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Comunicare e raccontare i dati statistici: piccolo manuale degli eventi
Federica Navarra e Paola Muccitelli
Direzione centrale per la comunicazione, informazione e servizi ai cittadini e agli utenti
Istat
15 Aprile 2021
WEBINAR Lezione 4
Cultura Statistica+
#ASOC2021
Organizziamoci un po’…
Inizio ore 15.00
Sessione 1: Federica Navarra ci racconta le fasi organizzative di un evento scientifico
Sessione 2: Paola Muccitelli ci riporta alcuni consigli per la buona riuscita di un evento
scientifico virtuale
Domande e Risposte
Conclusioni ore 16.30
Avvenimento/iniziativa di particolare rilievo che si caratterizza in un
incontro di più persone in un momento prestabilito, in uno spazio fisico
o virtuale scelto ad hoc, voluto da un’impresa, un ente, un’associazione o
da un singolo, indirizzato ad un dato pubblico, di durata limitata nel
tempo, finalizzato al raggiungimento di un obiettivo nel rispetto di un
budget prefissato.
Umberto Collesei, Francesca Checchinato, Marta Dalle Carbonare, Gli eventi. Come progettarli e
realizzarli. Franco Angeli Edizioni
Una prima definizione di evento
▪ Comunicare
▪ Condividere risultati e buone pratiche
▪ Attivare/consolidare sinergie e partnership
▪ Dare visibilità all’Ente/amministrazione
▪ Accrescere la reputazione
Obiettivi di un evento
Fonte: Canale Flickr Istat
Sergio Cherubini, Simonetta Pattuglia.
Comunicare con gli eventi. Riflessioni e casi di
eccellenza FrancoAngeli
L’evento come
esperienza
Le parole-chiave che evocano il
meccanismo comunicativo sotteso
all'evento
Fonte: wordclouds.com
Le fasi di un evento
Dopo
raccontare
verificare
Durante
monitorare
gestire
Prima
pianificare
organizzare
Fonte: Canale Flickr Istat
✔ Pianificazione e programmazione
✔ Scelta del tipo di evento
✔ Scelta della location
✔ Individuazione dei destinatari
✔ Individuazione servizi di supporto
✔ Definizione del programma
✔ Scelta dei relatori
✔ Invio degli inviti
Le fasi prima dell’evento
Fonte: Shutterstock.com
▪ Condivisione degli obiettivi con il top management
▪ Pianificazione e definizione del budget
▪ Definizione di un piano di comunicazione
▪ Definizione concept dell’evento
▪ Programmazione delle attività (logistica, servizi accessori etc.)
▪ Benchmarking
La pianificazione e programmazione
BUSINESS PLAN
La scelta del tipo di evento
▪ Evento istituzionale
▪ Convegno scientifico
▪ Seminario
▪ Workshop
▪ Giornata di studio
▪ Evento internazionale
▪ Partecipazione fieristica
▪ Conferenza stampa-evento
▪ Keynote speech
Fonte: Canale Flickr Istat
La scelta del tipo di evento
▪ Evento istituzionale
▪ Convegno scientifico
▪ Seminario
▪ Workshop
▪ Giornata di studio
▪ Evento internazionale
▪ Partecipazione fieristica
▪ Conferenza stampa-evento
▪ Keynote speech
Descrizione: Evento a forte valenza istituzionale per
l’Ente/amministrazione. Questa iniziativa si
caratterizza per una complessità organizzativa,
innesca un sensibile interesse nella stampa e in alcuni
casi presenta una durata superiore alla singola
giornata. La complessità organizzativa è alta.
Finalità: Promuovere presso un pubblico ampio il
ruolo istituzionale dell’Ente e rafforzare i legami con le
Istituzioni e con gli stakeholder
Pubblico di riferimento: Istituzioni nazionali e
internazionali, Società civile, Comunità scientifica,
Scuola, Media, Opinion leader, Imprese, terzo settore.
La scelta del tipo di evento
▪ Evento istituzionale
▪ Convegno scientifico
▪ Seminario
▪ Workshop
▪ Giornata di studio
▪ Evento internazionale
▪ Partecipazione fieristica
▪ Conferenza stampa-evento
▪ Keynote speech
Descrizione: Presentazione al pubblico di temi,
progetti, analisi, risultati di lavori realizzati dall’Istituto,
anche in partnership con altri soggetti. Riveste
carattere nazionale o internazionale, a seconda dei
contenuti e del pubblico di riferimento
Finalità: Rafforzare partnership scientifiche.
Promuovere il ruolo e l’operato dell’Ente e accrescerne
la reputazione
Pubblico di riferimento: Istituzioni nazionali e
internazionali, comunità scientifica ed esperti del
settore, comunità e network potenzialmente interessati
La scelta del tipo di evento
▪ Evento istituzionale
▪ Convegno scientifico
▪ Seminario
▪ Workshop
▪ Giornata di studio
▪ Evento internazionale
▪ Partecipazione fieristica
▪ Conferenza stampa-evento
▪ Keynote speech
Descrizione: Presentazione di argomenti di rilevanza
tecnico-scientifica o specialistica (es. risultati parziali
d’indagine, nuovi approcci metodologici, ecc.) per
trasmettere informazioni e conoscenze professionali e
per sviluppare la condivisione con il pubblico degli
addetti ai lavori
Finalità: Promuovere l’approfondimento su argomenti
specifici e di rilevanza “settoriale” e favorirne
l’aggiornamento sullo stato dell’arte.
Pubblico di riferimento: Esperti sul tema, comunità
scientifica specializzata, ricercatori, cultori della
materia
La scelta del tipo di evento
▪ Evento istituzionale
▪ Convegno scientifico
▪ Seminario
▪ Workshop
▪ Giornata di studio
▪ Evento internazionale
▪ Partecipazione fieristica
▪ Conferenza stampa-evento
▪ Keynote speech
Descrizione: Occasione di confronto e approfondimento
tra esperti su lavori e ricerche scientifiche svolte o in
atto, progetti internazionali: una sorta di ‘laboratorio’
riservato a un numero ristretto di partecipanti specialisti.
Finalità: Favorire lo scambio di esperienze e i punti di
vista nell’ambito della comunità scientifica, così da
rafforzare collaborazioni e partnership. Approfondimento
di un particolare argomento attraverso il confronto ed il
lavoro svolto durante il workshop stesso
Pubblico di riferimento: Esperti sul tema, comunità
scientifica specializzata, ricercatori, cultori della materia
La scelta del tipo di evento
▪ Evento istituzionale
▪ Convegno scientifico
▪ Seminario
▪ Workshop
▪ Giornata di studio
▪ Evento internazionale
▪ Partecipazione fieristica
▪ Conferenza stampa-evento
▪ Keynote speech
Descrizione: Discussione di documenti o relazioni
presentate da esperti dell’Ente o da esterni, nelle quali
vengono esposti risultati di ricerche o approfondimenti
su temi specifici.
Finalità: Favorire lo scambio di esperienze e i punti di
vista nell’ambito della comunità scientifica, così da
rafforzare collaborazioni e partnership.
Stimolare la riflessione su un tema specifico, favorendo
l’interazione e il confronto fra esperti della materia
Pubblico di riferimento: Esperti del tema trattato,
comunità scientifica specializzata, ricercatori, cultori
della materia
La scelta del tipo di evento
▪ Evento istituzionale
▪ Convegno scientifico
▪ Seminario
▪ Workshop
▪ Giornata di studio
▪ Evento internazionale
▪ Partecipazione fieristica
▪ Conferenza stampa-evento
▪ Keynote speech
Descrizione: incontro di esperti impegnati in progetti
comunitari/internazionali, finalizzato alla presentazione
di relazioni e contributi scientifici relativi alle tematiche
oggetto del gruppo e alla condivisione di metodologie e
risultati. Di solito è previsto da organismi
internazionali
Finalità: Favorire lo scambio di esperienze e
condivisione di approcci / risultati di lavori o attività
Pubblico di riferimento: Membri dei gruppi di lavoro,
rappresentanti della comunità scientifica internazionale
La scelta del tipo di evento
▪ Evento istituzionale
▪ Convegno scientifico
▪ Seminario
▪ Workshop
▪ Giornata di studio
▪ Evento internazionale
▪ Partecipazione fieristica
▪ Conferenza stampa-evento
▪ Keynote speech
Descrizione: Manifestazione attraverso la quale l’Ente
presenta le attività svolte, i servizi offerti coerenti al
tema della manifestazione. Può prevedere sia
l’acquisizione di uno spazio allestito (stand), sia la
semplice partecipazione a convegni organizzati
nell’ambito della manifestazione, o ad altre iniziative.
Finalità: la partecipazione a manifestazioni fieristiche
è promossa per ragioni istituzionali e/o scientifiche.
Pubblico di riferimento: Partecipanti e ospiti della
manifestazione
La scelta del tipo di evento
▪ Evento istituzionale
▪ Convegno scientifico
▪ Seminario
▪ Workshop
▪ Giornata di studio
▪ Evento internazionale
▪ Partecipazione fieristica
▪ Conferenza stampa-evento
▪ Keynote speech
Descrizione: è finalizzata ad informare l’opinione
pubblica su attività o risultati conseguiti dall’ente ed è
destinata al pubblico dei giornalisti in quanto tramite
con l’opinione pubblica stessa.
Finalità: comunicare notizie che espongono in
qualche maniera l’Ente al giudizio dei propri utenti e
stakeholder o che richiedono un ampio consenso da
parte della collettività
Pubblico di riferimento: Giornalisti, vertici di
amministrazioni, esponenti delle istituzioni
La scelta del tipo di evento
▪ Evento istituzionale
▪ Convegno scientifico
▪ Seminario
▪ Workshop
▪ Giornata di studio
▪ Evento internazionale
▪ Partecipazione fieristica
▪ Conferenza stampa-evento
▪ Keynote speech
Descrizione: Discorso-chiave di apertura di una serie
di altri interventi. Per lo svolgimento dell’evento si deve
individuare un keynote speaker, a scelta tra personalità
di spicco, esperti di temi specifici, innovatori
Finalità: stabilisce il tema principale di cui si parlerà e
di tutti gli interventi che seguiranno.
Pubblico di riferimento: Esperti del tema trattato,
comunità scientifica specializzata, ricercatori, cultori
della materia
Requisiti:
✔ Raggiungibilità
✔ Adeguatezza al tema
✔ Accessibilità
✔ Rappresentatività
✔ Economicità
✔ Completezza delle dotazioni
tecnologiche e di sala
La scelta della location
Fonte: Canale Flickr Istat
▪ Desk di accoglienza per gli ospiti
▪ Tavolo relatori
▪ Tecnologie di sala (videoproiezione,
amplificazione, microfoni, streaming,
rete internet etc.)
▪ Illuminazione e impianto di
condizionamento
▪ Segnaletica
▪ Accesso persone con disabilità
Allestimenti della sala
Importante: fare un sopralluogo!
Fonte: Canale Flickr Istat
• Predisporre una lista di inviti
• La mailing list deve contenere: nome e cognome, Ente, ruolo,
professione (altre informazioni es. indirizzo, città, interessi etc.)
• Può essere utile definire liste o gruppi di destinatari
Individuazione del target di riferimento
Da ricordare: la mailing list va aggiornata!
▪ Hostessing
▪ Catering
▪ Stampa e grafica
▪ Servizi fotografici
▪ Allestimenti
▪ Trasporti
Individuazione dei servizi di supporto
Fonte: Canale Flickr Istat
• Brochure, Roll-up, Banner,
Cartellonistica, Totem, torri,
pannelli auto-portanti etc.
• Importante: creare una veste
grafica coerente con l’evento
I servizi di stampa e grafica
Creare e mantenere
una identità visiva
Fonte: Canale Flickr Istat
▪ Assicurarsi la presenza
di un cineoperatore e/o
di un fotografo
▪ Creazione di un album
fotografico
▪ Condivisione dell’album
sui vari canali
Il servizio
fotografico
Importante: avvisare che ci saranno riprese audio e video
Fonte: Canale Flickr Istat
Il programma illustra in maniera sintetica i contenuti che verranno
affrontati nel corso dei lavori e presenta i nomi dei protagonisti
✔ Layout in linea con la veste grafica dell’evento
✔ Titoli brevi e accattivanti
✔ Controllo dei tempi
Definizione del programma
Importante: controllo e revisione testi
Struttura del programma
▪ Registrazione dei partecipanti (30’)
▪ Saluti di apertura (10’-15’)
▪ Introduzione ai lavori (10’-15’)
▪ Sessioni (45’-90’)
▪ Tavola rotonda (45’-90’)
▪ Interventi (20’)
▪ Dibattito (15’-20’)
▪ Conclusioni (10’-15’)
▪ Chiusura dei lavori
Importanti: le regole del Cerimoniale
I diversi ruoli
▪ L’ospite istituzionale
▪ I vertici delle istituzioni
▪ Il relatore
▪ Il moderatore o il chair
▪ Il discussant
▪ Il testimone privilegiato
Invio degli inviti
▪ Abstract di presentazione
▪ Save the date
▪ Invio inviti almeno 15 gg
prima dell’evento
▪ Raccolta delle adesioni e
risposte ai quesiti
▪ Invio mail di remind
Importante: segreteria organizzativa
▪ Definizione di una immagine coordinata dell’evento: utilizzata anche per tutti i
prodotti di comunicazione e per le attività dei social.
▪ Creazione di una pagina web evento: programma, biografie relatori, abstract di
presentazione, immagini
▪ Creazione di prodotti digitali es. meme/gif animate, video, infografiche ecc.
▪ Servizi video-fotografici: realizzazione di servizi video e fotografici da veicolare sui
vari canali
▪ Azioni social: promozione evento sui canali social ufficiali. Attività di Digital PR
▪ Coordinamento con l’Ufficio stampa: gestione dei rapporti con i giornalisti.
Rassegne stampa tematiche. Stesura note per la stampa.
Le azioni di comunicazione
• Verifica assetto della sala (cavalieri, acqua e cancelleria)
• Verifica funzionamento impianti tecnici e logistici
• Verifica sedute relatori e sedute ospiti di riguardo
• Accoglienza dei relatori
• Accoglienza dei partecipanti
• Assistenza in sala
• Servizi di segreteria
Il giorno dell’evento
Importante: prepararsi alla diretta!
Fonte: Canale Flickr Istat
▪ Analisi dei risultati – partecipazioni
▪ Invio o pubblicazione slide
▪ Pubblicazione delle foto
▪ Invio mail di ringraziamento e questionario di gradimento
Dopo l’evento
Importante: creare una pagina evento sul web
Consigli per la buona riuscita di un evento scientifico
virtuale
Pandemia Covid-19…di necessità virtù
Fonte:
https://www.gayaevents.it/
blog/eventi-virtuali-vs-even
ti-in-presenza-un-concentr
ato-di-opportunita/
Veniamo a noi…
creiamo per gioco un evento scientifico virtuale
▪ Evento virtuale per il progetto ASOC 2019-2020 «Falling Rocks»
realizzato dall’I.S. «V. Almanza» di Pantelleria (TR)
▪ Team vincitore menzione «Valutazione di Impatto»
Organizzare un Evento Virtuale per…
▪ Far conoscere il progetto
▪ Presentare i risultati
▪ Partecipare a manifestazioni nazionali (Festa dell’Europa 9 Maggio 2021)
Evento scientifico virtuale su…
Fonte:
https://opencoesione.gov.it/it/progetti/1si17820/
Falling Rocks: progetto di monitoraggio civico dei ragazzi dell’I.S. «V. Almanza»
Per punti..
▪ Studio «pillole» presenti nel sito di A Scuola
di OpenCoesione introduzione al
monitoraggio civico
▪ Scelta del progetto ASOC
▪ Documentazione da fonti istituzioni, ASOC,
Istat
▪ Attivazione dei profili Google, Twitter,
Facebook, Instagram e del canale Youtube
▪ Ricerca sul campo: interviste dirette a
testimoni privilegiati
▪ Report di ricerca, Infografiche
▪ Elaborato Creativo: Video Fonte (anche pagine successive): Progetto asoc 2021 falling rocks
Falling Rocks: progetto di monitoraggio civico dei ragazzi dell’I.S. «V. Almanza»
Fase Prima evento
TEAM evento virtuale - Responsabile Evento, Assistente tecnico- informatico, Referente grafico, Addetto alla
Regia Evento, Panel Moderatore e Relatori
PIATTAFORMA EVENTO VIRTUALE - Zoom, Google meet, Microsoft Teams, GoToWebinar, Piattaforme private,
streaming fb twitter YouTube, EventPage
ABSTRACT, PROGRAMMA EVENTO - descrizione del progetto in 300 caratteri, programma
PAGINA EVENTO SITO, CANALI SOCIAL - pagina sul sito dell’Istituto e promozione social
LISTA DEGLI INVITI - target: alunni, insegnanti, cittadini, istituzioni, Enti locali
EMAIL DI INVITO - testo e immagine
LANDING PAGE DI REGISTRAZIONE - informazione sull’evento, form registrazione, programma
SESSIONE DI PROVA GENERALE - verifica aspetti tecnici e di connessione, regia, tempistica
ABSTRACT
La ricerca è incentrata sulla ricostruzione dell'iter amministrativo di un progetto di lavori di consolidamento dei
costoni rocciosi sovrastanti le aree di percorribilità pubblica (aree P4, Lago di Venere e Gadir) dell’Isola di
Pantelleria. Lo scopo del progetto è quello di monitorare le azioni realizzate delle autorità comunali ed
informare la cittadinanza sugli stati di avanzamento. Il progetto ha ricevuto un importante riconoscimento: la
menzione speciale di valutazione di impatto dei Progetti «A Scuola di OpenCoesione (ASOC) » nell’anno
scolastico 2019-2020.
In occasione della Festa Dell’Europa, il prossimo 9 Maggio, l’I.S. «V. Almanza» organizza a partire dalle ore 10 un
evento virtuale di presentazione dei principali risultati del progetto Falling Rocks. L’evento virtuale è anche
l’occasione per promuovere sul territorio siciliano la partecipazione degli Istituti Superiori al progetto didattico
ASOC finalizzato a promuovere e sviluppare nelle scuole italiane principi di cittadinanza attiva e consapevole,
attraverso attività di ricerca e monitoraggio civico dei finanziamenti pubblici europei e nazionali.
• Info: https://www.omnicomprensivopantelleria.edu.it/ Programma: Prog.pdf
• Per iscriversi all’evento: https://www.omnicomprensivopantelleria.edu.it/
• seguici su #fallingrocks - fallingrocks_pnl (@FallingrocksP) / Twitter
Falling Rocks: progetto di monitoraggio civico dei ragazzi dell’I.S. «V. Almanza»
Falling Rocks: progetto di monitoraggio civico degli studenti dell’I.S. «V. Almanza»
Programma Evento online
9 Maggio 2020
Ore 10:00 12:00
ISCRIVITI QUI
L’evento on line è moderato dal Dirigente Scolastico
ore 10.00 Apertura dei Lavori: Sindaco (8’) referente ASOC (2’ saluti video registrati)
ore 10.10 Inizio sessione «Partecipare al Progetto ASOC: i soggetti coinvolti si raccontano»
Intervengono:
Presidente del Consiglio Comunale (10’), Assessore dei Lavori Pubblici (10’), Referente Territoriale
Istat (10’)
Ore 11.00 Inizio sessione «l team vincente presenta il progetto Falling Rocks»
Intervengono:
Professori (10’), Studenti della 4° dell’Istituto dell’I.S. «V. Almanza» (20’), Altri Referente progetto
(7’)
Presentazione dell’elaborato creativo Falling Rocks (video 3 minuti)
Ore 11.40 Dibattito
Ore 12.00 Conclusioni a cura del Dirigente scolastico
Falling Rocks: progetto di monitoraggio civico degli studenti dell’I.S. «V. Almanza»
Regia dell’evento
Falling Rocks: il progetto di monitoraggio civico degli studenti dell’I.S. «V. Almanza»
L'evento on line è moderato dal Dirigente Scolastico
Ora inizio
intervento
Ora fine
intervento
Durata
intervento
Affiliazione Ruolo Nome Azione Note di regia
9.30 10.00 30 min
Apertura della speaker room
con la slide di tappo con count down e scritta
"L'incontro inizia tra…"
I relatori si collegano e chiariscono eventuali ultimi
dubbi
10.00 10.01 1 min Dirigente Scolastico Moderatore
Il moderatore saluta i partecipanti ed i relatori,
introduce il Sindaco
inquadrare il
moderatore
10.01 10.09 8 min Sindaco Speaker
Il Sindaco apre i lavori e introduce il video di saluti
del Referente ASOC
inquadrare lo
speaker
10.09 10.10 1 min Referente ASOC video saluti Video saluti Referente ASOC
inquadrare il
moderatore
10.10 10.11 1 min Dirigente Scolastico Moderatore
Il moderatore introduce la sessione "Partecipare al
Progetto ASOC: i soggetti coinvolti si raccontano" e
passa la parola Presidente del consiglio comunale
inquadrare il
moderatore
10.11 10.21 10 min
Presidente del consiglio
comunale
Speaker Intervento del Presidente del consiglio comunale
inquadrare lo
speaker
Falling Rocks: progetto di monitoraggio civico degli studenti dell’I.S. «V. Almanza»
http://www.ascuoladiopencoesione.it/it/node/3049
SCHEDA EVENTO #SAA2020
GRAZIE!
Federica Navarra – navarra@istat.it
Paola Muccitelli – muccitel@istat.it
Con il contributo di Cristina Pezzati e Daniela Lillo
Direzione centrale per la comunicazione, informazione e servizi ai cittadini e agli utenti
Istat

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ASOC2021_Lezione 4 - Organizzare un evento per la presentazione di dati statistici

  • 1. Comunicare e raccontare i dati statistici: piccolo manuale degli eventi Federica Navarra e Paola Muccitelli Direzione centrale per la comunicazione, informazione e servizi ai cittadini e agli utenti Istat 15 Aprile 2021 WEBINAR Lezione 4 Cultura Statistica+ #ASOC2021
  • 2. Organizziamoci un po’… Inizio ore 15.00 Sessione 1: Federica Navarra ci racconta le fasi organizzative di un evento scientifico Sessione 2: Paola Muccitelli ci riporta alcuni consigli per la buona riuscita di un evento scientifico virtuale Domande e Risposte Conclusioni ore 16.30
  • 3. Avvenimento/iniziativa di particolare rilievo che si caratterizza in un incontro di più persone in un momento prestabilito, in uno spazio fisico o virtuale scelto ad hoc, voluto da un’impresa, un ente, un’associazione o da un singolo, indirizzato ad un dato pubblico, di durata limitata nel tempo, finalizzato al raggiungimento di un obiettivo nel rispetto di un budget prefissato. Umberto Collesei, Francesca Checchinato, Marta Dalle Carbonare, Gli eventi. Come progettarli e realizzarli. Franco Angeli Edizioni Una prima definizione di evento
  • 4. ▪ Comunicare ▪ Condividere risultati e buone pratiche ▪ Attivare/consolidare sinergie e partnership ▪ Dare visibilità all’Ente/amministrazione ▪ Accrescere la reputazione Obiettivi di un evento Fonte: Canale Flickr Istat
  • 5. Sergio Cherubini, Simonetta Pattuglia. Comunicare con gli eventi. Riflessioni e casi di eccellenza FrancoAngeli L’evento come esperienza Le parole-chiave che evocano il meccanismo comunicativo sotteso all'evento Fonte: wordclouds.com
  • 6. Le fasi di un evento Dopo raccontare verificare Durante monitorare gestire Prima pianificare organizzare Fonte: Canale Flickr Istat
  • 7. ✔ Pianificazione e programmazione ✔ Scelta del tipo di evento ✔ Scelta della location ✔ Individuazione dei destinatari ✔ Individuazione servizi di supporto ✔ Definizione del programma ✔ Scelta dei relatori ✔ Invio degli inviti Le fasi prima dell’evento Fonte: Shutterstock.com
  • 8. ▪ Condivisione degli obiettivi con il top management ▪ Pianificazione e definizione del budget ▪ Definizione di un piano di comunicazione ▪ Definizione concept dell’evento ▪ Programmazione delle attività (logistica, servizi accessori etc.) ▪ Benchmarking La pianificazione e programmazione BUSINESS PLAN
  • 9. La scelta del tipo di evento ▪ Evento istituzionale ▪ Convegno scientifico ▪ Seminario ▪ Workshop ▪ Giornata di studio ▪ Evento internazionale ▪ Partecipazione fieristica ▪ Conferenza stampa-evento ▪ Keynote speech Fonte: Canale Flickr Istat
  • 10. La scelta del tipo di evento ▪ Evento istituzionale ▪ Convegno scientifico ▪ Seminario ▪ Workshop ▪ Giornata di studio ▪ Evento internazionale ▪ Partecipazione fieristica ▪ Conferenza stampa-evento ▪ Keynote speech Descrizione: Evento a forte valenza istituzionale per l’Ente/amministrazione. Questa iniziativa si caratterizza per una complessità organizzativa, innesca un sensibile interesse nella stampa e in alcuni casi presenta una durata superiore alla singola giornata. La complessità organizzativa è alta. Finalità: Promuovere presso un pubblico ampio il ruolo istituzionale dell’Ente e rafforzare i legami con le Istituzioni e con gli stakeholder Pubblico di riferimento: Istituzioni nazionali e internazionali, Società civile, Comunità scientifica, Scuola, Media, Opinion leader, Imprese, terzo settore.
  • 11. La scelta del tipo di evento ▪ Evento istituzionale ▪ Convegno scientifico ▪ Seminario ▪ Workshop ▪ Giornata di studio ▪ Evento internazionale ▪ Partecipazione fieristica ▪ Conferenza stampa-evento ▪ Keynote speech Descrizione: Presentazione al pubblico di temi, progetti, analisi, risultati di lavori realizzati dall’Istituto, anche in partnership con altri soggetti. Riveste carattere nazionale o internazionale, a seconda dei contenuti e del pubblico di riferimento Finalità: Rafforzare partnership scientifiche. Promuovere il ruolo e l’operato dell’Ente e accrescerne la reputazione Pubblico di riferimento: Istituzioni nazionali e internazionali, comunità scientifica ed esperti del settore, comunità e network potenzialmente interessati
  • 12. La scelta del tipo di evento ▪ Evento istituzionale ▪ Convegno scientifico ▪ Seminario ▪ Workshop ▪ Giornata di studio ▪ Evento internazionale ▪ Partecipazione fieristica ▪ Conferenza stampa-evento ▪ Keynote speech Descrizione: Presentazione di argomenti di rilevanza tecnico-scientifica o specialistica (es. risultati parziali d’indagine, nuovi approcci metodologici, ecc.) per trasmettere informazioni e conoscenze professionali e per sviluppare la condivisione con il pubblico degli addetti ai lavori Finalità: Promuovere l’approfondimento su argomenti specifici e di rilevanza “settoriale” e favorirne l’aggiornamento sullo stato dell’arte. Pubblico di riferimento: Esperti sul tema, comunità scientifica specializzata, ricercatori, cultori della materia
  • 13. La scelta del tipo di evento ▪ Evento istituzionale ▪ Convegno scientifico ▪ Seminario ▪ Workshop ▪ Giornata di studio ▪ Evento internazionale ▪ Partecipazione fieristica ▪ Conferenza stampa-evento ▪ Keynote speech Descrizione: Occasione di confronto e approfondimento tra esperti su lavori e ricerche scientifiche svolte o in atto, progetti internazionali: una sorta di ‘laboratorio’ riservato a un numero ristretto di partecipanti specialisti. Finalità: Favorire lo scambio di esperienze e i punti di vista nell’ambito della comunità scientifica, così da rafforzare collaborazioni e partnership. Approfondimento di un particolare argomento attraverso il confronto ed il lavoro svolto durante il workshop stesso Pubblico di riferimento: Esperti sul tema, comunità scientifica specializzata, ricercatori, cultori della materia
  • 14. La scelta del tipo di evento ▪ Evento istituzionale ▪ Convegno scientifico ▪ Seminario ▪ Workshop ▪ Giornata di studio ▪ Evento internazionale ▪ Partecipazione fieristica ▪ Conferenza stampa-evento ▪ Keynote speech Descrizione: Discussione di documenti o relazioni presentate da esperti dell’Ente o da esterni, nelle quali vengono esposti risultati di ricerche o approfondimenti su temi specifici. Finalità: Favorire lo scambio di esperienze e i punti di vista nell’ambito della comunità scientifica, così da rafforzare collaborazioni e partnership. Stimolare la riflessione su un tema specifico, favorendo l’interazione e il confronto fra esperti della materia Pubblico di riferimento: Esperti del tema trattato, comunità scientifica specializzata, ricercatori, cultori della materia
  • 15. La scelta del tipo di evento ▪ Evento istituzionale ▪ Convegno scientifico ▪ Seminario ▪ Workshop ▪ Giornata di studio ▪ Evento internazionale ▪ Partecipazione fieristica ▪ Conferenza stampa-evento ▪ Keynote speech Descrizione: incontro di esperti impegnati in progetti comunitari/internazionali, finalizzato alla presentazione di relazioni e contributi scientifici relativi alle tematiche oggetto del gruppo e alla condivisione di metodologie e risultati. Di solito è previsto da organismi internazionali Finalità: Favorire lo scambio di esperienze e condivisione di approcci / risultati di lavori o attività Pubblico di riferimento: Membri dei gruppi di lavoro, rappresentanti della comunità scientifica internazionale
  • 16. La scelta del tipo di evento ▪ Evento istituzionale ▪ Convegno scientifico ▪ Seminario ▪ Workshop ▪ Giornata di studio ▪ Evento internazionale ▪ Partecipazione fieristica ▪ Conferenza stampa-evento ▪ Keynote speech Descrizione: Manifestazione attraverso la quale l’Ente presenta le attività svolte, i servizi offerti coerenti al tema della manifestazione. Può prevedere sia l’acquisizione di uno spazio allestito (stand), sia la semplice partecipazione a convegni organizzati nell’ambito della manifestazione, o ad altre iniziative. Finalità: la partecipazione a manifestazioni fieristiche è promossa per ragioni istituzionali e/o scientifiche. Pubblico di riferimento: Partecipanti e ospiti della manifestazione
  • 17. La scelta del tipo di evento ▪ Evento istituzionale ▪ Convegno scientifico ▪ Seminario ▪ Workshop ▪ Giornata di studio ▪ Evento internazionale ▪ Partecipazione fieristica ▪ Conferenza stampa-evento ▪ Keynote speech Descrizione: è finalizzata ad informare l’opinione pubblica su attività o risultati conseguiti dall’ente ed è destinata al pubblico dei giornalisti in quanto tramite con l’opinione pubblica stessa. Finalità: comunicare notizie che espongono in qualche maniera l’Ente al giudizio dei propri utenti e stakeholder o che richiedono un ampio consenso da parte della collettività Pubblico di riferimento: Giornalisti, vertici di amministrazioni, esponenti delle istituzioni
  • 18. La scelta del tipo di evento ▪ Evento istituzionale ▪ Convegno scientifico ▪ Seminario ▪ Workshop ▪ Giornata di studio ▪ Evento internazionale ▪ Partecipazione fieristica ▪ Conferenza stampa-evento ▪ Keynote speech Descrizione: Discorso-chiave di apertura di una serie di altri interventi. Per lo svolgimento dell’evento si deve individuare un keynote speaker, a scelta tra personalità di spicco, esperti di temi specifici, innovatori Finalità: stabilisce il tema principale di cui si parlerà e di tutti gli interventi che seguiranno. Pubblico di riferimento: Esperti del tema trattato, comunità scientifica specializzata, ricercatori, cultori della materia
  • 19. Requisiti: ✔ Raggiungibilità ✔ Adeguatezza al tema ✔ Accessibilità ✔ Rappresentatività ✔ Economicità ✔ Completezza delle dotazioni tecnologiche e di sala La scelta della location Fonte: Canale Flickr Istat
  • 20. ▪ Desk di accoglienza per gli ospiti ▪ Tavolo relatori ▪ Tecnologie di sala (videoproiezione, amplificazione, microfoni, streaming, rete internet etc.) ▪ Illuminazione e impianto di condizionamento ▪ Segnaletica ▪ Accesso persone con disabilità Allestimenti della sala Importante: fare un sopralluogo! Fonte: Canale Flickr Istat
  • 21. • Predisporre una lista di inviti • La mailing list deve contenere: nome e cognome, Ente, ruolo, professione (altre informazioni es. indirizzo, città, interessi etc.) • Può essere utile definire liste o gruppi di destinatari Individuazione del target di riferimento Da ricordare: la mailing list va aggiornata!
  • 22. ▪ Hostessing ▪ Catering ▪ Stampa e grafica ▪ Servizi fotografici ▪ Allestimenti ▪ Trasporti Individuazione dei servizi di supporto Fonte: Canale Flickr Istat
  • 23. • Brochure, Roll-up, Banner, Cartellonistica, Totem, torri, pannelli auto-portanti etc. • Importante: creare una veste grafica coerente con l’evento I servizi di stampa e grafica Creare e mantenere una identità visiva Fonte: Canale Flickr Istat
  • 24. ▪ Assicurarsi la presenza di un cineoperatore e/o di un fotografo ▪ Creazione di un album fotografico ▪ Condivisione dell’album sui vari canali Il servizio fotografico Importante: avvisare che ci saranno riprese audio e video Fonte: Canale Flickr Istat
  • 25. Il programma illustra in maniera sintetica i contenuti che verranno affrontati nel corso dei lavori e presenta i nomi dei protagonisti ✔ Layout in linea con la veste grafica dell’evento ✔ Titoli brevi e accattivanti ✔ Controllo dei tempi Definizione del programma Importante: controllo e revisione testi
  • 26. Struttura del programma ▪ Registrazione dei partecipanti (30’) ▪ Saluti di apertura (10’-15’) ▪ Introduzione ai lavori (10’-15’) ▪ Sessioni (45’-90’) ▪ Tavola rotonda (45’-90’) ▪ Interventi (20’) ▪ Dibattito (15’-20’) ▪ Conclusioni (10’-15’) ▪ Chiusura dei lavori
  • 27. Importanti: le regole del Cerimoniale I diversi ruoli ▪ L’ospite istituzionale ▪ I vertici delle istituzioni ▪ Il relatore ▪ Il moderatore o il chair ▪ Il discussant ▪ Il testimone privilegiato
  • 28. Invio degli inviti ▪ Abstract di presentazione ▪ Save the date ▪ Invio inviti almeno 15 gg prima dell’evento ▪ Raccolta delle adesioni e risposte ai quesiti ▪ Invio mail di remind Importante: segreteria organizzativa
  • 29. ▪ Definizione di una immagine coordinata dell’evento: utilizzata anche per tutti i prodotti di comunicazione e per le attività dei social. ▪ Creazione di una pagina web evento: programma, biografie relatori, abstract di presentazione, immagini ▪ Creazione di prodotti digitali es. meme/gif animate, video, infografiche ecc. ▪ Servizi video-fotografici: realizzazione di servizi video e fotografici da veicolare sui vari canali ▪ Azioni social: promozione evento sui canali social ufficiali. Attività di Digital PR ▪ Coordinamento con l’Ufficio stampa: gestione dei rapporti con i giornalisti. Rassegne stampa tematiche. Stesura note per la stampa. Le azioni di comunicazione
  • 30. • Verifica assetto della sala (cavalieri, acqua e cancelleria) • Verifica funzionamento impianti tecnici e logistici • Verifica sedute relatori e sedute ospiti di riguardo • Accoglienza dei relatori • Accoglienza dei partecipanti • Assistenza in sala • Servizi di segreteria Il giorno dell’evento Importante: prepararsi alla diretta! Fonte: Canale Flickr Istat
  • 31. ▪ Analisi dei risultati – partecipazioni ▪ Invio o pubblicazione slide ▪ Pubblicazione delle foto ▪ Invio mail di ringraziamento e questionario di gradimento Dopo l’evento Importante: creare una pagina evento sul web
  • 32. Consigli per la buona riuscita di un evento scientifico virtuale Pandemia Covid-19…di necessità virtù Fonte: https://www.gayaevents.it/ blog/eventi-virtuali-vs-even ti-in-presenza-un-concentr ato-di-opportunita/
  • 33. Veniamo a noi… creiamo per gioco un evento scientifico virtuale ▪ Evento virtuale per il progetto ASOC 2019-2020 «Falling Rocks» realizzato dall’I.S. «V. Almanza» di Pantelleria (TR) ▪ Team vincitore menzione «Valutazione di Impatto» Organizzare un Evento Virtuale per… ▪ Far conoscere il progetto ▪ Presentare i risultati ▪ Partecipare a manifestazioni nazionali (Festa dell’Europa 9 Maggio 2021)
  • 34. Evento scientifico virtuale su… Fonte: https://opencoesione.gov.it/it/progetti/1si17820/
  • 35. Falling Rocks: progetto di monitoraggio civico dei ragazzi dell’I.S. «V. Almanza» Per punti.. ▪ Studio «pillole» presenti nel sito di A Scuola di OpenCoesione introduzione al monitoraggio civico ▪ Scelta del progetto ASOC ▪ Documentazione da fonti istituzioni, ASOC, Istat ▪ Attivazione dei profili Google, Twitter, Facebook, Instagram e del canale Youtube ▪ Ricerca sul campo: interviste dirette a testimoni privilegiati ▪ Report di ricerca, Infografiche ▪ Elaborato Creativo: Video Fonte (anche pagine successive): Progetto asoc 2021 falling rocks
  • 36. Falling Rocks: progetto di monitoraggio civico dei ragazzi dell’I.S. «V. Almanza» Fase Prima evento TEAM evento virtuale - Responsabile Evento, Assistente tecnico- informatico, Referente grafico, Addetto alla Regia Evento, Panel Moderatore e Relatori PIATTAFORMA EVENTO VIRTUALE - Zoom, Google meet, Microsoft Teams, GoToWebinar, Piattaforme private, streaming fb twitter YouTube, EventPage ABSTRACT, PROGRAMMA EVENTO - descrizione del progetto in 300 caratteri, programma PAGINA EVENTO SITO, CANALI SOCIAL - pagina sul sito dell’Istituto e promozione social LISTA DEGLI INVITI - target: alunni, insegnanti, cittadini, istituzioni, Enti locali EMAIL DI INVITO - testo e immagine LANDING PAGE DI REGISTRAZIONE - informazione sull’evento, form registrazione, programma SESSIONE DI PROVA GENERALE - verifica aspetti tecnici e di connessione, regia, tempistica
  • 37. ABSTRACT La ricerca è incentrata sulla ricostruzione dell'iter amministrativo di un progetto di lavori di consolidamento dei costoni rocciosi sovrastanti le aree di percorribilità pubblica (aree P4, Lago di Venere e Gadir) dell’Isola di Pantelleria. Lo scopo del progetto è quello di monitorare le azioni realizzate delle autorità comunali ed informare la cittadinanza sugli stati di avanzamento. Il progetto ha ricevuto un importante riconoscimento: la menzione speciale di valutazione di impatto dei Progetti «A Scuola di OpenCoesione (ASOC) » nell’anno scolastico 2019-2020. In occasione della Festa Dell’Europa, il prossimo 9 Maggio, l’I.S. «V. Almanza» organizza a partire dalle ore 10 un evento virtuale di presentazione dei principali risultati del progetto Falling Rocks. L’evento virtuale è anche l’occasione per promuovere sul territorio siciliano la partecipazione degli Istituti Superiori al progetto didattico ASOC finalizzato a promuovere e sviluppare nelle scuole italiane principi di cittadinanza attiva e consapevole, attraverso attività di ricerca e monitoraggio civico dei finanziamenti pubblici europei e nazionali. • Info: https://www.omnicomprensivopantelleria.edu.it/ Programma: Prog.pdf • Per iscriversi all’evento: https://www.omnicomprensivopantelleria.edu.it/ • seguici su #fallingrocks - fallingrocks_pnl (@FallingrocksP) / Twitter Falling Rocks: progetto di monitoraggio civico dei ragazzi dell’I.S. «V. Almanza»
  • 38. Falling Rocks: progetto di monitoraggio civico degli studenti dell’I.S. «V. Almanza» Programma Evento online 9 Maggio 2020 Ore 10:00 12:00 ISCRIVITI QUI L’evento on line è moderato dal Dirigente Scolastico ore 10.00 Apertura dei Lavori: Sindaco (8’) referente ASOC (2’ saluti video registrati) ore 10.10 Inizio sessione «Partecipare al Progetto ASOC: i soggetti coinvolti si raccontano» Intervengono: Presidente del Consiglio Comunale (10’), Assessore dei Lavori Pubblici (10’), Referente Territoriale Istat (10’) Ore 11.00 Inizio sessione «l team vincente presenta il progetto Falling Rocks» Intervengono: Professori (10’), Studenti della 4° dell’Istituto dell’I.S. «V. Almanza» (20’), Altri Referente progetto (7’) Presentazione dell’elaborato creativo Falling Rocks (video 3 minuti) Ore 11.40 Dibattito Ore 12.00 Conclusioni a cura del Dirigente scolastico
  • 39. Falling Rocks: progetto di monitoraggio civico degli studenti dell’I.S. «V. Almanza» Regia dell’evento Falling Rocks: il progetto di monitoraggio civico degli studenti dell’I.S. «V. Almanza» L'evento on line è moderato dal Dirigente Scolastico Ora inizio intervento Ora fine intervento Durata intervento Affiliazione Ruolo Nome Azione Note di regia 9.30 10.00 30 min Apertura della speaker room con la slide di tappo con count down e scritta "L'incontro inizia tra…" I relatori si collegano e chiariscono eventuali ultimi dubbi 10.00 10.01 1 min Dirigente Scolastico Moderatore Il moderatore saluta i partecipanti ed i relatori, introduce il Sindaco inquadrare il moderatore 10.01 10.09 8 min Sindaco Speaker Il Sindaco apre i lavori e introduce il video di saluti del Referente ASOC inquadrare lo speaker 10.09 10.10 1 min Referente ASOC video saluti Video saluti Referente ASOC inquadrare il moderatore 10.10 10.11 1 min Dirigente Scolastico Moderatore Il moderatore introduce la sessione "Partecipare al Progetto ASOC: i soggetti coinvolti si raccontano" e passa la parola Presidente del consiglio comunale inquadrare il moderatore 10.11 10.21 10 min Presidente del consiglio comunale Speaker Intervento del Presidente del consiglio comunale inquadrare lo speaker
  • 40. Falling Rocks: progetto di monitoraggio civico degli studenti dell’I.S. «V. Almanza» http://www.ascuoladiopencoesione.it/it/node/3049 SCHEDA EVENTO #SAA2020
  • 41. GRAZIE! Federica Navarra – navarra@istat.it Paola Muccitelli – muccitel@istat.it Con il contributo di Cristina Pezzati e Daniela Lillo Direzione centrale per la comunicazione, informazione e servizi ai cittadini e agli utenti Istat