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Modelos de Costes para la Gestión de Servicios TI

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Conferencia de Antonio Valle (G2) en el congreso itSMF USA Fusion 10 en la que se presentaba el caso práctico de la definición y aplicación de un modelo de costes por servicios.

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Modelos de Costes para la Gestión de Servicios TI

  1. 1. Session 111: Modelos de Costes<br />Antonio Valle, G2 – Gobierno y Gestión de TI<br />
  2. 2. Acerca de mi<br />Profesional enfocado al apoyo al CIO en la práctica totalidad de sus responsabilidades.<br />Centrado en ITSM desde el año 1996<br />Miembro activo del itSMF España. <br />Libre pensador ecléctico.<br />2<br />
  3. 3. Acerca de G2<br />Consultora ubicada en Mataró (Barcelona)<br />Focalizados en apoyar al CIO<br />Ayuda a la compra<br />Ayuda a la alineación<br />Ayuda a la gestión<br />Modelo en Red: colaboraciones con los mejores especialistas para entregar el mayor valor posible.<br />3<br />
  4. 4. Acerca de KCSA<br /><ul><li>Empresa multinacional del sector de la fabricación de productos químicos perteneciente al grupo KaoChemicalsEurope
  5. 5. 3 fábricas y 1 edificio de oficinas en el territorio español
  6. 6. 6 líneas de negocio
  7. 7. 450 usuarios de Servicios TIC
  8. 8. 3 personas en el equipo Local IT dando cobertura a 45 servicios
  9. 9. 200 M€ de facturación anual
  10. 10. 2.2 M€ de presupuesto TIC (Incluyendo comunicaciones voz y datos)</li></ul>4<br />
  11. 11. ¿Por qué una Gestión Financiera en IT?<br /><ul><li>Delegación de Responsabilidades
  12. 12. Transparencia
  13. 13. Control y Seguimiento Económico
  14. 14. Criterios para la Toma de Decisiones
  15. 15. Repercusión de los costes a las unidades productivas</li></ul>5<br />
  16. 16. Modelo de Madurez – COBIT 4.1<br />6<br />
  17. 17. La situación de partida<br />Gestión Financiera clásica<br />Seguimiento mensual<br />Partidas corporativas<br />Consecuencias:<br />Seguimiento presupuestario<br />Consolidación de presupuestos<br />Gran dificultad para defender el presupuesto<br />Las áreas cliente no entienden “en qué se gasta el dinero”<br />Imposible tomar decisiones.<br />Muy difícil realizar un análisis para la reducción de costes<br />7<br />
  18. 18. Objetivo del Proyecto<br />Obtener un mecanismo que nos permita contabilizar los costes incurridos en los servicios, manteniendo la estructura de presupuestos corporativos.<br />8<br />
  19. 19. Contabilidad de Costes por Servicio<br />Pasos a Seguir:<br /><ul><li>Comenzar por la lista de servicios.
  20. 20. Identificar la estructura de partidas
  21. 21. Conocer la estructura y naturaleza de los costes
  22. 22. Identificar las relaciones y los contactos con otras áreas
  23. 23. Definir el modelo de costes
  24. 24. Aplicar el modelo de costes
  25. 25. Iniciar un proceso de mejora continua sobre el modelo de costes</li></ul>9<br />
  26. 26. Definir y acordar claramente el concepto de Servicio TIC se convierte aquí en un <br />Factor Crítico de Éxito<br />La Lista de Servicios<br /><ul><li>¿Existe un Catálogo de Servicios en la compañía?
  27. 27. No es obligatorio desarrollar un catálogo completo.
  28. 28. Es importante obtener la lista de servicios y sus descripciones.</li></ul>10<br />
  29. 29. La Lista de Servicios<br />Uno o más Sistemas TIC o capacidades profesionales proporcionadas por el Departamento de TI que facilitan los procesos de negocio de la Organización. <br />Un Servicio TIC ha de ser percibido por el cliente como una entidad coherente o como un producto consumible<br />Troy duMoulin<br />Rodrigo Flores<br />11<br />
  30. 30. La Lista de Servicios<br />12<br />
  31. 31. La Estructura de Partidas<br /><ul><li>Las “Unidades de Coste” tal y como las trata ITIL, habitualmente se pueden mapear hacia la estructura de partidas.
  32. 32. Puede ser necesario mantener la estructura ya existente.
  33. 33. La estructura puede ser jerárquica con agrupaciones de partidas
  34. 34. La contabilidad debe ser coherente con la presupuestación</li></ul>13<br />
  35. 35. La Naturaleza de los Costes<br /><ul><li>Costes Directos
  36. 36. Costes Indirectos
  37. 37. Costes Absorbibles</li></ul>14<br />
  38. 38. El Modelo de Costes<br /><ul><li>Establecer criterios estables y consensuados para el prorrateo de los costes indirectos
  39. 39. Identificar las unidades para el prorrateo de los costes indirectos
  40. 40. Identificar y clasificar los orígenes de los costes y su asociación a las partidas</li></ul>15<br />
  41. 41. El Modelo de Costes<br />Criterios de reparto<br />25%<br />Coste Total del Servicio<br />25%<br />100%<br />15.063,50€<br />100%<br />30%<br />100%<br />Presupuesto<br />Costes que repercuten<br />en el servicio<br />Indirectos<br />Directos<br />Imputación <br />Costes<br />16<br />
  42. 42. El Modelo de Costes<br />Se definieron 20 reglas de prorrateo de costes indirectos. <br />Algunos Ejemplos:<br /><ul><li>Servidores (no virtualizados)  Indirecto a los servicios correspondientes con un criterio de reparto lineal entre ellos.
  43. 43. Cabinas de Virtualización Se realiza un reparto porcentual al final del periodo en función del uso de máquinas virtuales por servicio.
  44. 44. Almacenamiento  Se realiza un reparto porcentual al final del periodo en función del consumo de disco de los diferentes servidores virtuales.
  45. 45. Pequeño Material  Coste directo del servicio Pequeño Material Informático.</li></ul>17<br />
  46. 46. Aplicación del Modelo<br />Se analizaron todos los costes del año 2008, aplicando el modelo de costes y comprobando su validez<br />18<br />
  47. 47. Beneficios Obtenidos<br />Aparece inmediatamente la visualización del Coste de Propiedad de cada uno de los servicios.<br />El “negocio” comienza a pensar en términos de ROI y de Valor<br />Las políticas de reducción de costes se pueden orientar a cada uno de los servicios en función de la importancia para el negocio de cada uno de ellos<br />El resultado es compatible con la estructura anterior, por lo que no se debilitan las relaciones con otros departamentos (Finanzas especialmente)<br />Se comienzan a realizar análisis por servicio:<br /><ul><li>Estructuras y tipos de costes
  48. 48. Proveedores implicados</li></ul>19<br />
  49. 49. Siguientes Pasos<br />Mejorar y afinar progresivamente los mecanismos de prorrateo<br />Estudiar y comprender las dinámicas de costes (Cost-Drivers, Costes Variables)<br />Identificar las reglas de Valoración del Servicio<br />Identificar el modelo de aportación de valor de cada servicio<br />Definir la estructura de un modelo de facturación (repercusión de costes) en base a las unidades de facturación<br />Iniciar los procedimientos de racionalización de la inversión<br />Realizar el seguimiento de los resultados de las inversiones<br />20<br />
  50. 50. Lecciones Aprendidas<br />DO’s<br /><ul><li>El Catálogo de Servicios es una pieza muy importante
  51. 51. Lo Perfecto es enemigo de lo Bueno
  52. 52. La Gestión de Activos es tu amiga… no tu enemiga!
  53. 53. Los criterios de reparto de costes variables han de ser persistentes, documentados, conocidos y, sobre todo, “cost-effective”</li></ul>21<br />
  54. 54. Lecciones Aprendidas<br />DON’TS<br /><ul><li>NO mezclar conceptos: Presupuesto  Contabilidad  Facturación
  55. 55. NO olvides que ya hay mucho trabajo administrativo por hacer
  56. 56. NO olvides la mejora continua del modelo
  57. 57. NO dejes que el árbol te impida ver el bosque: el TCO reportado no es el TCO total  Mapa de Responsabilidad TIC</li></ul>22<br />
  58. 58. Contabilidad de Costes por Servicio<br />(Resumen)<br />La Estructura de las partidas<br />La Lista de Servicios<br />La Naturaleza de los Costes<br />El modelo de los Costes<br />23<br />
  59. 59. Algunos datos sobre el Proyecto<br />Estructura<br /><ul><li>Iniciativa de contabilidad enmarcada dentro de un plan más ambicioso que incluye la definición del catálogo de servicios y la gestión de activos realizado entre Mayo y Septiembre de 2009.
  60. 60. Proyecto apoyado por el Director Financiero (VP KCSE) y por el Director de IT
  61. 61. Participación del personal administrativo tanto de Finanzas como de IT en el desarrollo y aplicación del modelo.</li></ul>24<br />
  62. 62. Algunos datos sobre el Proyecto<br />Algunas Cifras<br /><ul><li>El modelo de costes se desarrolló en 70 horas/hombre
  63. 63. La aplicación del modelo a todos los datos 2008 se realizó en 50 horas/hombre
  64. 64. La revisión de datos y validación final se realizó en 15 horas/hombre
  65. 65. Se trataron alrededor de 3000 apuntes contables
  66. 66. Se generaron cerca de 700 repartos de costes indirectos</li></ul>25<br />
  67. 67. Bibliografía<br /><ul><li>ITIL V.2 ServiceDelivery
  68. 68. ITIL V.3 ServiceStrategy
  69. 69. USMBOK
  70. 70. COBIT 4.1 PO5 – Managethe IT Investiment
  71. 71. COBIT 4.1 DS6 – Identify and allocatecosts
  72. 72. Contabilidad de Costes para la Toma de Decisiones</li></ul>26<br />
  73. 73. ¡Muchas Gracias!<br /><ul><li>Modelos de Costes
  74. 74. Sesión #111</li></ul>Datos de Contacto<br />Antonio Valle Salas<br />avalle@gedos.es<br />+34 687 443 664<br />27<br />

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