Curso calc tema_6

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Curso calc tema_6

  1. 1. 6 BASE DE DATOS Y DIAGRAMAS EN  OPEN OFFICE CALC 2.0 OpenOffice Calc 2.0  permite una gran flexibilidad en el manejo  de   la   hojas   de   un   libro   de   trabajo   y   de   sus   celdas.   Un   correcto  conocimiento   de   sus   posibilidades   facilitará   al   usuario   su  utilización correcta.  El   último   tema   de   este   curso   se   centra   en   varios   aspectos  interesantes a la hora de trabajar con hojas de cálculo: el manejo de  grupos de datos semejantes y la representación gráfica de valores  relacionados.   Así   mismo   se   trabajan   aspectos   avanzados   y   de  impresión de hojas y libros.Autores: José Luis Ulizarna García y José Fco. Belda
  2. 2. 2 de 52 ­ Base de datos y diagramas con CALC 2.0 ÍNDICE DE CONTENIDO1 BASE DE DATOS ...........................................................................................................................3 1.1. FILTRAR REGISTROS DE UNA BASE DE DATOS. ..............................................................................62 GRÁFICOS Y DIAGRAMAS...............................................................................................................12  2.1 INSERTAR DIAGRAMAS...........................................................................................................12  2.2 EDITAR UN GRÁFICO.............................................................................................................15 2.3 LA BARRA DE FORMATO.......................................................................................................333 IMPRIMIR LAS HOJAS DE CÁLCULO....................................................................................................354 OPCIONES AVANZADAS..................................................................................................................41 IMPORTAR FICHEROS DE TEXTO......................................................................................................41 NUMERACIÓN ANGLOSAJONA.........................................................................................................44 VINCULAR CELDAS DESDE OTRO ARCHIVO DE OPENOFFICE.ORG CALC 2.0.............................................44
  3. 3. BASE  D E   D A T O S  Y  D I A G R A M A S   C O N  CALC 2.0 ­ 3 de 521  BASE DE DATOS La categoría Base de datos puede confundirse con la base de datos de OpenOffice.org Base. Sin embargo, no hay ninguna relación entre esta aplicación de la suite y la categoría Base de datos de OpenOffice.org Calc 2.0.Una base de datos en una hoja de cálculo viene definida por un rango concreto de celdas al que se ha dado un nombre. Por ello, antes de trabajar con ella y utilizar la funciones asociadas hay que definir ese área de la siguiente forma: a) Seleccionar el área que conformará la base de datos b) Abrir el menú Datos y pulsar sobre la opción Definir area... c) En el cuadro de dialogo que se abre escribir el nombre de la base de  datos. d) Este nombre no puede tener ningún espacio en blanco (Figura 1). Figura 1: Cuadro de diálogo para definir una base de datos e) Pulsar en el botón Añadir del cuadro de diálogo abierto f) Cerrar pulsando sobre el botón Aceptar.Para conocer de forma práctica como se trabaja con base de datos se propone el siguiente ejercicio práctico.EJERCICIO GUIADO 1En esta ocasión se va trabajar con el libro cursocalc1.
  4. 4. 4 de 52 ­ Base de datos y diagramas con CALC 2.0  1. Abrir al libro cursocalc1 pulsando sobre el botón Abrir de la Barra de   Herramientas y eligiendo este archivo en la carpeta donde está guardado.   (También se puede abrir el libro desplegando el menú Archivo y eligiendo la   opción Abrir...). 2. Seleccionar la hoja Listado en el caso de que no fuera la hoja activa. 3. Seleccionar el rango de celdas A1:F24 (Figura 2). Figura 2: Rango de celdas seleccionado para este ejercicio 4. Activar la siguiente hoja Hoja2 haciendo clic sobre la pestaña del nombre. 5. Abrir el menú Editar y elegir la opción Pegado especial... 6. En el cuadro de diálogo que se abre seleccionar las casillas: Cadena de   caracteres, Números, fecha y hora y Formato (Figura 3). Figura 3: Cuadro de diálogo de Pegado especial...
  5. 5. BASE  D E   D A T O S  Y  D I A G R A M A S   C O N  CALC 2.0 ­ 5 de 52 7. Pulsar el botón Aceptar de este cuadro de diálogo para que se realice el pegado   en la nueva hoja. 8. Seleccionar el rango B6:F22 para posteriormente definirlo como base de datos.   Para ello: a) Abrir el menú Datos y pulsar sobre la opción Definir área... b) En el cuadro de diálogo que se abre escribir el nombre mibasededatos sin  dejar espacios en blanco.  c) Pulsar en el botón Añadir del cuadro de diálogo y a continuación el botón  Aceptar. d) Seleccionar la base de datos recién creada abriendo el menú Datos y  pulsando a continuación sobre la opción Seleccionar área... (Figura 4).  Figura 4: Cuadro de diálogo para elegir una base de datosLa base de datos se compone de registros, que son las filas que contienen los nombres y notas de los alumnos. Cada registro se divide en campos, que serían cada una de las celda   en  que  está dividido  el   registro.  En  la  Figura   2  la  fila   7,  por  ejemplo,  es  el primer registro de la base de datos. Las celdas B7, C7, E7 y F7 sus campos. En la fila 6 figuran los nombres de los campos. 9.  Ordenar los registros por los apellidos de los alumnos. Para ello: a) Abrir el menú Datos y elegir la opción Ordenar..., con lo que se abrirá  el  cuadro de diálogo correspondiente. (Figura 5). Figura 5: Cuadro de dialogo para seleccionar el campo de ordenación
  6. 6. 6 de 52 ­ Base de datos y diagramas con CALC 2.0  Figura 5: Cuadro de dialogo para seleccionar el campo de ordenación b)  En el panel desplegable Ordenar según seleccionar el nombre del campo  NOMBRE DEL ALUMNO y mantener activa el botón de clasificación  Ascedente para que la base de datos se ordene desde la A a la Z. c) Pulsar sobre el botón Aceptar para observar como los registros completos,  es decir cada fila con sus celdas de la base de datos, se han ordenado de la  forma especificada. (Figura 6).  Figura 6: Base de datos ordenada por apellidos de forma ascendente11. Guardar el libro pulsando sobre el icono Guardar de la Barra de Herramientas o  pulsando la teclas <Ctrl>+<G>.
  7. 7. BASE  D E   D A T O S  Y  D I A G R A M A S   C O N  CALC 2.0 ­ 7 de 521.1. FILTRAR REGISTROS DE UNA BASE DE DATOS.En algún momento resultará oportuno  mostrar solo  algunos registros de la base de datos.   Para   realizar   esta   operación  existe   la   opción  Filtrado  en   tres   modalidades: automática, predeterminada y especial.Los diferentes tipos de filtros permiten que sólo algunas de las filas (registros) de una base de datos u área de datos sean visibles. OpenOffice.org Calc 2.0 dispone de diversas opciones para la aplicación de filtros que se encuentran en el menú Datos dentro de la opción Filtro. • El Filtro automático o autofiltro permite mostrar únicamente aquellos registros  de datos que coincidan con el valor seleccionado en alguno de sus campos. Cuando activamos esta opción en una base de datos, las celdas que contienen los  nombres de los campos se muestran con unos botones que permiten desplegar  los valores que podemos seleccionar (Figura 7). Fijado el valor, los registro que  no cumple la condición se ocultan.  Para desactivar este filtro solo hay que entrar de nuevo en el menú Datos,  seleccionar la opción Filtro y en el panel de opciones que se abre elegir de nuevo  la opción Filtro automático. Figura 7: Selectores de filtrado automático • El Filtro determinado abre un cuadro de diálogo donde se pueden definir hasta  tres valores de campos de un registro de la base de datos y conectarlos,  mediante los operadores lógicos Y u O, para mostrar solamente los registros  que responde a los criterios seleccionados (Figura 8). Figura 8: Cuadro de diálogo para el filtrado determinado • El Filtro especial supera la restricción de los tres condiciones dela opcion  anterior permitiendo un total de ocho condiciones de filtro. En los filtros  especiales, las condiciones se insertan directamente en la hoja. Aprender más
  8. 8. 8 de 52 ­ Base de datos y diagramas con CALC 2.0  Cuando se seleccionan filas filtradas y luego se aplican formatos o se borran las filas visibles, las acciones  solo afectan a dichas filas, las filas ocultas no se ven afectadas.  Es lo contrario de lo que ocurre con las filas que se han ocultado manualmente mediante la secuencia menú  Formato, opción Filas, subopción Ocultar filas que se vió en el tema cinco. En este caso las filas que se han  ocultado manualmente se borran cuando se borra la selección que las contiene.EJERCICIO GUIADO 2Con el libro  cursocalc1  abierto, vamos a trabajar algunos filtros en la  Hoja2  que se utilizó en la práctica anterior. 1. Seleccionar la base de datos mibasededatos haciendo clic sobre el menú Datos  y luego sobre la opción Seleccionar area...  2. En el cuadro de diálogo que se abre hacer clic sobre esta base de datos y pulsar  en el botón Aceptar. 3. Con   la   base  de  datos   seleccionada  Abrir  de  nuevo   el  menú  Datos,  elegir   la  opción Filtro  y  en  panel  que se  despliega  Filtro  automático.  Las  flechas  del  cuadro combinado se muestran en la   fila de nombres de campos de la base  seleccionada. 4. Pulsar en la flecha desplegable del encabezado de la columna 2ª evaluacion y  seleccionar el valor  4  (Figura 9) para que se muestren solamente los alumnos  que en la segunda evaluación obtuvieron una nota de 4. Figura 9: Selección de un valor con filtro automático 5. El filtro se ejecuta y el resultado se muestra en la Figura 10. Figura 10: Resultado del filtrado automático
  9. 9. BASE  D E   D A T O S  Y  D I A G R A M A S   C O N  CALC 2.0 ­ 9 de 52El  filtrado   automático  ofrece pocas  posibilidades   si,  lo  que  se desea,  es  especificar todavía más el filtrado y conocer, por ejemplo, aquellos alumnos que suspendieron las tres evaluaciones. En este caso se debe recurrir al Filtro determinado. Obsérvese que el campo que se ha utilizado para el filtro se identifica mediante el botón de flecha azul (Figura 10). 6. Mostrar de nuevo todos los registros haciendo clic sobre la fecha azul del campo  2ª evaluación y eligiendo la opción ­todo­. 7. Desactivar  el   filtrado   automático   abriendo   el  menú  Datos,  seleccionando     a  continuación la opción Filtro  y en el panel de opciones elegir la opción Filtro  automático. 8. Activar el filtrado determinado, para lo cuál, en primer lugar, hay que hacer clic  dentro de cualquier celda que compone la base de datos. 9. A continuación seleccionar   el  menú  Datos,  elegir la opción Filtro  y en panel  que se despliega la subopción Filtro determinado. 10.   Con esta acción se abre el cuadro de dialogo de la  Figura 8.  Copiar los datos  que en ella aparecen para mostrar solo los registros de los alumnos que han  suspendido las tres evaluaciones. Para introducir la información hacer clic sobre  la flecha del campo en cuestión (Nombre del campo, Condición, Valor y Vínculo)  y elegir, del panel que se abre, la opción correcta.  11.  Una vez introducidas las condiciones pulsar sobre el botón Aceptar para ver los  resultados. 12. Como se observa en la Figura 11 no se muestra ningún registro, porque no hay  ninguno que cumpla las condiciones de haber suspendido las tres evaluaciones. Figura 11: Resultado del filtrado determinado 13.   Volver a la situación inicial  pulsando sobre el botón Deshacer  de la  Barra de  Herramientas. O abriendo el menú Formato, haciendo clic sobre la opción Filas  y activando la subopción Mostrar.
  10. 10. 10 de 52 ­ Base de datos y diagramas con CALC 2.0  14.   El  filtrado   avanzado  es   el   más   flexible   de   los   tres.   Para   conocer   su  funcionamiento  copiar  los   nombres   de   los   campos   de   la   base   de   datos   en   el  rango de celdas B26:F26 (Figura 12). Figura 12: Copia de los nombre de los campos en el rango B26:F26 Una vez copiados los nombres de los campos se deben escribir los criterios de filtrado en   las   filas   situadas   debajo   de   los   encabezamientos,   teniendo   en   cuenta   que   los criterios dispuestos horizontalmente en una misma fila estarán siempre conectados mediante   el   operador   lógico  Y,  mientras   que   los   dispuestos   verticalmente   en   una columna lo estarán mediante el operador O. 15.   En este caso vamos a introducir un filtro avanzado para conocer los alumnos  que   han   aprobado   pero   que,   sin   embargo,   han   suspendido   alguna   de   las  evaluaciones. Para lo cuál escribimos los criterios que aparecen en el rango de  celdas C27:F29 en la Figura 13.Estos criterios de filtrado se traducen de la siguiente forman: Mostrar solo aquellos registros   que   han   suspendido   la   primera   evaluación  Y  han   aprobado,  O  que     han suspendido la segunda evaluación Y han aprobado, O que  han suspendido la tercera evaluación Y han aprobado. Figura 13: Criterios de filtrado avanzado
  11. 11. BASE  D E   D A T O S  Y  D I A G R A M A S   C O N   C A L C   2 . 0   ­   11   d e   5 216.   Una   vez   creados   los   criterios   seleccionar  mibasededatos  mediante   la   opción  Seleccionar área... del menú Datos.17.   Aplicar  el   filtro   abriendo   el  menú  Datos,  seleccionando     a   continuación  la  opción Filtro  y en el panel de opciones elegiendo la opción Filtro especial... El  resultado se muestra en la parte superior de la Figura 13.18.   Mostrar  de nuevo todos los registros. Para ello actuar como se explica en el  punto 13 de esta práctica guiada.19.  Guardar la hoja pulsando sobre botón Guardar de la Barra de Herramientas o  pulsando la teclas <Ctrl>+<G>. Aprender más Las bases de datos de OpenOffice.org Calc 2.0 soportan una serie de funciones específicas que se pueden  utilizar en fórmulas introducidas en celdas específicas o dentro de criterios de filtrado. Estas funciones se  pueden activar desde el menú Datos en la opción Subtotales... Las más importantes son: BDCONTAR  que  cuenta   el  número   registros  de   una  base   de   datos  que   coinciden   con   las  condiciones  especificadas  siempre   que   sean   valores   numéricos.   El  resultado   se   muestra   en   la   celda   donde   se   ha  introducido la función. Sintaxis: BDCONTAR(Base de datos; Campo de base de datos; Criterios) En el parámetro Base de datos se especifica su nombre o el rango de celdas que contiene. En Campo de  base de datos se puede introducir una celda para especificar la columna de búsqueda o el número 0 para  buscar en toda la base de datos (Este parámetro no puede estar en blanco); si la referencia a la columna se  efectúa mediante su nombre este hay que escribir entre comillas.  Por último, en el parámetro  Criterios  se  escribirá el rango de celdas donde se han introducido dichos criterios.  BDCONTARA Es semejante a la función pero con un matiz, cuenta el número de registros de una base de  datos que coinciden con las condiciones de búsqueda especificadas y que  contienen valores numéricos o  alfanuméricos. Sintaxis: BDCONTARA(Base de datos; Campo de base de datos; Criterios)
  12. 12. 12 de 52 ­ Base de datos y diagramas con CALC 2.0  BDDESVEST Calcula la desviación estándar de una población a partir de una muestra, mediante el uso de  las cifras de una columna de la base de datos que cumplen las condiciones especificadas.  Sintaxis: BDDESVEST(Base de datos; Campo de base de datos; Criterios) BDDESVESTP Calcula la desviación estándar de una población a partir de todas las celdas de un área de  datos que cumplan los criterios de búsqueda. Los registros se tratan como la población total. Sintaxis: BDDESVESTP(Base de datos; Campo de base de datos; Criterios) BDEXTRAER  Devuelve el contenido de la celda a la que se hace referencia en una base de datos que  coincide con los criterios de búsqueda especificados. Si se detecta un error, la función devuelve #VALOR! si  no se encuentra ningún registro o Err502 si se encuentra más de una celda. Sintaxis: BDEXTRAER(Base de datos; Campo de base de datos; Criterios) Para hacer referencia a una columna mediante el nombre de su encabezado, escriba dicho nombre entre  comillas.  Ejemplo: En la práctica anterior, si se desea conocer la nota final de la la alumna Laura Alegri cuyo nombre  escribimos en la celda  B27  y que se mostrará en la celda  C32,  escribiremos en   la celda  B27: ALEGRI,  LAURA y la siguiente fórmula en la celda C32: =BDEXTRAER(A6:F22;F6;B26:B27) En resultado que se muestra en la celda C32 es 7, que es la nota final de esta alumna. BDPROMEDIO Esta función devuelve el promedio de los valores de todos los campos de todos los registros  de la base de datos activa que cumplen los criterios de búsqueda especificados. Sintaxis: BDPROMEDIO(Base de datos; Campo de base de datos; Criterios) BDSUMA Devuelve la suma total de todas las celdas en un campo de base de datos en todos los registros  que cumplan los criterios de búsqueda especificados. Sintaxis: BDSUMA(Base de datos; Campo de base de datos; Criterios) BDVAR Devuelve la varianza para todas las celdas de un campo de base de datos en todos los registros que  cumplan los criterios de búsqueda especificados. Hay que tener en cuenta que con una muestra inferior a mil  individuos no es posible obtener un resultado representativo. Sintaxis: BDVAR(Base de datos; Campo de base de datos; Criterios) BDVARP calcula la varianza para todas las celdas de un campo de base de datos en todos los registros que  cumplen los criterios de búsqueda especificados. Los registros se tratan como la población total. Sintaxis: BDVARP(Base de datos; Campo de base de datos; Criterios)
  13. 13. BASE  D E   D A T O S  Y  D I A G R A M A S   C O N  CALC 2.0 ­ 13 de 522  GRÁFICOS Y DIAGRAMASOpenOffice.org Calc 2.0 permite visualizar los datos numéricos de un rango de celdas en un gráfico para posteriores análisis de resultados y estudio de tendencias. Un gráfico es un objeto que se coloca en una hoja de cálculo que permite su edición completa de todos los elementos que lo componen.Para crear un gráfico que contenga un diagrama representativo de un conjunto de valores hay que pulsar sobre el botón Insertar diagrama  de la Barra de Herramientas. 2.1 INSERTAR DIAGRAMAS.Para generar un diagrama se seguirán los siguientes pasos: a) Activar la hoja de cálculo donde se encuentran los datos  b) Seleccionar los datos junto con los encabezados. c) Hacer clic en el icono Insertar diagrama  de la Barra de Herramientas, o si se  prefiere, abrir el menú Insertar y seleccionar la opción Diagrama... Con esta  acción el puntero del ratón se convierte en una cruz con un pequeño gráfico en  negro. d) Pulsar en el botón izquierdo del ratón y, manteniéndolo pulsado, arrastrar el  puntero hasta formar un rectángulo que defina el tamaño y la ubicación del  gráfico que contendrá el diagrama.  e) Soltar el botón del ratón para que se muestre el cuadro de diálogo Formateado  automático diagrama que recoge la Figura 14. Este muestra en Área el rango de  celdas seleccionado y dos casillas activas: Primera fila con etiqueta y Primera  columna con etiqueta. Estas dos casillas se deben activar en el caso que los  datos seleccionados incluyan en su primera fila y primera columna las etiquetas  de los valores a representar en el diagrama.  
  14. 14. 14 de 52 ­ Base de datos y diagramas con CALC 2.0  Figura 14: Cuadro de diálogo inicial para crear un diagrama f) Comprobados que los datos son correctos, pulsar sobre el botón Siguiente>>  g) En el siguiente cuadro de diálogo hay que seleccionar el tipo de diagrama, lo que  dependerá de los datos a representar. Por defecto es el diagrama de barras el  que se encuentra activo (enmarcado en negro). Para cambiar de tipo solo hay  que hacer clic dentro de la representación (Figura 15). Seleccionado el diagrama  pulsar sobre el botón Avanzar>>.  Figura 15: Cuadro de dialogo para seleccionar el tipo de diagrama h) El cuadro de diálogo que se muestra a continuación (Figura 16), permite  seleccionar una variante al diagrama elegido. Si activamos el cuadro  Representación de texto en previsualización (enmarcado en rojo), se mostrará a  la izquierda una muestra del diagrama final. También se puede seleccionar que  lineas de la cuadrícula que contiene al diagrama se activan (enmarcadas en  verde). Por defecto se encuentran activas las del eje Y, pero podemos seleccionar  las del eje X. A continuación pulsar sobre el botón Avanzar>>.
  15. 15. BASE  D E   D A T O S  Y  D I A G R A M A S   C O N  CALC 2.0 ­ 15 de 52 Figura 16: Cuadro de dialogo para seleccionar una variante del diagrama.i) El cuadro siguientes es el ultimo antes de crear el diagrama (Figura 17). En  este hay que escribir el titulo del gráfico y las leyendas de los ejes. Para escribir  los títulos de los ejes primero hay que activarlos haciendo clic sobre la casilla  correspondiente.j) Una vez completados los rótulos, pulsar sobre el botón Crear.  Hay que destacar que, en cualquier momento, se puede volver a un cuadro de  diálogo anterior para modificar la configuración del diagrama. Para realizar  esta operación bastará con pulsar sobre el botón <<Regresar.  Los cambios solo se guardan cuando se pulsa Crear en el cuadro de diálogo  final. Figura 17: Cuadro de dialogo para seleccionar una variante del diagrama.e) El gráfico con su diagrama se muestra en la zona previamente seleccionada tal  y como se explica en los apartados c) y d) (Figura 18).
  16. 16. 16 de 52 ­ Base de datos y diagramas con CALC 2.0  Figura 18: Diagrama creado. Aprender más Una peculiaridad de los diagramas es que, cambiando la referencia de celdas que contienen los valores o  modificando los valores del rango seleccionado, el diagrama se actualiza de forma automática. Por ejemplo: En la Figura 19  se muestra el resultado de eliminar el valor de la última celda del rango que  genera   el   diagrama   (celda   con   fondo   negro).   Como   consecuencia,   la   última   barra   del   diagrama   ha  desaparecido si la  comparamos con la Figura 18, pero no así la leyenda de la asignatura Tecnología. Figura 19: Diagrama sin la barra de la derecha 2.2 EDITAR UN GRÁFICOUn gráfico en OpenOffice.org Calc 2.0 es un objeto de OpenOffice que permite su edición completa. Es decir, cualquiera de sus elementos puede ser modificado o actualizado. Para editar un gráfico lo primero es seleccionarlo haciendo doble clic sobre el mismo. De esta forma el gráfico queda enmarcado y con los selectores de las esquinas del 
  17. 17. BASE  D E   D A T O S  Y  D I A G R A M A S   C O N  CALC 2.0 ­ 17 de 52marco en negro (Figura 18), lo que significa que está listo para su modificación.  Si los selectores  siguen en verde como en la Figura 19, el gráfico será tratado como una imagen y solo podrá cambiarse de posición. Esto último ocurrirá si solo se hace clic una vez sobre él.Seleccionado el gráfico para su edición, la Barra de Formato y la Barra de Herramientas son sustituidas por la Barra de Gráfico (Figura 20). En ella encontramos  las mismas opciones que se despliegan si hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre el gráfico (Figura 21). Figura 20: Barra de Gráfico Figura 21: Panel de opciones de edición del gráfico Cambiar el tamaño del gráficoPara cambiar el tamaño del gráfico y, lógicamente, del diagrama que contiene, se hace clic sobre cualquiera de los selectores del marco (Con un circulo en rojo en la Figura 19) y, manteniendo el botón izquierdo del ratón pulsado, se arrastrará el puntero en la dirección deseada hasta que el gráfico sea del tamaño adecuado. A continuación soltar el botón del ratón.
  18. 18. 18 de 52 ­ Base de datos y diagramas con CALC 2.0 Cambiar los títulosOpenOffice.org Calc 2.0 permite modificar el aspecto y el contenido de los títulos que contiene en gráfico. Dos son las acciones principales: a) Cambiar el texto de los rótulos. Para ello hacer doble clic dentro del rótulo y de  esta forma activar el modo de edición representado por un marco gris. b) Modificar el formato por defecto de los títulos. Para esta acción se pulsará con el  botón derecho del ratón dentro del gráfico. En el panel de opciones que se  despliega a continuación seleccionar la opción Titulo y en el subpanel siguiente:  Título principal..., Titulo del eje Y... o Todos los títulos... (Figura 22). Figura 22: Opciones para modificar e formato de los títulos Cualquiera de estas tres últimas opciones abre el mismo cuadro de diálogo  (Figura 23) en el que, desde sus pestaña, se puede dar formato al título  seleccionado de la siguiente forma: Figura 23: Cuadro de diálogo común para el formateo de títulos de un gráfico.
  19. 19. BASE  D E   D A T O S  Y  D I A G R A M A S   C O N  CALC 2.0 ­ 19 de 52 a) La pestaña Bordes permite hacer visible un marco alrededor del título,  seleccionar el color, ancho y transparencia respecto del fondo del gráfico. El  resultado aparece en el cuadro de previsualización abajo del cuadro de diálogo b) La pestaña Área  permite colocar un relleno al marco del título a introducir. c) La pestaña Transparencia permite aplicar transparencias al relleno del título. d)  La pestaña Caracteres permite modificar la Fuente, Estilo y Tamaño del texto.  e) La pestaña Efecto de fuente permite modificar la apariencia de la fuente  elegida en la pestaña anterior, incorporando, sombra, subrayado, tachado y  color. f) Por último, la pestaña Alineación permite modificar la orientación del texto.Formateo de Leyenda, ejes y cuadrículas.Las siguientes tres opciones del panel de formato (Figura 21), permiten formatear, mediante un cuadros de diálogos semejantes a los de títulos, la leyenda del gráfico, los ejes del mismo y las cuadrículas del diagrama. Poner fondo al diagrama y al gráficoPara colocar un fondo al diagrama, tendremos que activar de nuevo las opciones de formateo   haciendo   clic   con   el   botón  derecho   del   ratón  dentro   del   gráfico   que, recordemos, debe estar en modo de edición (Figura 21). A continuación se elegirá la opción Panel lateral... y en el cuadro de diálogo que se abre (Figura 24) seleccionar: a) La pestaña Bordes para colocar un marco al diagrama. b) La pestaña Área para elegir un estilo de relleno (color, gradiente, etc). c) La   pestaña  Transparencia  para   establecer   el   porcentaje   de   transparencia   al  relleno elegido. Figura 24: Cuadro de diálogo para formatear el fondo del diagrama
  20. 20. 20 de 52 ­ Base de datos y diagramas con CALC 2.0 Para colocar un fondo al conjunto del gráfico se actuará de la forma que se acaba de explicar, pero eligiendo la opción Superficie del diagrama...Modificar el tipo de diagramaUna vez creado el diagrama, podemos cambiarlo seleccionando la opción Tipo de programa... del panel que se despliega al hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el gráfico (Figura 25). En este cuadro podemos modificar: la Categoría, pudiendo elegir entre diagramas en dos dimensiones (por defecto) o en tres dimensiones (3D); el Tipo y la Variante sobre el tipo. Figura 25: Cuadro de diálogo para modificar el tipo de diagramaLos diagramas en 3D poseen una serie de opciones que no tienen los de 2D. Por ejemplo:  se pueden girar e inclinar con el ratón para colocarlos en la perspectiva 
  21. 21. BASE  D E   D A T O S  Y  D I A G R A M A S   C O N  CALC 2.0 ­ 21 de 52deseada. También permiten desplazar una fila de datos desde su posición inicial hacia delante o hacia atrás para ordenarlas por algún criterio. Modificar el rango de un diagramaUna forma fácil de actualizar un diagrama es seleccionando un nuevo rango de celdas con los valores que queremos queden representados en el diagrama. A continuación se arrastra dentro del diagrama y se suelta el botón del ratón. El diagrama queda actualizado con los nuevos valores.Añadir gradientes y texturas a las barras del diagramaA la barras de un diagrama se le pueden añadir gradientes y texturas al color por defecto. Esto es posible porque OpenOffice.org Calc 2.0 trata a estos elementos del gráfico como  objetos independientes, de forma que podemos aplicarles todas las opciones que se han visto para el formateo de títulos y leyendas. La operativa será como sigue: a) Pulsar dos veces sobre el gráfico para pasar al modo edición. b) Pulsar dos veces sobre la barra que se desea modificar. Aparecerá con los  selectores verdes y se abrirá el cuadro de diálogo de diseño (Figura 26). Figura 26: Selección de la barra a modificar mediante una textura (Mapa de bits) c) Seleccionar la pestaña Área. d) Seleccionar en el menú Relleno la opción Gradiente si se desea este efecto o  Mapa de bits si se desea colocar una textura. e) Elegir el gradiente o la textura deseada entre las posibles opciones. f) Pulsar sobre el botón Aceptar para aplicar la configuración.
  22. 22. 22 de 52 ­ Base de datos y diagramas con CALC 2.0 EJERCICIO GUIADO 3Este ejercicio se va a trabajar sobre el libro cursocalc2. En él se creará un gráfico y se le dará formato. 1. Abrir el libro cursocalc2.ods si todavía no lo estuviera. 2. Seleccionar  los   rangos   de   celdas  C5:H5  y  C33:H33  cuyos   valores   van   a  determinar   el   diagrama.   Recuérdese   que   para   seleccionar   dos   rangos   no  adyacentes se debe seleccionar el primero, luego pulsar la tecla  <Ctrl>  y por  último, manteniendo esta tecla pulsada, seleccionar el segundo rango (Figura  27). 
  23. 23. BASE  D E   D A T O S  Y  D I A G R A M A S   C O N  CALC 2.0 ­ 23 de 52 Figura 27: Cuadro de diálogo inicial para crear un diagrama3. Hacer clic en el icono Insertar diagrama  de la Barra de Herramientas.4. Colocar el puntero del ratón en la celda C36, Pulsar en el botón izquierdo  del ratón y, manteniéndolo pulsado, arrastrar el puntero hasta la celda I59.5. Soltar el botón del ratón  para abrir el primer cuadro de diálogo de  Formateado automático diagrama que recoge la Figura 28. Este muestra en  Área los rangos de celdas seleccionados y el nombre de la hoja en la que se  está trabajando (puedeue este nombre no coincida con el que tiene el  alumno).6. Activar, sino lo están, las casillas de Primera fila con etiqueta y Primera  columna con etiqueta. La primera permite que el nombre de las  asignaturas que se encuentran en el rango  C5:H5 aparezcan en la leyenda  del diagrama, mientras que la segunda muestra el rótulo de la celda C33  “Media de clase” como título del eje X del diagrama.
  24. 24. 24 de 52 ­ Base de datos y diagramas con CALC 2.0   Figura 28: Cuadro de diálogo inicial para crear un diagrama 7. Pulsar sobre el botón Siguiente>>  8. Observar en el siguiente cuadro de diálogo (Figura 29) que el diagrama de  barras se encuentra seleccionado (enmarcado en negro). Si es así, pulsar en el  botón Avanzar>>, sino, seleccionarlo haciendo clic sobre él y pulsar a  continuación el botón Avanzar>>. Figura 29: Cuadro de dialogo para seleccionar el tipo de diagrama 9. En el siguiente cuadro de diálogo (Figura 30), mantener la variante activa por  defecto. Activar  en cuadro de Representación de texto en previsualización y  pulsar sobre el botón Avanzar>>.
  25. 25. BASE  D E   D A T O S  Y  D I A G R A M A S   C O N  CALC 2.0 ­ 25 de 52 Figura 30: Cuadro de dialogo para seleccionar una variante del diagrama.10. En el cuadro siguiente (Figura 31) activar Título del diagrama y escribir en su  cuadro de diálogo: “Medias de las asignaturas”. Activar el rótulo del Eje Y  haciendo clic sobre su casilla y escribir a continuación en su cuadro de texto  “Notas”. Figura 31: Cuadro de dialogo para escribir los títulos11. Pulsar sobre el botón Crear. 12.El gráfico con su diagrama se crea en  el área de celdas previamente  seleccionada (Figura 32).13.  Pulsar en el botón Guardar de la Barra de Herramientas.
  26. 26. 26 de 52 ­ Base de datos y diagramas con CALC 2.0  Figura 32: Diagrama creado.Una vez creado el gráfico se va a editar para modificar algunos de los elementos que lo componen. 14.  Seleccionar el gráfico haciendo doble clic sobre el mismo.  15. Formatear el rótulo principal  del gráfico en varios aspectos. Para ello:  a) Pulsar el botón derecho del ratón dentro del gráfico. En el panel de  opciones que se abre seleccionar Titulo y en el subpanel siguiente Título  principal... b) Seleccionar, en la pestaña Bordes del cuadro de diálogo Título, los  parámetros que aparecen en la Figura 33 respecto al Estilo, Color y  Ancho. Figura 33: Formato del tipo de cuadro del rótulo
  27. 27. BASE  D E   D A T O S  Y  D I A G R A M A S   C O N  CALC 2.0 ­ 27 de 52c) Pulsar sobre la pestaña Área y seleccionar Gradiente en Relleno y a  continuación el tipo Lineal amarillo/marrón (Figura 34). Figura 34: Formato del tipo de cuadro del rótulo
  28. 28. 28 de 52 ­ Base de datos y diagramas con CALC 2.0  Figura 35: Datos iniciales del ejercicio d) Pulsar sobre la pestaña Transparencia, activar el botón Transparencia y  colocar esta al 50%  (Figura 35). e) Pulsar sobre la pestaña Caracteres para formatear el texto del título. En  el cuadro de dialogo formatear la Fuente, el Estilo, y el Tamaño con los  valores que aparecen en la Figura 36.  Figura 36: Cuadro de diálogo para formatear el texto
  29. 29. BASE  D E   D A T O S  Y  D I A G R A M A S   C O N  CALC 2.0 ­ 29 de 52 f) Pulsar sobre la pestaña Efectos de fuente para colocar el Color de fuente  en azul y darle sombra al texto del título activando la casilla  correspondiente Figura 37. g) Terminado el formateo del título pulsar sobre el botón Aceptar para ver  como queda el titulo dentro del gráfico Figura 40.  Figura 37: Cuadro de diálogo para darle color y sombra al texto16.  Para cambiar el color de las cuadrículas del diagrama del negro al rojo se  pulsará de nuevo con el botón derecho del ratón sobre el gráfico. Siempre y  cuando se encuentre en modo edición tal como se explica en el punto 14. 17. A continuación hacer clic sobre la opción Cuadrícula principal del eje Y...  (Figura 38). Con esta acción se abre el cuadro de diálogo que se muestra en la  Figura 39 y en el que seleccionaremos el color rojo dejando el resto de opciones  por defecto.18. Pulsar el botón Aceptar y comprobar el resultado en la Figura 40.
  30. 30. 30 de 52 ­ Base de datos y diagramas con CALC 2.0  Figura 38: Selección de opciones para formatear el eje Y Figura 39: Cuadro de diálogo para formatear la cuadricula
  31. 31. BASE  D E   D A T O S  Y  D I A G R A M A S   C O N  CALC 2.0 ­ 31 de 52 Figura 40: Resultado del formateo del título y la cuadricula19.  Para establecer un fondo al diagrama se seleccionará la opción Plano lateral...,  entre las opciones de formateo (recuérdese que se activa haciendo clic con botón  derecho del ratón dentro del gráfico que se debe encontrar en modo edición).20.  En el cuadro de diálogo que se abre (Figura 41) seleccionar la pestaña Área, y  en ella elegir como tipo de Relleno el Color y entre ellos el Amarillo 4.  Figura 41: Cuadro de diálogo para colocar fondo al diagrama
  32. 32. 32 de 52 ­ Base de datos y diagramas con CALC 2.0  21.  Hacer clic sobre la pestaña Transparencia. En Modo de transparencia activar  la opción Transparencia y colocarla al 60% (Figura 41). A continuación pulsar  sobre el botón Aceptar. Figura 41: Cuadro de diálogo para establecer el grado de transparencia. 22.  Para establecer un fondo del gráfico se seleccionará la opción Superficie del  diagrama... y en su cuadro de diálogo (Figura 42) la pestaña Área. Elegir como  tipo de Relleno el Color y entre ellos el Gris azulado.  Figura 42: Cuadro de diálogo para establecer el grado de transparencia.
  33. 33. BASE  D E   D A T O S  Y  D I A G R A M A S   C O N  CALC 2.0 ­ 33 de 5223.  Pulsar sobre el botón Aceptar del cuadro de diálogo y ver los cambios  producidos (Figura 43). Figura 43: Resultado de colocar fondo al gráfico24.Transformar el actual diagrama en uno de 3D. Para ello abrir el panel de  opciones de la forma que ya se ha practicado y seleccionar Tipo de programa...  (Figura 44). Modificar la Categoría haciendo clic sobre el botón de selección  rotulado como 3D.  Figura 44: Configuración del cuadro de diálogo para modificar el diagrama a 3D 
  34. 34. 34 de 52 ­ Base de datos y diagramas con CALC 2.0  25. Pulsar sobre el botón Aceptar para ver el resultado (Figura 45).
  35. 35. BASE  D E   D A T O S  Y  D I A G R A M A S   C O N  CALC 2.0 ­ 35 de 52 Figura 45: Gráfico transformado a 3D.26. Cambiar el orden de las barras para que aparezcan en orden decreciente. Para  ello se actuará del siguiente modo: a) Estando en el modo de edición del gráfico, hacer doble clic sobre la  barra a modificar. En nuestro caso la cuarta por la izquierda que es de  color verde claro. b) Pulsar sobre el botón derecho del ratón y en el panel de opciones que se  despliega elegir la opción Organizar.  c) De las dos subopciones posibles elegir  Traer adelante (Figura 46). Figura 46: Opciones para colocar la columna seleccionada una posición delante
  36. 36. 36 de 52 ­ Base de datos y diagramas con CALC 2.0  Figura 46: Opciones para colocar la columna seleccionada una posición delante d) La barra verde se colocará delante de la amarilla, pero para completar  el orden decreciente, esta última debe colocarse detrás de la amarilla.  Operar de la forma explicada en los apartados b) y c) pero eligiendo en  esta ocasión la opción Enviar atrás. El resultado se muestra en la Figura  47. Figura 47: Diagrama en orden decreciente 27. Para modificar la inclinación del diagrama 3D y siempre que el gráfico se  encuentre en el modo edición, se actuará del siguiente modo: a) Hacer clic dentro del diagrama. Con esta acción se mostrarán los  selectores rojos del diagrama y el puntero del ratón se habrá convertido  en una flecha semicircular. b) Manteniendo el botón izquierdo del ratón pulsado, mover el puntero  hacia delante hasta que se muestren las barras con la perspectiva que  recoge la Figura 48.
  37. 37. BASE  D E   D A T O S  Y  D I A G R A M A S   C O N  CALC 2.0 ­ 37 de 52 Figura 48: Cambio de la perspectiva del gráfico c) Soltar el botón izquierdo del ratón. 28.  Guardar la hoja con el juego de teclas <Ctrl>+<G>2.3 LA BARRA DE FORMATOEsta   barra,   que   se   muestra   en   la  Figura   20  (Página   16),   permite   acceder   a   las opciones más frecuentes para trabajar con los gráficos. Los botones que contiene y las funciones que realizan son las siguientes:
  38. 38. 38 de 52 ­ Base de datos y diagramas con CALC 2.0 Mostrar/ocultar titulo Este botón permite mostrar u ocultar tanto el título como el subtítulo de un gráfico, según esté activado o desactivado. Mostrar/ocultar leyendaEste botón permite mostrar u ocultar la leyenda un gráfico, según esté activado o desactivado. Mostrar/ocultar titulo del ejeEste botón permite mostrar u ocultar los títulos de los tres posibles ejes (X, Y, Z) de un gráfico, según esté activado o desactivado. Mostrar/ocultar ejes Este botón permite mostrar u ocultar los rótulos de la escalas de los tres posibles ejes (X, Y, Z) de un gráfico, según esté activado o desactivado.
  39. 39. BASE  D E   D A T O S  Y  D I A G R A M A S   C O N  CALC 2.0 ­ 39 de 52Activar/desactivar cuadricula horizontal Este botón activa o desactiva la cuadrícula horizontal, conmutando su visualización en el eje X. Nota: La opción sólo funciona si previamente se anula la selección de las casillas de verificación de la  Cuadrícula auxiliar en la opción Insertar cuadrículas. Activar/desactivar cuadricula verticalEste botón activa o desactiva la cuadrícula horizontal, conmutando su visualización en el eje Y. Al igual que la anterior sólo funciona si previamente se anula la selección de las casillas de verificación. Tipo de diagramaMuestra el cuadro de diálogo Tipo de diagrama, que permite convertir un gráfico en 2D o 3D, cambiar el tipo o una variante del tipo. Formateado automáticoAbre el cuadro de diálogo Formateado automático diagrama donde, como se ha visto, es posible modificar de forma interactiva la propiedades del gráfico. Datos del diagramaAbre el cuadro de diálogo Datos del gráfico donde se puede editar los datos del gráfico. Este cuadro no está disponible si el gráfico está basado en una hoja de cálculo de OpenOffice.org Calc2.0 o en una tabla de OpenOffice.org Writer. Datos en filasSi está activo significa que los datos del diagrama se encuentran en filas. Si se desactiva cambia, si es posible, la disposición de los datos del gráfico. Cuando no puede realizar la permuta de datos se muestra el mensaje de la Figura 49.
  40. 40. 40 de 52 ­ Base de datos y diagramas con CALC 2.0  Figura 49: Mensaje de imposibilidad de cambiar los datos Datos en columnasSi está activo significa que los datos del diagrama se encuentran en columnas. Si se desactiva cambia, si es posible, la disposición de los datos del gráfico. Cuando no puede realizar la permuta de datos se muestra un mensaje semejante al de la Figura 49. Escala de textoCambia la escala del texto del gráfico cuando se modifica el tamaño de éste. Nueva alineación de diagramaMueve todos los objetos de un gráfico a las posiciones predeterminadas. Esta función no altera el tipo del gráfico ni ninguno de los atributos a excepción de la posición de los objetos que lo componen.3  IMPRIMIR LAS HOJAS DE CÁLCULOTodas las prácticas realizadas hasta ahora han concluido guardando la hoja o libro en el disco duro, pero sin duda, en multitud de ocasiones, el usuario necesitará imprimir toda una hoja de cálculo, parte de ella, los gráficos generados o incluso todas las hojas de las que se compone un libro de trabajo.Para ello OpenOffice.org Calc 2.0 contiene una serie de opciones que se van a tratar a continuación.Lo primero a tener en cuenta es que el usuario tenga instalada y operativa una impresora en el sistema operativo Lliurex.
  41. 41. BASE  D E   D A T O S  Y  D I A G R A M A S   C O N  CALC 2.0 ­ 41 de 52Imprimir un área determinadaPara seleccionar un área determinada de una hoja de cálculo se procederá del siguiente modo: a) Abrir el menú Formato y seleccionar la opción Editar... tal como se muestra  en la Figura 50. Figura 50: Secuencia para mostrar el cuadro de diálogo  b)  En el cuadro de dialogo que se abre, denominado Editar áreas de impresión,  hacer clic dentro de la casilla de texto del Área de impresión (Figura 51). Figura 51: Cuadro de dialogo Editar áreas de impresión a) Esta acción nos permitirá definir el área a imprimir que, en el ejemplo de la  Figura 51 es A5:I29, con referencia absoluta a todo el rango. Para definir el  área, se hace clic en la primera celda y se arrastra en puntero hasta la  última. Al soltar se muestra en la casilla de texto del Área de impresión. c) Pulsar el botón Aceptar para fijar el área definida en el paso anterior. d) Si se desea además ver como quedaría la impresión, se debe abrir el menú  Archivo y elegir la opción Vista preliminar o pulsar sobre el botón  de la  Barra de Herramientas. Con ello se mostraría la hoja tal como  quedaría una vez impresa (Figura 52).
  42. 42. 42 de 52 ­ Base de datos y diagramas con CALC 2.0 
  43. 43. BASE  D E   D A T O S  Y  D I A G R A M A S   C O N  CALC 2.0 ­ 43 de 52 Figura 52: Ventana de vista preliminare) En esta ventana de Vista preliminar se pueden usar los botones de la  izquierda (enmarcados en rojo) que se muestran en la Figura 52 para  visualizar las distintas hojas de que se compone la impresión, aumentar o  disminuir el zoom de visión, ver la hoja en pantalla completa y cerrar la  vista preliminar pulsando el botón Cerrar la vista preliminar de esta  ventana.f) El siguiente paso consiste en configurar la impresión. Para lo cuál se abrirá  el menú Archivo seleccionando la opción Configuración de la impresora...  para mostrar el cuadro de diálogo de configuración (Figura 53). En este  cuadro pulsar sobre el botón Propiedades...
  44. 44. 44 de 52 ­ Base de datos y diagramas con CALC 2.0  Figura 53: Cuadro de diálogo para iniciar la configuración de la impresora g) Las posibles opciones de configuración dependerán de la impresora que se  tenga activa, pero principalmente consistirán en definir el tamaño del papel,  la orientación del papel en vertical u horizontal y el porcentaje de la  impresión (Figura 54). Figura 54: Parámetros estándar de configuración de una impresora h) Una vez completada la configuración se debe pulsar sobre el botón Aceptar. i) La última operación es imprimir el área seleccionada. Para esta operación se  pueden seguir dos caminos. El primero consiste en pulsar sobre el botón de  Impresión de la Barra de Herramientas y el segundo en abrir el menú  Archivo y elegir la opción Imprimir.  Esta segunda posibilidad, al contrario de la primera, abre el cuadro de diálogo  que se muestra en la Figura 55 en el que se pueden definir, no solo las  propiedades de impresión que hemos visto en el apartado anterior, sino el área  de impresión, número de copias y las opciones.
  45. 45. BASE  D E   D A T O S  Y  D I A G R A M A S   C O N  CALC 2.0 ­ 45 de 52
  46. 46. 46 de 52 ­ Base de datos y diagramas con CALC 2.0  Figura 55: Opciones de impresión En las opciones del Área de impresión se puede seleccionar una de las siguientes  opciones: • Todo. Se imprimirán todas las hojas del libro. • Páginas. Permite seleccionar en su cuadro de texto las páginas que se  deben imprimir. Las páginas se numerarán de la primera hoja en  adelante. Por ejemplo: Si en Vista preliminar se constata que la Hoja1 se  imprimirá en 4 páginas y se desea imprimir solo las dos primeras páginas  de la Hoja2, se debe escribir 5­6 en este cuadro. • Selección. Sólo se imprimirá la selección del celdas realizada  previamente. Si no hay celdas seleccionadas, se imprimirán todas las  hojas cuyas pestañas se halla seleccionado. Se debe recordar que para  seleccionar más de una hoja hay que mantener pulsada la tecla <Ctrl>  mientras se realiza la selección. j) Una ver realizada la configuración de la impresión, pulsar el botón Aceptar  para que esta comience.Imprimir hojas en orientación horizontalSi seleccionamos para imprimir el gráfico de la hoja Calificaciones 1ºB del libro cursocalc2.ods, tal como se ha explicado en los puntos anteriores, se puede observar (Figura 56), que este no cabe en una página con orientación vertical.
  47. 47. BASE  D E   D A T O S  Y  D I A G R A M A S   C O N  CALC 2.0 ­ 47 de 52 Figura 56: Gráfico partido al estar la página en posición vertical.La solución pasa por cambiar la orientación desde el menú Formato, que también se encuentra operativo en la ventana de Vista preliminar. El procedimiento a seguir será la siguiente:  a) Abrir el menú Formato y seleccionar la opción Página... b) En el cuadro de diálogo que se abre (Figura 57)  rotulado como Estilo de hoja:  Predeterminado, activar las pestaña Página. Figura 57: Gráfico partido al estar la página en posición vertical. c) Dentro de Formato de papel, en la opción Orientación, activar el botón de  Horizontal.
  48. 48. 48 de 52 ­ Base de datos y diagramas con CALC 2.0  d) Pulsar sobre el botón Aceptar para cerrar el cuadro y observar como la  orientación de la página ha cambiado y el gráfico se ve correctamente (Figura  58). Figura 58: Página de impresión con la orientación cambiada a HorizontalImprimir determinadas hojasEn la Figura 55 se muestra un segundo cuadro de diálogo que se abre al pulsar sobre el botón Opciones... del cuadro de diálogo Imprimir.Este contiene dos casillas de selección que configuran la información del libro que se va a imprimirSi se selecciona No imprimir páginas vacías OpenOffice.org Calc 2.0 omite en la impresión aquellas páginas que se han generado y que no contienen información. Por ejemplo las hojas del libro que no ha empleado el usuario.Al seleccionar Imprimir solo hojas seleccionadas, aquella hojas cuya pestaña de nombre no estén activadas no se imprimirá.4  OPCIONES AVANZADASTres son las opciones avanzadas que vamos a estudiar y que pueden resolver en algún momento un problemas
  49. 49. BASE  D E   D A T O S  Y  D I A G R A M A S   C O N  CALC 2.0 ­ 49 de 52IMPORTAR FICHEROS DE TEXTOCuando se desea importar el contenido estructurado de un archivo de texto plano con extensión TXT hay que seguir el siguiente procedimiento para evitar que OpenOffice.org lo reconozca como texto y lo abra con OpenOffice.org Writer. a) Abrir el menú Archivo y seleccionar la opción Abrir para mostrar su cuadro de  diálogo. b) En el menú desplegable  Tipo de Archivo, seleccionar Texto CSV (*.csv;*.txt)  (Figura 58). Figura 59: Cuadro de diálogo Abrir con la selección a realizar a) En la casilla de texto Nombre de archivo escribir o seleccionar el nombre del  archivo a importar (Figura 59) y pulsar sobre el botón Abrir. b) Se abre el cuadro de diálogo Importar texto (Figura 60) y se muestra el  contenido del archivo de texto. En el ejemplo se observa que OpenOffice.org  Calc 2.0 detecta el contenido y los traslada a dos celdas en dos filas diferentes. c) Como lo correcto es que cada día de la quincena aparezca en una celda diferente  hay que operar sobre Separado del cuadro de diálogo. Entre las diversas  opciones que existen para separar la información, por defecto aparecen activa la  casilla de selección de Tabulador, hay que desactivarla y activar la opción  Espacio.
  50. 50. 50 de 52 ­ Base de datos y diagramas con CALC 2.0  Figura 60: Detección dela información del archivo de texto d) Con este procedimiento la información se coloca en celdas separadas, tal como  se muestra en la Figura 61. Pulsar sobre el botón Aceptar para generar un  nuevo libro de una hoja que se llamará con el mismo nombre del archivo  importado (Figura 62). Figura 61: Configuración correcta para importar el archivo de texto.NOTA: La extensión CSV (Comma Separed Values) es un formato estándar de intercambio de información tabulada.
  51. 51. BASE  D E   D A T O S  Y  D I A G R A M A S   C O N  CALC 2.0 ­ 51 de 52 Figura 62: Nueva hoja creada a partir de un archivo de texto.NUMERACIÓN ANGLOSAJONAAl importar ficheros de texto con valores numéricos donde el separador decimal es un punto estos se transforman en fechas o bien los trata como texto.Para evitar este problema ,en el cuadro de diálogo Importación de texto hay que seleccionar las columnas que contienen estos valores (si la selección es múltiple habrá que mantener pulsada la tecla <Ctrl>) y en el menú de opciones que se despliega en Tipo de columna seleccionar Inglés (US)  (Figura 63).  Figura 63: Nueva hoja creada a partir de un archivo de texto.VINCULAR CELDAS DESDE OTRO ARCHIVO DE OPENOFFICE.ORG CALC 2.0Para vincular celdas de un una hoja a otra o de un libro a otro existen dos procedimientos. El primero consiste en: a) Abrir el libro y activar la hoja donde se encuentran los datos a vincular. b) Seleccionar el rango de datos.
  52. 52. 52 de 52 ­ Base de datos y diagramas con CALC 2.0  c) Pulsar sobre le botón Copiar o sobre el juego de teclas <Ctrl>+<C>. d) Abrir el libro y hoja donde se van a vincular esos datos. e) Seleccionar la celda inicial donde aparecerán los datos vinculados. f) Abrir el menú Editar, seleccionar la opción Pegado Especial. g) En el cuadro de diálogo que se abre y en su apartado Opciones seleccionar la  opción Vincular.  h) Los datos se mostrarán en la hoja destino.Otra forma de hacerlo es utilizando la función avanzada DDE siempre que conozcamos el rango de celdas a copiar, el nombre de la hoja que lo contiene, el nombre del libro y la carpeta de ubicación. Con estos datos se procederá del siguiente modo: a) Seleccionar la celda de destino en la hoja que debe recoger los datos vinculados b) Escribir en ella la siguiente fórmula: {=DDE(soffice;RutaAlarchivo;NombreDeLaHoja.UbicaciónDeLaCelda)} Un ejemplo utilizado en las prácticas sería:  =DDE("soffice";"/home/usuario/Desktop/curso calc4/Practicas y cuestionarios/cursocal2.ods";"Hoja3.A8:B29")

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