Ntc5174 proceso y almacenamiento de microfilm

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Ntc5174 proceso y almacenamiento de microfilm

  1. 1. NORMA TÉCNICA NTCCOLOMBIANA 5174 2003-07-23PROCESADO Y ALMACENAMIENTO DE MICROFILMESTIPO GELATINA Y PLATAE: PROCESSING AND STORAGE OF SILVER - GELATIN - TYPE MICROFILMCORRESPONDENCIA: la NTC 5174 es una versión no equivalente (NEQ) de la BS 1153: 1992 Recommendations for Processing and Storage of Silver – Gelatin – Type Microfilm.DESCRIPTORES: microfilme; almacenamiento de microfilmes.I.C.S.: 37.080Editada por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC)Apartado 14237 Bogotá, D.C. - Tel. 6078888 - Fax 2221435Prohibida su reproducción Editada 2004-03-04
  2. 2. PRÓLOGOEl Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación, ICONTEC, es el organismonacional de normalización, según el Decreto 2269 de 1993.ICONTEC es una entidad de carácter privado, sin ánimo de lucro, cuya Misión es fundamentalpara brindar soporte y desarrollo al productor y protección al consumidor. Colabora con elsector gubernamental y apoya al sector privado del país, para lograr ventajas competitivas enlos mercados interno y externo.La representación de todos los sectores involucrados en el proceso de Normalización Técnicaestá garantizada por los Comités Técnicos y el período de Consulta Pública, este últimocaracterizado por la participación del público en general.La NTC 5174 fue ratificada por el Consejo Directivo del 2003-07-23.Esta norma está sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto de que responda entodo momento a las necesidades y exigencias actuales.A continuación se relacionan las empresas que colaboraron en el estudio de esta norma através de su participación en el Comité Técnico 22 Archivística y Gestión Documentalcoordinado por la Secretaría Técnica de Normalización del Archivo General de la Nación.ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN INVERSIONES AJOVECO S.A.BIBLIOTECA LUIS ÁNGEL ARANGO REPROGRÁFICAS DE COLOMBIABIBLIOTECA NACIONAL SIDEIN LTDA.CAFAM SYSENTEC LTDA.ECOFILM LTDA.Además de las anteriores, en Consulta Pública el Proyecto se puso a consideración de lassiguientes empresas:ALCALDÍA MAYOR DE CUNDINAMARCA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICAARCHIVO CENTRAL DEL CAUCA PROVINCIA DE SAN LUIS BELTRÁN DEARCHIVO HISTÓRICO DEL ATLÁNTICO COLOMBIABANCO DE LA REPÚBLICA SENA – DIRECCIÓN GENERALCOLCIENCIAS SETECSACOLEGIO MAYOR DE NUESTRA SEÑORA UNIVERSIDAD CATÓLICA DE MANIZALESDEL ROSARIO UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIAGOBERNACIÓN DE QUINDÍO UNIVERSIDAD DE LA SALLEICFES UNIVERSIDAD JAVERIANALABATECH UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIAMICROMATIZACIÓN LTDA. UPTC - TUNJAMINISTERIO DE COMERCIO EXTERIORICONTEC cuenta con un Centro de Información que pone a disposición de los interesadosnormas internacionales, regionales y nacionales. DIRECCIÓN DE NORMALIZACIÓN
  3. 3. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 5174 TABLA DE CONTENIDO Página0. INTRODUCCIÓN................................................................................................................. 11. ALCANCE ........................................................................................................................... 12. DEFINICIONES ................................................................................................................... 23. PROCESADO ..................................................................................................................... 24. MEDICIÓN DEL CONTENIDO DE TIOSULFATO RESIDUAL .......................................... 35. EMPALMES ........................................................................................................................ 46. MEDIO DE ALMACENAMIENTO ....................................................................................... 47. ALMACENAMIENTO DE MICROFILMES DE TIPO COMERCIAL ................................... 58. ALMACENAMIENTO DE REGISTROS PERMANENTES................................................. 69. REVISIÓN E INSPECCIÓN DE MICROFILMS................................................................... 610. PRECAUCIONES................................................................................................................ 7ANEXO 1. AJUSTE DE LAS MICROFORMAS A LA ATMÓSFERA DENTRO DE LOS CONTENEDORES ....................................................................................................... 8ANEXO 2. TABLA DE TIEMPOS REQUERIDOS PARA EL REACONDICIONAMIENTO DE LA PELÍCULA.............................................................................................................. 9
  4. 4. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 5174PROCESADO Y ALMACENAMIENTODE MICROFILMES TIPO GELATINA Y PLATA0. INTRODUCCIÓNEl éxito en el almacenamiento de microfilmes por largo tiempo depende del tipo de películausado, de la forma en que fue procesada, de la manipulación y también de las condiciones dealmacenamiento. Los microfilmes procesados necesitan ser almacenados en condiciones dondese controlen la temperatura y humedad relativa y donde exista la protección contra dañosproducidos por el fuego, agua o agentes químicos y biológicos. Si se cumplen estas condiciones,los microfilmes se mantendrán sin alteraciones mientras estén almacenados. Esta norma sepreparó para ayudar a los usuarios a asegurar que los microfilmes que se hallan almacenados semantengan en buenas condiciones por el tiempo que sea necesario.1. ALCANCEEsta norma técnica ofrece requisitos para el procesado, manipulación y almacenamiento demicrofilm de tipo comercial o con carácter archivístico ya sea en rollo, tira o tarjeta montada odesmontada. Se aplica al microfilm fabricado con base en ésteres de celulosa o poliéster yemulsión en sales de plata y gelatina en la que se registren imágenes convencionales producidascon el uso de revelador, fijador y sistema de lavado.Esta norma no aplica a lo siguiente: PROCESOS PELÍCULAS Seco para imágenes en plata Vesicular Transferencia por difusión Color Sistema monobaño Diazo Haluro reversibleNOTA Los títulos de las publicaciones referidas en esta norma están reseñados al final. 1
  5. 5. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 51742. DEFINICIONESPara los propósitos de esta norma técnica, se aplican las siguientes definiciones:2.1almacenamiento con calidad de archivoes el almacenamiento de microfilmes con información que ha sido seleccionada como deconservación permanente.2.2almacenamiento con calidad comercialse refiere a los microfilmes producidos con el fin de almacenar la información comercial por eltiempo suficiente según los propósitos de negocios o lo estipulado por la ley.2.3reveladoes el tratamiento químico o físico del material fotográfico expuesto para hacer visible la imagenlatente.2.4tiempo de fijadoes el tiempo que un punto en particular de la película permanece en contacto con la solución defijado.3. PROCESADO3.1 ASPECTOS GENERALESPara un buen fijado (véase el numeral 3.4) y de lavado de película (véase el numeral 3.5) debenser aplicadas a todos los microfilmes incluidos en el alcance de esta norma, ya sean microfilmesde tipo comercial o con carácter archivístico.NOTA El éxito en la preservación de microfilmes depende de la ausencia de impurezas. Si el fijado es inadecuado,los compuestos de plata permanecerán en la película causando oscurecimiento de las áreas claras, cuando ésta estéexpuesta a la luz, calor o a humedad. Si el lavado es inadecuado, las cantidades excesivas de tiosulfato quedarán en lapelícula; estos residuos atacan las imágenes formadas con la plata, causando decoloración y desvanecimiento.3.2 REVELADOEs transformar la imagen latente que existe en la película expuesta, en una imagen real, estaacción convierte los cristales de plata en plata metálica.3.3 BAÑO DE PARO, INTERRUPTOR O DETENEDORInterrumpe la acción del revelador, evita la formación de manchas sobre la película y prolonga lavida útil del fijador al evitar su contaminación con revelador.3.4 FIJADOEl fijado debe ser completo. La película no expuesta debe quedar transparente con el 50 % deltiempo de fijado. Se deben seguir las recomendaciones técnicas del fabricante del equipo. Elcontenido de yoduro debe estar entre 0,1 g y 0,5 g por litro, con el objeto de minimizar la 2
  6. 6. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 5174formación de manchas en forma de micropuntos a medida que transcurre el tiempo1. Para evitarel agotamiento del fijador y la formación de contenidos de plata, se deben seguir lasrecomendaciones del fabricante en cuanto al momento de reemplazo y relleno.3.5 LAVADOEl agua que se use para el lavado de los microfilmes debe estar libre de partículas insolubles yde cualquier otra sustancia en suspensión, por lo que se recomienda el uso de filtros en lastuberías que alimentan el procesador. Su temperatura debe estar preferiblemente dentro delrango de 36 °C a 40 °C sin exceder nunca esta última. Temperaturas bajas pueden requerirtiempos más largos de lavado. La temperatura del agua de lavado debe ser lo suficientementealta y con el tiempo adecuado para producir microfilmes dentro de los limites especificados en elnumeral 4.2.Si se van a utilizar aceleradores de lavado, se deben descartar aquellos que puedan destruir eltiosulfato tales como agentes oxidantes.NOTA En términos generales, el tiempo de lavado al que se debe someter una película depende de la velocidad detransporte del equipo de procesado. Esta variable afecta todo el procesado, con lo cual un tiempo más corto de lavadotraerá como resultado tiempos más cortos de revelado y fijado. Un tiempo corto de lavado puede producir niveles altosde tiosulfato residual.4. MEDICIÓN DEL CONTENIDO DE TIOSULFATO RESIDUAL4.1 TIRAS DE PRUEBA DE TIOSULFATO RESIDUALLas tiras de prueba del tiosulfato residual deben ser tomadas de áreas transparentes de lapelícula y analizadas en un tiempo no mayor de dos semanas después de haber sidoprocesadas. Estas tiras deben incluir el ancho total de la película ya sea de 16 mm o 35 mm. Lastiras provenientes de película que va a ser montada en tarjetas de apertura de tipo adhesivo,deben ser tomadas antes de que la película sea colocada en microformas. Las tiras no debenincluir película que haya estado en contacto con las tarjetas adhesivas. Las tiras provenientes depelículas de 105 mm deben ser tomadas de ambos lados y el centro del rollo. Las tiras, en elcaso de película en placas, deben ser tomadas de esquinas opuestas y del centro.4.2 CONTENIDO DE TIOSULFATOLa medida del contenido de tiosulfato residual hecha a partir de alguno de los métodos descritosen la norma ISO 18917 no debe indicar un contenido superior a 0,7 microgramos/cm2.4.3 FRECUENCIA DE LA MEDICIÓNEn caso de encontrarse un nivel alto de tiosulfato residual se debe dudar de la estabilidad detodas las películas producidas a partir de la última medición. Se deben realizar pruebas conintervalos regulares, la frecuencia de las mismas depende de los siguientes aspectos: a) Tiempo usado para el proceso químico. b) Promedio de utilización de los químicos de procesado.1 La cantidad de yoduro depende de la fórmula que utilice el fabricante, pero se recomienda utilizar químicos de la misma marca que la película para óptimos resultados. 3
  7. 7. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 5174 c) Volumen promedio de producción de películas. d) Temperatura del agua de lavado y flujo. e) Calidad del agua en el procesado.5. EMPALMESSe debe evitar, en lo posible, el uso de empalmes. Si de todas maneras se debe hacer unempalme, es preferible utilizar los métodos ultrasónico y de fusión por calor dieléctrico. No sedeben usar empalmes hechos con pegamento o con cintas adhesivas no fabricadastécnicamente para este propósito.NOTA Debe tenerse en cuenta que la legislación colombiana prohíbe hacer empalmes en los rollos de microfilme, sopena de perder estos su valor probatorio.6. MEDIO DE ALMACENAMIENTO6.1 MICROFILME EN ROLLO6.1.1 Aspectos generalesLos microfilmes en rollo deben ser almacenados en archivadores resistentes a la corrosión(véase la norma técnica ISO 10214). Los carretes deben ser mantenidos en cajas de cartónneutro o en las de tipo plástico en que vienen originalmente. Los microfilmes sin carrete nodeberían almacenarse en tales cajas. No se deben usar bandas de caucho ni cintas adhesivaspara asegurar las cajas o las puntas de los rollos.6.1.2 Contenedores herméticosEl empleo de contenedores o cajas herméticamente selladas es preferible al de los no herméticosy son esenciales si la temperatura y la humedad relativa que presenta el local donde sealmacenan no se mantienen dentro de los límites especificados en el numeral 7.2, en el caso dealmacenamiento comercial, y en el numeral 8.2 y 8.3 para el almacenamiento de archivopermanente.Los contenedores deben ser de tal calidad que se impida que el vapor de agua alcance lapelícula. El contenedor y su sello hermético deben ser capaces de resistir una presión hasta de70 kPa sin que se rompa el sello o se presente algún otro daño.6.1.3 Contenedores no herméticosSi la temperatura y la humedad relativa en el local donde se guardan los microfilmes semantienen dentro de los límites especificados en el numeral 7.2, en el caso de almacenamientocomercial y en los recomendados en la sección 8.2 y 8.3 para el almacenamiento de archivopermanente, se pueden usar contenedores no herméticos.6.1.4 Carretes y núcleosEl microfilm en forma de rollo debe ser montado en carretes o núcleos preferiblemente plásticos.Para almacenar los rollos en núcleos se deben acostar, a menos que el núcleo esté montado enun eje horizontal que prevenga que la parte inferior del rollo soporte la carga del núcleo y sucontenido (Véase también la norma ISO 10214). 4
  8. 8. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 51746.2 OTRAS MICROFORMASSi los microfilmes son almacenados en sobres o envolturas, estos deben ser fabricados conpulpa de madera completamente blanca o con fibra de algodón y además deben serquímicamente neutros. Los broches deben ser resistentes a la corrosión.7. ALMACENAMIENTO DE MICROFILMES DE TIPO COMERCIAL7.1 ASPECTOS GENERALESLos microfilmes que tienen como base películas de seguridad son de difícil ignición y suvelocidad de combustión es baja. Cuando son almacenados en un ambiente de humedad relativadel 40 % pueden permanecer en temperaturas hasta de 120 °C por períodos de 24 h sin pérdidaapreciable de legibilidad e impresión. Ante temperaturas de 150 °C se pueden presentar algunasdistorsiones después de 6 h, aunque será posible imprimir los fotogramas individuales. Despuésde 6 h bajo una temperatura de 180 °C, los microfilmes se deformarán y por lo general sureproducción será imposible.NOTA Las películas con base en nitrato de celulosa son altamente inflamables. Cualquier registro fotográfico que seencuentre en este tipo de película debería ser retirado del local de almacenamiento y copiado en película de seguridad.Los expertos recomiendan hacer copias en película de otra base y eliminar las de nitrato de celulosa inmediatamente.7.2 TEMPERATURA Y HUMEDAD RELATIVALa temperatura en el local de almacenamiento no debe exceder los 25 °C y la humedad relativano pasar del 50 %. Se deben evitar cambios fuertes y frecuentes en estas condicionesambientales.7.3 PROTECCIÓN CONTRA EL FUEGOLos microfilmes se deben almacenar en lo posible, en cuartos resistentes al fuego. Losgabinetes, los seguros y los contenedores deben ser resistentes al fuego.7.4 PROTECCIÓN CONTRA EL AGUALos registros microfilmados deben ser protegidos de la acción del agua, cualquiera sea su origen.Para salvaguardarlos del riesgo de daño por goteras, rociadores contra fuego o inundaciones, losmicrofilmes deben ser almacenados por encima del primer piso del edificio en estantería ubicadapor lo menos a 15 cm por encima del suelo. Si las películas se humedecen, no se deben dejarsecar, ni siquiera parcialmente. Se deben sumergir en un recipiente lleno de agua, y se debenlavar y secar apropiadamente. Los expertos recomiendan que lo anterior debe hacerse utilizandoun equipo de procesado al cual solo se le haya colocado agua.7.5 PROTECCIÓN CONTRA LA CONTAMINACIÓNLas imágenes producidas en placas de microfilme de sales de plata no deben ser almacenadascon las superficies emulsionadas en contacto. Los registros en sales de plata tipo "master" no sedeben almacenar junto a otros registros fotográficos que no cumplan con las recomendacionesde esta norma o que sean de los tipos de película específicamente excluidos en el numeral 1; dela misma manera no se deben almacenar junto a películas vírgenes o sin usar ni a películascopia destinadas a consulta. 5
  9. 9. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 51748. ALMACENAMIENTO DE REGISTROS PERMANENTES8.1 ASPECTOS GENERALESPara los registros en microfilme de carácter permanente se aplican los requisitos de losnumerales 8.2 a 8.6 adicionalmente a las de los numerales 7.1 y 7.3 a 7.5.8.2 PURIFICACIÓN DEL AIREEl aire del depósito donde se almacenen microfilmes debe ser filtrado para retirarle partículas depolvo y gases nocivos e igualmente se debe hacer circular por medios mecánicos.8.3 TEMPERATURALa temperatura en el área de almacenamiento de microfilmes debe mantenerse dentro del rangode 15 °C a 21 °C, preferiblemente por debajo de los 20 °C.8.4 HUMEDAD RELATIVAEn caso de no usar contenedores herméticamente sellados, la humedad relativa en el área dealmacenamiento de microfilmes se debe mantener dentro del rango de 20 % a 40 %. Para unaguía detallada véase el Anexo 1.8.5 SALIDA DE PELÍCULAS DEL ÁREA DE ALMACENAMIENTOCuando una película de microfilm deba ser retirada del área de almacenamiento, no debe sersacada de su contenedor sellado hasta tanto la temperatura haya sido igualada a la temperaturaaproximada del cuarto donde va a ser manipulada. Para una guía detallada véase el Anexo 1.8.6 TARJETAS DE APERTURAPara almacenar tarjetas de apertura, como registros de archivo permanente, estas deben serrevisadas con el fin de asegurar que el material con que fueron fabricadas las tarjetas así comolos adhesivos tengan la calidad de requerida.9. REVISIÓN E INSPECCIÓN DE MICROFILMES9.1 FRECUENCIA DE INSPECCIÓNUna muestra representativa de los microfilmes consistente en un 20 % de cada microforma (Rollode 16 mm, rollo de 35 mm, microfichas, tarjetas de apertura, etc.) debe ser inspeccionada cadados años. Una décima parte de la muestra debe ser de material incluido en inspecciones previas.En caso de observarse deterioro en el microfilme se debe incrementar la frecuencia deinspección y las causas de deterioro del microfilme deben ser rastreadas y remediadas. En casode presentarse deterioros graves se deben hacer copias con películas de sales de plata,procesarlas en concordancia con esta norma. Adicionalmente se debe llevar un registro detalladode las películas que han sido inspeccionadas. 6
  10. 10. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 51749.2 PROTECCIÓN DE ORIGINALESLas películas originales de microfilme que hacen parte de un archivo de seguridad no deben serusadas para consulta rutinaria o para hacer fotocopias. De ser necesario, se debe hacer unacopia para el uso diario, antes de que el original sea almacenado. Para microfilmes que sepuedan requerir como evidencia, véase la norma BS 6498.10. PRECAUCIONESEn cualquier inspección que conlleve la manipulación de los microfilmes se debe tener cuidadode usar guantes de algodón libres de pelusa y tomar precauciones para no dañar el microfilmecon huellas digitales, polvo y rayas. Así mismo, es necesario cerciorarse de que los aparatosutilizados funcionen correctamente. En el caso de revisión de rollos “master”, es indispensable eluso de inspectómetro ya que los equipos lectores pueden rayar las películas. 7
  11. 11. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 5174 ANEXO 1 AJUSTE DE LAS MICROFORMAS DENTRO DE LOS CONTENEDORESAntes de que los contenedores sean sellados, los microfilmes deben ser acondicionados a laatmósfera en que ellos deben permanecer. Esta atmósfera permanecerá dentro de los límites dehumedad relativa y temperatura especificados en los numerales 7.2 o 8.2 y 8.3 según sea elcaso. Cuando sea necesario retirar un microfilme para ser usado en humedad relativa ytemperatura diferentes, es preciso tener en cuenta un periodo de reacondicionamiento. Esto seaplica en especial cuando la película se somete a altas temperaturas provenientes de lámparasde copiado o aparatos de protección.En el Anexo 2 se dan los tiempos indicados para el reacondicionamiento de la película. 8
  12. 12. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 5174 ANEXO 2 TIEMPOS REQUERIDOS PARA EL REACONDICIONAMIENTO DE LA PELÍCULA PELÍCULASMicroforma Tiempos80 % de reacondicionamiento 100 % de reacondicionamientoPlanas 30 min 90 minRollo de 16 mm 5 días 3 semanasRollo de 35 mm 1 semana 4 semanasCon un reacondicionamiento del 80 % es suficiente para: a) Películas que provienen de cuartos muy secos (20 % de humedad relativa) y han sido humedecidas en un cuarto donde la humedad relativa está entre 30 % y 40 %. b) Películas que provienen de cuartos muy húmedos (40 % de humedad relativa) y han sido secadas en cuartos donde la humedad relativa oscila entre 20 % y 30 %. 9
  13. 13. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 5174 BIBLIOGRAFÍAISO 18917, Fotografía. Determinación de tiosulfito residual y otros químicos relacionados en elprocesamiento de materiales fotográficos.BS 6498, Guía para la preparación de microfilmes que pueden ser requeridos como evidencia.BS 10214, Fotografía. Materiales para procesado fotográfico- Materiales para almacenamientocon calidad de archivo 10
  14. 14. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 5174 DOCUMENTO DE REFERENCIABritish Standard Institution. Recommendations for Processing and Storage of Silver - Gelatin -Type Microfilm. London: BSI, 1992. 6 p. (BS 1153). 11

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