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  1. 1. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Elaboración, Evaluación y AplicaciónDEFINICION DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTALListado de SERIES con sus correspondientes TIPOS DOCUMENTALES, a las cuales se asignael tiempo de permanencia en cada etapa del CICLO VITAL de los documentosIMPORTANCIA DE LAS TRDFacilitan el manejo de la información.Contribuyen a la racionalización de la producción documental.Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ellaestipulados.Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.Regulan las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo.Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos PASOS METODOLOGICOS PARA ELABORACION DE T R D1 Investigacion preliminarsobre la institucion y fuentes documentales.2.Analisis De La informacion Recoplectada3.Elaboracion y representacion de las tabls de retencion.•Elaboración de propuesta de TRD (series y subseries documentales que tramita y administracada dependencia)• Acompañadas de Introducción y anexos que sustenten el proceso de elaboración y asegurencomprensión y aplicación.Reglamento General de Archivos, Art. 19:Cada entidad establecerá un Comité de Archivo, legalizado mediante el acto administrativocorrespondiente, como un grupo encargado de definir las políticas, los programas de trabajo yde la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.DOCUMENTO DE ARCHIVORegistro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón de susactividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, económico,histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓNPaso 1CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS• DOCUMENTOS DE ARCHIVO• DOCUMENTOS DE APOYOPASO 2 Elaboración de SeparadoresElaborar los separadores para cada una de las series y subseries de tal manera que permitavisualizar su ubicación y facilite la localización física de la documentación.Paso 3 Clasificación Documental Series y Subseries• Identifique y agrupe en unidades documentales (asuntos) todos los tipos documentalespertenecientes a la dependencia teniendo en cuenta las series y subseries.PASO 4PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINALOrdene al interior de cada uno de las unidades documentales (asuntos) los diferentes tipos
  2. 2. documentales teniendo en cuenta su fecha de producción o de trámite y manteniendo laestructura que tuvo durante el servicio activo.Paso 5 Identificación de cada Unidad Documental (Asuntos)Se debe identificar cada una de las unidades documentales así:– Código de la Oficina– Código de la Serie– Código de la Subserie– Nombre del ExpedienteTenga presente que dentro de cada carpeta se deben archivar máximo 200 folios. Si serequiere más de una carpeta, proceda a abrir una nueva carpeta identificándola con lainformación señalada, anexándole el número de orden de la carpeta.Paso 6: Ordenación• Ordene cada uno de las unidades documentales (asuntos),pertenecientes a una serie osubserie, utilizando un sistema que facilite la localización y recuperación de la información.• Los sistemas pueden ser: Alfabético, Numérico, Cronológico, Geográfico entre otros (sepueden combinar)Paso 7: Depuración• Retirar de la Unidad Documental los documentos que no tienen valores primarios nisecundarios como:• Duplicados• ConstanciasPaso 8: FoliaciónFoliar cada una de las series y subseries documentales, previendo para ello la numeración delos folios en el extremo superior derecho, con un lápiz de mina negra y blanda (HB, B), enforma legible, sin enmendaduras, empezando por el documento más antiguo hasta el másreciente al final de la carpeta y así sucesivamente.Paso 9: Ubicación Física• Ubique físicamente las carpetas que conforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales, observando que guarden el mismo orden en que aparecen relacionadas en laTabla de Retención DocumentalPaso 10: Identificación de Archivadores• Identifique alfanuméricamente cada uno de los archivadores, de tal forma que permita lalocalización física de los expedientesPaso 11 : Clasificación Documentos de Apoyo• Una vez organizado el archivo de la dependencia aparecerán algunos documentos que no sepueden ubicar dentro de las series y subseries, estos constituyen los documentos de apoyoque son de carácter general sirven únicamente de soporte a la gestión de la dependencia, perono son documentos de archivo, por lo tanto no se transfieren al Archivo Central.• Se organizan con base al Sistema de Clasificación de Documentos de Apoyo y después decumplir su función el Jefe de oficina apoyado por la secretaria o auxiliar, los destruye yelaboran acta (Acuerdo 042 de 2002) ver micrositio del Archivo:www.politecnicojic.edu.co/archivo en Circulares y Legislación Archivística.PASO 12: ELABORACIÓN DE SEPARADORESElaborar separadores para cada un de losasuntos identificados en el paso anteriorPaso 13. Ubicación Física: Documentos de ApoyoPASO 14. ELIMINACIÓN DOCUMENTOS DE APOYO➢ Eliminar los documentos de apoyo cuando pierdan utilidad o vigencia➢ Diligenciar Formato Eliminación en Archivo de Gestión.Paso 15: Inventario Documental• Levante el inventario documental diligenciando para tal fin el Formato Único de InventarioDocumental siguiendo las instrucciones del Acuerdo 038 de 2002.
  3. 3. Estructura de Los DocumentosEl documento posee una estructura formada por:• Materia mediante la cual esa representación se hace perceptible: piedra, papel, pergamino.• Medio que se adopta para fijar en esa materia la representación: signos gráficos...• Contenido mismo del documento.• Soporte: Materia mediante la• cual se hace perceptible el• Contenido del documento: papel,• pergamino, plásticosCaracteres Externos• CINTA MAGNÉTICA: Unidad de almacenamiento de información, basada en puntosmagnetizados, con capacidad de almacenamiento de 180 millones de bytes. DISQUETE:Unidad flexible de almacenamiento de información, es un medio magnético cuyo uso esrecomendable para el transporte de los datos, mas que para almacenamiento. DISCO DURO:Memoria auxiliar y unidad de almacenamiento principal, ofrece mayor confiabilidad para elalmacenamiento de información.Caracteres InternosSon aquellos que son inherentes e inseparables de cada documento, que se encuentransiempre sea cual sea la tradición documental, original y copias.Entidad Productora: Es laPersona o corporación queprodujo el documento, ya seapublica o privada puedeobservarse en el membrete.Orígenes funcionales: Razones por las que se han producido los documentos Indica el cargo ola función administrativa, la acción, que ejecuta, una persona o Corporación en el desempeñode un programa. ( firma y cargo del responsable).Datación: La fecha y el lugar de Producción. Indica donde y cuando fueron producidos losdocumentosEl contenido: Se refiere al asunto otema que trata una unidad documental.FOLIACION DE ARCHIVOSActo de enumerar los folios solo por su cara rectaOperación incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamentetodos los folios de cada unidad documentalFOLIO RECTOPrimera cara de un folio, cuya numeración se aplica solo a esta.FOLIO VUELTOSegunda cara de un folio y a la cual NO se le escribe númeroFOLIO: HojaFOLIAR: Acción de numerarhojasPAGINA: Cara de una hoja.Lo escrito o impreso en una caraPAGINAR: Acción de numerar páginasOBJETIVOSPermite ubicar y localizar de manera puntual un documentoEs requisito ineludible para las transferencias tanto primarias (archivo de gestión al archivo
  4. 4. central) como secundarias (archivo central al archivo histórico).La foliación es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripción o proceso técnicode reprografía (microfilmación o digitalización).En SERIES DOCUMENTALES SIMPLES (acuerdos, decretos, circulares, resoluciones) lafoliación se ejecutará de manera independiente por carpeta, tomo o legajoEn SERIES DOCUMENTALES COMPLEJAS (contratos, historias laborales, investigacionesdisciplinarias, procesos jurídicos), cada uno de sus expedientes tendrá una sola foliación demanera continua y si tal expediente se encuentra repartido en más de una unidad deconservación (carpeta), la foliación se ejecutará de forma tal que la segunda será lacontinuación de la primera.Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números.En la Cara RECTA, escribir el número en la esquina superior derecha, en el mismo sentido deltexto.NOTAS: características del documento foliado: tamaño, colores, título, asunto, fechas y otrosdatos que se consideren pertinentesCuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a una hoja, a ésta sele escribirá su respectivo número de folio, dejando en el área de NOTAS del instrumento decontrol o de consulta las características del documento foliado: cantidad de documentosadheridos, título, asunto y fecha de los mismos Para adherir documentos o fotografías a unahoja, debe utilizarse pegante libre de ácido.Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas.) que se encuentren senumerarán como un solo folio. En el área de notas del instrumento de control o de consulta sedebe dejar constancia de título, año y número total de páginas. Si se opta por separar estematerial se hará la correspondiente referencia cruzada.SOBRES DE PROTECCIÒNSe deja constancia en el área de NOTAS del instrumento de control o de consulta el contenidodel sobre: cantidad, tamaño, color, título, asunto, fecha y otros datos que se considerenpertinentes.En caso de unidades de conservación (copiadores de correspondencia, legajos, tomos, librosde contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o paginados de fábrica, puedeaceptarse como mecanismo de control sin necesidad de refoliar a mano. De todos modos deberegistrarse en el área de notas del instrumento de control o de consulta, la cantidad de folios opáginas que contiene.En unidades documentales que se generan foliadas por impresora, se dejará esta foliaciónsiempre y cuando en una unidad de conservación no haya mas de una, en caso contrario,cuando haya más de una, deberá refoliarse toda la unidad de conservaciónLos folios sueltos en blanco cuando cumplen una función de conservación como: aislamientode manifestación de deterioro biológico, protección de fotografías, dibujos, grabados u otros, opara evitar migración de tintas por contacto, no se deben retirar, ni foliar.

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