Respaldo y recuperacion de informacion

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Respaldo y recuperacion de informacion

  1. 1. Introducción a la Computación Computación aplicada a Contabilidad, Administración y Economía RESPALDO Y RECUPERACIÓN DE DATOS RESPALDO Y RECUPERACION DE DATOS Simón Mario Tener Nelson Pequeño 1 Julio 20001Los autores agradecen los útiles aportes de Carlos Moirano y Leonardo Sena. 1
  2. 2. Introducción a la Computación Computación aplicada a Contabilidad, Administración y Economía RESPALDO Y RECUPERACIÓN DE DATOSIndicePROPÓSITO..........................................................................................................................3INTRODUCCIÓN .................................................................................................................3 El por qué de los respaldos ................................................................................................3 Los datos como activo........................................................................................................4CONCEPTO DE RESPALDO Y DE RECUPERACIÓN.....................................................6 Qué es respaldo ..................................................................................................................6 Qué es recuperación ...........................................................................................................6 Respaldos en sistemas que operan en tiempo real .............................................................7PROCEDIMIENTOS DE RESPALDO Y RECUPERACIÓN .............................................7 Aspectos a considerar.........................................................................................................7 Plan de respaldo .................................................................................................................8 Cuáles datos se deben incluir .............................................................................................8 Medios de soporte a utilizar ...............................................................................................8 Tipos de respaldos..............................................................................................................9 Modalidad de copia ..........................................................................................................10 Cuándo realizarlo .............................................................................................................12 Periodicidad .....................................................................................................................12 Herramientas a utilizar .....................................................................................................12 Dónde guardarlos - distancia y accesibilidad...................................................................13 Quienes realizan y manejan los respaldos........................................................................13 Verificación del respaldo .................................................................................................13 Registro ............................................................................................................................14 Consejos para hacer los respaldos y las recuperaciones ..................................................14 Instalaciones grandes .......................................................................................................14SISTEMAS TOLERANTES A FALLAS EN RED DE COMPUTADORAS....................15 Discos espejados ..............................................................................................................15 Servidor duplicado ...........................................................................................................15 Sistemas de discos tolerante a fallos ................................................................................15 Otros sistemas de autorespaldo ........................................................................................16PLANES DE CONTINGENCIA .........................................................................................16 2
  3. 3. Introducción a la Computación Computación aplicada a Contabilidad, Administración y Economía RESPALDO Y RECUPERACIÓN DE DATOSPROPÓSITO El propósito de este texto es destacar la importancia que tiene el salvaguardar los datosalmacenados en una computadora (de cualquier porte), para evitar se interrumpa elprocesamiento, tanto en forma temporal como permanente. Además, en caso de ser necesario,que el esfuerzo de recuperación sea el mínimo necesario. Por lo tanto, es imprescindible adquirirel hábito de respaldar los datos, de forma apropiada según cada sistema, usuario e instalación.INTRODUCCIÓN El texto está dirigido a todo usuario de computación (doméstico o empresarial) y de todotipo de equipamiento informático (micros, minis, etc.), para cualquier tipo de procesamiento dedatos, tanto para quien hace procesamiento de textos, generación de gráficas, utilización deplanilla electrónica, ya sea en forma ocasional o habitual, como el que opera un sistema decontabilidad, de facturación, etc. Se presenta el tema de respaldo y recuperación de datos en computadora de maneraconceptual y sencilla. El objetivo es que el lector tome conciencia de la necesidad e importanciade cumplir con los respaldos, en la forma y frecuencia que correspondan a la aplicación encomputadora que utiliza. Se destaca la importancia de estos procesos, lo cual debe inducir allector a asegurarse que sus datos estén correctamente respaldados. Existen muy pocos textos de computación que tratan el tema de respaldo y recuperaciónde datos, a pesar de su importancia. Inclusive, los textos dedicados al tratamiento de datos y dearchivos tampoco lo presentan. Por lo tanto, el presente texto pretende complementarlos con lasnociones fundamentales.El por qué de los respaldos Día a día, en todos los órdenes de actividad, es mayor la dependencia del hombre a lacomputadora. Cada vez se almacenan más datos en ellas, de las más variadas aplicaciones ytoda vez que se requiere obtener información, se accede a la computadora para lograr larespuesta exacta, completa y oportuna. Gracias a los avances de la tecnología se dispone actualmente de máquinas muyconfiables, con muy bajo índice de fallas. Sin embargo, la computadora puede romperse, el discopuede averiarse. Puede haber errores de operación, propios o de terceros. Los accidentes puedenser intencionales. Asimismo, los virus informáticos pueden causar pérdidas importantes de datos. El tema de protección de los datos en una computadora es preocupación de muchaspersonas, y ocupación de otras (empresas de seguros, especialistas en detección de virus,asesorías y auditorías informáticas, etc.). Este tema tiene tantos años como la existencia de lacomputadora. Sin embargo, los dramas por pérdida y alteración de datos son cada vez másfrecuentes. Se pierden cantidades importantísimas de horas de trabajo y de dinero para recuperarlos datos perdidos. Hay situaciones en las que la recuperación es imposible! La mayoría de las pérdidas de datos son evitables. Los difundidos reingreso de datos,recomposiciones de archivos, etc., no son necesarios si se hubieran seguido regularmente simplesy breves procedimientos. Todo lo que se insista sobre respaldo de datos será insuficiente, hasta que, en general porexperiencia propia, se sufra el esfuerzo de recuperar los datos perdidos. Ahí se comprende lo 3
  4. 4. Introducción a la Computación Computación aplicada a Contabilidad, Administración y Economía RESPALDO Y RECUPERACIÓN DE DATOSbarato que es hacer correctamente los respaldos periódicos de datos. Con una recuperación delúltimo respaldo se restituye el estado de los datos y se prosigue normalmente, como si nadahubiera ocurrido. No se trata de disponer de equipamiento infalible, lo cual es prácticamente imposible (Leyde Murphy: si algo puede fallar, seguro que fallará). Lo importante es tomar todas lasprecauciones necesarias para reducir al mínimo los riesgos. Hoy en día, lo importante es el valor de los datos. El costo de una computadora es cadavez menor. Por el contrario, el costo de los datos es cada vez mayor. Inclusive, en la mayoría delas aplicaciones, resulta difícil calcular el costo de cada dato. Existen costos computables (porejemplo, el tiempo de ingreso) y otros que no lo son, tales como los costos indirectos (por ejemplo,los efectos del dato en todo el sistema).Los datos como activo Para comprender la importancia que tienen los datos para una empresa o una institución,deberían ser considerados como parte del activo. Es decir, son un bien, con un cierto valor unadeterminada vida útil, con una cuota de amortización. Inclusive podría haber revalorización (elvalor del bien aumenta). Los datos deberían intervenir en la determinación de las pérdidas y lasganancias de la empresa. Los datos tienen un costo de obtención y un costo de elaboración: tiempo (digitación) y lacircunstancia en que se introducen en el computadora. Por ejemplo, puede ser por lote, como enlos cheques por clearing o bien puede ser en tiempo real, como en un sistema automatizado defacturación de venta de artículos contra público. El tiempo se puede valorizar en función del costode la mano de obra de las personas que intervienen para su obtención: digitadores,administrativos, operarios en tiempo real, etc. La circunstancia en que se generan los datos tiene un costo también. En ciertassituaciones es factible calcular su costo y en otras puede resultar difícil de ponderar, y más aúnimposible de reponer Por ejemplo, si los datos se generan como resultado de un balance de lasexistencias en un depósito, se puede calcular el tiempo que insume el conteo y los recursoshumanos y materiales que requiere. Otro ejemplo son los datos seriados, es decir, a lo largo deltiempo, sobre cierto evento (cantidad de elementos elaborados de un producto mes a mes) parahacer pronósticos y previsiones. La pérdida de estos datos puede ser repuesta si existe algunacopia de los mismos, ya sea en forma directa o a través de reingreso. Otra posibilidad es queestos datos seriados son de pacientes bajo tratamiento médico (diálisis, centro intensivo, etc.) encuyo caso, la pérdida de los datos puede afectar seriamente la atención de salud. Lo mismo seaplica a otros sistemas de control, principalmente en tiempo real, como ser control de tráficoaéreo, control de semáforos en ciudades, control de red de subterráneas, etc. Al igual que los bienes, los datos tienen una vida útil determinada. Aquí correspondedistinguir entre el dato en sí y su significado en el sistema en que se lo utiliza. Son dos aspectosmuy diferentes. Cada dato tiene sus características propias, en relación con el caso a que corresponda.Es decir, en función de las entidades establecidas, cada una de ellas tiene sus atributos. Lasentidades pueden ser personas y uno de sus atributos es el nombre. Las entidades pueden serfacturas de venta a crédito, y uno de sus atributos el nombre del cliente. El dato ‘nombre” tienediferente significación en los dos ejemplos. En el primer caso, resulta ser un elemento fundamentalde identificación, y en el segundo es un elemento complementario. Un dato puede ser permanenteo variable, único o múltiple, cuantitativo, cualitativo, de referencia o de identificación, etc. Por otra parte, en cada sistema de información, cada dato tiene una finalidaddeterminada. Es posible, que un mismo dato tenga diferente trascendencia en varios sistemas, lo 4
  5. 5. Introducción a la Computación Computación aplicada a Contabilidad, Administración y Economía RESPALDO Y RECUPERACIÓN DE DATOScual determina valoración discriminada, con diferente vida útil. Algunos datos tienen valor permanente, tal como los nombres y las fecha de nacimientode las personas. Otros datos tienen validez acotada, como por ejemplo, el valor de la tase decambio. También es de valor temporal el monto de un cheque presentado para su cobro enventanilla. Por ejemplo, el nombre de un persona, en un sistema de registro civil, es fundamental,con vida útil permanente. El mismo dato en una encuesta de consumo de productos es temporal,e inclusive no relevante. A su vez, el nombre de la persona en un sistema de ventas a crédito,transcurrido un plazo razonable desde la última cancelación de deuda, caduca. Existen empresas de servicio, para los cuales es más importante las bases de datos queposeen que sus bienes muebles. Sin la información no pueden operar. Por ejemplo, sin mobiliarioigual pueden operar: arriendan una oficina pronta para usar. Las empresas proveedoras detarjetas de crédito y las de clearing de informes, son ejemplos de organizaciones donde el bancode datos es el núcleo de su actividad. La información forma parte del conjunto de bienes inmateriales. A efectos de asignarlevalor, tal como se requiere en la elaboración del inventario, a efectos de determinar el patrimonio,surge el problema de cuánto vale cada dato. Ello es, en general, sumamente difícil y por un ladose debe aplicar sentido común y por otro contar con el apoyo de especialistas al respecto. La valorización establecida puede ser superior o inferior a la real, y puede ser corregida.Hay que tener presente la relatividad de la valorización. Inclusive, la determinación de plazo devida útil (que conduce a la cuota de amortización) de cada tipo de dato, se establece sobre la basede criterios muy variables. El aspecto más positivo de considerar a los datos, como parte del activo de unaorganización, es la evaluación de la importancia de cada dato, al establecer su valorización. Esdecir, se pasa a tener conocimiento de cuánto vale (o cuánto cuesta) cada ítem. Se puede obteneruna lista ordenada de datos según su valor. Este análisis de los datos que se procesan, puedellegar a servir también para suprimir el manejo de ciertos datos que no resultan de utilidad, con locual se puede economizar, a la vez de contar con un sistema de procesamiento más eficiente. Por lo tanto, el análisis de los datos como parte del activo, tiene importancia para el nivelgerencial, de poder evaluar cada dato en cuanto a su costo y su trascendencia en la organización. A partir de este análisis económico se podrán establecer los procedimientos desalvaguarda adecuados para cada grupo de datos, sobre la base de un estudio de costo beneficio. Al tratar el tema de respaldo y recuperación de datos, se debe considerar: ¿cuál es eltiempo y el costo de regenerar los datos, en relación al esfuerzo de volver al estado original de losdatos? Siguen dos ejemplos para clarificar los conceptos vertidos.Ejemplo 1 El ingreso de datos insume 6 horas y el respaldo de dichos datos insume 15 minutos. Queda plenamente justificado hacer el respaldo, inclusive con mayor frecuencia (2 veces por día), ya que con sólo dedicar 15 minutos se protege la eventual pérdida de 360 minutos. Relación: 4 % del tiempo es requerido para respaldo. Si se lo hace dos veces por día, 15 cada 3 horas, la relación es 8 %, lo cual es igualmente bueno. 5
  6. 6. Introducción a la Computación Computación aplicada a Contabilidad, Administración y Economía RESPALDO Y RECUPERACIÓN DE DATOSEjemplo 2 Cada 5 transacciones, que insume del orden de 10’, se requiere hacer el respaldo, que insume 3’. La relación es 30 %. Es decir, de cada hora de trabajo, 20’ están dedicados a respaldo. Esta situación no parece ser razonable. Efectivamente, parecería que hacer el respaldo es muy costoso. Sin embargo, se debe tener presente que hay aplicaciones, especialmente en tiempo real, en que se actualizan archivos de manera aleatoria, en cuyos casos la salvaguarda de los datos es crítica y no se puede interrumpir la operativa. En estos casos, igualmente deben hacerse los respaldos. Se deberán establecer la forma, la frecuencia y el momento más adecuados.CONCEPTO DE RESPALDO Y DE RECUPERACIÓN El tema de respaldo y recuperación de información, trata del esfuerzo necesario paraasegurar la continuidad del procesamiento de los datos, con la mínima dificultad posible ante unaeventual alteración no deseada de los mismos. Para determinar cuándo hacer un respaldo, pensar de la siguiente manera: hacer unacopia de respaldo justo antes del momento en que regenerar los datos ocasione mayor esfuerzoque hacer el respaldo.Qué es respaldo Respaldo es la obtención de una copia de los datos en otro medio magnético, de tal modoque a partir de dicha copia es posible restaurar el sistema al momento de haber realizado elrespaldo. Por lo tanto, los respaldos deben hacerse con regularidad, con la frecuenciapreestablecida y de la manera indicada, a efectos de hacerlos correctamente. Es fundamental hacer bien los respaldos. De nada sirven respaldos mal hechos (porejemplo, incompletos). En realidad, es peor disponer de respaldos no confiables que carecertotalmente de ellos! Suele ocurrir que la realización de respaldos es una tarea relegada a un plano secundario,cuando en realidad la continuidad de una aplicación depende de los mismos. Los respaldos sontan importantes como lo es el correcto ingreso de datos.Qué es recuperación La recuperación es la tarea que se lleva a cabo cuando es necesario volver al estado dela aplicación al momento del último respaldo. A partir de los datos de la última copia realizada, sehace una copia en sentido inverso, recuperando la aplicación. Todas las transacciones ocurridas después del último respaldo se han perdido. Losmovimientos ocurridos entre el momento al último respaldo y el momento en que se detecta lanecesidad de la recuperación deben ser reconstruidos “a mano”. La recuperación es una tarea eventual. Sólo se hace si se han perdido datos, en magnitudtal que justifique utilizar el respaldo. Puede hacerse en forma parcial, por ejemplo, un solo archivoo completo. Si se hace una recuperación parcial, debe asegurarse que no se altere la integridad de losdatos, como ser que los archivos queden en diferente estado de actualización respecto al tiempo. 6
  7. 7. Introducción a la Computación Computación aplicada a Contabilidad, Administración y Economía RESPALDO Y RECUPERACIÓN DE DATOS En la situación óptima, la recuperación nunca tiene que hacerse. Por otra parte, lanecesidad de la recuperación suele surgir cuando menos se lo desea (en sobrecarga de trabajo,con tensión, con plazos de entrega excedidos, etc.), a lo cual se agrega el no saber cómo se hacela recuperación, por no haberlo hecho nunca antes. Por lo tanto, es recomendable que, al menosuna vez por año, se lleve a cabo una recuperación, real o simulada.Respaldos en sistemas que operan en tiempo real Hoy en día, cada vez más los sistemas informáticos operan en tiempo real, contra público,sin posibilidad de interrupción o de demoras. Entonces el procedimiento de respaldo para estossistemas debe ser tal que opere “en caliente”, con el sistema en marcha. Además, el ejecución delrespaldo no debe afectar la performance global, por ejemplo, debido a enlentecimiento. Estoquiere decir que las copias de archivos deben hacerse mientas están abiertos (en uso) y sin que elproceso de copia frene la operativa en los demás puestos de trabajo. Si se emplea una base de datos, el propio sistema administrador de la base de datos, elDBMS, incluye rutinas de respaldo de la misma,PROCEDIMIENTOS DE RESPALDO Y RECUPERACIÓN A continuación se tratan los aspectos a considerar al definir el tipo de respaldo a llevar acabo: el plan de respaldo, cuáles datos se deben incluir, medios de soporte a utilizar, cuáles sonlos posibles tipos de respaldos, cuándo realizarlos, periodicidad, herramientas a utilizar, dóndeguardarlos, quienes realizan y manejan los respaldos, su verificación y registro. Todos estospuntos tienen que estar presentes al establecer el procedimiento de respaldo (y sucorrespondiente recuperación en caso necesario), de los datos que se procesan, cualesquiera queellos sean.Aspectos a considerar Dado que las aplicaciones (sistemas) tienen características inherentes, para cadaaplicación corresponde un método apropiado de respaldo / recuperación de datos.Preferentemente, debe ser establecido por quienes desarrollan la aplicación, que son los quesaben cuáles datos es necesario respaldar, la mejor manera de hacerlo, etc. y cómo hacer lacorrespondiente recuperación. Hay que tener en cuenta las características propias del usuario ycuál es la instalación en que funciona el sistema. Es decir, qué computadora, dónde estáinstalada, etc. Incluye el área física (por ejemplo: ambiente aislado o transitado, acondicionamientotérmico, nivel de ruido, etc.). Algunos de los aspectos a considerar se presentan a continuación. La lista no es taxativay el orden de cada aspecto no es relevante, siendo cada aspecto de propósito limitado en formaindividual. Un adecuado método de respaldo/recuperación debe tener en cuenta todos losaspectos en conjunto, como ser:- Plan de respaldo - Quienes los manejan- Cuáles datos se deben incluir - Verificación del respaldo- Tipos de respaldos - Registro- Cantidad de copias a realizar - Cuándo hacerlo- Modalidad de copia - El respaldo completo del disco- Dónde guardarlas - Soporte físico a utilizar para el respaldo 7
  8. 8. Introducción a la Computación Computación aplicada a Contabilidad, Administración y Economía RESPALDO Y RECUPERACIÓN DE DATOSPlan de respaldo Los procedimientos de respaldo y recuperación desarrollado deben formar parte de un plande respaldo y recuperación, el cual debe ser documentado y comunicado a todas las personasinvolucradas. Dado que, a lo largo del tiempo, varias características que se consideran paradesarrollar este plan sufren cambios (software utilizado, soporte, etc.), el plan debe ser revisado, yde ser necesario modificado de manera periódica. El plan debe contener todos los ítems detallados a continuación y cualquier otro que mejore larealización del trabajo o clarifique la tarea.Cuáles datos se deben incluir Cada aplicación maneja un conjunto muy variado de datos, algunos estáticos, otrosdinámicos. Hay datos base, a partir de los cuales se generan datos resultantes (información). Aldefinir el respaldo, se establece si se copian todos los archivos o parte de ellos. Entra enconsideración si la copia incluye los propios programas de la aplicación. La decisión final setomará sobre la base de la criticidad de los datos y el valor de los mismos.Medios de soporte a utilizar Los medios a utilizar dependerán del tipo de computadora (micro. Main frame, etc),cantidad de información a almacenar, tiempo disponible para realizar el respaldo, costos yobviamente de la tecnología disponible al momento. Actualmente se cuenta con una variedad muy amplia de soportes disponibles y a costosmuy bajos, sobre todo al nivel de micro computadoras. A nivel mainframe las posibilidades seacotan. Las características principales a considerar de cada opción será la capacidad dealmacenamiento, medida en Mg o Gb, y la velocidad de transferencia de datos (cantidad de datospor segundo que es posible grabar), medida en Kb/s. Los soportes magnéticos son los másdifundidos; también los hay ópticos. Las opciones más comunes son (en orden descendente por capacidad dealmacenamiento promedio): − Discos duros − Cintas (4mm, 8mm, QIC) − Cartuchos (alta densidad, micro) − CD ROM − Zip drive − Tarjetas PCM-CIA − Diskette Existe la posibilidad de realizar respaldo en medios pertenecientes a terceras partes. Hoydía, varias empresas ofrecen a través de Internet un servicio de respaldo. El mismo se realiza enlos equipos de estas empresas transfiriendo los datos a través de la Internet. Notar que esteservicio es útil si tenemos una conexión con un buen ancho de banda y una cantidad de datospequeña o mediana. Hay que tener presente el problema de la privacidad de nuestros datos 2(tanto durante la transmisión como en el almacenamiento)2 Las siguientes son algunos de los sitios que ofrecen este servicio:http://www.ultrabac.com/http://www.datarecovery.demon.co.uk/http://www.evault.com/http://www.ora.com/catalog/unixbrhttp://www.unitrends.com/ 8
  9. 9. Introducción a la Computación Computación aplicada a Contabilidad, Administración y Economía RESPALDO Y RECUPERACIÓN DE DATOSTipos de respaldos Existen diferentes tipos de respaldos posibles, que se pueden complementar entre sí,como ser:♦ Respaldos globales (full back-up): Se realiza un respaldo total del disco, se respalda la totalidad de las bases de datos y la totalidad de las operaciones que se mantienen en línea (on–line). Si se realiza diariamente, ante cualquier problema solamente se debe recuperar el respaldo del día anterior.♦ Respaldos parciales: Se respalda sólo una parte de la información (solamente una aplicación, una plataforma, los datos críticos o las bases nuevas, etc.) Como se ve, existen varios criterios para optar qué parte respaldar. Las consideraciones realizadas para el respaldo global valen aquí solamente para las partes respaldadas.♦ Respaldos incrementales: Se combina con respaldos globales o parciales. Se respalda solamente las modificaciones que han ocurrido desde el último respaldo. Para realizar una recuperación se debe adicionar al último respaldo global todos los respaldos incrementales sucesivos. Es un procedimiento de respaldo ágil y que ocupa poco espacio. El procedimiento de recuperación es complejo.♦ Respaldos diferenciales: Similar al anterior. Se respalda las modificaciones que han ocurrido desde el último respaldo global o parcial. Para realizar una recuperación se debe adicionar al último respaldo global solamente el último respaldo diferencial. Es un procedimiento de respaldo relativamente ágil y que ocupa poco espacio, con un procedimiento de recuperación de sólo dos etapas.♦ Respaldos simultáneos: se realiza una copia exactamente igual al mismo tiempo de todos los datos procesados, por ejemplo cuando el sistema de discos espejados es utilizado. Recuperar los datos es simplemente direccionarse a otra unidad de disco. Todos los tipos de respaldo tienen sus ventajas y sus desventajas. El respaldo global es el más seguro ya que se tiene la totalidad de los datos, pero tambiénes el que insume mayor cantidad de tiempo y capacidad del soporte magnético. El respaldo incremental es el más rápido, pero tiene una cantidad de información limitadaa un período de tiempo. Para recuperar un sistema determinado o el disco completo, se debepartir del último respaldo parcial o completo y cargar en secuencia cada uno de los respaldosincrementales. En general, se suele hacer un respaldo completo una vez por semana y para cadadía de la semana se hace el incremental. Respecto al parcial, insume menos tiempo que el global (y puede llevar menos tiempo queel incremental), pero se está limitado a cierto tipo de información. Se suele hacer respaldosglobales con menor frecuencia que los parciales. Por ejemplo, una vez por semana se puedehacer respaldo parcial por aplicación (combinado con los incrementales o diferenciales, en formahttp://www.dpec.com/catalog/orcc07.htmhttp://softseek.zdnet.com/Utilities/Backing_Up/Review2_30138_index.htmlhttp://www.cbtsys.com/catalog/curicula/courses/or7mt/or7mt.htmhttp://www.4datarecovery.com/ 9
  10. 10. Introducción a la Computación Computación aplicada a Contabilidad, Administración y Economía RESPALDO Y RECUPERACIÓN DE DATOSdiaria) y una vez por mes se hace un respaldo completo del, o los, discos. Por ultimo, el respaldo simultaneo es el más rápido y tiene la totalidad de la informaciónactualizada, sin embargo interfiere con el procesamiento de los datos y los datos se encuentran enel mismo lugar físico que los datos origen. Generalmente los diferentes tipos de respaldo son utilizados en forma complementaria.Para definir el tipo o tipos de respaldo a utilizar se deben tener en cuenta la criticidad de los datos,capacidad de almacenamiento, tiempo disponible para realizarlos y tiempo necesario pararecuperarlos. Siguen a continuación unos ejemplos. a) S el procesamiento de datos es una tarea críticase optará por un respaldo simultaneo (para no perder tiempo en realizar recuperaciones en formamanual) y se lo complementará con respaldos en otro soporte (removible) empleando cualquierade los otros tipos de respaldo. b) Suponer que se quiere realizar un respaldo global los fines desemana y para ahorrar tiempo y recursos se hacen respaldos incrementales durante los día de lasemana. Entonces, en caso de tener un problema el día miércoles, se deberá recuperar elrespaldo global del fin de semana y adicionarle los incrementales de los días siguientes parareflejar los cambios ocurridos. Suponer que el tiempo de recuperar el respaldo global es de 4horas y el de cada respaldo incremental es, en promedio, de 2 horas. Entonces, el recuperar 3respaldos (global + incremental lunes + incremental martes) requiere de 8 horas (un día detrabajo). ¿El negocio puede soportar perder un día? Si la respuesta es afirmativa, se continuarátrabajando de esta manera; si la respuesta es negativa, se deberá modificar la operativa. Unasolución sería realizar respaldos globales diarios, que insumen más tiempo de generacióndiariamente pero disminuyen el tiempo de recuperación, en caso de ser necesario.Modalidad de copia Los tipos posibles de respaldo pueden combinarse en forma conveniente en la modalidadde copia, como ser, por ejemplo:- copia simple- copia doble- copia generacional La copia simple consiste en hacer la tarea de respaldo una sola vez, existiendo un únicoejemplar del respaldo. La copia doble consiste en repetir la tarea, de tal manera de existir dosejemplares del respaldo. El soporte del respaldo puede, eventualmente deteriorarse. En caso dehaber una copia simple, si se ve afectado, se perdió el respaldo. En caso de haber dos copias, esaltamente improbable que los dos ejemplares se deterioren. Por lo tanto, es mejor la copia doble,pero requiere doble de tiempo. La copia generacional es la más segura y se explica más adelante. Suele ser un error frecuente, el respaldar los archivos en el mismo disco, con otrosnombres, o bien bajo otro subdirectorio. Este respaldo es de muy escaso valor. Sólo sirve en casode destrucción lógica de alguno de los archivos. En caso de rotura física del disco o roture lógicade su índice, la recuperación no es posible. Además, se ocupa espacio en el disco. La técnica de copia doble de respaldo, consiste en disponer de dos juegos de copia de losdatos de la aplicación. Cada vez que se termina de utilizar el sistema se hace una copia, dosveces. Ante una eventual pérdida de datos, se tiene un juego de copia para recuperarlos. Siocurriese una falla en alguno de los soportes, existe aún un segundo juego. En la recuperación, nunca debe utilizarse el segundo juego directamente. Se debe haceruna copia del juego de respaldo en otro computadora. Recién entonces, se debe volver a hacer larecuperación. Ejemplo: supóngase que se deterioró físicamente parte del disco, afectando la aplicación,por lo cual es necesario recuperarla. Se toma el primer juego de respaldo, se intenta hacer lacopia del respaldo al disco y aparece error de lectura en el respaldo. Se usa entonces el segundo 10
  11. 11. Introducción a la Computación Computación aplicada a Contabilidad, Administración y Economía RESPALDO Y RECUPERACIÓN DE DATOSjuego y ocurre lo mismo. Al analizar lo ocurrido, se detecta que además de haberse deteriorado eldisco, está dañada la unidad encargada de grabar los respaldos y al tratar de leer los mismos losdaña . Resultado: la aplicación en disco no funciona y los dos juegos de respaldo quedaroninutilizados. De aquí se concluye la necesidad de hacer otra copia del respaldo, antes de intentarla recuperación. El respaldo puede ser hecho por una sola persona. En cambio, la recuperación deberíaser hecha por dos personas, siguiendo paso a paso las instrucciones, a efectos de evitar cometererrores. Nunca debe recuperarse en forma apresurada. El método de copia doble, si bien es muy práctico, presenta un importante inconveniente:si por alguna falla se alteran los datos sin que el usuario lo perciba, al hacer los respaldos, secopian los datos erróneos. Una vez terminadas las dos copias se poseen tres ejemplaresidénticos de datos inválidos, tal vez, sin posibilidad de recuperar la aplicación a un estado válido! Si ocurre un error físico en el disco, la copia no se completa y por lo tanto no se afectanlos respaldos. El problema se puede dar si ocurre un error lógico, tal como el borrado de datos,copiándose entonces un archivo incompleto. El borrado de datos y de archivos del disco puede ocurrir en forma accidental ointencional, por el propio usuario o por terceros, por motivos tales como: desconocimiento,cansancio, tensión o equivocación. Como solución a este inconveniente surge la técnica de respaldo generacional, tambiénes conocida como abuelo-padre-hijo. Se disponen de varios juegos de cintas, cd rom, diskettes,etc, para contener los respaldos a lo largo del tiempo, de tal manera que se guarda una historia derespaldos de la aplicación. En lugar de respaldar cada vez sobre los mismos cd, cinta, diskette,etc., éstos se rotan a lo largo del tiempo. La cantidad de juegos a utilizar pueden ser 4 o más.Ejemplo: Supóngase que se tiene un juego de respaldo por cada día de la semana y al finalizarcada jornada se respalda en el juego correspondiente. De esta forma, no se tienen varias copiasidénticas, sino que son “fotografías en secuencia” a la finalización de cada jornada. Si se tienenque recuperar los datos, se procede de la siguiente manera: Si el de la jornada previa sirve, se loutiliza. Si está dañado, se utiliza el anterior. Y así sucesivamente, hasta 4 días atrás. Lastransacciones ocurridas en cada día perdido deben rehacerse Si durante el día miércoles se pierden los datos, se retorna el sistema al estado en queestaba al fin de la jornada del martes, con el juego correspondiente, lo que es equivalente a deciral inicio del miércoles). Si se trata de un error en los datos que se arrastra desde el martes, seutiliza el respaldo del lunes. Todos los movimientos del martes deben rehacerse. Y asísucesivamente hacia atrás, si fuera necesario. Con esta técnica se evita el inconveniente de la técnica de copia doble, siempre y cuandose detecte el problema antes de volver a usar los mismos juegos. De aquí que se establezca lacantidad de diferentes lotes a utilizar. Una buena aplicación, debe proveer información sobre el estado de los datos, para que elusuario pueda determinar si todo esté bien. Hay aplicaciones que detectan la integridad de losdatos en forma automática. Por lo tanto, no es razonable tener demasiados juegos de respaldo. Es mejor tener los lotes de juegos de respaldo identificados por letras, haciéndolosindependientes de los días de la semana. Esto permite hacer más de un respaldo por día, si lacantidad de transacciones hechas lo amerita, como así también no hacer respaldos en los díasque no hubo actividad. Ejemplo: se tienen 4 juegos de respaldo, identificados por A, B, C y D.Entonces, cada cinta, diskette, o soporte utilizado se identifica por: letra de lote y Nro. ordinal 11
  12. 12. Introducción a la Computación Computación aplicada a Contabilidad, Administración y Economía RESPALDO Y RECUPERACIÓN DE DATOSdentro del lote (Al, A2, A3, 61, 82, B3, Cl, C2, C3, Dl, D2 y D3, si se requieren como máximo 3para cada respaldo). Para utilizar la técnica de respaldo generacional es imprescindible utilizar un cuaderno deregistro de cada respaldo, tal como se explicará en la sección Registro.Cuándo realizarlo Para determinar cuando se realiza el respaldo debemos conocer los tiempos incurridos endesarrollar la tarea y las ventanas de tiempo disponibles en producción (tiempo disponible pararealizar tareas que no afecte a los procesos habituales de procesamiento de datos). Los tiemposincurridos en desarrollar la tarea varían dependiendo del soporte utilizado (a mayor velocidad detransferencia menor tiempo incurrido), el tipo de respaldo utilizado (el full back-up es el que llevamayor cantidad de tiempo) y la cantidad de datos a respaldar (a mayor cantidad mayor tiempo derespaldo). Generalmente, en las empresas, las ventanas de tiempo disponibles durante las semanason chicas, por lo que se combinan los tipos de respaldo dependiendo del día de la semana. Así,el fin de semana se realiza un respaldo global y durante la semana se realizan respaldosincrementales. Existen momentos en los cuales es necesario realizar respaldos extraordinarios, como sernueva instalación de una aplicación, o migración de bases de datos o traslado del equipamiento.En esta circunstancias deben realizarse un respaldo global, para estar totalmente cubierto.Periodicidad Cada cuánto realizar los respaldo dependerá de la cantidad de operaciones realizadas ylas ventanas de tiempo disponibles. Usualmente, y como recomendable, los mismos debenrealizarse diariamente. Por ejemplo, día a día se hacen respaldos incrementales o diferenciales y una vez porsemana se hacen respaldos completos parciales y una al mes respaldos completos totales.Siempre estas decisiones dependen del volumen de los datos, del soporte de almacenamientodisponible, de la velocidad del respaldo, de la importancia de los datos, etc.Herramientas a utilizar Hay varias herramientas posibles para respaldo de datos. Algunas son muy simples yotras son muy sofisticadas. En algunas aplicaciones o DBMS se disponen de programas propios,guiados por menú, para llevar a cabo estas tareas. En otras, se deben utilizar los comandos delsistema operativo o programas utilitarios para respaldos. También hay combinación de ambassituaciones: desde el programa de aplicación se invocan los comandos del sistema operativo uotro programa. Se le dará prioridad a la herramienta “nativa” de cada aplicación o DBMS, pues estánespecialmente desarrolladas para respaldar de manera adecuada esos datos, pero la decisiónpodrá ser utilizar un software especial para respaldo, la decisión final la tomará personal experto. 12
  13. 13. Introducción a la Computación Computación aplicada a Contabilidad, Administración y Economía RESPALDO Y RECUPERACIÓN DE DATOSDónde guardarlos - distancia y accesibilidad Muy importante es establecer en qué lugar se deben guardar las copias. Debe ser bajollave, con un juego cerca de la computadora y otro fuera del edificio. El juego que está cerca debeestar accesible y el otro debe ser de acceso restringido. Los respaldos pueden estar sobre unaestantería, al lado de la computadora o bien en una caja fuerte. Según los datos y la aplicación seestablecen las condiciones de almacenamiento. Tan importante como llevar a cabo los respaldos con regularidad, es el respetar loscriterios de almacenamiento. Intervienen consideraciones del medio ambiente (temperatura,humedad, polvo, etc.) como así también las personas que tienen acceso al computadora. Han ocurrido situaciones tan críticas como haber guardado todos los respaldos en áreassumamente seguras, tales como en caja fuerte, pero en un lugar tal, que por factores de humedadquedaron totalmente inutilizados. Sin embargo, la detección de este problema recién se hizo en elmomento en que se necesitó hacer la recuperación. Naturalmente, toda la operativa del sistemainformático se hizo con la certeza de la existencia de los respaldos. Todos los respaldos sellevaban a cabo regularmente y con sus copias, pero se guardaban en el mismo lugar y sinverificación del estado de las cintas magnéticas. Otra aspecto a tener en cuenta es por cuanto tiempo se guardan los respaldos. Es usualque toda la información que no está en línea se encuentre respaldada, contando con toda lahistoria de las operaciones de la empresa. Sin embargo esto no es obligatorio, si debemosconsiderar situaciones legales existentes (reglamentaciones que obligan a guardar ciertainformación por X tiempo) o potenciales (procesos judiciales).Quienes realizan y manejan los respaldos Es fundamental definir qué personas son las encargadas de llevar a cabo los respaldos ylas recuperaciones. No es necesario que sean las mismas personas que hagan los dos procesos.Inclusive, en ciertas situaciones, por motivos de seguridad, deben ser distintas. Puede habervarios usuarios que operan la misma aplicación. En estos casos, un subconjunto reducido de ellos,deben ser los responsables de las tareas de respaldo y recuperación de datos. La recuperaciónsiempre debería ser llevada a cabo por dos personas, en lugar de una sola, por seguridad.Verificación del respaldo Usualmente, la tarea electrónica-mecánica de grabación, requerida en las copias, se llevaa cabo correctamente. Sin embargo, la única forma de saber que se grabó bien, es volver a leer lacopia grabada y verificar que coincida con lo leído originalmente. Esta verificación insume tiempoadicional. Es mejor realizar las verificación en otro computadora, y de manera periódica.Dependiendo de la cantidad de respaldo y del historial de errores, es posible aplicar muestreoestadístico para realizar las verificaciones 13
  14. 14. Introducción a la Computación Computación aplicada a Contabilidad, Administración y Economía RESPALDO Y RECUPERACIÓN DE DATOSRegistro Se recomienda llevar un registro de los respaldos que se realizan, así como también laseventuales recuperaciones. Este registro es una historia de los respaldos y las recuperacionesllevados a cabo, al cual se agrega toda observación relevante sobre la aplicación, como porejemplo, cambios de versiones. Se sugiere disponer de un registro, el cual consta de las siguientes columnas:- Fecha (día/mes/año)- Identificación de operador (por ejemplo, sus iniciales>- Identificación del juego de respaldo (por ejemplo, por letra)- Hora de inicio (hora:minuto)- Hora de finalización (hora:minuto)- Resultado- Rúbrica del operador“Resultado” es cómo finalizó la ejecución: sin observaciones si terminó correctamente, o biencuáles anomalías (por ejemplo, cinta con error, corte de luz, etc.) Para cada respaldo se completauna línea. Para cambios de versión, etc. se hace la anotación, a renglón seguido, en formadescriptiva y sintética, con fecha. Para la recuperación se indica “RECUPERACION” y se utilizandos líneas, para identificar a los dos operadores que realizan el proceso.Consejos para hacer los respaldos y las recuperaciones Siguen a continuación los consejos para hacer bien los respaldos, en la frecuencia y formaque correspondan, y para llevar a cabo satisfactoriamente las recuperaciones, toda vez que seanecesario. Se los presenta en forma de lista para enfatizarlos:- Disponer del tiempo suficiente- No distraerse por ningún concepto- No hacerlo cuando se esté cansado- Trabajar ordenado- Disponer de suficiente cantidad de cintas, diskettes, u otros soportes correctamente rotulados- Contar con otra persona para las recuperaciones- Permanecer junto al computadora durante la tarea- Verificar una vez por año estado correcto del computadora- Verificar una vez por año lectura/grabación de los respaldos- Tener acceso a otro computadora de similares característicasInstalaciones grandes En instalaciones de computación de mediano y gran parte (con computadoras‘mainframes’, minis y micros), tal como oficinas y empresas estatales, instituciones bancarias,empresas de l00 o más empleados y operarios, etc., deben existir normas y procedimientospreestablecidos, tanto genéricos como específicos de cada sistema. En dichos centros decómputo, las tareas de respaldo son una operación más de las habituales, que estén incorporadasen las rutinas <diarias, mensuales, etc.). Por otra parte, en general, las aplicaciones grandes poseen por sí mismas duplicacionesde las transacciones, de los archivos maestros, etc. que facilitan la eventual recuperación de 14
  15. 15. Introducción a la Computación Computación aplicada a Contabilidad, Administración y Economía RESPALDO Y RECUPERACIÓN DE DATOSdatos. Por ejemplo, los sistemas de reserva de pasajes aéreos tienen la información duplicada envarias computadoras en lugares distintos Eventuales fallas son detectadas y corregidasinstantáneamente, siendo transparentes a los operadores.SISTEMAS TOLERANTES A FALLAS EN RED DE COMPUTADORAS La utilización de una computadora en red presenta importantes ventajas, tales como elacceso común a: grandes memorias auxiliares, impresoras y otros periféricos, cuyos costosjustifican el compartirlos entre múltiples usuarios, o bien la aplicación requiere el acceso a basesde datos únicas. Con los sistemas de red tolerantes a fallas (SFT - System Fault Tolerant) se reduce lafrecuencia de los respaldos necesarios, gracias a las rutinas automáticas y transparentes alusuario, que ya estén incorporadas en el producto base.Discos espejados Gracias al uso de las redes de microcomputadoras existe la posibilidad de utilizar lasfacilidades del ejemplo precedente en los PC. Existen sistemas operativos administradores deredes, tales como el NETWARE SFT (de NOVELL) y Windows NT, que proveen las rutinasnecesarias para mantener copia de los archivos (por ejemplo “disco espejo”). Puede continuar elprocesamiento en el disco alternativo si se produce una falla en el original. Estas rutinas puedenser en varias modalidades, que tienen diferentes requerimientos y costos. Estos sistemas utilizandos discos iguales en el mismo Servidor. En forma automática los datos son duplicados en ambosdiscos. En caso de falla de uno de ellos, se continua la operativa con el otro disco. Esta técnicaesta basada en que la probabilidad de que dos discos se dañen al mismo tiempo es muy bajaServidor duplicado Otra técnica para aplicaciones críticas llamada ‘servidor duplicado”, consiste en tener dosequipos similares como servidores. Los datos son grabados automáticamente en los dos equipos.Este método es más seguro que el utilizar un solo equipo con dos discos, ya que en el primer casosi falla el computadora, haciendo que este deje de funcionar, a pesar de que los datos estén bien,no es posible acceder a ellos. En el caso de dos computadoras, todo esta duplicado. Esto es másseguro, pero tiene el inconveniente de su alto costo, y de que los datos son grabados en dosequipos, por lo que se degrada la performance de la red. Sin embargo, en aplicaciones críticas es lo más recomendable, además de hacer copiasperiódicas en soportes removibles.Sistemas de discos tolerante a fallos Existen sistemas de almacenamiento en disco magnético, por ejemplo en tres unidades,que tienen un hardware especial de tal manera que son capaces de recuperar los datos si una delas unidades se descompone. Este sistema consiste en grabar los datos en varias unidades, conmínima redundancia, de tal manera que si llega a fallar uno de los tres discos, con los otros dosigual se tienen disponibles todos los datos. 15
  16. 16. Introducción a la Computación Computación aplicada a Contabilidad, Administración y Economía RESPALDO Y RECUPERACIÓN DE DATOS Este sistema es mucho más eficiente que el disco espejado, pues no se graban todos losdatos dos veces. A su vez, su costo es mayor.Otros sistemas de autorespaldo Existen otros sistemas de almacenamiento de datos que disponen de recursos tales queguardan cierta redundancia (repetición) de los datos. Son capaces de seguir funcionando en laeventualidad que una parte de sus recursos deje de operar. No es el propósito de este textoprofundizar en estos sistemas, que son sofisticados, muy seguros y de costo importante. Lo quese necesita saber es que existen y se utilizan en instalaciones de porte mediano en adelante. De todos modos, estos sistemas de almacenamiento con autorespaldo necesitan de losprocedimientos de respaldo explicados antes, para salvaguardar los datos, ya que si bien soncapaces de funcionar con cierto nivel de falla, no están exentos de eventual falla múltiple o total.PLANES DE CONTINGENCIA Un aspecto muy importante, que se menciona en último lugar en este texto, precisamentepor su importancia, es que, en toda instalación informática deberían existir planes de contingenciaque especifican claramente qué hacer frente a una situación crítica (desastres naturales,atentados, etc.) Gracias a estos planes, las personas saben qué deben hacer, y logran superar lassituaciones. Los procedimientos de respaldo y recuperación que son la base de este documento,solamente son una parte del plan de contingencia. El plan se complementa con todos losprocedimientos necesarios para volver a la empresa operativa ante cualquier desastre (comoejemplo reciente está el incendio en UTE, donde gracias a contar con un plan de contingencia laempresa pudo seguir operando). Estos planes incluyen alternativas para continuar funcionando el negocio, el organismo ola institución de que se trate. Puede incluir lugares alternativos de procesamiento, en otraempresa, dentro o fuera del país, rutinas iguales o diferentes de procesamiento, subsistemasbásicos, etc. Es frecuente que no existan planes de contingencia y entonces ante una falla no prevista,los funcionarios no saben qué hacer, desconocen los procedimientos que deben ejecutar y lasituación problemática se vuelve más grave, ya que a la tensión existente se agregan errores deoperación, por falta de especificaciones. Gracias al problema Y2K – compatibilidad de los sistemas informáticos y de lascomputadoras en el manejo de la fecha con 4 dígitos, se ha tomado conciencia respecto a planesde contingencia. Es fundamental que exista para todo sistema informático un plan de contingencia queespecifica qué hacer en caso de ocurrir un problema grave. 16
  17. 17. Introducción a la Computación Computación aplicada a Contabilidad, Administración y Economía RESPALDO Y RECUPERACIÓN DE DATOS 17

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