO SERVICIO Guido Smallegange Santiago 5 agosto
  2. 2. Que es lo que dicen nuestros clientes? Algunos clientes no disponen de herramientas eficientes para la gestion de sus recursos electronicos. Tampoco encuentran soluciones faciles de usar Gastar mucho tiempo en gestionar recursos electronicos y falta de overview unificado (acervo, financiera, licencias) Algunos clientes no quieren adquirir solución software debido al costo elevado inicial y pagos e mantenimiento No se toman decisiones y el potencial identificado no puede ser aprovechado Situación Impacto Algunos clientes no quieren lidear con la complejidad de ERM seleccion y proceso de implementacion Nada cambia, perdida de oportunidad para mejorar
  3. 3. Que significa para usted un ERM? Beneficios Valor <ul><li>Una solución modular con las herramientas para gestionar sus eResources en su ciclo de vida completo y proveer acceso intuitivo para sus usuarios </li></ul><ul><li>Pre Populado con todos los detalles de su coleccion (holding) incluyendo licencias, reportes financieros. Permite personalización </li></ul><ul><li>Software on demand Implementación rápida. Acceso inmediato y uso </li></ul><ul><li>Actualizaciones frecuentes con mejores continuas basado en retroalimentación de los clientes </li></ul>Incremento productividad Mayor control Mejor valor de su inversión
  4. 4. ERM como servicio – Agenda Guia Rapida criterios que podran utilizar evaluando sistemas ERM <ul><li>Descripcion conceptos que tienen que considerar y tomar decisiones en base a ellos </li></ul><ul><li>Usar conceptos en puntos de accion que puede ser usados para evaluar sistemas ERM </li></ul><ul><li>Evaluacion criterios ERM Swets </li></ul>
  5. 5. I) ERM Conceptos a Considerar <ul><li>pregunta basica: que espera de un ERM </li></ul><ul><li>Cada proveedor tiene diferentes interpretaciones </li></ul><ul><li>No se pueden comparar diferentes sistemas </li></ul><ul><li>Comparando uno con otro, combinacion de servicios de un proveedor = servicio unico </li></ul>
  6. 6. ERM como servicio – consideraciones <ul><li>Definicion mas amplia ERM system: </li></ul><ul><li>Gestion de flujo firma licencias </li></ul><ul><li>Administracion Condiciones Licencias </li></ul><ul><li>Manejo de que contenido esta disponible bajo licencia </li></ul><ul><li>Gestion de flujo trials </li></ul><ul><li>Analisis estadisticas de uso </li></ul><ul><li>Precio por Uso </li></ul><ul><li>Listado A-Z de todas las publicaciones con enlaces al contenido actual </li></ul>
  7. 7. ERM como servicio – consideraciones <ul><li>Para muchos, algunos elementos no son relevantes (gestion de flujo trials) </li></ul><ul><li>Indentificar areas de interes, no solo solicitar sistema </li></ul><ul><li>Pensar en migracion a e-, estadisticas de uso creceren en importancia (costo por click) </li></ul><ul><li>Tambien eBooks pueden no ser parte de la coleccion actual pero si lo seran, tendran que ser manejados en mismo sistema </li></ul>
  8. 8. ERM como servicio – consideraciones <ul><li>Basado en interes actual/futuro , establecer criterios que proveedor tiene que cumplir </li></ul><ul><li>Estos criterios determinan cuales le importan al proveedor </li></ul><ul><li>Solo esto crea base para comparacion real entre diferentes soluciones de proveedores </li></ul><ul><li>Que tipo de “user environment” architecture requiere el cliente? </li></ul><ul><li>Diferente sistemas de diversos proveedores para areas diferentes vs un sistema que hace todo? </li></ul><ul><li>Entorno del usuario muy importante que hasta puede ser mas importante que el sistema teniendo una funcionalidad especifico o no </li></ul>
  9. 9. ERM como servicio – consideraciones <ul><li>Comprar o ‘ alquilar’ ? </li></ul><ul><li>Atado con proveedor minimo 2 anos y mas para obtener retornos a inversion </li></ul><ul><li>Por eso, no solo conocer propio futuro pero tambien el del proveedor </li></ul><ul><li>Que desarrollos futuros/ actualizaciones/ costos adicionales </li></ul><ul><li>Asegurar que percibida importancia =importancia proveedor </li></ul>
  10. 10. ERM como servicio – consideraciones <ul><li>hosted solutions: reducido operabilidad vs local </li></ul><ul><li>PERO tomar en cuenta TCO </li></ul><ul><li>Locally installed TCO alto, infraestrtuctura IT, hardware, software etc </li></ul><ul><li>En TCO incluir costo implementacion, admin </li></ul><ul><li>Mayoria sistemas ERM caja abierta que necesita de llenarse con data cliente </li></ul>
  11. 11. ERM como servicio – consideraciones <ul><li>Conclusion : 3 criterios para evaluar ERM sistema: </li></ul><ul><li>Definicion cliente ERM </li></ul><ul><li>Definir criterios para cada area para saber que es importante </li></ul><ul><li>Calcular TCO de la solucion incluyendo admin costo de mantenimiento </li></ul><ul><li>Estos pasos aseguran que hay comparacion verdadera y justa de ofertas para toma de decisiones objectivas y cuantificables </li></ul>
  12. 12. II)ERM como servicio – Puntos Concretos Evaluacion <ul><li>Workflow Management (gestion de flujos de informacion), proceso firma licencias </li></ul><ul><li>Pre populado con especifico proceso licencias de editor (editor requiere licencia/ registro online?) </li></ul><ul><li>Puede cliente agregar procesos internos al proceso de manera facil? </li></ul><ul><li>Reporte de Estatus disponible? </li></ul><ul><li>Usuarios pueden marcar pasos completados </li></ul><ul><li>Administracion de Condiciones de Licencias </li></ul><ul><li>Que campos se incluyen automaticamente? </li></ul><ul><li>Puede agregar propios campos aparte de los estandares? </li></ul><ul><li>Licencias estan pre populadas con las condiciones estandar del editor? </li></ul><ul><li>Se actualizan automaticamente las licencias estandares de los editores? </li></ul><ul><li>Se permite gestionar licencias de diferente tipo de contenido( jrnls, ebooks, paquetes etc)? </li></ul>
  13. 13. ERM como servicio – puntos de evaluacion <ul><li>Contenido disponible en diferentes recursos </li></ul><ul><li>El sistema provee automaticamente listado de publicaciones disponibles bajo una licencia especifica de un proveedor especifico? </li></ul><ul><li>Detalles bibliograficos de publicaciones y enlaces con editores actualizados pro el sistema? (ej: titulos cesados, fusiones etc) </li></ul><ul><li>Puede bajar en un listado (manualmente o con file upload), que publicacioens tiene bajo una licencia especifica? </li></ul><ul><li>El listado de publicaciones bajo licencia, o bases de datos, integrado en su AZ listado para usuarios finales y su acceso (e.g. si cliente agrega agrega publicacion a licencia, o nueva licencia, los nuevos titulos aparecen de manera automatica en listado AZ del usuario final? </li></ul>
  14. 14. ERM como servicio -puntos consideracion <ul><li>Analisis Estadisticas de Uso </li></ul><ul><li>Sistema recolecta de manera automatica estadisticas de uso de diferentes fuentes electronicos? </li></ul><ul><li>Puede manualmente subir estadisticas adicionales al sistema? </li></ul><ul><li>Sistema puede cruzar estadistica de uso con costo suscripcion? </li></ul><ul><li>El sistema esta prepopulado con el costo de suscripciones si se adquieren a traves de otro proveedor? </li></ul><ul><li>Puede subir informacion de costo en diferentes monedas? </li></ul><ul><li>El sistema calcula precion por uso para tanto la publicaicon individual como el recurso entero? </li></ul>
  15. 15. ERM como servicio – puntos consideracion <ul><li>A-Z Listado </li></ul><ul><li>El sistema provee un listado AZ para usuario final para que accede publicacion adquirida? </li></ul><ul><li>Puede AZ listado mostrar cualquier tipo de formato disponible (e.g. revista impresa, electronica, eBooks, base de datos </li></ul><ul><li>Permite en listado agregar informacion adicional para el usuario final </li></ul><ul><li>Se actualiza la informacion bibliografica para las publicaciones disponibles en el listado? </li></ul><ul><li>Implementacion y Mantenimiento </li></ul><ul><li>Hosted vs instalacion local </li></ul><ul><li>Promedio tiempo de implementacion desde compra-uso final admin </li></ul><ul><li>Cual es Tco? </li></ul>
  16. 16. III) ERM como servicio – ERM Swets Workflow Management proceso firma licencias-sw subscriptipons  - Simple License Workflow Process  - Pre-populated with publisher specific license requirements  - Customer can easily add steps to process  - Basic status reporting     - Extensive License Workflow Process Support X - Fullly customizable workflow process X - Extensive workflow reporting and reminder system X     - Trial Workflow Process X             License Conditions Administration esource manager   - License Conditions Pre-populated with publisher standard conditions  - Standard publisher conditions automatically maintained  - Customer can add additional fields that are tracked per license  - Licenses for different content types possible (e.g. e-journal and eBook)  - Customer can customize conditions of licenses     
  17. 17. ERM como servicio – componentes Content Available in Resource esource manager   - Publication list per resource pre-populated  - Customer can indicate which publications are actually part of license  - List of publications customer has is automatically maintained  - Publication list per resource automatically maintained  - Bibliographic details of publications automatically maintained  - Publications included in licenses automatically displayed in A-Z listing              Usage Statistics Analysis (via SwetsWise Selection Support)   - Automatic collection of usage statistics  - Customer can manually add usage statistics  - Pre-populated with cost of subscriptions  - Customer can manuall add subscription cost information  - Price Per User calculation on both publication and resource level  - Customer can create customized reports  - Customer can take advantage of predefined reports 
  18. 18. ERM como servicio – componentes A-Z Listing (via SwetsWise Title Bank)   - Integrated A-Z listing for end users  - A-Z listing can display all content available (e.g. e-journal and eBook)  - Customer can add data to be displayed to enduser  - Bibliographic details of publications are automatically maintained              Other Considerations   - Single user ID and password to maintain all information  - Vendor hosted system on subscription basis  - Locally installed system X - System customization possibilities X    
  19. 19. Total cost of ownership (TOC) - ejemplo
  20. 20. ERM como servicio –SWETS ERM <ul><li> </li></ul><ul><li>• SwetsWise Library Edition = workflow management </li></ul><ul><li>• SwetsWise eSource Manager= license conditions+content available </li></ul><ul><li>• SwetsWise Selection Support= usage statistics </li></ul><ul><li>• SwetsWise TitleBank= AZ listing </li></ul>
  21. 21. SwetsWise Subscriptions Library Edition= workflow management <ul><li>Información sobre el estatus del proceso de activación del acceso electrónico </li></ul><ul><li>Información de los requerimientos de la licencia antes de ordenar </li></ul><ul><li>Historial detallado de reclamaciones e información del estatus para rastreo </li></ul>
  22. 22. E-Acces Activation
  23. 23. E-Acces Activation
  24. 24. SwetsWise Title Bank AZ <ul><li>Beneficios: </li></ul><ul><li>Punto único de acceso a su colección completa </li></ul><ul><li>Enlace a todos los recursos disponibles del cliente. </li></ul><ul><li>Acceso directo al texto completo de los títulos ubicados en SWOC y administración automatizada. </li></ul>Solución que le permite crear una lista única personalizada de todas sus suscripciones y enlaces hacia donde podrán tener acceso completo los usuarios.
  25. 27. Analyze. Compare. Decide. Usage statistics
  26. 28. Selection Support (estadisticas) Que dicen los clientes Cliente tiene que bajar estadisticas de uso de cada editor Time-consuming to retrieve reports and consolidate usage statistics Estadisticas de uso y informacion de precios estan separados Time consuming and difficult to match those decision parameters manually Situacion Impacto No hay solucion pre-populated para crear reportes consolidados Difficult process to create reports to support informed collection decision
  27. 30. Propósito del servicio <ul><li>SwetsWise Selection Support integra las estadísticas de uso y los datos e información sobre sus revistas+bases de datos en una sola plataforma de gestión, suministrando información relacionada con el uso y valor de su colección. </li></ul>
  28. 31. Primer paso: Ver sus títulos y plataformas <ul><li>SwetsWise completa de forma automática el listado de títulos que tiene a través de nuestra plataforma </li></ul>- Navegue, busque y elija entre todos los títulos, su precio para el año en curso y el uso del contenido online. -Vea todos los títulos suscritos a través de SwetsWise & ScholarlyStats de forma automática -Pinche en un título para acceder a la página de detalles.
  29. 32. Información detallada para cada título Dispondrá de ocho campos para clasificar el título, incluyendo la categoría temática y el campo de “comentarios adicionales” Listado de las plataformas en qué está incluido este título, precio y uso.
  30. 33. Su colección de plataformas Selection Support ofrece una visión de sus plataformas y de los informes disponibles para las mismas seleccionadas: Pinchar sobre el título para introducir información para logarse en la plataforma – Selection Support la va a necesitar para obtener sus estadísticas de uso!
  31. 34. Tercer paso: !Crear Informes! Ahora, usted puede seleccionar entre las diferentes clases de informes disponibles y/o crear sus propios informes personalizados!
  32. 35. Ejemplo de informe: Gráficos
  33. 36. Price Per use Report
  34. 37. Trend Analysis Report
  35. 38. SwetsWise eSource Manager
  36. 39. Que dicen nuestros clientes Licencias de editores varian mucho (condiciones diferentes, politicas y derechos) La situación legal acerca del uso de los productos e- no siempre es del todo claro Mayoría de las licencias estan disponibles unicamente en impreso y/o almacenados en diferentes sitios Bibliotecas dedican mucho tiempo a digitar licencias, importarlos y luego conectarlos con los recursos Gasto tiempo en buscar y actualizar licencias lo que por ende se hace muy poco Tiempo valioso perdido con tareas admin en vez de atender usuario Situación Impacto
  37. 40. Preguntas Cualitativas <ul><li>LICENSE CONTENT ADMIN+ CONTENT AVAILABLE IN RESOURCES </li></ul><ul><li>Cuántas licencias de recursos e- tienen en su biblioteca </li></ul><ul><li>Cuántos Licencias maneja usted mismo? </li></ul><ul><li>Cuánta gente gestiona el resto de las licencias? </li></ul><ul><li>Cuales son las tareas en gestionar licencias (actualizar, revisar, importar, conectar) </li></ul><ul><li>Cuanto tiempo ocupa esa tarea? (por mes /hora etc) </li></ul><ul><li>Cual es el impacto de NO tener un overview de todas las licencias? </li></ul><ul><li>Dado el crecimiento en recursos electronicos, cree tener que lidiar mas con licencias en el futuro? Cuanto y para cuando? </li></ul><ul><li>Qué le gustaría hacer que no fuera gestionar licencias y porqué? </li></ul>
  38. 41. Que es eSource Manager <ul><li>desarrollo propio de Swets que le permite: </li></ul><ul><li>Almacenar en un solo sitio todas las licencias de sus recursos electrónicos. Usted las puede personalizar según usted negoció con el editor si este no es el estandar. </li></ul>
  39. 42. Base de Datos Pre Populado de Condiciones Estandares Detailed information on 45 fields of more than 850 standard publisher’s licenses automatically maintained for your convenience
  40. 43. Base de datos pre populado de Publicaciones Predefined lists of publications available within a resource
  41. 44. Informacion actualizado Publications automatically added to your resources when they are purchased via SwetsWise Bibliographic data automatically maintained for all publications including title moves, publisher acquisitions and mergers
  42. 45. Crear tus propios campos Add your own fields that are included in every license available in your account. You can add 5 free text fields, 10 y/n fields and 5 selection menus.
  43. 46. Agregar Licencias Add licenses and resources by either searching the database of standard publisher licenses or by typing in everything manually
  44. 47. Incluir propio proceso gestion de flujo de trabajo Include up to 5 steps in the license process to reflect your internal workflow Keep track of the status of the process and view when a step has been completed
  45. 48. Vision General de todas las fuentes y su estatus View the complete list of your resources in one clear listing Providing you a clear overview of the status of each resource quickly and easily Quickly view all the publications attached to a resource
  46. 49. Reportes Download all the details of your licenses or the list of publications included in the resource Schedule the reports to be run automatically at the frequency you require
  47. 50. Master your electronic resources
  48. 51. ERM como servicio RESUMEN –SWETS ERM <ul><li> </li></ul><ul><li>• SwetsWise Library Edition = workflow management </li></ul><ul><li>• SwetsWise eSource Manager= license conditions+content available </li></ul><ul><li>• SwetsWise Selection Support= usage statistics </li></ul><ul><li>• SwetsWise TitleBank= AZ listing </li></ul>
  49. 52. SWETS ERM- Inversion <ul><li> </li></ul><ul><li>• SwetsWise Library Edition = workflow management </li></ul><ul><li>gratuito </li></ul><ul><li>• SwetsWise eSource Manager= license conditions+content available </li></ul><ul><li>usd 5,000 </li></ul><ul><li>• SwetsWise Selection Support= usage statistics </li></ul><ul><li>A partir de usd 3,000 </li></ul><ul><li>• SwetsWise TitleBank= AZ listing </li></ul><ul><li>A partir de usd 1,500 </li></ul><ul><li>Total + bundle discount usd 6,375 (25% precio consorcio min 5 participantes) </li></ul>
  50. 53. Creating the business case

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