El Documento

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El Documento

  1. 1. El Documento - Concepto <ul><li>Del latín “docere”: enseñar </li></ul><ul><li>Presentación de algo que, plasmado en un soporte físico permite que sea conocido por otros. </li></ul><ul><li>Elemento material en el que se ha hecho visible o palpable una idea o un hecho. </li></ul>
  2. 2. SOPORTE FÍSICO <ul><li>Materiales que sirven como portadores de la información. Se pueden clasificar en: </li></ul><ul><li>Tradicionales </li></ul><ul><ul><li>Epigráficos </li></ul></ul><ul><ul><li>Paleográficos </li></ul></ul><ul><li>De nuevo tipo </li></ul>
  3. 3. Soportes epigráficos <ul><li>Constituidos por materiales sólidos, en los cuales existen grabados y representaciones: </li></ul><ul><ul><li>La piedra </li></ul></ul><ul><ul><li>La arcilla </li></ul></ul><ul><ul><li>Los metales </li></ul></ul><ul><ul><li>La madera </li></ul></ul><ul><ul><li>La tableta de madera </li></ul></ul>
  4. 4. Soportes paleográficos <ul><li>Relacionados con la paleografía, son resultado de un proceso de transformación del material escriptoreo: </li></ul><ul><ul><li>El papiro </li></ul></ul><ul><ul><li>El pergamino </li></ul></ul><ul><ul><li>El Papel </li></ul></ul><ul><ul><li>Los Quipus </li></ul></ul>
  5. 5. Caracteres externos e internos del DOCUMENTO <ul><li>Externos </li></ul><ul><ul><li>Medio </li></ul></ul><ul><ul><li>Soporte </li></ul></ul><ul><ul><li>Formato físico </li></ul></ul><ul><ul><li>Calidad jurídica </li></ul></ul><ul><ul><li>Tipo </li></ul></ul><ul><li>Internos </li></ul><ul><ul><li>Autor </li></ul></ul><ul><ul><li>Origen funcional </li></ul></ul><ul><ul><li>Contenido </li></ul></ul>
  6. 6. ...externos: medio <ul><li>Formas empleadas para transmitir la información. Pueden ser: </li></ul><ul><ul><li>Textuales </li></ul></ul><ul><ul><li>Gráficas </li></ul></ul><ul><ul><li>Fotográficas </li></ul></ul><ul><ul><li>Sonoras </li></ul></ul><ul><ul><li>Audiovisuales </li></ul></ul>
  7. 7. ...externos: soporte <ul><li>Configuración física del documento, materiales utilizados para su composición y manipulación: </li></ul><ul><ul><li>Tradicionales, el papel tiene la supremacía. </li></ul></ul><ul><ul><li>De nuevo tipo, utilizan nuevos soportes y exigen un equipo intermedio para su lectura. </li></ul></ul>
  8. 8. ...externos: formato físico <ul><li>Forma de presentación y dimensiones del documento: </li></ul><ul><ul><li>En los soportes tradicionales se refiere a las medidas y calidad del papel utilizado. </li></ul></ul><ul><ul><li>En los soportes de nuevo tipo se refiere al programa utilizado, tamaño del archivo, etc. </li></ul></ul>
  9. 9. ...externos: calidad jurídica <ul><li>Condición de originales y copias, en lenguaje diplomatístico se conoce como tradición documental. Se clasifican en: </li></ul><ul><ul><li>Borrador </li></ul></ul><ul><ul><li>Original: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Autógrafo </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Heterógrafo </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Copia simple </li></ul></ul><ul><ul><li>Copia certificada </li></ul></ul>
  10. 10. ...externos: tipo <ul><li>Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato físico, estructura informativa y soporte son homogéneos. Pueden ser: </li></ul><ul><ul><li>Simples </li></ul></ul><ul><ul><li>Compuestos </li></ul></ul>
  11. 11. ...internos: autor <ul><li>Persona o institución que produce el documento. Puede ser: </li></ul><ul><ul><li>Autor jurídico, se hace responsable mediante la firma. </li></ul></ul><ul><ul><li>Autor material, elabora materialmente el documento. </li></ul></ul><ul><ul><li>Autor científico, quien redacta el documento aunque no lo firme. </li></ul></ul>
  12. 12. ...internos: origen funcional <ul><li>Razón por la cual se producen los documentos, la función administrativa que tiene atribuida el organismo que los produce. Se clasifican en: </li></ul><ul><ul><li>Públicos </li></ul></ul><ul><ul><li>Privados </li></ul></ul>
  13. 13. ...internos: contenido <ul><li>Se identifica con la información, es decir, el mensaje o noticia que transmite el documento. El asunto o tema del que trata. </li></ul>
  14. 14. CONCEPTO DE DOCUMENTO DE ARCHIVO <ul><li>Documento es aquel que contiene una información, de cualquier fecha, forma o soporte físico, producido o recibido por cualquier persona natural o jurídica y por cualquier institución pública o privada en el ejercicio de su actividad, con exclusión de las obras de creación e investigación editadas o impresas. </li></ul>
  15. 15. Cualidades intrínsecas del documento archivístico <ul><li>Nacen del proceso de las actividades llevadas a cabo. Son testimonio material de las funciones. </li></ul><ul><li>Se producen uno a uno y con el paso del tiempo constituyen series. </li></ul><ul><li>Cada documento responde a una actividad concreta. </li></ul><ul><li>Son ejemplares únicos y originales. </li></ul>
  16. 16. VALORES DEL DOCUMENTO DE ARCHIVO <ul><li>Los documentos tienen dos valores básicos: </li></ul><ul><li>Valor primario Valor secundario </li></ul>
  17. 17. Valor primario <ul><li>Aquel con el cual nace o el fin para el cual se produjo, son prueba de las actividades desarrolladas. </li></ul><ul><ul><li>Valor administrativo </li></ul></ul><ul><ul><li>Valor jurídico </li></ul></ul><ul><ul><li>Valor Legal </li></ul></ul><ul><ul><li>Valor fiscal y contable </li></ul></ul><ul><ul><li>Valor informativo </li></ul></ul>
  18. 18. Valor secundario <ul><li>Aquel que adquiere el documento cuando ha desaparecido la validez con la cual se creó, cuando ya no tiene vigencia administrativa o legal. </li></ul><ul><li>Se convierte en testimonio para la reconstrucción de los hechos. </li></ul>
  19. 19. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL <ul><li>Toda institución / organización a lo largo de su vida, produce documentación con diversas particularidades. </li></ul><ul><li>Es necesario homogeneizar la estructura informativa y el formato de los tipos documentales, para optimizar la calidad de la información. </li></ul>

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