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HECHOS
INGENIEROS
Tiene más de 9 años en el mercado prestando servicios de ingeniería: Diseño,
calculo, suministros, instalación, mantenimiento y reparación de aire acondicionado.
La cobertura es amplia y abarca en su totalidad clientes de diferentes sectores como
el comercial, industrial y residencial, hasta lograr una presencia a nivel nacional.
En Esta empresa están dispuestos en trabajar en mejoramiento de sus procesos a
través de la implementación del sistema de gestión de la calidad. El cual los lleva a
estandarizar sus actividades dándoles confianza y seguridad al cliente en la
prestación del servicio.
Los servicios que ofrece la empresa son diversos, por los cuales son:
Asesoría en Montajes de Aires Acondicionados.
Diseño y cálculo de sistemas de ventilación y refrigeración.
Cantidades de obra y presupuestos.
Gerencia y ejecución de proyectos.
Mantenimiento industrial.
Montajes electromecánicos.
Sistemas centrales de limpieza.
Suministro de partes y equipos especializados.
Venta de Repuestos de Aires Acondicionados
Equipos de calefacción, ventilación, aire acondicionado, y refrigeración en
general.
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A diario se lleva a cabo el trabajo de instalación de equipos en diferentes partes de
la región, por lo cual en el momento de los despachos se ha venido surgiendo
problemas con la perdida de herramienta, retrasos de tiempo a la hora de llegar a
prestar el servicio y no se sabe dónde está ubicada dicha herramienta. De tal
manera se puede apreciar que el cliente va a estar molesto por la tardanza que la
empresa ha tenido.
Esto es un suceso que ocurre a diario en el momento de realizar y prestar un servicio
al cliente, como podemos apreciar vemos que es problema de logística y mala
organización por parte del área del almacenista, y teniendo en cuenta que en
momentos de realizar un reporte de repuestos que solicitan los empleados al jefe
de compras tarda mucho por parte de los proveedores que lo suministran, ya que
de ellos depende la empresa para poder desarrollar como tal la actividad completa
de un servicio que se le presta al cliente.
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ANALISIS DE POSIBLES PROBLEMAS
Falta de comunicación por parte de proveedores, jefe de compras y
almacenistas
Mala ubicación de herramientas en el momento de realizar la actividad
No hay suficiente medio de transporte de mercancía y herramientas a la hora
de la entrega
Los requerimientos que se necesitan hacer para pedir mercancía y
herramienta se demora
Los técnicos que reparan los aires están llegando al sitio de trabajo y
encuentran que no ha llegado los repuestos que se necesitan para la solución
del problema de los aires acondicionados.
IDENTIFICACION DEL PROBLEMA RAIZ
Comunicación directa con los trabajadores
Falta de la implementación de un software de sistema de información el cual
le permita poder llevar mejor manejo de implementación de logística
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CAUSAS
Una empresa que se ha destacado por su buen servicio y confiabilidad de en su
trabajo. Pero como toda empresa tiene problema, como ya se destacó su problema
anteriormente, miraremos unas causas de dichos problemas.
1. Pérdida de clientes por insatisfacción del servicio que presta la empresa
2. Pérdida de tiempo de los trabajadores
3. Disminución de ingresos para la empresa por no cumplir con los estándares
que se quieren
4. Desgaste de combustible por viajes innecesarios a lugares que no se
necesitaba ir
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OBJETIVOS
Lo que se busca al analizar las causas es proponer unos objetivos y/o soluciones
para así lograr que las fallas y los problemas, se vean solucionados gracias a una
implementación de posibles soluciones.
1. Tratar a cada cliente de manera especial, ofreciendo los mejores productos,
con la correcta garantía y en el menor tiempo posible.
2. Administrar correctamente el tiempo y las labores de cada uno de los
empleados, para que así no se vea afectado el cliente por incumplimiento.
3. Seguir correctamente el protocolo de trabajo para que no haya pérdida de
capital de la empresa.
4. Procurar tener un cargamento acorde a un viaje, para que así no se gaste
combustible y tratando de que no se incumpla el tiempo estipulado.
OBJETIVO GENERAL
Analizar detalladamente las situaciones que se están presentando, estudiar
detenidamente que problemáticas se hayan, preguntar al personal (en este caso de
la empresa) que desequilibrios y que tipo de posibles problemas hay para que se
presente un estado de incertidumbre por el futuro de la empresa. Es recomendable
siempre hacer un análisis de todas las áreas de la empresa, tanto físicas como
internas, corroborar que se esté cumpliendo cabalmente una logística planteada,
cabe destacar que si se encuentra algún problema, es necesario atenderlo y buscar
soluciones rápidamente, ya que de ello depende que la empresa salga adelante y
se vuelva una empresa competitiva en el mercado. Es necesario escuchar varias
opiniones para llegar a una solución, pensando en el bienestar del personal y la
superación de la empresa.
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OBJETIVO ESPECIFICO
Para llegar a la solución de un problema existente, es necesario analizarlo por
todos los ángulos posibles y ver que esa solución no perjudique otras áreas,
buscando siempre satisfacer las necesidades y comodidades del personal, para
lograr una mayor efectividad en la implementación de la solución, ya que de esta
forma, podemos contar con que todo se cumpla. Se debe contar con una
logística, ya que se deben tener reglas y planes que se deben cumplir según lo
estipulado, contando con el apoyo de todo el personal para una mayor
efectividad en el momento de la implementación de la solución.
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ALTERNATIVAS DE SOLUCION
Para una mejor solución debemos dar a conocer distintos tipos de solución, para
ello veremos los siguientes puntos.
Implementar un nuevo sistema de información que permita la
sistematización de la empresa
Con el logro de este nuevo software, la empresa tendrá la oportunidad de
disfrutar un nuevo camino hacia la tecnología
Nuevos equipos de comunicación para los empleados para que puedan
estar al tanto de lo que sucede
Cajas de herramientas con lista y cantidad de todo el equipo que se lleven a
cabo
Llevar inventario de repuestos y herramientas para un mejor control
ANALISIS DE ALTERNATIVAS DE SOLUCION
La empresa lleva a cabo unos problemas por los cuales están atravesando por una
situación un poco incomoda que al pasar el tiempo se puede convertir en un gran
problema en tanto para el empleado como para los clientes.
Con las alternativas de solución podemos lograr llegar a mejores acuerdos y
mejores resultados a lograr.
Podemos apreciar que la nueva implementación de un sistema de información que
permita la agilidad y control podremos lograr un mejor movimiento en el momento
de realizar las actividades que tiene la empresa. Una de las consecuencias que
podemos observar con este nuevo proceso, es la adaptación fácil en el momento
de implementar este nuevo software, esto implica que haya un proceso largo de
aprendizaje con el software de tal manera hace que sea muy lento la adaptación de
ellos por un largo tiempo.
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Si hablamos de costos podríamos decir que un nuevo software de este tipo esta
alrededor de $ 3.000.000 hasta $ 8.000.000 de pesos dependiendo la magnitud de
datos que se deseen incluir en el nuevo software esto si incluyendo una semana de
capacitación.
MEJOR SOLUCION
La mejor solución que podemos implementar es la nueva propuesta de un software
del que ya habíamos hablado antes, ya con el fin de poder llevar un mejor control y
manejo de las herramienta y repuestos que llevan los empleados para así que
pueda haber un mejor trabajo y ser la respuesta más fácil que hay en el mercado
hacia los clientes. Con esto podemos lograr muchas soluciones internas de la
empresa en cuanto un mejor inventario y control.
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TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS
Constituyen la fuerza de arranque de cada subsistema dado que suministran las
necesidades operativas. Una entrada puede ser la salida o el resultado de otro
subsistema anterior. En este caso existe una vinculación directa. Nótese que el
tratamiento de cada una de las etapas requiere distintos planos organizativos y que
todos los productos finales que nos rodean (una mesa o una silla) es el resultado
de una cadena de eventos articulados por la acción humana.
Esta consiste en una entrada, un proceso y una salida. Esta entrada se refiere a los
problemas que se puedan presentar en un determinado momento, El proceso se
refiere a el análisis de estos problemas y la discusión de posibles soluciones a corto,
mediano y largo plazo, teniendo en cuenta la satisfacción del personal, y por último
la salida, esta tiene que ver con el resultado de la implementación de la solución,
que cumpla ciertos requerimientos para una mayor efectividad y que se evalúe
detalladamente su eficacia.
El ambiente es otro punto importante el cual comprende todo aquello que, estando
«fuera» del control del sistema, determina cómo opera el mismo. Integra las cosas
que son constantes o dadas; el sistema no puede hacer nada con respecto a sus
características o su comportamiento. La retroalimentación abarca la información
que se brinda a partir del desempeño del producto, la cual permite cuando hacia
ocurrido una desviación del plan, determinar por qué se produjo y los ajustes que
sería recomendable hacer. Nadie puede jactarse de haber estipulado los objetivos
generales correctos o una definición correcta del medioambiente o una definición
precisa de los recursos, ni una definición definitiva de los componentes. Por lo tanto,
una de las tareas del sistema ha de ser la de brindar información que permita al
administrador informarse de cuándo son erróneos los conceptos del sistema y qué
ajustes deberá realizar en el mismo.
Componentes o variables del sistema:
Empleados: Personas a cargo de cumplir el objetivo del sistema, como son
secretarias, médicos, cirujanos, enfermeras, etc.
Maquinaria y equipos: Es el equipo que posee la empresa, tales como aparatos
de cirugía láser, entre otros.
Tecnologías (auxiliar): Son las técnicas mundiales de salud óptica que aplica esta
organización para realizar procesos como cirugías, además de las que esta
desarrolla a nivel científico.
Capital : Es el dinero que sostiene a la empresa y a sus empleados
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Pacientes o clientes: Son las personas que evalúan el buen desempeño del
sistema, además de aportar el capital de esta.
Objetivo del sistema:
Su objetivo es el de mejorar la salud visual de las personas mediante un servicio de
calidad, una atención integral, profesionales capacitados y con el implemento de
nuevas
Etnologías ópticas reconocidas mundialmente.
La visión de la TGS es la proyección mundial. Mediante procesos como
certificaciones ISO 9000 y todos los requisitos que se necesiten se desea
estandarizar mundialmente y abrir sucursales en distintas partes del mundo.
Clasificación del sistema:
Concreto: Es concreto debido a que la mayoría de sus componentes son tangibles,
como por ejemplo los empleados y los aparatos de cirugía.
Dinámico: Es dinámico debido a que entre sus componentes se encuentran
personas, su dinamismo se nota en procesos como instalación de aires
acondicionados, atención de clientes, entre otros.
Homeostático: La homeostasis de este sistema consiste en que como empresa
que es se debe mantener en equilibrio económico y no permitir su quiebra, además
debe mantener la calidad de su servicio para tener siempre clientes que aporten el
capital que esta necesita.
Podemos notar que la TGS es un sistema en el cual todos sus componentes se
interrelacionan bajo un mismo propósito (definición de sistema.)
Utilización de diagramas y arquetipos
Actualmente la TGS posee muy buenos ingresos económicos, además ha venido
creciendo tanto económicamente como científicamente y uno de los aspectos más
importantes es que personas de otras ciudades y países vienen en busca de los
servicios de calidad que la TGS presta.
Por estos motivos podemos notar que este sistema actualmente tiene crecimiento
exponencial, el cual puede representarse por siguiente diagrama:
Metodología
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PASOS QUE SE LLEVAN PARA LA SOLUCION DE UN PROBLEMA
Separar las posibles causas del problema.
Examinar a fondo cual puede ser la causa más pragmática.
Una vez encontrada la causa, proceder a examinar las posibles soluciones.
De las varias soluciones encontradas, elegir la que involucre varias
problemáticas de una misma área.
Contar con el apoyo de expertos en las áreas a tratar, para que ayuden a la
correcta implementación de la solución.
Luego de la implementación, examinar detenidamente su proceso por si llega
a presentar fallas, saber cuál fue y reinventar otra solución.
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CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Actividades Semana Encargado
Formación de equipos de
trabajo.
Semana 1 de Marzo Monitores.
Lluvia de ideas. Semana 3 de Mayo Equipo.
Ruta de investigación. Semana 2 de Junio Freddy Rodríguez.
Evidencia del trabajo. Semana 1 de Julio Equipo.
Implementación. Semana 4 de Septiembre Equipo
Exposición. Semana 2 de Octubre Equipo
Trabajo en equipo. Semana 1 de Noviembre Equipo
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PRESUPUESTO
La evaluación de la implementación de esta solución ya planteada antes, podemos
dar un costo aproximado de la totalidad de la solución, es de $ 15.000.000 de pesos
incluyendo software y equipo de comunicación para los empleados(teléfonos).
Este presupuesto puede variar según el tiempo de disponibilidad de cada uno de
ellos.
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CONCLUSIONES
Conociendo ya más a fondo la empresa se alcanza a observar la problemática que
viene generando cada día mas por falta de un software y un sistema que controle
toda el área de los trabajadores para que así se pueda tener un equilibro
permanente en la empresa.
Por eso se llega a la conclusión de la implementación de un software nuevo que
conlleve todos los datos de la empresa y poderlo estructurar a la necesidad de todas
las áreas y que este se pueda conectar por una red para que pueda tener mejor
manejo de la información.
La implementación de teléfonos para los empleados hace que se pueda mejor
comunicación entre el empleador y sus empleados para así poder estar al tanto de
todo lo que suceda y poder agilizar muchos servicios que se requieran para el
desarrollo de un buen servicio con el cliente. Esto hace que ellos puedan estar más
tranquilos de sus necesidades.
