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Elaboración de manuales de normas y procedimientos

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Elaboración de manuales de normas y procedimientos

  1. 1. TALLER PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL DE MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
  2. 2. INTRODUCCIÓN <ul><li>El Ministerio del Poder Popular para la Educación Superior, como ente rector de la Educación Superior en Venezuela se propuso como uno de sus objetivos, impulsar tanto en sus dependencias centralizadas como en sus organismos adscritos, la documentación de todos los procesos administrativos, a fin de dar cumplimiento a la normativa legal vigente en la materia, especialmente a los lineamientos establecidos por la Contraloría General de la República , en sus Normativas de Control Interno. </li></ul>
  3. 3. Diseño de los lineamientos para la elaboración de Manuales de Normas y Procedimientos ACCIONES EMPRENDIDAS Solicitar el inventario de los Manuales existentes Desarrollar una Guía Técnica para la Elaboración de Manuales Administrativos Diseñar formato único para la edición de los Manuales Designar persona de enlace con el Ministerio Apoyar a todas las Dependencias y Organismos del Ministerio en la elaboración de los Manuales de Normas y Procedimientos a través de talleres Revisar los borradores de los Manuales para garantizar uniformidad Reactivación del Proyecto de Sistematización
  4. 4. <ul><li>Brindar apoyo a las dependencias del Ministerio incluyendo los Colegios e Institutos Universitarios, en materia de Normas y Procedimientos, a fin de facilitarles la elaboración de los Manuales. </li></ul><ul><li>Dar a conocer los lineamientos emitidos por el Ministerio para la unificación de los Manuales. </li></ul>OBJETIVOS DEL TALLER <ul><li>Crear conciencia en las diferentes dependencias que conforman el Ministerio, sobre la importancia que tiene para la organización la documentación de sus procesos. </li></ul>
  5. 5. <ul><li>Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, Gaceta Oficial No. 5453 extraordinaria del 24/03/2000 (Art. 25, 49-6, 137 y 141). </li></ul><ul><li>Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y el Sistema Nacional de Control Fiscal. Gaceta Oficial No. 37.347 del 17/12/2001 (Art. 7,24,33-5,35,37,39,85,91-822-23-29 y 92). </li></ul><ul><li>Normas Generales de Control Interno, Gaceta Oficial No. 36.229 del 17/06/1997 (Art. 3,5,6,12,15,20,21 y 22). </li></ul>Marco Jurídico para la elaboración de Manuales
  6. 6. <ul><li>Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos, Gaceta Oficial No. 2818 extraordinaria del 01/07/1981 (Art. 3,7,14,18,21,30,46,83 y 84). </li></ul><ul><li>Ley Orgánica de la Administración Pública, Gaceta Oficial No. 37.305 del 17/10/2001 (Art. 1,4,7,8,12,19,21,22,34,37,38,42,138,139,159,160,161, </li></ul><ul><li>164,y 166). </li></ul><ul><li>Ley Sobre Simplificación de Trámites Administrativos, Gaceta Oficial No. 5393 d/f 22/10/1999. </li></ul>Marco Jurídico para la elaboración de Manuales
  7. 7. ¿ Que se entiende por “Sistemas de Control Interno” ? De acuerdo con la Contraloría General de la República: Es el proceso realizado por la Alta Gerencia, los Supervisores y el personal Operativo de una Organización, diseñado para proporcionar seguridad razonable de que se cumplan los objetivos institucionales. Comprende el plan, políticas, normas, métodos y procedimientos adoptados por un organismo.
  8. 8. Sistema de Control Interno Quiénes Máxima Autoridad, Gerentes y Jefes de cada cuadro organizativo Cómo Verificando la exactitud de la información Para Cumplir los objetivos, misión y planes Institucionales Qué El plan de organización, las políticas, normas y procedimientos
  9. 9. <ul><li>Manual de Organización.* </li></ul><ul><li>Manual de Normas y Procedimientos.* </li></ul><ul><li>Manual Específico de Operación.* </li></ul><ul><li>Manual de Cargos. </li></ul><ul><li>Manual de Funciones </li></ul>LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS Es aquel documento que contiene en forma breve, clara, descriptiva y explicita, información y/o instrucciones referentes a la Organización ó la descripción de un procedimiento. Clasificación de los Manuales Administrativos
  10. 10. Contenido de los Manuales Manual de Organización: contiene información detallada de la Organización tales como: antecedentes, marco legal, atribuciones, estructura, funciones, entre otros. PORTADA ÍNDICE INTRODUCCIÓN ANTECEDENTES DE LA ORGANIZACIÓN BASE LEGAL OBJETIVO GENERAL ESTRUCTURA ORGANIZATIVA MISIÓN VISIÓN VALORES ORGANIZACIONALES OBJETIVO DE CADA UNIDAD ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL FUNCIONAL POSICIÓN FUNCIONES Y ATRIBUCIONES
  11. 11. Contenido de los Manuales PORTADA ÍNDICE INTRODUCCIÓN BASE LEGAL FORMULARIOS E INSTRUCTIVOS GLOSARIO DE TERMINOS ANEXOS Manual de Normas y Procedimientos : define en forma detallada, lógica y secuencial los pasos a seguir para la realización de un proceso, procedimiento o actividad, identificando en forma explícita la unidad administrativa y el responsable de la ejecución de cada uno de los pasos. En el mismo se indican las normas que rigen cada proceso o procedimiento. Son instrumentos que forman parte del Sistema de Control Interno. ALCANCE DEL MANUAL OBJETIVO NORMAS GENERALES PROCEDIMIENTOS FIRMAS DE REVISION Y APROBACIÓN PÁGINA DE ACTUALIZACIONES FLUJOGRAMAS ó PICTOGRAMAS
  12. 12. Contenido de los Manuales PORTADA ÍNDICE INTRODUCCIÓN BASE LEGAL OBJETIVO GENERAL ESTRUCTURA ORGANIZATIVA ALCANDE DEL MANUAL OBJETIVO FORMULARIOS E INSTRUCTIVOS ATRIBUCIONES FUNCIONES ORGANIGRAMA ANEXOS Manual Específico de Operación: utilizado para describir de manera particular y detallada los procedimientos de las Comisiones, Comités, etc. Igualmente sirve para la elaboración de manuales técnicos y operativos, etc. En el caso de las Comisiones y Comités se debe incluir su organización, normas y políticas que las rigen. NORMAS GENERALES PROCEDIMIENTO GLOSARIO DE TÉRMINOS FLUJOGRAMA PICTOGRAMAS
  13. 13. Importancia de los Manuales <ul><li>Constituyen una fuente formal y permanente de información y orientación </li></ul><ul><li>Presentan una visión integral de una dependencia de la organización, o de la forma como opera una unidad responsable de la ejecución de un procedimiento determinado. </li></ul><ul><li>Logran darle continuidad a la organización, independientemente de los cambios que surjan en la rotación de personal. </li></ul><ul><li>Permiten dar inducción y orientación al personal de nuevo ingreso, a fin de facilitarles su integración a la organización. </li></ul><ul><li>Facilitan las labores de auditoria y la evaluación del control interno. </li></ul><ul><li>Permiten detectar y evitar la duplicidad de funciones. </li></ul>
  14. 14. Responsables de la Elaboración de los Manuales Administrativos <ul><li>De acuerdo al artículo 92 de la Ley Orgánica de la Controlaría General de la República y el Sistema Nacional de Control Fiscal. “ Los titulares de las dependencias son los responsables de la elaboración, implantación y observancia de los Manuales Administrativos en su respectiva área de competencia”. </li></ul>
  15. 15. Objetivos del Manual de Normas y Procedimientos <ul><li>Los Manuales de Normas y Procedimientos en su calidad de instrumentos administrativos, tienen por objeto: </li></ul><ul><li>Compilar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones a cargo de la institución, los puestos y unidades administrativas que intervienen, precisando su participación en dichas operaciones y los formatos a utilizar para la realización de las actividades indicadas en el procedimiento. </li></ul><ul><li>Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria. </li></ul>
  16. 16. Objetivos del Manual de Normas y Procedimientos C. Determinar en forma sencilla las responsabilidades por fallas o errores. D. Facilitar las labores de auditoria, la evaluación del control interno y su vigilancia. E. Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo. F. Ayudar en la coordinación del trabajo y evitar la duplicidad de las funciones. G. Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.
  17. 17. Manual de Normas y Procedimientos Contenido de los Manuales de Normas y Procedimientos Portada de Identificación Índice del Manual Introducción Base Legal Alcance del Manual Objetivo del Manual Normas Generales Procedimientos Flujo de Proceso, Pictogramas o Flujograma Glosario de Términos Formularios e Instructivos Anexos Página de firmas de Aprobación Página de Actualización
  18. 18. Manual de Normas y Procedimientos Contenido de los Manuales de Normas y Procedimientos Portada de Identificación <ul><li>Debe contener: </li></ul><ul><li>Logotipo del Ministerio (izquierda) y logotipo del Instituto o Colegio (derecha). </li></ul><ul><li>Nombre del Manual. </li></ul><ul><li>Mes y Año de la elaboración del Manual (parte inferior del Logotipo del Instituto o Colegio). </li></ul><ul><li>Firmas de Aprobación: Colocar en una hoja aparte, seguida de la portada, debe contener el nombre, apellido, cargo, y la(s) firma del(os) funcionario(s) que elaboraron, revisaron y aprobaron el manual. La aprobación debe ser por la máxima autoridad de la Institución. </li></ul>Índice del Manual <ul><li>Señalar de manera ordenada todo el contenido del Manual, indicando los números de página. </li></ul>
  19. 19. Manual de Normas y Procedimientos Contenido de los Manuales de Normas y Procedimientos Aprobaciones y Actualizaciones <ul><li>La fecha de aprobación y las de actualización colocarlas en una hoja, en forma correlativa, indicando los cambios efectuados al Manual. </li></ul><ul><li>Se deben revisar y actualizar los Manuales, cuando ocurran cambios en la organización. </li></ul><ul><li>Si la actualización no afecta en gran parte el contenido del Manual, los cambios se pueden informar a través de comunicaciones internas (instructivos, circulares, oficios, resoluciones) señalando claramente que la nueva instrucción forma parte integrante del Manual. </li></ul><ul><li>Al realizar el proceso de control, se puede determinar si el Manual requiere ser actualizado, si cumple con las expectativas planteadas en su diseño y definir los aspectos a incorporar, eliminar o modificar. </li></ul>
  20. 20. Manual de Normas y Procedimientos Contenido de los Manuales de Normas y Procedimientos Introducción <ul><li>Es la presentación del documento; debe ser breve y fácil de entender y contener: </li></ul><ul><li>El motivo, propósito y la utilidad del Manual. </li></ul><ul><li>Síntesis del contenido del Manual. </li></ul><ul><li>Importancia del Manual. </li></ul><ul><li>Se puede señalar el área que va utilizar el Manual (Quien será el usuario del mismo). </li></ul>
  21. 21. Manual de Normas y Procedimientos Contenido de los Manuales de Normas y Procedimientos Base Legal <ul><li>Es el marco jurídico, que rige o le da soporte legal al proceso o procedimiento. </li></ul><ul><li>Indicar los Nombres, Número del Decreto, Fecha de Promulgación, Número de la Gaceta Oficial y Fecha de la Publicación de las Leyes, Decretos, Reglamentos o Resoluciones. </li></ul><ul><li>Se puede indicar el número del (os) artículos específicos que tienen inherencia con el procedimiento documentado. </li></ul>
  22. 22. Manual de Normas y Procedimientos Contenido de los Manuales de Normas y Procedimientos <ul><li>Deben seguir un orden jerárquico descendente es decir: </li></ul><ul><li>Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. </li></ul><ul><li>Leyes. </li></ul><ul><li>Códigos. </li></ul><ul><li>Reglamentos. </li></ul><ul><li>Decretos, Resoluciones, Circulares, Documentos Normativos. </li></ul><ul><li>Deben ser ordenados cronológicamente dentro de cada categoría. </li></ul>
  23. 23. Manual de Normas y Procedimientos Contenido de los Manuales de Normas y Procedimientos Alcance del Manual <ul><li>Señalar los procesos documentados dentro del Manual. </li></ul><ul><li>Indicar los aspectos que cubre el Manual, señalar desde la primera hasta la última acción; por ejemplo: “ El Manual comprende desde la fase de Formulación del Anteproyecto de Presupuesto hasta la fase de Control Presupuestario” </li></ul><ul><li>De existir alguna limitación o procedimiento que tenga relación con el proceso y no se encuentre dentro del Manual, indicarlo en este espacio. </li></ul>
  24. 24. Manual de Normas y Procedimientos Contenido de los Manuales de Normas y Procedimientos Objetivo del Manual <ul><li>Señalar brevemente los aspectos que se persiguen con la elaboración del Manual. </li></ul><ul><li>Evitar el uso de adjetivos calificativos, gerundios y abreviaturas. </li></ul>Normas Generales <ul><li>Son lineamientos imperativos y específicos de acción que regulan la ejecución del procedimiento. </li></ul><ul><li>Son los pasos o requisitos de obligatorio cumplimiento en la ejecución del proceso. </li></ul><ul><li>Son rígidas en su interpretación y aplicación. </li></ul><ul><li>Cada procedimiento debe tener sus Normas Generales. </li></ul>
  25. 25. Manual de Normas y Procedimientos Contenido de los Manuales de Normas y Procedimientos <ul><li>De existir varios procedimientos dentro de un Manual y algunas normas sean comunes para todos los procedimientos, éstas se tomarán como Normas Generales. De ser necesario deberán colocar Normas Específicas para cada procedimiento. </li></ul>Procedimiento <ul><li>Es la descripción narrativa, en forma secuencial y cronológica de cada uno de los pasos o actividades que se deben ejecutar para la realización de un proceso, a fin de concretar un resultado determinado. </li></ul><ul><li>Deberá realizarse de forma clara, precisa y concisa, señalando claramente Quién, Cómo, Cuándo y Dónde se ejecutan cada una de las actividades. </li></ul><ul><li>Las actividades serán descritas, iniciando con un verbo conjugado en tercera persona del singular en tiempo presente, por ejemplo: Revisa, Formula, Remite, Elabora. </li></ul>
  26. 26. Manual de Normas y Procedimientos Contenido de los Manuales de Normas y Procedimientos <ul><li>Verificar si existe duplicidad de esfuerzos, si se realizan actividades innecesarias, ya que las mismas pueden ser mejoradas o eliminadas, siempre y cuando no se desvié el resultado a obtener con la ejecución del procedimiento. </li></ul><ul><li>En la descripción de los responsables, se deberá indicar el nombre de la Dependencia (Dirección, Oficina, Unidad, Área) y el nombre del cargo del funcionario responsable de ejecutar la misma, por ejemplo: </li></ul><ul><li>Sub-Dirección Administrativa </li></ul><ul><li>Departamento de Compras </li></ul><ul><li>Analista de Compras </li></ul>Procedimiento
  27. 27. Manual de Normas y Procedimientos Contenido de los Manuales de Normas y Procedimientos <ul><li>Sí en una misma dependencia se realizan una serie de actividades de manera continua, sólo se anotará el nombre de la dependencia en la primera de las actividades mencionadas. </li></ul><ul><li>Cuando una actividad implique la utilización de algún formato, se deberá anotar el nombre entre comillas y hacer referencia al número de copias y a la distribución de las mismas. </li></ul><ul><li>No describir actividades cuyo origen, control y seguimiento corresponda a otra dependencia. </li></ul>Procedimiento
  28. 28. Manual de Normas y Procedimientos Contenido de los Manuales de Normas y Procedimientos Formularios e Instructivos <ul><li>En este aparte se incluyen todos los formularios utilizados para la ejecución del proceso. </li></ul><ul><li>Cada formulario deberá llevar su respectivo instructivo, en el que se detallaran puntos como nombre del formulario, objetivo, tamaño, impresión, número de copias, distribución y la descripción de cada uno de los campos. </li></ul>Glosario de Términos <ul><li>Aquí se presenta un pequeño concepto de los términos propios del procedimiento utilizados dentro del Manual. </li></ul>
  29. 29. Manual de Normas y Procedimientos Contenido de los Manuales de Normas y Procedimientos Flujo de Proceso Es la represtación gráfica secuencial y en términos generales, de las acciones principales del proceso. A B C D Flujo de Proceso , Flujograma ó Pictogramas En el Manual se incluirá una sola representación gráfica
  30. 30. Manual de Normas y Procedimientos Contenido de los Manuales de Normas y Procedimientos 2 3 4 5 6 7 1 F l u j o g r a m a Es la representación gráfica secuencial y detallada de cada acción, se representa la distribución de los documentos y las operaciones que se efectúen con los mismos.
  31. 31. Manual de Normas y Procedimientos Contenido de los Manuales de Normas y Procedimientos P i c t o g r a m a s Es la representación gráfica y sencilla, con dibujos o símbolos de las actividades más resaltantes de un procedimiento. Se incluye una pequeña descripción de la actividad que se esta representando. Oficina de Administración y Servicios Dirección del Despacho Oficina de Administración y Servicios Coordinación de Compras Unidad Solicitante Colocar debajo de cada representación gráfica una pequeña descripción de los pasos ejecutados
  32. 32. Manual de Normas y Procedimientos Contenido de los Manuales de Normas y Procedimientos Anexos En este aparte se incluirá cualquier material de importancia y que contribuya en la ejecución del proceso.
  33. 33. Procedimiento General para la Elaboración de Manuales Procedimiento General Para la Elaboración de Manuales Realizar estudio preliminar y definir: Problema, Método de Recolección de datos y Universo de Estudio Delimitar el Universo de Estudio (Población y Muestra) <ul><li>Recolectar la Información: </li></ul><ul><li>Archivos </li></ul><ul><li>Usuarios </li></ul><ul><li>Área de Trabajo </li></ul><ul><li>Definir Técnicas para el levantamiento de Información: </li></ul><ul><li>Documental. </li></ul><ul><li>Entrevistas. </li></ul><ul><li>Cuestionario </li></ul><ul><li>Observación Directa. </li></ul><ul><li>Organigramas. </li></ul><ul><li>Flujogramas. </li></ul><ul><li>Analizar la información recopilada: </li></ul><ul><li>Evaluar información recopilada. </li></ul><ul><li>Determinar duplicidad, cuellos </li></ul><ul><li>de botella (definir problema). </li></ul><ul><li>Determinar posibles soluciones. </li></ul>Fase de elaboración del Borrador del Manual
  34. 34. Pasos a considerar para la elaboración del Manual Elaboración Del Manual Definir tipo de Manual a elaborar, tipo de usuario y uso. Elaborar borrador del Manual y discutir con las personas involucradas en la ejecución del proceso. Llegar a acuerdos con el usuario sobre el contenido del Manual Realizar ajustes y elaborar versión definitiva del Manual Someter a la aprobación de las instancias competentes Fase de Seguimiento y Control. Realizar revisiones periódicas, vigilar el cumplimiento del Manual y definir si amerita modificaciones Someter nuevamente a revisión y aprobación del responsable del área.
  35. 35. Seis pasos para cambiar un Procedimiento NEGOCIAR EL CAMBIO 1 <ul><li>Reúna Información. </li></ul><ul><li>Explique a la Gerencia porque es necesario el cambio. </li></ul><ul><li>Explique las ventajas y desventajas. </li></ul><ul><li>Negocie los cambios. </li></ul>2 DISEÑAR PROPUESTA INICIAR EL CAMBIO <ul><li>Solicite opinión de las personas afectadas por el cambio, intercambie opinión. </li></ul><ul><li>Es preferible no formar Comités, ya que no necesariamente expresan la opinión del personal. </li></ul><ul><li>Implante el nuevo procedimiento. </li></ul><ul><li>Realice los ajustes (de ser necesario). </li></ul><ul><li>Maneje la resistencia al cambio, creando conciencia sobre las bondades del nuevo procedimiento . </li></ul>3
  36. 36. Seis pasos para cambiar un Procedimiento VERIFIQUE ADHERENCIA AL CAMBIO <ul><li>Monitoree la puesta en funcionamiento del nuevo procedimiento. </li></ul><ul><li>Verifique cómo se involucran los usuarios en el cambio. </li></ul>HAGA CUMPLIR EL CAMBIO EVALUE Y CAMBIE <ul><li>Luego de aprobado el Manual, el cambio debe cumplirse </li></ul><ul><li>No permitir que se evadan los cambios, por lo que se debe trabajar desde el nivel superior para que se cumplan los cambios. </li></ul><ul><li>Evalúe periódicamente el cambio realizado. </li></ul><ul><li>Escuche opiniones de los responsables y de ser necesario mejore las propuestas. </li></ul><ul><li>Si existen ajustes, haga los mismos en el Manual e implántelos. </li></ul>4 5 6
  37. 37. Fases para la elaboración de los Manuales Definición del objetivo a cumplir 1 Elección de los responsables de la preparación 2 Estudio preliminar de la Organización 3 Planificación 4 Levantamiento de Información 5 Elaboración 6 Adiestramiento y Distribución 7 Seguimiento 8 Actualización-Mantenimiento 9 Evaluación 10
  38. 38. O B J E T I V O S AL FIN LLEGUE !! MISIÓN CUMPLIDA QUIERO LLEGAR HACIA EL INFINITO Y MÁS ALLA
  39. 39. MISIÓN ESTRATEGIA Y PLAN DE ACCIÓN META OBJETIVO VISIÓN Es la razón de ser como organización. ¿ Para qué fue creada ? . Conjunto amplio de orientaciones y programas Programación de actividades para cumplir metas Es el resultado específico, esperado en el corto, mediano o largo plazo y que responde al progreso deseado hacia un objetivo. Se expresa en el cuánto y cuándo . Son las guías que le dan direccionalidad a la organización, describen el futuro deseado, de allí que tengan una relación estrecha con la visión de la organización. Es la ubicación de la organización en escenarios futuros

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