El documento describe los procesos y diagramas conceptuales y de actividades relacionados con el módulo de contabilidad. El módulo permite la gestión automatizada de las actividades contables como el registro de asientos, la integración con otros módulos y la administración de vouchers. Los procesos clave incluyen la administración de parámetros, control de devengados, registros contables y control de saldos.

2. Definición
− El módulo de contabilidad propone la gestión automatizada de las actividades
realizadas durante los procesos de registro de asientos contables, permite la
integración con los módulos de cuentas por cobrar, planillas y logística, permite la
administración y seguimiento de los vouchers contables.

3. Código Proceso
CON-01 Administración de parámetros
CON-02 Control de devengado.
CON-03 Registros contables
CON-04 Control de saldos contables
Inventario de Procesos

4. CON-01 Administración de Parámetros
Diagrama Conceptual Propuesto (CON-01)
3. Registrar plan
contable anual.
Contabilidad<no aplica >
<aplica >
0. Imprimir plan
contable anual
Contabilidad
1. Verificar si se aplica plan
contable del año anterior
Contabilidad
5. Generar y registra
periodos mensuales.
Contabilidad
4. Aprobar plan
contable anual.
Contabilidad
9. Registrar los
asientos tipo
Contabilidad
7. Registrar los
conceptos contables
Contabilidad
2. Asociar plan contable al
nuevo periodo anual
Contabilidad
8. Registrar los
Operaciones contables
Contabilidad
10. Aprobar
inicio contable
Contabilidad
6. Registra tipo de
documentos contables
Contabilidad

5. Contabilidad
[aplica nuevo plan] [Se aplica plan]
<<Automatizado>>
Verificar plan contable
<<Automatizado>>
Registrar nuevo plan contable
<<Automatizado>>
Asociar plan contable al periodo anual
Aprobar plan contable anual
<<Automatizado>>
Generar periodos mensuales
<<Automatizado>>
Registrar conceptos contables
<<Automatizado>>
Registrar asientos tipo
<<Automatizado>>
Registrar operaciones contables
<<Automatizado>>
Registrar tipo documento
Aprobar inicio contable
CON-01 Administración de Parámetros
Diagrama de Actividades Propuesto (CON-01)

6. Diagrama de Arquitectura Propuesto (CON-02)
CON-02 Control de Devengados
Documento de
obligación de pago
Recigo honorario
Registro de cronograma de pago
Obligación de pago
Documento de obligación de pago
Documento devengado
Documento de obligación de pago
Registro obligación de pago
Voucher de devengado
Registro de devengado
Contabilidad
Mesa de Partes
Tesoreria
Asistente Contable
Jefe de Tesorería
Proveedor
Unidad Académica

7. Registro de Devengado - Diagrama Conceptual Propuesto (CON-02)
6. Verificar si documento contiene
parte o el total de la o/c, o/s
Contabilidad
4. Buscar registro de
documento recepcionado
Contabilidad
11. Aprobar y generar
obligación de pago
Contabilidad
7. Asignar costeo según
documento e información
de la o/c u o/s
Contabilidad
<es el total >
<es parte >
9. Aprobar costeo
propuesto o asignado
Contabilidad
5. Solicitar registro
de documento
Contabilidad
<no encuentra registro >
10. Registrar información
contable
Contabilidad
CON-02 Control de Devengados
Mesa de partes
2. Recepcionar, registrar y
enviar documentos de pago.
<encuentra registro>
Unidad
3. Recepcionar, registrar y
enviar recibos de honorarios.
1. Proporcionar
documento de
obligación
Proveedor

8. Registro de Devengado - Diagrama de Actividades Propuesto (CON-02)
CON-02 Control de Devengados
Proveedor Contabilidad Mesa Partes Unidad Académica
[documento asociado o/c, o/s]
[Es servicio de planilla]
[no registrado]
[Documento registrado]
[contiene parte de o/c]
[contiene el total]
<<Automatizado>>
Registrar documento
<<Automatizado>>
Registrar documento o/c, o/s
<<Automatizado>>
Buscar documento registrado
Solicita registro de documento
<<Automatizado>>
Registrar costeo manual
<<Automatizado>>
Verificar contenido de documento con o/c, o/s
<<Automatizado>>
Aprobar y registrar obligación de pago
<<Automatizado>>
Aprobar costeo
<<Automatizado>>
Registrar operación contable
Proporcionar documento
Recepcionar documentos

9. Aprobación de Devengado - Diagrama Conceptual Propuesto (CON-02)
1. Listar documentos de
obligaciones pendientes por
aprobar
Contabilidad
4. Rechazar y devolver
obligación de pago
Contabilidad
6. Aprobar
obligación de pago
Contabilidad
2. Buscar obligación
pendiente de aprobar
Contabilidad
12 Registrar la cancelación
Tesorería
10. Imprimir reporte de
devengado
0. Generar número de
voucher contable
Proceso
8. Aprobar devengado
de documento (cuenta
por pagar)
Contabilidad
3. Verificar datos de obligación
según documentos
Contabilidad
<aprueba ><rechaza>
7. Registrar devengado
del documento
Contabilidad
11. Enviar documentos a tesorería
para programación de pago
ContabilidadContabilidad
9. Contabilizar devengado
de documento
Contabilidad
CON-02 Control de Devengados

10. Aprobación de Devengado - Diagrama de Actividades Propuesto (CON-02)
Contabilidad Tesorería
[aprueba]
[rechaza]
<<Automatizado>>
Listar obligaciones sin devengar
<<Automatizado>>
Buscar obligación pendiente de aprobar
<<Automatizado>>
Rechazar obligación
<<Automatizado>>
Contabilizar devengado
<<Automatizado>>
Imprimir reporte de devengado
<<Automatizado>>
Aprobar devengado
<<Automatizado>>
Generar voucher contable
<<Automatizado>>
Aprobar obligación.
Verificar obligación con documento
<<Automatizado>>
Registrar cancelación
Devolver documento al area de origen
CON-03 Registros Contables

11. Diagrama de Arquitectura Propuesto (CON-03)
Registro de egresos
Depreciación
Provisión de compras
Provisión de planilla
Provisión de activo fijo
Registro de ventas
Liquidación de ventas
Asiento diario
Asiento de apertura
Contabilización
Reportes contables
Cierre de periodo
Contabilidad
Asistente Contable
Logística
Patrimonio
Tesoreria
Planillas
CON-03 Registros Contables

12. Registro de Asiento de Apertura - Diagrama Conceptual Propuesto (CON-03)
<voucher cuadrado >
<no cuadra>
6. Aprueba voucher de
apertura (estado terminado)
Contabilidad
3. Generar voucher
de apertura.
Contabilidad
2. Registrar voucher
de apertura.
Contabilidad
5. Registrar cuadres y ajuste
manual de cuentas y montos
Contabilidad
1. Consultar asiento de cierre
de ejercicio anual anterior.
Contabilidad
<existe cierre anual >
<no existe asiento >
CON-03 Registros Contables
4. Verificar cuadre
de voucher.
Contabilidad
7. Contabiliza voucher
Contabilidad

13. Registro de Asiento de Apertura - Diagrama de Actividades Propuesto (CON-03)
CON-03 Registros Contables
Contabilidad
[no existe asiento]
[existe cierre anual]
[voucher cuadrado correctamente]
[no cuadra]
<<Automatizado>>
Consultar asiento cierre ejercicio anterior
Verificar cuadre de voucher
<<Automatizado>>
Registrar cuadre y ajuste manual de cuentas
<<Automatizado>>
Genera voucher
<<Automatizado>>
Registrar voucer de apertura
<<Automatizado>>
Aprobar voucher

14. Registro Asiento Diario - Diagrama Conceptual Propuesto (CON-03)
1. Recepcionar documentos
directos a contabilizar
Contabilidad
2. Registrar periodo
contable.
Contabilidad
3. Registrar tipo de
operación
Contabilidad
4. Registrar cuenta contable
Contabilidad
5 Registrar auxiliares
contables
Contabilidad
6. Registrar montos
del debe y haber
Contabilidad
Proceso
0.Generar numeración de voucher
dependiendo del periodo y tipo de
operación
8. Verificar cuadre
de asiento
Contabilidad 9. Modificar datos errados de
cuenta, auxiliares o montos
Contabilidad
10. Aprobar asiento y
actualizar a estado a
terminado
Contabilidad 11. Contabilizar voucher
contable
Contabilidad
<asiento cuadrado>
<necesita modificaciones >
7. Registrar partida
presupuesta y centro de costos
Contabilidad
CON-03 Registros Contables

15. Registro de Asiento de Diario - Diagrama de Actividades Propuesto (CON-03)
CON-03 Registros Contables
Contabilidad
[necesita reajustes]
[cuadrado correctamente]
Recepcionar documentación
<<Automatizado>>
Registrar periodo mensual
<<Automatizado>>
Registrar tipo de operación
<<Automatizado>>
Generar numeración de v oucher
<<Automatizado>>
Registrar cuentas contables
<<Automatizado>>
Registrar auxiliar contable
<<Automatizado>>
Registrar montos del debe y haber
<<Automatizado>>
Verificar cuadre de asiento
<<Automatizado>>
Modificar datos registrados
<<Automatizado>>
Registrar costeo y presupuesto
<<Automatizado>>
Aprobar asiento
<<Automatizado>>
Emitir reporte de asiento

16. Contabilización de Asiento - Diagrama Conceptual Propuesto (CON-03)
1. Listar asientos contables
sin contabilizar
Contabilidad
4. Rechazar asiento, cambiando
de estado a rechazado
Contabilidad
7. Aprobar asiento
Contabilidad
2. Seleccionar asiento
Contabilidad
9. Imprimir reporte de
asientos aprobados
0. Generar asiento
contable de destino.
Proceso
6. Aprobar modificación
actualizando estado.
Contabilidad
3. Verificar asiento con
documentación fuente
Contabilidad
<aprueba >
<rechaza>
8. Contabilizar asiento,
comprometiendo las cuentas
del mayor
Contabilidad
10. Realizar
análisis de cuentas
Contabilidad
Contabilidad
5. Reclasificar asientos
para casos necesarios.
Contabilidad
CON-03 Registros Contables

17. Contabilización de Asiento - Diagrama de Actividades Propuesto (CON-03)
CON-03 Registros Contables
Contabilidad
[aprueba]
[desaprueba]
<<Automatizado>>
Listar asientos aprobados
<<Automatizado>>
Seleccionar asiento
Verificar asiento según documentos
<<Automatizado>>
Aprobar asiento contable
<<Automatizado>>
Generar asiento destino
<<Automatizado>>
Imprimir reporte asiento
<<Automatizado>>
Realizar analisis de cuentas
<<Automatizado>>
Desaprobar asiento
<<Automatizado>>
Contabilizar asiento
<<Automatizado>>
Reclasificar asiento
<<Automatizado>>
Aprobar modificación

18. Cierre Periodo Contable - Diagrama Conceptual Propuesto (CON-03)
3. Generar balance
de comprobación
Contabilidad
4. Verificar análisis de cuenta
para verificar descuadres
Contabilidad
<existen descuadres >
<cuentas cuadradas>
5. Realizar análisis
de cuenta
Contabilidad
1. Procesar mayorización
mensual de cuentas
Contabilidad
10. Aprobar cierre
periodo contable
Contabilidad 8.. Generar proceso
de cierre contable
Contabilidad
9. Generar asiento de
cierre anual,
Contabilidad
2. Registrar el proceso de pre-cierre
(no se puede registrar asientos)
Contabilidad
6. Anular proceso
de pre-cierre
Contabilidad
7. Registrar
asientos de ajustes
Contabilidad
<es cierre mensual >
<es cierre anual >
CON-03 Registros Contables

19. Cierre de Periodo Contable - Diagrama de Actividades Propuesto (CON-03)
CON-03 Registros Contables
Contabilidad
[cuentas cuadradas]
[es periodo anual][es periodo mensual]
[existen diferencias]
<<Automatizado>>
Procesar mayorización
<<Automatizado>>
Generar balance de comprobación
<<Automatizado>>
Registrar pre-cierre
Verificar análisis de cuentas
<<Automatizado>>
Realizar análisis cuentas
<<Automatizado>>
Aprobar proceso de cierre
<<Automatizado>>
Generar asietno de cierre anual
<<Automatizado>>
Aprobar cierre contable
<<Automatizado>>
Elimnar pre cierre
<<Automatizado>>
Registrar asiento de ajuste

20. Diagrama Conceptual Propuesto (CON-04)
Contabilidad
<detecta diferencias>
6. Corregir movimientos
realizando ajustes
Contabilidad
4. Verificar y analizar cada
cuenta del balance.
Contabilidad
9. Generar reportes
financieros
Contabilidad
8. Generar reportes de
análisis por cuentas.
Contabilidad
3. Generar los libros auxiliares
(balance de comprobación,
análisis por cuenta)
Contabilidad
<saldos esperados>
5. Comprobar información
relacionada con almacén, tesorería.
logística, presupuesto
Contabilidad
7. Registrar asiento
de ajuste
Contabilidad
CON-04 Control de Saldos Contables
1. Verificar aprobación de
contabilización pendientes
Contabilidad
2. Contabilizar asientos
pendientes

21. Diagrama de Actividades Propuesto (CON-04)
CON-04 Control de Saldos Contables
Contabilidad
[saldos esperados]
[existe diferencias]
<<Automatizado>>
Mayorizar cuentas
<<Automatizado>>
Generar balance comprobación
<<Automatizado>>
Verificar cuadre de cuentas
<<Automatizado>>
Registrar asiento de ajustes
<<Automatizado>>
Genera reportes financieros
<<Automatizado>>
Modificar asientos

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