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Auswertungen von Instandhaltungsdaten aus SAP PM

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Auswertungen von Instandhaltungsdaten aus SAP PM

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Kongressvortrag von Thomas Schäfer auf den Instandhaltungstagen 2022 in Berlin. Entstehung wertschöpfender Informationen, VDI 2893 - Auswahl und Bildung von Kennzahlen für die Instandhaltung, Basiszahlen und Kennzahlen, Vorgehensweise zur Bildung von Kennzahlen, Einrichtung von Cockpits für Auswertungen, Erfahrungen bei der Erhebung von Basiszahlen, Beispiele für Basiszahlen und Kennzahlen, Cockpitbeispiele.

Kongressvortrag von Thomas Schäfer auf den Instandhaltungstagen 2022 in Berlin. Entstehung wertschöpfender Informationen, VDI 2893 - Auswahl und Bildung von Kennzahlen für die Instandhaltung, Basiszahlen und Kennzahlen, Vorgehensweise zur Bildung von Kennzahlen, Einrichtung von Cockpits für Auswertungen, Erfahrungen bei der Erhebung von Basiszahlen, Beispiele für Basiszahlen und Kennzahlen, Cockpitbeispiele.

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Auswertungen von Instandhaltungsdaten aus SAP PM

  1. 1. Instandhaltungstage 2022 Auswertungen von Instandhaltungsdaten aus SAP PM mit Hilfe von Kennzahlen Thomas Schäfer / RES Consulting GmbH Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen 1
  2. 2. Agenda Instandhaltungstage Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen 2 1 Vorstellung 2 Wie bin ich auf das Thema Kennzahlen gestoßen? 3 Wie kann man das Thema Kennzahlen angehen? 4 Warum sind Cockpits sinnvoll? 5 Wie funktioniert das nun in der Praxis? 6 Fazit
  3. 3. Referent Instandhaltungstage Dipl.-Ing. Allgemeiner Maschinenbau Thomas Schäfer seit 2010 Geschäftsführender Gesellschafter der RES Consulting GmbH seit mehr als 20 Jahren Erfahrung als Berater für folgende Themengebieten ▪ Instandhaltungs- und Servicemanagement ▪ Dokumentenmanagement ▪ Materialwirtschaft im Bereich Ersatzteilverwaltung und Dienstleistungsbeschaffung ▪ Datenmigration und Massendatenverarbeitung seit 2018 DSAG Funktionsträger ▪ stellv. Sprecher AK Instandhaltungsmanagement ▪ Stellv. Sprecher AG Fakturierte Instandhaltung Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen 3
  4. 4. Unternehmen Instandhaltungstage 2022 RES Consulting GmbH gegründet 09/2005 aktuell 12 festangestellte Mitarbeiter Netzwerk von mehr als 40 freiberuflich tätigen Beratern Beratung von Fachabteilungen bei der ▪ Einführung/Rollout von SAP im Bereich Logistik ▪ Standardisierung von Stammdaten, Prozessen und Auswertungen Branchen Fokus: ▪ Chemische und Petrochemische Industrie ▪ Stahlerzeugende Industrie ▪ Pharmazeutische Industrie ▪ Ferngasnetzbetreiber und Bahninfrastrukturbetreiber Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen 4
  5. 5. Wie bin ich auf das Thema Kennzahlen gestoßen? Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen 5
  6. 6. You can't control what you can't measure! Was Du nicht messen kannst, kannst Du nicht steuern! Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen 6 Tom DeMarco, Management Berater und Autor
  7. 7. Wie einmal alles begann … Instandhaltungstage 2022 Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen 7 € → € > Nachvollziehbare Vergleichbarkeit! ?
  8. 8. … woran es mich spontan erinnert hat … Instandhaltungstage 2022 Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen 8 Quelle: Dilbert Comic von Scott Adams
  9. 9. … und wie man zur Lösung kam! Instandhaltungstage 2022 Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen 9 Kennzahlen! Präventive Instandhaltung! Final BW Pilot
  10. 10. Ein Paar Fakten zu den beiden Werken … Instandhaltungstage 2022 Werk 1 ▪ fünf Betriebsbereiche ▪ ca. 86.000 Equipment ▪ ca. 7.000 präventive Aufträge per anno ▪ ca. 10.000 reaktive Aufträge per anno Werk 2 ▪ sechs Betriebsbereiche ▪ ca. 115.000 Equipment ▪ ca. 3.500 präventive Aufträge per anno ▪ ca. 13.000 reaktive Aufträge per anno Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen 10 Erkenntnis: Dezentrale Verantwortung führt zu stark unterschiedlicher SAP Nutzung!
  11. 11. Entscheidungs- oder Planungsprozess Entstehung wertschöpfender Informationen Instandhaltungstage 2022 Wertschöpfende Informationen Standardisierte Berichte Standardisierte Prozesse und Rollen Vollständige und Konsistente Stammdaten Rückmeldung Datenqualitätsniveau Rückmeldung Datenqualitätsniveau Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen 11
  12. 12. Wie kann man das Thema Kennzahlen angehen? Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen 12
  13. 13. Methodik in Anlehnung an VDI Richtlinie 2893 Instandhaltungstage 2022 VDI 2893 - Auswahl und Bildung von Kennzahlen für die Instandhaltung ▪ Zielsetzung: Anleitung zur Bildung von Kennzahlen zur Planung, Steuerung, Kontrolle und Analyse der Anlageninstandhaltung ▪ Begriffe und Definitionen ▪ Strukturierte Vorgehensweise (prozessorientiert) ▪ Anhang mit praxisorientierten Beispielen Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen 13
  14. 14. VDI Richtlinie 2893 - Begriffe und Definition Instandhaltungstage 2022 Basiszahlen sind absolute Zahlen mit Einheit, die aus einer betrieblichen Informationsquelle entnommen werden. VDI 2893 Anhang A1 – Katalog Basiszahlen nennt 72 Basiszahlen Kennzahlen sind Verhältniszahlen, die im Regelfall aus dem Quotienten zweier Basiszahlen gebildet werden. VDI 2893 Anhang A2 – Katalog Kennzahlen nennt 87 Kennzahlen Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen 14
  15. 15. VDI Richtlinie 2893 - Qualitätsanforderungen Instandhaltungstage 2022 Kennzahlen sollten unbedingt ▪ aus messbaren Daten bestehen ▪ aktuell, vollständig und vergleichbar sein ▪ leicht verfügbar sein ▪ Übersichtlichkeit und Transparenz vermitteln ▪ mit einer Zielvorgabe verbunden werden können ▪ Handlungsempfehlungen ableiten lassen Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen 15
  16. 16. Festlegung Basiszahlen VDI Richtlinie 2893 – Strukturierte Vorgehensweise Instandhaltungstage 2022 Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen 16 Welche Geschäftsprozesse? Welche Ziele? Welche Einflussgrößen sind messbar? Definition Kennzahlen Strukturierung zu Kennzahlensystem Design von Cockpits
  17. 17. Warum sind Cockpits sinnvoll? Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen 17
  18. 18. Zielvorstellung Cockpit … Instandhaltungstage 2022 Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen 18 Einhaltung gesetzlicher Vorgaben! Effizienz und Wirtschaftlichkeit! Warnung bei Ausnahmesituationen! Ressourcen- bedarf! Daten- qualität! Erkenntnis: Um das Instandhaltungsgeschehen gänzlich zu analysieren reicht eine Kennzahl nicht aus!
  19. 19. Wie funktioniert das nun in der Praxis? Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen 19
  20. 20. Entstehung Instandhaltungsdaten in SAP Instandhaltungstage 2022 Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen 20 IH-Maßnahme anfordern IH-Maßnahme planen IH-Maßnahme freigeben IH-Maßnahme zuordnen IH-Maßnahme ausführen IH-Maßnahme abschließen MOFN MAUF EROF FREI TABG ABGS MMAB TRÜC / RÜCK IH-Maßnahme terminieren Wartungs- planung Material- reservierung Bestell- abwicklung Meldung Auftrag ▪ Schadensbild ▪ Ursache der Maßnahme ▪ Plankosten/Schätzkosten ▪ Ressourcenbedarf int/ext ▪ Materialbedarf ▪ Plantermine ▪ Ist Kosten ▪ Materialverbrauch ▪ Ist Stunden ▪ Ist Termine ▪ Messbelege ▪ Ursachenanalyse ▪ Maßnahmendokumentation ▪ Ist Kosten final
  21. 21. Vorgehensweise in Anlehnung VDI 2893 Instandhaltungstage 2022 Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen 21 Welche Geschäftsprozesse? Welche Ziele? Welche Einflussgrößen sind messbar? ◼ Präventive Instandhaltung ◼ Darstellung Überfälligkeiten ◼ Vergleich der Effizienz ◼ Verbesserung der Planung ◼ Erstellungsdatum Aufträge ◼ Start-/Enddatum Aufträge ◼ Kosten Plan / Ist ◼ Arbeitsstunden Plan / Ist ◼ Anzahl Aufträge je Status ◼ Alter Aufträge ◼ Anzahl Equipment je Equipmentart ◼ Anzahl Wartungspläne ◼ …
  22. 22. Festlegung Basiszahlen Vorgehensweise in Anlehnung VDI 2893 Instandhaltungstage 2022 Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen 22 Definition Kennzahlen Design von Cockpits ◼ Basiszahlen sind absolute Zahlen mit Einheit, die aus einer betrieblichen Informationsquelle entnommen werden. VDI 2893 Anhang A1 – Katalog Basiszahlen nennt 72 Basiszahlen ◼ Alle Basiszahlen sollten nach den gleichen Kriterien filterbar sein, z.B. Werk, Betriebsbereich und Equipmentart ◼ Kennzahlen sind Verhältniszahlen, die im Regelfall aus dem Quotienten zweier Basiszahlen gebildet werden. VDI 2893 Anhang A2 – Katalog Kennzahlen nennt 87 Kennzahlen ◼ Vorgabe von Zielwerten und Handlungsempfehlungen ◼ Cockpit Betriebsleitung − Überfälligkeiten − Kostenvergleich präventive Instandhaltung ◼ Cockpit Planer − Plan/Ist Stundenquote − Wartungsplanquote
  23. 23. Wie sind wir vorgegangen … Instandhaltungstage 2022 Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen 23 Vorgabe des Kunden: Agiles und iteratives Vorgehen, mit schnellen Prototypen! ▪ Standardtransaktionen ▪ SE16N Selektionsvarianten definieren Aufbereitung Daten Pivot Tabellen und Grafiken Veröffentlichen ▪ Business Warehouse
  24. 24. Erfahrungen bei der Abbildung des Geschäftsprozesses Instandhaltungstage 2022 ▪ Abbildung der Geschäftsprozesse Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen 24 Erkenntnis: Prozessdarstellung muss alle Varianten der Abarbeitung darstellen, auch die ungewollten! EROF FREI RÜCK TABG ABGS Wartungsplan E1 E2 E1: Soll der Auftrag durchgeführt werden? E2: Wurde der Auftrag mit einem anderen Auftrag durchgeführt? NDGF Nein Ja Messbar über Auftragsstatus! Nicht messbar, teilweise ableitbar aus Rückmeldung!
  25. 25. Erfahrungen bei der Erhebung von Basiszahlen Instandhaltungstage 2022 Erfahrungen bei der Erhebung von Terminen ▪ Präventive Instandhaltung erfordert stichtagsgenaue Erledigung ▪ Ecktermine können während Prozessabwicklung manuell verändert ▪ Aufträge werden 8 Wochen vor Fälligkeit abgerufen Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen 25 Erkenntnis: Nutzung des Erfassungsdatums als messbare Einflussgröße, wird vom System geschrieben und ist unveränderlich!
  26. 26. Beispiel – Ermittlung von Überfälligkeiten Instandhaltungstage 2022 Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen 26
  27. 27. Erfahrungen bei der Erhebung von Basiszahlen Instandhaltungstage 2022 Erfahrungen bei der Erhebung von Kosten ▪ Schätzkosten werden nicht genutzt ▪ Planzeiten entsprechen dem „Bauchgefühl“ der Planer; kein standardisierte Prozess zur Ermittlung ▪ Materialien meist nicht vorgeplant, werden „spontan“ entnommen ▪ Objektlisten in Auftrag erschweren Zuordnung zu einem Objekt, Ansatz Kosten durch Anzahl Equipment teilen und je Equipment auswerten Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen 27 Erkenntnis: Plankosten sind in der Praxis oftmals nicht standardisiert erhoben und Kosten je technischem Objekt manchmal nur indirekt ermitteltbar!
  28. 28. Erfahrungen bei der Erhebung von Basiszahlen Instandhaltungstage 2022 Erfahrungen bei der Festlegung des Bezugszeitpunkt für Basis- / Kennzahlen ▪ Zeitbezug (Monat/Jahr) für Basis- / Kennzahlen aus Downloadzeitpunkt Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen 28 Erkenntnis: Basiszahlen und Kennzahlen mit Periodenbezug speichern um Trendreihen aufbauen zu können! Download monatlicher
  29. 29. Erfahrungen bei der Erhebung von Basiszahlen Instandhaltungstage 2022 Erfahrungen bei der Festlegung Organisationsbereich ▪ Bezug zu Organisationsbereich aus technischem Objekt ableiten, Organisationsbezüge in Aufträgen können verändert werden Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen 29 Erkenntnis: Zugehörigkeit der Basis- / Kennzahlen aus den technischen Objekten ableiten! WRK1 BB1
  30. 30. Erfahrungen bei der Erhebung von Basiszahlen Instandhaltungstage 2022 Erfahrungen bei der Erhebung von Ausfallzeiten ▪ Haken für Ausfall wird individuell und unterschiedlich gesetzt: − Wenn Equipment ausgefallen ist, Produktion aber läuft − Nur wenn Produktion beeinträchtigt ist − Nur wenn Produktion steht ▪ Störungsbeginn meistens Vorschlagswert Systemzeit ▪ Störungsende gibt nicht exakten Zeitpunkt wieder Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen 30 Erkenntnis: Ohne klare Regeln und eingehaltene Standards macht die Auswertung von Ausfallzeiten keinen Sinn!
  31. 31. Beispiele für Basiszahlen Instandhaltungstage 2022 Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen 31 Basiszahl Bestimmung/Bemerkung Einheit Anzahl Equipment Anzahl von einem Betriebsbereich betreuter Equipment definierter Equipmentarten Bemerkung: Equipments der anderen Equipmentarten werden unter „Sonstige“ zusammengefasst! Stück Anzahl Wartungspläne Anzahl von Wartungsplänen in einem Betriebsbereich für definierte Equipmentarten und „Sonstige“ Stück Aufträge Gesamt Anzahl aller Aufträge für Präventive Instandhaltung mit Erfassungsjahr = Berichtsjahr Stück Aufträge NDGF Anzahl Aufträge für Präventive Instandhaltung (NDGF) mit Erfassungsjahr = Berichtsjahr Stück Aufträge Überfällig Planung Anzahl Aufträge (EROF) für Präventive Instandhaltung mit Erfassungsdatum + 2 Wochen > Heute Stück Aufträge Überfällig Ausführung Anzahl Aufträge (FREI) für Präventive Instandhaltung mit Erfassungsdatum + 8 Wochen > Heute Stück Aufträge nicht auswertbar Kosten Abgeschlossene Aufträge (TABG oder ABGS ohne NDGF) ohne Plan- und/oder Ist Kosten mit Erfassungsjahr = Berichtsjahr Stück
  32. 32. Beispiele für Basiszahlen Instandhaltungstage 2022 Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen 32 Basiszahl Bestimmung/Bemerkung Einheit Ist Kosten Präventiv Summe der Ist Kosten aller abgeschlossen Aufträge (TABG oder ABGS ohne NDGF) mit Erfassungsjahr = Berichtsjahr € Plan Stunden Präventiv Summe der Plan-Stunden aller abgeschlossen Aufträge (TABG oder ABGS ohne NDGF) mit Erfassungsjahr = Berichtsjahr Std Ist Stunden Präventiv Summe der Ist-Stunden aller abgeschlossen Aufträge (TABG oder ABGS ohne NDGF) mit Erfassungsjahr = Berichtsjahr Std
  33. 33. Kennzahlen Formel Zielwert Handlungsanweisung NDGF Quote = Aufträge NDGF Aufträge Gesamt < 5 % ▪ Prüfung ob Wartungspläne noch relevant sind ▪ Prüfung Prozessverständnis im Team Überfälligkeitsquote Planung = Aufträge Überfällig Planung Aufträge Gesamt < 5 % ▪ Auswertung Verzögerungsgründe und Klärung im Team Überfälligkeitsquote Ausführung = Aufträge Überfällig Ausführung Aufträge Gesamt < 5 % ▪ Auswertung Verzögerungsgründe und Klärung im Team Fehlerquote Auswertung Kosten = Aufträge nicht auswertbar Kosten Anzahl Aufträge < 5 % ▪ Überprüfung der Planstundenermittlung; ggf. Planstunden in Arbeitsplänen aktualisieren ▪ Verhinderung Rückmeldung auf andere Aufträge Kosten Equipment Präventiv = Ist Kosten Präventiv Anzahl Equipment  Kosten aller Bereiche +/- 10% ▪ Überarbeitung Instandhaltungsstrategie ▪ Analyse je Equipmentart erforderlich Beispiele für Kennzahlen Instandhaltungstage 2022 Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen 33
  34. 34. Kennzahlen Formel Zielwert Handlungsanweisung Planungsquote = Ist Stunden Präventiv Plan Stunden Präventiv 0,9 < Wert < 1,1 ▪ Überprüfung der Planstundenermittlung; ggf. Planstunden in Arbeitsplänen aktualisieren ▪ mehr als 75 % der Aufträge mit Verhältnis 1, dann Warnung Wartungsplanquote = Anzahl Wartungspläne Anzahl Equipment > 1 ▪ Jedes Equipment muss mindestens einen Wartungsplan haben ▪ Equipmentarten spezifische Zielwerte in Planung Beispiele für Kennzahlen Instandhaltungstage 2022 Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen 34
  35. 35. Beispiele Cockpit Betriebsleitung Instandhaltungstage 2022 Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen 35
  36. 36. Beispiele Cockpit Planer Instandhaltungstage 2022 Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen 36
  37. 37. Zusammenfassung Instandhaltungstage 2022 Kennzahlen … ▪ … relativieren absolute Zahlen und sind Basis für eine Vergleichbarkeit ▪ … helfen das Instandhaltungsgeschehen messbar zu machen ▪ … sind wichtiger Bestandteil für Planungs- und Steuerungsprozesse ▪ … sind ein geeignetes Mittel Ziele zu definieren Alle Beteiligten aus den Betriebsbereichen … ▪ … haben gleiches Verständnis über die Aussage und den Zweck der Kennzahlen ▪ … sind sensibilisiert für Datenqualität und Ursachen für Abweichungen ▪ … entwickeln Ideen für weitere Kennzahlen / Cockpits Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen 37 Erkenntnis: Bei der Einführung von Kennzahlen werde Defizite in Bezug auf Standardisierung und Datenqualität sehr transparent!
  38. 38. Man muss die Tatsachen kennen, bevor man sie kann. Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen 38 Mark Twain, amerikanischer Schriftsteller
  39. 39. Kontakt Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen 39 02843 95 866 0 / +49 170 22 52 397 Orsoyer Str. 8, 47495 Rheinberg schaefer@resconsulting.de www.resconsulting.de
  40. 40. VIELEN DANK FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT Auswertung IH-Daten aus SAP PM mit Kennzahlen 40

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