Getting Things Done
André Faria Gomes
@andrefaria
Baseado no Livro de David Allen

Será que é possível
ser produtivo mesmo
com tanta coisa
para fazer?

Bruno Pedroso
Qualidade Estática e Dinâmica

O segredo para o sucesso é
equilibrar o dinâmico e o estático.
Os extremos levam ao fracasso.

Balancear o Planejamento e a Execução
Deixando Clara a Troca de
Contexto

Dinâmico x Estático
Dinâmico Decidir e Revisar
GTD Estático Coletar e Fazer
Estático Sprint
SCRUM Dinâmico Planejamento, Retrospectiva
Estático 25 minutos
POMO DORO Dinâmico 5 minutos de pausa

Muitas Demandas e
Recursos Insuficientes
Você sente
que não dá
pra fazer
tudo aquilo
que precisa
ser feito,
não é?

Acredite.
Não é falta
de Tempo!
É falta de
clareza,
definição
de ações!

Pense em um ou dois
dos grandes seres
humanos que são
referências para você...

Quantas horas eles
tinham em seu dia?

Quantas horas eles
tinham em seu dia?
24 horas

GTD é uma vacina
contra a Bombeiragem
Grande parte do
nosso fracasso se
deve à nossa falta
de organização,
prioridade, e
bombeiragem
(quadrante 4).

Lidar com Compromissos
Assumidos
compromissos
e lidamos de
forma
inapropriada:
Fica tudo na
cabeça!

Você
precisará
identificar
e organizar
TUDO que
demanda
sua
atenção.

Uma mente como a água
Esteja sempre ocupado, mas nunca preocupado!
Tudo que faz agir acima ou
abaixo do certo te domina.

Loo ps
Op en
Tudo que chama a sua
atenção e não pertence
a onde está.
Fica chamando sua
atenção na hora errada.

ACTION
Escreva de cinco a dez de
seus open loops. O que
está te impedindo de estar
mais presente aqui e
agora?

“Domine a sua mente
ou ela dominará você”
Horacio, Filósofo e Poeta Romano.
“Existe uma proporção
inversa entre quantas
coisas que você termina
e quantas estão em sua
mente”
David Allen

O que está em sua mente?
Gostaria que fosse diferente
Não esclareceu que resultado deseja atingir
Não decidiu qual o próximo passo
Não tem lembrete em um sistema que confia

E do
sta o e
tiv o
du tiv
p ro du
imp ro

Exercício
• O que está mais forte em sua mente
agora? O que mais chama sua atenção ou
te incomoda? Uma situação que deve
lidar? Uma viagem? Uma decisão?
Qualquer coisa?

Exercício
• O que está mais forte em sua mente
agora? O que mais chama sua atenção ou
te incomoda? Uma situação que deve
lidar? Uma viagem? Uma decisão?
Qualquer coisa?
• Descreva em uma frase o que você
espera como resultado. O que deve
acontecer para ficar pronto? O que é
pronto?

Exercício
• O que está mais forte em sua mente
agora? O que mais chama sua atenção ou
te incomoda? Uma situação que deve
lidar? Uma viagem? Uma decisão?
Qualquer coisa?
• Descreva em uma frase o que você
espera como resultado. O que deve
acontecer para ficar pronto? O que é
pronto?
• Escreva a próxima ação física que deve
ser feita para fazer progresso em seu
projeto. Uma ligação? Uma conversa? Um
brainstorming? Uma pesquisa?

O segredo: Saber o resultado e a próxima ação!
Quando tem
foco está no
controle,
motivado e
mais poderoso.

o isa”
“ C
Tudo que está em
seu mundo físico ou
psicológico que não
pertença onde está,
porque você ainda
não determinou o
resultado e a
próxima ação a ser
tomada.

Enquanto for uma coisa
está fora de controle
Perder Peso
Aniversário da Maria
Conversar com Carolina
Páscoa
Ser mais calmo
Comer melhor
Parque do Ibirapuera
Ligar para Vovó

Passos do
GTD
1. Coletar
2. Processar
3. Organizar
4. Revisar
5. Fazer

Coletar para a
Caixa de Entrada

O que é
?
essa coisa
Esclareça!

?
É algo que
pode ser feito
se não for...

Algo que não
vai fazer agora,
mas quer ser
lembrado da
possibilidade e
quer rever
regularmente
Talvez ou mais tarde

Referência

Li xo

?
Se é algo que
pode ser feito.
Qual é o
próximo
passo?

Leva menos de
2 minutos?
Faça

Projeto

Você não pode
fazer um projeto
Somente as
ações
relacionadas a ele

O Porta-retrato Digital

Ações dos Projetos
Crie uma
lista de
projetos e
mantenha
sempre
próxima
ação para
cada um
deles.

Delegue
e Espere

Ou
Agende

Ou Próximas Ações

ACTION
Vamos Processar os
Itens que você
coletou?

Coleta

Colete
Absolutamente
Tudo

Pare por
2 Dias!

Mantenha
Organizado
Como a Cozinha do Klaus

Contextos
No Escritório
No Computador
Em Casa
Com Maria

InBasket de
Papéis
Contas para Pagar
Livros e Revistas para ler

Aplique GTD no seu e-mail
Esvazie Caixa de Entrada (Inbox Zero)
Crie pastas: Aguardando, Próximas Ações, Referências.

Tenha um Personal
Reminder System

Esvazie seu
Inbox
Regularmente
Esvaziar não é necessariamente resolver

Agenda não é To Do Diário
É estático
Demais, não
considera
variações,
nem a
dinamicidade
suas
prioridades

Gatilhos
Follow-up
Agenda

Mal uso de Listas
- Fazer exercícios com mais freqüência
- Passar mais tempo com as crianças
- Garantir alinhamento com a estratégia da corporação.

Exemplo de Lista
Revisão no Trabalho
• Moral do Time
• Processo
• Timeline
• Dificuldades da equipe
• Carga de Trabalho
• Comunicação

Listas
• Papéis
• Clientes
• Competências
• Princípios e Valores
• Afirmações pessoais
• Áreas de responsabilidade
• Pessoas Chave para estar sempre em contato
• Itens para olhar na revisão semanal
Se você não tiver algo que te lembre de revisar
essas coisas, também vai se tornar um open loop!

Técnicas para
Planejar e Decidir
o que Fazer das Próximas Ações

4 Critérios
Contexto
(@home, @computer, w/maria)
Tempo Disponível
Energia Disponível
(mente limpa, entusiasmo)
Prioridade
(Qual trará o
melhor resultado)

Planejamento
Os 6 Níveis
Na caça dos open loops

Vida
The Big
Picture
Como quer que
seja o discurso do
seu velório?

Visão

Metas

Re sponsab ilidades
e Papéis

ACTION
Faça uma lista dos 7
principais papéis que
você tem na vida. Qual
a próxima ação para
cada um deles?

Projetos Atuais

Ações Atuais

Missão
Visão
Metas
Papéis e
Responsabilidades
Projetos
Ações

Planejamento Natural
Naturalmente planejamentos em Cinco passos
1. Definir o propósito (Intenção)
2. Ver resultados (Outcome)
3. Brainstorming (Idéias)
4. Organizar (Seqüência)
5. Identificar Próximas Ações

Jantar com Amigos
• 1. Socializar com Amigos (why)
• 2. Imagina o resultado, pensa a respeito, imagina os
amigos, a diversão, etc (what)
• 3. Pensa sobre como fazer, roupas, fome, lugar. (how)
• 4. Ver se o restaurante está aberto...
Ligar para fulano...
(Seqüências. Prioridades. Plano B)
• 5. Ligar. Reservar...
(Ações)

Planejamento não-natural
Buscar idéias,
antes de se
definir um
propósito.
Discutir,
discutir e
discutir, sem
chegar a
nenhuma ação.

Planejamento reativo
Achei que você
compraria os
ingressos....

Rev Diária
isãoEssencial
Agenda
Follow-up
Próximas Ações
Reorganize
por Contexto

Revisão Semanal
Crítico para o Sucesso
Revise tudo
Lista de Espera
Próxima Ações
Checklists
Calendário
Faça na sexta à tarde e
aproveite o final de
semana sem open-
loops

De hoje em
diante, nada de
“sim, eu farei”
sem coletar e
processar

Tenha um
mesmo
pensamento
apenas 1 vez,
a menos que
você goste
dele.

Referências

Imagens
Photo, Fotolia, iStockPhoto, DepositPhotos, Flickr
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http://www.flickr.com/photos/birdfarm
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http://www.flickr.com/photos/webmaniabr/
http://www.flickr.com/photos/pviojoenchile/
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http://www.flickr.com/photos/gregvdb/
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