Opmaak Voor Verandering Gea Boekuitgave Low Res

1,717 views

Published on

\'Opmaak voor verandering\'

Redactionele automatisering is in opmars. GEA, een onafhankelijk organisatieadviesbureau op het gebied van communicatielogistiek, onderzocht in opdracht van het Stimuleringsfonds voor de Pers de betekenis van redactionele automatisering voor uitgevers van tijdschriften.

Een tijdschrift samenstellen, indelen en opmaken is altijd weer een spannend samenspel van vele handen en hoofden die elk vanuit hun eigen expertise en kunde zorgdragen voor weer een prachtige nieuwe editie. De onderzoekers Michiel de Klein, André Knol en Patrick Swart hebben onderzoek gedaan naar de kansen en mogelijkheden die ICT biedt om het vervaardigingsproces van een tijdschrift sneller, transparanter, goedkoper en makkelijker te laten verlopen. De grote tijdschriftenuitgevers hebben redactionele automatisering inmiddels omarmt. Redactionele automatisering is echter voor alle tijschriftenuitgevers de moeite waard om aandacht aan te geven.

Het boek ‘Opmaak voor verandering’, biedt veel praktische informatie over het uitgeefproces, beschikbare technologie, aanbieders en cases, kosten en opbrengsten, maar biedt ook concrete tips en handvatten voor implementatie.

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
1,717
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
10
Actions
Shares
0
Downloads
0
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Opmaak Voor Verandering Gea Boekuitgave Low Res

  1. 1. Studies voor het Stimuleringsfonds voor de Pers - S 26Opmaak voor veranderingOVER DE BETEKENIS VAN REDACTIONELE AUTOMATISERINGVOOR UITGEVERS VAN TIJDSCHRIFTENIn boekvorm uitgebracht onderzoek in opdracht van hetStimuleringsfonds voor de PersMichiel de Klein, Patrick Swart en André Knol
  2. 2. Opmaak voor veranderingOver de betekenis van redactionele automatisering voor uitgevers van tijdschriftenEindrapportage redactionele automatisering in boekvormStimuleringsfonds voor de PersDen Haagnovember 2009
  3. 3. uitgever: Stimuleringsfonds voor de Pers, Den Haagauteurs: Michiel de Klein, Patrick Swart en André Knoleindredactie: Aloys van Balenvormgeving en opmaak: Aram de Glas, Studio-Online.nlfotografie omslag: www.innovationsinnewspapers.comfotografie boek: fotolia, TTC, JCDecaux, Andre Knol, Shutterstockdruk: Drukkerij Holland, Alphen a/d Rijn1e druk: november 2009ISBN/EAN: 9789076176222Titel: Opmaak voor veranderingSubtitel: Over de betekenis van redactionele automatisering voor uitgevers van tijdschriften© 2009,in opdracht van het Stimuleringsfonds voor de Pers, www.svdp.nlNiets van deze uitgave mag, op welke wijze dan ook, worden vermenigvuldigd en/of openbaargemaakt, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever.
  4. 4. Opmaak voor veranderingOver de betekenis van redactionele automatisering voor uitgevers van tijdschriftenEindrapportage redactionele automatisering in boekvormStimuleringsfonds voor de PersDen Haagnovember 2009
  5. 5. VoorwoordHet vervaardigingsproces van een tijdschrift is met elke editie een arbeidsintensief en stressvoltraject dat doorgaans minder efficiënt en voorspelbaar verloopt als de uitgever wel zou willen.Er zijn vaak veel disciplines en mensen bij betrokken en het werken met externe redacteurenen een breed scala van aanleverende partijen maakt het proces zeer complex, kostbaar enmoeilijk beheersbaar. Externe redacteuren, fotografen, illustratoren, de interne redactie, eind-en hoofdredacteur, de art director, beeldredacteur, adverteerders, advertentieacquisitie, deuitgever, de studio, dtp’ers en de drukker; allemaal zijn ze betrokken bij de vervaardiging vaneen tijdschrift en alle bijdragen zijn essentieel om weer een editie op te leveren.De grote tijdschriftenuitgevers zijn al enige tijd intensief bezig met het optimaliseren van hunprocessen door inzet van redactionele automatisering. Mede door de noodzaak om niet alleenin print te publiceren maar ook online. Vreemd genoeg volgen de middelgrote en kleineretijdschriftenuitgevers maar zeer mondjesmaat. Dat terwijl de behaalde resultaten met deinzet van redactionele automatisering zonder meer positief zijn. De kostenbesparingen zijnsubstantieel en het proces wordt transparanter, beter voorspelbaar en efficiënter. Dit wasaanleiding voor het Stimuleringsfonds voor de Pers om eens te onderzoeken welke redenenzijn aan te voeren voor het achterblijven van deze grote groep tijdschriftenuitgevers. Deze enandere vragen kwamen vanzelfsprekend niet uit de lucht vallen. Redactionele automatiseringwordt nog weinig ingezet door uitgevers. Online is er bijzonder weinig objectieve informatie overhet onderwerp te vinden. Nergens is bijvoorbeeld te vinden wat redactionele automatiseringeigenlijk is en kan. Een overzicht van beschikbare systemen, tools en applicaties, zoals met‘Opmaak voor verandering’ inzichtelijk is gemaakt, was bij de start van het onderzoek nietbeschikbaar. Slechts enkele namen van leveranciers of systemen komen bij een online zoektochtbovendrijven. Dat terwijl er in Nederland alleen al meer dan 50 oplossingen geleverd en ingezetworden. Uitgevers zijn volledig afhankelijk van de informatie die leveranciers beschikbaar stellen.Dat maakt een objectieve keuze voor een best passende oplossing niet eenvoudig.Naast het zoeken naar redenen voor de gebrekkige adaptatie door middelgrote en kleine uitgevers,was het scheppen van transparantie en overzicht een belangrijke doelstelling van het onderzoek.Het Stimuleringsfonds voor de Pers gaf tevens de opdracht om met concrete aanbevelingen enhandvatten te komen voor die uitgevers die behalve kennismaken ook daadwerkelijk een keuzewillen maken voor redactionele automatisering. Hoe selecteer je redactionele automatisering, watkost het, hoe verdien ik het terug, wat zijn de voor- en nadelen, hoe implementeer ik het eigenlijk?Wij willen met deze uitgave een antwoord geven op de bovenstaande vragen.‘Opmaak voor verandering’ is geschreven voor tijdschriftenuitgevers. Wij hopen dat het een bijzonderinformatief en toepasbaar boek is geworden waarin alle facetten van redactionele automatiseringop zodanige wijze aan de orde komen dat de lezer er ook daadwerkelijk wat mee kan. Niet alleen dekansen en mogelijkheden worden uitgediept. Ook de onmogelijkheden en valkuilen van technologiein het redactionele proces van een tijdschrift komen aan de orde. Als onderzoekers hebben we met detitel ‘Opmaak voor verandering’ een voorschot genomen op de uitkomsten van het onderzoek.Michiel de KleinPatrick SwartAndre Knol
  6. 6. Inhoud 1 Management summary 91.1 Wat is redactionele automatisering? 101.2 Wat levert redactionele automatisering op? 101.3 Wat kost redactionele automatisering? 121.4 Stappenplan voor uitgeverijen 131.5 Ervaringen met redactionele automatisering 131.6 Implementatie commitment 141.7 Wat biedt ‘Opmaak voor verandering’ de lezer nog meer? 14 2 Inleiding 172.1 Onderzoek naar de kansen en mogelijkheden van redactionele automatisering 172.2 Centrale vraagstelling 172.3 Scope van het onderzoek 182.4 Onderzoeksopzet en aanpak 192.5 Wat willen de auteurs bereiken met de onderzoeksresultaten? 21 3 Huidige situatie redactioneel proces 233.1 Functionele gebieden redactioneel proces 233.2 Online enquête: probleemgebieden huidige redactionele proces 233.3 Online enquête: behoefte redactionele automatisering bij uitgevers 253.4 Belemmerende factoren 273.5 Conclusies 28 4 Wat is redactionele automatisering? 314.1 Functionele gebieden redactioneel proces en redactionele automatisering 314.2 Overzicht van de oplossingen van redactionele automatisering 344.3 Voordelen van redactionele automatisering 39 5 Impact voor de betrokkenen 415.1 Wat verandert er voor de uitgever? 425.2 Wat verandert er voor de (eind)redactie? 435.3 Wat verandert er voor advertentieacquisitie? 445.4 Wat wordt er anders voor de studio en dtp’ers? 455.5 Samengevat 45 6 Overzicht van aanbieders van redactionele automatisering 476.1 Transparantie en overzicht creëren 476.2 System integrators 496.3 Andere aanbieders 506.4 Stand van zaken en ontwikkelingen van de technologie 51
  7. 7. 6.5 Conclusies 53 7 Besparingspotentieel van redactionele automatisering 55 7.1 Besparingspotentieel redactionele automatisering 55 7.2 Conclusies 59 8 Kosten van redactionele automatisering 61 8.1 Inzicht kosten aanbiedingsmodellen redactionele automatisering 61 8.2 Use case ‘uitgeverij Fictief’ 67 8.3 Conclusies 68 9 Verantwoord kiezen voor redactionele automatisering 71 9.1 Audit tool in vijf stappen uitgelegd 71 9.2 Betrouwbaarheid resultaten audit 76 9.3 Conclusies 76 10 Redactionele automatisering in de praktijk 7910.1 Cases en ervaringen uit eerdere implementaties 7910.2 Implementatie 8210.3 Implementatieregels 8410.4 Conclusies 84 11 Samenvatting belangrijkste constateringen en conclusies 8711.1 Huidige situatie redactioneel proces 8711.2 Wat is redactionele automatisering? 8711.3 Overzicht van de aanbieders van redactionele automatisering 8811.4 Kosten en besparingspotentieel redactionele automatisering 8811.5 Het opstellen van een businesscase voor uitgeverijen 8911.6 Redactionele automatisering in de praktijk 89 12 Aanbevelingen 9112.1 Beantwoording van de centrale vraagstelling 9112.2 Aanbevelingen 93Bijlagen 97Bijlage 1 Overzicht interviews, deelnemers RTC’s en behandelde cases 99Bijlage 2 Begrippenlijst 101Bijlage 3 Overzicht in Nederland geleverde toepassingen redactionele automatisering 107Bijlage 4 Casebeschrijvingen 111 Case 1: Quote Media (tegenwoordig Hachette Filipacchi Media) 112 Case 2: Media Business Press 114 Case 3: Sdu Uitgevers 115 Case 4: Transport en Logistiek 116 Case 5: Hollandia Publishing 117
  8. 8. Hoofdstuk 1Management summaryGrote tijdschriften- en krantenuitgevers zijn er druk mee of hebben het inmiddels operationeel;redactionele automatisering. Kosten besparen, een efficiënt proces en transparantie in decreatieketen zijn de drie belangrijkste redenen waarom grote tijdschriftenuitgevers nagenoegallemaal bezig zijn met het optimaliseren van het redactionele proces door inzet van ICT.Met als doel meer grip te krijgen op het vervaardigingsproces van hun titel(s), substantiëlekostenreductie te realiseren en de algehele efficiency te verhogen.Middelgrote en kleine uitgevers van tijdschriften blijken niet of slechts beperkt met redactioneleautomatisering bezig te zijn. En dat terwijl de voordelen op het eerste oog veelbelovend zijn.Ook blijkt dat de wereld van redactionele automatisering nog weinig transparant is. Overzichtenvan technologie en aanbieders ontbreken en de informatie die wel beschikbaar is, is vaak vantechnische aard en minder toegankelijk voor een uitgever die zich doorgaans niet met ICTbezighoudt. Daarom probeert ‘Opmaak voor verandering’ antwoord te geven op de volgendevragen:- wat is redactionele automatisering eigenlijk?- welke redactionele ICT-toepassingen, applicaties en tools zijn er?- wat zijn de te benoemen kwantitatieve en kwalitatieve voordelen?- hoe kunnen de voordelen van redactionele automatisering door middelgrote en kleine uitgevers worden benut?- welke tijdschrifttitels lenen zich voor redactionele automatisering en welke niet?- welke investeringen zijn er gemoeid met redactionele automatisering?- hoe ziet een implementatietraject er uit?Op dit moment zijn er tal van alternatieven om redactionele automatisering interessant enfinancieel haalbaar te maken voor middelgrote en kleine tijdschriftenuitgevers. ‘Opmaakvoor verandering’ geeft uitgevers overzicht en inzicht in de recente ontwikkelingen ophet gebied van redactionele automatisering en de toepasbaarheid op de eigen titel(s). Delezer krijgt antwoord op de vraag: ‘wat kan redactionele automatisering voor mijn titel(s)betekenen?”Het periodiek produceren en publiceren van een tijdschrift is doorgaans een samenspel van veelbetrokkenen die elk vanuit hun eigen discipline een deel van het proces invullen. De dynamiekis hoog, alsook de complexiteit:- veel in- en externe betrokken partijen waardoor de doorlooptijd lang is- er is veel onderlinge afstemming en coördinatie noodzakelijk- veel notificaties en autorisaties in het proces- een volgtijdelijk gedreven proces- met korte bewerkingstijden en piekbelasting door strakke deadlines- vaak veel correctierondes- grote verscheidenheid aan aanleverkanalen en een grote materialenstroom- noodzaak tot het najagen van ontbrekend materiaal- regelmatig fouten in aangeleverd materiaalOver de betekenis van redactionele automatisering voor uitgevers van tijdschriften 9
  9. 9. - veel handmatig werk en een lage standaardisatiegraad- redactioneel proces en advertentieproces lopen parallel en kennen ieder een eigen dynamiek.Het verwerven van grip op een complex proces is voor veel tijdschriftenuitgevers eenbelangrijke reden om zich te verdiepen in de kansen en mogelijkheden van redactioneleautomatisering. De volgende opsomming is een weergave van de belangrijkste behoeften ofverbeterpunten zoals uitgevers van tijdschriften zelf aangeven:- het verwerven van meer grip op het redactionele proces en dus verminderen van stress naarmate de publicatiedatum dichterbij komt- verbeteren van de voorspelbaarheid in het redactionele proces- inzicht in de actuele status van kopij, beeld en pagina’s- verminderen van de kans op fouten in het proces- verminderen van fouten in de technische kwaliteit van de content- meer tijd kunnen besteden aan de kwaliteit en merkconsistentie van de titel- snel, eenvoudig naar meerdere kanalen kunnen publiceren- het realiseren van kostenbesparing.De inzet van redactionele automatisering voorziet in het merendeel van de behoeften bijuitgevers en toch is er sprake van koudwatervrees bij veel middelgrote en kleinere uitgevers.De latente behoefte aan redactionele automatisering is er. Echter geven uitgevers ook aan datredactionele automatisering vooral een zeer technisch en complexe materie is, die moeilijk tedoorgronden en te begrijpen is. ‘Opmaak voor verandering’ heeft tot doel deze ogenschijnlijkemismatch te slechten.1.1 Wat is redactionele automatisering?Redactionele automatisering is het zo optimaal mogelijk inrichten van het redactionele procesdoor het toepassen van ICT op het gebied van opdrachtverstrekking, workflowmanagement,opslag en beheer van content, (semi)automatische opmaak van artikelen of pagina’s,vormgeving en crossmediaal publiceren. Het redactionele proces kan vereenvoudigd wordendoor het op te knippen in drie functionele gebieden. Per functioneel gebied biedt redactioneleautomatisering oplossingen:1. Verzamelen en creëren Het functionele gebied ‘verzamelen’: beter ontvangen en beheren. Alle toepassingen die gericht zijn op het centraal verzamelen, schrijven, categoriseren, metadateren, wegschrijven, beheren en ontsluiten van content (kopij, fotografie, advertenties, illustraties, video, audio, etc.).2. Vormgeven Het functionele gebied ‘vormgeven’: efficiënter opmaken en vormgeven. Alle toepassingen die het creatieproces begeleiden en de opmaak faciliteren (naar print, online, mobiel, etc.).3. Publiceren Het functionele gebied ‘publiceren’: efficiënter publiceren. Alle tools en hulpmiddelen die het uiteindelijke publicatieproces goed ondersteunen zoals colormanagement-oplossingen, XML-conversie, PDF-conversie, etc.1.2 Wat levert redactionele automatisering op?Er zijn twee soorten besparingen. Besparingen die duidelijk kwantificeerbaar zijn zoals ‘out-of-pocket-besparingen en indirecte of additionele besparingen. Deze laatste zijn moeilijker te10 Opmaak voor verandering
  10. 10. Figuur 1: redactionele automatisering gepositioneerd verzamelen vormgeven publiceren work owsysteem en digitale plank geautomatiseerde uitgangscontrole ingangscontrolegecontroleerde conversie invoering van (semi-)automatische opmaak content XML HTML centrale opslag, beheer en ontsluitingkwantificeren of zijn meer van kwalitatieve aard, zoals een verbeterde ‘stijlconsistentie’ binneneen titel.1. de inzet van redactionele automatisering levert een besparing op de opmaakkosten van gemiddeld 50%2. efficiencyverbetering van de interne organisatie resulteert in 20% tot 30% minder benodigde regelcapaciteit in het proces van het verzamelen, vormgeven en publiceren van een editie. Onderstaand is een strikte scheiding aangebracht in gemeten kwantitatief besparingspotentieel en indirecte ‘ additionele benefits’.Daarnaast zijn er besparingen die worden gerealiseerd op de tijd die redacties doorgaansbezig zijn met het proces van traffic- en productiewerkzaamheden. Zodoende kan meer tijd enaandacht uitgaan naar de inhoud, zoals het vervaardigen van een artikel of werkzaamheden ophet gebied van beeldredactie. Redacties zijn in de regel 20% tot 30% minder tijd kwijt aan hetorganiseren en regelen van de productie.Figuur 2: besparingspotentieel op de out-of-pocketkosten binnen het redactionele proces Besparingspotentieel op verzamelen vormgeven publiceren out-of-pocketkosten advertentiepagina’s pdf-conversie volledig template ingangscontrole advertenties plank-software templates automatisch 70% gedreven positioneren 100% ingangscontrole Correctierondes softproo ng gestandaardiseede content database plank-software pdf-conversie 60% pagina’s auto-opmaak editing xml-conversie 50% ingangscontrole Correctierondes scripting gestandaardiseede content database plank-software pdf-conversie 40% pagina’s templates editing xml-conversie plank-software volledige vrije pagina’s ingangscontrole content database overleg pdf-conversie 30% vormgeving Percentage van totaal besparingspotentieel 45% 45% 10%Over de betekenis van redactionele automatisering voor uitgevers van tijdschriften 11
  11. 11. Op basis van specificaties van zo’n 250 tijdschrifttitels zijn de gemiddelde paginaprijzengedefinieerd. Er is daarbij een onderverdeling gemaakt naar vier soorten pagina’s en vierorganisatieniveaus. De eerste kolom betreft de gemiddelde paginaprijs in Nederland. De tweedekolom geeft de paginaprijzen wanneer de uitgever scherp heeft ingekocht. Kolom drie geeft depaginaprijzen aan bij inzet van redactionele automatisering en kolom vier geeft aan wanneerer na inzet van redactionele automatisering ook nog eens sprake is van offshoring; opmaak inlagelonenlanden. Door inzet van redactionele automatisering zal de gemiddelde prijs die eenuitgever betaalt voor de vervaardiging van een pagina zo’n € 20,- zijn. Gemlddelde Scherp in- + redactionele + vervolgens prijs koopbeleld automatisering offshorting 100% standaard €40 €20 €6 €3 advertentie pagina 100% standaard €50 €30 €12 €6 redactiepagina 50% standaard, 50% creatieve €70 €45 €27 €13,50 redactiepagina 100% creatieve €80 €65 €45 €22,50 redactiepaginaAdditionele ‘benefits’ van redactionele automatisering:- integrale kwaliteit van de uitgave neemt toe (consistentie, minder fouten, etc.)- doorlooptijdverkorting (een editie is sneller klaar)- bewerkingstijdverkorting (afzonderlijke bewerkingen duren korter)- gelijktijdig kan er zowel inhoudelijk als aan de opmaak worden gewerkt- er is minder piekbelasting doordat een editie beter gepland kan worden- volledige transparantie in het proces, de status en de openstaande acties van een titel- de randvoorwaarden creëren om ook via andere kanalen en dragers snel te kunnen publiceren- meer grip op het proces en minder ‘deadline stress’- reductie aantal correctierondes- meer tijd voor advertentieverkoop (door de doorlooptijdverkorting)- alle content snel vindbaar en herbruikbaar (ook oude edities)- volledig plaatsonafhankelijk en op afstand kunnen werken.Allemaal verbeteringen gericht op de interne en externe organisatie welke in de praktijk welzichtbaar worden maar moeilijker kwantificeerbaar dan de externe paginaproductiekosten.1.3 Wat kost redactionele automatisering?Het besparingspotentieel, zowel kwanititatief als kwalitatief, moet worden afgezet tegen deinvesteringen die nodig zijn om deze besparing ook te realiseren en de totale terugverdientijd.12 Opmaak voor verandering
  12. 12. In algemeenheid kan gesteld worden dat een basisconfiguratie van een redactioneel systeemeen vanafprijs kent van zo’n € 800,- per maand, oplopend tot € 1.400,- per maand voor eenbasisconfiguratie met daarin een workflowsysteem, DAM-systeem en in een aantal gevallen eendigitale plank. In beide gevallen is hier sprake van een SaaS-oplossing (Software as a Service). Deuitgever huurt het systeem dat volledig web based beschikbaar wordt gesteld.De inzet van een geïntegreerd redactioneel systeem als SaaS-oplossing is bedrijfseconomischhaalbaar voor titels met een volume vanaf 1.000 tot 1.400 pagina’s per jaar. De kosten voorimplementatie en gebruik van het systeem worden binnen twee jaar terugverdiend uit de out-of-pocketbesparing in het redactionele proces. Dit is mede afhankelijk van de typering van de titel(s)en de organisatie van het huidige proces. Het gaat hier alleen om de out-of-pocketbesparingen enniet om de integrale efficiencyvoordelen die redactionele automatisering te bieden heeft.Er zijn echter veel uitgeverijen die een volume van 1.000 pagina’s per jaar niet halen omdat huntitel bijvoorbeeld viermaal per jaar verschijnt en omdat er geen andere titels in portfolio zijn dievan hetzelfde systeem gebruik kunnen maken. Uitgeverijen die het volume van 1.000 niet halenkunnen echter nog steeds profiteren van de mogelijkheden van redactionele automatisering.Zij kunnen losse componenten of zogenaamde ‘tools’ inzetten. Na analyse van de omvang vande uitgeefmarkt en een verzameling van circa 250 titels kan gesteld worden dat 40% van alletijdschrifttitels zich leent voor redactionele automatisering. 60% Van de titels zal vooral mettools de processen verder kunnen optimaliseren.1.4 Stappenplan voor uitgeverijenOm vast te kunnen stellen of investeren in redactionele automatisering een verstandige keuzeis, moet(en) de betreffende titel(s) geanalyseerd en nader gespecificeerd worden. Op basisvan deze analyse kan worden vastgesteld wat het besparingspotentieel is, welke investeringdaarmee gemoeid is en binnen hoeveel tijd de investering kan worden terugverdiend. Inhoofdstuk 9 wordt het stappenplan verder uiteengezet.Figuur 3: vijf stappen om uitgevers te helpen bij de keuze voor redactionele automatisering stap 1 stap 2 stap 3 stap 4 stap 5 analyse niveau van licentiemodel inzicht resultaat bespa- titelgegevens redactionele voor kengetallen ring door inzet automatisering redactionele titelgegevens redactionele automatisering automatisering gedetailleerde meest optimale best passende totaaloverzicht vervolgstappen typering van de niveau van wijze van - ICT investering - go/no go tijdschrifttitel automatisering aanschaf - implementatie - selectie gegeven de - koop-licentie - besparingen - definitieve titeltypering - SaaS-licentie - ROI keuze - additionele benefits1.5 Ervaringen met redactionele automatiseringDiverse cases geven een uiteenlopend beeld van ervaringen die uiterst positief of ronduitnegatief zijn. De onderzochte cases van implementaties van circa drie tot vijf jaar geledenOver de betekenis van redactionele automatisering voor uitgevers van tijdschriften 13
  13. 13. vertonen implementatieproblemen en negatieve ervaringen. De implementatieproblemenzijn voornamelijk technisch of organisatorisch van aard. De afstemming tussen deklantorganisatie, de verschillende leveranciers en/of system integrator was niet optimaal, takenen verantwoordelijkheden waren niet goed belegd, het financieel budget en planning werdenoverschreden en de besparing werd onvoldoende gerealiseerd.De recente cases (de afgelopen twee à drie jaar) laten daarentegen veelal positieveervaringen zien. De uitgeeforganisatie is tevreden met de technologie en implementatiedaarvan. Toepassing van redactionele automatisering heeft geresulteerd in kostenbesparing,efficiencyverbetering en andere directe en indirecte, goed en minder goed te kwantificerenvoordelen, zoals het gelijktijdig kunnen werken aan een pagina of tot het laatste momentadvertenties kunnen plaatsen alvorens de editie naar de drukker gaat.1.6 Implementatie commitmentDe keuze voor redactionele automatisering impliceert een veranderproces. De werkwijze van deredactie, externe auteurs, advertentieacquisitie en de traffic- en productiebegeleiding verandert.Het is belangrijk dat de oude methodiek en workflow wordt losgelaten en een nieuwe wordtgeadopteerd. Het goed initiëren en begeleiden van de verandering is dus uiterst belangrijk. Hetmanagement van de uitgeverij moet altijd onvoorwaardelijk achter de keuze voor redactioneleautomatisering staan en daaraan vasthouden.Succesvol implementeren van redactionele automatisering vereist:1. commitment van uitgever en redactieleden om creativiteit en processen en kosten in de juiste verhouding te houden2. duidelijke kaderstelling en scope van mogelijkheden in het tijdschriftproductieproces3. vernieuwing/vastlegging omschrijving van taken en bevoegdheden van alle partijen in het proces.1.7 Wat biedt ‘Opmaak voor verandering’ de lezer nog meer?‘Opmaak voor verandering’ biedt verder:1. Een overzicht van de belangrijkste toepassingen, applicaties en tools die het redactionele proces ondersteunen. De functionele gebieden van deze toepassingen zijn in kaart gebracht en er is een overzicht van de aanbieders.2. Alternatieven zijn omschreven hoe een kleine uitgever toch kan profiteren van redactionele automatisering zonder dat grote investeringen noodzakelijk zijn. Het overzicht geeft transparantie in het aanbod en helpt de uitgever inzicht te verwerven in een complexe materie.3. Om een uitgever ook een bedrijfseconomische en verantwoorde beslissing te kunnen laten nemen om al dan niet te investeren in redactionele automatisering is het bouwen van een businesscase noodzakelijk. Deze uitgave zet helder uiteen hoe de businesscase voor de uitgever onderbouwd kan worden.4. Transparantie in het aanbod, de belangrijkste spelers en handvatten voor het selecteren, implementeren en werken met redactionele automatisering.5. De best practices en cases hebben geresulteerd in een lijst van aanbevelingen. Dat betreft aanbevelingen over hoe een keuze te maken uit het aanbod, of deze keuze een gunstige ROI heeft en op welke wijze de implementatie het beste kan worden aangepakt.6. Beschreven wordt hoe een implementatie het beste aangepakt kan worden met daarbij de valkuilen waar een uitgever extra op moet letten.14 Opmaak voor verandering
  14. 14. Hoofdstuk 2InleidingGrote tijdschriften- en krantenuitgevers zijn er druk mee of hebben het inmiddels operationeel:redactionele automatisering. Kosten besparen, een efficiënt proces en transparantie in decreatieketen zijn de drie belangrijkste redenen waarom grote tijdschriftenuitgevers nagenoegallemaal bezig zijn met het optimaliseren van het redactionele proces door inzet van ICT.Met als doel meer grip te krijgen op het vervaardigingsproces van hun titel(s), substantiëlekostenreductie te realiseren en de algehele efficiency te verhogen. Het ‘crossmediaal’ uitgevenvan een titel over meerdere kanalen is nog een andere belangrijke drijfveer om te investerenin redactionele automatisering. Men publiceert vaak niet alleen in de vorm van een fysiektijdschrift, maar heeft ook een website of community te onderhouden, stuurt per e-mailnieuwsbrieven naar abonnees of distribueert artikelen en beeldmateriaal naar andere partijendie de content verrijken en publiceren. Procesmatig vergt dat veel van de organisatie.2.1 Onderzoek naar de kansen en mogelijkheden van redactioneleautomatiseringIn hoeverre kunnen de voordelen van redactionele automatisering door uitgevers worden benuten in hoeverre zijn de geboden oplossingen ook geschikt voor middelgrote en kleine uitgeversvan tijdschriften? Waarom worden deze oplossingen nauwelijks door deze uitgevers toegepast?Welke oplossingen zijn er zoal en wat zijn de onderlinge verschillen? Welke tijdschrifttitels lenenzich voor redactionele automatisering en welke niet? Zitten middelgrote en kleine uitgevers welte wachten op beeldbanken, workflowtoepassingen en digitale planken? Wat is de investeringen verdient een middelgrote en kleine uitgever het ook snel genoeg terug?Het aanschaffen en implementeren van redactiesystemen bracht enige tijd geleden nogaanzienlijke kosten met zich mee, die niet zomaar door een individuele titel of kleinetijdschriftenuitgever op te brengen waren, laat staan terug te verdienen. De terugverdientijdof ROI (Return on Investment) zou dan te lang zijn. Op dit moment zijn er tal van alternatievenmogelijk om redactionele automatisering ook interessant en financieel haalbaar te maken voordeze groep van tijdschriftenuitgevers.De resultaten van het onderzoek naar de betekenis van redactionele automatisering voormiddelgrote en kleine uitgevers, dat GEA en FUSE in opdracht van het Stimuleringsfonds voorde Pers heeft uitgevoerd, geeft de uitgevers inzicht in de recente ontwikkelingen op het gebiedvan redactionele automatisering en de toepasbaarheid op de eigen titel(s).2.2 Centrale vraagstellingDe centrale vraagstelling aan de onderzoekers is inzicht geven in mogelijke verbeteringen inhet contentcreatieproces en de haalbaarheid van redactionele automatisering voor zelfstandigeuitgeverijen van tijdschriften.Op welke wijze kunnen zelfstandige uitgeverijen gebruikmaken van de moderne technologischemiddelen om het contentcreatieproces efficiënt in te richten zodat kostenbesparing,kwaliteitsverhoging en andere voordelen worden gerealiseerd?Over de betekenis van redactionele automatisering voor uitgevers van tijdschriften 17
  15. 15. Het beantwoorden van deze vraag moet voor de doelgroep de volgende resultaten opleveren:1. creëer een overzicht van de toegepaste technologische middelen in het contentcreatieproces en de relevantie en beschikbaarheid voor de kleine en middelgrote uitgevers: middelen en alternatieve toepassingsmogelijkheden2. bouw een businesscase voor toepassing van deze middelen: hoe ziet het proces eruit en wat levert het op?3. ontwikkel een keuzemodel voor de kleine uitgevers4. maak een overzicht van best practices van implementaties: lessons learned en de betekenis voor kleine uitgevers5. geef een beknopt implementatieplan voor uitgevers voor het invoeren, organiseren en realiseren van middelen in de organisatie: hoe optimaal profiteren van de mogelijkheden en hoe organiseren?2.3 Scope van het onderzoekRedactionele automatisering kan zeer breed of smal geïnterpreteerd worden en dient dus in hetkader van het onderzoek duidelijk afgebakend te worden.Wat is redactionele automatisering?Redactionele automatisering is het zo optimaal mogelijk inrichten van het redactionele procesdoor het toepassen van ICT op het gebied van opdrachtverstrekking, workflowmanagement,opslag en beheer van content, (semi)automatische opmaak van artikelen of pagina’s,vormgeving en crossmediaal publiceren.De term redactionele automatisering in deze uitgave betreft de technologie die ingezet kan wordenbij het verzamelen, vormgeven en publiceren binnen het redactionele proces van een tijdschrift.Uitgeverijen van tijdschriftenHet onderzoek naar de kansen en mogelijkheden van redactionele automatisering is in hetbijzonder geënt op kleine en middelgrote zelfstandige uitgeverijen van tijdschriften. Voor grotetijdschriften- en krantenuitgevers zou het uitvoeren van een dergelijk onderzoek ‘mosterd nade maaltijd’ zijn. Grote tijdschriften- en krantenuitgevers zijn er namelijk reeds druk mee bezigof hebben het inmiddels operationeel. Evengoed kunnen de onderzoeksresultaten van nut zijnvoor alle uitgeverijen van periodieken, variërend van publieksbladen tot vak-, wetenschappelijkeen special interest tijdschriften en nieuws- en opiniërende bladen tot krantachtigen.Omvang van de uitgeverijmarkt voor tijdschriftenIn Nederland zijn bij benadering in totaal 3.700 uitgeverijen van nieuws- en opiniërendetijdschriften en kranten,1 publiekstijdschriften, vak- en wetenschappelijke tijdschriften enspecial interest bladen. Hiervan zijn circa 3.300 uitgeverijen klein tot zeer klein van omvang.In Nederland zijn ruim 8.600 Nederlandse titels bekend (uitgegeven door de eerdergenoemde3.700 uitgeverijen, maar ook door stichtingen, instituten en organisaties). Circa 7.400tijdschrifttitels zijn aan te merken als vak-, wetenschappelijk, special interest of publieksblad. Vande circa 7.400 Nederlandse tijdschrifttitels zijn in totaal ruim 4.300 titels die minstens vier keerper jaar verschijnen en grotendeels of geheel afhankelijk zijn van een commerciële exploitatie.1 Tussen de 600 en 800 (voornamelijk kleine) uitgeverijen, persorganen en business units (van grote uitgeverijen) zijngericht op nieuws- en opiniërende informatieproducten. Naast de eerstgenoemde groep uitgeverijen, gericht op nieuwsen opinie, zijn er naar schatting tussen de 1.000 en de 1.500 organisaties gericht op special interest nieuws en opinie.18 Opmaak voor verandering
  16. 16. ‘commerciële titels’ die aantal titels soort totaal aantal minstens 4x per jaar tijdschriften tijdschrifttitels verschijnen Publieksbladen 2.990 1.548 vak- en wetenschappelijke 4.405 2.777 of special interest bladen totaal 7.395 4.325Buiten de scope van het onderzoekDe inkoop van content zoals beeld en kopij binnen het redactionele proces worden buitenbeschouwing gelaten van het onderzoek. Redactionele automatisering heeft in beginselgeen verband met de inkoop van content zoals beeld en kopij. Redactionele kosten ofuitgaven voor beeld zijn dus niet meegenomen. Wanneer in deze rapportage wordtgesproken over het besparingspotentieel van redactionele automatisering op de out-of-pocketkosten van bijvoorbeeld de opmaakwerkzaamheden is dit uitsluitend gericht op hetverzamelen, vormgeven en publiceren van content en de daaraan gerelateerde traffic ofproductiebegeleiding. Dus de inkoopkosten van content zoals fotografie en kosten voor(externe)redacteuren vallen buiten de scope van dit onderzoek.Aanpalende technologie, zoals advertentie-managementsystemen of financiële systemen voorde verrekening van auteurskosten, is ook geen object van onderzoek. Ook alle toepassingen ofhulpmiddelen die worden ingezet ter ondersteuning van het ordermanagement binnen eendrukkerij vallen buiten de scope van dit onderzoek.2.4 Onderzoeksopzet en aanpakOm de vraagstelling op een juiste en accurate wijze te kunnen beantwoorden en praktischtoepasbare handvatten voor de uitgever op te leveren, hebben de volgende activiteitenplaatsgevonden:1. online enquête2. diepte-interviews met de in Nederland actieve system integrators3. diepte-interviews met enkele belangrijke leveranciers van applicaties, systemen en tools4. diepte-interviews met uitgevers die ervaring hebben met redactionele automatisering5. organisatie van drie rondetafelconferenties met uitgevers en uitgeefprofessionals6. desk research7. inventarisatie van tijdschriftgegevens en typeringen8. uitgebreid bezoek aan de IFRA9. ontwikkelen overzichten en modellen10. toetsen onderzoeksresultaten.Onderstaand zijn de activiteiten nader toegelicht.Online enquêteVia e-mail en via e-mail nieuwsbrieven zijn zo’n 4.000 personen benaderd die actief zijn alsuitgever, hoofdredacteur of redacteur, met de vraag deel te nemen aan een online enquête.Tot de benaderde doelgroep behoorden de aangesloten uitgeverijen bij Missmag, een onlinedatabase van alle bestaande tijdschrifttitels. De nieuwsbriefabonnees van de vakbladen IncTen Mediafacts en uitgevers uit het relatiebestand van GEA. Apart benaderd zijn de leden vanBladwijzer, een vereniging van ongeveer 35 kleinere tijdschriftenuitgevers.Over de betekenis van redactionele automatisering voor uitgevers van tijdschriften 19
  17. 17. Diepte-interviews met de in Nederland actieve system integratorsSystem integrators verkopen (als reseller c.q. vertegenwoordiger) licenties van toepassingenen verzorgen de technische implementatie bij uitgeverijen en realiseren koppelingen metbestaande redactionele toepassingen, zoals een beeldbank, een workflowsysteem of eendigitale plank en, indien gewenst, met reguliere bedrijfsapplicaties zoals financiële systemenof bijvoorbeeld een abonnementensysteem. De system integrators die in Nederland actief zijnvertegenwoordigen een zeer groot aandeel van redactionele systemen, toepassingen en tools inNederland. Diepte-interviews zijn gehouden met in Nederland actieve system integrators.Diepte-interviews met enkele belangrijke leveranciers van applicaties, systemen en toolsEr zijn enkele toepassingen die een groot marktaandeel hebben. Deze partijen zijn benaderdover hun verwachtingen van de markt.Diepte-interviews met uitgevers die ervaring hebben met redactionele automatiseringDe nodige uitgeverijen hebben inmiddels ervaring met redactionele automatisering. Metdeze uitgevers is uitvoerig gesproken over hun ervaringen met redactionele automatisering.Daarbij is veel aandacht uitgegaan naar de belemmerende en bevorderende factoren bijde implementatie en welke lering getrokken kan worden uit hun ervaringen met zowel detechnologie en infrastructurele aspecten, de implementatie als het dagelijks gebruik vanredactionele systemen en applicaties.Organisatie van drie rondetafelconferenties met uitgevers en uitgeefprofessionalsRondetafelconferenties (RTC) zijn georganiseerd in samenwerking met o.a. InCT (bijeenkomstvan uitgeefprofessionals), in samenwerking met Bladwijzer en als resultante van de onlineenquête waar diverse uitgevers zich voor de RTC hadden aangemeld.Desk researchDesk research op bestaande redactiesystemen en hun functionele dekking. Desk research op debelangrijkste marktpartijen en hun retail of channel partners.Inventarisatie van tijdschriftgegevens en typeringenEen inventarisatie is gemaakt van specifieke titelgegevens, zoals verschijningsfrequentie,omvang, aantal en soort redactionele en advertentiepagina’s en gemiddelde paginaprijzen vanvoorgedefinieerde paginatyperingen. Een tijdschrift wordt o.a. getypeerd in paginasoorten,beeldintensiteit en mate van standaardisatie. In totaal zijn specificaties verzameld engeïnventariseerd van zo’n 250 tijdschrifttitels.Uitgebreid bezoek aan de IFRAUitgebreid bezoek aan de IFRA waar gesprekken zijn gevoerd met alle belangrijke leveranciersvan redactionele systemen en tools.Ontwikkelen overzichten en modellenOp basis van de verzamelde gegevens en verworven inzichten zijn overzichten en modellenontwikkeld:- uitwerken en rangschikken van de bestaande toepassingen in een logisch en overzichtelijk model zodat de uitgever in een oogopslag kan zien waarvoor een toepassing ingezet kan worden, waar mogelijk aangevuld met concrete prijsinformatie en licentiemodellen of integratiemogelijkheden20 Opmaak voor verandering
  18. 18. - uitwerken van een integraal workflowmodel voor het vervaardigingsproces van een tijdschrifttitel (verzamelfase, vormgevingfase en publicatiefase)- verfijnen, verbeteren, vernieuwen van eerder ontwikkelde modellen, o.a. een model om paginaprijzen per soort pagina te koppelen aan een bestaande titel en mogelijke automatiseringsgraden- ontwikkeling van een beslismodel voor de uitgever, waarmee de uitgever zelf en op basis van de kenmerken of typering van de eigen titel het besparingspotentieel kan uitrekenen van redactionele automatisering. Daarbij wordt rekening gehouden met de automatiseringsgraad die de uitgever wenst of nodig acht. Aan de hand van dit model kan een uitgever bepalen welke besparing te realiseren is, wat de terugverdientijd is van de noodzakelijke investeringen en welke automatiseringsonderdelen voor desbetreffende titel(s) het meest relevant zijn. De uitkomst kan echter ook zijn dat de titel zich onvoldoende leent voor de implementatie van een redactioneel systeem, maar dat de inzet van enkele tools de grootste meerwaarde biedt.Toetsen onderzoeksresultatenAlle resultaten en uitwerkingen of ontwikkelde modellen zijn verschillende malenbij verschillende gelegenheden getoetst. Tijdens een bijeenkomst voor circa tienuitgeefprofessionals georganiseerd door GEA, tijdens een bijeenkomst van InCT voor circa50 uitgeefprofessionals en tijdens een seminar georganiseerd door Publiqare en Woodwing,waar zo’n 60 middelgrote en kleine uitgevers vertegenwoordigd waren, zijn de voorlopigeonderzoeksresultaten gepresenteerd en getoetst. Uit de toetsing zijn geen afwijkingen ofmisinterpretaties naar voren gekomen die mogelijk de uitkomsten van het onderzoek zoudenkunnen weerleggen of beïnvloeden. Wel zijn er enkele aanbevelingen en adviezen uitgekomendie meegenomen zijn in de eindrapportage. Verwezen wordt naar bijlage 1 voor een overzichtvan deelnemers van interviews, rondetafelconferenties en behandelde cases.2.5 Wat willen de auteurs bereiken met de onderzoeksresultaten?De tijdschriftenmarkt staat de laatste jaren sterk onder druk. Met name kleine en middelgrotetitels hebben moeite om in financieel en organisatorisch opzicht overeind te blijven. Uitgeverszien de inkomsten uit de advertentie-, abonnementen- en losse verkoop dalen; de organisatieen de kosten van de productie zijn slecht te beheersen; de personeelskosten zijn onveranderdhoog en de klant wordt veeleisender.De actualiteit dwingt tijdschriftenuitgevers daarmee heel nadrukkelijk te kijken naar demogelijkheden van out-of-pocketkostenbesparingen en efficiencyverbetering enerzijds eninnovatie anderzijds. Redactionele automatisering kan daar een belangrijke bijdrage aan leveren.Met de onderzoeksresultaten verwachten wij de uitgevers inzicht te geven in mogelijkeverbeteringen in het redactionele proces en de haalbaarheid van redactionele automatiseringzodat innovatie, kostenbesparing, efficiencyverbetering en kwaliteitsverhoging kunnenworden gerealiseerd. Hierdoor kan een bijdrage worden geleverd aan de continuïteit van debedrijfsvoering van de uitgeeforganisatie en haar titels, media en activiteiten.Over de betekenis van redactionele automatisering voor uitgevers van tijdschriften 21
  19. 19. Hoofdstuk 3Huidige situatieredactioneel procesHet redactioneel proces van een tijdschrift is complex. Er zijn veel in- en externe partijen bijbetrokken, veel bestanden (van kopij en beeldmateriaal tot advertenties of videofragmentenvoor de website) worden door verschillende betrokkenen, verschillende malen bewerkt en/ofgecontroleerd. Hoe meer spelers betrokken bij het proces, hoe meer afstemming, communicatieen regelcapaciteit nodig is over steeds meer kanalen. Hoe meer bestanden, vormen enbestandsformaten, hoe complexer de aanlevering, controle, het beheer en de ontsluiting.Door de organisatorische en technische mogelijkheden - denk bijvoorbeeld aan outsourcing,inzet van freelancers, werken vanuit huis, relatief goedkope technologie - is het opstarten vaneen tijdschrift eenvoudiger geworden. Echter om een titel rendabel te exploiteren is veel meernodig. De toegenomen complexiteit in het proces, de kanalen en het aantal betrokken partijendrijft kosten en benodigde regelcapaciteit op. Grip, overzicht en controle over het integralecreatieproces is daarmee een bedrijfskritische succesfactor geworden.3.1 Functionele gebieden redactioneel procesOm het redactionele proces goed te kunnen overzien en de verschillende stappen enactiviteiten juist te kunnen positioneren, is het redactionele proces in drie functionele gebiedenopgedeeld, te weten:1. verzamelen Dit functionele gebied heeft alles te maken met het juist ontvangen, opslaan, metadateren, beheren en ontsluiten van aangeleverde content zoals fotografie, kopij, advertenties, illustraties of andere ‘assets’.2. vormgeven Dit functionele gebied betreft al die activiteiten die te maken hebben met het opmaken en vormgeven van de titel gericht op publicatie in print of andere drager.3. publiceren Om uiteindelijk een drukgereed bestand aan te leveren bij de drukker of publiceerbare file voor de website moet vaak nog een aantal handelingen worden verricht zoals conversies naar PDF of XML en colormanagement-activiteiten.Deze onderverdeling is gemaakt om inzicht te geven in het huidige proces. Met als bijkomenddoel de vaak complexe en technische materie op een vereenvoudigde wijze weer tekunnen geven. In het volgende hoofdstuk worden het redactionele proces en redactioneleautomatisering nader toegelicht.3.2 Online enquête: probleemgebieden huidige redactionele procesIn het huidige (traditionele) redactionele proces is een aantal probleemgebieden te definiërendie uitgevers dagelijks ervaren. Deze probleemgebieden kenmerken het redactionele procesvan een tijdschrifttitel. Daarom dat grip en controle over alle lopende activiteiten zo belangrijkOver de betekenis van redactionele automatisering voor uitgevers van tijdschriften 23
  20. 20. is voor een uitgever. De volgende probleemgebieden spelen een grote rol bij de vervaardigingvan een editie:- veel in- en externe betrokken partijen Doordat er veel personen betrokken zijn bij het creatieproces die vaak op elkaar moeten wachten of door omstandigheden niet altijd in de juiste kwaliteit of op tijd aanleveren is de doorlooptijd vaak lang en tevens foutgevoelig.- er is veel afstemming en coördinatie noodzakelijk Door het grote aantal betrokkenen, de diversiteit en hoeveelheid aangeleverde artikelen, foto’s, illustraties en advertenties, die bovendien via meerdere kanalen binnenkomen, is goede afstemming en coördinatie noodzakelijk.- veel notificaties en autorisaties in het proces Door veel berichten over en weer te sturen over de status, openstaande issues of nog te geven akkoord op een beeld of stuk zijn er gedurende het creatieproces veel momenten waarop er notificaties worden verstuurd en autorisatie wordt gevraagd om verder te kunnen met de volgende stap.- volgtijdelijk gedreven proces Het proces is tevens erg volgtijdelijk. Wanneer alle redactie binnen is, geredigeerd en doorgestuurd naar de studio, kan de opmaak pas beginnen. Mits ook de beelden tijdig zijn aangeleverd en er een keuze is gemaakt voor een indeling. Zonder technologie kan men niet gelijktijdig werken aan de opmaak van een pagina waarbij de redacteur de tekst gereed maakt en de dtp’er het beeld juist positioneert, bijsnijdt en plaatst. Door het grote aantal stappen die volgtijdelijk moeten plaatsvinden is de doorlooptijd vaak lang, terwijl de werkelijke bewerkingstijd beperkt is.- korte bewerkingstijden en piekbelasting door strakke deadlines Er is altijd stress naarmate de deadline naderbij komt. Daardoor is er vaak sprake van een sterk wisselende werkdruk tussen twee edities in.- veel correctierondes Een belangrijk aspect is het aantal correctierondes en het in de grip hebben hiervan. Vaak vinden uitgevers en redacteuren dat het aantal correctierondes best minder mag zijn. Door het aantal correctierondes neemt de doorlooptijd en dus ook de piekbelasting toe.- veel aanleverkanalen en een grote materialenstroom Via e-mail, per reguliere post als fysiek document, via ftp-server, op cd of dvd worden kopij, beelden, illustraties en advertenties aangeleverd, wat resulteert in een grote materiaalstroom via meerdere kanalen. Het beheersen van deze stroom en het behouden van overzicht over al het aangeleverde materiaal is een belangrijk aspect in het redactionele proces.- noodzaak tot het najagen van ontbrekend materiaal Door het grote aantal betrokkenen en een grote diversiteit in materialen komt het regelmatig voor dat materiaal niet tijdig is aangeleverd of nog ontbreekt. Het vergt tijd om deze materialen alsnog binnen te krijgen.- regelmatig fouten in aangeleverd materiaal Naast het tijdig en compleet aanleveren van materialen is het geen uitzondering wanneer een beeld, illustratie of advertentie kwalitatief niet voldoet en de aanleverende partij een nieuw bestand moet sturen of de fout door de uitgever alsnog hersteld kan worden.- ontdekken van fouten of ontbrekende content vindt vaak pas laat in het proces plaats De piekbelasting groeit naarmate de deadline nadert. Dat is mede het gevolg van het moment van controle op aangeleverd materiaal. Bij de opmaak wordt pas ontdekt dat een advertentie niet correct is, terwijl de editie over een uur bij de drukker hoort te liggen. Dan moet er toch eerst contact worden gezocht met de aanleverende partij, die dan binnen24 Opmaak voor verandering
  21. 21. een half uur een nieuw aangepaste file moet aanleveren om deze alsnog tijdig te kunnen verwerken. Laat ontdekken van fouten levert meerkosten en verhoogt de piekbelasting.- veel handmatig werk en een lage standaardisatiegraad Het creëren van een tijdschrift bevat vaak nog veel handmatig werk en wordt gezien als een creatief proces waardoor standaardisatie slechts beperkt mogelijk is.- redactieproces en advertentieproces lopen parallel en kennen ieder een eigen dynamiek Gelijktijdig is de redactie bezig met het produceren van artikelen en beeld, terwijl de advertentie acquisitie advertenties aan het verzamelen is. Beide leveren aan vormgeving/dtp voor de opmaak van de titel, maar kennen een eigen dynamiek.De opsomming van probleemgebieden in het huidige (traditionele) redactionele proces laatzich het beste vangen in de onderstaande illustratie.Figuur 4: enkele problemen in het huidige (traditionele) redactionele proces verzamelen vormgeven publiceren3.3 Online enquête: behoefte redactionele automatisering bij uitgeversUitgevers van tijdschriften zien graag oplossingen voor de genoemde dilemma’s. Omdatredactionele automatisering voor de meeste dilemma’s een oplossing biedt, kan gesteld wordendat de latente behoefte groot is. Wanneer de meest belangrijke behoeften op een rij gezetworden, geeft dat het volgende beeld:1. kostenbesparing realiseren Het reduceren van de kosten staat hoog op de agenda van menig tijdschriftenuitgever. De focus ligt daarbij niet direct op efficiencyverbetering in het proces, maar eerder bij het verlagen van de redactionele out-of-pocketkosten of kosten voor beeld en beeldredactie.2. meer grip op het proces en dus minder stress naarmate de publicatiedatum dichterbij komt Een belangrijke behoefte is het reduceren van de stress rondom de deadline en het verkrijgen van meer grip op de planning en aanlevering van content. Een betere voorspelbaarheid van het verzamel-, creatie- en publicatieproces is gewenst.Over de betekenis van redactionele automatisering voor uitgevers van tijdschriften 25
  22. 22. 3. reductie van het aantal correctierondes Ondanks alle moeite die gestoken is in het minimaliseren van het aantal noodzakelijke correctierondes komt het toch te vaak voor dat er meer rondes nodig zijn dan gewenst. Dit verhoogt weer de stress voor het halen van de deadline, heeft grote invloed op de algehele doorlooptijd en betrokkenen zitten vaak op elkaar te wachten.4. verbeteren voorspelbaarheid in het redactionele proces De transparantie in het proces en in de status van content en de editie. Omdat er via meerdere kanalen en meerdere partijen materiaal wordt aangeleverd op verschillende momenten is de behoefte aan transparantie en voorspelbaarheid groot; wat kan ik wanneer en waar verwachten?5. integrale kwaliteitsverbetering Een hoge kwaliteit van de inhoud en vorm blijft altijd belangrijk om zich goed te kunnen onderscheiden. Daarnaast neemt het belang toe van de proceskwaliteit en het reduceren van kansen op fouten in het proces en de technische kwaliteit van het aangeleverde materiaal. Is de visual met de juiste technische specificaties aangeleverd? Uitgevers geven aan meer tijd te willen kunnen besteden aan de kwaliteit en merkconsistentie van hun titel(s) en de afzonderlijke edities.6. snel, eenvoudig naar meerdere kanalen kunnen publiceren (print, internet, sms, e-reader, database) Belangrijke eis en behoefte bij uitgevers van tijdschrifttitels is het eenvoudig cross mediaal kunnen publiceren van hun content. Nu vergt dat vaak nog tal van handmatige omzettingen of conversies.Behoefte redactionele automatisering bij kleine en middelgrote uitgeverijenDe latente behoefte, noodzaak en mogelijkheid is er, maar de kleine en middelgrote uitgeveris nog niet of op zeer geringe schaal bezig met redactionele automatisering. Kleinere uitgeversgeven minder prioriteit aan de inzet van redactionele automatisering en kennis over detechnologische mogelijkheden omdat andere zaken (zoals het handhaven van de betaaldeoplage en opbrengsten uit advertenties, de inzet van internet en de financiële positie van deuitgeverij) op dit moment meer aandacht vergen.Uit een door GEA en FUSE verricht onderzoek onder kleine en middelgrote tijdschriftenuitgeversis gebleken dat het gebruik van redactionele tools inmiddels redelijk ingevoerd is. Metredactionele tools worden die technische hulpmiddelen bedoeld die een individuele stap in hetproces vergemakkelijken of (deels)automatiseren. Bijvoorbeeld het gebruik van Adobe Incopyals tekst-editor inzetten zodat deze direct op maat en in de juiste opmaak geschreven kanworden. Denk bijvoorbeeld ook aan de inzet van een zogenaamde ‘preflight checker’. In 20% vande gevallen worden redactionele tools ingezet zoals preflight checkers voor ingangscontrole ofconversietools voor de productie van PDF’s. 75% Van de uitgevers maakt al gebruik van AdobeIndesign voor de opmaak van hun titel.Geïntegreerde redactionele systemen worden nog niet ingezet door kleine titels (op enkeleuitzonderingen na). De verklaring hiervoor is dat leveranciers en system integrators zichvanwege de hogere prijsstelling van de geïntegreerde oplossingen tot voor kort nooit hebbengericht op kleine en middelgrote uitgeverijen. Dat is pas recent veranderd door de ontwikkelingvan SaaS-modellen (Software-as-a-Service) en een sterk gereduceerde prijs voor de in te zettentechnologie.68% Van de respondenten geeft aan technologie in het uitgeefproces erg belangrijk en vanstrategische waarde te vinden. 78% van de uitgevers staat positief tegenover de invoering van26 Opmaak voor verandering
  23. 23. redactionele automa-tisering. De perceptie is echter nog steeds dat redactionele automatiseringerg duur is en onbereikbaar voor kleinere uitgevers. Men denkt dat er veel volume nodig is omde investering te rechtvaardigen.Omdat de aanbieders van redactionele automatiseringsoplossingen vooral een technischeachtergrond hebben, wordt er overwegend technisch gecommuniceerd met de uitgevers.De kleine en middelgrote uitgevers hebben doorgaans weinig affectie met processenen technologie en spreken de taal niet die nodig is om de leveranciers volledig tedoorgronden. De ‘tone-of-voice’ zal dus anders moeten worden om de kleinere uitgeverook goed te kunnen informeren over de mogelijkheden en haalbaarheid van redactioneleautomatisering.Voor een groot deel van de kleine uitgevers geldt overigens dat geïntegreerde redactionelesystemen geen of weinig toegevoegde waarde gaan leveren. Gewoonweg omdat de titel eenlage verschijningsfrequentie heeft en met bijvoorbeeld twee tot drie medewerkers volledigwordt geproduceerd. Gebruik van tools is dan de meest plausibele oplossing om toch totefficiencyverbeteringen te komen.3.4 Belemmerende factorenUitgevers willen wel degelijk redactionele automatisering inzetten. Toch zijn er verschillenderedenen waardoor de uitgever uiteindelijk afhaakt bij de besluitvorming zich te gaan verdiepenin redactionele automatisering:- de (technische) complexiteit van redactionele automatisering Redactionele automatisering heeft een sterk technisch karakter en bestrijkt bovendien een breed functioneel gebied. Mede doordat leveranciers van systemen en system integrators veelal in technische bewoordingen communiceren, ervaren uitgevers redactionele automatisering als bijzonder complex en technisch. Uitgevers hebben doorgaans weinig affiniteit met technologie en procesdenken.- de perceptie dat de investeringen enorm zijn Omdat de investeringen inderdaad aanzienlijk waren leeft het beeld dat redactionele automatisering niet haalbaar is voor de middelgrote of kleine tijdschriftenuitgever. Dit beeld wordt door nagenoeg alle uitgevers bevestigd tijdens de interviews of de online enquête. Deze perceptie is gezien de ontwikkelingen niet meer terecht. Echter is er geen verschuiving in dat beeld opgetreden.- de waan van de dag Om je te verdiepen in de mogelijkheden en onmogelijkheden van redactionele automatisering zal een uitgever de nodige tijd moeten investeren. Ondanks de latente behoefte is de waan van de dag vaak leidend. De dagelijkse activiteiten zijn al zo intens dat er weinig tijd overblijft om te investeren in een onderwerp waarvan men op voorhand al denkt dat het te duur is voor de eigen uitgeverij. Prioriteit wordt gegeven aan advertentiewerving, het oplossen van problemen en het op tijd gereed krijgen van de volgende editie.- gebrek aan transparantie over de mogelijkheden De vele kleine en grote mogelijkheden van redactionele automatisering zijn onvoldoende bekend bij uitgevers. Zij zijn in hun informatievoorziening vooral afhankelijk van leveranciers en system integrators die hun eigen oplossingen vertegenwoordigen. Zelf op onderzoek uitgaan kost erg veel tijd omdat informatie erg versnipperd wordt aangeboden en er geen tot weinig vergelijkingen tussen oplossingen zijn gemaakt.Over de betekenis van redactionele automatisering voor uitgevers van tijdschriften 27
  24. 24. - de angst dat veranderingen leiden tot een slechter product En als al deze belemmerende factoren overwonnen zijn, is er nog de angst voor de verandering die redactionele automatisering met zich meebrengt. De perceptie leeft dat redactionele automatisering vooral standaardisatie betekent en een reductie van creatieve vrijheid. Daarmee groeit de angst dat het eindproduct van mindere kwaliteit zal worden.Veel van de belemmerende factoren van inzet van redactionele automatisering kunnenafgezwakt of volledig weggenomen worden door:- goede informatie over redactionele automatisering- een redactioneel systeem met lage instapkosten en directe besparingen- hulp bij het maken van de keuze voor redactionele automatisering- hulp bij implementatie.Goede informatie over redactionele automatiseringWat is het, wat zijn de mogelijkheden en onmogelijkheden, wat is er beschikbaar voor welkeprijs en welke ervaringen hebben anderen met de inzet en implementatie? Deze informatie istot nu toe niet beschikbaar of slechts zeer fragmentarisch aanwezig. Met deze publicatie wordteen belangrijk deel van de informatiebehoefte ingevuld.Een redactioneel systeem met lage instapkosten en directe besparingenSystem integrators, prepressbedrijven en studio’s, maar ook drukkerijen bieden laagdrempeligeredactiesystemen aan voor een standaard maandbedrag of licentiefee, die ook voor kleinereuitgevers mogelijkheden bieden. Het betreft hier allen SaaS-oplossingen waarbij sprake is vanbeperkte instapkosten en implementatiekosten (je huurt als het ware de functionaliteit dieveelal online wordt aangeboden). Door de korte implementatietijd en relatief lage startkostenis de terugverdientijd vaak korter. Dit aanbod is gebaseerd op volume. De aanbieders hopenmet het online aanbieden van een standaard workflowoplossing voor een lage prijs, meertijdschrifttitels te binden. Pas dan wordt exploitatie rendabel voor de aanbieder. Het succes enhet voortbestaan van de huidige SaaS-oplossingen zal afhangen van de deelname van metname meerdere titels in een en dezelfde workflow.Hulp bij het maken van de keuze voor redactionele automatisering en hulp bij deimplementatieVoor het maken van de juiste keuzes zijn er door de onderzoekers enkele tools en handvattenontwikkeld waarmee een uitgever eenvoudig en snel een analyse van de eigen titel(s) kanmaken. Deze methoden worden ontsloten naar de markt. Daarnaast is er met dit onderzoek veelinformatie verzameld over de beschikbare technologie, de afzonderlijke functionele gebieden,de diversiteit van aanbieders en ervaringen van gebruikers. Deze kennis en informatie hebbenvoor uitgevers veel toegevoegde waarde. Te meer omdat in de markt op dit moment geenoverzicht en transparantie is. Deze publicatie is een hulpmiddel bij het maken van een keuzevoor redactionele automatisering, geeft een overzicht van de aanbieders en mogelijkheden engeeft handvatten voor de implementatie.3.5 ConclusiesDe tijdschriftenmarkt staat de laatste jaren sterk onder druk. Met name kleine en middelgrotetitels hebben moeite om in financieel en organisatorisch opzicht overeind te blijven. Uitgeverszien de inkomsten uit de advertentie-, abonnementen- en losse verkoop dalen; de organisatie28 Opmaak voor verandering
  25. 25. en de kosten van de productie zijn slecht te beheersen; de personeelskosten zijn onveranderdhoog en de klant wordt veeleisender.De actualiteit dwingt tijdschriftenuitgevers daarmee heel nadrukkelijk te kijken naar demogelijkheden van out-of-pocketkostenbesparingen en efficiencyverbetering enerzijds eninnovatie anderzijds. Redactionele automatisering kan daar een belangrijke bijdrage aanleveren.De latente behoefte, noodzaak en mogelijkheid zijn er, maar de kleine en middelgrote uitgeveris nog niet of op zeer geringe schaal bezig met redactionele automatisering. Kleinere uitgeversgeven minder prioriteit aan de inzet van redactionele automatisering en kennis over detechnologische mogelijkheden omdat andere zaken; zoals het handhaven van de betaaldeoplage en opbrengsten uit advertenties, de inzet van internet en de financiële positie van deuitgeverij, op dit moment meer aandacht vergen.Uit een door GEA verricht onderzoek onder kleine en middelgrote tijdschriftenuitgeversis gebleken dat 68% van de respondenten aangeeft technologie in het uitgeefproces ergbelangrijk en van strategische waarde te vinden. 78% Van de uitgevers staat positief tegenoverde invoering van redactionele automa-tisering. De perceptie is echter nog steeds datredactionele automatisering erg duur is en onbereikbaar voor kleinere uitgevers. Men denktdat er veel volume nodig is om de investering te rechtvaardigen. Bovendien is de beschikbareinformatie weinig toegankelijk en transparant.Over de betekenis van redactionele automatisering voor uitgevers van tijdschriften 29
  26. 26. Hoofdstuk 4Wat is redactioneleautomatisering?Redactionele automatisering is het (optimaal) inrichten van het redactionele proces door hettoepassen van ICT op het gebied van opdrachtverstrekking, workflowmanagement, opslag enbeheer van content, (semi)automatische opmaak, vormgeving en crossmediaal publiceren.Redactionele automatisering is: al die toepassingen, applicaties, tools of softwarepakkettendie men kan inzetten om het redactionele productieproces te ondersteunen en tevergemakkelijken.De oplossingen die worden aangeboden zijn onder te verdelen in de volgende functionelegebieden:- ingangs- en uitgangscontrole van content zoals kopij, beeld en advertenties: voldoet de aangeleverde en uit te leveren content aan de juiste specificaties?- gecontroleerde invoering van content zoals kopij, beeld en advertenties: het op de juiste wijze opslaan en specificeren van content (o.a. metadateren)- centrale opslag en ontsluiting van content: in een beeldbank, Digital Asset Management (DAM) systeem of Content Management Systeem (CMS)- workflow management voor het managen van statussen, acties, taken en verantwoordelijkheden- een digitale plank: online altijd een actueel statusoverzicht van alle individuele pagina’s of meerdere edities, het kunnen reserveren van kopijposities, beeld- en advertentieposities en het ‘drag & drop’ kunnen indelen van een titel- (semi)automatische opmaak vanuit paginatemplates: op basis van volledig vaste of juist volledig vrije sjablonen van pagina’s deze volledig of deels automatisch opmaken door kopij en beeld te laten ‘inlopen’ en plaatsen- (geautomatiseerde) conversie van samengestelde pagina’s of componenten (artikelen) voor publicatie in print, online of bijvoorbeeld mobiel.Redactionele automatisering heeft betrekking op alle hierboven genoemde functionaliteitendie ingezet kunnen worden tijdens het vervaardigingsproces van een tijdschrift. Bovendien is dediversiteit van het aanbod binnen deze functionele gebieden aanzienlijk. Om deze complexiteitte vereenvoudigen is het redactionele proces opgedeeld in drie duidelijk gescheidenfunctionele gebieden. Die worden in de volgende paragrafen nader toegelicht.4.1 Functionele gebieden redactioneel proces en redactionele automatiseringEr worden binnen het vervaardigingsproces van een tijdschrift drie functionele gebiedenonderkend: verzamelen, vormgeven en publiceren.Over de betekenis van redactionele automatisering voor uitgevers van tijdschriften 31
  27. 27. Figuur 5: vereenvoudigde weergave van het redactionele proces verzamelen vormgeven publicerenBeeldTekstAdvertentiesPlusproposities XML HTMLFiguur 6: redactionele proces: ‘verzamelen’ verzamelen beeldBeeld opdracht creatie Q check bewerking redactie opslag opslag opslag opslag tekstTekst opdracht creatie Q check bewerking redactie opslag opslag opslag opslagAdvertenties werving creatie Q check bewerking opslag opslag opslagPlusproposities werving opdracht creatie Q check bewerking opslag opslag opslag opslag STAP 0 STAP 1 STAP 2 STAP 3 STAP 4 STAP 5 Werving Opdracht Creatie Q Check Redactie Bewerking Vanuit de sales Vanuit redactie of De fotograaf, De ontvangen De redactie De content wordt en marketing- marketing wordt redacteur of content wordt selecteert de bewerkt. Foto- afdeling worden opdracht journalist door de redactie content op materiaal wordt advertenties en gegeven voor het produceert de gecontroleerd op bruikbaarheid in bijvoorbeeld plusproposities produceren van content conform de eisen die in de het tijdschrift en vrijstaand (zoals bijvoor- content (kopij, de opdracht van opdracht zijn de plaatsings- gemaakt en op beeld inserts, beeldmateriaal of de redactie. opgegeven en de mogelijkheden. de juiste kleur- meehechters of pluspropositie) algemene eisen stelling gebracht. cadeauverpak- aan een foto- van de uitgeverij. Tekst wordt king) verkocht graaf, redacteur geredigeerd. en ruimte of journalist. gereserveerd.32 Opmaak voor verandering
  28. 28. Deze onderverdeling is gemaakt om inzicht te geven in het huidige proces, om de systemen, toepassingen en tools van redactionele automatisering goed te kunnen plaatsen en om directe besparingen en efficiencyvoordelen te kunnen indelen. Met als bijkomend doel complexe en technische materie op een vereenvoudigde wijze weer te geven. Onderstaand worden de functionele gebieden nader beschreven en in figuur 5 meer uitgebreid weergegeven: 1. Verzamelen Het functionele gebied ‘verzamelen’: beter ontvangen en beheren. Alle toepassingen die gericht zijn op het centraal verzamelen, categoriseren, metadateren, wegschrijven, beheren en ontsluiten van content (kopij, fotografie, advertenties, illustraties, video, audio, etc.). 2. Vormgeven Het functionele gebied ‘vormgeven’: efficiënter opmaken en vormgeven. Alle toepassingen die het creatieproces begeleiden en de opmaak faciliteren (naar print, online, mobiel, etc.). vormgeven publiceren Pagina’s gereed en goedgekeurd opslag XML HTML opslag opslag Eerste opslag opmaak Check indelling brie ng drukker Tweede opslag opmaakSTAP 6 STAP 7 STAP 8 STAP 9 STAP 10 STAP 11Eerste opmaak Tweede opmaak Check indeling Pagina’s gereed Publiceren ArchiverenBeeld, kopij en Redactie en brie ng en goedgekeurd Tijdschrift wordt Alle content-advertenties controleert drukker Het drukgereed gepubliceerd en elementenworden opmaak en geeft De de nitieve bestand wordt na content kan (na afzonderlijk, iningedeeld en wijzigingen en indeling en goedkeuring conversie) samenstelling ofopgemaakt. correcties door. opmaak wordt aangeboden aan worden aange- in pagina’s De correcties gecontroleerd en de drukker. boden via andere worden bewaard worden verwerkt goedgekeurd. kanalen, dan wel voor eventueel in een tweede aan derden (via hergebruik. opmaak. Deze web, mobiel, pdf, cyclus kan zich xml). herhalen. Over de betekenis van redactionele automatisering voor uitgevers van tijdschriften 33
  29. 29. 3. Publiceren Het functionele gebied ‘publiceren’: efficiënter publiceren. Alle tools en hulpmiddelen die het uiteindelijke publicatieproces goed ondersteunen zoals colormanagement-oplossingen, XML-conversie, PDF-conversie, etc.VerzamelenIn het functionele gebied ‘verzamelen’ worden de volgende stappen onderkend: werving,opdracht, creatie, kwaliteitscontrole, beeld- of tekstredactie en bewerking. In deze fasewordt content zoals beeld, kopij, advertenties en plusproposities verzameld en na eventuelebewerkingen in de juiste vorm opgeslagen.VormgevenDe vormgevingfase betreft het samenvoegen van de componenten uit de verzamelfase toteen pagina voor het tijdschrift. Eindresultaat zijn opgemaakte pagina’s gereed voor publicatie.Dit proces wordt uitgevoerd door een vormgever/dtp-medewerker. Kenmerkend voor devormgevingfase is dat er interactie noodzakelijk is tussen de persoon die de pagina samenstelt(opmaakt) en de redactie om tot goedgekeurde pagina’s te komen. Ook is er vaak nog interactietussen de samensteller van de pagina en advertentieacquisitie.In veel gevallen zijn meerdere correctierondes nodig om tot een goedgekeurde pagina tekomen. Om overzicht te krijgen over alle pagina’s die samen een editie vormen wordt eenzogeheten plank samengesteld. De opgemaakte pagina’s (redactioneel en advertenties) kunnenworden uitgeprint en op een rij (een ‘plank‘) aan de muur gehangen zodat een fysiek overzichtontstaat van alle pagina’s en het bladritme van het tijdschrift.PublicerenVanuit de opgemaakte pagina wordt, na goedkeuring, een voor publicatie geschikt bestandaangemaakt. In de meeste gevallen wordt de opgemaakte pagina omgezet in certified PDF. Ditomdat de meeste tijdschriftenprocessen sterk gericht zijn op print. Sommige uitgevers latendeze conversieslag door de drukker uitvoeren. Wanneer de content ook online, in een databaseof via andere digitale media gepubliceerd wordt, kunnen delen of de totale editie geconverteerdworden naar een lage resolutie PDF geschikt voor internet of delen worden geconverteerd naarXML, HTML of andere outputformaten.Onderstaand treft u een grafische weergave van het redactionele proces ‘verzamelen’.Op de volgende pagina’s treft u een grafische weergave van het redactionele proces‘verzamelen’, ‘vormgeven’ en ‘publiceren’.4.2 Overzicht van de oplossingen van redactionele automatiseringDe oplossingen en het functionele gebied dat deze bestrijken op het gebied van redactioneleautomatisering zijn in het onderstaande figuur schematisch weergegeven.De functionele gebieden van redactionele automatisering bestaan uit ‘install based en webbased’ applicaties, tools of softwareprogramma’s. Met ‘install based’ worden die software-oplossingen bedoeld waarvoor er op de PC, de laptop of op het eigen netwerk softwaregeïnstalleerd moet worden om het te kunnen gebruiken. Met ‘web based’ worden al dieapplicaties of software-oplossingen bedoeld die via het web benaderbaar en te gebruiken zijn.Met een internetverbinding kun je de technologie gebruiken. SaaS-oplossingen (Software-as-a-Service) worden bijvoorbeeld volledig web based aangeboden.De functionele elementen van34 Opmaak voor verandering
  30. 30. Figuur 7: redactionele automatisering gepositioneerd verzamelen vormgeven publiceren work owsysteem en digitale plank geautomatiseerde uitgangscontrole ingangscontrolegecontroleerde conversie invoering van (semi-)automatische opmaak content XML HTML centrale opslag, beheer en ontsluitingredactionele automatsiering bestaan uit off- en online applicaties, tools of softwareprogramma’sten behoeve van:- ingangs- en uitgangscontrole van content- gecontroleerde invoering van content- centrale opslag, beheer en ontsluiting van content- workflow management- digitale plank- (semi)automatische opmaak- automatische conversie.Redactionele automatisering is: al die toepassingen, applicaties, tools of softwarepakkettendie men kan inzetten om het redactionele productieproces te ondersteunen en tevergemakkelijken. Het zijn eenvoudigweg vaak websites waar je bijvoorbeeld je beelden kuntplaatsen, waar je taken toewijst en de planning bijhoudt of een overzicht hebt van de actuelestatus van een titel. In steeds meer gevallen zijn de applicaties online benaderbaar.Onderstaand worden de afzonderlijke elementen van redactionele automatisering nadertoegelicht.Ingangs- en uitgangscontrole van contentControle op de kwaliteit van aangeleverde kopij, redactioneel beeld, advertenties, illustraties.Deze applicaties, tools of softwareprogramma’s kunnen offline (install based) of online (webbased) worden aangeboden. uitgangscontrole ingangscontrole XML HTMLOver de betekenis van redactionele automatisering voor uitgevers van tijdschriften 35
  31. 31. Optimalisatie door redactionele automatiseringIn veel gevallen wordt de aangeleverde content van fotografen, adverteerders en auteurshandmatig op structuur gecontroleerd (juiste formaat, juiste documenttype, juiste resolutie,etc.). Bij advertenties blijkt in de praktijk dat deze controle vaak pas in een zeer laat stadium inhet proces plaatsvindt. Wanneer er fouten worden geconstateerd, wordt dit door de drukker viade uitgever teruggecommuniceerd naar de adverteerder; veelal dagen nadat de adverteerderhet bestand heeft aangeleverd. Dit geeft ruis en veel communicatie tussen alle partijen en datkost tijd.Ingangscontrole kan via software worden uitgevoerd. De aangeleverde bestanden kunnen opbasis van de door de uitgever vastgestelde criteria worden gecontroleerd. Door ingangscontrolein te voeren op het moment dat een adverteerder een bestand aanlevert kan tijdverlies, dubbelwerk en ergernis worden voorkomen.Gecontroleerde invoering van contentOnder gecontroleerd invoeren van content wordt verstaan dat door auteurs verkregenopdrachten voor het vormgeven van content, vergezeld worden van een sjabloon of templatewaarin kopij kan worden aangemaakt. Het kan ook een (online) tekst-editor zijn waarin kopijwordt geschreven, opgemaakt en op maat aangeleverd. Bij een gecontroleerde invoeringkunnen de contentelementen worden gemetadateerd (elk contentelement wordt voorzienvan de juiste kenmerken zodat deze in de juiste context ‘hangt’ en het ook eenvoudigteruggevonden en hergebruikt kan worden) alvorens het op te slaan in een beeldbank, DigitalAsset Management (DAM- systeem of content management systeem (CMS). gecontroleerde invoering van content XML HTMLOptimalisatie door redactionele automatiseringHet voordeel van het beschikbaar stellen van dergelijke tools of sjablonen is dat de auteurkaders krijgt waarbinnen de kopij kan worden geschreven, of dat de fotograaf via een voorafbepaald kanaal en volgens vooraf afgesproken specificaties en metadatering aanlevert. De tekstwordt op de juiste lengte aangeleverd en het beeld kan direct geplaatst worden. Dit reduceertde redactionele tijd om tekst en/of beeld naderhand te moeten inkorten of bewerken.Centrale opslag, beheer en ontsluiting van contentCentrale (online) opslag, metadatering, beheer en ontsluiting van content in een beeldbank ofDAM (Digital Asset Management) systeem voor fotografie, tabellen, illustraties, advertenties,templates en andere bestanden. Een veelgebruikt begrip is een beeldbank die via het web ofgewoon via het netwerk benaderbaar is. Tegenwoordig spreekt men vaker over een Digital AssetManagement (DAM)-systeem of Content Management Systeem (CMS). Door de bank genomen:een DAM richt zich sterker op het beheer van beelden, stijlelementen, video en geluid en eenCMS richt zich sterker op kopij. Een CMS betreft veelal uitsluitend een web-CMS, voor het onlinepubliceren van content.36 Opmaak voor verandering
  32. 32. XML centrale opslag, beheer en ontsluiting HTML CONTENT OPSLAGOptimalisatie door redactionele automatiseringAlle contentelementen zijn voor de geautoriseerde gebruikers toegankelijk, vindbaar enherbruikbaar. De content kan worden gekoppeld aan een dossier van contentelementen die bijelkaar horen (redactioneel beeld, bij kopij, bij webtekst). Een aantal DAM-systemen zijn goed teintegreren met workflowsystemen of hebben een koppeling met (semi)automatische opmaak(beeld wordt dan gekoppeld aan een paginatemplate).Workflow ManagementVia een workflow management systeem kunnen persoonsgebonden taken en activiteiten,autorisaties en notificaties worden ingericht en wordt overzicht gehouden over de actuelestatus van aangeleverd materiaal, een editie, individuele pagina, een artikel of zelfs een enkelbeeld. Een workflowsysteem kan volledig of deels online en offline werken. work ow management systeem XML HTMLOptimalisatie door redactionele automatiseringOm een werkproces te organiseren, taken en verantwoordelijkheden te beleggen en overzichtte geven in de statussen, is het gebruik van een workflowsysteem van grote toegevoegdewaarde in het redactionele proces. De systemen geven inzicht in de actuele status vanadvertenties, redactionele content en pagina’s, signaleren bottlenecks in het creatieprocesen creëren transparantie in de actuele workload. Door een toenemend aantal (extern)betrokkenen, soorten content, aanlever- en publicatiekanalen wordt workflow managementsteeds belangrijker om grip te houden op het vervaardigingsproces van een titel en de kanalenwaarlangs gepubliceerd wordt.Digitale plankEen digitale plank is een overzicht van de status van alle pagina’s uit een editie. Dit is in feitehetzelfde als een reguliere plank, maar dan digitaal en via het web toegankelijk voor de plannervan een editie. Met een digitale plank kunnen posities op pagina’s worden gereserveerd voorOver de betekenis van redactionele automatisering voor uitgevers van tijdschriften 37
  33. 33. digitale plank XML HTMLadvertenties of redactionele content, kan er geschoven worden met de indeling van de editieof items op een pagina en is het mogelijk aan meerdere edities tegelijk te werken of artikelenvooruit te schuiven naar een volgende editie.Optimalisatie door redactionele automatiseringRedacties gebruikten voorheen een geprinte versie om aan de muur te hangen zodat eroverzicht is. Vervolgens kan geschoven worden met de indeling. Een digitale plank is een onlinevariant met aanvullende functionaliteit. De actuele status van de opgemaakte pagina’s kunnen‘real time’ worden weergegeven, posities kunnen worden gereserveerd, het is mogelijk om aanmeerdere edities tegelijk te werken en er kan geschoven worden met artikelen, pagina’s of naareen volgende editie. Er kan op afstand gewerkt worden en de studio kan aanpassingen directtonen aan redactie of advertentieverkoop. Hierdoor ontstaat meer overzicht en inzicht in deactuele status en voortgang van de editie.(Semi)automatische opmaakOpmaak van pagina’s kan een stuk efficiënter wanneer er met voorgedefinieerde templatesof sjablonen wordt gewerkt waarin contentelementen (tekst of beeld) gesleept dan welautomatisch geplaatst kunnen worden. Er wordt als het ware een koppeling gelegd tussen depositie op een pagina en een beeld, advertentie of artikel. Softwaretoepassingen, zoals eenonline editor in combinatie met paginatemplates, maken het mogelijk om artikelen opgemaakten op de juiste lengte te laten inlopen in de pagina. (semi)automatische opmaak XML HTMLOptimalisatie door redactionele automatisering(Semi)automatische opmaak is een technisch hulpmiddel dat wordt ingezet om de dtpte versnellen, te vergemakkelijken of zelfs volledig te automatiseren. Afhankelijk van depaginakenmerken en standaardisatiegraad van een titel kunnen pagina’s automatisch wordenopgemaakt zonder tussenkomst van een dtp-medewerker. Pagina’s met een vaste positie voorkopij, maar wisselende beeldelementen kunnen deels geautomatiseerd en deels handmatig38 Opmaak voor verandering
  34. 34. worden opgemaakt. Automatisering van de opmaak zorgt voor doorlooptijdverkorting enkostenbesparingen. In veel gevallen zullen er nog ‘handmatige’ acties door een dtp-medewerkermoeten worden uitgevoerd om een drukgereed product op te leveren.Automatische conversieAutomatische conversie van samengestelde pagina’s of componenten voor publicatie inprint, online of bijvoorbeeld mobiel (wegschrijven als PDF of XML). Wanneer de editie volledigis opgemaakt als tijdschrift, moeten de bestanden nog drukgereed gemaakt worden. Datgeldt ook voor die content die via andere kanalen of dragers verspreid zal worden. Dat kanrechtstreeks vanuit het originele bestand en het DAM vindt pas later in het proces plaats. conversie XML HTMLOptimalisatie door redactionele automatiseringIn een sterk drukwerkgericht proces worden opgemaakte pagina’s geconverteerd naar certifiedPDF. In veel gevallen wordt door de vormgever/dtp-medewerker vanaf de desktop eenPDF-conversieprogramma gebruikt. Dit is veelal een handmatige actie. In een proces waarinde opgemaakte pagina’s worden gebruikt voor publicatie naar meerdere kanalen bestaaner softwaretoepassingen die de gewenste conversies automatisch uitvoeren. Automatischeconversie is goed voor te definiëren (naar contentcomponenten in XML, PDF of HTML),levert tijdbesparing op en reduceert de kans op fouten. In één stap worden de conversiesmet verschillende resultaten uitgevoerd waarbij tevens de verzending van de content wordtverzorgd en de juiste kleurprofielen meegeleverd worden voor het drukproces.4.3 Voordelen van redactionele automatiseringDe mogelijkheden en diversiteit aan toepassingen en systemen is groot. In feite kan elkeuitgever, dus ook de kleine en middelgrote, substantieel voordeel behalen door de inzet vanredactionele systemen, applicaties of tools die het redactieproces ondersteunen en faciliteren.Mede door redactionele automatisering is het voor een uitgever van tijdschriften mogelijkkosten te besparen en gelijktijdig te innoveren. De voordelen zijn vanzelfsprekend situationeelbepaald. Waar voor de ene uitgever het vooral gaat om het minimaliseren van de out-of-pocketkosten, is de andere uitgever meer geïnteresseerd in doorlooptijdverkorting of crossmediaal kunnen publiceren. Elke uitgever zal zijn eigen argumentatie om al dan niet voorredactionele automatisering te kiezen moeten uitwerken. Als de keuze maar bewust is.Over de betekenis van redactionele automatisering voor uitgevers van tijdschriften 39
  35. 35. Hoofdstuk 5Impact voor debetrokkenenDe inzet van redactionele automatisering heeft doorgaans een aantal belangrijke consequentiesvoor de personen die zorgen voor het tot stand komen van het tijdschrift. Als eenmaal de keuzeis gemaakt om redactionele automatisering toe te gaan passen en er tevens duidelijkheidis over welke technische hulpmiddelen wel en welke niet zullen worden ingezet, is er in eeneerder stadium ook al kritisch gekeken naar de huidige processen en verdeling van taken,verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Als het goed is heeft de organisatie niet alleen eenbeeld van de huidige maar ook van de gewenste of geoptimaliseerde werkwijze. Er is inzicht inde te behalen kwaliteits- of efficiencyverbeteringen. Maar wat verandert er nu concreet voor de(eind)redactie, beeldredactie, de advertentieverkoopafdeling of de art director en zijn of haarstudio en dtp’ers?Elke implementatie betekent in meer of mindere mate een veranderingsproces voor debetrokkenen. Of het nu gaat om een implementatie van een integraal systeem of een onderdeelzoals een redactioneel workflowsysteem, Digital Asset management Systeem of tool voor deautomatische conversie van content. Het betreft dus niet alleen grote implementaties vanop maat gebouwde workflows, maar ook relatief kleine wijzigingen in de werkwijze doorbijvoorbeeld over te stappen op Adobe Indesign en Incopy voor de opmaak van pagina’s. Eenoverstap van Microsoft Word, naar Incopy of het gebruik van een web-editor voor de opmaaken aanlevering van kopij is al een grote verandering. ‘Wat verandert er nu voor wie?’ is dus geeneenduidig te beantwoorden vraag. Het antwoord is geheel afhankelijk van de keuze van deuitgever en daaraan gerelateerde inzet van technologie.VoorbeeldEen uitgever van een opinieblad werkt doorgaans met veel externe redacteuren. Dezeredacteuren verzorgen meestal zo’n 65% van alle kopij die wekelijks wordt gepubliceerd. Deeindredactie van de titel bestaat uit twee fte die alle stukken ontvangen en beoordelen alvorenstot plaatsing wordt overgegaan. Door het jaar heen wordt er in totaal werk ondergebracht bijzo’n 40 verschillende externe redacteuren, waarvan er afhankelijk van de onderwerpen zo’n tientot vijftien per week worden ingezet. Omdat deze redacteuren door het land verspreid wonenen werken zou uniforme aanlevering van kopij via een website het mooiste zijn. Nu levert deeen zijn kopij rechtstreeks aan per e-mail, de ander stuurt de kopij als attachment mee, de derdebrengt het altijd even langs op een memorystick en de vijftiende levert de kopij niet schoonmaar altijd opgemaakt aan, wat doorgaans tot het nodige meerwerk leidt. Er zijn teveel wegennaar Rome voor de uitgever en er wordt besloten om met Incopy te gaan werken voor de snelleopmaak van kopij en aanlevering bij de dtp-studio. Omdat de licentiekosten weliswaar laag zijnvoor weinig gebruikers, maar aanzienlijk worden wanneer er met 40 verschillende redacteurenwordt gewerkt die allemaal een Incopy-installatie op hun laptop of PC moeten krijgen, iservoor gekozen om tijdelijk alle redacteuren er nogmaals op te wijzen hoe ze eigenlijk moetenaanleveren en worden er alleen licenties gekocht voor de eindredacteuren die de geredigeerdeOver de betekenis van redactionele automatisering voor uitgevers van tijdschriften 41

×