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TCC Gestão do Tempo na Profissão do Administrador

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Trabalho de Conclusão de Curso apresentado nas Faculdades Integradas Teresa D’Ávila – Fatea, como parte dos requisitos à obtenção do certificado de conclusão da graduação de administração de empresas com ênfase em Recursos Humanos

Autoras:
Ana Paula de Alcântara
Daniele Luiza da Silva Dias
Vanessa Aparecida Marques Azevedo

Orientação:
Prof. Me. André Alves Prado

Resumo:
O trabalho de conclusão de curso tem como objetivo contribuir para o entendimento das teorias administrativas em relação à administração do tempo de um profissional, analisando a evolução do mesmo. O estudo foi realizado através de análises contidas nas bibliografias e reflexões dos resultados encontrados na prática. A análise relacionou fatores de produção, a disponibilidade do profissional, qualidade e gestão do tempo, como base de desenvolvimento de projetos. Conclui-se através do estudo a importância e habilidade do administrador em ser agente transformador da realidade onde está inserido e à busca incessante das transformações que agregam valores à sua vida, fazendo o melhor possível para desenvolve a otimização dos processos profissionais.

Abstract:
The work of course conclusion has as objective to contribute for the agreement of the administrative theories in relation to the administration of the time of a professional, being analyzed the evolution of the same. The study it was carried through analyses contained in bibliographies and reflections of the results found in the practical one. The analysis related production factors, the availability of the professional, quality and management of the time, as base of development of projects. One concludes through the study the necessary importance and ability of the administrator in being transforming agent of the reality where she is inserted and transformation easiness that adds value its life activity, making possible the optimization of the professional processes.

Trabalho de Conclusão de Curso apresentado nas Faculdades Integradas Teresa D’Ávila – Fatea, como parte dos requisitos à obtenção do certificado de conclusão da graduação de administração de empresas com ênfase em Recursos Humanos

Autoras:
Ana Paula de Alcântara
Daniele Luiza da Silva Dias
Vanessa Aparecida Marques Azevedo

Orientação:
Prof. Me. André Alves Prado

Resumo:
O trabalho de conclusão de curso tem como objetivo contribuir para o entendimento das teorias administrativas em relação à administração do tempo de um profissional, analisando a evolução do mesmo. O estudo foi realizado através de análises contidas nas bibliografias e reflexões dos resultados encontrados na prática. A análise relacionou fatores de produção, a disponibilidade do profissional, qualidade e gestão do tempo, como base de desenvolvimento de projetos. Conclui-se através do estudo a importância e habilidade do administrador em ser agente transformador da realidade onde está inserido e à busca incessante das transformações que agregam valores à sua vida, fazendo o melhor possível para desenvolve a otimização dos processos profissionais.

Abstract:
The work of course conclusion has as objective to contribute for the agreement of the administrative theories in relation to the administration of the time of a professional, being analyzed the evolution of the same. The study it was carried through analyses contained in bibliographies and reflections of the results found in the practical one. The analysis related production factors, the availability of the professional, quality and management of the time, as base of development of projects. One concludes through the study the necessary importance and ability of the administrator in being transforming agent of the reality where she is inserted and transformation easiness that adds value its life activity, making possible the optimization of the professional processes.

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TCC Gestão do Tempo na Profissão do Administrador

  1. 1. Faculdades Integradas Teresa D’Ávila Faculdade de Administração Ana Paula de Alcântara Daniele Luiza da Silva Dias Vanessa Aparecida Marques Azevedo Recursos Humanos Gestão do Tempo na Profissão do Administrador Lorena, 2009 1
  2. 2. Ana Paula de Alcântara Daniele Luiza da Silva Dias Vanessa Aparecida Marques Azevedo Gestão do Tempo na Profissão do Administrador Trabalho de conclusão de Curso apresentado nas Faculdades Integradas Teresa D’Ávila – Fatea, como parte dos requisitos à obtenção do certificado de conclusão da graduação de administração de empresas com ênfase em Recursos Humanos. Orientador: Profº. ESP. André Alves Prado Lorena – SP 2009 2
  3. 3. Gestão do Tempo na Profissão do Administrador Trabalho de conclusão de curso (TCC) apresentado às Faculdades Integradas Teresa D’Ávila – FATEA, como requisito parcial para obtenção do titulo de Bacharel em Administração de Empresas. Aprovado em: Banca Examinadora: Professor Orientador André Alves Prado Professora Rosana Maria da Silva Soares Carvalho Professora Me. Carolina Arantes Pereira 3
  4. 4. Aos nossos pais, por toda educação e incentivo. 4
  5. 5. Epígrafe "Os supercríticos do planeta só não percebem que quem gasta tanto tempo criticando a vida alheia não encontra energias para atingir a própria perfeição" - Roberto Shinyashiki 5
  6. 6. Agradecimentos Agradecemos a Deus que nos deu força e sabedoria na realização deste trabalho. Agradecemos aos nossos familiares, a paciência e compreensão durante o planejamento e execução deste trabalho feito com afinco. Agradecemos ao nosso querido Orientador, André Alves Prado, pelo exemplo de ética, respeito e pela oportunidade de aprimorarmos nossos conhecimentos. E a todos aqueles, que direta ou indiretamente contribuíram para que chegássemos à culminância deste trabalho. 6
  7. 7. Dedicatória Ao Professor André Alves Prado que somente permitiu ser o sujeito de estudo após tentativas esgotadas de conseguirmos dados de outro profissional para análise e desenvolvimento deste Trabalho de Conclusão de Curso. 7
  8. 8. Resumo O trabalho de conclusão de curso tem como objetivo contribuir para o entendimento das teorias administrativas em relação à administração do tempo de um profissional, analisando a evolução do mesmo. O estudo foi realizado através de análises contidas nas bibliografias e reflexões dos resultados encontrados na prática. A análise relacionou fatores de produção, a disponibilidade do profissional, qualidade e gestão do tempo, como base de desenvolvimento de projetos. Conclui-se através do estudo a importância e habilidade do administrador em ser agente transformador da realidade onde está inserido e à busca incessante das transformações que agregam valores à sua vida, fazendo o melhor possível para desenvolve a otimização dos processos profissionais. Palavra Chave: Gestão do Tempo, Produtividade, Qualidade de Vida. 8
  9. 9. ABSTRACT The work of course conclusion has as objective to contribute for the agreement of the administrative theories in relation to the administration of the time of a professional, being analyzed the evolution of the same. The study it was carried through analyses contained in bibliographies and reflections of the results found in the practical one. The analysis related production factors, the availability of the professional, quality and management of the time, as base of development of projects. One concludes through the study the necessary importance and ability of the administrator in being transforming agent of the reality where she is inserted and transformation easiness that adds value its life activity, making possible the optimization of the professional processes. Word-Key: Management of Time, Productive, Quality of Life. 9
  10. 10. Sumário 1 Introdução 11 2 Fundamentação Teórica 14 2.1 Administração do tempo 14 2.2 Economia ou desperdício de tempo 19 2.3 O tempo e o sucesso 19 2.4 Tempo para assuntos pessoais 25 2.5 Por que administrar o tempo 25 2.6 A redução do stress através da administração do tempo 26 2.7 Empecilhos à administração do tempo 26 2.8 Conduzir reuniões produtivas 27 2.9 Administrar seu tempo e a mudança de vida 28 2.10 Gerenciamento do tempo 29 2.11 Ferramentas de administração do tempo 30 2.12 A tríade do tempo 31 2.13 Esfera da urgência e das circunstâncias 32 2.14 A administração do tempo em curto prazo 32 2.15 O aprendizado da administração do tempo 33 2.16 O tempo a ser administrado 34 2.17 Alguns problemas da administração do tempo 34 3 Estudo de Caso 38 4 Resultados e discussão 40 4.1 Apresentação de trabalhos 42 4.2 Demais tipos de produção bibliográficas 42 4.3 Participações em bancas examinadoras de TCCs 43 4.4 Participação em eventos 43 4.5 Supervisões concluídas em TCCs 44 4.6 Supervisões e orientações em IC 45 4.7 Supervisões concluídas de outra natureza 46 5 Conclusão 50 5.1 Proposta para trabalhos futuros 51 Glossário 52 Referências 53 Anexo A 54 10
  11. 11. Introdução A partir do nascimento o tempo começa a correr, podendo acabar a qualquer momento. O fato é que o tempo é distribuído igualmente para cada pessoa. Durante o dia de 24 horas, para alguns pode ser muito, para outros pode ser pouco. Assim em meio a tantas mudanças, os colaboradores de uma empresa principalmente, se sentem cada vez mais sufocados e pressionados pelo tempo, não conseguindo em algumas circunstâncias conciliar as atividades, tanto na vida profissional, quanto na pessoal. A louca vontade de estar com a família, de passar um domingo com os amigos assistindo a uma partidinha de futebol, acaba perdendo espaço para o trabalho empresarial, justamente por trazer atividades da empresa para casa! Passam horas num escritório, trabalhando relatórios da empresa e quando se dão conta, já anoiteceu ou, já é hora de ir para o trabalho. Essas pessoas que vivem deste modo são consideradas prisioneiras de seu próprio tempo, pessoas que não conseguem encontrar tempo pra si próprio. O interessante da gestão do tempo é que, ensina como viver melhor, como separar da sua vida o urgente do importante. Justamente no livro “Os Sete Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes” escrito por Stephen R. Covey, explica alguns itens muito importantes para nossas vidas como: seja PROATIVO, crie responsabilidades, estímulos, algo de valor para sua vida e a de quem esta a sua volta! COMECE O DIA COM OBJETIVO EM MENTE, saber para onde esta caminhando, significa dar passos na direção correta. E faça o que primeiro é mais IMPORTANTE e depois o URGENTE, pois isso pede com que demos total atenção e imediata resolução, contrário do importante,que contribui para resultados, missão e metas prioritárias. E por último, pense no GANHA-GANHA e não no PERDE-GANHA ou GANHA- PERDE!. Existe até uma história da praia, que diz a seguinte frase: “Gastamos muito tempo de nossas vidas construindo alguma coisa e mais cedo ou mais tarde, uma onda poderá vir e destruir tudo o que levamos tempo para construir”. Resumindo, quando isso acontecer somente aquele que tem as mãos de alguém para segurar, será capaz de sorrir e erguer-se! Então pense no ganha-ganha onde ambas as partes saem ganhando. Assim, o bom ou mau uso do tempo só depende de nós mesmo, depende se vai nos causar estresse, chateação em deixar de fazer aquilo 11
  12. 12. que gostamos ou se vai nos ajudar a satisfazer a nossas necessidades e auto-realizações. Uma das definições que Ernesto Berg diz é” priorize suas atividades através de uma agenda, coloque ali tudo que você vai fazer durante o ano ou naquele mês, começar o dia já sabendo que rumo seguir ajuda você a ter disponibilidade em fazer aquilo que costuma ou gosta de fazer”. Desta forma, aprender a administrar o tempo é uma das ações mais importantes que qualquer pessoa pode fazer para melhorar as chances de sucesso nos negócios e na vida. A boa administração do tempo supõe saber usar bem algumas habilidades que pretendemos, visando ajudá-lo a refletir e conscientizar-se sobre o que precisa fazer para conseguir este objetivo, tornando-se um bom administrador do próprio tempo. 1.2 Problema de Pesquisa Falar de tempo e de seu uso em um primeiro momento parece ser uma abstração teórica. O tempo é um instrumento que mede o intervalo entre dois acontecimentos em momentos diferentes. O instrumento tempo permite racionalizar, medir e acompanhar ciclos como anos (calendários gregoriano), meses, dias, horas, minutos e etc. Em um plano não físico sabemos que não há tempo, pois tudo o que fazemos deixamos de fazer para sempre. Nossa memória de forma consciente ou inconsciente registra tudo como se fosse um filme. Para alguns, levando em consideração que nossos pensamentos emitem ondas energéticas que se movimentam dentro do universo e regido por determinados princípios, existe a certeza de que estas ondas são captadas e ficam indelevelmente gravadas em uma memória virtual. Assim podemos inferir que o momento e a eternidade são a mesma coisa. Afinal todos os atos são eternos e conseqüentes. Saber administrar este tempo é neste contesto um ato eterno que dirigirá nossas vidas para sempre. 1.3 Objetivo Desenvolver uma proposta de organização pessoal do tempo. Administrar o tempo é necessário para tornar a vida humana mais prazerosa, seja ela pessoal ou profissional. O nosso tempo nós fazemos, ele 12
  13. 13. é recurso igual para todos, sem distinção de classe, raça ou sexo. Sobre o tempo são discutidas no mundo inteiro por empresários, administradores, gerentes e outros profissionais que enfrentam a síndrome da falta de tempo. Por isso é importante se compenetrar do fato que nosso tempo é valioso e que o importante ainda é o que estamos fazendo com ele! 1.4 Justificativa É importante ressaltar que administrar o tempo é importante, pois existem pessoas que vivem inadequadamente, não se organizam de forma alguma. E com a ajuda da Gestão do tempo, pode-se organizar a vida com eficácia, tendo tempo disponível sem deixar de fazer aquilo que mais se gosta. 13
  14. 14. 2 Fundamentação Teórica 2.1 Administração do tempo Segundo Chaves (1998) “administrar o tempo é ganhar autonomia sobre a sua vida, não é ficar escravo do relógio”. É uma batalha constante, que tem que ser ganha todo dia. Quando se tem a autonomia de decidir passar mais tempo com a família, ou sem fazer nada, esse tempo será ganho, se deixar de fazer outras coisas que são menos importantes. Em última instância pode ser que até tenha que, eventualmente, arrumar um outro emprego ou uma outra ocupação. O tempo é distribuído entre as pessoas de forma bem mais democrática que muitos dos outros recursos de que se dependa (como, por exemplo, a inteligência). Todos os dias cada um recebe exatamente 24 horas: nem mais, nem menos. Rico não recebe mais do que pobre professor universitário não recebe mais do que analfabeto, executivo não recebe mais do que operário. (Chaves, 1998) Entretanto, apesar desse igualitarismo, pode se conseguir realizar uma grande quantidade de coisas num dia - outros, ao final do dia, têm o sentimento de que o dia acabou e não se fez nada. A diferença é que os primeiros percebem que o tempo, apesar de democraticamente distribuído, é um recurso altamente perecível. Um dia perdido hoje (perdido no sentido de que não realizei nele o que precisaria ou desejaria realizar) não é recuperado depois: é perdido para sempre. Há os que afirmam, hoje, que o recurso mais escasso na nossa sociedade não é dinheiro, não são matérias primas, não é energia, não é nem mesmo inteligência: é tempo. Mas tempo se ganha, ou se faz, deixando de fazer coisas que não são nem importantes nem urgentes e priorizar aquelas que são importantes e/ou urgentes. Quem tem tempo não é quem não faz nada: é quem consegue administrar o tempo que tem de modo a poder fazer aquilo que quer. Por outro lado, ser produtivo não é equivalente a estar ocupado. Há muitas pessoas que estão o tempo todo ocupadas exatamente porque são improdutivas - não sabem onde concentrar seus esforços e, por isso, ciscam aqui, ciscam ali, mas nunca produzem nada. Ser produtivo é, em primeiro 14
  15. 15. lugar, saber administrar o tempo, ter sentido de direção, saber aonde se vai. Administrar o tempo, em última instância, é planejar estrategicamente a vida. Para isso, precisa, em primeiro lugar, saber aonde se quer chegar (definição de objetivos). Onde se quer estar, o que quer ser daqui a 5, 10, 25, 50 anos? O segundo passo é começar a estrategiar, transformar objetivos em metas (com prazos e quantificações) e decidir, em linhas gerais, como as metas serão alcançadas. O terceiro passo é criar planos táticos: explorar as alternativas específicas disponíveis para chegar aonde se quer chegar, escolher fontes de financiamento (emprego, em geral, é fonte de financiamento), etc. Em quarto lugar, fazer o que tem que ser feito. Durante todo o processo, precisa estar constantemente avaliando os meios que está usando, para verificar se está chegando mais perto de onde quer estar ao final do processo. Se não, o melhor é trocar de meios (procurar outro emprego, por exemplo). Mas tudo começa com uma verdade tão simples que parece uma plenitude: se não sabe aonde quer chegar, provavelmente nunca vai chegar lá - por mais tempo que tenha. Quando o tempo termina, acaba a vida. Não há maneira de obter mais. Por isso, tempo é vida. Quem administra o tempo ganha vida, mesmo vivendo o mesmo tempo. Prolongar a duração da vida não é algo sobre o qual se tem muito controle. Aumentar a vida ganhando tempo dentro da duração que ela tem é algo, porém, que está ao alcance de todos. Basta um pouco de esforço e determinação”. Segundo Persona (2007), as pessoas não estão com falta de tempo, mas com excesso de opções. Há 30 anos se tinham quatro ou cinco canais de TV, hoje se tem quarenta ou cinqüenta e é gasto mais tempo navegando entre eles do que assistindo. Uma família tinha duas ou três dezenas de discos de vinil, com umas quatorze músicas em cada um. Hoje se tem dez vezes isso em apenas um CD em formato MP3 ou muito mais nas memórias de computadores, iPods e dispositivos semelhantes. O número de opções de dispositivos de comunicação também era muito menor e ficava restrito ao rádio, TV e telefone ou fax. Outra mudança tremenda que ocorreu foi na acessibilidade. Há 30 anos alguém só conseguia falar comigo pessoalmente ou por telefone, caso eu estivesse próximo a um aparelho. Hoje, as pessoas conseguem me encontrar e se comunicar comigo a qualquer hora do dia ou da noite, em qualquer lugar do planeta. Celulares, e-mails, messengers - há tantos canais de comunicação que, até o banheiro pode se transformar em 15
  16. 16. lugar de trabalho e uma teleconferência. Pode-se incluir alguém em algum lugar do mundo sentado em uma privada, desde que se regule a câmera para pegar da cintura para cima. Em suma, o excesso de acessos - o número de opções cresceu - e acessos em excesso - o número de pessoas que consegue acessar também cresceu. Além disso, a sociedade da informação criou também as pegadas virtuais. Por onde quer que esteja, deixa pegadas ou referências que permitem que outras pessoas encontrem e consumam um pouco mais de tempo com ofertas, pedidos etc. A necessidade que a própria sociedade cria é de manter pessoas informadas sobre tudo, também gera um consumo exagerado de tempo em atividades sem grande importância para a vida. Saber de coisas que podem mudar daqui a dois minutos ou que não tem qualquer relevância pode consumir tempo precioso. O problema é que faz parte da natureza do ser humano ser curioso, foi por isso que ele conseguiu se desenvolver cultural e tecnologicamente. Mas essa curiosidade, que funcionava bem na época pré-tecnologia da informação, pode causar problemas hoje. Por exemplo, se antes precisava comprar uma enciclopédia, e era capaz de lê-la inteira para se considerar informado, hoje se tem ao alcance dos dedos mais de 20 bilhões de páginas cadastradas no Google, que só cadastra uma parcela do que existe disponível na Internet. Se ler uma página dessas por minuto, daqui a 40 mil anos, que é o tempo que levarei para ler, certamente o número de páginas terá aumentado de forma astronômica. Qualquer pessoa pode ter acesso a toda informação que desejar, mas nenhuma pessoa consegue, pois não foi criado para o contexto no qual agora se vive. O cérebro e o tempo são os mesmos de uma pessoa que viveu há 4 mil anos. É importantíssimo ter um tempo para recarregar as baterias, mas isso também depende de pessoa para pessoa. É por isso que não é exato acreditar em fórmulas prontas de administração do tempo que pode ser aplicada para todos. Para começar, o termo administração do tempo já está equivocado, pois jamais é possível administrar um recurso finito e que se escoa independente de administrar ou não, como acontece com o tempo. O que é administrado são as atividades, mas o tempo irá embora de qualquer jeito, administrado ou não, e ele sempre será igual para todas as pessoas, pelo menos na contagem de minutos, horas e dias. 16
  17. 17. Segundo o autor Barbosa (2009), já passou a época que administração do tempo era algo exclusivamente pessoal, apesar de algumas teorias ainda insistirem nisso, é inviável nos tempos atuais acharmos que nosso tempo depende exclusivamente de nós. Cada vez mais a sociedade se torna colaborativa, onde a dependência de terceiros é primordial para executar tarefas, concluir projetos, tomar decisões. A tecnologia através da Internet e de redes colaborativas, se conecta, mas infelizmente não são utilizados bem esses recursos e acaba-se perdendo tempo, com algo que deveria ajudar. O e- mail, por exemplo, que de todas é a revolução mais presente, é quase impossível imaginar o trabalho hoje sem o e-mail. Mas apesar de essencial, tem sido muito mal utilizado. Estima-se que hoje apenas 10% dos e-mails enviados no mundo sejam úteis, o restante é classificado como SPAMS. Nas empresas o que se costuma observar são péssimas práticas de e-mail que acaba em consumir o tempo de todos como: correntes, cópia para todos, conteúdos incompletos ou de difícil compreensão, excesso de mensagens, etc. As ferramentas de “Messenger” (como MSN, Skype, etc.) são extremamente úteis para fazer reuniões rápidas e auxiliar na tomada de decisões, mas as empresas que adotaram a solução corporativa estão revendo sua adoção, pois na prática os resultados esperados não apareceram. As próprias reuniões que independem de tecnologia, se transformam no pior ladrão de tempo corporativo. Atualmente uma pesquisa realizada pela Triad comprovou que apenas 1/3 das reuniões são realmente necessárias e eficazes. Esses problemas são constantes no cenário da administração de tempo em pleno século XXI, há solução para isso? Sim: Colaboração Produtiva e não simplesmente gestão de tempo por si só! Não adianta ter um planner, usar um smartphone, ser organizadíssimo se o ambiente, se as pessoas que trabalham juntas não decidirem colaborar para gerar resultados. A colaboração já provou que dá resultados, um exemplo é a própria Wikipedia uma das maiores enciclopédias mundiais na Internet, que foi criada pela colaboração de milhares de pessoas. Os maiores sistemas operacionais mundiais como o Windows e o Linux são frutos de pessoas colaborando. Vive-se hoje a Era do Conhecimento, a próxima evolução será na direção da Era da Colaboração. 17
  18. 18. E como colaborar para ganhar mais tempo e foco? Primeiro é preciso criar essa cultura na equipe, um bom início é convidar o time para pensar em soluções para melhoria do trabalho no ambiente: como por exemplo, utilizar o e-mail de forma mais eficaz, estipular regras de conduta nesse tipo de comunicação e também para reuniões. Oriente a equipe a planejar em conjunto seus projetos, metas e ações. Não importa o tamanho do departamento, é sempre produtivo, uma vez por semana discutir as agendas que dependem de terceiros e criar estratégias para prevenção de urgências. É uma reunião simples, mas quando se transforma em uma rotina na empresa gera resultados muito positivos e cria a cultura da colaboração. Administração de tempo no século XXI é um ingrediente chave para executar a estratégia pessoal ou corporativa, mas sem colaboração fica tudo mais complicado. Pense nisso e veja como pode melhorar a colaboração do seu time. Segundo Franklin (2007), o autor concorda que tempo é dinheiro. Frase que possivelmente é entendida em conformidade coma a importância do tempo. Mas tempo também é vida. Quando o tempo se esgota é porque não há mais vida, quem administra bem o tempo, ganha a vida, e quem não faz, a joga fora. Para o executivo brasileiro as atividades representam 50% do tempo semanal e geralmente o calendário e o relógio se tornam inimigos dos profissionais de todas as áreas. O dia pode ser vivido apenas uma vez. Tornando-se, portanto, imprescindível aproveitá-lo de forma racional. O tempo é irreversível e também não se pode esticá-lo. Não é possível estendê-lo ou guardá-lo. Não dá para fazer um estoque de tempo, para usá- lo no futuro. Vamos continuar tendo 24 horas/dia e isso não tem volta. No mundo contemporâneo as empresas pagam pelo tempo das pessoas e estas trocam tempo por salário. Não obstante, o tempo se torna para maior parte dos trabalhadores desgastante e fatigante, comprometendo as metas e compromissos. Às vezes, resulta em conflito de papéis, isto é, não separa trabalho e família. Leva trabalho para casa, comprometendo a saúde nos dois ambientes. A maioria das pessoas não sabe administrar o tempo, pois administrar requer força de vontade, porque é necessário libertar-se dos vícios e hábitos. Algumas pessoas acham uma missão impossível, no entanto administrar o tempo é definir prioridades e não a contabilidade dos minutos dedicados a cada atividade, tornando-se escravo do trabalho. 18
  19. 19. 2.2 Economia ou desperdício de tempo Existem várias maneiras de desperdiçar o tempo, por exemplo: por meios ambientais o qual a empresa ou o local que se freqüenta lhe proporcionaria um arranjo físico inadequado para execução de suas tarefas, cultural por meio de uma formalidade ou informalidade totalmente exagerada, individuais e gerenciais através de mau planejamento, não desenrolando uma conversa tanto por telefone celular quanto pessoalmente, a falta de uma agenda na vida entre outros requisitos. Assim muitas pessoas possuem grande excesso de tarefas e não sabem por onde começar a resolvê-los, isto gera uma grande dificuldade, dúvidas e falta de capacidade gerando insônia na pessoa, ansiedade, dores estomacais, enfim uma série de distúrbios ou fracasso de sucesso. Assim com o auxilio da administração do tempo existem maneiras de economizar o tempo em uma organização, como primeiramente, conhecer o lugar onde pretende estar, para depois agir, ou seja, para logo após tomar suas decisões, e assim organizar suas tarefas. É possível também evitar o uso desnecessário de telefonemas, e- mails, reuniões ineficazes para assim respeitar os horários e as ações importantes. Deixar uma tarefa que não queremos num determinado momento gera certo conforto por algumas horas. Só que no fim do dia o problema continuará lá, esperando por você para ser solucionado. (SILVEIRA, 2002, p.28) 2.3 O Tempo e o Sucesso O gerente eficaz é aquele que se projeta no tempo para ver os acontecimentos futuros. Mas é preciso tomar cuidado na hora da tomada de decisão, pois pode afetar o futuro de outras pessoas. Existem vários tipos de gerentes como: O homem da empresa é aquele que mostra lealdade é estável, mas não vai muito longe. O ourives é o executivo que se preocupa com a qualidade do trabalho que esta exercendo, que está ligado a necessidade de gerar lucro e vencer a concorrência, contudo a falta de 19
  20. 20. sensibilidade o impedirá de avançar profissionalmente dentro da organização. O guerrilheiro é aquele que cultiva a influencia através do domínio e manipulação e não é popular. O jogador é o executivo que tem mais sucesso dentro da organização, é técnico e tem pensamento conceitual, o que lhe permite ver o sistema em longo prazo. E é isso que as empresas esperam de seus funcionários que obtenham resultado sobre a administrando do tempo e obtenham com eficácia um resultado de sucesso na vida! “As mulheres são as mais afetadas pela pressão diária do relógio. No corre-corre rotineiro, o dia parece não caber mais em 24 horas e as mulheres são as que mais sofrem com isso”. Fonte: Folha de São Paulo, publicado em 14 de dezembro de 2008, autor desconhecido. Vallerio (2008), revela que há falta de tempo para tudo. Para cuidar da saúde, dos filhos, da casa, das obrigações do trabalho e nem se fala, para ler um bom livro, investir num curso, namorar e desfrutar de momentos de lazer. São tantas atribuições diárias que se chega ao fim do dia com aquele gostinho de frustração por não ter dado conta de tudo. As mulheres se ressentem mais disso do que os homens, de acordo com o estudo Mulheres, Problemas e Necessidades de Gestão de Tempo, desenvolvido pelo especialista em produtividade pessoal e empresarial, Christian Barbosa, diretor e executivo da Tríade do Tempo, empresa que oferece programas e palestras em companhias e para seus próprios funcionários. Quando a mulher deixa de fazer algo por falta de tempo, se cobra mais, gerando culpa excessiva e sensação de mal-estar. O homem não se culpa tanto, apenas diz: “paciência” e segue em frente. Queixa recorrente entre as mulheres, a falta de tempo virou um problema crônico. Para a pesquisa realizada por Barbosa (2005), foram entrevistadas no ano passado, 5.362 mulheres de vários estados – com concentração maior em São Paulo e Rio de Janeiro. As participantes – com idades médias de 34 anos e a maioria casada – responderam um questionário online. Do total, 20
  21. 21. 61% não conseguem equilibrar as vidas profissional e pessoal e 78% não dedicam tempo suficiente para sua vida sexual e para relacionamentos. Os dados serviram de fonte para o livro Você Dona De Seu Tempo (editora Gente), de autoria de Christian. Quando lançou o seu primeiro título, A Tríade do Tempo: A Evolução da Produtividade Pessoal (Editora Campus), ele se baseou numa pesquisa, de 2005, que envolveu mais 15 mil pessoas. O objetivo era descobrir como o brasileiro utilizava o seu tempo. Naquela época, não acreditou que pudesse haver diferença entre os gêneros, até que se deparou com uma realidade feminina singular. “Essa descoberta mudou a minha visão, que era de certa forma machista”, confessa Christian. “Sou casado há nove anos e nunca havia lavado uma louça. Boa parte dos problemas delas está relacionada à sobrecarga de tarefas, por causa dos vários papéis que assumem. Com as estatísticas em mãos, comecei a lavar louça e a partilhar outras tarefas domésticas. Escrevi também um livro para ajudá-las a administrar melhor o tempo, para encontrarem um equilíbrio”. Segundo um estudo desenvolvido por Barbosa (2008), sobre mulheres com problemas e necessidades de gestão de tempo, indícios apontam para a dificuldade feminina de dizer “não”. Sem conseguir recusar nem delegar o trabalho, elas assumem mais e mais compromissos. O ponto positivo é que, nessa corrida maluca contra o relógio, conseguem executar multitarefa. Acostumadas a pagar incêndios, realizam várias coisas simultâneas. No entanto, o problema de ser mulher-maravilha é que, a cada interrupção causada pelo excesso de atividades, se gasta de 15 a 25 minutos para retomar o trabalho no ponto produtivo de antes. “Hoje há mulheres equilibristas, forçadas a administrar uma agenda insustentável”, atesta Oliveira (2003), de 60 anos. “Esse estilo de vida que está sendo disseminado como normal em que quantidade ganhou o sinônimo de qualidade, é uma aberração. “Desde que lançou o livro Reengenharia do Tempo (Editora Rocco), em 2003, ela não para de viajar pelo país para falar sobre o assunto, de suma importância no mundo contemporâneo”. Confirma ter encontrado muitas pessoas infelizes, principalmente aquelas na faixa dos 40 anos. “Vejo que está batendo um cansaço muito grande, por isso é importante rever essa dinâmica diabólica, que tem gerado mulheres culpadas, casais em conflito, crianças desassistidas e idosos solitários – 21
  22. 22. problema que já não está apenas na esfera pessoal, mas também na publica. A vida como está não cabe em 24 horas’. Na contramão do “tempo é dinheiro”, a escritora sustenta que “tempo é liberdade”. De acordo com Zugaib (2007), o bom ou mau uso do tempo depende do que se pretende alcançar. O mau uso do tempo causa stress por que tempo mal usado é tempo usado podendo fazer aquilo que consideramos importante e prioritário. Usar o tempo de forma não planejada equivale, necessariamente, a fazer mal uso do tempo. Freqüentemente se altera nosso planejamento, fazer coisas que não estão na agenda. O tempo só terá sido desperdiçado se essas alterações nos levam a fazer coisas que não é considerado importante. Mau uso do tempo não é ficar sem fazer nada, gastar tempo em lazer, dedicar tempo a hobbies ou a família, se é isso que julga importante e todos desejam isso em determinado momento. Se, entretanto, num dado momento, se realmente quer ler um livro, ou trabalhar um relatório e se vê obrigado a fazer um passeio com as crianças ou a entreter familiares, se sente tenso, por que o tempo não está sendo utilizado para aquilo que considera importante e prioritário naquele momento e portanto, não está sendo bem usado. É sempre bom lembrar que, da mesma forma que o mau uso do tempo causa stress, o bom uso do tempo normalmente trás satisfação, sentido de realização e felicidade. “Administração do tempo é um dos poucos recursos não recicláveis que temos” Chaves (2006). O tempo não volta, portanto é importantíssimo que se saiba administrar o tempo, a ponto que torne um aliado e não um inimigo. É possível perceber que uma pessoa não sabe administrar o seu tempo quando acostuma levar trabalho para casa, reclama bastante, não sai com a família, vive com sono, etc. A boa administração do tempo contribui para diminuição do estresse, melhora o bem estar e aumenta a qualidade e expectativa de vida. Como sempre, a importância do planejamento não pode ser descartada, planejar o tempo significa saber que se quer fazer e ordenar as nações para a realização da maior quantidade de atividades no menor prazo para atingir seus objetivos. 22
  23. 23. Para Fridschtein (2007), a administração do tempo começa com a identificação de como se utiliza o tempo, o que não satisfaz e o que deseja mudar. Planejar o tempo significa saber o que se quer fazer e ordenar as ações para a realização da maior quantidade de atividades no menor prazo para se atingir seus objetivos. Trata-se do aperfeiçoamento de técnicas para aproveitar melhor o tempo, fator fundamental para desempenho de tarefas. De acordo com Rodrigues (2008), administração do tempo é um instrumento criado para orientar o desempenho de empresas em ações e na interação com seu diversificado público. Para concretização deste relacionamento, é necessário que a empresa desenvolva conteúdo do seu código de ética com clareza e objetividade, facilitando a compreensão dos seus funcionários. Garantir que os funcionários saibam lidar com determinadas situações e que a convivência no ambiente de trabalho seja agradável. Conforme Seiwert (1986), para administrar bem o tempo é necessário tornar a vida humana mais prazerosa, seja ela pessoal ou profissional. O tempo é feito por cada um, ele é um recurso igual para todos, sem distinção de classe, raça ou sexo. As questões sobre o tempo são discutidas no mundo inteiro por empresários, administradores, gerentes e outros profissionais que enfrentam a síndrome da “falta de tempo”. Assim o trabalho apresentado serve para repensar a questão do tempo na biblioteca universitária e porque vivenciá-las em nossas vidas? “As imagens que formamos sobre o tempo, determinam, em grande parte, a maneira como utilizamos e somos nós que, sem estar conscientes disso, sabotamos o uso adequado deste bem precioso e insubstituível”. (Krausz, 1986) Para alguns é difícil pensar em tempo sem uma unidade de medida, sem criar parâmetro de passado ou futuro ou sem imaginar linhas temporárias... Tempo inicial, tempo final e tempo desenvolvimento. Para poucos, se diferencia tempo de despertar e hora de acordar. Mas, afinal em que tempo se está agora? Não é possível responder. É realmente, um mistério. O que é certo é que ele supera tudo, inclusive a velocidade da luz e 23
  24. 24. a barreira do som, por isso é considerado um amo e senhor, um inimigo, um escravo e um juiz. Desse modo, cabe a cada um aprender a utilizá-lo como recurso valioso que facilitará a realização de tarefas tanto na vida pessoal como na vida profissional, para fazer com que as atribuições possam ser desempenhadas sem provocar desgaste físico emocional. Como toda construção exige esforços, idas e vindas, até alcançar um determinado patamar, se espera que as sugestões aqui retratadas contribuam efetivamente com a biblioteca universitária e que cheguem nesses espaços, a toda velocidade, mesmo sabendo que para isso, tem que enfrentar sérios desafios. Segundo Barbosa (2009), é possível ter mais tempo, quantidade de vida, resultados e equilíbrio. Não é uma questão de crença ou auto-ajuda, é uma questão de métodos aplicado em sua rotina que ajuda a organizar seu tempo da forma correta. Isso depende de aprender, aplicar e adaptar a um determinado jeito de ser. Mas só poderá dar o primeiro passo, se começar a ler um bom livro, fazer um curso, pedir ajuda, só, não poderá replicar a falta de tempo. Se realmente se deseja obter mais tempo é necessário pensar na vida e analisar o planejamento mensal ou anual. De acordo com Ricciardi (2008), a grande jornada dupla (empresa e lar) ou mesmo triplas (empresa, lar e estudo) são comuns para muitos profissionais. Se a vida é corrida para os homens que trabalham, imagine então para as mulheres! Toda executiva sabe muito bem disso desde que o mercado começou a receber as primeiras mulheres a décadas. Mas esse acúmulo de papeis – profissional, esposa, mãe, gestora do lar, estudante – ensinou algo a elas: aprenderam a “fazer render” seu tempo bem mais que os homens. Uma mulher, dentro e fora de seu ambiente de trabalho, consegue fazer mais coisas em uma hora do que um homem... Porém, trabalhar muito é essencial sim, mas dar um tempinho para se dedicar às coisas prazerosas e às pessoas queridas também é importante. Manter um espaço no seu dia-a-dia para ir à academia, pegar um cinema e freqüentar o salão de beleza... Tente, sempre que possível, ficar com seu companheiro e filhos. Estes momentos, além de gostosos, dão força para realizar seu trabalho com pique total. 24
  25. 25. “Você não precisa se a melhor do mundo para vencer, só tem que ser boa o bastante para ser você mesma”. Cerchiari (2008) 2.4 Tempo para Assuntos Pessoais Barbosa (2008) reflete que, é impressionante o poder que essa simples pergunta tem para constranger as pessoas e deixá-las refletindo sobre suas vidas. Parece que o mundo se acostumou com uma correria sem tamanho, na qual focamos demais nas urgências do dia-a-dia e nos esquecemos de dedicar tempo para a pessoa mais importante de nossa vida: “nós’! É interessante ver que quando se está totalmente sem tempo, à primeira coisa que é deixada pra depois são as atividades pessoais, como um curso de idiomas, um esporte, um tratamento, etc. O foco maior é em terceiros e esquece do “primeiro” na relação do tempo e acaba em um circulo vicioso que deixa ainda mais sem tempo. Portanto, foque primeiro ter mais tempo, pois quanto mais deixar de lado as verdadeiras prioridades, menos energia, concentração, disposição terá para atender todas as demandas. Quando se sabe que esta fazendo uma atividade, mas está deixando de lado algo que realmente gosta, o estado de execução gera sentimentos pessoais como; desperdício, raiva , tristeza, ansiedade, entre outros e isso só serve para se enterrar ainda mais no circulo vicioso em que já se encontra. Quando faz o que se deseja, cria um estado que permite um aumento da sua produtividade e isso traz resultados impressionantes. 2.5 Por que administrar o tempo? Segundo Chaves (1992), existem 4 mitos sobre a Administração do tempo: I - Quem administra o tempo torna-se escravo do relógio II - A gente só produz mesmo, ou então só trabalha melhor, sob pressão. 25
  26. 26. III - Administrar o tempo é algo que se aplica apenas à vida profissional. IV - Ter tempo é questão de querer ter tempo. Esses mitos mostram que administrar o tempo é uma questão lógica e óbvia. A verdade é que administrar o tempo é saber usá-lo para colocar em prática as coisas que se considera importantes e prioritárias, tanto profissionais como pessoais. Administrar o tempo é organizar a vida. 2.6 A Redução do Stress através da Administração do Tempo De acordo com Chaves (1992), quem administra o tempo reduz o stress causado pelo mau uso do tempo. O tempo aparece como bem ou mal usado apenas para a pessoa que tem objetivos, que quer realizar alguma coisa. O bom ou mau uso do tempo depende do que se pretende alcançar. O mau uso do tempo causa stress porque tempo mal usado é tempo usado para fazer aquilo que não é considerado importante e prioritário. Usar o tempo de forma não planejada não eqüivale, necessariamente, a fazer mau uso do tempo. Para se obter um bom uso do tempo deve estar atento às necessidades da vida. Um bom bate papo, um passeio com a família, um laser, não impede de se utilizar bem esse tempo e buscar prioridades e objetivos para a vida e não deixar que o stress seja maior que a vontade de vencer. 2.7 Empecilhos à Administração do Tempo Conforme Chaves (1992), os principais empecilhos são de ordem institucional (administrativa, ambiental) e de ordem pessoal: I. Excesso de Tarefas II. Excesso de Papéis III. Excesso de Interrupções IV. Excesso de Telefonemas V. Excesso de Reuniões VI. Tendência à Procrastinação 26
  27. 27. O profissional muitas vezes acaba com excesso de tarefas e não sabe por onde começar e se estaciona e a cada instante se excede mais. Junto do excesso de tarefas, e parcialmente gerado por elas, há o excesso de papéis. O excesso de papéis, porém, tem causas independentes do excesso de tarefas. O excesso de interrupções é levado pela falta de controle do acesso dos profissionais de trabalho ou terceiros. O excesso de telefonemas é semelhante ao de interrupções principalmente se o profissional tiver que atender seu próprio telefonema. Um telefonema inconveniente, ou num momento inconveniente, pode estragar um dia. O excesso de reuniões atrapalha na duração e quantidade, muitas das vezes um atraso inesperado acontece ou uma reunião longa sem produtividade e objetividade deixando sem clareza na idéia desenvolvida. A tendência a procrastinação se dá quando é preciso ter uma decisão imediata, assim o profissional espera que esse problema seja resolvido por si só e não resolve a situação deixando mais complexa a equipe designada. 2.8 Conduzir Reuniões Produtivas Segundo Barbosa (2008), um padrão no mundo corporativo nos dias de hoje para o fracasso da produtividade coletiva é sem dúvida o excesso de reuniões desnecessárias e mal conduzidas que os profissionais de todos os níveis estão sofrendo. Se o líder não possui as características de um condutor de reuniões, é melhor que ele delegue essa função para algum membro da equipe que consiga fazer o processo ser produtivo. O condutor da reunião tem a missão de fazer com que ela atinja os objetivos propostos e, para isso, ele deve seguir algumas técnicas, que vou citar a seguir para você aplicar no seu ambiente de trabalho: • Abra a reunião clarificando os objetivos - Comece a reunião lendo o objetivo e a pauta da mesma (a qual deve ter sido estabelecida e enviada previamente a todos os participantes). Certifique-se de que todos os presentes agregam algo ao tema e que concordam no tempo proposto para a discussão. Deixe o objetivo e a pauta escrita e visível durante toda a reunião. 27
  28. 28. • Permaneça de pé – Sempre que conduzo reuniões para clientes eu faço a condução de pé. Isso me permite evitar conversas paralelas (em função de meu posicionamento), observar os participantes (incentivando ou controlando a participação) e me ajuda a referenciar visualmente o objetivo escrito, quando o foco é perdido. • Utilize um relógio no centro da mesa – Um dos principais desafios para os condutores que são treinados e começam a aplicar as técnicas é o controle do tempo da reunião. Como sugestão, deixe um relógio grande no centro da mesa visível por todos, e não apenas você, para que todo o grupo seja conscientizado e se preocupe com o tempo. • Registre a memória da reunião – Para evitar que a conversa se perca ou fique prolixa, convém registrar as principais idéias discutidas na reunião e os próximos passos (com responsável e data). Costumo utilizar um software de Mapa Mental (quando um datashow está disponível) ou um flipchart para fazer esse registro. • Avalie o processo – Após a reunião faça uma pesquisa com os participantes sobre a mesma e seu processo de condução, pois isso ajudará você a aprimorar sua técnica. 2.9 Administrar o Tempo e a Mudança de Vida Cabe lembrar que a ruptura dos pequenos gessos onde moldamos nosso comportamento faz diferença, o suficiente para transformar a vida em um grande negócio. Zugaib (2003) A importância de viver bem um dia não é destaque para a vida e quando se percebe que um descontrole surge, faz com que a administração do tempo seja primordial. O dizer acima mostra que um simples gesto faz a diferença nessas 24 horas, um controle das atividades traz um ganho e um bem maior para o cotidiano. 28
  29. 29. 2.10 Gerenciamento do Tempo Segundo Drucker (1990), um dos maiores problemas, para todos, é que nunca há tempo suficiente para fazer tudo o que é necessário. O gerente que não consegue gerenciar seu próprio tempo não consegue gerenciar nada mais. Pois é de vital importância que o gerente domine o seu tempo. O gerente necessita se quantificar como o seu tempo é utilizado atualmente para eliminar os pontos de estrangulamento e conseguir planejar e aplicar o tempo economizado com a eliminação dos estrangulamentos. Segundo Hindle (1998), o tempo é um recurso escasso e precioso. A vida profissional é cada vez mais exigente. Quem aposta em singrar na carreira sente grandes dificuldades em dedicar tempo livre para o seu bem estar físico e espiritual. E isso é cada vez mais importante nas sociedades modernas. Logo, no emprego ou em casa, saber gerir o tempo é imprescindível para se ser bem sucedido e ter uma vida mais organizada e com menos stress. Conheça alguns pequenos truques que pode aplicar de imediato para aumentar a eficácia do seu desempenho no local de trabalho. ● Não deixe para amanhã o que pode fazer hoje ● Organize o espaço físico ● Discipline as interrupções ● Crie rotinas de tarefas ● Faça um planejamento de tarefas ● Reveja a lista de material de apoio ● Seja persistente na organização Algumas maneiras podem parecer práticas e óbvias, mas fazem a diferença, conduzir e se organizar pode dar a diferença na sua contínua vida para administrar o tempo. O Gestor que não se organiza acaba acumulando ações que dificultam sua vida profissional e pessoal. Deixar para amanhã o que pode ser feito hoje não é idéia certa de ser atendida e sim um acumulo a mais para o novo dia. E assim todos os atributos a mais serão atrapalhados por causa de uma falha. 29
  30. 30. 2.11 Ferramentas de Administração do Tempo Segundo Chaves (1992), listar os problemas não é difícil. A maioria das pessoas conhece bem as suas dificuldades no tocante à administração do tempo. Mais difícil é encontrar soluções para essas dificuldades. As soluções, em regra, não passam de bom senso. Mas o mais difícil de tudo é seguir o bom senso. Dar limites a sua vida e conduzir seu trabalho na melhor maneira possível, trás meios de melhoria na redução de stress, atribuindo para a melhora na vida pessoal. “A vida é curta, por isso não faça dela um rascunho, pois pode não dar tempo de passá-la a limpo”. (BARBOSA (2008)) Einstein costumava dizer que o tempo corre a uma velocidade de sessenta minutos por hora. Nessa corrida, é preciso colocar o carro na pista certa, naquela que irá levar aos maiores objetivos e sonhos. Caso contrário, correrá quilômetros na estrada da vida e quando chegar ao final, descobrirá, tarde demais, que pegou a pista errada e continuará reclamando que o tempo voa, pois não viveu o tempo com coisas importantes (BARBOSA, 2008). A administração do tempo é vista como mais uma tarefa diária e por isso é deixada de lado na maioria das vezes. Saber usar essa ferramenta fará com que a vida seja mais simples para se viver, mostrando a clareza de uma tarefa bem feita e dedicada aos segundos, minutos ou horas legais, sem ultrapasso para atrapalhar a rotina administrativa. Conforme Barbosa (2008), na doutrina cristã, Trindade é o dogma da união de três pessoas distintas: o Pai, o Filho e o Espírito Santo, que juntos representam o Deus único. No tempo também podemos identificar uma trindade, ele é geralmente referenciado em três dimensões: Horas, minutos e segundos; meses, dias e anos; décadas, séculos e milênios. O átomo, que é o elemento chave da vida, é composto por três elementos. O número que dá maior precisão de cálculos de datas em um banco de dados é o número três! O início da divisão matricial do tempo foi atribuído ao General Dwight Eisenhower, ex-presidente dos Estados Unidos. Depois, diversos teóricos 30
  31. 31. utilizaram o conceito em diversas situações. Stephen Covey modificou e desenvolveu a Matriz do Tempo. Ela distribui as atividades em quatro quadrantes, conforme os critérios de importância e de urgência. De acordo com a matriz, uma atividade pode ser: Urgente e Importante; Não Urgente e Importante; Urgente e Não Importante e Não Urgente e Não Importante. O conceito da matriz do tempo foi muito difundido nas últimas décadas e utilizado por diversos teóricos e cursos de administração de tempo. 2.12 A Tríade do Tempo De acordo com Barbosa (2008), cada pessoa tem uma Tríade do Tempo diferente. Algumas têm a esfera da Urgência maior. Outras conseguem ter seu tempo mais dedicado à esfera da Importância. Outras, ainda, têm a esfera circunstancial mais acentuada. De acordo com sua idade, maturidade, condição social, cargo ou condição de vida, a Tríade pode sofrer variações. Quando se tem a vida baseada na esfera da importância, está andando pela estrada que o levará ao ponto em que você quer chegar. Cada ação importante que é realizada dá a sensação de dever cumprido (Op. Cit, 2008). É relevante definir: • Identidade – descobrir, refletir e analisar seus relacionamentos, missão e formas de equilibrar sua vida. • Metas – para transformar sonhos em realidade são necessários objetivos bem definidos e com passos alcançáveis. Se você tem um sonho, se ele é verdadeiramente importante para você, então definir e planejar metas faz parte da esfera da importância. • Planejamento – para alcançar nossas metas é necessário planejamento. Para reduzir seu estresse é preciso planejar suas atividades. • Organização – para ganhar tempo é preciso organizar seus papéis, informações, arquivos e e-mails. É um processo simples, mas que traz grandes benefícios. • Execução – entrar em ação é importante. De boas intenções, os fracassados estão cheios. É preciso fazer, entrar em ação pelo que você deseja. 31
  32. 32. 2.13 Esfera da Urgência e das Circunstâncias Segundo Barbosa (2008), a esfera da urgência pouco precisa ser explicada. A maioria de nós sabe exatamente o que é urgente. Vivemos urgência todos os dias. O mundo globalizado é dependente da urgência. O verbo correr deve ser um dos mais conjugados nos dias de hoje. Quando as urgências começam a gritar é que as prioridades aparecem. Circunstâncias é qualquer tipo de atividade à qual você é levado a fazer em função de uma situação, condição, ambiente ou de outra pessoa – sem a sua vontade total. Uma boa analogia de circunstância é uma visita inesperada. A esfera das circunstâncias é a mais perigosa de todas. Nela, você está colocando sua vida e seu destino nas mãos da sorte, do que der e vier. Veja aqui algumas características comuns de tarefas que estão na esfera da circunstância: • Podem ser importantes ou urgentes, para outras pessoas, mas nunca para você. • São coisas que você faz em excesso e acaba perdendo tempo desnecessariamente. • Estão contra sua plena vontade. • Você aceita por educação, por condições ou por medo de dizer não. • Não geram resultados. • Geram sensação de insatisfação, angústia, saturamento, decepção. Segundo Barbosa (2008), as composições mais perigosas surgem quando a esfera da importância é menor em relação à esfera da urgência ou circunstâncias. 2. 14 A Administração do Tempo em Curto Prazo. “Até logo, desculpe-me, mas não disponho de tempo. (...) Não posso pensar, não consigo ler, estou atrapalhado, não disponho de tempo. Gostaria de rezar, mas não disponho de tempo”. (Bernhoeft, 1985). 32
  33. 33. Um dia tem 24 horas, mas com a correria diária não são atribuídas as atividades necessárias para essas horas tanto na vida profissional quanto pessoal, permitindo assim que a dedicação para a vida profissional seja maior que para a vida pessoal, trazendo consigo estresses abusivos e agressivos. O Tempo é algo preciso, mas muitas das vezes o gestor se atrapalha e não consegue viver sua vida pessoal sem primeiro resolver todas as situações profissionais, nem utilizando seus descansos para o próprio bem. 2.15 O Aprendizado da Administração do Tempo Educar não se resume a prover alunos apenas de competências técnicas, aquelas vinculadas à inteligência intelectual, embora seja isso que façamos convencionalmente e nunca por inteiro. Educar passa também pelo desenvolvimento de competências comportamentais, àquelas atreladas a inteligência emocional, o que envolve relacionamentos e interação com o ambiente. Mas educar demanda, ainda, instruir os jovens na prática de competências valorativas, tendo o respeito e a integridade como primordiais, numa lição que se ensina de uma única maneira: através do exemplo. Em um de seus poemas, Ralph W. Emerson (1847), ensina que ”Uma das ilusões da vida é a de que à hora presente não é a mais crítica, a decisiva. Escreva em seu coração que cada dia é o melhor dia do ano”. O medo de viver bem a cada instante trás desconfortos e contradiz os meios de vida mais qualitativo e quantitativo a ser seguido. Conseguir desenvolver esse processo na vida pessoal e profissional não atribuindo para falhas faz com que desenvolva diversas funções e projetos com mais tranqüilidade, equilíbrio e sem estresse. Administração pessoal não significa controlar cada aspecto de sua vida. Não exige sua transformação em uma máquina, sem flexibilidade nem autonomia. Significa assumir o compromisso de ser feliz com você mesmo, de assumir o controle, de viver seus sonhos com base no que você deseja, de fazer a diferença em sua vida. 33
  34. 34. 2.16 O Tempo a ser Administrado Segundo o Dicionário Aurélio (2006), o tempo origina-se da palavra tempus, do latim, é "a sucessão dos anos, dos dias, das horas etc., que envolve, para o homem, a noção de presente, passado e futuro: o curso do tempo". É um meio indefinido no qual os acontecimentos parecem suceder- se em momentos irreversíveis. Tempo também pode ser encarado como momento, ocasião apropriada ou disponível para nossas realizações ou para que algo se realize. Em seu livro Energia Emocional, o psicólogo Milton de Oliveira (2007) ensina que "a dimensão do tempo vivido é diferente da dimensão do tempo cronológico. As práticas gerenciais preocupam-se unicamente com a administração do tempo cronológico e desconhecem o 'tempo vivido' (psicológico). As motivações, as expectativas, os projetos existenciais e as realizações humanas estão todos interligados com essas noções fundamentais". O fato de os líderes empresariais ignorarem aspectos importantes do comportamento humano, leva à construção de modelos gerenciais inadequados e pouco eficazes. Um desses aspectos refere-se às noções de temporalidade e especialidade. O homem é um ser histórico, portanto, referenciado no tempo e localizado em um espaço cultural. Introduzindo essa temporalidade histórica, o homem incorpora a noção de tempo vivido? das experiências passadas, do tempo sentido no presente e do que será vivenciado no futuro. Ao aprendermos a perspectiva de futuro, que é uma prerrogativa exclusiva de nossa espécie, criamos o projeto existencial e assim instalam-se a angústia e/ou esperança, dimensões da liberdade ou da servidão humana. 2.17 Alguns problemas da administração do tempo Segundo Ruggiero (2008), uma recente pesquisa americana mostrou que um profissional só consegue permanecer focado em uma tarefa por no máximo 11 minutos até que o telefone toque. Uma vez que ele pára um trabalho, custa, em média, 25 minutos até que a atenção se volte àquela primeira tarefa. Isso pode levar a uma perda de até 2 horas diárias. 34
  35. 35. “Muitos executivos aceitam o clichê de que o sucesso exige sempre um preço e que este preço consiste, geralmente, na deteriorização da vida privada” Bernhoeft (1895). A estrutura do tempo é dividida em alguns papéis: o profissional, o conjugal, o familiar, o social e o educacional. Como no dizer acima de Bernhoeft os executivos transformam sua vida só no papel profissional, para dar mais ênfase no sucesso (Op. Cit., 2008). Vencer essa longa jornada diária é um desafio e tanto para a vida do gestor. Saber conduzir a vida trás muitos desafios e muitos tormentos, permitindo um desgaste e um stress. Conseguir sair da rotina de trabalho é um ganho muito satisfatório para o profissional e deixar que esse ganho traga prodígios é mais uma dificuldade e muitos não conseguem, pois acabam tornando escravo do trabalho. De acordo com Hallowel (2008) a maioria das pessoas ficam ligeiramente perturbadas quando percebe que nunca teve tanta coisa para fazer na vida em tão pouco tempo. O mundo hoje com sua energia, excitação e excesso, com as novidades, velocidades, caos e confusão, com a torrente de informações, com o espírito criativo e o desrespeito as tradições, parece muito com outro mundo que conheço bem: O mundo do Distúrbio de Déficit de Atenção (DDA). O DDA é uma metáfora da vida moderna que nos oferece um modelo e também uma orientação para o tipo de vida que se vive hoje e que nunca se viveu antes. Conforme Hallowel (2008), existem quatro características principais da vida de hoje que roubam nossa atenção: a pressa, a enxurrada, a preocupação e o palavrório. Cada uma delas pode desviar ou concentrar nossa atenção. Para vencer a bolha, você precisa ser mais seletivo que nunca, pois é preciso decidir o que lhe interessa e agir, é preciso vencer a pressa, a enxurrada de informações e todo o resto, ou será controlado por eles. O tempo nos pressiona tanto que ignorar essas forcas parece a única 35
  36. 36. estratégia possível. Quando acordamos construímos o dia de hoje sobre o que ficou por fazer ontem somada às exigências previstas e imprevistas do hoje. A vida hoje navega em um mar de incertezas, trabalhamos mais que nunca, tentando nos agarrar ao que temos e fazer o melhor possível, a maioria das pessoas trabalham o máximo que pode. Através de um trabalho duro somado a um otimismo cego e decisões inteligentes, enfrentamos os desafios da vida de hoje. Segundo Hallowel (2008), existem pessoas que chegam a entrar no estado F é um estado semelhante ao distúrbio de déficit de atenção começa ficando desconcentrado, aborrecido, irritado consigo mesmo, pois haviam roubado todo tempo em seu serviço e o dia de trabalho não rendeu, ou seja, atualmente vive-se em um mundo sobrecarregado, onde o tempo e a atenção podem se esgotar antes que o trabalho do dia tenha começado. A vida é um acelerador poderoso nos dias de hoje, e o que separa os bem- sucedidos dos frustrados é a qualidade de seus freios e sua capacidade de usá-los. O cérebro sobrecarregado e a vida sobrecarregada tornaram-se regra. É preciso ser uma pessoa muito decidida para evitar a sobrecarga. É preciso treinar para se manter concentrado em uma tarefa no mundo de hoje, que estimula a largar a tarefa para fazer outras coisas. Atenção é como o dinheiro: se não ficamos atentos a como gastamos, desperdiçamos. Quanto mais atenção se desperdiça, menos atenção sobra para o que realmente precisa. A atenção não é infinita, nem a energia necessária para focá-la. Hoje em dia temos de ir direto ao assunto e dar uma explicação simples, por mais complexa que seja. O problema é que a vida nunca foi mais complexa do que é agora. Para Hallowel (2008), agradar hoje é mais complexo que nunca porque a competição é muito inteligente. Alem do mais, o que agrada pode ser simples. Na verdade a vida é tão complexa que nos cansamos de lutar com ela e buscamos coisas mais simples. Pode-se imaginar que as pessoas inteligentes sejam rápidas. Rápido é bom, lento é chato, ou é isso que imaginamos. E começamos a nos livrar do que é mais importante. O pensamento, embora às vezes, valorizado demais é especial por muitas razões, entre elas as seguintes: só pensando bem poderemos nos salvar da destruição; só pensando bem descobriremos e aprenderemos a 36
  37. 37. usar as novas idéias que fazem a civilização avançar; e só pensando bem saberemos qual a melhor maneira para irmos de um lugar ao outro. Embora nosso cérebro esteja sempre em atividade, mesmo quando dormimos, pensar não é um ato automático nem constante. Um instante de pensamento, assim como a atenção, varia em intensidade e duração. Na verdade os dois andam juntos. O pensamento, que pode ser definido como atenção concentrada somada a captura e manipulação ativa dos objetos em foco, varia de qualidade. O desafio que sempre enfrentamos é como aprimorar sua qualidade. A pior conseqüência da sobrecarga não é nossa incapacidade de atingir metas, mas é nossa incapacidade de pensar bem e gerar idéias melhores (Op. Cit., 2008). A solução central é assumir o controle, mas esse controle nunca será completo. Depois de certo ponto quanto mais você tentar controlar as coisas, menos controle terá. Isso porque essas tentativas tomam tanto tempo, atenção e energia que não lhe resta muito para exercer o controle que lutou para conseguir. “O tempo tem um fim, mas nos comportamos como se fosse infinito, pois, mesmo sem perceber, negamos a morte na nosso vida diária”. (Hallowel, 2008) Existem Dez sugestões indispensáveis para administrar a vida moderna. I. FAÇA O QUE MAIS LHE INTERESSA. (não fazer o que lhe interessa é o desastre da vida excessivamente ocupada); II. CRIE UM AMBIENTE EMOCIONAL POSITIVO EM TODO LUGAR QUE ESTIVER. (esforce-se para manter relacionamentos positivos); III. ENCONTRE SEU RITMO. (permite que grande parte do dia seja controlado pelo piloto automático do cérebro); IV. INVISTA SEU TEMPO COM RACIONALIDADE PARA OBTER UM RETORNO MAXIMO. (tente não desperdiçá-lo); V. NÃO DESPERDIÇE TEMPO LAMBENDO TELA. (é um vicio moderno, depois de viciado é difícil largar o vicio); 37
  38. 38. VI. IDENTIFIQUE E CONTROLE AS FONTES GEMMELSMERCH NO SEU AMBIENTE. (gemmelsmerch é a força que distrai a pessoa do que ela esta fazendo); VII. ENCARREGUE (alguém de fazer o que você não gosta de fazer ou o que não sabe fazer bem); VIII. DESACELERE (as oportunidades e obrigações excessivas da vida moderna nos levam a uma impaciência interna); IX. NÃO FAÇA MULTITAREFAS SEM RESULTADOS (de atenção exclusiva a cada tarefa para fazer tudo melhor); X. BRINQUE ( significa usar a imaginação naquilo que esta fazendo); “A melhor razão para aproveitarmos bem o tempo é que o tempo é um só, e se não for usado será tirado de nós”. (Hallowel, 2008) Para viver plenamente e aproveitar ao Máximo a vida curta, é aconselhável viver com mais calma. É preciso aproveitar o mundo eletronicamente, mas para aproveitar ao Máximo esse mundo, e para não sentir super estressados, super ocupados e prestes a explodir, para tornar a vida moderna melhor, tem que aprender a fazer primeiro o que mais interessa e a aproveitar cada minuto desse instante. Caso contrário será entregue os melhores momentos da vida. Não serão notados os pequenos encantos de cada dia, nem transformar as coisas banais em extraordinárias. A única forma de fazer isso é viver com mais calma (Op. Cit., 2008). 3. Estudo de Caso Trata-se de um profissional que dedica a maior parte do tempo ao trabalho principalmente em três Instituições de Ensino Superior (IES): Escola de Engenharia de Lorena da Universidade de São Paulo (EEL USP), Faculdades Integradas Teresa D´Ávila (Fatea) e Centro Universitário Salesiano de São Paulo (Unisal). Além das atuações principais, recentemente atuou como professor colaborador da disciplina Estratégias de Negócios en Mercados Sudamericanos na Escuela de Administración y Econonomia da Universidad Catolica Silva Henríquez no Chile. Nos últimos 38
  39. 39. dez anos tem produtividade considerável, tendo ocupado uma série de cargos eletivos e atividades profissionais, colaboração em projetos FAPESP, criação e coordenação de projeto de Monitoramento Ambiental da Serra da Mantiqueira (Coséas USP), orientações e participações em Bancas de Trabalhos de Conclusão de Cursos, Organização e participação em eventos científicos, publicações científicas e culturais, aulas ministradas, participação em cursos e outros. Ocupou-se ainda com atividades de Radialismo na Rádio Cultura, entrevistas a programas à TV Aparecida, Perícias ao Poder Judiciário, Gestão da Associação dos Funcionários da Faculdade de Engenharia de Lorena (Faenquil), Voluntariado em Causas Ambientais entre outros. Além destas atividades, cabe ressaltar que o profissional a ser estudado em sua relação com a Gestão do Tempo, responde a todo os e- mails para tirar dúvidas dos alunos, bem como os profissionais de rotina. Realiza o envio de mensagens eletrônicas do tipo newsletter (jornal de notícias) diárias lidas e filtradas anteriormente e possui publicações na Internet, sendo o nome do profissional estudado neste Trabalho de Conclusão de Curso, o primeiro a ser encontrado devido à quantidade de acessos em buscadores de pesquisa como o Google e outros. Além desta rotina intensa, cabe lembrar que existe a jornada paralela de correção de provas, preparação das aulas, participação em plataformas de EAD (Ensino a Distância), lançamento de notas nos sistemas informatizados, participação em Redes Sociais (Orkut e Twitter) e outros. Cabe ressaltar que toda a produtividade em análise tem origem no Currículo Lattes certificado pelo autor que é uma base aberta de domínio público disponível para consulta mundial na Internet. Também é possível encontrar a produtividade do profissional estudado em Livros, Projetos e Trabalhos de Conclusão de Curso no acervo da Biblioteca das Faculdades Integradas Teresa D´Ávila (Fatea), nas atas de participação de Bancas de Conclusão de Curso do Centro Universitário Salesiano de São Paulo (Unisal Lorena), em processos públicos (abertos à consulta de qualquer interessado) em todas as Instituições Públicas com serviços prestados (Fórum da Comarca de Lorena, Faculdade de Engenharia de Lorena, Escola de Engenharia de Lorena da Universidade de São Paulo). A gestão do tempo realizada por parte do profissional ainda permite que o mesmo seja 39
  40. 40. palestrante, consultor e escritor, realizando inclusive regularmente cursos de aprimoramento profissional no país e no exterior. Com todas as atribuições profissionais, o professor objeto de estudo procura destinar tempo à família, procurando qualidade de vida, praticando esportes como montanhismo e rafting. 4. Resultados e Discussão Em relação à formação acadêmica / Titulação, o profissional possui cinco cursos: Mestrado em Engenharia de Energia na Universidade Federal de Itajubá (com dissertação depositada, mas não defendida); Especialização em Engenharia da Qualidade na Faculdade de Engenharia de Lorena (extinta Faenquil atual Escola de Engenharia de Lorena da Universidade de São Paulo); Aperfeiçoamento em Módulo Internacional na Universidad Catolica Silva Henríquez no Chile, Graduação em Administração de Empresas na Organização Guará de Ensino e Habilitação Plena em Processamento de Dados no Instituto Santa Teresa (IST). Em termos de formação complementar constam 40 (quarenta) cursos realizados desde 1985. A atuação profissional registrada iniciou-se em 1986 em 20 (vinte) empresas e Instituições, tendo sido o profissional em casos distintos: contratado, estagiário / trainee, consultor ou empresário. De 1995 a 2008 houve a participação 3 (três) Projetos de Pesquisa atuação em 6 (seis) grandes áreas (Ciências Sociais Aplicadas em Ciência da Informação e Administração, Educação, Serviço Social, Engenharia Química e Ciências Ambientais), também sendo Membro do Corpo Editorial do periódico da Revista Científica Janus desde 2007. Entre os Idiomas em que compreende, fala, lê e escreve cada qual em um nível diferente (pouco, razoavelmente ou bem) aparecem 3 (três) Línguas: Estrangeiras Desde 1998 são 27 (vinte e sete) Prêmios e Títulos conferidos. A produção bibliográfica oficial compreende 03 (três) Livros Publicados / Organizados ou Edições. Possui 1 (um) Capítulo de Livro Publicado e 49 (quarenta e nove) Textos em Jornais de Notícias / Revistas desde 2000. A partir de 2005 foram 5 (cinco) Trabalhos Completos Publicados em Anais de Congressos, 1 (um) Resumo Expandido Publicado em Anais de Congressos 40
  41. 41. e 03 (três) Resumos Publicados em Anais de Congressos desde 2004. A partir de 2006 registra-se 15 (quinze) Apresentações de Trabalho; 92 (noventa e duas) publicações enquadrada entre os Demais Tipos de Produção Bibliográfica desde 2000; 11 (onze) Softwares Sem Registro de Patente a partir do ano 1990; 159 (Cento e Cinqüenta e Seis) Processos ou Técnicas desde 1992; 09 (nove) Trabalhos Técnicos desde 1999; 27 (Vinte e Sete) Demais Tipos de Produção Técnica desde 2003; 15 (Quinze) Produções Artísticas / Culturais a partir de 2002; 01 (um) Demais Trabalhos de Monografia Científica em 2003; 03 (três) Participações em Banca Examinadoras de Monografias de Cursos de Aperfeiçoamento / Especialização desde 2008; 96 (noventa e seis) Participações em Banca Examinadoras de Trabalhos de Conclusão de Curso de Graduação a partir do ano de 2005; 97 (noventa e sete) Participações em Bancas de Comissões Julgadoras desde 2005; 22 (vinte e duas) Participações em Eventos desde 1999; 03 (três) Organizações de Eventos a partir de 2008; 04 (quatro) Trabalhos de Conclusão de Curso de Graduação entre as Orientações em Andamento em 2009; 22 (vinte e duas) Supervisões e Orientações Concluídas em Trabalhos de Conclusão de Curso de Graduação desde 2005, (03) três Supervisões e Orientações Concluídas em Iniciações Científicas a partir de 2006 e 103 (cento e três) Supervisões em Orientações de outra Natureza desde 2005. Para análise dos dados do estudo a seguir, será considerada a produtividade entre os anos de 2006 a 2008. Justifica-se que a produção do corrente ano ainda não está concluída, devido ao fato que o corrente ano ainda não foi encerrado, estando a produtividade do profissional em andamento para este exercício de 2009. As Apresentações de Trabalhos por parte do profissional são demonstradas na figura 4.1: 41
  42. 42. Apresentações de Trabalhos 6 5 4 2008 2007 3 2006 2 1 0 1 Figura 4.1 – Apresentação de Trabalhos Fonte: Plataforma Lattes CNPq (2009) Através da figura 4.1 percebe-se uma evolução do profissional na quantidade de Trabalhos apresentados ano a ano. A figura 4.2 demonstra os demais tipos de produção bibliográfica: Demais Tipos de Produção Bibliográfica 14 12 10 2008 8 2007 6 2006 4 2 0 1 Figura 4.2 – Demais Tipos de Produção Bibliográfica 42
  43. 43. Fonte: Plataforma Lattes CNPq (2009) Percebe-se na figura acima uma evolução no ano de 2007 e queda em 2008. O fato se deve que no ano de 2008, o profissional concentrou-se na publicação de um livro completo de 184 (cento e oitenta e quatro) páginas, tendo apresentado por conseqüência queda em publicações avulsas. A figura 4.3 demonstra as Participações em Bancas Examinadoras em Trabalhos de Conclusões de Curso de Graduação (TCC): Participações em Bancas Examinadoras em Trabalhos de Conclusão de Curso de Graduação 45 40 35 30 2008 25 2007 20 2006 15 10 5 0 1 Figura 4.3 – Participações em Bancas Examinadoras de TCCs Fonte: Plataforma Lattes CNPq (2009) Nota-se que após pequeno declive no ano de 2007, houve aumento da participação por parte do profissional no ano de 2008. O fato da diminuição deve-se a uma divisão que houve nas Faculdades Integradas Teresa D´Ávila (Fatea) para distribuir as bancas entre mais professores. O fato não se repete em 2008, pois o profissional passou a ministrar aulas no Centro Universitário Salesiano de São Paulo (Unisal), voltando a ter aumento em Participações em Bancas. A Figura 4.4 demonstra a Participação em Eventos: 43
  44. 44. Participações em Eventos 5 4,5 4 3,5 2008 3 2007 2,5 2006 2 1,5 1 0,5 0 1 Figura 4.4 – Participação em Eventos Fonte: Plataforma Lattes CNPq (2009) Percebe-se após estabilidade entre os anos de 2006 e 2007, um aumento da Participação em Eventos em 2008. A Figura 4.5 demonstra as Supervisões Concluídas em Trabalhos de Conclusão de Curso (TCC): Supervisões Concluídas em Trabalhos de Conclusão de Cursos de Graduação 8 7 6 2008 5 2007 4 2006 3 2 1 0 1 Figura 4.5 – Supervisões Concluídas em TCC Fonte: Plataforma Lattes CNPq (2009) 44
  45. 45. Registra-se aumento ano a ano na produtividade em Supervisões Concluídas em Trabalhos de Conclusão de Cursos de Graduação. A Figura 4.6 apresenta as supervisões e Orientação em Trabalhos de Iniciação Científica (IC): Supervisões em Orientações Concluídas em Iniciações Científicas 1 0,9 0,8 0,7 2008 0,6 2007 0,5 2006 0,4 0,3 0,2 0,1 0 1 Figura 4.6 – Supervisões e Orientações em IC Fonte: Plataforma Lattes CNPq (2009) Percebe-se uma estabilidade ano a ano nas orientações de alunos em semanas de Iniciação Científica. A Figura 4.7 apresenta as Supervisões Concluídas em Orientações de Outra Natureza: 45
  46. 46. Supervisões Concluídas em Orientações de outra natureza 60 50 40 2008 2007 30 2006 20 10 0 1 Figura 4.7 – Supervisões Concluídas de Outra Natureza Fonte: Plataforma Lattes CNPq (2009) Nota-se a evolução considerável deste tipo de orientação. Com o passar dos anos, as orientações oficiais de Trabalhos de Conclusão de Curso sofreram uma redistribuição, limitando alguns orientadores a possuírem menos trabalhos a orientar para que outros orientadores, que não eram procurados passassem a ter trabalhos de conclusão a orientar. Desta forma, o profissional passou a buscar orientações de Outra Natureza, sendo estas apresentadas geralmente em forma de Projetos Interdisciplinares. Caso sejam somadas estas Orientações de Outra Natureza com as orientações em Trabalhos de Conclusão de Curso poderá ser percebida uma produtividade maior ainda. 4.1 Questionário sobre Gestão do Tempo Abaixo consta um questionário contendo informações de como o profissional realiza a sua Gestão de Tempo: 1) Por que é importante fazer uma boa gestão do tempo? R. Porque atualmente vivemos em função do mesmo. Nas empresas muito se fala na Equação do Tempo, ou seja, produzir sempre mais, com maior qualidade, eficiência e eficácia, utilizando menos tempo, recursos humanos 46
  47. 47. e financeiros. Quanto melhor um profissional gerenciar o tempo, mais tempo livre terá para atividades que goste de realizar. 2) Quais empresários / profissionais conhecidos que fazem uma boa gestão do tempo? R. Existem vários, mas costumo citar entre estes: Antônio Ermírio de Moraes, Silvio Santos e Bill Gattes. 3) O que mudou em relação ao gerenciamento de tempo nas últimas décadas? R. Antigamente, quanto mais rica a pessoa ficava menos trabalhava. Podia se dedicar a si, à família e aos amigos. Atualmente, quanto mais recursos financeiros alguém quiser ganhar, mais terá de trabalhar. Se este profissional não souber fazer uma boa gestão do tempo, não terá tempo para si próprio, para a família e amigos. 4) O que existe de novo no tempo do profissional do Século XXI? R. São vários aspectos. Está chegando ao fim o enfoque puramente mecanicista. Mais importante do que “ganhar tempo” é como usar o tempo que se ganha. O uso do tempo constitui-se um instrumento de diferencial competitivo, Isto é uma tendência clara. A diferenciação da concorrência passa a ser via administração do tempo, afinal, quem não deseja rapidez? 5) Como atuar nos problemas e ainda fazer uma gestão do tempo adequada? R. Quando se fala em solucionar problemas, a administração do tempo é fundamental para que se busque a causa do problema. Tratar apenas os efeitos é uma solução para curto prazo que não é duradoura. 6) Nas organizações existe um ditado de que tempo é dinheiro. Você concorda? R. Tempo somente é dinheiro para profissionais que sabem concentrar a sinergia no ponto certo. Se não houver concentração de esforços, perde-se o alvo e isto poderá representar inclusive a perda de tempo e dinheiro. 47
  48. 48. 7) A maior parte dos executivos sabem administra o seu tempo? R. Infelizmente pesquisas indicam que apenas uma parte dos executivos sabem programar-se para realizarem uma boa gestão do tempo. 8) A tecnologia pode ajudar para a realização de uma melhor administração do tempo? R. Sim, desde que o profissional não fique criando controles redundantes e paralelos. A tecnologia é a maior escrava existente que pode ser usada em prol da humanidade. Entretanto, é necessário saber utilizá-la da forma mais apropriada. A eficácia do executivo não é medida pela assimilação de uma tecnologia, mas pelo uso que se faz dela inclusive para aumentar a receita ou diminuir a despesa do seu negócio. 9) Quais estratégias podem ser traçadas a fim de se evitar obstáculos no dia a dia que consumam tempo desnecessário? Como criar cúmplices para ajudar a ter uma boa gestão do tempo? R. Deve-se mostrar sempre às partes envolvidas que estas também terão benefícios nas idéias a serem implantadas. É necessário ser flexível e evitar radicalismos. Ter persistência e evitar qualquer juízo de valor sobre a utilização do tempo pelo outro. Também é preciso respeitar o tempo do outro, pois infelizmente alguns profissionais são muito lentos. Neste caso é preciso saber identificar os gargalos para minimizar a lentidão dos processos para deixá-los muitos mais ágeis em ações que podem ser realizadas paralelamente. 10) Quais aspectos táticos podem ser tomados para gerir melhor o tempo? R. Evitar interrupções, agendar horários pré-determinados para atender colaboradores internos ou externos, solicitar aos subordinados que junto com os problemas tragam também alternativas de solução e nas conversas solicitar que os assuntos sejam tratados na seqüência do mais importante para o menos importante. 11) Quais dicas você acredita que são importantes para uma eficiente Gestão do tempo? 48
  49. 49. R. Aprender a ler de forma mais dinâmica é fundamental, saber dividir o tempo em prioridades de tarefas (importantes, medianas e de baixa importância). Descobrir o horário em que o relógio biológico funciona melhor e destinar este tempo às tarefas prioritárias. Jamais deixar tarefas urgentes para a última hora (isto gera estresse) e reuniões somente com real necessidade e produtivas. 12) Como atrelar a qualidade à quantidade no gerenciamento do tempo? R. É sempre mais importante a qualidade do tempo que você utiliza com alguém ou algo, do que a quantidade do mesmo. Buscar hábitos saudáveis na medida do possível (dormir 8 horas, praticar algumas atividade física e se alimentar corretamente). Abandonar lixos mentais e não perder tempo com quem ou assuntos não merecem atenção. Geralmente os problemas têm a dimensão que atribuímos a eles. Devemos pensar com simplicidade, abandonando a burocracia e o perfeccionismos para sermos mais objetivos e pragmáticos. Somente assim é que se pode aumentar a produtividade. 13) Qualquer profissional pode fazer uma boa gestão do tempo? R. Infelizmente não. Existem alguns profissionais que podem até melhorar a gestão do tempo de forma técnica, mas uma série de fatores da forma de agir da pessoa, como problemas de déficit de atenção, a impedirão de fazer uma gestão de tempo em nível considerável. Existem profissionais que não sabem ser rápidos, despachados e objetivos. Muito pelo contrário, quando lidam com a pressão e necessitam fazer uma boa gestão do tempo, se tornam muito mais lentos do que já são. 14) As organizações estão de olho nos profissionais que fazem uma boa gestão do tempo? R. Com certeza. Existem algumas organizações que possuem excelentes cumpridores de horários, mas péssimos em resultados. Assim surgiu inclusive o horário flexível, pois têm profissionais que em poucas horas produzem mais e de forma melhorada o que outros demorarão dias. 49
  50. 50. 15) Por que é tão importante para as empresas possuírem bons gestores do tempo? R. Pense bem: como clientes, não gostamos de ser atendidos com rapidez? Pois é! Se os processos dentro da organização forem feio por profissionais ágeis, dinâmicos e com qualidade, isto acabará revertendo em processo internos mais rápidos e por conseqüência traduzindo em benefícios ao cliente final. Quanto mais talentos uma organização possuir sabendo fazer uma boa gestão do tempo, melhores serão os resultados obtidos. 5 Conclusão A Gestão do Tempo é muito importante para os profissionais que atuam em organizações. Profissionais que conseguem realizar uma boa administração do tempo acabam por sofrer menos estresse pelas urgências, pois na maior parte das vezes, já terão resolvido o que é prioritário. Somente profissionais dinâmicos, pró-ativos e assertivos conseguem ter um bom desempenho nas tarefas. Com base no estudo realizado neste trabalho, pode-se perceber que o profissional estudado possui bom desempenho quantitativo nas ações que se dispõe a realizar. Em termos qualitativos, pode-se afirmar que o profissional também possui bom desempenho. No Anexo A constam algumas avaliações recebidas por alunos que avaliaram o profissional do ano 2005 a 2008. Cabe ressaltar que parte dos discentes que avaliam os professores em cursos de administração de empresas, geralmente já trabalham e sabem avaliar um profissional de acordo com o profissionalismo e práticas do mercado. Em tais avaliações percebe-se que o profissional em que foi estudada a Gestão de Tempo neste Trabalho de Conclusão de Curso, possui quase a totalidade de suas avaliações de Bom para Ótimo / Excelente, ainda mais tendo com base de comparação o Resumo Geral das Avaliações. Conclui-se que a administração do tempo requer muito de cada ser individual para que torne a vida mais útil, fazendo aquilo que se deseja fazer. Gerenciar o tempo realmente não é uma tarefa fácil, é algo que requer sabedoria e esperteza. Foi necessário muito estudo, questionários a serem aplicados para que pudéssemos entender o porquê o ser humano vive sem 50
  51. 51. tempo para nada! Saber separar coisas urgentes do importante ajuda você a sobreviver melhor nesta corrida contra o tempo, fazendo com que o individuo seja dono de seu próprio tempo e não escravo dele. Um fato comprovado que ajuda o ser humano a administrar melhor à vida é, colocando em uma agenda todos os seus afazeres do dia, mês ou ano, que possa ajudar em sua rotina. 5.1 Proposta para Trabalhos Futuros Atualmente as literaturas para a área de Administração estão relacionando que, profissionais que fazem uma boa gestão do tempo acabam por conseqüência fazendo uma boa administração das finanças. Caberia aqui um estudo futuro para verificar a veracidade desta hipótese. 51
  52. 52. Glossário DDA: Distúrbio de Déficit de Atenção. Gemmelsmerch: Compartilhar informações. Déficit: termo da contabilidade, correspondendo ao lucro ou prejuízo em balanços de uma empresa. Newsletter: Diário eletrônico. EAD: Ensino a Distância. Orkut: é uma rede social filiada ao google, com objetivo de ajudar seus membros a criar novas amizades e manter relacionamentos. Twitter: é uma rede social que permite que os usuários enviem e leiam atualizações pessoais de outros contatos. Lattes: uma plataforma, uma base de dados de currículo e instituições das áreas de consciências e tecnológicas. Rafting: esporte que envolve a prática de descida em corredeiras em equipe utilizando botes infláveis e equipamentos de segurança. Trata-se de uma atividade física bastante praticada por empresários e profissionais de empresas. Trainee: é um tipo de programa em uma empresa destinado a profissionais que acabaram de concluir o curso superior. Gargalo: Produção afunilada em função do tempo. 52
  53. 53. Referências Barbosa, C.; A Tríade do Tempo: a Evolução da Produtividade, 1ª Ed. Campus, São Paulo, 2008 Barbosa, C.; Você dona do seu tempo, 1ª Ed. Gente, São Paulo, p232, 2008 Berg, E.; DVD Training Empresarial sobre Gestão do Tempo, 50 min. Bernhoeft, R.; Administração do Tempo, 1ª Ed. Nobel, São Paulo, 1985 Blog da Ágilis – Tecnologia em RH/ Administração do tempo Covey, Stephen R.; Os sete hábitos das pessoas altamente eficazes. 23ª Ed. Best Seller, São Paulo, 2005 Drucker, Peter F.; O gerente eficaz. 1ª Ed. LTC, São Paulo, p 166, 1990 Emerson, Ralph W.; Poemas, 1847 Hallowell, M. E. ; Sem tempo para nada. Ed. Nova Fronteira, Rio de Janeiro, p1 – 223, 2007 Hindle, T.; Como gerir o seu tempo. Ed. Livraria Civilização Editora, p72, 1998 Oliveira, M.; Energia Emocional. 1ª Ed. Makron Books, São Paulo, p144, 1997 Zugaib, E. ; Como administrar o tempo. 2ª Ed. Atlas, São Paulo, p34 – 104, 2003 __________ Artigos. Disponíveis em: www.google.com.br/artigos consultado em 15-04-2009 às 15:30h __________ Artigos. Disponíveis em: www.meio.ws consultado em 10-07- 2009 às 17:07h __________ Artigos. Disponíveis em: www.quebrandobarreiras.com.br consultado em 21-10-2009 às 11:31h 53
  54. 54. Anexo A Avaliações Qualitativas do Profissional Curso de Administração Ano: 2005 Avaliação do Corpo Docente Prof.: André Alves Prado Disciplina: OSM Turmas: 2º ano de Administração Habilitação em GEE/RH/FIN/GSI ITEM DE AVALIAÇÃO ÓTIMO BOM REGULAR INSATIS ALUNOS Relacionamento com os alunos 32 64% 15 30% 3 6% 50 Pontualidade 29 58% 16 32% 5 10% 50 Atendimento em Sala de Aula 32 64% 14 28% 4 8% 50 Apresentação e cumprimento do plano do curso 26 52% 20 40% 4 8% 50 Clareza na exposição da matéria 23 46% 18 36% 9 18% 50 Domínio da matéria 29 58% 18 36% 2 4% 1 2% 50 Qualidade geral do professor 31 62% 16 32% 3 6% 50 Avaliação realizada em dezembro de 2004. Média Geral dos Itens de Avaliação ITEM DE AVALIAÇÃO ÓTIMO BOM REGULAR INSATIS Relacionamento com os alunos 44% 35% 16% 5% Pontualidade 53% 26% 11% 10% Atendimento em Sala de Aula 53% 33% 10% 5% Apresentação e cumprimento do plano do curso 45% 38% 10% 7% Clareza na exposição da matéria 45% 32% 18% 5% Domínio da matéria 58% 31% 8% 4% Qualidade geral do professor 49% 37% 11% 4% Coordenação do Curso de Administração 09/03/05 54
  55. 55. Turmas: 3º ano de Administração Habilitação em GEE/RH/GSI ITEM DE AVALIAÇÃO ÓTIMO BOM REGULAR INSATIS ALUNOS Relacionamento com os alunos 16 67% 6 25% 2 8% 0 0% 24 Pontualidade 7 29% 15 63% 2 8% 0 0% 24 Atendimento em Sala de Aula 12 50% 11 46% 1 4% 0 0% 24 Apresentação e cumprimento do plano do curso 9 38% 9 38% 5 21% 0 0% 24 Clareza na exposição da matéria 8 33% 11 46% 5 21% 1 4% 24 Domínio da matéria 15 63% 8 33% 1 4% 0 0% 24 Qualidade geral do professor 14 58% 9 38% 1 4% 0 0% 24 Avaliação realizada em dezembro de 2004. Média Geral dos Itens de Avaliação ITEM DE AVALIAÇÃO ÓTIMO BOM REGULAR INSATIS Relacionamento com os alunos 46% 44% 9% 1% Pontualidade 51% 40% 8% 1% Atendimento em Sala de Aula 55% 40% 4% 1% Apresentação e cumprimento do plano do curso 44% 35% 18% 2% Clareza na exposição da matéria 45% 41% 13% 1% Domínio da matéria 65% 28% 7% 0% Qualidade geral do professor 52% 42% 4% 2% Coordenação do Curso de Administração 09/03/05 55

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