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Mapa conceptual Documentos Organización

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Es el mapa conceptual de los documentos organizacional basados en la Norma legal vigente

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Mapa conceptual Documentos Organización

  1. 1. PRODUCCION DE DOCUMENTOS SEGUN LA NCL 210601001 PRODUCIR DOCUMENTOS QUE SE ORIGINES DE LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS, SIGUIENDO LA NORMA TECNICA DE LEGISLACIÓN VIGENTE GTC 185 TIPOS DE DOCUMENTOS DOCUMENTOS LEGALES BRINDA RECOMENDACIONES EN CUANTO A ESTRUCTURA Y ELABORACION DE DOCUMENTOS , SIMPLIFICANDO Y ORGANIZANDO LA PRESENTACION Y EL MANEJO DE LAS COMUNICACIONES IMPRESAS Y ELECTRONICAS
  2. 2. A ESTE GRUPO PERTENECEN DECRETOS RESOLUCIONES ACUERDOS LEYES ORDENANZA PROYECTOS CONTRATOS CONVENIOS COMPROBANTES DE CONTABILIAD ACTAS DE VISITAS OFICIALES ENTRE OTROS.
  3. 3. ESTOS DOCUMENTOS Y SU CONTENIDO PRETENDEN LEGISLAR SOBRE SITUACIONES PARTICULARES, QUE DEBEN ASUMIR TODOS LOS FUNCIONARIOS DE UNA ORGANIZACION Y DEL ESTADO ACUERDO : ACUERDO ES, EN DERECHO, LA DECISIÓN TOMADA EN COMÚN POR DOS O MÁS PERSONAS, O POR UNA JUNTA, ASAMBLEA O TRIBUNAL. TAMBIÉN SE DENOMINA ASÍ A UN PACTO, TRATADO, CONVENIO, CONVENCIÓN O RESOLUCIÓN TOMADA EN EL SENO DE UNA INSTITUCIÓN (CUALQUIER TIPO DE ORGANIZACIÓN O EMPRESA, PÚBLICAS O PRIVADAS, NACIONALES O INTERNACIONALES).EJ: ACUERDO 007 DE 2011 PROYECTO: UN PROYECTO (DEL LATÍN PROIECTUS) ES UNA PLANIFICACIÓN QUE CONSISTE EN UN CONJUNTO DE ACTIVIDADES QUE SE ENCUENTRAN INTERRELACIONADAS Y COORDINADAS.1 LA RAZÓN DE UN PROYECTO ES ALCANZAR OBJETIVOS ESPECÍFICOS DENTRO DE LOS LÍMITES QUE IMPONEN UN PRESUPUESTO, CALIDADES ESTABLECIDAS PREVIAMENTE Y UN LAPSO DE TIEMPO PREVIAMENTE DEFINIDO LEYES:LA LEY (DE LATÍN LEX, LEGIS) ES UNA NORMA JURÍDICA DICTADA POR EL LEGISLADOR, ES DECIR, UN PRECEPTO ESTABLECIDO POR LA AUTORIDAD COMPETENTE, EN QUE SE MANDA O PROHÍBE ALGO EN CONSONANCIA CON LA JUSTICIA CUYO INCUMPLIMIENTO CONLLEVA A UNA SANCIÓN. RESOLUCION: LA RESOLUCIÓN ADMINISTRATIVA CONSISTE EN UNA ORDEN ESCRITA DICTADA POR EL JEFE DE UN SERVICIO PÚBLICO QUE TIENE CARÁCTER GENERAL, OBLIGATORIO Y PERMANENTE, Y SE REFIERE AL ÁMBITO DE COMPETENCIA DEL SERVICIO. DECRETO: UN DECRETO ES UN TIPO DE ACTO ADMINISTRATIVO EMANADO HABITUALMENTE DEL PODER EJECUTIVO Y QUE, GENERALMENTE, POSEE UN CONTENIDO NORMATIVO REGLAMENTARIO, POR LO QUE SU RANGO ES JERÁRQUICAMENTE INFERIOR A LAS LEYES. CONTRATO: EL CONTRATO ES UN ACUERDO DE VOLUNTADES, VERBAL O ESCRITO, MANIFESTADO EN COMÚN ENTRE DOS O MÁS, PERSONAS CON CAPACIDAD (PARTES DEL CONTRATO), QUE SE OBLIGAN EN VIRTUD DEL MISMO, REGULANDO SUS RELACIONES RELATIVAS A UNA DETERMINADA FINALIDAD O COSA, Y A CUYO CUMPLIMIENTO PUEDEN COMPELERSE DE MANERA RECÍPROCA, SI EL CONTRATO ES BILATERAL, O COMPELERSE UNA PARTE A LA OTRA, SI EL CONTRATO ES UNILATERAL
  4. 4. CONVENIOS: UN CONVENIO ES UN ACUERDO DE VOLUNTADES, UNA CONVENCIÓN O UN CONTRATO. PUEDE REFERIRSE MÁS ESPECÍFICAMENTE A: UN CONVENIO COLECTIVO DE TRABAJO ENTRE LOS REPRESENTANTES DE EMPLEADOS Y EMPLEADORES ACERCA DE LAS CONDICIONES LABORALES. UN CONVENIO ENTRE EL DEUDOR Y SUS ACREEDORES PARA EVITAR O ALZAR UNA QUIEBRA. COMPROBANTES CONTABLES: LOS DOCUMENTOS CONTABLES SON SOPORTES QUE SIRVEN DE BASE PARA REGISTRAR LAS OPERACIONES COMERCIALES DE UNA EMPRESA, ES POR ELLO QUE SE DEBE TENER UN ESPECIAL CUIDADO EN EL MOMENTO DE ELABORARLOS Y REALIZAR VARIAS COPIAS COMO LA EMPRESA LO EXIJA. FACTURA
  5. 5. DE LA CORRESPONDECI A EN GENERAL DOCUMENTOS COMERCIALES SON TODAS LAS COMUNICACION DE CARACTER ORGANIZACIONAL O CORPORATIVO QUE SE GENERAN , RECIBEN O DESPACHAN DE UNA EMPRESA . A ESTE GRUPO PERTENCEN : CARTAS, MEMORANDOS,CIRCULARES, ACTAS ADMINISTRATIVAS, CONSTANCIAS Y CERTIFICADOS INFORMES,(EJECUTIVO Y ADMINISTRATIVO CORTO), MENSAJES ELECTRONICOS , TARJETAS PROTOCOLARIASS Y SOBRES COMERCIALES CARTAS
  6. 6. CARTAS: SON COMUICACIONES ESCRTIAS QUE SE UTILIZAN EN LAS RELACIONES ENTRE ORGANIZACIONES Y EMPRESAS NATURALES . IGUAMENTE ENTRE REALACIONES ENTRE ORGANIZACION Y EMPLEADOS EN ALGUNAS ENTIDADES SON DENOMINADOS OFICIOS CLASES DE CARTAS: ORGANIZACIONALES OFICIALES PERSONALES PARTES DE LA CARTA : CODIGO LUGAR Y FECHA DE ORIGEN ASUNTO SALUDO CUERPO DEL TEXTO DESPEDIDA DATOS DE REMITENTE ESTILOS BLOQUE EXTREMO BLOQUE SEMIBLOQUE ASPECTOS DE UNA CARTA TRATAR UN SOLO TEMA Y UTILIZAR FORMATOS NORMALIZADOS EN LOS MANUALES DE CADA ORGANIZACION . UTILIZACION PARA SOLICITAR INFORMACION DAR RESPUESTA UNA INFORMACION SOBRE DEIFRENTES ASUNTOS
  7. 7. MEMORANDOS SON COMUNICACIONES ESCRITAS QUE SE UTILIZAN PARA TRANSMITIR INFORMACION DE CARACTER INTERNO DE CUALQUIER EMPRESA, ENTRE LAS DEPENDENCIAS LOCALES, NACIONALES E INTERNACIONALES UTILIZACION INFORMAR SOBRE UN HECHO TRAMITAR, DESARROLLAR O CORREGIR UNA ASUNTO, UNA SITUACION ASPECTOS DE PRESENTACION UTILIZAR LOS FORMATOS NORMALIZADOS EN LOS MANUALES DE CADA ORGANIZACION SE DIRIGE EN FORMA PERSONALIZADA TRATA UN SOLO TEMA PARTES DEL MEMORANDO DENOMINACION DE DOCUMENTO LA PALABRA MEMORANDO CODIGO FECHA ENCABEZAMIENTO PARA DE ASUNTO
  8. 8. CIRCULARES SON COMUNICACIONES ESCRITAS DE INTERES COMUN, CON EL MISMO CONTENIDO O TEXTO , DIRIGIDA A UN GRUPO ESPECIFICO DE PERSONAS SE UTLIZA PARA INFORMAR DISPOSICIONES, NORMAS Y POLITICAS DE LA ORGANIZACION SU OBJETIVO PRINCIPAL ES DAR A CONOCER INFORMACION DE CARACTER GENERAL, TANTO INTERNA COMO EXTERNAMENTE CIRCULAR INTERNA: SE UTILIZA PARA DISPOSICION, NORMAS Y POLITICAS DE LA ORGANIZACION CIRCULAR EXTERNA: SE UTLIZA PARA DAR A CONOCER REGLAS DE NEGOCIO, PROMOCIONES, NUEVOS PRODUCTOS O SERVICIOS CLASES DE CIRCULARES CIRCULAR GENERAL: CARTA CIRCULAR PARTES DE LA CIRCULAR DENOMINACION DE DOCUMENTO LA PALABRA CIRCULAR CODIGO LUGAR DE ORIGEN Y FECHA DE ELABORACION DESTINATARIO ASUNTO SALUDO TEXTO DESPEDIDA DATOS DEL REMITENTE Y FIRMA LINEAS ESPECIALES
  9. 9. ACTAS CLASES DE ACTAS SE DESTACAN : ACTAS DE COMITE DE JUNTA DIRECTIVA DE ASAMBLEAS DE REUNIONES ADMINISTRATIVAS DE CONSEJOS DE BAJA DE INVENTARIOS DE SOCIEDADES DE ELIMINACION DE DOCUMENTOS DE ENTREGA PARTES DEL ACTA DENOMINACION DE DOCUMENTO Y NUMERO ENCABEZAMIENTO FECHA,HORA,LUGAR,ASISTENTE,AUSENTES ORDEN DEL DIA DESARROLLO COMPROMISOS FIRMAS , NOMBRES Y CARGOS LINEAS ESPECIALE LAS ACTAS EXPRESAN LO TRATADO EN UNA REUNION O SITUACION ESPECIFICA. SON DOCUMENTOS QUE ADQUIEREN VALOR ADMINISTRATIVO , LEGAL , JURIDICO E HISTORICO DESDE EL MOMENTO DE SU CREACION .
  10. 10. INFORMES SON DOCUMENTOS QUE DESCRIBEN O DAN A CONOCER DATOS PRECISOS SOBRE EL ESTADO DE UNA ACTIVIDAD, ESTUDIO O PROYECTO, RELATIVO A UN CASO CONCRETO PARA CONOCER RESULTADOS DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS CLASES DE INFORMES LOS INFORMES VARIAN DESDE LO MAS SIMPLES Y CORTOS , HASTA LOS MAS COMPLEJOS DE CARACTER CIENTIFICO Y DE INVESTIGACION RESUMEN EJECUTIVO: ES EL ANALISIS BREVE (RESUMEN) DE LOS ASPECTOS MAS IMPORTANTES O SIGNIFICAATIVOS QUE PRECISA EL DESARROLLO DE LAS ACCIONES EJECUTIVAS. CONTENIDO DE 1 A 3 PAGINAS ACTUALMENTE ES EL MAS EXIGIDO POR LA ALTA DIRECCION EL INFORME ADMINISTRATIVO CORTO :DESCRIBE EN FORMA BREVE EL ESTADO DE CUALQUIER ACTIVIDAD DE CARACTER ADMINISTRATIVO CONSTA DE 3 A 10 PAGINAS .
  11. 11. EL INFORME EXTENSO: ESTE TIPO DE INFORME ES IDEAL PARA PRESENTAR INFORMACION SOBRE TODO UN PROCESO DE INVESTIGACION ( TECNICA, Y CIENTIFICA) PROYECTOS , MONOGRAFIAS , TESIS , OTROS .PARA SU PRESENTACION SE DEBE TENER EN CUENTA LA NORMA DE ICONTEC EN TRABAJOS ESCRITOS NTC 1486 CONSTA DE 11 PAGINAS EN ADELANTE PARTES DE UN INFORME: EL RESUMEN EJECUTIVO Y EL INFORME ADMINISTRTIVO CORTO COINCIDEN, GENERALMENTE, CON LAS PARTES ; PUEDEN NO TENER O NO PORTADA .EN CASO DE NO TENERLA SE REEMPLAZA POR UN ENCABEZAMIENTO CONFORMADO POR LA RAZON SOCIAL, DEPENDENCIA , NUMERO O CODIGO , TITULO , LUGAR DE ORIGEN Y FECHA DE ELABORACION . RAZON SOCIAL DEPENDENCIA CODIGO TITULO LUGAR DE ORIGEN Y FECHA DE ELABORACION AUDITORIA OBJETIVOS TEMAS O NUMERALES PAGINAS SUBSIGUIENTES CONCLUSIONES NOMBRES , CARGOS Y FIRMAS LINEAS ESPECIALES CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS
  12. 12. CERTIFICADO: DOCUMENTO DE CARACTER PROBATORIO, PUBLICO O PRIVADO , QUE ASEGURA LA VERACIDAD Y LA LEGALIDAD DE UN HECHO O ACTO SOLEMNE ) ACONTECIMIENTO ACOMPAÑADO DE FORMALIDADES, NECESARIAS PARA LA VALIDEZ DE UN ACTO JUDICIAL , JURAMENTO, CEREMONIA, NORMA Y REQUIERE REGISTRO NOTARIAL). PUEDE EMITIRSE EN LOS SIGUIENTES CASOS: CALIFICACIONES OBTENIDAS DENTRO DE PERIODOS ACADEMICOS , REGISTRO CIVIL , PARROQUIAL DE NACIMIENTO , BAUTIZO O DE DEFUNCION; BECAS, DONACIONES, EXENCIONES, CREDITOS, HOSPITALIZACIONES Y RESULTADOS MEDICOS, PAZ Y SALVOS, DOCUMENTOS DE IDENTIDAD, ENTRE OTROS. CONSTANCIA: ES OTRO DOCUMENTO DE CARACTER PROBATORIO, NO REQUIERE SOLEMNIDAD Y PUEDE SER PERSONAL . ESTE DOCUMENTO PUEDE EMITIRSE PARA TIEMPO DE SERVICIO, EXPERIENCIA, SALARIOS U HONORARIOS, CLASES DE TRABAJO, JORNADA LABORAL, CUMPLIMIENTO DE COMISIONES Y COMPORTAMIENTO DE TRABAJADOR, ENTRE OTROS. SOBRES COMERCIALES
  13. 13. LOS SOBRES SON CUBIERTAS QUE GUARDAN Y PROTEGEN DOCUMENTOS PARA SU ENTREGA O ENVIO . CLASES DE SOBRES OFICIO CON VENTANILLA O SIN ELLA CARTA CON VENTANILLA O SIN ELLA SOBRE PARA TARJETA PROTOCOLARIA MANILA ( EXTRAOFICIO, OFICIO, CARTA, MEDIA CARTA, CON VENTANILLA O SIN ELLA . CARACTERIZTICAS GENERALES EL SOBRE COMERCIAL SE CARACTERIZA POR TENER IMPRESO EL MEMBRETE DE LA ORGANIZACION. LOS DATOS DEL DESTINATARIO DEBER SER IGUALES A LOS CONSIGNADOS EN LA COMUNICACION AL UTILIZAR ETIQUETA, ESTA DEBE ADHERIRSE CENTRADA E EL SEGUNDO TERCIO DEL SOBRE. SE RECOMIENDA QUE TENGA EL MIIMO TAMAÑO APROPIADO PRA ESCRIBIR LOS DATOS COMPLETOS DEL DESTINATARIO . PARA DISTRIBUIR MEJOR LA INFORMACION EN SOBRE DE MANILA GRANDE, SE RECOMIENDA ESCRIBIR LOS DATOS DEL DESTINATARIO EN MAYUSCULA SOSTENIDA , A INTERLINEACION DENTRAL;E UNO Y MEDIO, EN EL TERCIO CENTRAL; PUEDE HACERSE EN SENTIDO VEETICAL U HORIZONTAL. EN ESTE ULTIMO CASO SE DEJA LA SOLAPA HACIA EL LADO DERECHO.
  14. 14. IMPRESION DE DATOS ZONA 1. ESPACIO DESTINADO PARA LA RAZON SOCIAL, SIGLA O ACRONIMO Y NIT DE LA ENTIDAD QUE REMITE. ZONA 2. DIRECCION, FAX, PAGINA WEB, APARTADO AEREO, TELEFONO FIJO Y EL NOMBRE DEL LUGAR DE ORIGEN ZONA 3. SE DEJA LIBRE PARA USO EXCLUSIVO DE LA OFICINA DE CORREO . DISTRIBCUCCION DE DATOS TERCIO IZQUIERDO: PARTE SUPERIOR SE ECRIBE EL NOMBRE DEL REMITENTE Y LA RAZON SOCIAL , EL CUAL OCUPA TODA LA ZONA 1, Y EN LA PARTE INFERIOR, PUEDE LLEVAR INFORMACION COMO CONFIDENCIAL , PERSONAL , OTROS .
  15. 15. TERCIO CENTRAL LOS DATOS DEL DESTINATARIO SE ESCRIBEN TABULADOS, A PARTIR DEL TERCIO Y SIN SOBREPASARLO, TAL COMO FUERON CONSIGNADOS EN LA COMUNICACION. SU DISTRIBUCION DEBE SER ARMONICA TERCIO DERECHO PARTE SUPERIOR, PARA LA OFICINA DE CORREO, Y EN LA PARTE INFERIO PUEDE LLEVAR INFORMACION COMO CORREO CERTIFICADO. VEASE EN LAS PAGINAS SIGUIENTES: MENSAJES CORREOS ELECTRONICOS EL MENSAJE ELECTRONICO ES UN SISTMA QUE PERMITE INTERCAMBIAR INFORMAION A TRAVES .CON UNO O MAS USUARIOS DE CUALQUIER LUGAR DEL MUNDO, A TRAVES DE INTERNET. TIENEN PLANTILLAS YA DEFINIDAS. ESTE MEDIO SE PUEDE UTILIZAR PARA ENVIAR ADJUNTOS, COMO CARTAS, MEMORANDOS, CIRCULARES Y CUALQUIER OTRO DOCUMENTO QUE SEA NECESARIO PARA LA SUSTENTACION DEL CONTENIDO. PARA GARANTIZAR EL EXITO EN EL INTERCAMBIO DEL CORREO ELECTRONICO, SE PRESENTAN LAS SIGUIENTES SUGERENCIAS.
  16. 16. A LAS ORGANIZACIONES QUE DISPONEN DE INTERNET Y SERVICIOS DE CORREO ELETRONICO, SE LES RECOMIENDA REGLAMENTAR SU UTILIZACION Y ASIGNAR RESPONSABILIDADES CON BASE EN USUARIOS DEBIDAMENTE AUTORIZADOS PARA EL MANEJO DE CORREOS ELECTRONICO, TANTO MASIVOS COMO INSTITUCIONALES 2. SE RECOMIENDA IDENTIFICAR, CLARAMENTE , LA PERSONA A QUIEN SE ENVIARA EL CORREO, N O UTILIZAR NOMBRE ABREVIADOS; ES IMPORTANTE RECORDAR QUE EXISTEN NOMBRES PARECIDOS U HOMONIMOS 3.LAS LISTAS DE DIRECIONES O BASE DE DATOS DEBER SER UTILIZADAS CON PRUDENCIA, NO ENVIAR COPIAS E CORREOS ELECTRONICOS A PERSONAS QUE NO NECESITAN UN MENSAJE DETERMINADO Y MENOS CON VIRUS O CON TAMAÑO QUE NO PUEDAN RECIBIR O DESCARGAR EL DESTINATARIO 4.LOS MENSAJES POR CORREO DEBEN SER MUY BREVES, CLAROS, CONCRETOS Y PRECISOS; NO SE DEBE PARTICIPAR EN CADENAS DE CARTAS 5. LA REDACCION Y PRESENTACION DEBE CUMMPLIR CON LAS REGLAS BASICAS DE REDACCION Y DE ORTOGRAFIA, NO UTILIZAR MAYUSCULA SOSTENIDA PARA TODO UN TEXTO, SOLO EN CASO NECESARIOS. EL SALUDO Y LA DESPEDIDA DEBEN SER COMO DE UNA CARTA NORMAL 6. SE ACONSEJA INCORPORAR UNA FIRMA AL FINAL DE CUALQUIER MENSAJE, QUE INCLUYA EL CARGO, LA ORGANIZACION , EL DEPARTAMENTO, EL TELEFONO Y LA EXTENSION, ENTRE OTROS; DE NO SER POSIBLES, AL MENOS EL NOMBRE,
  17. 17. TARJETAS PROTOCOLARIAS LAS TARJETAS FORMAN PARTE DE LAS COMUNICACIONES ESCRITAS DE UNA ORGANIZACION PARA EL MANEJO DE LAS RELACIONES PUBLICAS Y DE NEGOCIOS. PROYECTAN NO SOLO LA IMAGEN CORPORATIVA , SI NO TAMBIEN LA DE LOS EJECUTIVOS Y DE AQUELLAS PERSONAS QUE MANEJAN TODO LO RELACIONADO CON OFERTNA, VENTA DE BIENES Y SERVICIOS. POR SER TARJETAS CORPORATIVAS DEBEN INCLUIR LOGO , RAZON SOCIAL Y LOS DEMAS QUE LA IDENTIFIQUEN LA REDACCION Y PRESENTACION VARIAN DE ACUERDO CON EL OBJETIVO QUE BUSCAN. HAY VARIOS TIPOS DE TARJETAS . DE PRESENTACION: SON ALS QUE BUSCAN FACILITR INFORMACION Y REFORZAR LA IMAGEN DE LA EMPRESA. DE INVITACION: SU OBJETIVO ES CONVOCAR A UNA CELEBRACION O EVENTO. DE AGRADECIMIENTO: INCLUYEN MENSAJES DE GRATITUD DE FELICITACION: EXPRESAN SENTIMIENTOS CORPORATIVOS Y PERSONALES .
  18. 18. HOJA DE VIDA CORPORATIVA ES LA RELACION DE LOS DATOS PERSONALES, LA INFORMACION LABORAL , ACADEMICA , LA EXPERIENCIA Y COMPETENCIA DE UNA PERSONA QUE RGISTRA Y CONSERVA LA ORGANIZACION A LLA CUAL ES TA SE ENCUENTRA VINCULADA LABORALMENTE . ESTE DOCUMENTO SE GENERA DENTRO DE LA ORGNIZACION Y SE ALIMENTA CON LAS ACTIVIDADES, LOGROS , EVENTOS Y NOVEDADES QUE ACONTECEN DURANTE EL DESEMPEÑO LABORAL DE CCOLABORACION EN LA ORGANIZACION PARTES DE LA HOJA DE VIDA. IDENTIFICACION NOMBRE DATOS BASICOS INFORMACION LABORAL INFORMACION ACADEMICA EXPERIENCIA LABORAL INVESTIGACIONES, PUBLICACIONES O PREMIOS RECIBIDOS

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