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Manual de archivos II parte

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Curso Impartido por el Lic. Amiel Villavicencio Martinez en la SSP, DF.

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Manual de archivos II parte

  1. 1. Conocimiento de los diferentestipos de archivo.Objetivo del Módulo III: Que losparticipantes conozcan losdiferentes tipos de archivo, sumanejo, clasificación y cuidado
  2. 2. Manejo, clasificación y cuidado de archivo de papel.La palabra archivo, del latín archivium, presenta tresacepciones distintas:Local en el que se custodian documentos públicos oparticulares (lo que significa la existencia de archivos no sólooficial sino también semipúblicos, comerciales o particulares);conjunto de estos documentos y el mueble/s que loscontienen (carpetas, guías, etc., donde se colocan).También se le da este nombre al servicio especializado(Servicio de Archivo) cuya misión consiste en recibir, clasificar,custodiar y facilitar documentos.
  3. 3. Guardar de forma ordenada documentosútiles, haciéndolo de un modo lógico y eficazque permita su posterior localización de laforma más rápida posible cuando sea necesario.El material de archivo más corriente loconstituyen: carpetas, archivadores tipo Z,guías, etc.
  4. 4. En las colecciones de papel, se deben almacenarjuntos sólo los objetos del mismo tamaño ycategoría. Las diferencias de tamaño y peso sonpotencialmente dañinas, por lo tanto no esaconsejable almacenar hojas individuales en lamisma caja con libros o panfletos.Generalmente, los objetos pesados y los de grantamaño deben guardarse separados de los máslivianos, ya que de lo contrario se produciría unapresión desigual dentro de las cajas.Ya que el ácido migra del papel de inferior calidadhacia cualquier otro papel que se encuentre encontacto directo, es importante separar los papelesde mala calidad de aquellos que son mejores.
  5. 5. Los recortes de periódicos y otros papeles deevidente mala calidad no deben colocarse encontacto directo con documentos históricos ymanuscritos que tengan un papel de mejorcalidad.Los documentos y manuscritos deben serdesdoblados o desenrollados para sualmacenamiento, siempre que no se produzcanrasgaduras, roturas o daños. Si el documentopuede deteriorarse durante este proceso, sedebe consultar a un conservador antes deproceder.
  6. 6. Los documentos deben almacenarse encarpetas. Idealmente, no se deben colocar másde diez a quince hojas en cada carpeta.Las carpetas deben colocarse en cajas paraalmacenar documentos.Todas las carpetas dentro de una caja debentener el mismo tamaño, el cual debe ajustarseal tamaño de la caja.Las cajas no deben llenarse sobre sucapacidad, ya que esto puede provocar daños alsacar, revisar o volver a colocar los documentos.
  7. 7. Las cajas pueden guardarse horizontal overticalmente. Un almacenamiento horizontal leproporcionará un apoyo total a los documentos yevitará que los bordes se rompan o sufran cualquierotro daño mecánico al cual podrían estar sometidoscon un almacenamiento vertical. Sin embargo, elalmacenamiento horizontal hace que losdocumentos que se encuentran al fondo de la cajasufran por el peso de aquellos que están encima. Silas cajas se disponen horizontalmente, sólo debenapilarse hasta dos unidades, una encima de la otra,para así facilitar la tarea de sacar o volver a colocarlas cajas en las estanterías.
  8. 8. El almacenamiento vertical esaceptable cuando los documentos y lascarpetas están bien apoyados,evitándose que se caigan y se dañenlos bordes. Se pueden utilizar“espaciadores de cartón” hechos demateriales estables para llenar las cajasque no estén completamente llenas.
  9. 9. Los materiales altamente sensibles a lasvariaciones de temperatura y humedadrelativa, tales como los documentos depergamino y los mapas, deben colocarseen envolturas protectoras. Lasencapsulaciones, carpetas, carpetas conventana y cajas, o una combinación deéstos, son protectores adecuados
  10. 10. Manejo, clasificación y cuidado de archivoinformático.Un archivo electrónico o informático es todainformación almacenada en un formato quesolamente una computadora u otro equipoelectrónico puede procesar y que satisface ladefinición de archivo. Los archivos electrónicospueden contener cualquier tipo de información talcomo textos, datos cuantitativos, informacióncodificada, imágenes y sonidos. El archivo noconsiste en el medio en el cual está almacenada lainformación, sino en la información contenida en él.
  11. 11. Los archivos en formato electrónico que necesitanser preservados por un período determinado detiempo, sean creados o recibidos, y originados enaplicaciones automatizadas, se deben mantener enun sistema electrónico de administración dedocumentos o en una estructura que permita alusuario mantener la integridad de los archivos. Sedebe utilizar un sistema que permita al usuario elcontrol de la creación, clasificación,almacenamiento, accesibilidad, recuperación,integridad, seguridad y disposición de los archivosde acuerdo con el Sistema de Clasificación deArchivos y las Tablas de Retención de Archivos.
  12. 12. Para seleccionar un sistema electrónicode administración de documentos quesea confiable y efectivo, se requiere deun equipo multidisciplinario,conformado por expertos enadministración de archivos, eninformática y en análisis y desarrollo desistemas.
  13. 13. Los archivos en formato electrónico generalmenteno se consideran permanentes debido a sunaturaleza frágil, sin embargo, se puede almacenarinformación en medios electrónicos que tengan lacapacidad de mantenerla por un período detiempo prolongado (10 años o más), utilizandoformatos apropiados que faciliten su preservacióny recuperación. Para asegurar su preservación yduración el mayor tiempo posible se necesitantomar en cuenta las siguientes condiciones:
  14. 14. 1. Los medios magnéticos y/o ópticos generalmente se deterioran mucho más rápido que el papel y el microfilm y en un lapso de tiempo pueden perder su utilidad porque la información no está accesible.
  15. 15. 2. Para mantener los archivos electrónicos disponibles por un período de tiempo más prolongado se debe recurrir a la migración de la información a la tecnología más actualizada. Los usuarios de sistemas computacionales se deben asegurar de que estos archivos no se pierdan debido a los cambios en la tecnología o por deterioro. Es necesario migrar la información contenida en …
  16. 16. los medios de almacenamiento para quehaya compatibilidad con los equipos ysoftwares existentes en la entidad,siempre que sea necesario. Estamigración se debe planificarcuidadosamente para asegurar que no sepierda la funcionalidad, contenido,estructura, contexto y autenticidad delos archivos.
  17. 17. 3. Cuando ocurren actualizaciones o cambios en la tecnología, el medio que anteriormente almacenó los archivos debe ser conservado por el tiempo suficiente hasta que se verifique que la información fue transferida totalmente al medio actual. Posteriormente, los archivos deben ser borrados completamente del medio obsoleto antes de que sean retirados del lugar donde se encuentran para prevenir acceso a la información sin la debida autorización.
  18. 18. Manejo, clasificación y cuidado dearchivo de video.Las cintas magnéticas (registros de audio y video en cassettes, cintas de audio ycomputación en carretes, disquetes de computación, etc.) comúnmente estánhechas de una capa magnética de cromo u óxido de hierro unida con unadhesivo a una película de poliéster. Es el aglutinante del adhesivo el cual essusceptible a deteriorarse por hidrólisis y oxidación. Como la información sealmacena en las cintas magnéticas según patrones creados por las partículasmagnetizadas, cualquier pérdida o desajuste del óxido magnético provoca unapérdida de información.
  19. 19. Desde comienzos de la década delos 50, han existido más de 40formatos de video, los cuales hanvariado en tamaño, velocidad y en laforma de sostener la cinta. Lascintas de cassettes son mucho másdelgadas y débiles que las cintas decarretes, y su promedio de vida útiles muy corto. Utilice cintas decarrete para una conservación alargo plazo.
  20. 20. Las cintas magnéticas tienen unavida mucho más corta de lo quese cree. Las cintas que tienenmás de 15 años necesitan detodas maneras una atencióncuidadosa, y la mayoría de lascintas con más de 20 añosnecesitan ayuda profesional.
  21. 21. En cuanto a manipulación se sugiere lo siguiente:1. Minimice la manipulación.2. Evite tocar la superficie de cualquier cinta o disquete de computación. El aceite de la piel deja un residuo que puede recubrir los cabezales del equipo y atraer polvo.3. No toque la superficie ni los bordes de la cinta a menos que sea absolutamente necesario, y en ese caso, utilice guantes sin pelusas.4. No utilice productos comerciales para limpiar cintas y disquetes. Contacte un profesional con experiencia para limpiar o reparar cintas sucias o dañadas.
  22. 22. 5. Vuelva a colocar las cintas y disquetes en sus cajas individuales inmediatamente después de ser usadas para evitar posibles daños o suciedad.6. Nunca use clips o cintas adhesivas para pegar notas directamente en los cassettes, carretes o disquetes.7. Manipule las cintas sólo en áreas limpias.8. No deje que las cintas o sus extremos se arrastren por el suelo.9. Vuelva a colocar las cintas en sus contenedores cuando no se utilicen.
  23. 23. 10.No deje caer las cintas, ni las someta a golpes repentinos.11.Cortela cinta dañada o los extremos de guía de las cintas de carrete abierto.12.Noutilice cintas adhesivas corrientes para asegurar el final de la cinta o para hacer empalmes. Si es necesario, utilice productos adhesivos diseñados para tal propósito.
  24. 24. En cuanto a su uso y almacenamiento es recomendable lo siguiente:1. Rotule todas las cintas.2. Mantenga las máquinas de acuerdo a las especificaciones del fabricante para asegurar que el equipo no dañará las cintas.3. Limpie minuciosamente los recorridos de la cinta de la grabadora con la periodicidad recomendada.4. Deseche las cintas que tengan rayaduras u otro tipo de daño en la superficie, ya que esto deja suciedad en los recorridos de la cinta dentro de las grabadoras.
  25. 25. 5. Use un cassette de limpieza después de utilizar una cinta dañada.6. Asegúrese de que las cintas que se van a reutilizar estén completamente borradas antes de volverse a usar.7. Adelante y rebobine las cintas periódicamente.8. No deje una cinta hasta la mitad, siempre rebobine completamente.9. Proteja el equipo y las cintas del polvo.
  26. 26. 10. Mantenga las cintas y disquettes lejos de los campos magnéticos (no coloque las cintas sobre equipos eléctricos).11. Mantenga las áreas de almacenamiento limpias y sin polvo. El polvo atrae y atrapa la humedad y acelera la hidrólisis, una causa seria y común de la degradación a largo plazo de las cintas magnéticas. Asimismo, el polvo puede provocar un daño permanente en las cintas: la abrasión que produce el polvo, junto con la presión ejercida entre la superficie de la cinta y los cabezales de la grabadora, rayan la capa de óxido y los cabezales
  27. 27. 12. Nodeje las cintas –en cassette o de carrete– expuestas al sol.13. Guarde las cintas de carrete abierto o cassettes en forma vertical. Los carretes deben estar sostenidos por el eje.14. Utilice carretes o cassettes, cajas, contenedores y accesorios de buena calidad.15. Guarde las cintas de carrete abierto en estuches protectores.16. No guarde las cintas en cajas o fundas de cartulina de mala calidad que puedan ser ácidas, o cajas de vinilo que contengan cloro.
  28. 28. Manejo, clasificación y cuidado dearchivo sonoro.La forma más común de registros deaudio encontrados en bibliotecasson los discos de larga duración conmicrosurcos (12 pulgadas, 331/3rpm y 7 pulgadas, 45 rpm),generalmente prensados en clorurode polivinilo, o los discos de gomalaca de 78 rpm.
  29. 29. Discos de goma laca.- Los primeros discos de gomalaca datan de la última década del siglo XIX, y suformato se utilizó hasta los años 50, cuando fuerongradualmente reemplazados por los discos de vinilo. Esdifícil determinar las causas de la degradación de lagoma laca, ya que los fabricantes utilizaron una ampliagama de calidades de goma laca y «cargas». Bajocondiciones de almacenamiento adecuadas, la gomalaca de estos discos sufre un debilitamiento lento yprogresivo, el cual es acelerado por los niveles dehumedad elevados. Este debilitamiento produce unpolvo fino que se desprende cada vez que el disco estocado, eliminando información que se encuentra en lossurcos. Los materiales orgánicos son susceptibles a losataques de hongos, pero se piensa que la goma laca es
  30. 30. Discos de vinilo.- Aunque el vinilo esestable, su vida no es indefinida. Los discosde vinilo están hechos de cloruro depolivinilo (PVC), el que se degradaquímicamente al ser expuesto a los rayosultravioletas o al calor. Por lo tanto, se lograuna estabilización añadiendo un químico a laresina durante la elaboración. Esto no evitala degradación, pero la controla. Los discosde vinilo son resistentes al crecimiento dehongos y no se ven afectados por nivelesaltos de humedad.
  31. 31. Manipulación Saque el disco con surcos del estuche (con la funda interior) sosteniéndolo contra el cuerpo y aplicando una leve presión con la mano y logrando así arquear el estuche abierto. Saque el disco sosteniendo una esquina de la funda interior. Evite presionar el disco con los dedos, ya que cualquier partícula de polvo atrapada entre la funda y el disco será presionada dentro de los surcos.
  32. 32. Saque el disco de la funda internaarqueándola y dejando que el disco resbalegradualmente hacia una mano abierta, demanera tal que los bordes caigan en elinterior del nudillo del dedo pulgar. El dedo delcorazón debe alcanzar la etiqueta del centro.Nunca introduzca la mano dentro del forro.Para sujetar un disco, coloque el dedo pulgaren el borde de éste, y el resto de los dedos dela misma mano en la etiqueta del centro paralograr el equilibrio. Use ambas manostocando los bordes para colocar el disco en eltocadiscos
  33. 33. Almacenamiento1. Almacene los discos en fundas interiores de polietileno suave. Evite las fundas de papel, cartón o PVC.2. No deje los discos cerca de fuentes de calor o luz (especialmente ultravioleta), ya que ambas dañan los plásticos.3. No coloque objetos pesados sobre los discos. Éstos no debieran colocarse nunca unos sobre otros.4. Almacene los discos en posición vertical.
  34. 34. 5. No utilice unidades de almacenamiento cuyos soportes hagan más presión en un área del disco o que estén separadas a más de 10 a 15 cm. (4 a 6 pulgadas)6. No intercale discos de diferentes tamaños, ya que los más pequeños se pueden perder o dañar, mientras que los más grandes pueden estar sometidos a una presión desigual.7. Retire el sellado de los discos LP para gramófono, ya que esta envoltura puede encogerse aún más y deformar el disco.
  35. 35. Manejo, clasificación y cuidado dearchivo heliográfico.Los materiales de gran tamaño comprenden dibujosarquitectónicos, copias heliográficas o copias azules,mapas, grabados o impresiones fotomecánicas, afiches ymuestras de papel mural. La mejor forma de almacenarestos materiales es guardándolos horizontalmente enplaneras. Deben colocarse individualmente en carpetasdel tamaño del cajón. Si se van a guardar varios objetosen una carpeta, es aconsejable intercalar papel tisú librede ácido, especialmente si los materiales tienen colores oposeen un valor especial. Debe haber suficiente espacioentre los muebles para permitir colocar y sacar en formasegura el material de grandes dimensiones.
  36. 36. Asimismo, debe existir unasuperficie adecuada para colocarlos objetos una vez que se hansacado del mueble o antes devolverlos a guardar. Si no esposible guardar el material degrandes dimensiones en formahorizontal y éste no se encuentrafrágil o friable, puede serenrollado.
  37. 37. Algunas obras necesitan ser enrolladasindividualmente, otras pueden enrollarse engrupos de cuatro a seis con otras de igualtamaño. La cantidad es determinada por eltamaño y peso del papel. Se debe utilizarun tubo que tenga varios centímetros másde largo que la obra más grande, y debetener al menos 10 cm. de diámetro (espreferible usar diámetros mayores). Si eltubo no está elaborado con materiales conpoca lignina y pH neutro, la obra debeenvolverse en papel neutro con reservaalcalina o en una lámina de poliéster.
  38. 38. Como alternativa, coloque las obras entre dosláminas de poliéster o tisú libre de ácido, cortadosvarios centímetros más grande en ambasdirecciones que la obra de mayor tamaño que seva a enrollar. Luego coloque la o las obrasenrolladas dentro del tubo. Envuelva el conjuntoen papel neutro con reserva alcalina o en unalámina de poliéster para protegerlo de abrasiones.Utilizando una cinta de lino, algodón o poliéster,amarre en forma suelta el rollo envuelto. Si sequiere dar mayor protección, se puede colocareste conjunto dentro de una caja rectangular másgrande. Los tubos deben almacenarsehorizontalmente.
  39. 39. Manipulación1. Utilice ambas manos al manipular objetos grandes.2. Tenga cuidado de que los sellos grandes que cuelgan estén apoyados y dispuestos junto al documento.3. Antes de empezar, considere la ruta y el destino, aun cuando se trate simplemente de cambiar material de una sala a otra.
  40. 40. 4. Coloque los mapas, planos y obras planas en un portafolio o una carpeta especialmente hecha para ese propósito.5. Utilice dos personas para llevar portafolios de gran tamaño.6. Lleve los portafolios en forma vertical.7. Utilice portafolios a prueba de agua cuando saque los materiales al exterior.
  41. 41. Manejo, clasificación y cuidado dearchivo histórico.Muchas colecciones históricas incluyen álbumesde recortes y materiales efímeros (por ejemplo,tarjetas comerciales o de visita, tarjetas desaludos, muñecas de papel, etc.). Estos objetospresentan un desafío para la preservación, yaque a menudo contienen una gran variedad decomponentes y elementos sustentados. Puedentener superficies levantadas, decoracionestridimensionales o partes movibles.
  42. 42. Generalmente, son únicos, frágiles, están dañados ytienen un valor asociado importante. Nunca debenmezclarse con otras categorías de material bibliográfico yarchivístico, ya que se pueden producir deterioros a raízde la diversidad de tamaños, formas, pesos y materiales.Los álbumes de recortes que tienen un valor históricoespecial en su forma original deben guardarse en cajasindividualmente. Los álbumes de materiales efímeros noencuadernados deben agruparse por tamaño y tipo (porejemplo, fotografías, material impreso, manuscritos,etc.), y si es necesario, deben protegerseindividualmente para evitar daños mecánicos y lamigración de acidez. Deben almacenarse de manera talque tengan un apoyo estructural.
  43. 43. Sistemas de clasificaciónarchivística.Los mapas de tendrán queinterpretar tal y como estánacomodados los diversos archivos,para su mejor localización conflechas, nombres etc. Cada unocreará su mapa de acuerdo al lugardonde estén sus archivos.
  44. 44. Ejemplo:Archivo de ConcentraciónPasillo F1Pasillo G
  45. 45. Cuadros clasificadores.El cuadro de clasificación es el instrumento técnico que refleja la estructura deun archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia oentidad productora de los documentos. Se fundamenta en las estructuras yjerarquías administrativas de la institución con base en el organigrama funcionalde la misma. La organización de los documentos se realiza de acuerdo al mismoorden en que se dividen y subdividen las diversas dependencias del organismode procedencia, llegando hasta su grado inferior, respetando el principio deprocedencia: cada documento debe estar colocado en el fondo de que provieney, en ese fondo en su lugar de origen, es decir, conservar el orden establecidopor la persona física o moral que creó los documentos.
  46. 46. Debido a que las estructurasadministrativas se modificancon el tiempo, no es posiblecontar con un organigramapermanente y por ende elcuadro de clasificación setiene que ir adaptando a loscambios estructurales de laentidad generadora.
  47. 47. Cuando la estructura del organismo hacambiado muchas veces no siempre esposible establecer el cuadro de clasificaciónpara los documentos generados enadministraciones pasadas con organigramasque ya no están en operación, por lo que esnecesario estudiar la documentación y tratarde recrear las funciones para elaborar uncuadro de clasificación lo más apegado a larealidad, de no ser posible esto, se utilizarála estructura más reciente, adecuando a ellala producción documental anterior.
  48. 48. El cuadro de clasificación se organiza por fondo,secciones y series.El fondo es el conjunto documental procedente deuna institución o persona, conservado en elarchivo de dicha institución o de una institución dearchivo, es el resultado natural de la actividad quela institución realiza.La sección es la primera división en que se ordenaun fondo, las cuales conforme al principio deprocedencia y orden original se organizanconforme a la estructura orgánica o por la funciónde la institución u organismo.
  49. 49. La serie es la división de una sección, quecorresponde al conjunto de documentos producidosen el desarrollo de una misma función o actividadadministrativa regulados por la misma norma deprocedimiento, se refieren a un tema específico.A continuación se presenta un ejemplo de cuadrode clasificación de una presidencia municipal quecomo se expresó líneas arriba es un esquemagráfico que refleja la estructura y funciones delorganismo. Se utiliza para la organización del fondodocumental y aporta los datos esenciales de suestructura (secciones y series).
  50. 50. Fondo: Archivo Histórico Municipal De (Nombre Del Municipio)SECCIONES Y SERIES(Con Su Código)100 Presidencia 200 Tesorería 300 Justicia 400 Registro CivilSeries Series Series Series101 Acción cívica 201 Contaduría 301 Amparos 401 Actas de defunción mayor de glosa102 Actas de nombramientos 202 Cortes de 302 402 Actas de divorcio caja Averiguaciones103 Alcaldías mayores 203 Informes 303 Citatorios 403 Actas de matrimonio sobre el crédito activo y pasivo del fondo municipal104 Bienes mostrencos 204 Libros de 304 Denuncias 404 Actas de nacimientos cargo y data105 Cabildo 305 Causas 405 Certificados médicos civiles y criminales106 Caminos 206 Padrones 306 Actas de 406 Comprobantes de inhumaciones de acuerdo ante el contribuyentes juez107 Cárcel 207 307 Despojos 407 Estadísticas Presupuestos de ingresos y
  51. 51. 108 Cementerios 208 Recibos por 308 408 Solicitudes de casamientoy concepto de Consignaciones recaudación de contribuciones y multaspanteones109 Censos 309 Declaraciones110 Censos 310 Embargos decomerciales bienes111 Cercas y 311 Exhortos ypredios desocupación de causasrústicos112 Circulares 312 Fianzas113 Contrabando 313 Multas114 314 IndultosCorregimientos115 315 Juez de pazCorrespondencia116 Corrida de 316 SindicaturaGanado117 Cultura 317 Órdenes de aprehensión118 Deportes 318 Reconocimiento
  52. 52. Cuadros de ubicación.Y para la clasificación de los archivos:Según la organización:- Centralizado- DescentralizadoSegún el sistema de archivo:- Horizontal- Vertical- Lateral- Otros
  53. 53. Según el soporte:- Papel- Microfilm- InformáticoSegún su grado de utilización:- Activo- Semiactivo- Inactivo

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