Curso calc tema_2

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Curso calc tema_2

  1. 1. 2 OPERACIONES BÁSICAS CON  OPEN OFFICE.ORG CALC 2.0 OpenOffice.org Calc 2.0 permite una gran flexibilidad en el manejo  de   la   hojas   de   un   libro   de   trabajo   y   de   sus   celdas.   Un   correcto  conocimiento   de   sus   posibilidades   facilitará   al   usuario   su  utilización correcta.  En   este   tema   veremos   todo   lo   relacionado   con   las   operaciones  básicas que se puede realizar con las celdas y hojas de un libro de  trabajo, como preámbulo al aprendizaje con fórmulas, funciones y  formateo de las celdas que veremos en los siguientes temas.Autores: José Luis Ulizarna García y José Fco. Belda
  2. 2. 2 de 35 ­ Operaciones básicas con CALC 2.0 
  3. 3. O P E R A C I O N E S   B Á S I C A S   C O N  CALC 2.0  ­ 3 de 35ÍNDICE DE CONTENIDO1 TRABAJAR CON LIBROS DE OPENOFFICE.ORG CALC 2.0  .....................................................................5  ABRIR NUESTRO LIBRO DE TRABAJO  ..............................................................................................5  ABRIR UN NUEVO LIBRO DE TRABAJO ..........................................................................................6  OTRA FORMA DE ABRIR UN LIBRO DE TRABAJO...................................................................................7  ABRIR UN LIBRO DE TRABAJO DE SOLO LECTURA................................................................................92 OPERANDO CON CELDAS  .............................................................................................................103 TIPOS DE DATOS..........................................................................................................................13  3.1 VALORES CONSTANTES.........................................................................................................13  TEXTO ...............................................................................................................................13  NÚMEROS...........................................................................................................................14  FECHA Y HORA ....................................................................................................................15  3.2 FÓRMULAS........................................................................................................................16  3.3 FUNCIONES .......................................................................................................................164 SELECCIÓN DE CELDAS  ...............................................................................................................175 OTRAS OPERACIONES CON CELDAS: COPIA, MOVER Y AUTORRELLENADO...................................................20  COPIAR CELDAS  ......................................................................................................................20  AUTORRELLENADO.....................................................................................................................23  ELIMINAR CELDAS  ....................................................................................................................266 DESPLAZAMIENTOS EN LA HOJA DE CALCULO Y COMO DARLE NOMBRE......................................................27  MOVIMIENTOS RÁPIDOS EN UNA HOJA DE CALCULO. ..........................................................................28  MOVIMIENTO RÁPIDO EN EL LIBRO  ...............................................................................................28  DAR NOMBRE A LAS HOJAS DE CALCULO........................................................................................29
  4. 4. O P E R A C I O N E S   B Á S I C A S   C O N  CALC 2.0  ­ 5 de 351  TRABAJAR CON LIBROS DE OPENOFFICE.ORG CALC 2.0 Vamos  a   comenzar  este  tema   explicando  y   practicando  distintas   formas   de  abrir  y cerrar un libro de trabajo en OpenOffice.org Calc 2.0ABRIR NUESTRO LIBRO DE TRABAJO  Para  recuperar el libro de trabajo guardado en el tema anterior  hay que abrirlo con una de las tres opciones siguientes: a) Seleccionar el menú Archivo y posteriormente la opción Abrir   b) Pulsar sobre el botón Abrir  de la Barra de Herramientas.  c) Pulsar sobre el juego de teclas <Ctrl>+<A>En los tres casos se mostrará el cuadro de diálogo de la Figura 1.  Figura 1: Cuadro de diálogo pata abrir un libro de OpenOffice.org Calc 2.0Como se puede observar, por defecto se abrirá la carpeta del usuario /home/usuario. A continuación con el cursor se hace clic sobre el libro a abrir, en este caso cursocalc1 y a continuación se pulsa sobre el botón Abrir.Hay que tener en cuenta  que se puede acortar el procesos haciendo doble clic sobre el archivo a abrir.De cualquier forma, ambos procedimientos  abren el libro seleccionado en la ventana principal de OpenOffice.org Calc 2.0 (Figura 2).
  5. 5. 6 de 35 ­ Operaciones básicas con CALC 2.0  Figura 2: Libro cerrado en el tema anterior con su contenidoEJERCICIO 1 1. Abrir el libro cursocalc1 con cualquiera de las opciones explicadasABRIR UN NUEVO LIBRO DE TRABAJO  Cuando   se   activa  OpenOffice.org   Calc   2.0  automáticamente   se   abre   un   libro   de trabajo vacío con el nombre Sin nombre1, pero el usuario ya tiene el libro cursocalc1 abierto y desea crear otro libro nuevo. Para ello se puede seguir una de las tres opciones siguientes : a) Seleccionar el menú Archivo y elegir  la opción Nuevo (Figura 3). A continuación  seleccionar Hoja de cálculo. b) Pulsar la combinación de teclas <Crtl> +< U>. c) Hacer   clic   sobre   el   botón  Nuevo  de la Barra de Herramientas. 
  6. 6. O P E R A C I O N E S   B Á S I C A S   C O N  CALC 2.0  ­ 7 de 35
  7. 7. 8 de 35 ­ Operaciones básicas con CALC 2.0   Figura 3: Como abrir un libro  nuevo en la primera opciónEn las dos últimas opciones, aparecerá automáticamente un nuevo libro de trabajo con el nombre por defecto Sin nombreX.EJERCICIO 2  1. Abrir un nuevo libro con cualquiera de las opciones explicadas 2. Guardarlo con el nombre cursocalc2.  3. Cerrar el libro.OTRA FORMA DE ABRIR UN LIBRO DE TRABAJOSi se quiere abrir un libro que se ha utilizado recientemente,  OpenOffice.org Calc 2.0 facilita su búsqueda. Para ello se procede de la siguiente forma:
  8. 8. O P E R A C I O N E S   B Á S I C A S   C O N  CALC 2.0  ­ 9 de 35 a) Seleccionar  el   menú  Archivo  y   dentro   de   este   elegir   la   opción  Documentos  recientes. (Figura 4). b) Se   despliega   una   lista  de   los   archivos   de  OpenOffice.org  abiertos  recientemente, no solo de OpenOffice.org Calc 2.0.  El máximo de archivos que muestra es de diez. c) Figura 4: Seleccionar para abrir un archivo de OpenOffice d) Hacer clic  sobre el libro que se quiere abrir y este se muestra en una nueva  ventana OpenOffice.org Calc 2.0EJERCICIO GUIADO 1  1. Abrir de nuevo el libro cursocalc2 de la forma que se acaba de explicar. 2. Escribir el texto: Practica sobre apertura y cierre de libros en la celda B2. 3. Guardar la hoja pulsando sobre el botón  de Barra de herramientas. 
  9. 9. 10 de 35 ­ Operaciones básicas con CALC 2.0  4. Cerrar el libro.ABRIR UN LIBRO DE TRABAJO DE SOLO LECTURA.Cuando se desea abrir un libro para conocer su contenido, pero que no se pueda mo­dificar se puede abrir como archivo de sólo lectura. El procedimiento para hacerlo es el que sigue: a) Abrir el libro de una de las tres formas que ya se conoce  b) Seleccionar el menú Archivo y posteriormente la opción Abrir   c) Pulsar  sobre  el  botón Abrir  de la Barra de Herramientas.  d) Pulsar sobre el juego de teclas <Ctrl+<A>A continuación, una vez seleccionado el método de apertura del libro, en el cuadro de diálogo Abrir (Figura 5) seleccionar el archivo deseado. En la esquina inferior izquierda del cuadro de diálogo Abrir se encuentra la casilla de verificación Sólo lectura (Figura 5), si se marca y se abre el libro, se puede leer pero no modificar. Para poder introducir modificaciones se debe guardar previamente con otro nombre mediante la opción Guardar como y hacerlo con un nombre distinto con el que se abrió.  Figura 5: Abrir el archivo cursocalc1 como solo lectura
  10. 10. O P E R A C I O N E S   B Á S I C A S   C O N   C A L C   2 . 0     ­   11   d e   3 5EJERCICIO GUIADO 2  Abrir un libro en modo lectura 1. Abrir, si no lo está y de la forma que se acaba de explicar, el libro cursocalc1 en  formato solo lectura.   2. Intentar escribir Practica en la columna A4..  3. Aparece el rótulo de la Figura 6 que impide escribir. Figura 6: Aviso de libro de solo lectura 4. Pulsar sobre el botón Aceptar. 5. Guardar el libro abriendo el  menú  Archivo  y seleccionando la opción Guardar  como... 4. En el cuadro de diálogo escribir cursocalsl. 5. Probar a escribir de nuevo Practica en la columna A4. (ahora no hay problemas) 6. Cerrar el libro.2  OPERANDO CON CELDAS Ha llegado el momento de aprender y practicar como se introducen datos en las celdas de una hoja de cálculo y así convertirla en una herramienta totalmente operativa.A partir de este momento se debe tener abierto el libro  cursocalc1, pues todo lo que se explique   se   debe   ir   aplicándolo   directamente   sobre   este   libro.   También   hay   que recordar   que   en   las   celdas   de   las   hojas   de   un   libro,   es   posible   introducir  textos, números o fórmulas. EJERCICIO GUIADO 3 Como crear nuestra primera hoja de cálculo 1. Abrir, sino lo está, el libro cursocalc1 de la forma que ya se ha practicado.
  11. 11. 12 de 35 ­ Operaciones básicas con CALC 2.0  2. Borrar  el   contenido   de   las   celdas  A1  y  A2,  haciendo   clic   en   cada   celda   y  pulsando a continuación la tecla <Supr>. 3. Situar el cursor sobre la celda A1 y escribir : NOMBRE DEL ALUMNO. 4. Una vez escrito el contenido, se debe  validar  el texto de la celda mediante el  segundo de los tres métodos que explicamos a continuación:  • Pulsando la tecla <INTRO>. De esta forma se valida el texto introducido  en la celda y además la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo  por debajo,es decir, la A2.  • Teclas de movimiento: De esta forma se valida el valor introducido en la  celda   y   además   la   celda   activa   cambiará   dependiendo   de   la   flecha  pulsada.   En   nuestra   práctica   pulsamos  flecha   derecha  para   activar   la  celda B1.  • Botón de  Aplica    de la  Barra de fórmulas. Al hacer clic sobre él se  valida el valor introducido en la celda y la celda activa seguirá siendo la  misma.  Aprender más Si antes de validar la información introducida en una celda se comprueba que se ha cometido un error o se  desea  restaurar el valor inicial de la celda, se puede proceder de la siguiente forma: a) Pulsando la tecla <Esc>  b) Haciendo clic sobre el botón   de la Barra de fórmulas.  Pulsando la tecla de <Retroceso> se puede borrar el carácter situado a la izquierda del cursor. Si se desea  borrar el último carácter escrito, se debe retroceder el cursor con esta tecla una posición y se borrará el  carácter erróneo.  5. Una vez  validado el texto  este no cabe en el ancho estándar de la columna  A.  Por consiguiente se hace necesario ensancharla. Para ello, se colocará el cursor  en   la   línea   vertical   que   separa   la   columna  A  y  B  (Figura   7),   con   lo   que   el  puntero del ratón se convertirá en una doble flecha horizontal. A continuación,  manteniendo pulsado en botón izquierdo del ratón, se arrastra la línea hacia la  derecha hasta que se vea todo su contenido  (Figura 8). 6. Si lo que se desea es hacer más alta la fila 1, el cursor, que toma la imagen de  doble flecha vertical, se coloca entre la fila 1 y 2, arrastrándolo, a continuación,  hacia abajo (Figura 7).Figura 7: Lugar donde hacer clic para modificar el largo de la columna de la A o el ancho de la fila 1
  12. 12. O P E R A C I O N E S   B Á S I C A S   C O N  CALC 2.0  ­ 13 de 35 Figura 8: Contenido a introducir en esta práctica guiada Aprender más Obsérvese que los identificadores de la columna y fila que contiene la celda activa D5 aparecen iluminados  en color gris y la celda enmarcada. Su contenido aparecerá en la Barra de fórmulas dentro del cuadro de la fórmula, y la referencia de la celda  en el cuadro de texto reservado a la celda activa tal y como se observa en la Figura 8 7. Una vez practicado como moverse por las celdas de una hoja, introducir todo el  contenido que recoge de la  Figura 8. Más adelante se aprenderá a cambiar el  color del contenido de las celdas. Aprender más Si se desea modificar datos de una celda y ya se ha validado la entrada de los mismos, se seleccionará la  celda en cuestión, se escribirá la nueva información y a continuación, o bien se pulsar la tecla <INTRO>  o se  hace clic sobre el botón Aplicarr  Si después de haber modificado la información y antes de validar, se cambia de opinión y se desea restaurar  el contenido  de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla  <Esc>  o hacer clic sobre el botón  Rechazar    de la Barra de fórmulas.  Si lo que se desea es modificar el contenido y no cambiarlo por otro, hay que pulsar la tecla F2, con ello se  activa el botón Aplicar   de la Barra de fórmula.8. Modificar la cantidad de la celda D5 haciendo clic en ella y colocando la nueva  nota 7. 9. Validar  pulsando la tecla <INTRO>   o haciendo clic sobre el botón  Acplicar    de la Barra de fórmula (Figura 9).
  13. 13. 14 de 35 ­ Operaciones básicas con CALC 2.0  Figura 9: Modificación primera de la nota de la celda D5 10. Modificar   de   nuevo  el   contenido   de   la   celda  D5  pulsando  F2  y   colocando   la  nueva nota 7,5.  11. Validar haciendo clic sobre el botón Aplicar    de la Barra de Fórmulas (Figura  10). Figura 10: Modificación de la nota de la celda D5 11. Guardar  los cambios pulsando sobre el botón Guardar  de la  Barra de  herramientas.3  TIPOS DE DATOSVarios son los tipos de datos que se puede introducir en las celdas de una hoja de cál­culo.3.1 VALORES CONSTANTESSon  valores fijos  que  se introduce directamente en una celda, como:  texto,  números, hora o fecha. 
  14. 14. O P E R A C I O N E S   B Á S I C A S   C O N  CALC 2.0  ­ 15 de 35Texto Este se escribe directamente en la celdas seleccionada tal como se ha practicado en el ejercicio anterior. Ya se ha visto que este se coloca, por defecto, alineado a la izquierda.El texto puede contener letras, dígitos y caracteres especiales que se puedan reprodu­cir en la impresora. Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto. Hay que tener en cuenta que, si un texto no cabe en la celda, OpenOffice Calc2.0 uti­liza las adyacentes que están en blanco a su derecha para visualizarlo, sinembargo el texto se almacena únicamente en la primera celda que se ha empleado. NúmerosLos números incluyen los dígitos 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos especiales + ­ ( ) / %, E, e. Por defecto aparecen alineados a la derecha.El signo + delante de los números se ignora, para escribir un número negativo éste tie­ne que ir precedido por el signo ­. Al escribir un número entre paréntesis ( ), OpenOffice Calc2.0 lo interpreta como un número negativo, lo cual es típico en contabilidad. El carácter E o e es interpretado como notación científica. Por ejemplo, 8E5 equivale a 800000 (8 por 10 elevado a 5). Si introducimos el símbolo % al final de un número OpenOffice Calc2.0 lo considera como símbolo de porcentaje. En relación con la puntuación de las cantidades que introducimos en las celdas, ten­dremos en cuenta que: • Se pueden incluir los puntos de miles en los números introducidos como valores  constantes.  • Cuando un número tiene una coma se trata como una coma decimal.  • Si al finalizar un número se escribe €, OpenOffice Calc2.0 asigna formato de  moneda al número y así se verá en la celda, aunque en la Barra de fórmulas no  aparece este símbolo. Si un número es más largo que la celda que ocupa, OpenOffice Calc2.0 lo convierte automáticamente en notación científica.Al introducir fracciones tales como 1/5 , 3/8 , es muy importante recordar que antes de escribir el quebrado hay que introducir un cero separado por un espacio de la fracción, para que OpenOffice Calc2.0 no los trate como fecha. 
  15. 15. 16 de 35 ­ Operaciones básicas con CALC 2.0  EJERCICIO GUIADO  4Como introducir fracciones 1. Activar la Hoja2 del libro cursocalc1 que tenemos abierto, haciendo clic sobre la  pestaña de esta hoja en la Barra de etiquetas.
  16. 16. O P E R A C I O N E S   B Á S I C A S   C O N  CALC 2.0  ­ 17 de 35   Figura 11: La hoja a activar está  dentro de un circulo rojo 2. Escribir, a partir de la celda B1, las cantidades que aparecen a continuación, no  olvidando de pulsar  la  tecla  <INTRO>  después de escribir  la  cantidad  en  la  celda correspondiente. Una vez pulsada la tecla se activará la celda de abajo: • 0 1/9  <INTRO> (dejar espacio entre el 0 y el 1) • 1/86 <INTRO> • 7/90 <INTRO> • 0 1/5 <INTRO> (dejar espacio entre el 0 y el 1) • 0 3/8 <INTRO> (dejar espacio entre el 0 y el 3     Figura 12: Resultado de la introducción de las fracciones 3. Guardar  los   cambios   pulsando   sobre   el   botón  de   la  Barra   de   Herra­ mientas una vez comprobado que el resultado es el que aparece en la Figura 12.Fecha y hora Para introducir una hora o fecha en una celda solo se tiene que escribir  la forma en que  se desea que aparezcan. Ambas se muestran en la celda  alineados a la derecha. EJERCICIO GUIADO 5 Como introducir horas y fechas 1. Mantener activa la Hoja2 del libro cursocalc1 y hacer clic sobre la celda D1.   2. Escribir, a partir de la celda D1, las siguientes horas y fechas, osbervando si el  contenido de las celdas es el que aparece en la Figura 13.  • 2:45 y  pulsar a continuación la tecla  <INTRO> 
  17. 17. 18 de 35 ­ Operaciones básicas con CALC 2.0  • 2:45 PM  y  pulsar a continuación la tecla  <INTRO>  • 18/7/06 y  pulsar a continuación la tecla  <INTRO>  • 18/7/2040 y  pulsar a continuación la tecla  <INTRO>       Figura 12: Resultado de la práctica 3. Guardar los cambios pulsando sobre el botón 3.2 FÓRMULAS  Las  fórmulas, junto a las funciones, son las que otorgan verdadera potencialidad de cálculo a OpenOffice.org Calc 2.0. Una   fórmula   es  una   secuencia   alfanumérica  formada   por   operadores,   valores constantes, referencias a otras celdas, nombres de celdas y funciones. La fórmula se escribe en la Barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =. Se   estudiarán   con   detenimiento   en   el   siguiente   tema.   Pero,   a   modo  de  ejemplo,   la fórmula =(B2+C2+D2)/3 calcula la media aritmética de los valores introducidos en las tres celdas que se encuentran entre paréntesis3.3 FUNCIONES Una función es una fórmula específica incluida en OpenOffice.org Calc 2.0. Para su funcionamiento necesita que el usuario le aporte un valor o valores que se denominan argumentos  y   así   poder   realizar   con   ellos   cálculos   prefijados   y,   a   continuación, devolver un resultado. Todas las  funciones  tienen una  sintaxis muy precisa  que debe seguirse para que se produzca el resultado correcto. Si no es así,  OpenOffice.org Calc 2.0  devuelve  un mensaje de error. Por ello, tendremos en cuenta que los argumentos: • Pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas u otras funciones.  • Los  valores   de   entrada  van   siempre  entre   paréntesis.   No   hay   que   dejar  espacios antes o después de cada paréntesis.  • Deben separarse por un punto y coma ;.
  18. 18. O P E R A C I O N E S   B Á S I C A S   C O N  CALC 2.0  ­ 19 de 35Las  funciones,   al   igual   que   las   fórmulas,  se   estudiarán   con   detenimiento   en   el siguiente tema. A título de ejemplo, la fórmula que se ha visto: =(B2+C2+D2)/3 puede sustituirse por la función =SUMA(B2:D2)/3 o mejor por la de =PROMEDIO (B2:D2).4  SELECCIÓN DE CELDAS Previamente   a   realizar   cualquier   modificación  a   una   celda   o     rango   de   celdas   se tendrán   que   seleccionar.   Aunque   la   selección  de   una   celda   ya     se   ha   practicado, conoceremos otros métodos de forma práctica. EJERCICIO GUIADO 6 Como seleccionar celdas o rango de celdas 1. Activar la Hoja1 del libro cursocalc1 de la forma que ya se ha practicado. 2. Seleccionar  la celda  D5  haciendo  clic sobre la celda  con el botón izquierdo del  ratón (Figura 14). Figura 14: Selección de una celda D5. 3. Para  seleccionar  un  rango de celdas adyacentes, pulsar el botón izquierdo del  ratón en la primera celda a  seleccionar y  mantener pulsado el botón del ratón  mientras   se  arrastra   hasta   la   última   celda  a   seleccionar,   después   soltar.  Seleccionar el rango A1:D2 que aparece en fondo negro en la Figura 15). Figura 15: Selección del rango A1:D5
  19. 19. 20 de 35 ­ Operaciones básicas con CALC 2.0  4. Trasladar  el rango seleccionado en el apartado anterior  A1:D5  al nuevo rango  A10:D14. Para ello se debe poner el puntero del ratón dentro del rango marcado  y a continuación arrastrarlo   manteniendo pulsado el botón izquierdo de ratón  al nuevo rango . Una vez en él soltar el botón izquierdo del ratón (Figura 16).
  20. 20. O P E R A C I O N E S   B Á S I C A S   C O N  CALC 2.0  ­ 21 de 35 Figura 16: Traslado del contenido del rango A1:D5 a A10:D14 5. Para seleccionar varias celdas no contiguas a) Seleccionar el primer rango a seleccionar (A4:A5) b) Pulsar  las teclas  <MAYUS> +  F8. En la   Barra de estado  se muestra el  identificador  AGR  (Figura 17),  que indica que se va a añadir o agregar  celdas no contiguas a la selección inicial.  c) Hacer   clic   sobre   el   segundo   rango   de   celdas  (D4:D5)  a   añadir   a   la  selección. (Figura 18).Figura 17: Modo agregar en la Barra de estado 6. Pulsar las teclas <MAYUS> + <F8> para desactivar el modo Agregar.  Figura 18: Resultado de la selección de celdas no contiguas 7. Guardar los cambios pulsando sobre el botón  Guardar de la Barra de  herramientas Aprender más Para  seleccionar una columna,  por ejemplo   la columna  D,  hay que situar el puntero del ratón sobre el  identificador de la columna a seleccionar  y hacer clic sobre éste. Una vez seleccionada se puede borrar su  contenido pulsando la tecla <Supr>, o trasladar su contenido.  Si se ha cometido algún error en estas acciones y se desea volver al estado original, hay que pulsar sobre el  botón Deshacer en la Barra de herramientas.
  21. 21. 22 de 35 ­ Operaciones básicas con CALC 2.0  Otro método para  seleccionar una columna entera  es el de situarse en cualquier celda de la columna a  seleccionar y a continuación pulsar la tecla <Ctrl> más la <Barra espaciadora>.  Para seleccionar una fila, por ejemplo la fila 16, hay que situar el puntero de ratón sobre el identificador de la  fila a seleccionar y hacer clic sobre éste (Figura 19).   Figura 19: Selección de toda la fila 16 Otro método para seleccionar una fila entera es el de situarse en cualquier celda de la fila a seleccionar y a  continuación pulsar la tecla <Mayus> más la <Barra espaciadora>. Para seleccionar la hoja entera, hay que situar el puntero de ratón en el selector de hoja que se encuentra  entre el identificador de la columna  A  y el de la fila  1.  Al hacer clic sobre éste se selecciona toda la hoja.  Posteriormente   se   puede   copiar   todo   su   contenido   en   otra   hoja   o   eliminar   su   contenido   (Figura   20).  Obsérvese el rango de la hoja en la casilla de celda que recoge desde la primera a la última (A1:IV65536). Figura 20: Selección de toda la hoja Otro método para seleccionar la hoja entera es el de situarse en cualquier celda de la hoja y a continuación  pulsar la tecla <Mayus> mas la <Barra espaciadora>, posteriormente se debe pulsar la tecla <CTRL> mas la  <Barra espaciadora>. Para  seleccionar columnas no contiguas, por ejemplo, las  columnas  A  y D  de la hoja de cálculo, hay que  seleccionar la primera columna, a continuación pulsar la tecla  <Ctrl>  y manteniéndola pulsada, hacer clic  sobre el identificador de la columna D. El resultado lo encontramos en la Figura 21. Este tipo de selección se  puede aplicar a celdas, columnas o filas.  Figura 21: Selección de columnas no contiguas Para ampliar o reducir una selección de celdas contiguas hacer clic sobre la primera celda a reducir o añadir,  a continuación pulsar sobre la tecla <Mayúsculas> y, manteniendo esta pulsada, arrastrar el puntero del ratón  hasta la celda a añadir o quitar. Observar que, si se trata de reducir las celdas, estas se deseleccionan y 
  22. 22. O P E R A C I O N E S   B Á S I C A S   C O N  CALC 2.0  ­ 23 de 35 vuelven a su fondo original. Por el contrario, si se añaden celdas, estas aparecen en fondo negro. Practique  sobre la hoja activa.  También se puede realizar esta operación pulsando en la tecla  <F8>,  en la  Barra de estado  aparece el  identificador EXT (Figura 22), que  indica que se va a extender la selección. A continuación desplazarse con  las flechas de dirección para ampliar la selección. Una vez terminada laoperación hay que pulsar de nuevo la  tecla <F8> para desactivar el modo Extender.  Figura 22 Modo extender activado en la Barra de estado 5  OTRAS OPERACIONES CON CELDAS: COPIA, MOVER Y AUTORRELLENADOHasta ahora se ha visto distintos métodos para seleccionar celdas. Ahora nos vamos a centrar en diferentes formas de duplicar celdas dentro de una hoja de cálculo. COPIAR CELDAS La operación de copiar una celda o rango de celdas a otra posición supone encadenar dos   operaciones:     la   operación Copiar,  que  duplicará  las   celdas  seleccionadas   en  la memoria  intermedia  de  Lliurex   y  Pegar, que  copiará  esta  información  a  la   nueva posición de la hoja de cálculo.EJERCICIO GUIADO 7 Como copiar celdas en otra hoja del libro 1. Activar la Hoja1 del libro cursocalc1 de la forma que ya se ha practicado. 2. Seleccionar   el   rango   de   celdas  A1:A5  para  copiarlo   posteriormente  siguiendo  uno de los tres métodos siguientes: a) Pulsando las teclas <Ctrl> + C b) Seleccionando el menú Editar y pulsando sobre la opción Copiar c) Pulsando sobre el botón  de la Barra de Herramientas La selección aparecerá en fondo negro 3. Activar otra hoja. Para ello hacer clic sobre la pestaña de la Hoja3.
  23. 23. 24 de 35 ­ Operaciones básicas con CALC 2.0  4. Pegar el rango seleccionado.  Una vez activa la  Hoja3, seleccionar la celda  A1  haciendo   clic   sobre   ella,  como   celda   de   la   esquina   superior   izquierda   donde  comienza   el   rango,  y   pegar   el   contenido   mediante   una   de   las   tres   formas  siguientes: a) Pulsando las teclas <Ctrl> + <V> b) Seleccionando el menú Editar y pulsando sobre la opción Pegar c) Pulsando  sobre   el   botón  de la Barra de herramientas 5.   A continuación amplíe el largo de la columna  A  para que se visualice todo el  contenido pegado. Aprender más Tener en cuenta que, al pegar unas celdas sobre otras no vacías se borrará el contenido de éstas últimas.  Como se ha visto en este apartado, no es necesario  seleccionar el rango completo sobre el que se va a  pegar, seleccionando la celda superior izquierda  es sufiente, puesto que las celdas a copiar lo hacen en todo  su rango a partir de esta. 6. Cuando se trata de  copiar celdas adyacentes  a otra posición, podemos hacerlo  mediante   la   opción  de  autorrellenado.  Este   procedimiento   se   realiza   en   los  siguientes pasos: a) Seleccionar las celdas a copiar. En nuestro caso A1:A5 de la Hoja3 b)  Situarse  sobre   la  esquina   inferior   derecha  de   la   última   celda  seleccionada (A5), que contiene el controlador de relleno.  c)  Al   situarse   sobre   el   controlador   de   relleno,   el   puntero   del   ratón  se  convierte en una cruz negra . d) Pulsar entonces el botón izquierdo del ratón y, manteniéndolo pulsado,  arrastrarlo hasta la columna siguiente.  e)  Aparece un  recuadro rojo  que   indica dónde se situará el rango, así  como el contenido de la primera celda (Figura 23). f) Soltar el botón del ratón y la copia se efectúa de forma directa (Figura  24). No olvidar ajustar el ancho de la columna B. 7.  La operación mover  desplaza una celda o rango de celdas a otra posición. Su  funcionamiento   es   similar   al   de  Copiar­Pegar,   solamente   que   en   este   caso  utilizaremos el conjunto de operaciones Cortar­Pegar.  a) Activar, sino lo está, la Hoja3
  24. 24. O P E R A C I O N E S   B Á S I C A S   C O N  CALC 2.0  ­ 25 de 35 b)  Seleccionar   el   rango   de   celdas  A1:A5  y   siguiendo   uno   de   los   tres  métodos siguientes cortar el rango: • Pulsando las teclas <Ctrl> + <X> • Seleccionando el menú Editar y pulsando sobre la opción Cortar • Pulsando  sobre el botón  de la Barra de Herramientas La selección aparece en fondo negro8. Pegar el rango seleccionado a partir de la celda A10 según se ha explicado en el  punto 4. Recordemos que no hace falta seleccionar el rango completo sobre el que se va a  pegar,   ya   que   si   se   selecciona   una   única   celda   (la   de   la   esquina   superior  izquierda del área donde pegar)   OpenOffice.org Calc 2.0 extiende el área de  pegado para ajustarlo al tamaño y la forma del área cortada. 9. Guardar los cambios de la forma habitual.    Figura 23: Selección de celdas para copia adyacente  Figura 24: Pegado de celdas adyacentes 
  25. 25. 26 de 35 ­ Operaciones básicas con CALC 2.0 AUTORRELLENADOUna de las herramientas más útiles de OpenOffice.org Calc 2.0 es el autorellenado de   celdas.   Por   ejemplo,   si   se   inserta   en   las   celdas  A1  y  A2  los   valores   100,   200 respectivamente   y   a   continuación  se   selecciona   estas   dos   celdas   y   se   arrastra   el puntero de celda hasta la  A6,  se rellenarán las celdas con los valores de incremento tomando como referencia las dos primera celdas, es decir, los valores 300, 400, 500 y 600 aparecerán en A3, A4, A5 y A6. El  autorrellenado  que se ha visto en ejercicio anterior, también sirve para completar series de cualquier tipo: meses, años, fechas, horas, etc. Es decir, si en las celdas a copiar hay series, OpenOffice.org Calc 2.0 rellenará las nuevas celdas continuando la serie. Si se arrastra una celda cuyo contenido es  marzo  a la celdas adyacentes, las celdas mostrarán   los   meses   siguiente,   es   decir,   abril,   mayo,   junio   etc.  Sin   embargo,   en ocasiones el programa no puede inferir la lógica de la primera secuencia para rellenar el resto por lo cual sólo repetirá la secuencia sin incrementar los valores. Para hacer que OpenOffice.org Calc 2.0 reconozca secuencias se pueden crear listas de   clasificación  personales   seleccionando   en   el  menú  Herramientas  la   opción Opciones  y   en   el   cuadro   de   diálogo   que   se   abre  desplegar,   en   la   columna   de   la izquierda, la referencia  OpenOffice.org Calc 2.0  haciendo clic sobre el cuadro con una cruz, de las opciones que aparecen seleccionar Ordenar listas (Figura 25). Figura 25: Cuadro de diálogo para ver, editar y crear listas
  26. 26. O P E R A C I O N E S   B Á S I C A S   C O N  CALC 2.0  ­ 27 de 35 Si se quiere introducir la lista enmarcada con fondo azul que aparece en la columna Listas de la Figura 25 el procedimiento a seguir será el siguiente: a) Pulsar sobre el botón Nuevo. b) Escribir la lista en el cuadro de texto Entradas c) Una vez terminada la lista  pulsar  sobre el botón  Añadir  para añadir la  nueva lista a la relación ya existente. d) Pulsar sobre el botón Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo. e) Seleccionar  la   celda   en   la   hoja   de   cálculo   activa   done   se   desea   que  comience la lista y escribir 1ª evaluación.  f) Arrastrar la celda hacia la derecha haciendo clic en su selector. g) La lista se completa en las celdas adyacentes a la inicial.EJERCICIO GUIADO 8 Como autorrellenar diversos valores constantes 1. Activar la Hoja2 del libro cursocalc1 de la forma que ya se ha practicado. 2. Escribir a partir de la celda A7 el  contenido de la Figura 26 Figura 26: Datos iniciales de esta práctica
  27. 27. 28 de 35 ­ Operaciones básicas con CALC 2.0  Figura 26: Datos iniciales de esta práctica 3. Generar una lista de meses. Para ello pulsar sobre el controlador de relleno (ver  explicación anterior) de la celda A7 y manteniendo el botón izquierdo del ratón  pulsado,   arrastrar   seis   celdas   hacia   la   derecha.   Se   crea   una   serie   de   meses  hasta julio. (Figura 27) Figura 27: Serie con meses del año 4. Generar los días de la semana. Para ello pulsar sobre el controlador de relleno  de la celda  B9  y manteniendo el botón izquierdo del ratón pulsado, arrastrar  seis celdas hacia la derecha. Vemos que se crean los días de la semana hasta el  sábado. (Figura 28) Figura 28: Serie con días de la semana 5. Generar una serie con los días del mes. Para ello pulsar sobre el controlador de  relleno  de  la   celda  A10  y  manteniendo el  botón  izquierdo del   ratón pulsado,  arrastrar hacia abajo hasta la celda  A20. Vemos que se crean los días del mes  hasta el día 20/04/06. (Figura 29) Figura 29: Serie con días del mes de abril de 2006 6. Generar una serie numérica consecutiva. Para ello seleccionar las celdas  B1  y  B2.   A   continuación  pulsar   sobre   el  controlador   de   relleno  de   la   celda  B2  y  manteniendo el botón izquierdo del ratón pulsado, arrastrar hacia abajo hasta  la   celda  B20.   Vemos   como   se   crea   una   serie   numérica   hasta   el   número   11.  (Figura 30)
  28. 28. O P E R A C I O N E S   B Á S I C A S   C O N  CALC 2.0  ­ 29 de 35 Figura 30: Serie de números consecutivos 7. Generar una serie de números pares. Para ello seleccionar las celdas D1 y D2. A  continuación   pulsar   sobre   el  controlador   de   relleno  de   la   celda  D2  y  manteniendo el botón izquierdo del ratón pulsado, arrastrar hacia abajo hasta  la   celda  D20.   Vemos   como   se   crea   una   serie   numérica   hasta   el   número   22.  (Figura 31) Figura 31: Serie de números pares 8. Guardar los cambios  de la forma habitual. ELIMINAR CELDAS OpenOffice.org Calc 2.0, como no podría ser de otra forma, permite borrar una celda o  un conjunto de celdas y su contenido. Para ello, una vez seleccionada o seleccionadas las celdas, se despliega el menú Editar y  a continuación se hace clic sobre la opción Eliminar celdas... Con ello se abrirá el cuadro de diálogo que muestra la Figura 32). Figura 32: Cuadro de diálogo para seleccionar el modo de borrar celdas
  29. 29. 30 de 35 ­ Operaciones básicas con CALC 2.0 En este cuadro de diálogo se puede seleccionar una de las opciones siguiente:  • Desplazar   celdas   hacia   arriba.  Que   elimina   la/s   celda/s   seleccionada/s   y  desplaza la inferior/es a la posición que ocupaba la celda o celdas borradas. • Desplazar celdas a la izquierda.  Elimina la/s celda/s seleccionada/s y desplaza  la/s de la izquierda a la posición que ocupaba la celda o celdas borradas. • Eliminar  filas completas. Que elimina toda/s la/s fila/s donde se encuentra/n la  celda o celdas seleccionadas.  • Eliminar columnas completas.  Que elimina  toda/s  la/s columna/s donde se en­ cuentra/n la celda o celdas seleccionadas. Para borrar solamente el contenido de una celda o celdas en primer lugar hay que seleccionar la/s celda/s. A continuación se puede seguir dos caminos distintos: a) Pulsar la tecla <SUPR>  b) Desplegar  el menú Editar  y   a continuación seleccionar  la  opción  Eliminar contenidoCualquiera de las dos opciones abre el siguiente cuadro de diálogo (Figura 33).
  30. 30. O P E R A C I O N E S   B Á S I C A S   C O N  CALC 2.0  ­ 31 de 35 Figura 30: Cuadro de diálogo para seleccionar el modo de borrar el contenido de celdas En este cuadro de diálogo las opciones disponibles son las siguientes:  • Eliminar todo. Que elimina todo el contenido de la/s celda/s seleccionada/s.  Al   activar   esta   opción  se   desactivan   todas   las   demás   puesto   que   las  sustituye. • Cadena de caracteres. Que elimina el texto de la/s celda/s seleccionada/s.  • Números. Que elimina los números de la/s celda/s seleccionada/s.  • Fecha y Hora. Que elimina la fecha u hora de la/s celda/s seleccionada/s.  • Fórmulas. Que elimina solo la fórmula de la/s celda/s seleccionada/s. • Notas. Que elimina las notas que pueden contener la/s celda/s  seleccionada/s. • Formatos. Que elimina el formato (color, letras, etc) de la/s celda/s  seleccionada/s. • Objetos. Que elimina los objetos (imágenes, sonido, etc.) que puede contener  la/s celda/s seleccionada/s.6  DESPLAZAMIENTOS EN LA HOJA DE CALCULO Y COMO DARLE NOMBREUna vez aprendido el manejo de celdas y como introducir datos en ellas, veamos como movernos en las hojas de un libro de trabajo. 
  31. 31. 32 de 35 ­ Operaciones básicas con CALC 2.0 MOVIMIENTOS RÁPIDOS EN UNA HOJA DE CALCULO. Dadas las dimensiones de la pantalla de un ordenador tan solo una pequeña parte de la hoja es visible al usuario. Una hoja normalmente ocupa mayor número de celdas que las visibles en el monitor, por lo que será necesario conocer los juegos de teclas necesarios para desplazarnos rápidamente por las hoja activa.Primeramente es necesario que el usuario tenga en cuenta tres cosas: a) Que los movimientos rápidos  se realizan a lo largo de toda la hoja tengan las  celdas información o no. b)  Que   estos  movimientos   solo   son   posibles   cuando   no   está  abierto   ningún  menú. c)  Que  mediante las barras de desplazamiento vertical y horizontal se puede  efectuar rápidos movimientos en la hoja de cálculo activa.Las  teclas  para  poder desplazarse a  través de la hoja  se muestran en la  siguiente tabla: IR A .. TECLAS Ir a la celda de abajo de la activa  flecha abajo  Ir a la celda de arriba de la activa  flecha arriba  Ir a la celda de la derecha de la activa  flecha derecha  Ir a la celda de la izquierda de la activa  flecha izquierda  Ir a la celda A1  <Ctrl>+<Inicio>  Ir a la anterior fila con contenido o  a la primera fila  <Ctrl>+flecha arriba  Ir a la siguiente fila con contenido o a la última fila  <Ctrl>+flecha abajo  Ir a la columna mas a la izquierda con contenido o la primera columna  <Ctrl>+flecha izquierda Ir a la columna mas a la derecha con contenido o la última columna  <Ctrl>+flecha derecha  Pantalla Abajo  <Avpag>  Pantalla Arriba  <Repag> MOVIMIENTO RÁPIDO EN EL LIBRO Dentro de un libro de trabajo existen por defecto 3 hojas de cálculo, aunque el número podría aumentarse o disminuirse. En esta  sección conoceremos los distintos métodos para movernos por las distintas hojas de un libro de trabajo. La  Barra de etiquetas  muestra las  pestañas de las hojas que componen el libro  de trabajo y los botones para desplazarse por ellas. Estos botones se encuentran inactivos cuando todas las hojas son visibles. Solo se activarán cuando el número de hojas sea tal que no se puedan visualizar en el espacio de la barra (Figura 31 derecha).
  32. 32. O P E R A C I O N E S   B Á S I C A S   C O N  CALC 2.0  ­ 33 de 35   Figura 31: Barra de etiquetaLa hoja activa, es decir, sobre la que estamos trabajando, es la que tiene su pestaña activada y, consecuentemente, su nombre en negrita (en la  Figura 31  la  Hoja1  y la Hoja4). Haciendo clic sobre cualquier pestaña cambiará la hoja activa. Por ejemplo, si se hace clic sobre la pestaña Hoja3 pasará a ser esta la hoja activa. Los botones de desplazamiento de hojas efectúan las siguientes funciones::    Pulsar este botón para mostrar la Hoja1.    Pulsar este botón para mostrar la hoja anterior a las que está activa     Pulsar  este botón para mostrar la  hoja siguiente  con la que se está  trabajando   Pulsar este botón para mostrar la última hoja del libro. Una vez visualizada la hoja a la que se desea acceder, bastará con hacer clic sobre la etiqueta de ésta para activarla.DAR NOMBRE A LAS HOJAS DE CALCULOComo  se ha  visto,  OpenOffice.org  Calc  2.0  incorpora en cada libro tres hojas de cálculo que reciben, por defecto, el nombre de Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Estos nombres se pueden cambiar, incluso añadir más hojas como se ve en la Figura 31 (izquierda). El procedimiento para dar o cambiar el nombre a una hoja es el siguiente: a) Seleccionar  la pestaña  del nombre de la hoja en la  Barra de etiquetas  con el  botón derecho del ratón. a) En el panel de opciones que se despliega elegir Cambiar nombre a la hoja... b) Con esta opción se abre un cuadro de diálogo en el que se escribe el nombre en  la casilla de texto que contiene. c) Pulsar  el   botón  Aceptar  del   mencionado   cuadro   de   diálogo   para   guardar   los  cambios. d) En la pestaña de la hoja aparece el nuevo nombres.EJERCICIO GUIADO 9 
  33. 33. 34 de 35 ­ Operaciones básicas con CALC 2.0 Como manejar la Barra de Etiquetas 1. Activar la Hoja1 del libro cursocalc1 de la forma que ya se ha practicado. 2. Dar nombre a esta hoja. Para ello hacer clic con el botón derecho del ratón sobre  la pestaña de la  Hoja1. Se abrirá el panel de opciones que se muestra en   la  Figura 32.  3. De este cuadro seleccionamos Cambiar nombre a la hoja...  4. En el cuadro de diálogo que se abre, escribir el nombre Listado  (Figura 33) y  pulsar sobre el botón Aceptar. • Insertar hoja... Inserta una hoja.  acontinuación de la etiqueta activa. • Eliminar hoja... Elimina la hoja activa. • Cambiar nombre a la hoja... Da nombre a la  hoja activa. • Mover/copiar hoja... Mueve el orden de las  hojas o las  copia en el mismo libro. • Seleccionar todas. Selecciona todas las hojas  del libro Figura 32: Opciones de las pestañas de la hojas  Figura 33: Cuadro de diálogo para cambiar el nombre a una hoja de cálculo 5. Añadir una nueva hoja al libro. Para ello: a) En el cuadro de opciones (Figura 32) seleccionar  la opción Insertar hoja... b) En el cuadro de diálogo que se abre (Figura 34), marcar la opción Detrás  de la hoja actual.  c) Colocar a continuación en Núm. de hojas el valor 1  d) Pulsar, por último, el botón Aceptar Figura 34: Cuadro de diálogo para insertar hojas
  34. 34. O P E R A C I O N E S   B Á S I C A S   C O N  CALC 2.0  ­ 35 de 356. Guardar el libro pulsando sobre el botón 7. Cerrar  el   libro  cursocalc1  pulsando   las   teclas  <Ctrl>+Q  o   seleccionando   la  opción Terminar en el menú Archivo.

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