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Conservacióndocumentoselectrónicos

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Conservacióndocumentoselectrónicos

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Conservacióndocumentoselectrónicos

  1. 1. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS 1. Conservación de los Documentos Electrónicos: 1.1. Se debe Crear depósitos físicos-lógicos que sean seguros y adecuados para conservar los documentos electrónicos, con una temperatura entre 16 y 20 Grados centígrados y Humedad entre 30 y 40 Grados centígrados, evitando contacto contra la humedad, oxidación, magnetismo y elementos bióticos. 1.2. Adquisición de aplicaciones informáticas y de equipos tecnológicos compatibles que ayuden a la gestión de documentos electrónicos y que sean aptos para el almacenamiento de información, que permitan ir a la par con la tecnología, y así mismo evitar que se pierda la información almacenada en soportes electrónicos obsoletos. 1.3. Implementar estrategias y mecanismos que permitan conservar el contenido del documento, sin que exista la posibilidad de ser modificada la información. 1.4. Sujetarse a las políticas y normas establecidas sobre la conservación de los Documentos Electrónicos de Archivo por las autoridades competentes nacionales e internacionales. 1.5. Establecer requisitos y estándares archivísticos que permitan conservar el documento electrónico desde el instante en que se implementan los Sistemas Informáticos y así mismo llevar un estricto control de los documentos electrónicos durante su Ciclo de Vida que permita garantizar su autenticidad e integridad permanente. 1.6. En el momento de crear, manipular, transmitir, consultar y recuperar un Documento Electrónico, es importante que para su conservación debe ser asegurado y conservado mediante la utilización de técnicas, herramientas y soportes informáticos adecuados.
  2. 2. 1.7. Para Conservar adecuadamente un Documento Electrónico de Archivo, es necesario implementar un Plan de Preservación, Medidas y Políticas de Conservación Preventiva y Técnicas para el tratamiento y restauración de documentos electrónicos en proceso de deterioro. 2. PRESERVACIÓN A LA LARGO PLAZO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO: “El Archivo General de la Nación de Colombia, sigue comprometido con brindar herramientas y diseñar estrategias en pro de la optimización de la gestión documental en el país y por ende, de la salvaguarda de la memoria de los colombianos, en cumplimiento de la Ley General de los Archivos, la Ley de Transparencia y del Derecho del Acceso a la Información Pública Nacional y el Decreto 2609 de 2012”. Por el AGN 2.1. Preservación: “Conjunto de principios, políticas, medidas, planes y estrategias de orden administrativo y operativo orientadas a asegurar la estabilidad física, tecnología y de protección del contenido intelectual y de la integridad del objeto documental en todas sus dimensiones” por el Archivo General de la Nación. 2.2. La Preservación a largo plazo: “Aplica al documento electrónico de archivo y documentos digitales (independiente del formato) con su medio correspondiente en cualquier etapa de su ciclo vital y de ella deriva la elaboración de un Plan de Preservación a la Largo Plazo que tiene por finalidad garantizar la preservación de los Documentos Electrónicos de Archivo, manteniendo sus atributos tales como: unidad, integridad, autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad, accesibilidad, precisión y suficiencia, para que estos puedan constituirse en testimonio que dé cuenta del funcionamiento de las entidades” por el Archivo General de la Nación. 2.3. Plan de Preservación a Largo Plazo: “Es un plan documentado de acciones que deben darse en el marco del Documento Electrónico de Archivo o Documentos Digitales para garantizar su preservación, acceso y disponibilidad a largo plazo. Se
  3. 3. buscan estrategias como son preservación tecnológica, migración de la información, conservación y emulación, que brinden al usuario el acceso a la información de acuerdo a los atributos definidos en el Documento Electrónico de Archivo” por el Archivo General de la Nación. A raíz de los avances tecnológicos las entidades se han visto en la obligación de ir a la par con la tecnología, ya que ha surgido el documento electrónico de archivo, y a nacido la necesidad de preservar la documentación desde la integridad física del formato, hasta la integridad intelectual e informativa junto con sus complementos, mediante la aplicación de políticas y normas establecidas por las entidades competentes, esto con el fin de aplicar estrategias y acciones para evitar el deterioro en el medio físico del documento, y los respectivos cambios tecnológicos que impidan el acceso a su contenido. La gran importancia de conservar y preservar a largo plazo los Documentos Electrónicos es con fin de mantener los documentos intactos, con el propósito de que puedan ser consultados, y así mismo aquellos documentos inactivos que conservan su autenticidad y sus valores secundarios sirvan de apoyo a la investigación; esta preservación y protección de los Documentos Electrónicos permite que tanto los soportes y la información contenida en ellos permanezca intacta y legible. De tal manera que, los Documentos Electrónicos dependen de los Sistemas Informáticos, y así mismo de las actividades y procesos dentro de una entidad. Por eso es necesario asegurar la documentación electrónica mediante una Conservación Preventiva que permita la continuidad y permanencia de la información y del valor jurídico. Por lo tanto, la Preservación de los Documentos Electrónicos de Archivo necesitan ser estudiados y valorados por personal calificado e idóneo, que tengan los conocimientos y la actitud de compromiso en preservar estos documentos electrónicos, de acuerdo a estándares y lineamientos establecidos por entidades competentes nacionales e internacionales; teniendo en cuenta así mismo los cambios y avances tecnológicos, las prácticas internacionales, y las necesidades y normas presentes dentro de una nación y a su vez en las organizaciones.
  4. 4. 3. “Acuerdos y Artículos establecidos para la Conservación y Preservación a Largo Plazo de los Documentos Electrónicos de Archivo”. por el Archivo General de la Nación. 3.1. Acuerdo 003 de Febrero de 2015 – Preservación a Largo Plazo (Formatos, medios y estándares). “Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la Gestión de Documentos Electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos.” Por el Archivo General de la Nación. 3.2. Artículo 13. Garantías de Conservación y Preservación a Largo Plazo: Los Documentos Electrónicos podrán conservarse, ya sea en el mismo formato a partir del que se originó el documento o en otro cualquiera que asegure su Originalidad, así como la autenticidad, la integridad, la disponibilidad y confiabilidad necesarias para reproducirlo. Así mismo la autoridad deberá garantizar que la migración de los documentos electrónicos a otros formatos y soportes que garanticen la Conservación y Preservación a Largo Plazo, el acceso y la disponibilidad en el tiempo establecido en las Tablas de Retención Documental. 3.3. Artículo 14. Disponibilidad de los Documentos Electrónicos de Archivo: Los Documentos Electrónicos de Archivo se pondrán a disposiciónde las personas interesadas en formatos que permitan de forma gratuita la lectura, comprobación de la firma electrónica y el descifrado, sin perjuicio de las disposiciones legales de reserva legal, en concordancia con lo reglamentado en la Ley 1712 de 2014. 3.4. Artículo 15. Preservación a Largo Plazo: Las Autoridades deberán garantizar la preservación a largo plazo de los documentos, datos y metadatos que conforman los documentos y expedientes electrónicos, incluyendo la firma electrónica, el estampado cronológico y la constancia de la verificación del certificado electrónico
  5. 5. con el que se hubieran firmado, para lo cual se deben tener en cuenta principios de neutralidad tecnológica. 3.5. Artículo 16. Preservación Digital: Las Autoridades deberán adoptar las políticas, medidas y estándares necesarios para asegurar la conservación a largo plazo de los documentos y expedientes electrónicos. CIBERGRAFÍA 1. www.archivogeneral.gov.co. Preservación a largo plazo de Documentos Electrónicos de Archivo [archivo de computador]. Por Marcela Rodríguez Vera, Asesora externa de la subdirección del SENA. Agosto 16 de 2013. Bogotá D.C. 2. www.google.com. Documentos Electrónicos de Archivo. Imágenes. 3. www.archivogeneral.gov.co. Preservación a Largo Plazo: formatos, medios y estándares [archivo de computador]. Por Jack Diana Zambrano G., Grupo de Innovación y Apropiaciónde Tecnologías de la Información Archivística. Abril de 2015. Bogotá D.C. 4. www.elprofesionaldelainformación.com/contenidos/2001/.../9.pdf. Los Archivos de Documentos Electrónicos [archivo de computador en PDF). Por Miguel Ángel Esteban Navarro. Vol. 10, no.12, páginas 41-45. Diciembre 2001. 5. www.mintic.gov.co/portal/604/articles-3735_documento.pdf. Políticas del Ministerio de Tecnologías de la Información y las comunicaciones [archivo de computador en PDF]. Colombia. Resolución 000071 de 21Enero de 2010.

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