Aserani Kurdi, S.Pd
Bahan Pelajaran
SMKNEGERI 1 TANJUNG
BISNIS DAN MANAJEMEN
Cetakan 1, Jili 2002
Judul :
Bahan Pelajaran ...
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, atas izin Allah SWT. dapatlah buku
ini disusun walau dalam bentuk yang sangat sederhana.
Buk...
BAB II MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA 59
1. Perencanaan Ketenagakerjaan 61
2. Rekrutmen Tenaga Kerja 65
3. Seleksi Tenaga K...
Seorang pemimpin yang dapat memimpin dan me-
ngendalikan bawahannya sehingga mereka dapat bekerja
dengan baik dan patuh se...
serta melakukan pengawasan dan pengendalian, agar kegi-
atan usaha yang dilaksanakan perusahannya dapat berlang-
sung deng...
Dari tiga pendapat para ahli tentang rumusan kom-
ponen fungsi manajemen di atas dapat kita simpulkan bah-
wa komponen yan...
rumusan bersama, ketetapan dan sebagainya yang secara
umum kita kenal dengan program kerja.
Dengan demikian dapat kita kat...
akan dibuka, bentuk perusahaan yang dipilih, bidang usaha
yang akan dikerjakan, nama perusahaan yang kita tentukan,
maksud...
- Mengapa jenis usaha yang akan dikerjakan dibidang
industri? yaitu industri kerajinan rumah tangga.
Mengapa bidang usaha ...
• Jenis usaha yang dipilih hendaknya disesuaikan
dengan tersedianya sumber-sumber bahan yang cu-
kup, tenaga kerja yang mu...
sudah membuat denah/sketsa bangunannya berikut ba-
han-bahan/material yang diperlukan dengan harga/biaya
yang sudah diperk...
untuk diterapkan, karena rencana sudah terwujud dalam
bentuk proyek. Berhubungan dengan contoh sebelum-
nya tentang rencan...
penerapannya dapat dilakukan oleh seluruh anggota organi-
sasi, baik di tingkat pimpinan maupun di tingkat staf.
Pada prin...
c) Menempatkan Personil/Tenaga kerja/Karyawan
Maksudnya, menempatkan personil/tenaga kerja/karya-
wan sesuai dengan klasif...
sumber minyak. Bagian refinarasi, yaitu kelompok kerja
yang bertugas melakukan pembersihan minyak mentah.
Bagian transport...
(Kabupaten/Kodya) disebut Pimpinan Daerah, di tingkat
kecamatan disebut Pimpinan Cabang dan di tingkat lu-
rah/desa/lingku...
c. Penggerakan (Actuating, Commanding, Motivating)
Setelah perencanaan disusun dan pengorganisasian
difungsikan sedemikian...
yang kurang berprestasi dilakukan pembinaan sedemi-
kian rupa agar prestasinya semakin baik.
Gunakanlah setiap kesempatan,...
Seorang pemimpin hendaknya secara terbuka dan lapang
dada siap dan bersedia memberikan peluang/kesempatan
yang seluas-luas...
adakah penyelewengan dan sebagainya, untuk mengetahui
semua ini maka diperlukan tindakan pengawasan.
1) Pengertian Pengawa...
berita, informasi, issu atau gossip;
Verifikatif, yaitu melakukan observasi untuk
mempelajari sekaligus melakukan penilaia...
d) Dilihat dari segi ruang lingkupnya, maka pengawasan
dapat dibagi menjadi dua, yaitu :
• Pengawasan Administrasi (Admini...
a) Prinsip Tujuan
Maksudnya, pelaksanaan pengawasan harus berorien-
tasi pada tujuan organisasi. Pengawasan dilakukan da-
...
• Untuk mengetahui apakah segala sesuatu telah
dilaksanakan sesuai dengan perintah/instruksi;
• Untuk mengetahui kesulitan...
diklat, penataran, magang dan sebagainya,
yang selanjutnya dilakukan promosi jabatan;
6) Memberikan pengakuan dan pengharg...
bersantai ria;
5) Cermat dan Teliti
Maksudnya, seorang pemimpin hendaknya tidak gega-
bah dalam bertindak dan memutuskan s...
Pililihlah waktu yang tepat dalam berkomunikasi,
misalnya disaat pimpinan lagi releks, santai. Jangan
sekali-kali berkomun...
Terbentuknya sebuah organisasi, paling tidak harus
mempunyai tiga unsur sebagai berikut :
a. Unsur kumpulan orang orang
Se...
seperti misalnya, sekelompok siswa yang melakukan ke-
giatan belajar bersama, kerja sama antara sopir dengan kon-
dektur, ...
c) Organisasi Fungsi
Adalah bentuk organisasi yang disusun berdasarkan
fungsi organisasi yang bersangkutan. Tiap-tiap fung...
Setiap organisasi yang dibentuk hendaknya mempunyai
tujuan yang jelas. Organisasi negara seperti : PEMDA,
instansi-instans...
orang lain;
h. Prinsip Keseimbangan
Setiap organisasi yang dibentuk hendaknya berdasarkan
prinsip keseimbangan, dimana beb...
Mengingat dan memperhatikan betapa pentingnya
kehadiran dan keterlibatan manusia dalam proses manaje-
men, terutama dalam ...
b. Meningkatkan kemampuan tenaga kerja dalam me-
laksanakan tugas;
Dari hasil inventarisasi tenaga kerja, akan diperoleh
g...
penambahan jumlah tenaga kerja baru di masa yang
akan datang tergantung keadaan anggaran yang tersedia.
e. Teknik Analisis...
Departemen Tenaga Kerja;
d. Lembaga-lembaga pendidikan;
e. Memasang pengumuman, iklan dan selebaran;
f. Sumber-sumber lain...
teknik bebas, yaitu wawancara tidak terstruktur; teknik
sistematis, yaitu wawancara yang terstruktur; gabungan
keduanya; d...
pelatihan ini ada kalanya berlangsung satu minggu, satu
bulan, bahkan ada yang beberapa bulan, tergantung
kebutuhan perusa...
kemampuan para karyawan dalam melaksanakan tugas-
nya.
b. Pelatihan Vestibul
Adalah jenis pelatihan dalam rangka meningkat...
yang menjadi atasannya, perlu memperhatikan dua hal
yaitu :
1) Loyalitas bawahan kepada atasan yang bersangkutan
mungkin d...
Pemutusan hubungan kerja dapat pula terjadi, kare-
na :
a. Pergantian tenaga kerja dengan mesin;
b. Adanya pengaruh resisi...
Sriyono, Drs. Dasar-dasar Manajemen, PT.Pabelan Sura-
karta, 1995;
Sondang P.Siagian, Prof.Dr.MPA. Manajemen Sumber
Daya M...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Bahan pelajaran ekonomi

4,551 views

Published on

  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Bahan pelajaran ekonomi

  1. 1. Aserani Kurdi, S.Pd Bahan Pelajaran SMKNEGERI 1 TANJUNG BISNIS DAN MANAJEMEN Cetakan 1, Jili 2002 Judul : Bahan Pelajaran EKONOMI Tingkat II Semester 3 SMK Bisnis Manajemen Penyusun : Aserani Kurdi, S.Pd (Guru Bidang Studi SMKN 1 Tanjung) Desain/Pengetikan/Setting/Lay Out : ROLISA Computer Jln.Mabuun Indah II No.34 RT.04 Mabuun Tanjung Pencetak : Rafi Abadi Offset Tanjung Cetakan : I, Juli 2002 Hak Cipta Dilindungi Undang-undang ii
  2. 2. KATA PENGANTAR Alhamdulillah, atas izin Allah SWT. dapatlah buku ini disusun walau dalam bentuk yang sangat sederhana. Buku ini kami maksudkan sebagai bahan/materi pe- lajaran untuk menunjang proses pembelajaran Ekonomi se- mester 3 di tingkat II pada SMK Negeri 1 Tanjung. Harapan kami, kiranya buku ini dapat dipergunakan oleh para siswa tingkat II sebagai buku teks pokok dalam mempelajari ekonomi. Atas segala partisipasi semua pihak demi tergarap- nya tulisan ini dan upaya penggandaannya, terutama pihak orangtua siswa dan para siswa sendiri, kami haturkan ba- nyak terimakasih. Semua ini kita lakukan demi masa depan pendidikan kita dan masa depan putera-puteri kita. Semoga Allah meridhai usaha dan ikhtiar kita se- mua. Amin. Tanjung, 29 Juli 2002 Penyusun, Aserani Kurdi, S.Pd NIP.132091026 iii DAFTAR ISI HAL: HALAMAN JUDUL i KATA PENGANTAR iii DAFTAR ISI iv BAB I MANAJEMEN DAN ORGANISASI 1 A. MANAJEMEN 1 1. Pengertian Manajemen 2 a. Pengertian Secara Etimologi 2 b. Pengertian Secara Sempit 2 c. Pengertian Secara Luas 3 d. Pengertian Menurut Para Ahli 4 2. Fungsi Manajemen 4 a. Perencanaan (Planning) 6 b. Pengorganisasian (Organizing, Coordinating) 19 c. Penggerakan (Actuating, Commanding, Moti- vating) 28 d. Pengawasan (Controlling, Evaluating) 33 3. Teknis Pemberian Pengarahan 42 a. Pemotivasian 43 b. Kepemimpinan 44 c. Komunikasi 47 B. ORGANISASI 48 1. Unsur-unsur Organisasi 49 2. Organisasi Formal dan Informal 51 3. Bentuk-bentuk Organisasi 52 4. Prinsip-prinsip Organisasi 55 iv
  3. 3. BAB II MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA 59 1. Perencanaan Ketenagakerjaan 61 2. Rekrutmen Tenaga Kerja 65 3. Seleksi Tenaga Kerja 66 4. Penempatan Tenaga Kerja 70 5. Pembinaan Karier Tenaga Kerja 71 6. Pemindahan Tenaga Kerja 74 7. Pemensiunan/Pemutusan Hubungan Kerja 75 BAHAN RUJUKAN 77 v A. MANAJEMEN Bila kita mendengar kata manajemen, maka pikiran kita tertuju kepada pengelolaan suatu pekerjaan. Pekerjaan akan mendatangkan hasil yang baik, apabila pengelolaan- nya ditangani secara baik pula. Seorang pedagang yang selalu berhasil memperoleh banyak laba, memperoleh pelanggan yang semakin sehari semakin banyak, maka orang sering bilang bahwa seorang pedagang ini mengelola usahanya sangat baik, atau manaje- mennya sangat baik. Seorang pelajar yang berprestasi kendatipun tiap hari ia sibuk sambil bekerja mencari nafkah untuk biaya hidup dan sekolahnya, disamping ia juga ikut berbagai ke- giatan organisasi dan kemasyarakatan, berarti ia pandai membagi waktu dan memamnfaatkannya dengan baik, ia pandai memanajemen waktu. Seorang karyawan yang dapat menyelesaikan pekerjaan kantornya dengan baik dan tepat waktu, berarti ia mampu memanajemen pekerjaannya dengan baik. 1
  4. 4. Seorang pemimpin yang dapat memimpin dan me- ngendalikan bawahannya sehingga mereka dapat bekerja dengan baik dan patuh serta menuruti segala perintah ata- sannya, seorang pemimpin ini dapat memanajemen karya- wannya dengan baik. Demikianlah gambaran selintas tentang manajemen yang akan kita pelajari lebih lanjut nanti. 1. Pengertian Manajemen a. Pengertian Secara Etimologi (asal katanya) Kata manajemen berasal dari bahasa Latin (Yunani) yaitu maneggiare yang diambil dari kata manus yang berarti tangan. Tangan adalah lambang ketrampilan. Sehingga segala bentuk ketrampilan dalam berkreasi, misalnya re- maja puteri yang melakukan kegiatan sulam-menyulam, rajut-merajut, jahit-menjahit dan sebagainya dikatakan se- bagai pekerjaan tangan yang tentunya memerlukan kemam- puan ketrampilan (skill). Karena manajemen merupakan suatu ketrampilan dalam mengelola suatu pekerjaan, maka wajarlah apabila tangan dijadikan sebagai lambang ke- trampilan. b. Pengertian Secara Sempit 2 Manajemen dalam pengertian sempit diambil dari is- tilah Inggeris yaitu management yang berasal dari kata ma- nage yang berarti : 1) House keeping, ( rumah tangga); 2) To train a horse,(melatih kuda dengan menghentak hentakkan kakinya); 3) To direct and control, ( memimpin dan mengawasi). Jadi manajemen dalam pengertian sempit merupakan suatu tindakan/seni dalam mengatur rumah tangga, baik rumah tangga produsen/perusahaan maupun rumah tangga konsumen/pemakai, melakukan kegiatan pelatihan, pem- bimbingan, pengurusan, penataan, pengelolaan, pengarahan dan sebagainya, juga melakukan kegiatan memimpin dan mengawasi. c. Pengertian Secara Luas Manajemen dalam pengertian luas adalah semua kegiatan yang dilakukan oleh seseorang/beberapa orang, dalam melakukan tindakan pengaturan, pengurusan, penge- lolaan, penataan suatu pekerjaan yang akan atau sedang di- lakukannya, agar pekerjaan tersebut dapat dilaksanakan de- ngan baik. Manajemen dapat pula diartikan sebagai tindak- an/seni yang dilakukan oleh seorang pemimpin dalam memimpin perusahaannya, memimpin para karyawannya 3
  5. 5. serta melakukan pengawasan dan pengendalian, agar kegi- atan usaha yang dilaksanakan perusahannya dapat berlang- sung dengan baik. d. Pengertian Menurut Para Ahli Pengertian manajemen menurut George R. Terry, Ph.D yang tercantum dalam buku Azas-azas Manajemen (terjemahan) oleh DR.Winardi,S. dituliskan : Manajemen merupakan suatu proses yang khas yang terdiri dari tin- dakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, pengge- rakan dan pengawasan yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumber daya manusia serta sumber-sumber lain. Pengertian manajemen menurut Prof.DR.Mr.S. Prajudi Atmosudirdjo dalam bukunya Dasar-dasar Ilmu Administrasi adalah : Manajemen merupakan pengenda- lian dan pemanfaatan semua faktor dan sumber daya yang menurut suatu perencanaan (planning) diperlukan untuk mencapai atau menyelesaikan suatu prapta (objective) atau tujuan kerja yang tertentu. 2. Fungsi Manajemen Dalam proses pelaksanaannya, manajemen diterap- kan berdasarkan fungsinya. Penerapan fungsi manajemen 4 inilah yang menjadikan sebuah kantor/perusahaan terkelola dengan baik. Betapapun kecil atau besarnya sebuah pe- rusahaan, tak mungkin mencapai hasil yang maksimal tan- pa diiringi oleh manajemen yang baik dan rapi. Manajemen yang baik dan rapi mensyaratkan pene- rapan fungsi manajemen yang baik dan rapi pula. Demi- kianlah, fungsi manajemen merupakan sejumlah komponen yang harus ada dan diterapkan didalam melakukan berbagai kegiatan kantor/perusahaan dan ia merupakan langkah- langkah operasional guna mencapai tujuan yang diingin- kan. Beberapa para ahli berbeda pendapat didalam me- rumuskan sejumlah komponen yang terdapat dalam fungsi manajemen. Diantara pendapat mereka tentang fungsi ma- najemen ini seperti yang dikemukakan oleh : a. George R. Terry dalam bukunya Principle of ma- najement dirumuskan bahwa komponen fungsi ma- najemen terdiri dari : Planning, Organizing, Actuating dan Controlling (POAC); b. Henry Fayol dalam bukunya General and Industrial Management dirumuskan bahwa komponen fungsi manajemen itu terdiri dari : Planning, Organizing, Commanding, Coordinating dan Controlling (POC- CC); c. Prof.Dr.Sondang P.Siagian, MPA dalam bukunya Filsafat Administrasi dirumuskan bahwa komponen fungsi manajemen terdiri dari Planning, Organizing, Motivating, Controlling dan Evaluating (POMCE). 5
  6. 6. Dari tiga pendapat para ahli tentang rumusan kom- ponen fungsi manajemen di atas dapat kita simpulkan bah- wa komponen yang harus ada dan diterapkan dalam fungsi manajemen terdiri dari : a. Perencanaan (Planning); b. Pengorganisasian (Organizing, Coordinating); c. Penggerakan(Actuating, Commanding, Motivating dan; d. Pengawasan (Controlling dan Evaluating). a. Perencanaan (Planning) Barangkali kita semua pernah bahkan sering men- dengar kata perencanaan. Baik di lingkungan perusahaan, kantor, organisasi, bahkan di lingkungan terkecil sekalipun seperti di lingkungan keluarga atau di lingkungan diri kita sendiri, kata perencanaan ini merupakan sesuatu yang kita butuhkan dan dibutuhkan oleh semua orang. Betapa tidak, sebab berawal dari perencanaan inilah setiap kegiatan apapun yang kita laksanakan, apabila kita menginginkan agar pelaksanaannya nanti berjalan dengan baik dan men- capai hasil yang maksimal. Dengan demikian dapat kita katakan bahwa peren- canaan itu penting, agar dalam pelaksanaannya nanti dapat sistematis dan terasa mudah, yang pada gilirannya nanti tujuan yang kita inginkan/tetapkan sebelumnya, dapat tercapai dengan baik. 6 1) Pengertian Perencanaan (Planning) Perencanaan berasal dari kata Inggeris yaitu Plan yang artinya rencana, rancangan, langkah-langkah kerja yang kemudian menjadi Planning (Perencanaan). Di dalam kegiatan organisasi, perencanaan (renca- na) lebih dikenal dengan istilah program dalam hal ini program kerja. Namun perlu digarisbawahi bahwa planning (perencanaan) ruang lingkupnya tentu lebih luas daripada program kerja. Dengan kata lain, program kerja merupakan bagian atau salah satu wujud/hasil/produk dari planning (perencanaan). Artinya, program kerja identik dengan ren- cana kerja. Kalau kita cermati secara seksama, antara kata pe- rencanaan dengan rencana, merupakan dua kata yang berkaitan erat. Perbedaannya hanya terletak pada bentuk katanya. Yang satu merupakan kata dasar (rencana), sedang yang satunya lagi kata dasar plus imbuhan (perencanaan). Kendati demikian, kata rencana dengan perencana- an merupakan dua kata yang berbeda makna. Kalau ren- cana lebih ditekankan pada hasil, rumusan atau konsep. Sedangkan perencanaan lebih ditekankan pada aktivitas perbuatan atau usaha. Dengan demikian perencanaan meru- pakan proses kegiatannya, yaitu proses kegiatan di dalam menyusun rencana, sedangkan rencana itu sendiri merupa- kan hasilnya, rumusannya atau konsepnya secara tertulis yang dituangkan dalam sebuah naskah, surat keputusan, 7
  7. 7. rumusan bersama, ketetapan dan sebagainya yang secara umum kita kenal dengan program kerja. Dengan demikian dapat kita katakan bahwa untuk menyusun sebuah rencana, diperlukan proses perencanaan terlebih dahulu. Berkualitas tidaknya sebuah rencana, tergantung bagaimana proses perencanannya. Oleh karena itu yang perlu kita bahas/kita pelajari adalah perencanaan (bagaimana proses menyusun rencana), bukan rencana itu sendiri. Menurut Prof. Dr. Sondang P. Siagian, MPA : “Pe- rencanaan adalah keseluruhan proses pemikiran dan pe- nentuan secara matang daripada hal-hal yang akan diker- jakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan”. Menurut K.M Parikesit Tjokroprawiro : “Perenca- naan adalah suatu pengambilan keputusan yang mencakup pemilihan salah satu dari sekian kemungkinan, dengan mempertimbangkan segi-segi positif dan negatifnya yang diperoleh melalui penelitian”. Menurut Gart N Jone :“Perencanaan adalah pro- ses pemilihan dan pengembangan daripada tindakan yang paling baik/menguntungkan untuk mencapai tujuan”. 2) Langkah-langkah Dalam Menyusun Rencana 8 Dalam menyusun sebuah rencana yang baik diper- lukan langkah-langkah yang tepat dan sistematis dengan berpedoman pada 5 W 1 H yang merupakan kata tanya da- lam bahasa Inggeris yang selanjutnya dipikirkan apa jawab- annya yang kemudian diaplikasikan ke dalam perencanaan. a) WHAT ? (APA?) Pertanyaan inilah yang mula-mula muncul dalam pikiran kita manakala kita ingin berencana. What? (Apa?), maksudnya rencana apa yang ingin kita lakukan?. Kalau berhubungan dengan usaha, pertanyaannya adalah : - Jenis usaha apa yang ingin kita lakukan. Apakah dibidang industri, perdagangan atau jasa. Bentuk perusahaan yang akan kita buka, apakah berbentuk perseroan (PT), perusahaan komanditer (CV), Firma (Fa), Koperasi, maupun perusahaan perorangan, misalnya berupa UD (usaha Dagang), Industri Ru- mah Tangga, kerajinan dsb. Apa nama perusahaan yang kita dirikan tersebut, misalnya CV. Karunia, UD. Maju dan sebagainya; - Apa maksud, sasaran dan tujuan yang ingin/akan ki- ta capai dari usaha yang akan kita lakukantersebut. b) WHERE ? (DI MANA ?) Setelah pertanyaan what? (apa?), sudah terjawab, dalam artian kita sudah dapat menentukan jenis usaha yang 9
  8. 8. akan dibuka, bentuk perusahaan yang dipilih, bidang usaha yang akan dikerjakan, nama perusahaan yang kita tentukan, maksud, sasaran serta tujuan usaha yang ingin kita capai, maka pertanyaan ke dua biasanya muncul adalah di mana lokasi usaha tersebut kita dirikan. Pertanyaan ini menunjukkan tempat/lokasi/areal usaha yang akan dikerjakan. Pertanyaannya adalah : - Di mana tempat/lokasi usaha yang akan kita dirikan. Apakah di desa A, desa B, kota C, kota D, di daerah pantai/pesisir, di lokasi wisata, di dekat terminal, sta- sion, lapangan terbang, pelabuhan dan sebagainya. - Lokasi usaha yang akan kita pilih, apakah hanya ter- fokus satu tempat, dua tempat atau beberapa tempat. c) WHEN ? (PABILA/KAPAN ?) Setelah kita menentukan jenis, macam/bidang usa- ha, nama usaha dan maksud, sasaran dan tujuan yang akan dicapai, juga penentuan lokasi/tempat beroperasinya per- usahaan kita nanti, maka pertanyaan berikutnya adalah : - Kapan / pabila operasional usaha tersebut mulai dikerjakan dan sampai kapan berakhirnya; d) WHO ? (SIAPA ?) 10 Pertanyaan ini berhubungan dengan personalia/para pelaksana atau orang-orang yang terlibat di dalam usaha yang akan kita garap. Pertanyaannya : - Berapa jumlah personil yang kita butuhkan dalam kegiatan usaha kita nanti; - Dari mana dan bagaimana penjaringan (merekrut) personil-personil tersebut. Apakah kita pasang iklan di media masa, kita sebarkan selebaran/pengumum- an dan kita tempel di tempat-tempat strategis, atau kita cari sendiri (mungkin kita ajak beberapa orang keluarga, beberapa orang teman/sahabat) dan seba- gainya; - Siapa-siapa orangnya yang menurut kita cocok dan pantas serta dapat diajak kerja sama dalam menja- lankan usaha kita nanti; - Ketrampilan apa yang kita perlukan dari personil- personil tersebut. Misalnya kita membutuhkan tena- ga pemasaran. Kita memerlukan personil yang te- rampil dalam kegiatan pembukuan/akuntansi, dan sebagainya; e) WHY ? (MENGAPA ?) Pertanyaan ini berhubungan dengan analisa usaha. Bisa juga merupakan pertanyaan koreksi dari empat per- tanyaan di atas. Pertanyaan yang berhubungan dengan why (mengapa) ini, seperti : 11
  9. 9. - Mengapa jenis usaha yang akan dikerjakan dibidang industri? yaitu industri kerajinan rumah tangga. Mengapa bidang usaha ini yang di pilih, apa alasan- nya, bagaimana prospek masa depan usaha ini; - Mengapa perusahaan yang akan didirikan berbentuk CV. dengan nama CV. Mekar Sari? Apakah nama ini sudah cocok, atau mungkin bisa dicari nama lain; - Mengapa maksud, sasaran dan tujuan usaha ini se- demikian rupa, apa sudah cocok; - Mengapa lokasi usaha di daerah pasar/pusat perbe- lanjaan? Mengapa hanya satu tempat?; - Mengapa operasional usaha ini baru bisa dimulai tahun depan? Kenapa tidak segera saja dimulai?; f) HOW ? (BAGAIMANA ?) Pertanyaan ini menunjukkan cara, metode, teknik, dan prosedur kerja yang akan dikerjakan. Yaitu, bagaimana cara, teknik dan prosedur kerja yang sebaik-baiknya dalam melaksanakan usaha nanti. Pertanyaannya : - Usaha yang akan kita kerjakan apakah mengguna- kan teknik tradisional, modern, atau campuran (semi modern); - Usaha yang akan kita kerjakan apakah bersifat padat modal atau padat karya; 12 Dari enam pertanyaan yang terhimpun dalam rumus 5 W 1 H tersebut dapat kita terapkan ke dalam Rencana Membuka Usaha seperti bagan berikut ini : What? (Apa?) Jenis, bentuk dan nama usaha Maksud, sasaran dan tujuan usaha Where?(Di mana) Lokasi usaha When? (Kapan?) Waktu Usaha Who? (Siapa?) Pelaksana Why? (Mengapa?) Analisa Usaha How? (Bagaimana?) Cara Pengerjaan Di dalam menyusun rencana membuka usaha, hendaknya diperhatikan beberapa hal sebagai berikut : 13 CV. BATA INDAH JAYA Usaha Industri Batu Bata Untuk Keperluan Bahan Bangunan Di desa Pembataan Tanjung Mulai Januari 2003 - dst. Unit Produksi SMKN 1 Bata Sangat Diperlukan Dan Mudah Dikerjakan Secara Tradisional
  10. 10. • Jenis usaha yang dipilih hendaknya disesuaikan dengan tersedianya sumber-sumber bahan yang cu- kup, tenaga kerja yang mudah di dapat, pemasaran yang lumayan serta prospek masa depannya (ke- langsungan usaha); • Sebelum usaha dijalankan, hendaknya secara tegas kita sudah menentukan sasaran/target yang akan dicapai dari usaha kita tersebut dalam jangka waktu tertentu, baik secara kuantitas maupun secara kuali- tas; • Rencana usaha yang kita susun, hendaknya sudah terprogram secara sistematis (punya tahapan-tahap- an operasional), dari tahap awal hingga tahap pe- nyelesaian; • Rencana usaha yang akan digarap hendaknya dise- suaikan dengan pendanaan yang ada. Jangan sekali- kali memaksakan diri dengan berbuat spekulasi. 3) Sifat-sifat Rencana Rencana yang baik, paling tidak mempunyai empat sifat sebagai berikut : a). Faktual (sesuai dengan kenyataan/bukan khayalan) Maksudnya, rencana yang dibuat harus berdasarkan fakta-fakta yang logis atau sesuai dengan data obyektif. Misalnya seseorang punya rencana membangun hotel di atas sebidang tanah. Rencana ini faktual, sebab fakta membuktikan bahwa bangunan hotel bisa didirikan 14 di atas tanah. Lain halnya kalau bangunan tersebut di- dirikan di atas awan, seperti bangunan yang didirikan makhluk-makhluk khayangan, ini khayalan dan tak ada faktanya. b). Rasional (logis, susuai/dapat diterima oleh akal sehat) Maksudnya, rencana yang dibuat hendaknya logis/ma- suk akal atau berdasarkan pemikiran secara ilmiah. Kalau rencana yang dibuat berkaitan dengan usaha, ma- ka rencana usaha tersebut hendaknya sudah dipikirkan secara matang dan sudah dipertimbangkan untung rugi- nya dengan memperhatikan prinsip ekonomi. c). Fleksibel (luwes, lentur, elastis) Maksudnya, rencana yang dibuat hendaknya dapat me- nyesuaikan situasi dan kondisi, manakala suatu waktu terjadi perubahan keadaan. Oleh karena itu buatlah rencana yang bersifat elastis/tidak kaku, atau setidak- tidaknya kita sudah menyusun rencana dengan beberapa alternatif pilihan berdasarkan slaka prioritas, sehingga pada saat realisasinya nanti tidak menemukan jalan buntu. Misalnya seseorang yang punya rencana mau kuliah di Perguruan Tinggi setelah lulus di SLTA. Ia sudah mendata beberapa perguruan tinggi yang bakal ia masuki dengan berbagai Fakultas yang ia pilih dan ia susun berdasarkan skala prioritas (urutan pilihan), sehingga pada saatnya nanti, ia tidak kebingungan lagi. Kalau perguruan tinggi ini gagal, masuki perguruan tinggi yang lain, dan seterusnya. Contoh lain, misalnya kita berencana ingin membangun sebuah toko. Kita 15
  11. 11. sudah membuat denah/sketsa bangunannya berikut ba- han-bahan/material yang diperlukan dengan harga/biaya yang sudah diperkirakan untuk setahun yang akan da- tang (karena toko tersebut baru kita mulai mengerja- kannya tahun depan), yang tentu kalkulasi biayanya ti- dak sama dengan tahun ini/sekarang, ada kemungkinan lebih mahal/besar. Sehingga pada saat memulai mem- bangun nanti, kita tidak dipersulit oleh adanya perbeda- an anggaran biaya yang berbeda menyolok. d). Kontinue (berkesinambungan) Maksudnya, rencana yang dibuat tidak hanya diguna- kan/diterapkan dalam sekali kegiatan saja atau hanya dalam waktu tertentu saja, tetapi selalu berkesinam- bungan, terus menerus dan sambung menyambung. Dari usaha kecil-kecilan, agak besar, sampai usahanya menjadi besar. Makanya itu dalam rencana kita menge- nal ada rencana jangka pendek, jangka menengah hing- ga jangka panjang. 4) Jenis-jenis Rencana a) Policy Planning (Perencanaan Kebijaksanaan) Adalah rencana yang dibuat oleh Pimpinan Tingkat Atas (Top Leader, Top Management, Kepala, Direktur, Manajer), yang rencana ini bersifat umum/kebijakan- kebijakan umum. Misalnya Direktur sebuah perusahaan merencanakan (memprogramkan) akan menaikkan gaji karyawannya mulai Januari 2003 yang akan datang. 16 Ini adalah rencana/kebijakan direktur yang masih bersi- fat umum. Yang penting bahwa gaji bakal naik. Belum ditentukan berapa persen kenaikannya, bagaimana tek- nis penerapan kenaikan gaji tersebut, dsb. Nah, dari po- licy planning ini kemudian dijabarkan lagi ke jenis ren- cana berikutnya, sehingga lebih bersifat operasional. b) Program Planning (Perencanaan Program) Adalah rencana yang dibuat oleh Pimpinan Tingkat Menengah (Midle Leader, Midle Management, Kepala Bagian, Wakil Direktur, Wakil Manajer), yang rencana ini disusun berdasarkan dan dalam rangka menjabarkan rencana/kebijakan pimpinan tingkat atas, namun tetap saja belum bisa diterapkan/dioperasionalkan. Misalnya, seperti contoh di atas, kebijakan Direktur untuk mena- ikkan gaji karyawan mulai Januari 2003, disambut oleh Kepala Bagian Keuangan, yang kemudian melakukan perhitungan-perhitungan anggaran dan keadaan keuang- an perusahaan, untuk memperkirakan prosentasi kena- ikkannya, yang sebelumnya tentu sudah dikonfirmasi- kan dengan Kepala Bagian Personalia. Sehingga dari hasil telaahan keuangan, dapatlah ditentukan berapa persen kenaikkan gaji tersebut. c) Operational Planning (Perencanaan Operasional) Adalah rencana yang dibuat oleh Pimpinan Tingkat Ba- wah (Lower Leader, Lower Management, Kepala Sub Bagian, Supervisor, Mandor dsb.) Pada perencanaan operasional inilah sebuah rencana su- dah bersifat spesifik/khusus dan praktis, sehingga siap 17
  12. 12. untuk diterapkan, karena rencana sudah terwujud dalam bentuk proyek. Berhubungan dengan contoh sebelum- nya tentang rencana kenaikan gaji karyawan. Maka sampai pada perencanaan operasional ini adalah terwu- jud dalam bentuk Daftar Kenaikan Gaji Karyawan yang dibuat oleh Bendaharawan Gaji. 5) Sasaran dan Tujuan Suatu Rencana a) Sasaran Perencanaan Adalah suatu arah sekaligus obyek suatu rencana yang apabila tepat/kena/berhasil, akan menentukan berhasil- nya tujuan yang akan dicapai; b) Tujuan Perencanaan Adalah hasil akhir yang ingin/akan dicapai oleh suatu rencana; Sebagai ilustrasi dapat kita ambil contoh. Misalnya suatu hari seorang pemburu merencanakan akan masuk hutan untuk berburu binatang. Tujuan perburuannya kali ini adalah ingin mendapatkan 3 ekor kijang untuk ia per- sembahkan kepada keluarganya yang akan merayakan wa- limah perkawinan. Sampai di sini kita sudah dapat menen- tukan sasaran dan tujuannya. Sasarannya adalah hutan dan kijang. Artinya, arah yang akan dituju adalah hutan dan obyeknya adalah kijang, dengan target 3 ekor. Apabila arahnya sesuai dan obyek (kijang) yang dituju tepat (tem- bakkannya kena), maka ada kemungkinan besar tujuan 18 yang ingin dicapai, yakni mendapatkan 3 ekor kijang bisa terpenuhi. Contoh lain, misalnya seorang ibu bermaksud ingin mengunjungi/ketemu anaknya yang lagi kuliah di salah satu perguruan tinggi di Banjarmasin. Sasarannya adalah kota Banjarmasin dan anaknya. Tidak mungkin ia akan ketemu anaknya kalau sasarannya keliru. Misalnya mau ke Banjar- masin tapi arahnya justeru ke Balikpapan. Kalau arahnya sudah tepat, dan begitu tiba di Banjarmasin, ia langsung ke kampus atau ke rumah kost anaknya, maka kemungkinan besar tujuan sang ibu ingin ketemu anaknya bisa tercapai. Dari ilustrasi di atas dapat kita simpulkan bahwa sasaran dan tujuan merupakan dua hal yang saling berkait- an dan tidak bisa dipisahkan. Tidak mungkin tujuan suatu rencana akan tercapai jika sasarannya tidak tepat. Namun demikian bukan berarti bahwa apabila sasarannya tepat, maka tujuan akan bisa dicapai. Artinya, walaupun sasaran- nya sudah tepat, namun tujuan belum tentu bisa dicapai, kendati demikian, prasyarat ketercapaian tujuan adalah ke- tepatan sasaran. b. Pengorganisasian (Organizing, Coordinating) Fungsi manajemen terpenting kedua setelah peren- canaan adalah Pengorganisasian. Pengorganisasian merupakan fungsi yang dalam 19
  13. 13. penerapannya dapat dilakukan oleh seluruh anggota organi- sasi, baik di tingkat pimpinan maupun di tingkat staf. Pada prinsipnya, pengorganisasian merupakan tin- dak lanjut dari perencanaan. Dengan kata lain, bagaimana upaya/cara yang dilakukan di dalam melaksanakan suatu rencana, semua ini memerlukan pengorganisasian yang ba- ik dan rapi. Dengan demikian, pengorganisasian merupakan su- atu proses untuk : a. Menentukan, mengelompokkan dan mengatur berbagai aktivitas yang dilakukan, agar dapat dilaksanakan de- ngan baik dan sesuai rencana; b. Menempatkan sejumlah personil (tenaga kerja) sesuai dengan jenis/bidang pekerjaan yang sudah ditentukan, berdasarkan keahlian/profesionalitas atau ketrampilan seseorang, kemudian melakukan pembagian tugas, mengatur tata hubungan (mekanisme) kerja, menye- diakan alat atau sarana kelengkapan kerja, menetapkan batas wewenang dan tanggung jawab serta menetapkan hak dan kewajiban masing-masing personil kerja; 1) Tahapan-tahapan Pengorganisasian Tahapan-tahapan yang dilakukan dalam kegiatan pengorganisasian adalah sebagai berikut : a) Mempelajari kembali rencana yang telah disusun 20 Maksudnya, konsep rencana yang telah disusun dan ditetapkan, sebaiknya dipelajari kembali dengan sek- sama, terutama yang berkaitan dengan sasaran dan tu- juan, visi dan missi, apa yang akan dikerjakan, cara/ teknik yang akan dilakukan, siapa saja yang terlibat dalam pelaksanaannya nanti, kapan dan di mana tempat pelaksanaan rencana tersebut dan sebagainya. Kalau sudah jelas dan dapat dipahami dengan baik dan benar, maka tahapan berikutnya adalah; b) Membuat Bagan Struktur Organisasi Maksudnya, merancang dan menetapkan semacam ba- gan struktur organisasi, dengan jalan mengelompokkan setiap pekerjaan ke dalam satu kesatuan unit yang ho- mogen/sejenis dan saling berhubungan. Pada tahap ini yang dibuat hanya bagannya saja, belum diisi personil yang menempati/menjabat sesuai bagan struktur organi- sasi tersebut. Jadi, yang ditentukan adalah bentuk struk- turnya dan jenis pekerjaannya. Contoh : | DIREKTUR WAKIL DIREKTUR KABAG PRODUKSI KABAG TAUS KABAG PEMASARAN 21
  14. 14. c) Menempatkan Personil/Tenaga kerja/Karyawan Maksudnya, menempatkan personil/tenaga kerja/karya- wan sesuai dengan klasifikasi jenis pekerjaan yang akan dilaksanakan secara proforsional (penempatan yang te- pat) sesuai dengan komposisi (bagan) struktur organisasi yang telah dibuat. Pada tahap ini juga ditentukan siapa yang bertanggung jawab untuk setiap unit pekerjaan (dengan menetapkan kepala-kepala bagian, kepala sub bagian dan seterusnya) sebagai perwujudan dari pendele- gasian wewenang dan tanggung jawab pimpinan; d) Menetapkan Tata Kerja Maksudnya, menentukan dan menetapkan tata pembagi- an kerja tiap-tiap bagian, yaitu mengatur dan menentu- kan secara jelas tugas dan tanggung jawab masing-ma- sing bagian, yang biasanya diwujudkan dalam bentuk job description (uraian tugas) secara tertulis. Dengan pengaturan ini setiap bagian mendapat kejelasan tentang apa yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya, sehing- ga dapat dihindari kesimpang-siuran dalam melaksana- an tugas pekerjaan. 2) Pengelompokan Pekerjaan Dalam sebuah lembaga organisasi, baik lembaga organisasi perusahaan maupun non perusahaan (sosial), diperlukan adanya pengelompokan pekerjaan yang disesu- aikan dengan bidang usaha/kerja yang dilakukan oleh lembaga organisasi tersebut. 22 Dari berbagai lembaga organisasi yang ada di nega- ra kita, nampaknya pengelompokan pekerjaan ini didasar- kan atas lima macam, yaitu : a) Pengelompokan Pekerjaan Atas Dasar Fungsi Maksudnya, pengelompokan pekerjaan yang dilakukan berdasarkan apa yang menjadi fungsi, peranan dan tugas dari lembaga organisasi. Dinas Pendidikan dan Kebudayaan adalah lembaga orga- nisasi yang bertugas mengurusi bidang pendidikan dan kebudayaan. Oleh karenanya maka pengelompokan pe- kerjaan pada organisasi ini disesuaikan dengan tugas atau fungsinya, yakni mengurusi masalah pendidikan, dari Sekolah dasar hingga Perguruan Tinggi. Pengelompokan pekerjaan atas dasar fungsi ini pada umumnya dilakukan oleh lembaga organisasi pemerinta- han dan lembaga-lembaga sosial kemasyarakatan. b) Pengelompokan Pekerjaan Atas Dasar Proses Maksudnya, pengelompokan pekerjaan yang dilakukan berdasarkan proses produksi pada suatu perusahaan. Pertamina sebagai perusahaan tambang minyak milik negara, melakukan pengelompokan pekerjaan bagi kar- yawannya berdasarkan proses kegiatan penambangan yang dilakukan, sehingga di dalam struktur organisasi Pertamina terdapat beberapa kelompok kerja, seperti bagian eksplorasi, yaitu kelompok kerja yang tugasnya melakukan survei atau pencarian sumber-sumber mi- nyak. Bagian eksploitasi, yaitu kelompok kerja yang tu- gasnya melakukan penggalian / pemborran sumber- 23
  15. 15. sumber minyak. Bagian refinarasi, yaitu kelompok kerja yang bertugas melakukan pembersihan minyak mentah. Bagian transportasi, yaitu kelompok kerja yang bertugas melakukan kegiatan pemindahan minyak mentah yang sudah dibersihkan ke tempat tertentu dengan mengguna- kan kapal tankir (kapal pengangkut minyak). Dan bagian marketing, yaitu kelompok kerja yang bertugas melaku- kan kegiatan pemasaran/penjualan/pengiriman minyak mentah untuk keperluan dalam negeri maupun luar ne- geri, yang kemudian dilanjutkan dengan kegiatan pengo- lahan minyak mentah menjadi berbagai jenis minyak/ba- han bakar seperti bensin, minyak tanah, bensol, oli dan sebagainya. Pengelompokan pekerjaan atas dasar proses ini pada umumnya dilakukan oleh perusahaan-perusahaan yang bergerak dalam bidang industri. c) Pengelompokan Pekerjaan Atas Dasar Langganan Maksudnya, pengelompokan pekerjaan yang dilakukan berdasarkan keperluan/kepentingan para langgaran/nasa- bah perusahaan yang bersangkutan. Perusahaan Listerik Negara (PLN), melakukan penge- lompokan pekerjaan terhadap para karyawannya berda- sarkan keperluan pelanggan yang lebih diarahkan pada pelayanan/service. Sehingga di dalam organisasi PLN terdapat beberapa kelompok kerja, seperti ada bagian pemasangan sambungan listerik, ada bagian pelayanan dan pengaduan gangguan aliran listerik bagi pelanggan, ada bagian penerimaan pembayaran rekening, ada bagi- an pencatatan meter/jumlah pemakaian listerik ke rumah 24 rumah para pelanggan, dan sebagainya. Pengelompokan pekerjaan atas dasar langganan ini, bia- sanya dilakukan oleh perusahaan-perusahaan yang ber- gerak di bidang jasa. d) Pengelompokan Pekerjaan Atas Dasar Produk Maksudnya, pengelompokan pekerjaan yang dilakukan berdasarkan atas jenis produk yang dihasilkan oleh per- usahaan / badan usaha. Perusahaan Indofood yang menghasilkan berbagai pro- duk makanan untuk keperluan rumah tangga, tentu mela- kukan pengelompokan pekerjaan bagi karyawannya di- dasarkan atas jenis atau macam produk yang dihasilkan. Ada sekelompok karyawan yang khusus melakukan ke- giatan produksi kecap, ada yang bekerja di bagian pro- duksi mie, ada yang mengurusi kegiatan produksi bum- bu penyedap dan sebagainya. Pengelompokan pekerjaan atas dasar produk ini pada umumnya dilakukan oleh perusahaan-perusahaan yang menghasilkan berbagai jenis/macam produk. e) Pengelompokan Pekerjaan Atas dasar Daerah/Teritorial Maksudnya, pengelompokan pekerjaan yang dilakukan berdasarkan atas wilayah/daerah/teritorial di mana lem- baga oragnisasi tersebut berada. Organisasi besar seperti Muhammadiyah melakukan pe- ngelompokan pekerjaan/tugas bagi para pengurusnya berdasarkan wilayah/daerah/teritorial. Kalau di tingkat pusat disebut Pimpinan Pusat, di tingkat wilayah (pro- pinsi) disebut Pimpinan Wilayah, di tingkat daerah 25
  16. 16. (Kabupaten/Kodya) disebut Pimpinan Daerah, di tingkat kecamatan disebut Pimpinan Cabang dan di tingkat lu- rah/desa/lingkungan disebut Pimpinan Ranting. Pengelompokan pekerjaan atas dasar daerah/teritorial ini biasanya dilakukan oleh organisasi-organisasi yang bers- kala nasional. Juga terdapat pada organisasi ABRI, Ke- polisian, organisasi kepanduan seperti Pramuka, orga- nisasi pemerintahan (PEMDA) dan organisasi perusa- haan yang bertarap nasional atau internasional, yang pada umumnya banyak mempunyai jaringan-jaringan usaha dari tingkat pusat hingga ke daerah-daerah. 3) Koordinasi Kerja Melakukan koordinasi kerja merupakan hal yang penting dalam rangka menciptakan keserasian, kesesuaian dan keseimbangan kerja, sehingga segala macam permasa- lahan yang muncul dalam sebuah organisasi dapat segera di atasi. Koordinasi kerja diperlukan, karena diharapkan : • Dapat menghindari kemungkinan adanya konflik/ benturan atau kesalahpahaman antar unit/bagian; • Dapat mencegah terjadinya perangkapan jabatan atau kerja, juga mencegah kemungkinan terjadinya penumpukan pekerjaan pada unit tertentu; • Dapat mencegah terjadinya pemborosan dalam me- lakukan pekerjaan; 26 Koordinasi kerja dapat dilakukan oleh atasan ke- pada bawahan/staf atau sebaliknya. Bisa juga dilakukan an- tar pimpinan dan antar bawahan/staf. 4) Fungsi, Sasaran dan Tujuan Pengorganisasian a) Fungsi Pengorganisasian • Memberi arah pelaksanaan kegiatan agar dicapai efektifitas dan efesiensi kerja; • Mempermudah pelaksanaan kegiatan bagi ba- wahan dan mempermudah pelaksanaan penga- wasan bagi atasan; • Mempermudah pertanggungjawaban terhadap pekerjaan yang telah dilimpahkan kepada para anggota/staf/bawahan; • Mencegah adanya kegiatan rangkap dan bertum- puk; • Memberikan kepastian tugas dan wewenang bagi pelaksana organisasi; b) Sasaran Pengorganisasian • Terciptanya kerjasama secara efektif dan efesien, agar proses manajemen dapat berlangsung de- ngan baik. c) Tujuan Pengorganisasian • Agar pelaksanaan kegiatan/tugas dan pengawasan setiap unit organisasi dapat dikerjakan dengan mudah dan memperoleh hasil yang maksimal. 27
  17. 17. c. Penggerakan (Actuating, Commanding, Motivating) Setelah perencanaan disusun dan pengorganisasian difungsikan sedemikian rupa dalam gerak langkah kegiat- annya, baru fungsi penggerakan dilakukan dalam rangka lebih memperlancar proses manajemen. Dalam proses manajemen, penggerakan merupakan suatu bagian yang sangat menunjang, sebagai tindak lanjut dari fungsi perencanaan dan pengorganisasian. 1) Pengertian Penggerakan Menurut Prof.Dr.Mr.S.Prajudi Atmosudirdjo, Peng- gerakan adalah pengaktifan daripada orang-orang sesuai dengan rencana dan pola/struktur organisasi yang telah di- tetapkan. Menurut Prof.Dr. H. Arifin Abdurrachman, Pengge- rakan adalah kegiatan manajemen untuk membuat orang la- in suka dan dapat bekerja dengan baik. Menurut Prof.Dr.Sondang P.Siagian, MPA, Peng- gerakan adalah keseluruhan proses pemberian motivasi ker- ja kepada para bawahan, sehingga mereka mau bekerja de- ngan ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi untuk men- capai efesiensi kerja. Dari tiga pengertian penggerakan di atas, dapat kita 28 simpulkan: “Penggerakan merupakan upaya yang dilaku- kan oleh pimpinan agar seluruh karyawan dapat bekerja dengan baik, suka, ikhlas, aktif, efektif dan efesien, sesuai dengan tugasnya masing-masing dan berdasarkan rencana yang telah ditetapkan, demi tercapainya tujuan organisasi” Bagaimanakah upaya yang dilakukan oleh pimpinan agar seluruh karyawan dapat bekerja dengan baik, suka, ikhlas, aktif, efektif dan efesien, sesuai dengan tugasnya masing-masing? Untuk menjawab pertanyaan ini, maka hendaknya seorang pemimpin memperhatikan dan mene- rapkan beberapa prinsip penggerakan berikut ini. 2) Prinsip-prinsip Penggerakan a) Prinsip Pelayanan Seorang pemimpin hendaknya mampu memberikan pe- layanan yang sama atau perlakuan yang wajar, adil dan sebaik mungkin kepada seluruh karyawannya. Jangan sampai ada kesan pilih kasih, memandang dengan se- belah mata, menganaktirikan atau menganakemaskan sebagian karyawannya; b) Prinsip Dorongan/Motivasi Seorang pemimpin hendaknya selalu memberikan do- rongan positif kepada seluruh karyawannya, baik terha- dap karyawan yang berprestasi maupun yang kurang berprestasi, dengan cara memberikan motivasi kerja agar yang berprestasi semakin meningkat prestasinya, dan 29
  18. 18. yang kurang berprestasi dilakukan pembinaan sedemi- kian rupa agar prestasinya semakin baik. Gunakanlah setiap kesempatan, seperti pada saat apel pagi dan siang, pada saat pertemuan, rapat, pada saat is- tirahat/releks, untuk selalu memberikan motivasi kerja kepada karyawan, baik secara individu maupun kelom- pok guna menumbuhkan, memelihara dan meningkatkan etos kerja untuk mencapai produktifitas kerja yang ting- gi. Doronglah terus semangat kerja karyawan dan bantu mereka untuk menumbuhkan dan mengembangkan ba- kat, ketrampilan (skill) dan kreatifitas demi pertumbuhan dan pengembangan karirnya ke depan. c. Prinsip Penghargaan dan Hukuman Seorang pemimpin hendaknya jeli melihat aktivitas yang dilakukan para karyawannya. Dapat membedakan, mana karyawan yang berprestasi, mana yang kurang berpres- tasi. Mana karyawan yang bekerja sesuai aturan dan pro- sedur, mana yang menyimpang aturan dan prosedur. Bagi karyawan yang berprestasi, berilah acungan jempol terhadapnya, ucapkanlah kata-kata pujian terhadapnya dan kalau perlu berikanlah penghargaan dan hadiah. Se- baliknya, bagi karyawan yang nakal, sering melanggar aturan, prosedur dan tidak memperdulikan kebijakan pimpinan, padahal sudah beberapa kali diberikan nase- hat, bimbingan dan pembinaan bahkan peringatan, masih tidak ada perubahan, maka tidak ada jalan lagi, kecuali yang bersangkutan diberikan sangsi atau hukuman sesuai dengan aturan dan prosedur yang baik. Berikanlah hukuman yang seadil-adilnya, jangan ada kesan 30 pimpinan bertindak sepihak dan berbuat semena-mena. d) Prinsip Keadilan dan Bijaksana Seorang pemimpin hendaknya selalu berupaya agar ber- buat dan bertindak yang adil dan bijaksana terhadap para karyawannya, baik dalam hal pelayanan, penghargaan dan hukuman, dalam hal memberikan tugas, kewajiban dan wewenang, terlebih-lebih menyangkut soal keuang- an (imbalan/upah/gaji) dan kesejahteraan karyawan. Be- rikanlah penghargaan dan hukuman seobyektif mung- kin, tidak memandang siapa orangnya, tapi bagaimana aktivitas kerjanya. Berikanlah tugas, kewajiban dan we- wenang, sesuai dengan keahlian dan kemampuan karya- wan. Hargailah karyawan senior dan sayangilah karya- wan junior. Tempatkanlah karyawan senior pada kelom- pok/bagian kerja yang tidak banyak memerlukan gerak pisik, sesuai dengan kondisi tubuh dan usianya yang me- nginjak lanjut. Sebaliknya, tempatkanlah karyawan juni- or pada kelompok/bagian kerja yang banyak memerlu- kan gerak pisik, sesuai dengan kondisi tubuh dan usia- nya yang masih muda. Jika menemukan ada diantara karyawan yang bermasalah, maka bantulah ia mengatasi masalahnya, jangan malah masalahnya justeru dijadikan masalah oleh pimpinan. Setiap masalah pasti ada jalan keluarnya. Selidikilah terlebih dahulu apa yang menjadi latar belakang permasalahannya, kemudian cermati apa pokok masalahnya, lalu carilah alternatif pemecahanan- nya. e) Prinsip Kesempatan Pertumbuhan 31
  19. 19. Seorang pemimpin hendaknya secara terbuka dan lapang dada siap dan bersedia memberikan peluang/kesempatan yang seluas-luasnya kepada seluruh karyawan untuk me- ngembangkan karirnya melalui pendidikan formal mau- pun non formal. Janganlah ada terlintas dihati prasangka yang kurang baik, seperti misalnya : “Kalau aku izinkan ia mengikuti tugas belajar dan berhasil studinya, maka karirnya pasti meningkat. Jangan-jangan kedudukan dan jabatanku sekarang ini diambil alihnya nanti” Kekhawatiran seperti ini memang wajar-wajar saja, tapi tak usah cemas, kendati kenyataannya persis seperti itu, namun harga diri dan wibawa kita tidak akan luntur. Ki- ta tetap dihormati dan disegani, kendati mungkin kedu- dukan kita lebih rendah nantinya. f) Prinsip Musyawarah Mufakat Seorang pemimpin hendaknya menjadikan musyawarah mufakat sebagai alat dan sarana untuk menyelesaikan berbagai masalah, kesalahpahaman dan konflik yang ter- jadi di dalam tubuh perusahaannya. Jangan sekali-kali segala permasalahan ditangani sendiri. Musyawarahkan- lah dengan staf pimpinan yang lain. Demikian juga da- lam merencanakan sesuatu, dalam memutuskan sesuatu, seorang pemimpin yang baik hendaknya melibatkan staf pimpinan yang lain untuk memusyawarahkannya. 3) Fungsi, Sasaran dan Tujuan Penggerakan a) Fungsi Penggerakan 32 • Memberikan semangat dan motivasi kerja yang tinggi ke arah etos kerja yang mantap; • Menumbuhkembangkan kreatifitas kerja ke arah penciptaan wawasan kerja yang luas dan dinamis; b) Sasaran Penggerakan • Ingin mengetahui dan menilai sejauhmana keikh- lasan, semangat dan disiplin kerja serta tingkat kreatifitas karyawan dalam melaksanakan suatu pekerjaan sesuai dengan tugas dan tanggung ja- wabnya masing-masing; c) Tujuan Penggerakan • Agar proses manajemen dapat berlangsung de- ngan baik sesuai dengan rencana dan pengorga- nisasian yang tepat; d. Pengawasan (Controlling dan Evaluating) Pengawasan (Controlling, Evaluating) merupakan fungsi manajeman yang keempat setelah perencanaan, pengorganisasian dan penggerakan. Apabila rencana sudah disusun dan ditetapkan, kemudian dilaksanakan dengan pengorganisasian yang rapi dan digerakan dengan baik dan tepat, maka sudah barang tentu proses manajemen sudah hampir mendekati finish dengan membuahkan hasil yang gemilang. Namun, sejauh mana hasil yang dicapai, berapa banyak kendala-kendala yang ditemui, adakah kesalahan 33
  20. 20. adakah penyelewengan dan sebagainya, untuk mengetahui semua ini maka diperlukan tindakan pengawasan. 1) Pengertian Pengawasan Menurut Prof. Dr. H. Arifin Abdurrachman disebut- kan bahwa “Pengawasan adalah kegiatan atau proses un- tuk mengetahui hasil pelaksanaan, kesalahan, kegagalan untuk diperbaiki kemudian dan mencegah terulangnya kembali kesalahan-kesalahan itu, begitu pula mencegah sehingga pelaksanaan tidak berbeda dengan cencana yang telah ditetapkan”. Menurut Prof. Dr. Sondang P. Siagian, M.P.A di- sebutkan bahwa “Pengawasan adalah proses pengamatan dari pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menja- min agar semua pekerjaan yang sedang dilakukan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya”. Dari dua pengertian pengawasan di atas, dapat kita simpulkan bahwa, “Pengawasan adalah kegiatan yang di- lakukan oleh pimpinan atau yang berwenang untuk menge- tahui hasil pelaksanaan kerja, kemudian memperbaikinya apabila terjadi kesalahan-kesalahan atau penyimpangan- penyimpangan dan mencegah terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan terulang kembali, sehingga hasil yang dicapai sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan”. Tindakan pengawasan adalah tindakan pencegahan 34 (preventif) untuk mengetahui lebih dini segala kekeliruan, kesalahan, ketidaksesuaian, penyimpangan atau penyele- wengan yang mungkin saja terjadi dalam pelaksanaan kegi- atan/kerja, agar dapat diatasi sesegera mungkin sebelum kondisinya semakin parah. Disamping itu, tindakan penga- wasan juga bermaksud ingin memperbaiki (kuratif) segala kekeliruan, kesalahan, ketidaksesuaian, penyimpangan atau penyelewengan yang sudah terlanjur terjadi, agar di masa- masa yang akan datang tidak terulang lagi. Dengan adanya pengawasan maka dapat diketahui sejauhmana kesesuaian rencana dengan pelaksanaan kerja. Dengan adanya pengawasan dapat mempertebal rasa tang- gung jawab para karyawan terhadap tugas dan kewajiban yang diembannya. Dan dengan adanya pengawasan dapat mendidik kedisiplinan dan bekerja sesuai prosedur bagi para karyawannya. 2) Macam-macam Pengawasan a) Dilihat dari segi pelaksanaannya, pengawasan dibagi menjadi dua, yaitu : • Pengawasan Langsung (Direct Control). Adalah pengawasan yang dilakukan oleh pimpin- an atau pihak yang berwenang (pengawas/super- visor) secara langsung (tatap muka) terhadap sub- yek dan obyek yang diawasi. Pengawasan langsung ini bisa bersifat : Inspektif, yaitu mengecek kebenaran dari adanya 35
  21. 21. berita, informasi, issu atau gossip; Verifikatif, yaitu melakukan observasi untuk mempelajari sekaligus melakukan penilaian ter- hadap keadaan subyek atau obyek yang diawasi; Vestigatif, yaitu melakukan pengamatan atau pe- nelitian terhadap subyek atau obyek yang diawasi untuk mengetahui gambaran umum atau detil mengenai subyek atau obyek yang diteliti; Komparatif, yaitu melakukan pengamatan dan penilaian, untuk membandingkan satu obyek yang diamati dengan obyek lainnya. Pengawasan langsung ini disebut juga built in control. • Pengawasan Tidak Langsung (Indirect Control) Adalah pengawasan yang dilakukan oleh pimpin- an atau pihak yang berwenang (pengawas/super- visor) terhadap subyek dan obyek yang diawasi, yang dilakukan secara tidak langsung (tanpa tatap muka), tapi hanya mempelajari dari laporan tertu- lis yang masuk, apakah itu laporan tahunan, semester, triwulan maupun laporan bulanan. Jadi, pihak pengawas tidak datang langsung ke tempat pengawasan, tapi ia hanya menerima dan mem- pelajari berkas laporan yang masuk dari pihak yang diawasi. b) Dilihat dari segi luasnya (ruang lingkup) pengawasan, maka pengawasan dapat dibagi menjadi dua, yaitu : • Pengawasan Intern (Internal Control). 36 Adalah pengawasan yang dilakukan oleh pimpin- an atau pihak yang berwenang (pengawas/super- visor) terhadap intern organisasi itu sendiri. Misalnya : Pengawasan yang dilakukan oleh ke- pala kantor kepada staf/karyawannya. • Pengawasan Ekstern (Eskternal Control) Adalah pengawasan yang dilakukan oleh pihak yang berwenang, misalnya pihak akuntan public, tim pengawas dari lembaga organisasi kepenga- wasan, seperti Badan Pengawas Daerah (BPD) terhadap lembaga organisasi/perusahaan. Misal- nya : Pemeriksaan yang dilakukan oleh Akuntan Public terhadap keadaan keuangan perusahaan. c) Dilihat dari segi waktunya (kapan dilakukannya penga- wasan), maka pengawasan dibagi menjadi dua, yaitu : • Pengawasan Preventif (Preventif Control Adalah pengawasan yang dilakukan oleh pimpin- an atau pihak yang berwenang (pengawas/super- visor) sebelum timbulnya permasalahan, penyim- pangan, kesalahan dan sebagainya. Pengawasan yang seperti ini sifatnya pencegahan. Pengawasan atau pemeriksaan preventif ini disebut juga pre- audit. • Pengawasan Repressif (Repressif Control) Adalah pengawasan yang dilakukan oleh pimpin- an atau pihak yang berwenang (pengawas/super- visor) sesudah timbulnya permasalahan, penyim- pangan, kesalahan dan sebagainya. Pengawasan repressif ini sifatnya perbaikan. 37
  22. 22. d) Dilihat dari segi ruang lingkupnya, maka pengawasan dapat dibagi menjadi dua, yaitu : • Pengawasan Administrasi (Administrative Cont- rol) Adalah pengawasan yang dilakukan oleh pimpin- an atau pihak yang berwenang (pengawas/super- visor) terhadap berkas-berkas administrasi kan- tor/perusahaan. Jadi yang diperiksa hanyalah pen- catatan pembukuannya, tidak terhadap keadaan pisiknya. • Pengawasan Teknis (Technical Control) Adalah pengawasan yang dilakukan oleh pimpin- an atau pihak yang berwenang (pengawas/super- visor) terhadap keadaan pisik obyek yang dipe- riksa. Jadi pemeriksaannya langsung ke lapangan, misalnya pemeriksaan terhadap keadaan pisik bangunan toko, kantor, pabrik. Pemeriksaan ter- hadap keadaan para karyawan yang sedang be- kerja di bagian produksi, dan sebagainya. e) Dilihat dari segi sifat pengawasannya, maka pengawas- an dibagi menjadi dua, yaitu : • Pengawasan Formal (Formal Control) Adalah pengawasan yang dilakukan oleh pimpin- an atau pihak yang berwenang (pengawas/super- visor) yang bersifat resmi/formal, yakni penga- wasan yang sudah terprogram, punya tata cara dan prosedur yang resmi/tertentu. Misalnya pe- meriksaan yang dilakukan oleh Pengawas Kope- rasi terhadap keadaan organisasi, usaha dan 38 keuangan koperasi; Pengawasan yang dilakukan oleh kantor pusat kepada kantor cabang, dan sebagainya. • Pengawasan Informal (Informal Control) Adalah pengawasan yang dilakukan oleh pimpin- an atau pihak yang berwenang (pengawas/super- visor) secara tidak resmi/informal. Pengawasan yang seperti ini biasanya dilakukan secara men- dadak/tidak memberi tahu terlebih dahulu, atau dilakukan secara tiba-tiba/tidak direncanakan se- belumnya, atau bisa juga sambil lalu/ secara tidak sengaja. Pengawasan informal cenderung dilaku- kan berupa kunjungan pribadi atau kekeluargaan. Pengawasan yang seperti ini dimaksudkan untuk menghindari kekakuan dalam hubungan antara a- tasan dengan bawahan. Dengan cara seperti ini biasanya pimpinan menghendaki adanya keterbu- kaan dalam memperoleh informasi sekaligus usul/saran/pendapat perbaikan dan penyempurna- an dari bawahannya. 3) Prinsip-prinsip Pengawasan Agar pelaksanaan kegiatan pengawasan dapat ber- langsung dengan lancar dan memperoleh hasil yang op- timal, maka seorang pimpinan atau pihak yang berwenang melakukan pengawasan, hendaknya memperhatikan dan menerapkan beberapa prinsip pengawasan seperti berikut ini : 39
  23. 23. a) Prinsip Tujuan Maksudnya, pelaksanaan pengawasan harus berorien- tasi pada tujuan organisasi. Pengawasan dilakukan da- lam rangka mencapai tujuan melalui pelurusan pekerjaan menghindari dan memperbaiki segala kesalahan dan pe- nyimpangan; b) Prinsip Obyektifitas (apa adanya) Maksudnya, pelaksanaan pengawasan dilakukan secara jujur, apa adanya, obyektif, tidak memihak dan menda- hulukan kepentingan umum/organisasi daripada kepen- tingan pribadi/kelompok. Kalau keliru katakan keliru, kalau benar katakan benar, tidak memutarbalikan fakta; c) Prinsip Mencari Kebenaran Maksudnya, pelaksanaan pengawasan harus berorientasi pada upaya mencari kebenaran berdasarkan ketentuan dan peraturan yang berlaku serta prosedur yang telah di- tetapkan dan tata cara yang benar. Melakukan pengawas- an bukan berarti mengorek-ngorek kelemahan orang lain (subyek yang diawasi), tetapi membantu mereka untuk memperbaiki kelemahannya. Oleh karena itu tidak benar kalau ada pengawas yang hanya pandai menunjukkan kesalahan, tetapi tidak mampu memberikan saran/alter- natif perbaikannya; d) Prinsip Manfaat Maksudnya, pelaksanaan pengawasan harus berorientasi pada hasil dan daya guna pekerjaan. Dengan dilakukan pengawasan apakah berpengaruh positif terhadap pro- duktifitas kerja karyawan, atau bagaimana. Dengan ada- nya pengawasan, apakah efektifitas dan efesiensi kerja semakin meningkat. 40 e) Prinsip Ketelitian Maksudnya, pelaksanaan pengawasan hendaknya dilaku- kan seteliti dan secermat mungkin guna menghasilkan kesimpulan yang akurat dan selanjutnya diupayakan untuk mencari jalan pemecahannya; f) Prinsip Kontinueitas (berkesinambungan) Maksudnya, pelaksanaan pengawasan hendaknya dila- kukan secara terus menerus, rutin atau berkala. Lakukan- lah pengawasan pada saat ada masalah maupun tidak ada masalah. Sebab sering terjadi, karena menganggap kea- daan aman-aman saja, sepertinya tidak mungkin terjadi masalah, sehingga pengawasan dihentikan/tidak dilaku- kan. Namun, tanpa diduga-duga tiba-tiba muncul perma- salahan, diluar perhitungan. Oleh karena itu kesinam- bungan kegiatan pengawasan perlu menjadi pertimbang- an kita, sebab pepatah mengatakan, “air yang tenang be- lum tentu tidak berbuaya, tenang-tenang menghanyut- kan, ambak-ambak bakut, sakali maloncat limpua ham- pang”; g) Prinsip Umpan Balik Maksudnya, pelaksanaan pengawasan harus dapat mem- berikan umpan balik (feed back) terhadap perbaikan dan penyempurnaan di masa-masa yang akan datang. 4) Sasaran dan Tujuan Pengawasan a) Sasaran Pengawasan • Untuk mengetahui apakah suatu kegiatan/ak- tivitas berjalan sesuai dengan rencana semula; 41
  24. 24. • Untuk mengetahui apakah segala sesuatu telah dilaksanakan sesuai dengan perintah/instruksi; • Untuk mengetahui kesulitan-kesulitan, kelemah- an-kelemahan dalam bekerja; • Untuk mengetahui segala sesuatu apakah berjalan efektif dan efesien; • Untuk mengetahui jalan keluar bila ternyata di- jumpai kesulitan-kesulitan/kelemahan-kelemahan atau penyimpangan-penyimpangan ke arah perba- ikan; b) Tujuan Pengawasan • Agar hasil pelaksanaan pekerjaan diperoleh secara berdaya guna (efesien) dan berhasil guna (efektif) sesuai dengan rencana yang telah di- tentukan sebelumnya, sehingga proses manaje- men secara keseluruhan dapat berlangsung de- ngan baik. 3. Teknis Pemberian Pengarahan Salah satu upaya pemimpin untuk menggerakan para staf agar dapat bekerja sesuai dengan rencana dan ke- bijakan pimpinan, adalah dengan memberikan pengarahan. Dalam memberikan pengarahan agar dapat efektif, diperlukan teknik-teknik yang tepat, sehingga dapat menge- nai sasaran dan mencapai tujuan yang diinginkan. 42 Tiga hal yang berhubungan dengan pengarahan, yaitu : Pemotivasian, Kepemimpinan dan Komunikasi. a. Pemotivasian Pemotivasian adalah upaya yang dilakukan oleh pimpinan dalam rangka mengarahkan segala sumber daya dan potensi manusia (tenaga kerja/karyawan) agar dapat be- kerja secara produktif, sehingga dapat mencapai dan mewu- judkan tujuan yang telah ditetapkan. Pemberian motivasi dapat dilakukan melalui bebe- rapa hal : 1) Memberikan imbalan jasa (upah dan gaji) yang layak, dan tepat waktu kepada karyawan; 2) Memberikan tugas pekerjaan yang jelas, adil dan sesuai dengan bidang, keahlian/ketrampil- an dan kemampuan karyawan; 3) Memberikan insentif (penghasilan tambahan) berupa honor, tunjangan, hadiah dan sebagai- nya kepada karyawan berdasarkan prestasi dan hasil kerjanya; 4) Membuka selebar-lebarnya kepada karyawan untuk berpartisipasi dalam memajukan perusa- haan. Kemudian, sekecil apapun partisipasi yang disumbangkan karyawan, tetap diperhati- kan dan dihargai selayaknya; 5) Mendorong dan membantu setiap karyawan da- lam pengembangan karir, melalui tugas belajar, 43
  25. 25. diklat, penataran, magang dan sebagainya, yang selanjutnya dilakukan promosi jabatan; 6) Memberikan pengakuan dan penghargaan beru- pa pujian langsung, surat penghargaan, bintang jasa, kenaikan gaji, memberikan uang/tunjang- an pembinaan, hadiah dan sebagainya kepada karyawan yang menunjukan prestasinya; 7) Menciptakan suasana yang nyaman, aman dan sehat dalam bekerja, sehingga para karyawan merasa betah berada di tempat kerja. Upaya ini dilakukan antara lain menyediakan sarana dan peralatan kerja yang cukup/memadai, mencipta- kan lingkungan kerja yang bersih, nyaman, aman dan indah; b. Kepemimpinan Kepemimpinan adalah keseluruhan aktivitas yang dilakukan oleh pemimpin untuk mempengaruhi serta meng- giatkan orang lain (karyawan) dalam melakukan usaha ker- ja sama untuk mencapai tujuan. Untuk ini, ada beberapa hal yang perlu diperhatian oleh seorang pemimpin, antara lain : 1) Kesetiakawanan dan solidaritas sosial Maksudnya, seorang pemimpin hendaknya selalu me- nyatu dengan seluruh karyawannya dalam berbagai kegi- atan yang mereka lakukan. Berat sama dipikul ringan 44 sama dijinjing. Seorang pemimpin yang baik, ia senan- tiasa membela karyawannya, ketika dipojokkan orang, ketika diperlakukan orang secara tidak adil dan sebagai- nya. Kendatipun misalnya ia memang terbukti berbuat salah, seorang pemimpin yang baik, ia tetap akan mem- bela dan memperjuangkan sebisa-bisanya, yang tentunya melalui tindakan yang wajar dan sesuai peratuan dan prosedur yang berlaku; 2) Tenggang rasa dan tepo selero Maksudnya, seorang pemimpin hendaknya mempunyai sikap menghormati perasaan para karyawannya. Jangan- lah memarahi apalagi mencemooh seorang karyawan di hadapan karyawan lainnya. Jangan memberikan sangsi hukuman yang sekiranya memberatkan karyawannya, apalagi sampai-sampai menjatuhkan harga dirinya; 3) Hemat dan sederhana Maksudnya, seorang pemimpin hendaknya memiliki po- la hidup yang hemat dan sederhana, tidak boros, tidak sok pamer dan tidak bergaya mewah; 4) Bekerja keras dan berkemauan keras Maksudnya, seorang pemimpin hendaknya selalu ber- usaha dengan sungguh-sungguh untuk melaksanakan tu- gas dan kewajibannya. Jadilah contoh terbaik bagi kar- yawannya dalam hal melaksanakan tugas. Jangan sampai ada kesan, seorang pemimpin hanya pandai menyuruh, tapi dia sendiri tidak mengerjakan. Seluruh karyawannya dituntut untuk bekerja keras, sementara ia sendiri 45
  26. 26. bersantai ria; 5) Cermat dan Teliti Maksudnya, seorang pemimpin hendaknya tidak gega- bah dalam bertindak dan memutuskan sesuatu. Segala persoalan diselidiki secermat-cermatnya dan diteliti ke- benarannya; 6) Tertib dan teratur Maksudnya, seorang pemimpin hendaknya membiasa- kan diri agar selalu tertib dan teratur, baik dalam hal mengurus diri sendiri maupun mengurus perusahaannya; 7) Penuh rasa pengabdian dan pelayanan Maksudnya, seorang pemimpin hendaknya mendahulu- kan kepentingan karyawannya dan perusahaannya di atas kepentingan pribadinya; 8) Jujur dan terbuka Maksudnya, seorang pemimpin hendaknya berprilaku jujur dan terbuka terhadap karyawannya. Tidak ada yang di tutup-tutupi, tidak ada kepura-puraan dan rekayasa, semuanya transparan dan apa adanya; 9) Kesatria dan patriot Maksudnya, seorang pemimpin hendaknya selalu berjiwa besar dalam menghadapi berbagai persoalan. Ia akan se- lalu membela yang benar, kendatipun harus berhadapan dengan berbagai risiko. Apapun yang terjadi ia dan peru- sahaannya harus maju dan maju terus; 46 c. Komunikasi Komunikasi merupakan kegiatan yang dilakukan oleh manusia dalam melakukan interaksi dengan sesama- nya. Di dalam dunia usaha komunikasi memiliki peranan yang sangat penting. Suatu perusahaan hanya akan dapat melaksanakan kegiatannya dengan baik dan mencapai hasil yang gemilang, apabila setiap karyawan yang bekerja pada perusahaan tersebut selalu terjalin hubungan yang baik antara sesama karyawan, dan antara karyawan dengan pim- pinannya. Agar terjalin komunikasi yang baik dan lancar, seti- ap pimpinan dan karyawan hendaknya memperhatikan be- berapa hal sebagai berikut : 1) Pesan yang akan disampaikan dalam berkomunikasi haruslah benar, aktual dan tepat sasaran; 2) Dalam menyampaikan pesan hendaknya jangan ber- belit-belit, tapi sampaikanlah dengan ringkas, jelas dan tegas; 3) Sesuaikanlah informasi yang disampaikan dengan kenyataan dalam praktek; 4) Sesuaikanlah banyak sedikitnya pesan yang akan disampaikan, sebab ada kemungkinan pesan yang panjang (terlalu detil) dapat membingungkan si penerima pesan; 5) Perhatikanlah faktor waktu dalam berkomunikasi. 47
  27. 27. Pililihlah waktu yang tepat dalam berkomunikasi, misalnya disaat pimpinan lagi releks, santai. Jangan sekali-kali berkomunikasi pada saat pimpinan lagi sibuk, lagi marah, lagi kesal dan sebagainya; 6) Sesuaikan isi informasi yang akan dikomunikasikan dengan si penerima informasi (siapa yang akan kita ajak berkomunikasi); B. ORGANISASI Kata Organisasi berasal dari bahasa Latin (Yunani), yaitu Organizare yang berarti membentuk sebagai, menjadi keseluruhan. Beberapa orang yang punya ketrampilan dibi- dang olah raga sepak bola, mereka sepakat bersatu mem- bentuk tim sepak bola, maka terbentuklah sebuah kese- belasan/Clup Sepak Bola. Lima orang yang sepakat bekerja sama dalam usaha bisnis, maka lahirlah sebuah perusaha- an yang berbentuk CV. Dari yang asalnya orang ke orang secara pribadi, kemudian akhirnya membentuk sebuah per- kumpulan, sebuah clup dan sebagainya, berarti membentuk sebagai atau menjadi keseluruhan. Organisasi, merupakan kata benda yang terdiri dari Organ + Sasi. Organ berarti alat, sedangkan Sasi dapat di- artikan pemungsian. Jadi, Organisasi berarti pemungsian suatu alat. Yang dimaksud pemungsian suatu alat disini adalah pemungsian suatu tempat atau wadah yang 48 merupakan tempat/wadah berkumpulnya orang-orang yang tergabung dalam suatu kelompok/ikatan tertentu untuk me- lakukan suatu kegiatan kerja sama dalam rangka mencapai tujuan. Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa “Organisasi adalah tempat/wadah berkumpulnya orang- orang yang melakukan kerjasama, untuk mencapai tujuan” Hubungannya dengan manajemen, maka organisasi sebagai tempat/wadah daripada manajemen dalam melaku- kan proses kerja, yang keduanya saling mempengaruhi. Kalau organisasinya baik, namun manajemennya tidak ba- ik, maka organisasinya tidak jalan. Berapa banyak organi- sasi yang terbentuk, namun tidak dikelola dengan baik (ma- najemennya kurang baik), akhirnya organisasi ini hanya tinggal namanya saja, tanpa ada gerak aktivitas di dalam- nya. Demikian sebaliknya, kalau organisasinya kurang baik, tetapi manajemennya baik, tentu akan mengganggu proses kegiatan manajemen. Sebuah perusahaan besar yang tidak didukung oleh sarana tempat yang memadai, tentu akan mengganggu kelancaran kegiatan perusahaan tersebut. Hubungan antara manajemen dengan organisasi, ibarat hubungan antara badan jasmani dengan rohani. Kalau badan tidak sehat, rohani juga merasakan akibatnya. Demi- kian sebaliknya. 1. Unsur-unsur Organisasi 49
  28. 28. Terbentuknya sebuah organisasi, paling tidak harus mempunyai tiga unsur sebagai berikut : a. Unsur kumpulan orang orang Sebuah organisasi berarti sebuah pekumpulan, perhim- punan atau persyarikatan sejumlah orang-orang, dua orang atau lebih. Orang-orang ini berfungsi sebagai pe- laksana/pemeran kegiatan. Mereka inilah yang menjalan- kan roda organisasi, sehingga organisasi dapat bergerak dinamis dan dapat mencapai tujuannya. b. Unsur kerja sama Ciri sebuah organisasi yang baik adalah terjalinnya kerja sama yang harmonis diantara anggota-anggotanya. De- ngan terjalinnya kerja sama inilah maka organisasi akan terlihat kuat dan kokoh. Dan kerja sama merupakan fungsinya organisasi. Artinya, jika di dalam sebuah or- ganisasi tidak tercipta kerja sama yang harmonis, berarti organisasi tersebut sudah kehilangan fungsinya. Dengan penerapan kerja sama inilah, maka segala pekerjaan, aktivitas dapat dikerjakan dengan baik, mudah dan efe- sien; c. Unsur tujuan bersama Tujuan di dalam sebuah organisasi merupakan titik kulminasi dari serangkaian kegiatan yang dilaksanakan, disamping juga merupakan harapan, cita-cita, sekaligus pendorong semangat kerja menuju etos kerja yang tinggi. 50 2. Organisasi Formal dan Informal Karena organisasi merupakan tempat/wadah ber- kumpulnya orang-orang (dua orang atau lebih) yang be- kerja sama untuk mencapai tujuan, maka segala bentuk kerja sama apapun yang dilakukan oleh dua orang atau lebih, untuk mencapai suatu tujuan, boleh dikatagorikan sebagai organisasi. Misalnya, dua orang yang bekerja sama memindahkan sebuah batu besar yang menghalangi jalan, ke tempat yang aman, dengan tujuan demi kelancaran orang yang lalu lalang, maka hal ini sudah bisa dikatakan organisasi. Oleh karenannya, maka dalam praktek sehari-hari, kita melihat ada organisasi yang bersifat formal dan ada organisasi yang bersifat informal. Organisasi yang bersifat formal adalah organisasi yang tersusun rapi dan resmi sifatnya, yang di dalamnya terdapat/sudah ditentukan : a. Jenis, bentuk dan nama organisasinya; b. Struktur organisasi dan uraian tugasnya; c. Tempat dan kedudukan organisasinya; d. Program kerja, sasaran dan tujuan organisasinya; e. Peraturan, tata tertib atau AD ART-nya; dan seba- gainya. Organisasi yang bersifat informal adalah bentuk kerjasama biasa, kerja sama yang bersifat pribadi atau kerja sama dalam kegiatan-kegiatan sosial masyarakat, 51
  29. 29. seperti misalnya, sekelompok siswa yang melakukan ke- giatan belajar bersama, kerja sama antara sopir dengan kon- dektur, kegiatan kerja bakti, gotong royong dan sebagainya. 3. Bentuk-bentuk Organisasi Berdasarkan strukturnya, bentuk organisasi terdiri dari empat macam, yaitu : a. Organisasi Lini/Garis Adalah bentuk organisasi yang mana pucuk pimpinan di- pandang sebagai sumber wewenang tunggal, sehingga bawahan hanya mengenal satu pimpinan yang berhak memerintah atau memberikan instruksi. Bawahan hanya bertindak sebagai pelaksana. Bentuk organisasi yang se- macam ini terdapat misalnya pada organisasi pemerin- tahan, organisasi ABRI dan sebagainya. Contoh strukturnya : 52 Bentuk organisasi lini/garis ini juga dipergunakan oleh perusahaan perseorangan dalam bentuk industri rumah tangga. b) Organisasi Staf Adalah bentuk organisasi yang mana hubungan pimpin- an dengan bawahan atau sebaliknya, dimaksudkan untuk saling memberikan bantuan (kerja sama) baik berupa pemikiran maupun perbuatan yang semata-mata dituju- kan demi kelancaran tugas dalam organisasi. Para staf bekerja untuk membantu kelancaran tugas pimpinan, dan pimpinan memberikan bimbingan dalam melaksanakan tugas para staf, sehingga diharapkan tujuan secara umum dapat dicapai dengan baik. Bentuk organisasi staf ini ti- dak ada garis komando. Contoh strukturnya : KETUA PIMPINAN DANYON AGT AGT STAF STAF DANKI DANKI DANKI Bentuk organisasi staf ini biasanya dipergunakan oleh organisasi-organisasi sosial kemasyarakatan dan organi- sasi-organisasi kecil, seperti LSM (Lembaga Sosial Masyarakat), Organisasi Keagamaan, Organisasi Kepemudaan seperti KNPI, BKPRMI, Karang Taruna, organisasi Kelompok Pecinta Alam dan sebagainya. DANTON DANTON 53
  30. 30. c) Organisasi Fungsi Adalah bentuk organisasi yang disusun berdasarkan fungsi organisasi yang bersangkutan. Tiap-tiap fungsi di- kerjakan oleh bagian-bagian tertentu, yang satu sama lainnya saling berhubungan. Keberhasilan organisasi fungsi ini tergantung koordinasi dan kerja sama yang ba- ik. Sekalipun dalam organisasi fungsi ini terdapat staf ahli dalam bidang masing-masing, namun tanggung ja- wab dan garis komando tetap berada pada para pimpin- an. Pada organisasi fungsi ini terdapat garis komando dan garis koordinasi. Bentuk organisasi semacam ini ba- nyak dipergunakan oleh organisasi perusahaan yang ber- bentuk CV, Fa, dan PT. Contoh strukturnya : Keterangan : ____________ = Garis Komando = Garis Koordinasi 54 d) Organisasi Panitia Adalah bentuk organisasi yang ditujukan dalam rangka melaksanakan suatu kegiatan yang bersifat insidentil dan untuk kepentingan kegiatan tententu dan dalam waktu yang tertentu pula. Misalnya Panitia Walimah Perkawin- an, Panitia Seminar dan sebagainya. Contoh strukturnya : 4. Prinsip-Prinsip Organisasi a. Prinsip Tujuan yang Jelas 55 DIREKTUR WAKIL DIREKTUR KA PROD KA PERSON KA PEMAS STAF STAF STAF KETUA WAKIL KETUA SEKRETARIS BENDAHARA SEKSI-SEKSI PERLENGKAPAN KONSUMSI KEGIATAN
  31. 31. Setiap organisasi yang dibentuk hendaknya mempunyai tujuan yang jelas. Organisasi negara seperti : PEMDA, instansi-instansi dan perusahaan daerah, dibentuk untuk mencapai tujuan negara/nasional sebagaimana yang di- gariskan oleh GBHN; Organisasi perusahaan dibentuk untuk mencari laba; KONI dibentuk untuk melakukan diklat bagi para atlet dalam rangka meningkatkan presta- si olah raga. b. Prinsip Pembagian Tugas Setiap organisasi yang dibentuk hendaknya sudah diten- tukan pembagian tugas dan garis kewenangan yang jelas. Prinsip ini tercermin di dalam struktur organisasi dan uraian tugasnya; c. Prinsip Pelimpahan Wewenang Setiap organisasi yang dibentuk hendaknya menerapkan prinsip pelimpahan wewenang. Segala pekerjaan yang tidak mampu dikerjakan oleh pimpinan, hendaknya di- limpahkan kepada staf yang memang mampu mengerja- kannya. Demikian juga misalnya suatu waktu pimpinan berhalangan, tidak bisa masuk kerja karena tugas luar, maka tugas-tugas pimpinan sementara dilimpahkan kepada wakil atau staf yang dipercaya dan diperkirakan mampu menggantikan tugas-tigas pimpinan; d. Prinsip Rentang Pengendalian Setiap organisasi yang dibentuk hendaknya mengacu kepada rentang pengendalian. Hal ini berkaitan dengan jumlah karyawan yang akan dikendalikan berikut bidang 56 tugas dan skill yang dimiliki. Rentang pengendalian dalam organisasi terdiri dari : 1) Rentang pengendalian yang sempit, yaitu jumlah bawahan berkisar 4 – 8 personil; 2) Rentang pengendalian yang luas, yaitu jumlah ba- wahan berkisar 8 – 15 personil; e. Prinsip Kesatuan Perintah / Komando Setiap organisasi yang dibentuk hendaknya menganut prinsip kesatuan perintah, dimana perintah pucuk pim- pinan dipatuhi oleh pimpinan setingkat di bawahnya, dan seterusnya sampai pada pimpinan tingkat bawah. Dalam organisasi Islam sering disebut Prinsip Kesatuan Ima- mah; f. Prinsip Pertanggungjawaban Setiap organisasi yang dibentuk hendaknya memperhati- kan prinsip pertanggungjawaban, dimana setiap karya- wan bertanggungjawab terhadap tugas yang ia kerjakan. Dan pemimpin bertanggung jawab terhadap tugas-tugas kepemimpinannya. Janganlah melemparkan tanggung jawab kepada orang lain yang justeru bukan tanggung jawabnya; g. Prinsip Pemisahan Setiap organisasi yang dibentuk hendaknya secara tegas dan jelas sudah memberikan pemisahan tugas dan tang- gung jawab masing-masing karyawan. Beban tugas yang diemban seorang karyawan, juga merupakan kewajiban dan tanggung jawabnya, tidak bisa dibebankan kepada 57
  32. 32. orang lain; h. Prinsip Keseimbangan Setiap organisasi yang dibentuk hendaknya berdasarkan prinsip keseimbangan, dimana beban pekerjaan yang diemban seseorang senantiasa disesuaikan dengan pang- kat jabatannya dan kemampuan skill yang dimilikinya serta keadaan usia/pisik seseorang. Jangan memberikan tugas yang berlebihan, juga jangan memberikan tugas yang terlalu sedikit/ringan; i. Prinsip Fleksibelitas / Keluwesan Setiap organisasi yang dibentuk hendaknya berdasarkan prinsip fleksibelitas atau keluwesan. Struktur organisasi dan uraian tugas yang telah disusun dan ditetapkan, hen- daknya tidak bersifat mutlak 100 %. Artinya dalam kea- daan dan situasi tertentu bisa saja mengalami perubahan atau penyesuaian. Disinilah arti pentingnya kebijakan seorang pemimpin untuk menyikapi setiap perubahan situasi dan kondisi, agar praktek kepemimpinannya tidak terlalu kaku; j. Prinsip Koordinasi Setiap organisasi yang dibentuk hendaknya berdasarkan prinsip koordinasi, dimana setiap pekerjaan dan tugas yang akan dikerjakan senantiasa dikoordinasikan terle- bih dahulu agar terjalin keterpaduan dan kesamaan penafsiran / persepsi /pandangan diantara para karyawan atau anggota organisasi. 58 Manusia adalah unsur terpenting dalam seluruh pro- ses manajemen. Ia bertindak sebagai generator (faktor penggerak) yang menggerakan seluruh fungsi manajemen sehingga dapat berfungsi secara efektif dan efesien. Tidak bisa dibayangkan apa jadinya jika proses manajemen tanpa melibatkan peranan manusia. Betapapun besarnya sebuah perusahaan, yang di da- lamnya dipergunakan peralatan-peralatan yang serba mo- dern dan canggih, tentu tidak akan bekerja maksimal tanpa keterlibatan tenaga manusia. Sebab, mesin yang canggih sekalipun, tidak akan bisa berbuat banyak bagi perusahaan, tanpa tangan-tangan terampil manusia. Modal, mesin, peralatan dan bahan baku, hanyalah sekumpulan benda ma- ti yang tidak akan berguna apa-apa tanpa digerakan oleh manusia. Modal yang besar tidak dengan sendirinya menja- dikan sebuah perusahaan menjadi bonafit. Modal yang di- miliki oleh perusahaan hanya akan semakin besar dan ber- kembang apabila dikelola secara tepat. Pengelolaan yang tepat hanya mungkin dilakukan oleh manusia, yang tidak saja punya skill (ketrampilan), juga pada diri manusia me- menuhi persyaratan non teknikal lainnya, seperti loyalitas, disiplin, dedikasi, solidaritas dan sebagainya. 59
  33. 33. Mengingat dan memperhatikan betapa pentingnya kehadiran dan keterlibatan manusia dalam proses manaje- men, terutama dalam kegiatan usaha inilah, maka manusia, dalam hal ini kemampuan skillnya, perlu dikelola sedemiki- an rupa agar tercipta produktifitas kerja yang dinamis, tepat guna dan berhasil guna. Untuk itulah maka diperlukan Manajemen Sumber Daya Manusia. “Manajemen Sumber Daya Manusia adalah segala upaya yang dilakukan oleh pimpinan di dalam memberda- yakan tenaga kerja untuk meningkatkan kontribusinya ter- hadap perusahaan ke arah tercapainya tujuan”. Dalam rangka memberdayakan tenaga kerja, diper- lukan langkah-langkah dan prosedur yang rapi dan tepat. Langkah-langkah dan prosedur tersebut dalam kait- annya dengan pengelolaan SDM terdiri dari : 1. Perencanaan Ketenagakerjaan; 2. Rekrutmen Tenaga Kerja; 3. Seleksi Tenaga Kerja; 4. Penempatan Tenaga Kerja; 5. Pembinaan Karier Tenaga Kerja; 6. Pemindahan Tenaga Kerja dan; 7. Pemensiunan/ Pemutusan Hubungan Kerja; Mari kita bahas secara sederhana tujuh langkah dan prosedur pengelolaan SDM ini satu persatu. 60 1. Perencanaan Ketenagakerjaan Berbicara tentang perencanaan ketenagakerjaan, yang menjadi fokus perhatian kita adalah bagaimana lang- kah-langkah yang diambil oleh pimpinan di dalam meng- analisis kebutuhan tenaga kerja bagi perusahaannya agar diperoleh tenaga kerja yang tepat untuk berbagai kedu- dukan, jabatan dan pekerjaan. Untuk itu maka di dalam perencanaan ketenagaker- jaan, biasanya diawali dengan melakukan inventarisasi te- naga kerja yang sudah ada. Inventarisasi tersebut antara la- in menyangkut : a. Jumlah tenaga kerja yang ada; b. Kualifikasi/pembidangan tenaga kerja; c. Masa kerja tenaga kerja; d. Pengetahuan dan ketrampilan yang dimiliki tenaga kerja; e. Potensi dan bakat tenaga kerja yang masih perlu dikembangkan; f. Minat tenaga kerja terhadap pekerjaan lainnya (sela- in tugasnya sekarang); Inventarisasi di atas, selain berguna bagi penentuan kebutuhan akan tenaga kerja di masa yang akan datang, ju- ga berguna untuk : a. Melakukan promosi jabatan terhadap orang-orang (tenaga kerja) tertentu untuk mengisi lowongan jabatan yang lebih tinggi, jika suatu waktu terjadi kekosongan jabatan; 61
  34. 34. b. Meningkatkan kemampuan tenaga kerja dalam me- laksanakan tugas; Dari hasil inventarisasi tenaga kerja, akan diperoleh gambaran, bagaimana keadaan tenaga kerja sekarang (yang sudah ada), apakah perlu ditambah jumlahnya, atau mung- kin hanya ditingkatkan kualitasnya, tanpa harus melakukan penambahan jumlah tenaga kerja. Hasil inventarisasi tenaga kerja juga sangat mem- bantu bagi penyusunan program kerja, khususnya program ketenagakerjaan. Dalam melakukan perencanaan ketenagakerjaan, dapat digunakan salah satu dari beberapa teknik berikut ini: a. Teknik Ekstrapolasi Merupakan suatu teknik perencanaan ketenagakerjaan dengan memproyeksikan kecenderungan-kecenderungan masa lalu ke masa depan. Artinya tingkat dan jenis peru- bahan yang terjadi di masa lalu digunakan sebagai bahan untuk menentukan perubahan-perubahan yang diperkira- kan akan terjadi di masa yang akan datang. Jadi, teknik ini menggunakan suatu asumsi bahwa masa kini meru- pakan produk dari masa lalu, dan masa depan tidak bisa dilepaskan keterkaitannya dengan masa sekarang. Man- faat ekstrapolasi sebagai suatu teknik di dalam perenca- naan ketenagakerjaan, berangkat dari suatu pemikiran bahwa kehidupan suatu organisasi perusahaan merupa- kan sesuatu yang berlangsung secara kontinue. 62 Teknik ekstrapolasi diterapkan, misalnya jika kenyataan menunjukan bahwa suatu organisasi perusahaan yang mempekerjakan sejumlah tertentu tenaga kerja baru setiap bulan selama dua tahun yang baru saja dilewati, ekstrapolasi berarti bahwa untuk kurun waktu yang sama di masa yang akan datang, akan dipekerjakan sejumlah tenaga kerja baru yang sama. b. Teknik Indeksasi Merupakan suatu teknik perencanaan ketenagakerjaan yang memperkirakan kebutuhan tenaga kerja di masa depan dengan menyesuaikannya pada suatu indeks ter- tentu. Misalnya, suatu indeks menunjukan bahwa setiap penambahan omzet penjualan yang bernilai sepuluh juta rupiah, maka di bagian produksi harus ditambah tenaga kerja sebanyak sepuluh orang. c. Teknik Analisis Statistikal Merupakan suatu teknik perencanaan ketenagakerjaan yang memperkirakan kebutuhan tenaga kerja di masa depan berdasarkan perhitungan statistik. Teknik ini dite- rapkan dengan mempelajari dan menganalisa perkem- bangan ketenagakerjaan, volume usaha dan hasil usaha yang diperoleh selama beberapa kurun waktu yang lewat untuk dijadikan studi banding dalam menentukan kebu- tuhan tenaga kerja di masa yang akan datang. d. Teknik Analisis Anggaran Merupakan suatu teknik perencanaan ketenagakerjaan yang di lihat dari kemampuan anggaran yang ada. Jadi 63
  35. 35. penambahan jumlah tenaga kerja baru di masa yang akan datang tergantung keadaan anggaran yang tersedia. e. Teknik Analisis Usaha Baru Merupakan suatu teknik perencanaan ketenagakerjaan terhadap perusahaan yang bermaksud akan membuka usaha baru. Penggunaan teknik ini dilakukan dengan memperhitungkan kebutuhan tenaga kerja baru, melalui perbandingan yang ditunjukan perusahaan lain yang ber- pengalaman dalam menyelenggarakan usaha sejenis. Misalnya, Jika suatu perusahaan penerbangan ingin membuka usaha baru di bidang perhotelan dalam rangka memberikan pelayanan yang lebih baik kepada para pe- numpang dan pelanggannya, perusahaan tersebut dapat memperhitungkan kebutuhan akan tenaga kerja berda- sarkan tingkat dan jenis ketenagakerjaan yang terdapat di hotel-hotel lain yang sejenis, dengan mempertim- bangkan dari segi lokasinya, klasifikasi hotelnya dan se- bagainya. f. Teknik Penciptaan Model dengan bantuan Komputer Merupakan suatu teknik perencanaan ketenagakerjaan yang dianggap paling canggih, karena model-model yang diciptakan biasanya berupa serangkaian rumus- rumus matematika yang secara simultan menggunakan berbagai teknik perencanaan untuk menghitung kebu- tuhan akan tenaga kerja di masa yang akan datang. Salah satu keuntungan yang dapat dipetik dari pemanfaatan teknologi komputer dalam perencanaan ketenagakerjaan ini adalah bahwa jika suatu waktu terjadi perubahan 64 dalam penawaran dan permintaan ketenagakerjaan, per- ubahan tersebut dengan segera dapat dimasukan ke dalam komputer untuk menyempurnakan rumus peren- canaan sehingga aktualitasnya tetap terjamin. 2. Rekrutmen Tenaga Kerja Apapun alasannya, bahwa setiap adanya lowongan kerja dalam perusahaan, harus segera diisi. Salah satu tek- nik pengisiannya adalah melalui proses rekrutmen. Dengan demikian, “Rekrutmen Tenaga Kerja adalah suatu proses di dalam mencari, menemukan dan menarik para calon te- naga kerja yang diperlukan untuk dipekerjakan dalam su- atu perusahaan”. Jadi, proses rekrutmen dimulai dengan mencari pelamar dan berakhir ketika pelamar mengajukan lamarannya. Dalam melakukan rekrutmen tenaga kerja, perlu diketahui sumber-sumber tenaga kerja, agar proses rekrut- men dapat berlangsung secara cepat. Adapun sumber-sumber tenaga kerja tersebut ada- lah sebagai berikut : a. Dari dalam perusahaan itu sendiri (misalnya seba- gian keluarga pihak perusahaan yang belum beker- ja); b. Teman-teman karyawan perusahaan yang bersang- kutan; c. Lembaga yang mengurusi ketenagakerjaan, seperti 65
  36. 36. Departemen Tenaga Kerja; d. Lembaga-lembaga pendidikan; e. Memasang pengumuman, iklan dan selebaran; f. Sumber-sumber lainnya. 3. Seleksi Tenaga Kerja Proses seleksi tenaga kerja merupakan salah satu bagian yang sangat penting dalam keseluruhan proses manajemen sumber daya manusia. Dikatakan demikian ka- rena melalui proses seleksi inilah ditentukan apakah tenaga kerja yang dipilih nanti sesuai dengan tuntutan dan harapan perusahaan, atau tidak, ini tentu tergantung pada cermat ti- daknya proses seleksi itu dilakukan. Dalam melakukan seleksi tenaga kerja, paling tidak ada delapan langkah yang harus ditempuh, yaitu : a. Penerimaan Surat Lamaran Langkah ini merupakan langkah yang penting, guna memperoleh kesan pertama tentang pelamar melalui penelitian kelengkapan berkas lamaran dan isinya, pe- ngamatan penampilan, sikap dan faktor-faktor lain yang dipandang relevan. Dari kesan pertama inilah perekrut mengambil keputusan apakah akan melanjutkan langkah berikutnya atau tidak. b. Penyelenggaraan Testing Penyelenggaraan testing dilakukan dalam rangka ingin 66 memperoleh informasi yang obyektif tentang cocok ti- daknya pelamar dengan jabatan atau pekerjaan yang akan dipercayakan kepadanya. Pada dasarnya terdapat tiga jenis tes yang dipergunakan dalam kegiatan seleksi tenaga kerja, yaitu : 1) Tes tertulis (menguji pengetahuan pelamar); 2) Tes psikologi; 3) Tes bakat dan praktek pelaksanaan pekerjaan; c. Wawancara Wawancara sebagai alat seleksi, dipandang sebagai hal yang penting sehingga hampir di dalam proses seleksi yang diselenggarakan oleh perusahaan, selalu ada wa- wancara. Melalui wawancara, dapat dipetik manfaat, antara lain : 1) Adanya kesan yang kuat tentang akseptabilitas pe- lamar untuk bekerja dalam perusahaan; 3) Adanya perolehan jawaban yang agak pasti atas per- tanyaan apakah pelamar mampu melaksanakan pe- kerjaan yang akan dipercayakan kepadanya; 4) Adanya perolehan bahan perbandingan antara pela- mar yang diwawancarai dengan para pelamar lain untuk pekerjaan yang sama; 5) Dapat mengenal pelamar lebih dekat oleh pewawan- cara; 6) Kesempatan bagi pelamar yang diwawancarai untuk lebih mengenal perusahaan yang akan mempekerja- kannya melalui informasi yang diperoleh dari pewa- wancara. Teknik dan cara wawancara, bisa dilakukan dengan 67
  37. 37. teknik bebas, yaitu wawancara tidak terstruktur; teknik sistematis, yaitu wawancara yang terstruktur; gabungan keduanya; dan teknik kasus/pemecahan masalah. d. Pengecekan Latar Belakang Pelamar dan Surat-surat Referensinya Hal ini dimaksudkan untuk mengetahui tentang latar be- lakang diri si pelamar, seperti latar belakang keluarga, latar belakang pekerjaan, kemampuan intelektual, sikap, prilaku dan lain-lain yang dipandang relevan. Karena itu yang memberikan referensi biasanya diminta dari pihak keluarganya, teman dekat, sahabat, guru/dosen dan pi- hak-pihak lain yang mengenal diri si pelamar. e. Evaluasi Kesehatan Evaluasi kesehatan dimaksudkan untuk menjamin bahwa pelamar berada dalam kondisi fisik yang sehat. Tujuan yang ingin dicapai dengan evaluasi kesehatan ini antara lain : 1) Dapat menjamin bahwa pelamar tidak menderita suatu penyakit yang kronis, apalagi menular; 2) Dapat memperoleh informasi apakah secara fisik pe- lamar mampu menghadapi tantangan dan tekanan tugas pekerjaannya; f. Wawancara Langsung dengan Atasan (Pimpinan Perusa- haan) Dewasa ini semakin dirasakan pentingnya keterlibatan para pemimpin perusahaan dalam proses seleksi, untuk menentukan keputusan akhir siapa diantara pelamar yang 68 diterima dan siapa yang ditolak. Hal ini dilakukan kare- na memang para pemimpinlah yang tahu persis apa dan bagaimana sosok tenaga kerja yang diperlukan oleh perusahaan. Seleksi akhir yang dilakukan oleh para pe- mimpin perusahaan ini biasanya dalam bentuk wawan- cara. g. Keputusan Seleksi Langkah berikutnya dalam proses seleksi adalah peng- ambilan keputusan tentang lamaran yang masuk, dite- rima, atau ditolak. Hasil seleksi ini hendaknya diberitahukan kepada si pe- lamar, baik secara langsung, melalui surat menyurat, ma- upun melalui pengumuman yang di tempel di papan pe- ngumuman, dibacakan atau dimuat dibeberapa mas me- dia. Semua dokumen yang masuk dari para pelamar yang diterima (lulus seleksi), hendaknya disimpan de- ngan baik, karena suatu saat dokumen ini diperlukan oleh perusahaan, terutama dalam rangka pembinaan ka- rir pelamar yang bersangkutan. h. Kegiatan Pendidikan dan Pelatihan Pra Tugas Kegiatan ini bagi sebagian perusahaan ada yang dilaksa- nakan sebelum hasil seleksi diumumkan, ada juga yang dilaksanakan setelah hasil seleksi diumumkan. Pendidikan dan Pelatihan Pra Tugas ini dilakukan dalam rangka lebih mengenalkan perusahaan dan memberikan pembekalan pengetahuan dan ketrampilan kepada tenaga kerja baru tentang tugas-tugas dan tata aturan pelaksana- an pekerjaan yang akan dikerjakan. Pelaksanaan 69
  38. 38. pelatihan ini ada kalanya berlangsung satu minggu, satu bulan, bahkan ada yang beberapa bulan, tergantung kebutuhan perusahaan. 4. Penempatan Tenaga Kerja Hari-hari pertama bekerja bagi seorang karyawan baru sangat menentukan perjalanan selanjutnya dalam me- niti kaier. Pada hari-hari pertama itu, biasanya berbagai perta- nyaan muncul dalam dirinya, diantaranya : a. Apakah perusahaan yang baru menerimanya bekerja ini benar-benar cocok sebagai tempat berkarya dan meniti kariernya; b. Apakah ia mampu melaksanakan tugas yang diper- cayakan kepadanya; c. Apakah ia mampu beradaptasi dengan para karya- wan lainnya, sehingga ia disenangi karyawan lain; Munculnya pertanyaan-pertanyaan ini wajar bagi karyawan baru, dan dapat dipastikan bahwa berbagai per- tanyaan tersebut tidak akan terjawab dalam waktu relatif singkat, namun ia memerlukan proses waktu yang cukup panjang. Setelah calon tenaga kerja diterima sebagai tenaga kerja baru, selanjutnya ia akan diperkenalkan dengan perin- cian tugas dan hubungan kerja. 70 Untuk itu, perlu diberikan gambaran umum kepada karyawan baru tentang beberapa hal, antara lain : a. Sejarah perusahaan; b. Produk yang dihasilkan perusahaan; c. Struktur organisasi perusahaan; d. Tata kerja, peraturan kerja dan mekanisme kerja pe- rusahaan; e. Jam kerja; f. Fasilitas yang disediakan; g. Hak cuti; h. Pedoman tentang kesejahteraan karyawan; i. Promosi jabatan dan; j. Mutasi kerja dan pemensiunan. 5. Pembinaan Karier Tenaga Kerja Pembinaan karier tenaga kerja dimaksudkan untuk memberikan kesempatan kepada para karyawan untuk me- ngembangkan kariernya melalui berbagai pendidikan dan pelatihan, yang selanjutnya mempromosikan mereka untuk menduduki jabatan yang lebih tinggi. Banyak jenis pendidikan dan pelatihan yang dapat menggiring seseorang menaiki jenjang kariernya, diantara- nya : a. Pelatihan dalam jabatan Adalah jenis pelatihan yang diselenggarakan di tempat kerja bersangkutan. Sasarannya adalah meningkatkan 71
  39. 39. kemampuan para karyawan dalam melaksanakan tugas- nya. b. Pelatihan Vestibul Adalah jenis pelatihan dalam rangka meningkatkan ket- rampilan karyawan, terutama yang bersifat teknikal. c. Pelatihan Laboratorium Adalah jenis pelatihan yang menggunakan sarana labora- torium sebagai pusat pelatihannya. d. Pelatihan Individual (Belajar Sendiri) Adalah jenis pelatihan yang dilakukan secara pribadi (belajar sendiri). Pada pelatihan ini, pihak perusahaan bi- asanya menyediakan bahan pelajaran dan beberapa pera- latan praktek. Bahan pelajaran dikaji atau ditelaah oleh para karyawan sendiri dan peralatan praktek dipakai untuk melakukan praktek sendiri. Dalam pembinaan dan pengembangan karier, hen- daknya diperhatikan beberapa hal, sebagai berikut : a. Prestasi kerja Pangkal tolak pengembangan karier seseorang adalah prestasi kerja. Tanpa prestasi kerja, sukar bagi seorang karyawan untuk diusulkan menaiki suatu jabatan terten- tu. b. Pengenalan oleh pihak lain Maksudnya, ada pihak lain yang memberikan keterangan 72 terhadap karyawan yang bersangkutan tentang layak tidaknya dipromosikan menduduki jabatan tertentu. Pi- hak lain yang memberikan keterangan ini tentunya ada- lah pihak yang berwenang, seperti pihak pimpinan, pim- pinan instansi terkait, dan sebagainya. c. Kesetiaan pada organisasi perusahaan Pihak perusahaan tentu akan memperjuangkan habis-ha- bisan kepada karyawan yang menunjukan kesetiaannya kepada perusahaan. Karena dengan meningkatkan karier karyawan tersebut, berarti peningkatan bagi produktifitas perusahaan. d. Pemanfaatan mentor dan sponsor Pengalaman menunjukan bahwa pengembangan karier seseorang sering berlangsung lebih mulus apabila ada orang lain dalam perusahaan, yang dengan berbagai cara bersedia memberikan bimbingan karier kepadanya. Pem- beri bimbingan ini disebut mentor. Sedangkan sponsor adalah seseorang yang bersedia mencalonkan seorang karyawan untuk mengikuti program pengembangan ka- rier. e. Dukungan para bawahan Bagi mereka yang sudah menduduki posisi manajerial tertentu dan mempunyai rencana untuk meningkatkan kariernya, dukungan para bawahan pun sangat memban- tu. Dukungan ini terwujud minimal dalam bentuk me- nunjukan kesetiaannya terhadap pimpinan. Dalam upaya memperoleh dukungan bawahannya, seorang pimpinan 73
  40. 40. yang menjadi atasannya, perlu memperhatikan dua hal yaitu : 1) Loyalitas bawahan kepada atasan yang bersangkutan mungkin diperoleh apabila atasan tersebut juga loyal kepada para bawahannya; 2) Pengembangan karier atasan harus juga berakibat pa- da pengembangan karier para bawahannya. f. Pemanfaatan kesempatan untuk bertumbuh Maksudnya, upaya pengembangan karier akan terpulang kepada karyawan yang bersangkutan. Para pimpinan, orang-orang yang berwenang dan sebagainya, mereka hanyalah bertindak sebagai pendorong, pembantu dan pemberi dukungan. Karyawan yang bersangkutanlah yang punya peranan di dalam menangkap setiap kesem- patan untuk mengembangkan kariernya. g. Berhenti atas permintaan dan kemauan sendiri Mungkin ini salah satu cara seseorang untuk meningkat- kan kariernya. Karena dirasa tempat ia bekerja sekarang justeru menghambat perkembangan kariernya, maka ia minta berhenti dan mencoba meniti kariernya di tempat yang baru. 6. Pemindahan Tenaga Kerja Hampir semua karyawan tidak ada yang mau beker- ja selamanya di satu tempat. Suatu waktu ia ingin pindah a- tau mutasi ke tempat kerja yang lain. Atau mungkin karena 74 sesuatu hal yang mengharuskan ia pindah kerja. Pemindahan karyawan dilakukan dalam rangka : a. Meminimalkan turunnya beban pekerjaan dalam su- atu bagian; b. Membetulkan penempatan yang kurang tepat; c. Memberikan pekerjaan yang sesuai dengan kemam- puan karyawan; d. Meringankan beban pekerjaan bagi karyawan senior atau karyawan yang lanjut usia; e. Memberikan kesempatan kepada karyawan yang di- pindahkan untuk mengembangkan kariernya; f. Memberikan kesempatan dan pengalaman dalam berbagai tugas pekerjaan; g. Menghukum karyawan yang bermasalah. Pemindahan karyawan ada kalanya karena keingin- an dan permintaan yang bersangkutan, ada kalanya pula a- tas permintaan atasan, yang kesemuanya pada dasarnya demi meningkatkan karier, kemajuan karyawan yang ber- sangkutan. 7. Pemensiunan/Pemutusan Hubungan Kerja Pemensiunan/pemutusan hubungan kerja terjadi ka- rena keinginan dan permintaan karyawan bersangkutan, ke- inginan pimpinan perusahaan, meninggalnya karyawan ber- sangkutan, atau karena berakhirnya masa kontrak kerja/ tibanya masa pensiun. 75
  41. 41. Pemutusan hubungan kerja dapat pula terjadi, kare- na : a. Pergantian tenaga kerja dengan mesin; b. Adanya pengaruh resisi ekonomi; c. Adanya rasionalisasi tenaga kerja; d. Tidak cakap dalam melaksanakan tugas; e. Berbuat kriminal. Karyawan yang dapat dipensiunkan adalah : a. Usia sudah tua; b. Invalid/cacat; c. Tidak dapat bekerja dalam jabatan apapun karena sakit; d. Adanya peremajaan karyawan; e. Diretuling (dikembalikan/dirumahkan) karena se- suatu hal, misalnya terlibat dalam kegiatan demo; f. Sampainya batas waktu pensiun. 76 BAHAN RUJUKAN Adelina, BBR dkk, Dasar-dasar Manajemen, Angkasa Bandung, 1994; Aserani, S.Pd, Dasar-dasar Manajemen (diktat), SMK Negeri 1 Tanjung, 1995; A.W.Widjaja, Drs. Pola Kepemimpinan dan Kepemimpin- an Pancasila, Armico Bandung, 1985; Dedi Sudirman, Dasar-dasar Manajemen, Armico Ban- dung, 1996; Dann Sugandha, Organisasi, Komunikasi dan Teknik Memberi Perintah, CV. Sinar Baru Bandung, 1981; Nurjaka, Drs. Pelajaran Ekonomi SMK Tingkat 2, Armico Bandung, 2001; Nunung Chozanah, Dra. dkk. Dasar-dasar Manajemen, Armico Bandung, 1994; S. Yuwono, Ikhtisar Komunikasi Administrasi, Liberty Yogyakarta, 1985; Sunarjo, Drs. dkk. Komunikasi, Persuasi dan Retorika, Liberty Yogyakarta, 1983; 77
  42. 42. Sriyono, Drs. Dasar-dasar Manajemen, PT.Pabelan Sura- karta, 1995; Sondang P.Siagian, Prof.Dr.MPA. Manajemen Sumber Daya Manusia, Bumi Aksara Jakarta, 1998; Slamet Saksono, Drs. Administrasi Kepegawaian, Kanisius Yogyakarta, 1997; Soekarno K, Drs. Dasar-dasar Manajemen, Miswar Jakar- ta, 1983; Tarsis Tarmudji, Drs. Komunikasi Dunia Usaha, Liberty Yogyakarta, 1988; 78

×