2. programación

7,995 views

Published on

Herramientas de programación Eventos

Published in: Education
0 Comments
2 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
7,995
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
3
Actions
Shares
0
Downloads
136
Comments
0
Likes
2
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

2. programación

  1. 1. María Luisa Velasco [email_address] Fuente: - Eventos, Guía práctica para su planeación y ejecución. Richero, Alicia, Editorial Trillas, México 1999 - Material de clases DYPE, Universidad del Pacífico.. Módulo de Producción <ul><li>Revisión de tareas (Páginas web personales) </li></ul><ul><li>Introducción &quot;Los Eventos, Un mundo de emociones&quot;.  </li></ul><ul><li>Herramientas de Programación </li></ul><ul><li>Plan de Acción </li></ul><ul><li>Carta Gantt realizada en planilla Excel </li></ul><ul><li>TIC´S Gantt Proyect. Programa gratuito para confeccionar Cartas Gantt </li></ul><ul><li>Resumen Ejecutivo </li></ul><ul><li>Ficha del Evento </li></ul><ul><li>Entrega de hoja de transferencia </li></ul>
  2. 2. Presentación de Proyectos INTRODUCCIÓN FUNDAMENTACIÓN Porqué? del Evento Justificación del proyecto OBJETIVOS General  Para qué estoy realizando este evento. Se coloca sólo un objetivo Específico  Cómo lo voy a hacer? Los logros medibles que hagan cumplir el Objetivo . General Qué se va a realizar 2 3 1
  3. 3. Presentación de Proyectos DEFINICIÓN (CCC) CONCEPTO CENTRAL CREATIVO Es el “leitmotiv” del evento “ Leitmotiv”  Es el motivo central y conductor del evento y que debe estar presente en todo el evento, como por ejemplo en la: Ambientación, Gráfica, Comunicación, Puesta en Escena, Expresiones Artísticas, etc. DESCRIPCIÓN DEL EVENTO Narración que tiene por finalidad describir el evento en palabras, para que su cliente entienda de lo que se trata el evento. 4 5
  4. 4. Presentación de Proyectos PROGRAMA DEL EVENTO Actividades cronológicas y protocolares, que se desarrollan el día del evento.  Programa de Montaje  Programa de Actividad  Programa de Desmontaje MARKETING DEL EVENTO Comunicación Masiva Comunicación Personal Publicidad RR.PP Promoción de Ventas MKT Directo Venta del Proyecto Gestión de Auspicios 6 7
  5. 5. Presentación de Proyectos PRODUCCIÓN DEL EVENTO <ul><li> Plan de Acción </li></ul><ul><li> Carta Gantt y Organigrama de la producción </li></ul><ul><li> Recursos Humanos </li></ul><ul><li> Recursos Técnicos </li></ul><ul><li> Proveedores General </li></ul><ul><li> Presupuesto: Cuantificable </li></ul><ul><li> Recursos Financieros </li></ul><ul><ul><li>Financiamiento del Evento: ¿Cómo voy a pagar el Evento? </li></ul></ul><ul><ul><li>Ingresos Esperados: Ganancias del Evento </li></ul></ul><ul><ul><li>Condiciones de Pago del evento </li></ul></ul>8
  6. 6. <ul><li>Que hay que saber: </li></ul><ul><li>- ¿Cuanto tiempo tengo para programarme?. </li></ul><ul><li>¿Cuanta gente necesito para cumplir? </li></ul><ul><li>¿Cuántas acciones debo programar? </li></ul><ul><li>Programar el desarrollo de evento </li></ul><ul><li>Identificar las pautas de producción en relación a tiempos y objetivos. </li></ul>Programación y Producción
  7. 7. La programación asigna recursos, a través del tiempo, para la realización de tareas específicas. Una programación eficiente ayuda a una organización alcanzar sus metas estratégicas. <ul><li>La Programación es importante para: </li></ul><ul><li>Contabilidad </li></ul><ul><li>Finanzas </li></ul><ul><li>Recursos Humanos </li></ul><ul><li>Marketing </li></ul>Programación y Producción
  8. 8. Programación y Producción
  9. 9. <ul><li>Permite seguir fluidamente las líneas de trabajo que se implementarán. </li></ul><ul><li>PREPARACIÓN: </li></ul><ul><li>Línea 1): Toma de decisiones preliminar </li></ul><ul><li>Línea 2): Tareas de avance </li></ul><ul><li>Línea 3): Promoción y contacto con los participantes. </li></ul>Programación y Producción
  10. 10. <ul><li>Plan de Acción </li></ul><ul><li>2. Carta Gantt </li></ul><ul><li>3. Agenda del evento </li></ul><ul><li>4. Agenda del día </li></ul><ul><li>5. Libreto </li></ul><ul><li>6. Guión </li></ul><ul><li>7. Modelo cliente productividad </li></ul><ul><li>8. Modelo de evolución del servicio </li></ul><ul><li>9. Modelo de cambio </li></ul><ul><li>10. Modelo de controles </li></ul><ul><li>11. Gestión operativa </li></ul>Herramientas de Programación
  11. 11. <ul><li>Plan de acción </li></ul>Consiste en materializar un conjunto de acciones tendientes a cumplir con los objetivos aprobados por el cliente. Ordenar los objetivos formulados y las medidas de mejora y planificar su aplicación: Determinando plazos y recursos humanos (incluyendo responsables), materiales y económicos necesarios. Los objetivos y medidas deben ser alcanzables, medibles y conocidos, y asumidos por TODO EL EQUIPO. Programación y Producción
  12. 12. Programación y Producción del Evento “ Plan de Acción” Planificar = Coordinación La planificación es fundamental para una buena coordinación entre todas las partes que intervienen en la realización de un evento y permite aumentar las posibilidades de tener resultados positivos.
  13. 13. <ul><li>Plan de acción </li></ul>El plan de acción debe convertirse en una estrategia específica y constante. Representa las acciones concretas. El plan de acción , también debe plantear y detallar acciones dirigidas a cumplir objetivos claros y específicos. Para cada objetivo se deben definir las acciones a efectuar, anticipar los posibles problemas por resolver, priorizar sus soluciones, asignar recursos y responsabilidades y diseñar medidas de seguimiento que permitan evaluar los avances y los resultados. *** El plan de acción consiste en materializar un conjunto de acciones pendientes, con los objetivos aprobados por el cliente Programación y Producción
  14. 14. Plan de acción Formación de un vivero
  15. 15. <ul><li>En resumen </li></ul><ul><li>El plan de acción compromete el trabajo del personal que ejecuta un proyecto evento, estableciendo plazos y responsables, y un sistema de seguimiento y monitoreo de todas las acciones diseñadas. </li></ul><ul><li>Los planes de acción son documentos debidamente estructurados que forman parte del Planeamiento Estratégico del Proyecto, ya que, por medio de ellos, es que se busca “materializar” los objetivos estratégicos previamente establecidos, dotándoles de un elemento cuantitativo y verificable a lo largo del proyecto. </li></ul>Plan de Acción
  16. 16. <ul><li>Características de un buen plan de acción </li></ul><ul><li>Comprensible, concreto y sencillo </li></ul><ul><li>Flexible y adaptable , para poder ajustarse rápidamente a los cambios que puedan surgir antes, durante y después del evento. </li></ul><ul><li>Preparado y redactado de tal forma, que las personas que no vayan a participar en su elaboración, lo comprendan fácilmente, o sea, que tenga una secuencia lógica. </li></ul><ul><li>Importante es revisar sistemáticamente el avance en el plan de acción y en los programas, para saber lo que se ha hecho y lo que falta por hacer. </li></ul>Plan de Acción
  17. 17. 27-28-29 NOVIEMBRE / ESPACIO RIESCO Ejemplo de Programación
  18. 18. EXPOMEETING 2008 Propiciar un lugar de encuentro entre los protagonistas de la industria de reuniones y sus diferentes proveedores de servicios directos e indirectos , favoreciendo la generación de nuevos contactos y la creación y/o mantención de relaciones comerciales productivas para el sector.
  19. 19. CARÁCTER Salón profesional , desarrollado en el marco de los eventos, reuniones, congresos, convenciones, ferias y viajes de incentivos. MISIÓN Crear una instancia de encuentro entre oferentes y demandantes de la industria de las reuniones, con el fin de generar una plataforma de negocio donde se realcen “ los eventos ”, como un elemento soporte a la gestión con importante incidencia en la productividad empresarial.
  20. 20. UN MERCADO AMPLIO, ATOMIZADO Y NO ESTRUCTURADO. PRODUCTORAS DE EVENTOS OPC’S AUDIO/VIDEO MONTAJISTAS AGENCIAS MODELOS/ARTISTAS TRADUCTORES DISEÑADORES TRANSPORTISTAS GRÁFICOS 3D BANQUETEROS ETC. ETC. HOTELES RECINTOS FERIAS/EVENTOS RECINTOS DEPORTIVOS GRANDES AGENCIAS MEDIOS EMPRESAS DEL RUBRO ETC.
  21. 21. NOMBRE DEL EVENTO EXPO MEETING 2008 II Exposición Internacional Ferias – Eventos – Congresos – Incentivos ORGANIZA SANTIAGO CONVENTION BUREAU LUGAR Centro de Convenciones Espacio Riesco FECHAS 27-28-29 de Noviembre 2008 EDICIÓN 2 ª Edición N° EXPOSITORES PREVISTOS 140 expositores N° de m 2 NETOS PREVISTOS 1.800 m 2 MONTAJE 2 días de montaje 3 días de exhibición 1 día de desmontaje SERVICIOS ADICIONALES Telefonía e Internet Energía Adicional Alimentos & Bebidas, diferentes conceptos Aseo y otros… <ul><li>AMBITO </li></ul><ul><li>Nacional e internacional </li></ul><ul><li>HORARIOS </li></ul><ul><ul><ul><li>Visitantes 10:30 hrs. – 19:00 hrs </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Expositores 09:30 hrs. – 19:00 hrs </li></ul></ul></ul><ul><li>SECTORES Toda entidad susceptible de ofertar o demandar servicios o productos referentes al sector de Congresos, Convenciones, Ferias, Viajes de Incentivo y Eventos </li></ul><ul><li>SUPERFICIE BRUTA 3.748 m 2 </li></ul><ul><li>TARIFAS Sólo espacio: UF 6,5/m 2 + IVA Stand incluido: UF 7,5/m 2 + IVA Superficie mínima a contratar: 9m 2 Ampliaciones: módulos de 3m 2 a 27m 2 </li></ul><ul><li>PRECIO DE ENTRADA </li></ul><ul><li>Estudiantes $2.000 </li></ul><ul><li>Público General $3.000 </li></ul><ul><li>SECRETARÍA TÉCNICA/COMERCIALIZACIÓN BBC GROUP S.A. Los Conquistadores 1700 Of. 303 </li></ul><ul><li>Torre Santa María Tel. +56 2 2314649 www.expomeeting.cl ventas @expomeeting.cl </li></ul>
  22. 22. CARACTERÍSTICAS Empresas proveedoras de servicios y productos vinculados a la industria de los Eventos Especiales, Deportivos, Espectáculos, Ferias, Congresos, Semi- narios, Incentivos y Reuniones. Pretende ser la mejor oportunidad para que los expositores –entre los que se encuentran entidades públicas y privadas que prestan servicios enfocados a cubrir necesidades de todos los tipos de reuniones– creen y cierren negocios con visitantes susceptibles de contratar y utilizar los servicios de una empresa especialista del sector.
  23. 23. CLIENTES /VISITANTES Clientes con fuerte orientación al marketing, recursos humanos y ventas . Una plataforma de empresas con necesidades motivacionales y de incentivos . Empresas productoras y organizadoras de eventos con necesidades de adquirir tecnologías, servicios y productos para la mejora integral de los eventos. Una plataforma amplia, atomizada y no estructurada, compuesta por empresas PYMES con necesidades de reunir, celebrar, entretener, educar y capacitar a sus recursos humanos .
  24. 24. <ul><li>PROGRAMA DE COMPRADORES INVITADOS </li></ul><ul><li>Como novedad en las ferias chilenas, vamos a incorporar la asistencia dirigida de COMPRADORES INVITADOS . </li></ul><ul><li>50 clientes de empresas que requieren de los servicios y productos de EXPOMEETING, vienen directamente a reuniones previamente concertadas en cada jornada. </li></ul><ul><li>Ejecutivos especialmente escogidos y seleccionados por la Organización: </li></ul><ul><li>Transporte directo empresa–expo–empresa </li></ul><ul><li>Almuerzo </li></ul><ul><li>Attachée </li></ul><ul><li>Zona de reuniones </li></ul><ul><li>Agenda pre-establecida </li></ul><ul><li>Con cargo de la Organización </li></ul>
  25. 25. <ul><li>Gerentes de Relaciones Públicas e Institucionales </li></ul><ul><li>Organismos Gubernamentales </li></ul><ul><li>OPC’s </li></ul><ul><li>Productores Profesionales </li></ul><ul><li>Responsable de Congresos </li></ul><ul><li>Responsable de Eventos Corporativos y Convenciones </li></ul><ul><li>Responsable de Ferias y Exposiciones </li></ul><ul><li>Sociedades Internacionales </li></ul><ul><li>Sociedades Médicas </li></ul><ul><li>Universidades e Institutos Profesionales </li></ul><ul><li>Visitantes Internacionales </li></ul><ul><li>Agencias de Promociones </li></ul><ul><li>Agencias de Publicidad </li></ul><ul><li>Asociaciones Gremiales </li></ul><ul><li>Asociaciones Gremiales </li></ul><ul><li>Cámaras Binacionales </li></ul><ul><li>Cámaras Empresariales </li></ul><ul><li>Colegios Profesionales </li></ul><ul><li>Corporaciones Privadas y Públicas </li></ul><ul><li>Gerentes de Marketing y Publicidad </li></ul><ul><li>Gerentes de Recursos Humanos </li></ul><ul><li>Fundaciones </li></ul><ul><li>Directores de Empresas </li></ul><ul><li>Embajadas y Consulados </li></ul>
  26. 26. Cumbre Internacional de la Industria de los Eventos, Ferias, Congresos e Incentivos Este espacio será un foro de diálogo entre profesionales del sector, y una plataforma que aportará información y formación de interés, siguiendo un formato informal y dinámico.
  27. 27. PANEL 1 ENFOQUE GLOBAL DE LA INDUSTRIA – Público vs. Privado (autoridades públicas y privadas) PANEL 2 FERIAS & CONGRESOS – Realidades y Tendencias (invitados nacionales y extranjeros) PANEL 3 ENTRETENCIÓN & CONTENIDOS – Los mega-eventos y su impacto local (invitados nacionales y extranjeros) PANEL 4 EVENTOS DEPORTIVOS – Organización, planificación y turismo (invitados nacionales y extranjeros) PANEL 5 INCENTIVOS – Un “mundo” de opciones (invitados nacionales y extranjeros)
  28. 28. El FORO de FUTUROS LÍDERES DE LA INDUSTRIA, se desarrollará para alentar a los mejores y más brillantes alumnos y así que entren a la industria de las reuniones e incentivos. Pasarán decenas de alumnos por este programa, para que se interesen en esta área y aporten desde su visión al desarrollo de la misma. Además, las empresas tendrán la oportunidad de conocer y contactar a los nuevos futuros actores de la industria. El Foro examinará cuales son las competencias que empleadores están buscando globalmente – y qué debieran esperar de la misma. El panel de la industria discutirá de las calificaciones que se buscan para contratar e identificar cómo la mujer puede tener una posición aventajada en esta industria. Se compartirán experiencias de distintas mujeres que ya participan de la Industria. Asociado a una empresa de recurosos humanos, el Foro ayudará a las mujeres a incorporarse y a ser más profesional aún.
  29. 29. <ul><li>“ MEJORAR” EL ENTENDIMIENTO DE LOS POLÍTICOS ACERCA DE LA INDUSTRIA; INVITADOS PARLAMENTARIOS, ALCALDES Y EMPRESARIOS. </li></ul><ul><li>CONCIENTIZAR A LAS AUTORIDADES LA IMPORTANCIA DE EFECTUAR LOS EVENTOS Y REUNIONES EN SUS REGIONES. </li></ul><ul><li>DEMOSTRAR CÓMO LOS CLIENTES VEN EL ROL DE LOS POLÍTICOS EN TÉRMINOS DE ENTENDER SUS NECESIDADES Y ENTREGAR SOPORTE FINANCIERO Y LOGÍSTICO. </li></ul><ul><li>EL PROTOCOLO DE CIUDAD O DE REGIÓN PARA APLICAR EN CADA EVENTO. </li></ul>
  30. 30. 2 espacios que promuevan a la Industria a la creatividad, desarrollo de negocios y entretención. 2 eventos que reunirán al ámbito de la Gerencia y otro de los Creadores:
  31. 31. <ul><li>Noche de Gala para EXPOMEETING 2008 </li></ul><ul><li>Cena de Gala para la Industria </li></ul><ul><li>Centro de Eventos CasaPiedra </li></ul><ul><li>Adhesiones (precio preferencial socio SCB) </li></ul><ul><li>Presentaciones: SCB – video resumen del año </li></ul><ul><li>Show en vivo : artista invitado(a) </li></ul><ul><li>Regalos </li></ul>
  32. 32. <ul><li>Los PREMIOS reconocerán las iniciativas más destacadas de los profesionales del sector de eventos, premiando tanto eventos como sus componentes en las siguientes categorías: </li></ul><ul><ul><li>EVENTOS – Se refiere a eventos especiales, congresos, seminarios, deportivos, ferias e incentivos. </li></ul></ul><ul><ul><li>COMPONENTES DE EVENTOS – Se refiere todos los accesorios y componentes para la consecución de los eventos: proveedores de productos y servicios de la industria. </li></ul></ul>
  33. 33. <ul><li>CATEGORÍAS – PREMIOS SCB 2008 </li></ul><ul><li>EVENTOS </li></ul><ul><ul><li>Mejor Evento de Celebración </li></ul></ul><ul><ul><li>Mejor Presentación de Producto </li></ul></ul><ul><ul><li>Mejor Evento Promocional </li></ul></ul><ul><ul><li>Mejor Evento de Motivación </li></ul></ul><ul><ul><li>Mejor Reunión/Congreso </li></ul></ul><ul><ul><li>MEJOR MEDIO </li></ul></ul><ul><ul><li>MEJOR PERIODISTA </li></ul></ul><ul><ul><li>Mejor Viaje de Incentivo </li></ul></ul><ul><ul><li>Mejor Evento de Presupuesto Reducido </li></ul></ul><ul><ul><li>Mejor Evento Responsable </li></ul></ul><ul><ul><li>Mejor medición del impacto de un evento </li></ul></ul><ul><ul><li>GRAN PREMIO DEL JURADO </li></ul></ul>
  34. 34. 27-28-29 NOVIEMBRE / ESPACIO RIESCO
  35. 35. <ul><li>Pondremos a disposición de EXPOMEETING un programa de clase mundial para la integración y la gestión de la EXPO, CONGRESO y NEGOCIOS. </li></ul><ul><li>Solución tecnológica para la administración y gestión integral de eventos y reuniones que consiste en: </li></ul><ul><li>e Congress : solución para la gestión integral de congresos y ruedas de negocios (incluye matching automático de reuniones). </li></ul><ul><li>e Fair : es nuestro servicio para la gestión de ferias y exposiciones brindando una interfase de administración gráfica de los espacios del evento </li></ul><ul><li>e Convention : solución para gestionar convenciones. Permite la definición de plantillas personalizadas como guía de tareas, asignación de responsables y recursos para cada tarea. </li></ul><ul><li>e Letter : software de comunicación y marketing (mini CRM) </li></ul>
  36. 37. PRODUCE ORGANIZA
  37. 38. 27-28-29 NOVIEMBRE / ESPACIO RIESCO
  38. 39. La programación asigna recursos, a través del tiempo, para la realización de tareas especificas. Una programación eficiente ayuda a una organización alcanzar sus metas estratégicas. Carta Gantt
  39. 40. <ul><li>Henry L. Gantt (1861-1919) </li></ul><ul><li>Gantt resaltó la importancia de los principios administrativos en el desarrollo, su aporte más conocido es la gráfica de Gantt o diagrama de barras, en 1917 . </li></ul>Carta Gantt
  40. 41. Carta Gantt
  41. 42. <ul><li>La cual es una herramienta visual para establecer la secuencia de los trabajos que serán procesados. </li></ul><ul><li>El gráfico de Gantt se presta para la programación de actividades </li></ul>Carta Gantt
  42. 43. <ul><li>Se elabora una lista de las actividades las cuales se ordenan de acuerdo con su ejecución. </li></ul><ul><li>Se establece en forma horizontal una escala de tiempos. </li></ul><ul><li>Se estima la duración de cada actividad en una barra horizontal. </li></ul><ul><li>El control se realiza comparando las barras con la fecha determinada. </li></ul>Pasos para la elaboración de Gantt
  43. 44. <ul><li>Método gráfico de planeación y control </li></ul><ul><li>Es un gráfico de barras, donde la longitud de cada barra representa la duración del tiempo. </li></ul><ul><li>Señala la frecuencia en que deben ejecutarse las actividades. </li></ul>Características de las Gantt
  44. 45. <ul><li>Para evaluar las trayectorias de las actividades es necesario conocer las técnicas de formulación de gráficas de Gantt. En caso de querer modificar tiempo u orden de las actividades del proyecto a seguir. </li></ul>Gráficas de etapas predeterminadas
  45. 46. <ul><li>Se muestra 9 operaciones para realizarse en 12 semanas. </li></ul><ul><ul><li>La actividad A, B y C debe estar terminada. </li></ul></ul><ul><ul><li>La actividad D, E y G debe estar terminada en un 50%. </li></ul></ul><ul><ul><li>La actividad F debe de estar terminada en un 70 % </li></ul></ul><ul><ul><li>Las actividades H e I deben estar concluidas. </li></ul></ul>Gráficas de etapas predeterminadas
  46. 47. <ul><li>Flexibilidad al cambio </li></ul><ul><li>Simplicidad </li></ul><ul><li>Fácil de Usar </li></ul><ul><li>Comunica claramente las actividades a realizar </li></ul><ul><li>Es representativa en tiempo </li></ul>Ventajas de las Gantt
  47. 48. <ul><li>Es difícil medir un progreso en el curso de un proyecto. </li></ul><ul><li>No resalta los sucesos de mayor importancia. </li></ul>Desventajas de las Gantt
  48. 49. Diagrama de Gantt (Excel)
  49. 50. <ul><li>http://gantt-project.uptodown.com/ </li></ul>Diagrama de Gantt (Proyect Gantt)

×