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Gestion Documental Cloud

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En esta presentación explicamos las principales razones por las que muchos de nuestros clientes se han pasado al servicio cloud. También veremos las opiniones de expertos sobre las ventajas del cloud y la evoución de estas tecnologías en los últimos años.

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Gestion Documental Cloud

  1. 1. 5 Razones para tener mi Gestión Documental en Cloud Athento –Smart Document Management-
  2. 2. “De 50 billones de dólares en 2013 a 191 billones en 2020” Sizing The Public Cloud Market, 2014 To 2020 . Forrester
  3. 3. “El 80% de los ejecutivos IT son positivos sobre las tecnologías Cloud”
  4. 4. Hace sólo unos años… • Había miedo de que los departamentos de IT desaparecieran. • Muchas preguntas sobre legalidad, veracidad, privacidad. • Creíamos que sólo era para los pequeños
  5. 5. ¿Qué ha cambiado? • Respuestas a sucesos de política internacional. ( http://www.informationweek.com/government/cloud-computing/data-protection-fears-vs-us-cloud-market/d/d-id/1234862 ) • Programas de impulso a la adopción de cloud computing (por ejemplo: El programa “Unleashing the Potential of Cloud Computing in Europe”) • Se han impuesto las razones económicas, productivas y de eficiencia a los miedos iniciales.
  6. 6. ¿Y la Gestión Documental? • Principales proveedores de soluciones de gestión documental y otros productos ECM tienen ya una oferta cloud disponible. • AIIM sobre Cloud Computing y ECM: «Let’s Un- Complicate ECM» http://www.aiim.org/documents/chapters/williampenn/cloud_ecm_presentation_v5_aiim_wp.pdf
  7. 7. Implantaciones OnPremise • Costos demasiado altos de adquisición (TCO) • Estos costes limitan el # de empresas que pueden permitirse Gestión Documental. • Muchas aplicaciones son cerradas, sin colaboración, acceso remoto, convertidas en silos de información. http://www.aiim.org/documents/chapters/williampenn/cloud_ecm_presentation_v5_aiim_wp.pdf
  8. 8. Let’s Un-Complicate ECM Cloud-computing: “ECM Cloud computing is a better way to run your business. Instead of developing, maintaining and running your content management applications yourself, you access everything you need through the web. You just log in, customize it, and start using it. That’s the power of cloud computing.” http://www.aiim.org/documents/chapters/williampenn/cloud_ecm_presentation_v5_aiim_wp.pdf
  9. 9. Las Razones de Nuestros Clientes: • Inmediatez: Las empresas pueden empezar a disfrutar de Gestión Documental en un lapso de tiempo muy corto. • Facilidad de Uso y Libertad: Acceso web a un servicio 24/7 optimizado para su uso. http://static.athento.com/site_media/descargas/5RazonesParaTenerNuestraGestionDocumentalenCloud.pdf
  10. 10. Las Razones de Nuestros Clientes: • Sin costes pre y post venta: La Gestión Documental Cloud nos libera de inversiones en hardware, así como de los costes asociados al mantenimiento del software. • Flexibilidad: nos permite escalar según nuestras necesidades sin estar sujetos a limitaciones tecnológicas. http://static.athento.com/site_media/descargas/5RazonesParaTenerNuestraGestionDocumentalenCloud.pdf
  11. 11. ¿Qué opciones tenemos en Athento? • Servicio tradicional: Varias empresas usan Athento a la vez. (Igual que usan SalesForce, Dropbox, etc.) • Alojamiento dedicado: Mi empresa será la única que use este Athento que estará en los servidores controlados por Athento. http://www.athento.com/
  12. 12. ¿Cómo funcionan los precios? • Un modelo similar al de empresas como Dropbox o Box: Pagamos de acuerdo a los usuarios y el almacenamiento. • Un extra si quiero tener alojamiento dedicado. • Records Management sólo disponible a partir de 289€ al mes o en instancias con alojamiento dedicado. http://www.athento.com/athento-in-house/precios/
  13. 13. ¿Qué obtengo con el servicio de Gestión Documental Cloud de Athento?
  14. 14. Trabajo en Equipo y Control Documental
  15. 15. Trabajo en Equipo y Control Documental Athento ofrece una serie de herramientas para el trabajo colaborativo entre los miembros del equipo: •Control de versiones •Aprobación de documentos •Suscripciones a notificaciones •Histórico del documento •Mensajes entre usuarios
  16. 16. Control de Versiones Versiones anteriores guardadas Versiones anteriores guardadas
  17. 17. Aprobación de Documentos Paralelo: Los revisores no tienen que revisar en un cierto orden Paralelo: Los revisores no tienen que revisar en un cierto orden Serie: Los revisores revisan en forma secuencial el documento Serie: Los revisores revisan en forma secuencial el documento
  18. 18. Suscripción a Notificaciones Los usuarios pueden suscribirse a notificaciones vía e-mail cuando ocurre un evento Los usuarios pueden suscribirse a notificaciones vía e-mail cuando ocurre un evento
  19. 19. Histórico del Documento Podremos saber todas las acciones realizadas sobre un documento y quién las realizó. Podremos saber todas las acciones realizadas sobre un documento y quién las realizó.
  20. 20. Mensajes entre usuarios Los usuarios pueden dejar comentarios en relación al trabajo sobre documentos. Los usuarios pueden dejar comentarios en relación al trabajo sobre documentos.
  21. 21. Flexibilidad para Estructurar Nuestros Documentos
  22. 22. Flexibilidad para Estructurar Documentos Podremos definir tantos proyectos como queramos Podremos definir tantos proyectos como queramos Podremos definir la estructura que mejor se adapte a nuestra compañía Podremos definir la estructura que mejor se adapte a nuestra compañía Con la flexibilidad de añadir y quitar cuanto queramos Con la flexibilidad de añadir y quitar cuanto queramos
  23. 23. Facilidad de Uso
  24. 24. Facilidad de Uso Con el plugin de sincronización los usuarios podrán trabajar desde carpetas locales Con el plugin de sincronización los usuarios podrán trabajar desde carpetas locales No tendrán que subir o descargar documentos porque la información en sus equipos se sincroniza con la información en el sistema No tendrán que subir o descargar documentos porque la información en sus equipos se sincroniza con la información en el sistema
  25. 25. Gestión de Fotografías y Otros Activos Digitales Trabajar con imágenes y activos multimedia requiere una interfaz y funcionalidad optimizada para su manejo.
  26. 26. Pre-visualización de Planos
  27. 27. 27 Gestión de Fotografías y Otros Activos Digitales Histórico de cambios Histórico de cambios Publicación de fotos Publicación de fotos Metadatos de la foto Metadatos de la foto Estado del ciclo de vida del activo Estado del ciclo de vida del activo Inicio de flujos de revisión Inicio de flujos de revisión Versión actual del activo Versión actual del activo Compartir, suscribir, likes, etc. Compartir, suscribir, likes, etc.
  28. 28. 28 Previsualizació n del vídeo Previsualizació n del vídeo Búsquedas de activos Búsquedas de activos Gestión de Fotografías y Otros Activos Digitales: Vídeos
  29. 29. 29 Características del vídeo Características del vídeo Diferentes frames del vídeo Diferentes frames del vídeo Gestión de Fotografías y Otros Activos Digitales: Vídeos
  30. 30. ¡Gracias! ¿Preguntas? Athento Sales Team www.athento.com USA: +1 954 547 0347 Spain: +34 952 028 873

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