CAP 5 como evaluar un evento y una expocicion

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CAP 5 como evaluar un evento y una expocicion

  1. 1. Como evaluar un evento y una exposición<br />
  2. 2. Contar con una metodología para hacer una evaluación integral de cualquier evento, es un elemento de gran utilidad para los organizadores. Ya que permite evaluar de manera integral y con un criterio sistemático a:<br />Los integrantes<br />Las actividades<br />Los procesos de organización <br />
  3. 3. Conocer las oportunidades y los puntos fuertes del comité organizador<br />Detectar las debilidades y preparar un plan estratégico para el mejor desarrollo del evento.<br />La importancia de esta evaluación radica en que se proyecta una revisión general de todas las actividades y sus interrelaciones, lo que permite definir las áreas criticas que afectan el desarrollo exitoso de los eventos.<br />Es aplicable en cualquier tipo y tamaño de evento, ya sea de carácter social, privado o público.<br />
  4. 4. Puede contribuir también para establecer un cambio de modelos administrativos y plantear nuevas estrategias y ajustar estructural organizacionales.<br />Un sistema de medición de rendimiento, se basa en la planificación y el diseño de los diferentes indicadores<br />
  5. 5. Método de evaluar antes, durante y después del evento<br />Factores principales para evaluar<br />Si se alcanzo el objetivo general<br />Si las estrategias planificadas y diseñadas funcionaron<br />Si los programas se cumplieron en su totalidad y con que nivel de calidad<br />Si los resultados obtenidos eran los esperados<br />
  6. 6. Indicadores<br />Algunos de los indicadores que se pueden utilizar para medir el resultado del evento son:<br /><ul><li>Participantes esperados vs asistencia real
  7. 7. Expositores esperados vs expositores inscritos
  8. 8. Cuotas cobradas vs cuotas presupuestadas
  9. 9. Ventas de módulos real vs ventas de módulos pronosticadas
  10. 10. ponentes esperados vs ponentes que asistieron
  11. 11. Iniciación en horarios programas vs retrasos
  12. 12. Gastos esperados vs gastos reales
  13. 13. Ingresos presupuestados vs ingresos reales
  14. 14. Utilidades esperadas vs utilidades reales
  15. 15. Participantes satisfechos vs participantes no satisfechos</li></li></ul><li>Se puede utilizar un cuestionario para que los participantes evalúen el evento y poder conocer su punto de vista<br />Los resultados que se pueden esperarse una evaluación es poder efectuar con detenimiento un análisis estructurado del comité organizados y de los resultados, para diseñar una estrategia que facilite el logro de los objetivos y metas planeadas<br />
  16. 16. Evaluación personal<br />Se deben de evaluar al coordinadores general y sus colaboradores con un cuestionario<br /><ul><li>¿He sido un buen coordinador?
  17. 17. ¿Estoy satisfecho con los logros alcanzados?
  18. 18. ¿Trabaje organizadamente y utilice correctamente los papeles de trabajo?
  19. 19. ¿Las actividades se iniciaron en los horarios previstos?
  20. 20. ¿Qué es lo que menos me gusto del evento?
  21. 21. ¿Qué es lo que mas me gusto del evento?
  22. 22. ¿Mis colaboradores fueron eficientes y entregados?
  23. 23. ¿Me gustaría volver a coordinar un evento?</li></li></ul><li>Factorespara evaluar ponencias<br />Es necesario evaluar con un método que permita, con imparcialidad , seleccionar las mejores ponencias<br />
  24. 24. Evaluar la exposición durante y después de su realización<br />La evaluación se efectúa desde el primer día de la exhibición y continua aun después de finalizada.<br />
  25. 25. La evaluación debe ser un proceso a corto, mediano y largo plazo ya que algunos beneficios son de inmediato, pero hay otros que necesitan algunos meses para que maduren, por lo que se debe medir lo que la empresa ha logrado como resultado de la participación en diferentes tiempos.<br />
  26. 26. Un aspecto importante en la evaluación será el referente al costo-beneficio obtenido, por lo que hay que buscar que los gastos que se lleven acabo resulten lo mas redituables<br />
  27. 27. Las personas mas indicadas para evaluar la participación en una exposición o feria son:<br />El director del modulo que conoce los problemas, avances y resultados que tuvieron.<br />El encargado de mercadotecnia dela empresa que conoce los resultados por clientes y productos<br />
  28. 28. Aspectos que se pueden evaluar son:<br />* El estado de ánimo. <br />* Los resultados obtenidos.<br />* Qué tipo de asistentes participaron.<br />* Impresión de éxito o fracaso.<br />* La calidad en la atención en los módulos y de los organizadores.<br />* La calidad y funcionalidad del montaje de los salones.<br />
  29. 29. * Los resultados en comparación con exposiciones anteriores.<br />* El desempeño del personal de la empresa<br />* Información de mercado recibida durante la feria.<br />* Logros alcanzados con relación a los objetivos planteados.<br />* Efectividad de la participación misma.<br />
  30. 30. Evaluación del área de ventas:<br /><ul><li> Cantidad y calidad de contratos.
  31. 31. Clientes potenciales.
  32. 32. Ventas concretadas.
  33. 33. Ventas y mercado a largo plazo.</li>

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